INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA - INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA - VIGENCIA 2014

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1 INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA - INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA - VIGENCIA 2014 CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA CONTRALORÍA AUXILIAR PARA AUDITORÍA INTEGRADA Medellín, abril de 2015 TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA Contralora General de Antioquia Luz Helena Arango Cardona Subcontralor Octavio de Jesús Duque Jiménez R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 1

2 Contralora Auxiliar Delegada Dora Cristina Londoño Durango Contralor Auxiliar de Auditoría Integrada Gabriel Jaime Ramírez Villegas Equipo Auditor Contralor Auxiliar (Coordinador Por reemplazo segunda semana) Sergio Mauricio Mesa García Profesional Universitario, Ingeniero Orlando Andrés Gallo Riaño Profesional Universitaria, Contadora Marta Isabel Díaz Sanmiguel Tabla de contenido página 1. DICTAMEN INTEGRAL DICTAMEN INTEGRAL CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Control de Gestión... 6 R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 2

3 Control Financiero Opinión sobre los Estados Contables CONTROL DE GESTIÓN Gestión Contractual Obra Pública Prestación de Servicios Suministros Consultoría u otros Contratos Interventoría Régimen Especial (Convenios de Asociación, Cooperación, Público Privados, Contratos con el exterior, Ordenes de Concesión mercantil Comodato y Otros) Control Fiscal Interno Rendición y revisión de la cuenta Legalidad CONTROL FINANCIERO Estados Contables Concepto Control Interno Contable OTRAS ACTUACIONES SEGUIMIENTO A LA ACTUALIZACIÓN DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 3

4 3.2 DEFICIENCIAS SEÑALADAS ATENCIÓN DE DENUNCIAS BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR SEGUIMIENTO OTROS DOCUMENTOS CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS ANEXOS EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN CLIENTES Medellín, Doctor LORENZO PORTOCARRERO SIERRA Rector Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria Calle 78 B N 72 A 220 Tel Correo: atencionalcliente@tdea.edu.co Asunto: Dictamen de Auditoría vigencia 2014 La Contraloría General de Antioquia con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2014, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 4

5 Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General de Antioquia, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por el Tecnológico de Antioquia, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de Antioquia, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales. 1. DICTAMEN INTEGRAL 1.1. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Con base en la calificación total de 100 puntos, sobre la Evaluación de la Gestión Fiscal, componentes control de gestión y control financiero, la Contraloría General de Antioquia Fenece la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año MATRIZ DE EVALUCIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA VIGENCIA AUDITADA AÑO 2014 Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total 1. Control de Gestión 100,0 0,71 71,0 2. Control Financiero 100,0 0,29 29,0 Calificación total 1,0 100,0 Fenecimiento Concepto de la Gestión Fiscal Fuente: Matriz de evaluación de la gestión fiscal Elaboró: Equipo Auditor FENECE FAVORABLE R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 5

6 Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: Control de Gestión La Contraloría General de Antioquia como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 99,8 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: 2. CONTROL DE GESTIÓN TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA VIGENCIA AUDITADA AÑO 2014 Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación Total 1. Gestión Contractual 100,0 0,75 75,0 2. Rendición y Revisión de la Cuenta 100,0 0,03 3,0 3. Legalidad 99,57 0,09 8,9 4. Control Fiscal Interno 99,58 0,13 12,9 Calificación total 1,0 99,8 Concepto de Control de Gestión Fuente: Matriz de evaluación de la gestión fiscal Elaboró: Equipo Auditor FAVO RABLE Control Financiero La Contraloría General de Antioquia como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 100 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación: R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 6

7 3. CONTROL FINANCIERO TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA VIGENCIA AUDITADA AÑO 2014 Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación Total 1. Estados Contables 100,0 1,00 100,0 Calificación total 1,0 100,0 Concepto de Control Financiero Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor FAVORABLE Opinión sobre los Estados Contables En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2014, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Limpios. Es responsabilidad del representante legal dar a conocer el informe de auditoría a la Oficina y/o responsable de Control Interno para que continúe con el trámite de los hallazgos administrativos (en caso de haberlos), de acuerdo a su competencia. Atentamente, R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 7

8 GABRIEL JAIME RAMÍREZ VILLEGAS Contralor Auxiliar de Auditoría Integrada SERGIO MAURICIO MESA GARCÍA Coordinador Equipo Auditor P/E: Equipo Auditor V B Contador de la comisión R/: Abogado; Comité Operativo 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 8

