MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, CONTROL Y SUMINISTRO DE LOS BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL Y DEPÓSITOS EN TRÁNSITO A NIVEL NACIONAL

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1 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTO GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, CONTROL Y SUMINISTRO DE LOS BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL Y NOVIEMBRE 2012

2 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 2 de 72

3 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 3 de 72 ÍNDICE Página 1. Introducción 4 2. Objetivos 5 3. Marco Jurídico 6 4. Definiciones y Términos 7 5. Políticas Generales Procedimientos: 6.1 Recepción, Resguardo y Registro de Bienes en Almacén Recepción y Alta de Bienes por Contratos Abiertos y Entrega en Sitio Afectación Suministro de Bienes desde el Almacén Central Destrucción de Bienes Devolución de Insumos al Almacén Central Recepción de Bienes en los Depósitos en Tránsito y Redistribución de Bienes a l as Oficinas Postales y Centros Operativos Actualización de Inventario Anexos: 1. Indica dores Salida de Almacén (Consumibles) Salida de Almacén (Inventariables) Instructivo de Llenado del Formato de Visto Bueno Aceptación o Rechazo Vale de Entrada y/o Listado de Altas Vale de Entrada y/o Listado de Altas (Inventariables) Vale de Entrada y/o Listado de Altas (Parque Vehicular) Vale de Devolución de Mercancías Control de Existencias (Tarjetas) y/o Hoja de Estante Recuento de Existencias y/o Bitácora de Conteos Acta Administrativa que se Formula para hacer Constar los Faltantes y/o Deterioro de los Bienes Etiqueta Identificadora de Bienes Minuta de inicio de Inventario Físico Minuta de Resultados de Inventario Físico Control de Pedidos o Contratos Salida de Bienes (para Depósitos en Transito y Oficinas) Ficha de Entrega - Recepción de Vestuario y Prendas de Protección Personal 8. Vigencia

4 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 4 de INTRODUCCIÓN Atendiendo a la importan cia de conta r con u n manu al de pro cedimientos a ctualizado y acorde a la s nuevas di sposiciones emitidas po r l a S ecretaría de l a Fu nción P ública y tom ando en cue nta qu e la s disposiciones en m ateria de recurso s materiales y servicios g enerales y el Manual Admi nistrativo de Aplicación G eneral e n M ateria de Recursos Materiales y Servi cios G enerales, serán de apli cación obligatoria para las Depe ndencias de la Administración Pública Federal y las unida des administrativas de la Presidencia de la República, y para el ca so de las Entidades se exceptúan las disposiciones que se contienen en los Capítulos II, III, V, VI, Sección I, XI, XII en aquell as disposi ciones que haga referencia ex clusiva para las De pendencias y XIII, del Título Segund o, po r lo tanto, a efecto de promover en el Servic io Pos tal Mexicano la ado pción de las medidas c onducentes para el adec uado cumplimiento de tale s disposiciones l as Gerencias d e Alma cenes e Invent arios y d e Suministros Operativos, adscritas a la Subdirección de Almacenes y Abastecimiento de la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas, elaboraro n el Manual de Procedimientos para la Recepción, Control y Suministro de los Bienes del Almacén Central y Depósitos en Tránsito a Nivel Nacional, donde se presentan la s p olíticas y procedimientos qu e esta blecen los pa sos a seguir para cumplir eficientemente con el desarrollo de esta función del Organismo. Se pretende que el presente documento sea una herramienta útil para todo el personal responsable de realizar el registro, guarda, custodia y entre ga de bienes muebles en el Alm acén Central y depó sitos tránsito a Nivel Nacional; su observancia es obligatoria, así mismo se requiere para cumplir con el Título primero, Capítulo I, numeral 1 y 207 de las Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, emitido por la Secretaría de la Fun ción Pública y d ar cumplimiento al ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales Es importante que cualquier modificación a la s disposiciones emitidas por la Secretaría de la Fun ción Pública, obliguen a la actualización del presente documento.

5 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 5 de OBJETIVOS Objetivo del Manual Proporcionar al pers onal del Al macén Central del SEPOMEX y al que administra los depós itos en tránsito a nivel naci onal, las p olíticas y lin eamientos qu e permitan un efi ciente y ra cional aprovechamiento de lo s bienes mu ebles, a sí com o para el de sarrollo de sus a ctividades relativas al registro, gu arda, cu stodia y entrega d e dicho s bi enes en l os d epósitos en tránsito d e a cuerdo a lo s requerimientos solicitados, que se e ncuentran bajo su respon sabilidad, dentro de su circunscripción y control de los bienes inventariables y de consumo. Objetivo Específico Controlar y resg uardar los materiales y bienes, cuidando que lo s procesos d e suministro y distribución se realicen con calidad, eficiencia y rentabilidad, a fin de que los materiales y bienes lleguen oportuna y confiablemente a los usuario s, optim izando la ad ministración y la operaci ón cent ralizada de los almacenes. Descripción Acciones relativas a la recepci ón, guarda, custodia, registro y despacho de lo s bienes q ue llegan a lo s almacenes p or motivo d e com pra, trasp aso ent re centros d e trabajo o devueltos p or las área s administrativas y operativas.

