DOCUMENTO DE RESPUESTA OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES. LICITACIÓN No. LI

Transcripción

1 DOCUMENTO DE RESPUESTA OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES CODIGO: EGP-11-F50 VERSION: 00 PAG: 1-11 LICITACIÓN No. LI Objeto: Prestación de servicios bajo la modalidad de Outsourcing de personal para apoyar los procesos administrativos, financieros, técnicos, comerciales y operativos de SATENA, de acuerdo con las necesidades de cada proceso de la entidad. 1. OBSERVACIÓN: El día 26 de julio de 2012, GRUPO VARU envió vía mail las siguientes observaciones: ( ) Solicito amablemente aclaraciones al proceso cuyo objeto es Prestación de servicios bajo la modalidad de Outsourcing de personal para apoyar los procesos administrativos, financieros, técnicos, comerciales y operativos de SATENA, de acuerdo con las necesidades de cada proceso de la entidad. Para los siguientes numerales 1. Observación 14) INFORMACION GENERAL Y TRIBUTARIA DE TERCEROS INDICADORES PARA EVALUAR LA CAPACIDAD FINANCIERA: Solicitamos amablemente sea modificado Patrimonio Total Igual o superior al 150% del valor de la propuesta, por el concepto de capital de trabajo (activo corriente pasivo corriente) igual al 30% del presupuesto asignado para el objeto del contrato Prestación de servicios bajo la modalidad de Outsourcing de personal para apoyar los procesos administrativos, financieros, técnicos, comerciales y operativos de SATENA, de acuerdo con las necesidades de cada proceso de la entidad. Justificamos este cambio dentro del entendimiento que tiene nuestra empresa de que la determinación de la capacidad financiera de una compañía está definida por su relación de Activos corrientes y pasivos corrientes, puesto que la resta de estos 2 genera la verdadera capacidad de respuesta de una organización a sus obligaciones. Según Oscar Leon Garcia en su libro ADMINISTRACION FINANCIERA FUNDAMENTOS Y APLICACIONES (Garcia, 1999) pagina 15 EL CONCEPTO DE CAPITAL DE TRABAJO Por capital de trabajo entenderemos los recursos que una empresa requiere para llevar a cabo sus operaciones sin contratiempo alguno. La definición de capital de trabajo como Activo Corriente Pasivo Corriente. Si SATENA dispone que los proponentes de esta licitación garanticen que tienen un capital de trabajo del 30% del presupuesto, garantizan que el proveedor pueda responder por los salarios y carga prestacional del personal mientras las primeras facturas del servicio sean canceladas. De igual manera, invitamos a SATENA a que revisen los documentos adjuntos donde presentamos varias licitaciones públicas y los indicadores financieros que las entidades solicitan, para que comprueben que en

2 estas entidades los requisitos financieros son enfocados hacia el comportamiento del capital de trabajo. Por último, queremos ser claros en que el indicador de patrimonio superior al 150% de la licitación deja sin efecto las propuestas de la mayoría de empresas de nuestro sector según lo dicta nuestra experiencia. Los invitamos a que realicen una revisión a sus procesos anteriores de licitación para este tipo de servicios puntualmente. 2. Observación 1.8. GARANTIAS: El proponente seleccionado deberá constituir las siguientes garantías para iniciar la ejecución del contrato: A. Garantía Única expedida a favor de SATENA por una compañía de seguros autorizada para funcionar en; 1. Cumplimiento de las Obligaciones Contractuales: con vigencia igual a su duración y cuatro (4) meses más, contados a partir de la suscripción del contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato. 2. Calidad en la prestación del servicio: con una vigencia igual a su duración y cuatro (4) meses más, contados a partir de la suscripción del contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato. 3. Salarios y Prestaciones Sociales e Indemnizaciones: con una vigencia igual a su duración y tres (3) años más, contados a partir de la suscripción 1.3 PLAZO DE EJECUCION El término de ejecución del contrato que se suscriba como resultado del presente proceso de selección será desde el 8 de agosto de 2012, previa expedición del registro presupuestal por parte de SATENA y hasta el 8 de octubre de 2012, y su duración para efecto de la liquidación y demás trámites a que haya lugar será de cuatro (4) meses posteriores a la fecha de su terminación. S&M solicita se aclare si las garantías deben cubrir los 2 meses de ejecución 8 de Agosto 2012 a 8 de Octubre mas 4 meses (en total 6 meses de cobertura) o si se deben tomar 2 meses ejecución + 4 meses de plazo de terminación + 4 meses más para un total de 10 meses. 3. Observación ANEXO No. 1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 2.2. El proponente seleccionado solo destinará personal calificado. En la contratación de este personal, EL CONTRATISTA dará cumplimiento a todas las normas legales que regulen la relación laboral, incluyendo el régimen salarial y Prestacional, salud ocupacional y seguridad industrial. Igualmente deberá proveer a sus trabajadores de todos los elementos, implementos, dotación de uniformes y calzado necesarios, de