9 2.1. CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los Siguientes factores: Factores Evaluados Gestión Contractual En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por el Tecnológico de Antioquia, en cumplimiento de lo establecido en la resolución interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría General de Antioquia, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: En total celebró 477 contratos por valor de $ , distribuidos así: 4. CONTRATACIÓN TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA VIGENCIA AUDITADA AÑO 2014 TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $ Obra Pública Prestación de Servicios Suministros Consultoría y otros Interventoría Régimen Especial 0 0 TOTAL Fuente: Gestión Transparente Elaboró: Equipo Auditor Como resultado de la auditoría adelantada, la Gestión Contractual obtuvo un puntaje de 100 como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan a continuación: 5. GESTIÓN CONTRACTUAL R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 9

10 TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA VIGENCIA AUDITADA 2014 Consultoría Obra Servicios Suministro Reg. Especial Cumplimiento Deducciones de Ley. Calif Cttos Calif Cttos Calif Cttos Calif Cttos Calif Cttos 100% 4 100% 3 100% Cumplimiento de las Especificaciones Técnicas. 100% 4 100% 3 100% % % % % 0 Labores de Interventoría y Seguimiento. 100% 100% 100% 100% % 0 Liquidación de 100% 100% 100% 100% Contratos % 0 100% 100% 100% 100% Cumplimiento del % 0 Objeto Contractual. Puntaje Promedio Factor de Ponderación Atribuido Cumplimiento Deducciones % 5.00% 5.00% de Ley. Cumplimiento de las Especificaciones Técnicas % 50.00% 50.00% Labores de Interventoría y Seguimiento % 15.00% 15.00% Liquidación de Contratos % 5.00% 5.00% Cumplimiento del Objeto Contractual % 25.00% 25.00% Fuente: Matriz Gestión Transparente Elaboró: Equipo Auditor TOTAL: Obra Pública R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 10

11 De un universo de 3 contratos de obra pública se auditaron los 3; por valor de $ equivalente al 100% del valor total contratado en esta tipología, de los cuales se evaluaron todas las variables aplicables y descritas en la matriz de evaluación de la gestión fiscal. No se profiere ninguna observación respecto de la revisión de esta tipología. Es importante anotar que la revisión incluyó un contrato que está en ejecución (se trata de una ampliación locativa), al que se le evaluó la legalidad; se evaluará en una próxima auditoría lo referido a obra terminada Prestación de Servicios De un universo de 415 contratos de prestación de servicios se auditaron 26; por valor de $ equivalente al 25% del valor total contratado en esta tipología, de los cuales se evaluaron todas las variables aplicables y descritas en la matriz de evaluación de la gestión fiscal; no se profiere ninguna observación respecto de los contratos revisados Suministros De un universo de 51 contratos de suministros se auditaron 28; por valor de $ , equivalente al 94% del valor total contratado en esta tipología, de los cuales se evaluaron todas las variables aplicables y descritas en la matriz de evaluación de la gestión fiscal; no se profiere ninguna observación respecto de los contratos revisados en esta categoría Consultoría u otros Contratos De un universo de 7 contratos de consultoría u otros se auditaron 4; por valor de $ , equivalente al 64% del valor total contratado en esta tipología, de los cuales se evaluaron todas las variables aplicables y descritas en la matriz de evaluación de la gestión fiscal; no se profiere ninguna observación respecto de los contratos revisados. R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 11

12 Interventoría El T. de A. Institución Universitaria, solo reportó un contrato de interventoría el cual tuvo un costo de $ , éste fue revisado y no se profiere ningún hallazgo con relación a su aspecto legal ni en cuanto a la ejecución de su objeto contractual. Variables consideradas en la matriz de gestión fiscal. Es preciso anotar que este contrato fue rendido dentro de la tipología de contratos de obra, dado que la interventoría se debió a ello Régimen Especial (Convenios de Asociación, Cooperación, Público Privados, Contratos con el exterior, Ordenes de Concesión mercantil Comodato y Otros) La Entidad no reportó en su rendición de cuentas ningún contrato matriculado bajo esta tipología. En la revisión documental de su contratación, tampoco se detectó que hubiera celebrado algún contrato de esta clase Control Fiscal Interno Como resultado de la auditoría adelantada, el Control Fiscal Interno obtuvo un puntaje de 99,58 como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan a continuación: 6. CONTROL FISCAL INTERNO TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA VIGENCIA AUDITADA AÑO 2014 Variables a Evaluar Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido Evaluación de controles 100,0 0,30 30,0 Efectividad de los controles 99,4 0,70 69,58 Fuente: Matriz de Gestión Fiscal Elaboró: Equipo de trabajo Total 1,00 99,58 R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 12