6 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 6 de MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Ley del Servicio Postal Mexicano. 3. Ley General de Bienes Nacionales. 4. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 5. Ley de Vías Generales de Comunicación. 6. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 7. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. 8. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 9. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 10. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 11. Ley Federal del Trabajo. 12. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. 13. Código Federal de Procedimientos Civiles. 14. Código Fiscal de la Federación. 15. Reglamento para la operación del Organismo Servicio Postal Mexicano. 16. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 17. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. 18. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 19. Reglamento del Código Fiscal de la Federación. 20. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 21. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda. 22. Decreto que estable ce l as Medi das d e Auste ridad y Disci plina del Ga sto d e la Admini stración Pública Federal. 23. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano. 24. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano. 25. Políticas, Ba ses y Line amientos en Materia de Adquisiciones, Arrenda mientos y Se rvicios del Servicio Postal Mexicano. 26. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano. 27. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano. 28. Disposiciones en materia de recursos materiales y servicios generales. 29. Manual Admi nistrativo de Aplica ción General en Materia de Recursos Materiales y Servicio s Generales 30. Y demás disposiciones aplicables en la materia.

7 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 7 de DEFINICIONES Y TÉRMINOS Almacén Central.- Sitio o lugar donde se reciben formalmente los bienes de consumo e instrumentales propiedad del Organismo. Almacén.- la unida d de Servicio en l os centros d e tr abajo qu e bajo normativa establ ecida, recibe, resguarda, controla y entrega co n calidad, los bie nes que son ad quiridos para facilitar el cu mplimiento de las funciones encomendadas a los diferentes centros de trabajo. Alta de Bienes.- El regist ro de los bi enes mu ebles en el Sistema de Inventario s del Org anismo, por nueva adquisición, donación, pago en especie, permuta y en el caso de inmuebles a la incorporación de los mismos en el inventario ya sea por la adquisición u ocupación. Alta en el Sistema.- Registro de información que se ha ce en el si stema in stitucional inf ormando del ingreso de un bien al Almacén Central. Área Requirente.- Unidad Administrativa que solicita los bienes a través de una requisición. Área Solicitante o Usuaria.- Las áreas que de acuerdo con sus necesidades requieren la adquisición, contratación de bie nes, a rrendamientos y/o p restación de servicios, pa ra el cum plimiento de sus funciones. Bienes de Consumo.- Los bienes que por su utilización en el desarrollo de las actividades tienen un desgaste parcial o total y son co ntrolados a travé s de un regi stro glob al en su s inventari os da da su naturaleza y finalidad en el servicio. Bienes de Lento Movimiento.- Son aquellos bienes que no registran movimientos de salida para su uso en un período de un año, contado a partir de la fecha en que ingresó el bien al Almacén Central o depósitos en tránsito. Bienes de Nulo Movimiento.- Son aquellos bienes que no registran movimientos de salida para su uso en un p eríodo de do s años, contados a partir d e la fech a en q ue ingresó el bien al Almacén Central o depósitos en tránsito. Bienes Instrumentales.- Los con siderados como i mplementos o medi os pa ra el de sarrollo de l as actividades que realizan las áreas administrativas u operativas del Organismo, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. CABM.- el Catálogo de Bi enes Muebles que expide la Secretaría de la Función Pública y que se utiliza para identificar y clasificar los bienes por grupo genérico y especie. Cantidad Máxima.- El tope de cada material o de cada producto que debe almacenarse. Cantidad Mínima.- La existencia que sirve de señal para reabastecer. Captura.- Registro de información que se hace en el sistema institucional. Características.- Es la forma de detallar los componentes de un bien a comprar. Catálogo de Firmas.- Concentrado de nombres, cargos y firm as originales de los servidores públicos facultados para recibir y despachar bienes muebles a nivel nacional. Cédula de Transferencia.- Es el formato que se elabora pa ra que la s Unidades Administrativas del Organismo, reporten sus cambios de bienes instrumentales por asignación o baja, según sea el caso. Conservación.- Las actividades destinadas a garantizar el buen estado y aspecto de los bienes físicos, sin permitir su deterioro. Conteo.- Actividad de contar los bienes.

