INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR MUNICIPIO DE POPAYÁN VIGENCIA

Transcripción

1 AUDITORIAS INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR MUNICIPIO DE POPAYÁN VIGENCIA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE POPAYÁN Popayán, Junio de

2 AUDITORIAS MUNICIPIO DE POPAYAN Contralor Territorial EDIER ORLANDO BOLAÑOS HOYOS Equipo Directivo IBON TATIANA MANZANO MARTINEZ Equipo Auditor MARIA GRACIELA BURBANO MENESES Coordinadora auditorias JUAN JOSE SEGURA GUEVARA- Responsable-auditoria JORGE ARMANDO MORENO SANCHEZ Abogado-contratista EYNER SAMIR GOMEZ ROMERO- Abogado-contratista CARLOS ANDRES PEREZ CHICANGANA- 2

3 AUDITORIAS Ing. Civil contratista ROSANIA DEL SOCORRO GUTIERREZ Ing. Civil- contratista LUISA MANUELA VALLEJOS ORTIZ- Ing. Ambiental contratista JOHN FRANKLYN VELASCO- Ing. Ambiental-contratista PILAR DEL SOCORRO PARRA ORTEGA- Ing- sistemas-contratista LUZ EMERITA DELGADO TOSSE- Estudiante - pasantía YULIETH ANDREA PALECHOR HORMIGA- Estudiante - pasantía 3

4 AUDITORIAS TABLA DE CONTENIDO DICTAMEN INTEGRAL CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Control De Gestión Control de Resultados Control Financiero y Presupuestal Opinión sobre los Estados Contables RESULTADOS DE LA AUDITORÍA CONTROL DE GESTIÓN Factores Evaluados Ejecución Contractual Prestación de Servicios Obra Pública Suministros Consultoría y otros Contratos Resultado Evaluación Rendición de Cuentas Legalidad Fuente: Matriz de Calificación Legalidad proceso financiero: Legalidad Proceso Presupuestal Legalidad Proceso Ambiental Legalidad de la gestión administrativa Legalidad Gestión Contractual

5 AUDITORIAS Gestión Ambiental Cumplimiento de funciones, obligaciones y responsabilidades Inversión ambiental Tecnologías de las Comunicaciones y la Información. (TIC) Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento Control Fiscal Interno Proceso de contratación Control Interno Fiscal Publicidad y Propaganda Control Interno Fiscal Bienes Muebles Control Interno Fiscal Inventarios Físicos Control Interno Fiscal Nomina Control Interno Fiscal en los Procesos Judiciales Control Interno Fiscal en los Sistemas de Información Control Interno Fiscal en el Proceso Ambiental CONTROL DE RESULTADOS Estados Contables Opinión con salvedades al Balance del Municipio de Popayán a 31 de diciembre de Balance General Comparativo Concepto Control Interno Contable Gestión Presupuestal Comportamiento del presupuesto Principios presupuestales Modificaciones presupuestales Vigencia

6 AUDITORIAS Ingresos Gastos Ejecución Presupuestal de Ingresos Gestión Financiera Indicadores financieros OTRAS ACTUACIONES SEGUIMIENTO MEMORANDOS DE ADVERTENCIA ATENCIÓN DE QUEJAS BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR Anexos plan de mejoramiento

7 AUDITORIAS 1. DICTAMEN INTEGRAL Popayán junio 24 de 2014 Doctor (a) FRANCISCO FUENTES MENESES Representante Legal Alcaldía Municipal de Popayán, Asunto: Dictamen de Auditoría vigencias La Contraloría Municipal de Popayán con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de las vigencias 2012 y 2013, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Popayán, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Alcaldía Municipal de Popayán, que incluya 7

8 AUDITORIAS pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El informe contiene la evaluación de los aspectos: control de gestión, control de resultados, control financiero y presupuestal; para determinar el fenecimiento p no de la cuenta y conceptuar sobre el grado de eficiencia y economía con que haya obrado la Entidad fiscalizada en la administración, inversión y manejo de los bienes y recursos públicos durante las vigencias 2012 y Los hallazgos detectados por la comisión de auditoría, serán corregidos por la entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control fiscal. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Popayán, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO. Vigencia 2012 Con base en la calificación total de 65.3 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Municipal de Popayán NO FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2012 MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL MUNICIPIO DE POPAYAN VIGENCIA AUDITADA 2012 Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total 1. Control de Gestión

9 AUDITORIAS 2. Control de Resultados Control Financiero Calificación total Fenecimiento Concepto de la Gestión Fiscal NO FENECE DESFAVORABLE RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO Rango Concepto 80 o más puntos FENECE Menos de 80 puntos NO FENECE RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL Rango Concepto 80 o más puntos FAVORABLE Menos de 80 puntos DESFAVORABLE Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría Vigencia 2013 Con base en la calificación total de 67.8 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Municipal de Popayán NO FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2013 MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL MUNICIPIO DE POPAYÁN VIGENCIA AUDITADA 2013 Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total 1. Control de Gestión Control de Resultados