13 Rendición y revisión de la cuenta Como resultado de la auditoría adelantada, la Rendición y Revisión de la Cuenta obtuvo un puntaje de 100 como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan a continuación: 7. RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA VIGENCIA AUDITADA 2014 TOTAL: Fuente: Matriz Gestión Transparente Elaboró: Equipo Auditor R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 13

14 Legalidad Como resultado de la auditoría adelantada, la Legalidad obtuvo un puntaje de 99,57 debido a la calificación resultante de ponderar las variables que se relacionan a continuación: 8. LEGALIDAD TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA VIGENCIA AUDITADA 2014 Fuente: Matriz Gestión Transparente Elaboró: Equipo Auditor TOTAL: 99, CONTROL FINANCIERO Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 14

15 Financiero es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los Estados Contables Estados Contables La auditoría practicada por la Contraloría General de Antioquia, a los Estados Contables presentados por el Tecnológico de Antioquia, Institución Universitaria, con fecha de corte a diciembre 31 de 2014, se llevó a cabo con el fin de examinar y emitir un concepto sobre la razonabilidad de la presentación y contenido de los mismos. La evaluación fue practicada de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría compatibles y de general aceptación, el proceso auditor adoptado por la Contraloría General de Antioquia y la Guía de Auditoría Territorial adaptada por el Ente de Control, mediante pruebas selectivas que proporcionaron una base razonable para fundamentar la opinión y conceptos expresados en el informe. La evaluación del proceso contable comprendió el análisis de los libros principales de contabilidad denominados Mayor y Diario, los estados contables consolidados Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica y Social así como las notas a los mismos de la vigencia Para el presente estudio, fueron analizadas cuentas como: Efectivo, DeudoresAvances y Anticipos Entregados, Propiedades, Planta y Equipo, Otros Activos, Cuentas por pagar, Patrimonio Institucional, Cuentas de Orden, Ingresos y Gastos, comprobando que las operaciones financieras, administrativas, económicas se realizaran conforme a las normas legales, y de procedimientos aplicables, por tanto, se verificó la realización de sus actividades, practicando pruebas selectivas a los documentos internos y externos que respaldan el registro de las transacciones, constatando entre otros: conciliaciones bancarias, correcta y oportuna presentación de las diferentes declaraciones tributarias, revisión de pagos de seguridad social, deducciones, retenciones, cálculos de depreciación, provisión, amortización, valorización, destacando además, que las observaciones presentadas fueron subsanadas de manera inmediata, lo cual se presenta como beneficio de auditoría para el informe final; encontrando que el Tecnológico de Antioquia, Institución Universitaria cumple con las normas y principios de contabilidad adoptados mediante las Resoluciones 355 y 356 de 2007 de la Contaduría General de Nación. R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 15

16 Las verificaciones realizadas en la auditoría permiten concluir que la información contable del Tecnológico de Antioquia, Institución Universitaria correspondiente a la vigencia 2014, cumple con los principios de contabilidad pública y con las normas técnicas relativas a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, elaboración y presentación de los estados financieros y con la integridad de los registros de las transacciones. En consecuencia los saldos contables presentados en sus estados financieros son veraces. 9. ESTADOS CONTABLES TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA VIGENCIA AUDITADA AÑO 2014 Variables a Evaluar Puntaje Atribuido Índice de inconsistencias (%) ,0 Fuente: Matriz Evaluación Fiscal Estados Contables Elaboró Martha Díaz S. - Contadora Concepto Control Interno Contable Mediante Resolución 357 de julio 23 de 2008, la Contaduría General de la Nación, adoptó el procedimiento de Control Interno Contable y de reporte del informe anual de Evaluación a la Contaduría General de la Nación. Al verificar la rendición de cuentas a través del Chip, se evidenció que la Entidad, realizó la evaluación del Control Interno Contable con corte a diciembre 31 de 2014 y obtuvo un porcentaje de 4,94, para un rango Adecuado. De la evaluación realizada por la comisión auditora a las etapas y actividades del proceso contable, se obtuvo una calificación de 4,93, para un rango Adecuado, de conformidad con lo establecido en la Resolución 357 del 23 de julio de Resultados de la Evaluación: NÚMERO 10. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 16