3 acuerdo con las normas legales. Lo anterior, en virtud a que el proponente que resulte seleccionado es independiente y el personal que éste contrate generará relación laboral única y exclusivamente con él, por tanto serán de su cargo todas las erogaciones que ello implique. Respecto a los exámenes especializados concernientes a la labor especifica a realizar serán facturados como gastos reembolsables?. Las capacitaciones y cursos para el personal que trabaje alturas y otros que se requieran según los riesgos que se presenten, serán facturados como gastos reembolsables? 4. Observación Poner a disposición una persona de la ARP que cubra por lo menos una 1/3 parte de la semana, para atender las necesidades y efectuar el acompañamiento a el área de Salud ocupacional de SATENA. Este recurso estaría solamente en la ciudad de Bogotá o tendría que asistir a las demás regionales? Se debe tener en cuenta que el porcentaje de horas asignadas dependerá del número de personas que estén aportando al sistema de parte del objeto del contrato. 5. Observación 3. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Además de las obligaciones inherentes al tipo de contrato que celebra con SATENA y las demás que por la ley corresponda, EL CONTRATISTA que resulte seleccionado se obliga a: 37. Cumplir con las normas de Salud Ocupacional: 38. Cumplir con las normas de seguridad industrial y normas del SISOMA. Servi -industriales deberá generar un programa de SISOMA independiente al que tiene SATENA? Servi -industriales deberá asignar otros recursos adicionales al del profesional de la ARP, para la ejecución ó apoyo al programa?. Todo lo que se genere para el cumplimiento de salud ocupacional y seguridad industrial para aquellos cargos especializados como exámenes médicos diferentes al de ingreso (exámenes especializados que se requieran), dotaciones especiales, epp especiales, son gastos reembolsables? Las capacitaciones y cursos para el personal que trabaje alturas y otros que se requieran según los riesgos que se presenten, serán facturados como gastos reembolsables?. 6. Observación

4 La capacitación, preparación y actualización de los empleados, deberá realizarse con suficiente antelación al inicio de la relación contractual. La capacitación, preparación y actualización que se requieren en este ítem, serán gastos reembolsables? Teniendo en cuenta que para este ítem deben existir temas técnicos y específicos de la labor, Satena nos entregara ese plan de capacitación ó debemos hacerlo nosotros? ( ). RESPUESTAS: SATENA se permite dar respuesta en los siguientes términos: OBSERVACION 1: 14) INFORMACION GENERAL Y TRIBUTARIA DE TERCEROS INDICADORES PARA EVALUAR LA CAPACIDAD FINANCIERA: Solicitamos amablemente sea modificado Patrimonio Total Igual o superior al 150% del valor de la propuesta, por el concepto de capital de trabajo (activo corriente pasivo corriente) igual al 30% del presupuesto asignado para el objeto del contrato Prestación de servicios bajo la modalidad de Outsourcing de personal para apoyar los procesos administrativos, financieros, técnicos, comerciales y operativos de SATENA, de acuerdo con las necesidades de cada proceso de la entidad. ( ) RESPUESTA OBSERVACION 1: No se acepta la solicitud consistente en el cambio del indicador Patrimonio Total por el Indicador Capital de Trabajo. No obstante, se modifica el indicador Patrimonio total para que este sea del 35% del valor de la propuesta, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: 1. Que la misión principal de las compañías del sector es la prestación de SERVICIOS de intermediación para apoyar los procesos propios de las empresas contratantes, procesos que las mismas no están dispuestas a entregar pero que al mismo tiempo no tienen la capacidad para cubrir con su propio personal. Lo que se resume en tener personal disponible para poder cumplir a cabalidad la misión y el objeto social de la compañía. 2. Que el servicio comprende únicamente el suministro del personal; por lo tanto, las compañías de outsourcing de personal no requieren de inversiones en elementos, maquinaria y equipos que impliquen una inversión de capital alta, o el incremento de su capacidad patrimonial para soportarlo; ya que estos son suministrados por la empresa contratante. 3. Que se requiere garantizar la pluralidad de oferentes, teniendo en cuenta las limitaciones patrimoniales propias del sector.