10 AUDITORIAS 3. Control Financiero Calificación total Fenecimiento Concepto de la Gestión Fiscal NO FENECE DESFAVORABLE RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO Rango Concepto 80 o más puntos FENECE Menos de 80 puntos NO FENECE RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL Rango Concepto 80 o más puntos FAVORABLE Menos de 80 puntos DESFAVORABLE Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: Control De Gestión Vigencia 2012 La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Desfavorable, como consecuencia de la calificación de 55.9 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: EVALUACIÓN FACTORES TABLA 1 CONTROL DE GESTIÓN MUNICIPIO DE POPAYÁN VIGENCIA

11 AUDITORIAS Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación Total 1. Gestión Contractual Rendición y Revisión de la Cuenta Legalidad Gestión Ambiental Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) Plan de Mejoramiento Control Fiscal Interno Calificación total Concepto de Gestión a emitir Desfavorable Rango RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN Concepto 80 o más puntos Favorable Menos de 80 puntos Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría Desfavorable Vigencia 2013 La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Desfavorable, como consecuencia de la calificación de 59.6 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: EVALUACIÓN FACTORES TABLA 1 CONTROL DE GESTIÓN MUNCIPIO DE POPAYÁN VIGENCIA 2013 Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación Total 1. Gestión Contractual Rendición y Revisión de la Cuenta

12 AUDITORIAS 3. Legalidad Gestión Ambiental Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) Plan de Mejoramiento Control Fiscal Interno Calificación total Concepto de Gestión a emitir Desfavorable Rango RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN Concepto 80 o más puntos Favorable Menos de 80 puntos Desfavorable Control de Resultados Vigencia La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, para la vigencia 2012 es Cumple parcialmente, una vez evaluados los planes de acción de la vigencia 2012 para lo que se obtuvo una calificación de 67.2%, resultante de ponderar los factores que se que se relacionan a continuación: CONTROL DE RESULTADOS FACTORES MINIMOS Calificación Parcial Ponderación Calificación Total Eficacia Eficiencia Efectividad Coherencia Cumplimiento Planes Programas y Proyectos Calificación Cumple 2 Cumple Parcialmente 1 Cumple Parcialmente No Cumple 0 12

13 AUDITORIAS Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría Vigencia 2013 La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, para la vigencia 2012 es Cumple parcialmente, una vez evaluados los planes de acción de la vigencia 2012 para lo que se obtuvo una calificación de 65.5%, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: TABLA 2 CONTROL DE RESULTADOS MUNICIPIO DE POPAYAN VIGENCIA 2013 Factores minimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total 1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos Calificación total Concepto de Gestión de Resultados Desfavorable Rango RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS Concepto 80 o más puntos Favorable Menos de 80 puntos Desfavorable Control Financiero y Presupuestal Vigencia 2012 La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 85.9 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: 13

14 AUDITORIAS TABLA 3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL MUNICIPIO DE POPAYAN VIGENCIA 2012 Factores minimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total 1. Estados Contables Gestión presupuestal Gestión financiera Calificación total Concepto de Gestión Financiero y Pptal Favorable RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO Rango Concepto 80 o más puntos Favorable Menos de 80 puntos Desfavorable Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría Vigencia 2013 La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 91.6 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: TABLA 3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL MUNICIPIO DE POPAYAN VIGENCIA 2013 Factores minimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total 1. Estados Contables

15 AUDITORIAS 2. Gestión presupuestal Gestión financiera Calificación total Concepto de Gestión Financiero y Pptal Favorable RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO Rango Concepto 80 o más puntos Favorable Menos de 80 puntos Desfavorable Opinión sobre los Estados Contables Vigencia 2012 En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2012, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Con Salvedades. Vigencia 2013 En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2013, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Con Salvedades PLAN DE MEJORAMIENTO La Entidad debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los quince (15) días siguientes al recibo del informe. 15

16 AUDITORIAS El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo. Para los incumplimientos de los planes de mejoramiento 2013, se realizará un plan de contingencia, el cual deberá ejecutarse en un término de tres (3) meses. Atentamente, IBON TATIANA MANZANO MARTINEZ Contralor Municipal de Popayán 16

17 2.1 CONTROL DE GESTIÓN 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es Desfavorable, para las vigencias 2012 y 2013, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: Factores Evaluados Ejecución Contractual En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por el MUNICIPIO DE POPAYAN, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna No. 009 de febrero 4 de 2010, por la cual se adopta el sistema electrónico de rendición de cuentas en línea de la Contraloría Municipal de Popayán, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación. En la vigencia 2012, en total se celebraron 477 contratos por valor de $26,354,017,501 de acuerdo a la siguiente distribución: Tipología Cantidad Valor Prestación de servicios ,562,798,924 Consultoría ,850,399 Mantenimiento y/o reparación 1 6,650,540 Obra Publica 21 2,917,172,393 Compraventa y/o suministro 41 2,342,616,564 Arrendamiento 2 71,817,761 Otros 116 6,200,110,920 Total ,354,017,501 Fuente formato F13A_AGR sistema SIA Para la vigencia 2013 se celebraron 1031 contratos por valor de $56,901,148,422 de acuerdo a la siguiente distribución Tipología Número Valor Prestación de Servicios ,507,249,926 Consultoría 29 3,447,715,064 Mantenimiento 5 42,831,352