17 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,93 ADECUADO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,88 ADECUADO IDENTIFICACIÓN 4,92 ADECUADO CLASIFICACIÓN 4,88 ADECUADO REGISTRO Y AJUSTES 4,83 ADECUADO 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,92 ADECUADO ELABORACIÓN de ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 5,00 ADECUADO ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN de LA INFORMACIÓN 4,83 ADECUADO 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 5,00 ADECUADO ACCIONES IMPLEMENTADAS 5,00 ADECUADO Fuente: Plantillas del CHIP Resolución 357 de 2008 CGN Elaboró: Martha Díaz S. - Contadora Debilidades del sistema de control interno contable: No obstante el área financiera efectuar revisiones periódicas sobre la consistencia de los saldos que revelan las diferentes cuentas, para determinar su adecuada clasificación contable, se evidenció inadecuado registro en las cuentas de cesantías no retroactivas. Si bien la Entidad utiliza un sistema para el registro de sus transacciones, este no está integrado totalmente teniendo que realizar procesos manuales, como son los ajustes a la depreciación, el retiro de los bienes dados de baja. No se evidenció que se publicara de forma periódica, en lugar visible, el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental. No se deja evidencia documental de la toma física de bienes, aprobada por los funcionarios responsables que en ella intervienen, como tampoco constancia, ni física ni magnética, informando a los responsables los ajustes realizados al módulo de activos fijos. R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 17

18 3. OTRAS ACTUACIONES 3.1 SEGUIMIENTO A LA ACTUALIZACIÓN DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO El seguimiento efectuado a la actualización del MECI, arrojó una calificación de 5, corresponde a una actualización del 100% lo cual se cualifica como Adecuado. Se utilizó para esta evaluación la encuesta referencial diseñada para el efecto por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP DEFICIENCIAS SEÑALADAS No se profiere ninguna deficiencia detectada de tal importancia que ponga en riesgo a la Entidad desde el punto de vista financiero, operativo o legal ATENCIÓN DE DENUNCIAS Para esta Entidad, no se encontró que la Contraloría General de Antioquia, tuviera alguna denuncia pendiente de ser atendida. En la ejecución de la auditoría no se recibió ninguna denuncia para ser procesada por el equipo auditor BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR En la auditoría realizada no se reporta beneficios tangibles o económicos como recuperación de dineros para la Institución SEGUIMIENTO OTROS DOCUMENTOS Durante la presente Auditoria no se realizó seguimiento a otros documentos. R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 18

19 4. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS Vigencia Año 2014 TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos) 1. ADMINISTRATIVOS 0 2. DISCIPLINARIOS 0 3. PENALES 0 4. FISCALES 0 $ Obra Pública $ -0 - Prestación de Servicios Suministros Consultoría y Otros Estados Contables TOTALES (1, 2, 3, y 4) 0 $ ANEXOS R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 19

20 5.1. EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN CLIENTES FECHA DE EVALUACIÓN DIA MES AÑO Entidad a la que pertenece: A la Contraloría General de Antioquia le interesa conocer su opinión acerca de los servicios que presta, por ello, le solicita responder con objetividad la siguiente encuesta. Marque con una X en solo una de las casillas, según su opinión Excelente, Buena, Aceptable, Regular o Mala. REQUISITOS Excelente Buena Aceptable Regular Mala 1. La Confiabilidad de los informes de auditoria es? 2. Las auditorías realizadas han contribuido al mejoramiento de su Entidad? 3. El trato proporcionado por nuestros funcionarios es? 4. El cumplimiento de nuestros funcionarios para atender citas y presentar informes es: 5. La imagen que usted tiene de la contraloría es? 6. Cuáles de servicios que presta la Contraloría conoce usted?: 7. Por cuál de los siguientes medios de comunicación, recibe usted información de la Contraloría General de Antioquia? (señale con una X) Radio Prensa Televisión Afiches, Volantes, Cartillas Página web de la Contraloría R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 20

21 8. Cómo le gustaría que fuera el producto que está recibiendo? R TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA 21