5 OBSERVACION 2: S&M solicita se aclare si las garantías deben cubrir los 2 meses de ejecución 8 de Agosto 2012 a 8 de Octubre mas 4 meses (en total 6 meses de cobertura) o si se deben tomar 2 meses ejecución + 4 meses de plazo de terminación + 4 meses más para un total de 10 meses. RESPUESTA OBSERVACION 2: La garantía única que el proponente seleccionado deberá constituir para iniciar la ejecución del contrato solicitada en el Numeral 1.8. del pliego de condiciones del presente proceso, deberá tener una vigencia igual a la duración del contrato, es decir, del 8 de agosto al 8 de octubre de 2012, y cuatro (4) meses más, equivalentes al plazo contemplado para efectos de la liquidación y demás trámites a que haya lugar, contados desde la fecha de terminación del contrato. En este orden, la póliza deberá estar vigente por seis (6) meses contados a partir del 8 de agosto de OBSERVACIÓN 3: Respecto a los exámenes especializados concernientes a la labor especifica a realizar serán facturados como gastos reembolsables? Si. Los exámenes especializados se facturan por gastos rembolsables siempre y cuando no sean los exigidos para los exámenes de ingreso, periódicos y de egreso. Las capacitaciones y cursos para el personal que trabaje alturas y otros que se requieran según los riesgos que se presenten, serán facturados como gastos reembolsables? Si, siempre y cuando SATENA ordene dichas capacitaciones o exámenes. OBSERVACION 4: Poner a disposición una persona de la ARP que cubra por lo menos una 1/3 parte de la semana, para atender las necesidades y efectuar el acompañamiento a el área de Salud ocupacional de SATENA. Este recurso estaría solamente en la ciudad de Bogotá o tendría que asistir a las demás regionales? Se debe tener en cuenta que el porcentaje de horas asignadas dependerá del número de personas que estén aportando al sistema de parte del objeto del contrato. Se debe tener en cuenta que el porcentaje de horas asignadas dependerá del número de personas que estén aportando al sistema de parte del objeto del contrato.

6 RESPUESTA OBSERVACION 4: Sí. Este recurso estará destinado para la ciudad de Bogotá, siempre y cuando no sea necesario el traslado a las diferentes bases, por lo tanto es importante aclarar que este recurso debe estar disponible para Bogotá y otras Ciudades. Sin importar el sistema de Riesgos Profesionales. OBSERVACION 5: Servi -industriales deberá generar un programa de SISOMA independiente al que tiene SATENA? No, pero deberá apoyar los procesos del SISOMA en coordinación con el área de salud ocupacional de SATENA. Servi -industriales deberá asignar otros recursos adicionales al del profesional de la ARP, para la ejecución ó apoyo al programa? Si. Cuando sea necesario. Todo lo que se genere para el cumplimiento de salud ocupacional y seguridad industrial para aquellos cargos especializados como exámenes médicos diferentes al de ingreso (exámenes especializados que se requieran), dotaciones especiales, epp especiales, son gastos reembolsables? Si. Siempre cuando los ordene SATENA y sean elementos físicos. Las capacitaciones y cursos para el personal que trabaje alturas y otros que se requieran según los riesgos que se presenten, serán facturados como gastos reembolsables? Solo los que ordene SATENA. OBSERVACION 6: La capacitación, preparación y actualización de los empleados, deberá realizarse con suficiente antelación al inicio de la relación contractual. La capacitación, preparación y actualización que se requieren en este ítem, serán gastos reembolsables?