18 Obra publica 59 9,551,127,905 Suministros 53 3,760,638,171 Arrendamiento 8 8,750,000 Convenios ,468,178,904 Otros 25 3,114,657,100 Total ,901,148,422 Fuente: Formato F13A_AGR sistema SIA El municipio cuenta con su propio manual de contratación e interventoría aprobado mediante Decreto 368 de 2012, el cual se encuentra a la fecha en proceso de actualización. Para las dos vigencias auditadas, se hace el análisis donde se evidencia el aumento en el valor de la contratación en un %, de acuerdo al siguiente cuadro: Concepto % Incr. Prestación de servicios 24,507,249,926 14,562,798, % Consultoría 3,447,715, ,850, % Mantenimiento y/o reparación 42,831,352 6,650, % Obra Publica 9,551,127,905 2,917,172, % Compraventa y/o suministro 3,760,638,171 2,342,616, % Arrendamiento 8,750,000 71,817, % convenios interadministrativos 12,468,178,904 6,200,110, % Otros 3,114,657,100 18,000, % Totales 56,901,148,422 26,372,017, % Al hacer un comparativo de los valores de la contratación de las dos vigencias, se encuentra que: Los mayores incrementos de valores se dieron en contratos de consultoría, mantenimiento y reparación %, en otros donde se relacionan convenios y adiciones tuvo un incremento del 17,203% en tanto que los contratos de arrendamiento tuvieron una disminución de 87.82%.

19 Análisis de las etapas contractuales En la contratación de las vigencias , se evidencia incumplimiento en la aplicación al principio de planeación, en la elaboración de los estudios de conveniencia y oportunidad, pliegos de condiciones y términos de referencia; estos son ambiguos, no son claros y falta precisión en la determinación de las necesidades a satisfacer. Dada la escasez de personal, la entidad acude a la contratación de prestación de servicios en gran cantidad, ya sea con personas naturales o jurídicas pero se presentan deficiencias en los procesos de selección ya que se encuentra que algunos contratos son dados a personal que no cumple con los perfiles y la experiencia necesaria para desempeñar el cargo. Para las vigencias 2012 y 2013 se obtiene una calificación de cumplimiento de 56.6% y 61.2% debido a que se encuentran deficiencias en la gestión documental de las carpetas que soportan la ejecución del contrato y así mismo, en los informes de interventoría y supervisión. Quedan pendientes en muchos casos, las actas de liquidación, seguimiento a la contratación especialmente de obra pública donde se encuentra que los contratos son adicionados en tiempo y valor, sin justificaciones técnicas que los respalden, además se presentan suspensiones en muchos casos no soportadas debidamente. Como resultado de la revisión adelantada por el equipo auditor se producen los siguientes resultados: Vigencia 2012: EVALUACIÓN VARIABLES TABLA 1-1 GESTIÓN CONTRACTUAL MUNICIPIO DE POPAYAN VIGENCIA 2012 VARIABLES A EVALUAR CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES Promed io Ponderaci Puntaje Atribuid

20 Prestaci ón Servicio s Q Contratos Suministr os Q Contratos Consultor ía y Otros Q Contrat os Obra Pública Q ón o Cumplimiento de las especificaciones técnicas Cumplimiento deducciones de ley Cumplimiento del objeto contractual Labores de Interventoría y seguimiento Liquidación de los contratos CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL Calificación Eficiente 2 Con deficiencias 1 Con deficiencias Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión Auditora Vigencia 2013 TABLA 1-1 GESTIÓN CONTRACTUAL MUNICIPIO DE POPAYÁN VIGENCIA 2013 CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES VARIABLES A EVALUAR Prestación Servicios Q Contratos Suministr os Q Contratos Consultor ía y Otros Q Contr atos Obra Públic a Q Prome dio Pondera ción Puntaje Atribuid o Cumplimiento de las especificaciones técnicas Cumplimiento deducciones de ley Cumplimiento del objeto contractual Labores de Interventoría y seguimiento Liquidación de los contratos

21 CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL Calificación Eficiente 2 Con deficiencias 1 Ineficiente 0 Con deficiencias De la muestra contractual seleccionada año En cumplimiento del proceso auditor para la vigencia 2012, se tomó una muestra de 140 contratos por un valor total de trece mil trescientos treinta y cuatro millones seiscientos treinta mil novecientos dieciocho pesos ($ ). De la muestra señalada, se hizo distinción con el número de contratos y el valor de los mismos, en este contexto el valor de los contratos se relaciona así: PORCENTAJE DE CONTRATOS Modalidad de contrato Número de contratos Porcentaje sobre la muestra Prestación de servicios 76 54% convenios interadministrativos 42 30% Interventorías 4 3% mantenimiento 1 1% contrato de obra 7 5% Suministro 9 6% arrendamiento 1 1% TOTAL % Distribución con relación al valor de la contratación: Muestra Contractual Modalidad del Contrato Nº Valor Prestación de servicios convenios interadministrativos Interventorias Mantenimiento contrato de obra

22 Suministro Arrendamiento Total ,334,630,918 La muestra inicialmente seleccionada, representa en cuanto a cantidad, el 14,28% del total de la contratación y en cuanto a valor el equivalente a 50.59% del valor total de la contratación; sin embargo, por inconvenientes en el suministro de la información por parte del ente auditado, no fue posible examinar la totalidad de la muestra, razón por la cual el porcentaje y valor de la contratación revisada para el año 2013, fue de 55 contratos por valor de $ , y para el año 2012, fue de 48 contratos por valor de $ distribuidos asi: Consultoría y otros 15 1,306,455,533 Consultoría y otros 13 1,060,433,080 Prestación de servicios ,853,477 Prestación de servicios 23 2,017,433,471 Suministros 5 500,116,592 Suministros 6 854,982,520 Obra Pública 18 3,239,698,537 Obra Pública 13 1,766,953,845 Total 5,241,124,139 Total 5,699,802, Prestación de Servicios Vigencia 2013 De un universo de 689 contratos se auditaron 70; por valor de $ , equivalente al 31.53% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión. Vigencia 2012 De un universo de 787 contratos se auditaron 76; por valor de $ , equivalente al 37.59% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión. De la muestra contractual analizada, se encuentra que persisten deficiencias en cuanto a la gestión documental en relación con las planillas pago de seguridad social, informes de interventoría, y deficiencias en los estudios de conveniencia y oportunidad al momento de señalar el perfil necesario para el contratista.

23 Obra Pública Vigencia 2013 De un universo de 59 contratos se auditaron 20; por valor de $ , equivalente al 33.89%del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión. De la muestra analizada, se pudo determinar para la vigencia 2013 que se presentan deficiencias en cuanto a la elaboración de los estudios previos, lo que se traduce en adiciones de tiempo y recursos por tener que ejecutar cantidades de obra no previstas, las obras deben tener planeación adecuada con el fin de que no se presenten estas situaciones. Hallazgo SI23 Contrato De Obra N 999 DE 2013 OBJETO: PAVIMENTO CARRERA 9 A DESDE LA CALLE 6N HACIA LA CALLE 7N Y VIAS DE ACCESO DEL BARRIO SANTA CLARA VALOR: DURACION: 45 días Acta De Inicio: 13 de Diciembre de Forma De Pago: el municipio pagara el valor del presente contrato en pesos colombianos mediante actas parciales y /o final de entrega y recibo a satisfacción por parte del interventor y amortización del anticipo dado al contratista, en las que se consignaran las cantidades ejecutadas, los precios unitarios y os valores totales del trabajo realizado. Condición: Revisada la carpeta contractual no se encontró la documentación necesaria para revisar, la cual fue requerida. Mediante oficio de radicación recibido en la Contraloría municipal el 21 de mayo de 2014 solo se allegó el acta de inicio e informan que está suspendido, no obstante no hay soporte alguno. Criterio: Numerales 1 y 2 del artículo 26 de la ley 80 de 1993 y los preceptos establecidos en el artículo 53 y 56 de la misma disposición legal, así como el artículo 83 de ley 1474 de Artículo 11 de la ley 1150 de 2007 y el artículo 14 de la ley 80 de Causa: Inadecuada supervisión por parte del interventor de la obra

24 Efecto: Ineficacia del cumplimiento de los fines contractuales. Validación: Una vez revisados los documentos se evidencian las reiteradas suspensiones del contrato, la última de ellas mediante Acta de suspensión No. 3 de 28 de Abril de 2014 justificada en la presencia de lluvias que no solo, no es una justificación válida sino que además a la fecha 16 de Junio carece de validez dado el verano que se presenta, sin que se reinicie la obra. La respuesta confirma la observación, no se han tomado las medidas necesarias para que el contrato se ejecute o se liquide. Se configura la observación como Hallazgo Administrativo con incidencia disciplinaria. Vigencia 2012 De un universo de 21 contratos se auditaron 7; por valor de $ , equivalente al 33% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión. Para las dos vigencias se resalta el hecho de que la contratación de obra pública registra suspensiones y adiciones, de manera constante, lo que aumenta el valor y el tiempo de ejecución de las obras, lo que evidencia una falta de planeación. Dentro de las carpetas contractuales, también se evidencia una deficiente gestión documental, ausencia de actas de inicio, actas de liquidación o informes de interventoría, en algunos casos Suministros Vigencia 2013 De un universo de 53 contratos se auditaron 24; por valor de $ , equivalente al 85.25% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión. Vigencia 2012

25 De un universo de 41 contratos se auditaron 9; por valor de $ , equivalente al 57.16% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión. Hallazgo ST20 CONTRATO DE SUMINISTRO N 1074 DE 2012 Objeto: el contratista se obliga a realizar el suministro e instalación de dispositivos para la regulación de del tránsito en el municipio de Popayán Cauca, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en la propuesta del contratista, la cual hace parte integral del presente contrato. Contratista: NSP DE COLOMBIA S.A NIT Valor: $ Acta de Inicio: 27 de diciembre de Plazo: 45 días. Suspensión 1: 28 de diciembre de 2012 Reinicio: 28 de mayo de 2013 Suspensión 2: 26 de junio de Reinicio: 14 de agosto de Adicional: 20 de agosto de 2013 por un valor de $ y por un plazo adicional de un mes y medio. Forma de pago: El municipio pagará el valor del contrato en pesos colombianos mediante acta parciales y/o final de entrega y recibo y liquidación suscrita entre el contratista y el interventor previo recibo a satisfacción por parte del interventor y amortización del anticipo dado al contratista, en las que se consignaran las cantidades ejecutadas, los precios unitarios y los valores totales de los trabajos realizados. Condición: Revisada la carpeta del contrato de obra N 1074 de 2012, se evidencia que ha tenido dificultades en su ejecución, pues ha sido objeto de dos suspensiones, una presentada el día 28 de diciembre de 2012 y la otra 26 de junio de 2013, en las que relacionan errores en los diseños y dificultades de los proveedores. Aunado lo anterior se realizó un adicional por un valor de $ y por un plazo adicional de un mes y medio, evidenciado una falta de planeación y presión por parte de la administración.