7 No. Teniendo en cuenta que para este ítem deben existir temas técnicos y específicos de la labor, Satena nos entregara ese plan de capacitación ó debemos hacerlo nosotros? Sí. SATENA Suministrara la información de las necesidades. 2. OBSERVACIÓN: El día 26 de julio de 2012, ACTIVOS TECNOLOGÍA EMPRESARIA ATECNO S.A. envió vía mail las siguientes observaciones: ( ) 1. En el numeral 1.4 LUGAR DE EJECUCION se mecionan los distintos territorios en donde se encuentra ubicado el personal, nos pueden suministrar el numero de trabajadores por sede. 2. En el Numeral 1.6 FORMA DE PAGO describen ciertos detalles del proceso de facturacion. A. Que fecha de cierre de radicacion de facturas manejan? B. Cual es la fecha de pago de la nomina? 3. En el Numeras 2 EXPERIENCIA MINIMA CERTIFICADA DEL PROPONENTE, se solicita que los contratos se hayan celebrado en los ultimos tres (3) años, anteriores a la fecha de cierre del proceso. Solicitamos que en este aspecto se amplie este plazo a cinco (5) años, en razon a que ATECNO S.A. sus principales clientes y que cumplen con el perfil solicitado en las certificaciones tiene una viculacion comercial superior a tres (3) años. 4. En el Numeral 3 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA punto 5. Capacitar, preparar y actualizar los empleados con suficiente antelacion al inicio de la relacion contractual, A. cual es el tiempo necesario para esta capacitacion? Punto 15. "Mantener vigente la garantia estableciada por la ley con la cual se asegura el pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones de los trabajadores, asi como el seguro de vida de los mismos y las garantias a favor de Satena esigidas en el contrato" B. Si bien entendemos de poliza que se hace referencia, es claro que este tipo de polizas es exigida para Empresas de Servicios Temporales, al tratarse en este caso de un OUTSOURCING de personal, consideramos que esta poliza no aplica de manera obligatoria.

8 C. Solicitamos conocer el modelo del contrato para detallar las garantias a favor de Satena y otros pormenores del mismo, llos cuales deben tener el aval de el departamento juridico de ATECNO. Punto 28. La responsabilidad mencionada en este punto es posible de cuantificar? El Ingreso del AIU es muy bajo para comprometerse a indemnizar o resarcir a Satena o a terceros afectados, por lo que solicitamos establecer un techo a estas partidas. Punto 34. Al ser contratistas de Satena para proveer el servicio de personal, debemos estar certificados por las normas enunciadas en este item? ( ). RESPUESTAS: SATENA se permite dar respuesta en los siguientes términos: OBSERVACION 1: En el numeral 1.4 LUGAR DE EJECUCION se mecionan los distintos territorios en donde se encuentra ubicado el personal, nos pueden suministrar el numero de trabajadores por sede. RESPUESTA OBSERVACION 1: BASE No. Personas QUIBDO 11 CALI 4 MEDELLIN 5 BOGOTA 200 total 220 OBSERVACION 2: En el Numeral 1.6 FORMA DE PAGO describen ciertos detalles del proceso de facturacion. A. Que fecha de cierre de radicacion de facturas manejan? B. Cual es la fecha de pago de la nomina? RESPUESTA OBSERVACION 2: El contratista tendrá hasta el 25 de cada mes para radicar facturas del mes, de lunes a jueves de 8:30 am a 12:30 pm y de 1:30 pm a 4:00 pm y los viernes hasta las 3:00 pm. El pago de la nómina son los 25 de cada mes. OBSERVACIÓN 3:

9 En el Numeras 2 EXPERIENCIA MINIMA CERTIFICADA DEL PROPONENTE, se solicita que los contratos se hayan celebrado en los ultimos tres (3) años, anteriores a la fecha de cierre del proceso. Solicitamos que en este aspecto se amplie este plazo a cinco (5) años, en razon a que ATECNO S.A. sus principales clientes y que cumplen con el perfil solicitado en las certificaciones tiene una viculacion comercial superior a tres (3) años. RESPUESTA OBSERVACIÓN 3: Teniendo en cuenta la observación presentada por el proponente y verificando el tipo de negocio y la operación de las empresas que prestan servicios como el que SATENA pretende contratar, en efecto, los contratos que se suscriben para la prestación de los servicios objeto de la presente selección, pueden celebrarse para que su ejecución continúe por un largo período de tiempo. Por lo tanto, siendo consecuente con las características propias de esta actividad, SATENA modificó las condiciones en las cuales se requerirá la Experiencia Mínima Certificada del Proponente, en el sentido de ampliar el tiempo de anterioridad en la celebración de contratos cuyo objeto sea igual o similar al objeto de la presente selección exigido para evaluar este criterio. Lo anterior, se justifica porque para SATENA las exigencias técnicas solicitadas en el pliego de condiciones, la comprobación de la experiencia mínima en contratos de igual o similar objeto celebrados dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre y cuyos valores sean iguales o superiores al presupuesto oficial estimado para este proceso, son suficientes para demostrar que una empresa tiene la capacidad e idoneidad que se requiere para la prestación del servicio objeto de esta selección. En tal sentido, con el fin de salvaguardar el Derecho de Participación de los proponentes y para garantizar la pluralidad de oferentes en este proceso de selección, se modificó el pliego de condiciones mediante adenda. Ver Adenda No. 1. OBSERVACION 4: En el Numeral 3 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA punto 5. Capacitar, preparar y actualizar los empleados con suficiente antelacion al inicio de la relacion contractual, A. cual es el tiempo necesario para esta capacitacion? No existe un tiempo establecido, todo depende del cargo que se desempeñe. Punto 15. "Mantener vigente la garantia estableciada por la ley con la cual se asegura el pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones de los trabajadores, asi como el seguro de vida de los mismos y las garantias a favor de Satena esigidas en el contrato" B. Si bien entendemos de poliza que se hace referencia, es claro que este tipo de polizas es exigida para Empresas de Servicios Temporales, al tratarse en

10 este caso de un OUTSOURCING de personal, consideramos que esta poliza no aplica de manera obligatoria. La obligación establecida por SATENA tendiente a que el contratista mantenga vigentes las pólizas exigidas en el contrato, obedece a que la entidad debe verificar que los riesgos que se puedan derivar por un posible incumplimiento de las obligaciones del contratista en desarrollo del mismo, estén asegurados por el monto solicitado y por el periodo de ejecución del contrato más cuatro (4) meses adicionales posteriores a la fecha de terminación. De esta manera, la entidad no puede omitir la verificación de la vigencia de estos seguros. En relación con las demás garantías, el contratista deberá constituirlas y mantenerlas vigentes cuando por ley sean obligatorias, en razón al objeto social y/o comercial que desarrolla. C. Solicitamos conocer el modelo del contrato para detallar las garantias a favor de Satena y otros pormenores del mismo, llos cuales deben tener el aval de el departamento juridico de ATECNO. Si bien no se publicó junto con el pliego de condiciones la minuta del contrato que se suscribirá como consecuencia del presente proceso de selección, lo cierto es que este contrato estará sujeto a los mismos términos y condiciones contenidos en el mencionado pliego. No obstante, podrá consultar en el módulo de contratación de la página web de SATENA, los contratos previamente suscritos por SATENA dentro de otros procesos de selección, con el fin que conozca las cláusulas que normalmente se pactan. Cabe aclarar que las características técnicas y económicas de la contratación que nos ocupa, están determinadas por lo contenido del pliego de condiciones de la Licitación No. LI Punto 28. La responsabilidad mencionada en este punto es posible de cuantificar? El Ingreso del AIU es muy bajo para comprometerse a indemnizar o resarcir a Satena o a terceros afectados, por lo que solicitamos establecer un techo a estas partidas. No es posible cuantificar con anticipación ni establecer un techo a la responsabilidad del contratista ante las autoridades por los actos u omisiones en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato, teniendo en cuenta que tal responsabilidad estará determinada por el alcance de dichos actos u omisiones, sin que le sea posible a SATENA medirlos sin que estos hayan ocurrido. Punto 34. Al ser contratistas de Satena para proveer el servicio de personal, debemos estar certificados por las normas enunciadas en este item?

11 No debe estar certificada, pero si se deben seguir con estos parámetros, los cuales serán entregados una vez se asigne el contrato. Siendo las 08:00 a.m. del día 30 de julio de 2012 y vencido el término para presentar observaciones al pliego de condiciones, SATENA deja constancia que dio respuesta a todas las observaciones formuladas dentro del término y extemporáneamente por los interesados dentro del presente proceso de selección. Original firmado por: BG. CARLOS EDUARDO MONTEALEGRE RODRÍGUEZ Presidente Bogotá D.C., 30 de julio de 2012.