26 Criterio: Numeral 4 del artículo 25 de la ley 80 de 1993, Numerales 1 y 2 del artículo 26 de la ley 80 de 1993 y los preceptos establecidos en el artículo 53 y 56 de la misma disposición legal, así como el artículo 83 de ley 1474 de Causa: Deficiencia en la planeación y diseño de los estudios de conveniencia. Inadecuada supervisión por parte del interventor de la obra Efecto: retrasos en el cumplimiento de los fines contractuales. Valoración: Revisada la respuesta, se evidencia la falta de planeación en la contratación, pues en el diseño no se estableció con claridad la necesidad, no se especificó los lugares y las cantidades, y por falta de previsión se dio lugar a un adicional sin la debida justificación técnica. Por lo anterior, la respuesta dada configura la observación como Hallazgo Administrativo con incidencia Disciplinaria Consultoría y otros Contratos Vigencia 2013 De un universo de 230 contratos se auditaron 83; por valor de $ , equivalente al 51,21% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión. Vigencia 2012 De un universo de 131 contratos se auditaron 48; por valor de $ , equivalente al 69,39% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión Resultado Evaluación Rendición de Cuentas Vigencia 2012 Se emite una opinión eficiente, la entidad rindió oportunamente la cuenta y para la vigencia señalada se obtuvo el siguiente resultado:

27 TABLA 1-2 RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido Oportunidad en la rendición de la cuenta Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos) Calidad (veracidad) SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA Calificación Eficiente 2 Con deficiencias 1 Ineficiente 0 Eficiente Para la vigencia 2013, se emite una opinión eficiente, la entidad rindió oportunamente la cuenta y para la vigencia señalada se obtuvo el siguiente resultado: Vigencia 2013 TABLA 1-2 RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA VARIABLES A EVALUAR Ponderación Puntaje Atribuido Oportunidad en la rendición de la cuenta Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos) Calidad (veracidad) Calificación Parcial SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA Calificación Eficiente 2 Con deficiencias 1 Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría 92.0 Eficiente

28 Legalidad Para la vigencia 2012, se emite una opinión Con deficiencias, con base en el siguiente resultado obtenido de la matriz de evaluación: TABLA 1-3 LEGALIDAD VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido Financiera De Gestión CUMPLIMIENTO LEGALIDAD Calificación Eficiente 2 Con deficiencias 1 Con deficiencias Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría Para la vigencia 2013, se emite una opinión Con deficiencias, con base en el siguiente resultado obtenido de la matriz de evaluación: TABLA 1-3 LEGALIDAD VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido Financiera De Gestión CUMPLIMIENTO LEGALIDAD Calificación Eficiente 2 Con deficiencias 1 Con deficiencias Ineficiente 0 Fuente: Matriz de Calificación Elaboró: Comisión de auditoria

29 Legalidad proceso financiero: De conformidad con las observaciones detectadas en el Balance General, se encuentra que el Municipio de Popayán, cumple con las disposiciones contempladas en la Resolución Nro. 356 de 2007 (Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación), Resolución 357 de Se presentan deficiencias en cuanto a la medición de los hechos ambientales para los cuales no se tienen establecidos factores y procesos de medición, por otra parte, aún persisten deficiencias en cuanto a la valoración de bienes inmuebles e inversiones Legalidad Proceso Presupuestal Para las vigencias analizadas, se encontró que el proceso presupuestal tuvo un cumplimiento parcial por cuanto el proceso de planeación y programación, presentó adiciones en el transcurso de las vigencias casi iguales al 50% y para el año 2013, el cierre de presupuesto se cumplió fuera del tiempo establecido Legalidad Proceso Ambiental No se viene ejerciendo un control efectivo sobre las zonas de protección declaradas en el Municipio y existen deficiencias para hacer cumplir la normatividad ambiental Legalidad de la gestión administrativa. Al evaluar la gestión administrativa se encuentra que los manuales de funciones y procedimientos se encuentran desactualizados lo que ocasiona inconvenientes en el desarrollo de las funciones en los diferentes procesos, ya que estos permanecen sin modificaciones desde el año La planta de personal esta desactualizada, motivo por el cual se debe acudir a un gran número de contratistas, los manuales de funciones no son precisos en cuanto a los cargos establecidos. La calificación que se da a los empleados no es objetiva, lo que hace que los procesos de mejora no se puedan llevar a cabo y por consiguiente no hay mejoras individuales que conlleven a un mejor desempeño de los funcionarios.

30 El proceso MECI y el proceso de Calidad, presentan deficiencias en cuanto a su ejecución, debido a que hay poco interés de algunas dependencias en participar en las reuniones que se programan para su revisión, actualización y mejora continua. Los planes de gobierno se supeditan a la contratación de personal, lo que conlleva a retrasos en su determinación y ejecución, revisados los seguimientos a estos se encuentra que hay casos donde la mayor parte del tiempo se gasta en contratación de personal para obtener al final de la vigencia un plan ejecutado parcialmente o que pasa de una vigencia a otra dejando resultados inconclusos. Los mapas de riesgos no son una herramienta de mejora continua. Los procesos de sistematización no han logrado su objetivo de optimizar la gestión de la administración, existe falta de planeación y definición de objetivos y metas concretas con respecto al alcance que se pretende dar Legalidad Gestión Contractual El Municipio cuenta con el manual de contratación e interventoría adoptado por el Decreto 368 de 2012 el cual se encuentra en proceso de actualización. Se presentan deficiencias en las fases precontractual, contractual y postcontractual Gestión Ambiental A continuación se presenta los resultados de la evaluación hecha y los resultados en la matriz de evaluación de la calificación. Evaluación Para el año 2012: La calificación obtenida para el año 2012 es de Eficiente, de acuerdo al resultado obtenido en la matriz de evaluación. TABLA 1-4 GESTIÓN AMBIENTAL VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido Cumplimiento de planes, programas ambientales. y proyectos Inversión Ambiental

31 CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL Calificación Eficiente 2 Con deficiencias 1 Eficiente Ineficiente 0 Para el año 2013: La calificación obtenida para la vigencia 2013 es de Eficiente de acuerdo al resultado de la tabla de evaluación que se presenta a continuación. TABLA 1-4 GESTIÓN AMBIENTAL VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido Cumplimiento de planes, programas ambientales. y proyectos Inversión Ambiental CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL Calificación Eficiente 2 Con deficiencias 1 Eficiente Ineficiente Cumplimiento de funciones, obligaciones y responsabilidades a) Implementación y aprobación de la política ambiental. Para la vigencia 2012 la Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria UMATA, ejecutó el convenio 404 con el fin de realizar un documento de organización de mesas de trabajo para la actualización y ajuste al contenido de la Política Ambiental Municipal, elaborado y aprobado por el Comité Ambiental Municipal SIGAM. Para la vigencia 2013 la UMATA, ejecutó de la primera fase del proceso de ajuste y actualización de la Política Ambiental Municipal y la Implementación del 3% del Plan de Manejo Ambiental Municipal PMA 2012

32 2015, como principal instrumento de gestión ambiental. Además la Secretaria de Gobierno realizó actividades para la formulación e implementación del plan maestro de espacio público. Las políticas ambientales se han integrado en los programas de Educación ambiental, manejo de cuencas, gestión del riesgo, Gestión del espacio público, seguimiento de PGIRS, gestión para la actualización del POT y Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos Líquidos; en cada uno de estos planes y programas se han establecido criterios y pautas que permiten evidenciar la implementación y aprobación de la política ambiental del Municipio de Popayán. b) Inventario de los impactos ambientales directos e indirectos que ocasiona la entidad a través de sus proyectos. Los principales impactos ambientales evidenciados son las actividades relacionadas con las obras civiles en el Municipio que se ejecutan sin un debido plan de manejo ambiental, de esta manera se generan conflictos con la comunidad por inadecuada delimitación del área de influencia directa del proyecto, problemas en la restitución de la infraestructura afectada, desplazamiento del suelo, aporte de sedimentos en las fuentes superficiales, problemas de tráfico vehicular, obstrucción de vías, emisión de ruidos y afectación en la calidad del aire por suspensión y dispersión de material particulado, afectación de fauna y flora, alteraciones del drenaje natural y afectaciones a la capa vegetal causada por los desbroces, explanaciones y movimiento de tierra que en gran mayoría de las obras resulta excesivos. c) Medidas tomadas para minimizar o eliminar estos impactos. Por parte de los organismos de control se exigió a quienes realicen obras civiles, planes de manejo ambiental y estudios previos en donde se consideren las medidas a tomar para minimizar los daños causados. En cuanto a la afectación a la capa vegetal, en algunas zonas de la ciudad donde se evidenció ejecución de obras se realizaron labores de reforestación y limpieza. Como medidas de control y mitigación para contrarrestar y reducir la dispersión de material particulado se incrementaron los controles operacionales en las obras, donde se exigió la humectación periódica del suelo, vehículos de carga en buen estado, carpados y cubiertos, protección y adecuación de los sitios de trabajo. d) Plan de acción en materia ambiental.

33 El Municipio de Popayán ha incorporado el componente ambiental en sus procesos, planes y programas, sin embargo es necesario implementar más estrategias para la reducción de los impactos ambientales generados en el desarrollo las actividades constructivas que se realicen en el Municipio. La expansión del área urbana ha incrementado la presión sobre los humedales ubicados en la meseta de Popayán, alterando los ciclos hidrológicos naturales, disminuyendo la capacidad para purificar agua y detoxificación de desechos, regulación climática, mitigación del cambio climático, produciendo zonas de amortiguamiento de niveles de aguas altas y lugares de refugio ecológico transitorio de especies migratorias y de alta productividad biológica y reduciendo su capacidad de recargar acuíferos subterráneos utilizados como fuentes de abastecimiento de agua potable para la comunidad. Es necesario establecer un ordenamiento del uso del suelo que considere todos los factores involucrados en los procesos de urbanización, la delimitación y restricción como zonas de protección ambiental y el desarrollo y aplicación de normas claras para su gestión permitiría evitar la pérdida de bienes y servicios ecosistémicos y la adaptación al cambio climático, tan importantes para la calidad de vida y el bienestar de la comunidad. Se evidencia falta de gestión por parte de Administración Municipal en cuanto a la adquisición y mantenimiento de las áreas estratégicas que surten de agua los acueductos municipales. Al examinarse la ejecución presupuestal correspondiente a la vigencia 2012, se encuentra que el Municipio, debió de haber ejecutado $507,709,228 correspondientes al 1% de $50,770,922,868 y ejecutó solamente $$135,128,000 que corresponden al 26.61% del presupuesto aprobado. Así mismo para la vigencia 2013, el Municipio debió haber ejecutado $542,012,970 que corresponden al 1% de $54,201,296,966 habiendo ejecutado solamente $362,398,730 que corresponden al 66.86% del presupuesto aprobado. b. Plan de contingencia para emergencias y/o desastres. Se realizó el Plan Municipal de Gestión del Riesgo entregado a la Unidad Nacional de Gestión del Riesgo, el cual consta de la caracterización y modo de respuesta a de tres eventos que pueden afectar al Municipio de Popayán a saber: Sismos, crecientes súbitas de las subcuencas del Río Cauca y deslizamientos, como las más graves.

34 c. Demandas o quejas de la comunidad por contaminación. Durante la ejecución de la auditoria se destacaron las siguientes peticiones y reclamos relacionados con contaminación ambiental, por parte de la comunidad: Intervención Humedal Pomona: La puesta en marcha de obras de urbanización en el humedal ubicado sobre la margen derecha de la vía Popayán-Huila, colindando con el colegio Liceo Alejandro de Humboldt y las viviendas del barrio Real Pomona, que hace parte de la zona protectora de los cerros tutelares de la ciudad de Popayán, provocó la reacción de los residentes que en defensa de la zona alzaron su petición ante la CRC y los organismos de control municipales, solicitando su intervención. Mediante comunicados enviados a la corporación, Oficina asesora de planeación y Contraloría Municipal dejaron de manifiesto la instalación de filtros, apertura de zanjas, descapote de cobertura vegetal e inicio de obras civiles por parte de particulares. Estas obras de construcción que se han realizado sin planificación y sin la aprobación de las autoridades están generando perjuicios a la comunidad aledaña a la zona de intervención, incrementado los riesgos de movimientos en masa (avalanchas y/o deslizamientos), inundaciones, destrucción de áreas cultivadas, destrucción de hábitat de flora y fauna endémica y alteración del ciclo natural del agua. Frente a esta situación la comunidad hizo un llamado para que se adelanten los respectivos operativos sobre los predios y actúen a favor de la protección de las propiedades de la comunidad y del medio ambiente. Así las cosas, el 18 de Octubre de 2013 la Policía Metropolitana de Popayán informó que para hacer efectiva la orden de suspensión de las actividades urbanísticas desarrolladas en el área de influencia del Humedal Pomona, debe existir un acto administrativo expedido por la Administración Municipal, donde se imponga la respectiva medida de suspensión, esto con el fin de respetar el debido proceso y no incurrir en extralimitaciones en las funciones de la Policía. Intervención Humedal Ciudad Jardín: En el proceso de verificación y seguimiento de la denuncia trasladada, en relación con las obras de urbanismo que se adelantan sobre el lote localizado en el Barrio Ciudad Jardín del Municipio de Popayán, en los predios comprendidos entre la calle 22 Norte y la calle 24A Norte con las carreras 7ª y 9ª, con un área de m2 en donde se encuentra ubicado un Humedal, se evidencio que la comunidad

35 aledaña al sector por medio de su representante de la Junta de acción comunal, alzaron su voz pidiendo la intervención de los diferentes organismos de control y autoridades ambientales competentes ya que este humedal ha sido fuertemente intervenido por los propietarios de los predios que lo comprenden, pese a la medida cautelar que prohíbe la realización de todo tipo de construcción que puedan alterar la reserva. Como consecuencia de estas intervenciones se evidencia un deterioro ambiental en los últimos años, principalmente por problemáticas sociales asociadas al desarrollo urbanístico en el área de influencia del humedal y la construcción de otras obras civiles, produciendo alteraciones en sus condiciones físicas y químicas causando un desbalance hídrico por la interrupción de los flujos de agua, descarga de aguas servidas y residuos sólidos en general. A la fecha no se han hecho efectivas las medidas de protección y detención de obras en los Humedales Pomona y Ciudad Jardín, lo que hace presumir una omisión por parte de la Administración Municipal, en la toma de decisiones efectivas para resolver la problemática; ya que en visita de campo realizada en Marzo de 2014 se evidencia que las obras civiles continúan desarrollándose sin ningún tipo de control. Evaluar el cumplimiento de planes, programas y proyectos ambientales a) Programas para reducir el consumo de recursos naturales (agua, papel y energía). Con el fin de reducir el consumo de agua se han realizado convenios estratégicos con el acueducto municipal a través de la Fundación Procuenca Rio las Piedras, instalando controles operacionales e intensificando las campañas de educación, capacitación y sensibilización sobre el uso responsable del agua. Es importante destacar que en el marco de la protección de áreas de interés ambiental tanto la administración municipal como la empresa de acueducto y alcantarillado de Popayán han involucrado directamente a las comunidades establecidas sobre las cuencas de las fuentes de abastecimiento mediante contratación laboral, creando de esta manera un acuerdo de mutuo beneficio que ha redundado en la calidad de las fuentes de agua. En lo referente a los residuos sólidos domiciliarios, la producción en el 2013 fue aproximadamente de toneladas mensuales promedio, por lo que se han

36 iniciado campañas para el uso racional de los recursos, encabezadas por la Administración Municipal, pues es quien debe finalmente financiar el servicio de recolección, transporte y disposición final de estos residuos. Durante el año 2013 la ruta selectiva de reciclaje que opera en un vehículo propiedad del Municipio de Popayán recuperó aproximadamente 291 toneladas de material reciclable, por las asociaciones organizadas de recicladores ASOCAMPO y AREMARPO. El reciclaje de los residuos sólidos se debe convertir en la opción de gestión mediante alternativas utilizadas en la reducción del volumen de los residuos sólidos. Esta estrategia contribuye a prolongar la vida útil del sitio de disposición final de residuos sólidos, no obstante es necesario mejorar en los ciudadanos la cultura de separación de residuos sólidos desde la fuente, intensificando campañas de educación y capacitación, divulgando estrategias de separación y aprovechamiento de materiales. Durante el año 2013 la UMATA transformó en la planta de compostaje y vivero Municipal La Patojita un total de 52 toneladas de residuos orgánicos; 27 toneladas de podas recolectadas de las zonas verdes del área urbana, suministradas por la empresa Serviaseo, y 25 toneladas de residuos sólidos orgánicos provenientes de galerías; de este proceso se obtuvieron 45,4 toneladas de abono orgánico de las cuales 15,12 toneladas se distribuyeron entre los agricultores de la zona de influencia del relleno, esto como una medida de compensación para la comunidad. Este procedimiento redujo la cantidad de residuos dispuestos en el relleno sanitario en 52 toneladas. b) Indicadores de gestión ambiental En la Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria y Ambiental del municipio de Popayán, se han implementado indicadores que permiten evaluar el cumplimiento de las metas de planes anuales de acción, sin embargo no se relacionaron indicadores que permitan establecer la eficiencia y efectividad de las actividades realizadas para reducir la presión sobre los recursos naturales, pues no se realiza un análisis profundo de las causas y efectos de los mismos. c) Sanciones o investigaciones por problemas de contaminación o depredación de recursos. No se han iniciado acciones sancionatorias ni de investigación al Municipio de Popayán relacionadas con problemas de contaminación y/o depredación de recursos naturales.

37 d) Verificar si la inversión realizada tuvo el impacto ambiental previsto. Se evidencia un incremento en las cantidades de materiales reciclados, esto producto de las campañas de educación, capacitación y sensibilización en el manejo de residuos sólidos; se están adelantando las obras necesarias para contar con la PTAR funcionando en 2017, para lo cual se cuenta con el permiso de vertimientos líquidos con 5 años de vigencia y se continua mejorando el desempeño ambiental. Se evidencia fortalecimiento en la ejecución de proyectos de inversión ambiental, que por medio de acciones, actividades e intervenciones planificadas permitieron mejorar en la educación y capacitación ambiental, sensibilización de la comunidad en general, recuperación, protección y mantenimientos de espacios de interés público y limpieza de causes Inversión ambiental La inversión en materia ambiental para las vigencias 2012 y 2013 alcanzaron un porcentaje de 91,18% y 95,28 % respectivamente, evidenciándose una buena gestión de los recursos para ejecución de programas, planes, proyectos y actividades de carácter ambiental. Para la vigencia 2012 el Municipio de Popayán contó con una apropiación presupuestal definitiva de $ para inversión ambiental, de la cual se ejecutaron $ que corresponde al 91,28% en proyectos y programas de apoyo a la gestión para la coordinación y ejecución de campañas de prevención, seguridad vial, cultura ciudadana y ambiental, adquisición y mantenimiento de áreas de interés para acueductos (Ley 99 del 93), implementación de la gestión de la calidad ambiental en el Municipio de Popayán, programas y campañas cívicas de Cultura Ciudadana Ambiental, infraestructura inversión directa-transferencias del sector eléctrico EPSA Ley 99/93, Sistema De Gestión Ambiental, proyectos de inversión dentro del Plan Departamental para el manejo Empresarial de los Servicios de Agua y Saneamiento Básico y Ambiental- PDA y UMATA-desarrollo de la gestión rural integrada; quedando un saldo por ejecutar de $ En el año 2013 el Municipio de Popayán contó con una apropiación presupuestal definitiva de $ para inversión ambiental, de la cual se ejecutaron $ que corresponde al 95,18% en proyectos y programas de apoyo para la coordinación y ejecución de campañas de prevención, seguridad vial,