8 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 8 de 72 Custodia.- Los bienes de con sumo e in strumentales que se g uardan temporalme nte en l as instalaciones del Almacén central o de los centros de trabajo. Disposición Final de Bienes.- el acto a travé s del cual se reali za la desincorporación patrimonial de bienes muebles (venta, donación, permuta, dación en pago o destrucción). Especificaciones.- Es la forma de explicar en particular las características de los bienes de consumo e instrumentales a comprar. Expediente y/o Minutario.- Conjunto de documentos que integra un legajo para consulta. Factura.- Es el documento fiscal que refleja cantidad, precios unitarios, importes totales, descripción y características de los bienes de consumo e instrumentales comprados. Forma Valorada.- Formatos folia dos u tilizados p or el Organi smo en el eje rcicio de sus fu nciones de prestación de servici os (ej. Ca rtilla d e Identid ad), o p ara efe ctos administrativos (ej emplo: póli zas d e cheques). Manual.- El Manual d e Procedimi entos para la Re cepción, Con trol y Suministro de lo Almacén Central y Depósitos en tránsito a Nivel Nacional. s Bienes d el Marbete.- Es el formato que se utiliza para i dentificar los bie nes de con sumo e instrume ntales en la toma física de inventarios. Material Deteriorado.- E l mat erial q ue por haber suf rido mod ificaciones e n su s características y especificaciones originales, no puede ser utilizado para el fin qu e fue adquirido, pero que dependiendo del grado de deterioro, puede ser reparado o utilizado para otro fin. Material Excedente.- La cantidad en existencia que rebasa a l a fijada como máximo, cuando ésta es diferente a cero. Material Obsoleto.- El material que por la aplicación de nuevas tecnologías, ha dejado de ser útil. Materiales de Uso Común.- Lo s bi enes que son utilizad os para fin es diversos y por difere departamentos o áreas de especialidad. ntes Mesa de Servicios.- El área, in stancia o medio electrónico qu e capta l as solicitudes o gestion a en automático el otorgamiento de bienes o la prestación de servicios. Minuta.- Es el documento escrito p or el usuario, donde hace constar los hechos que permitan dar l a opinión de aceptar o re chazar los bienes de consumo e instrumentales requeridos y depositados por el proveedor en el Almacén Central. Mobiliario y Equipo.- El bien mu eble utiliza do para el desarrollo de la s actividades q ue realizan el Organismo, siendo susceptibles de l a asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual. Organismo ó Sepomex.- El Servicio Postal Mexicano. PAAAS.- Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Pase de Salida.- el documento por medio del cual, se controlan las salidas y entradas de los bienes. Plaqueo.- Actividad de grabar placas de aluminio co n u n n úmero de inven tario y colocarlas e n lo s bienes instrumentales. Proveedor.- Es la persona físi Organismo. ca o moral q ue abastece o entrega lo s biene s comp rados p or el

9 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 9 de 72 Punto de Pedido o Re-Orden.- El sal do en inve ntario q ue sirve com o indi cador para p romover una iniciativa de compra, tomando en consideración los tiempos de procura, ya que la existencia al momento cubrirá la demanda hasta en tanto se reabastece el Almacén. Reasignación.- El movimiento interno de mobilia rio y/o equipo que modifi ca al re sponsable de su custodia dentro de la misma área de adscripción que efectúan las unidades administrativas. Recursos Materiales.- La administración de los activos fijos, operación de los almacenes y entrega de servicios generales con el fin de contribuir a la generación de valor al Organismo. Registro de Entrada de Bienes al Almacén.- E l docum ento utilizado para llevar el control de las entradas de los bienes inventariables al resguardo del Almacén. Remisión.- Es el do cumento que refleja ca ntidad, pre cios unit arios, impo rtes totale s, d escripción y características de los bienes de consumo e instrumentales comprados. Requisitos Fiscales.- Información fi scal contenida en l as fa cturas qu e p resenta el proveedor al entregar los bienes al Al macén, como; nombre de la empresa (f ísica o moral), R.F.C., domicilio de la empresa, número de la factura, fecha, impresión de la cédula de registro, entre otras. Responsable de los Recursos Materiales.- El servidor público con rango no inferior a Director General o eq uivalente en el Organismo q ue tenga a su cargo l a a dministración de lo s almacenes, y l a distribución de bienes e insumos. Salida de Almacén.- El documento que es utilizado para registrar las salidas de bienes inventariables. Toma Física.- Es el recu ento físi co d e lo s bie nes de consumo e in strumentales existe ntes en el Almacén del Organismo. Tránsito.- Cuando existan bienes que se reciban en un Estado diferente al Almacén Central, se quedan de manera temporal y de inmediato se distribuyen a los usuarios de acuerdo a los requerimientos. Unidad Administrativa.- Partes en la que se su bdivide la estructura organizacional del Servicio Postal Mexicano, y a las cuales se les han asignado funciones, responsabilidades específicas y una asignación presupuestal; Dire cción General, Órga no Interno d e Co ntrol y Direcciones de Áre a, Su bdirecciones, Gerencias y Centros de Trabajo. Unidad de Almacenes e Inventarios.- el Á rea e specífica re sponsable de llevar a cabo el control, almacenamiento y abastecimiento de los bienes de consumo y bienes instrumentales. Usuario.- El servidor público que solicita y ocupa los bienes y servicios. Vigencia.- Es el tiempo estipulado en el contrato que tiene el proveedor para entregar los bienes de consumo e instrumentales comprados. Visto Bueno (Vo. Bo.).- Es la acción que se realiza por el Área requirente para extender por escrito la aprobación de aceptación de bienes de consumo e instrumental comprados para el Organismo.

10 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 10 de POLÍTICAS GENERALES 1. El Almacén Central debe cumplir con la función de abastecimiento permanente a todas las áreas del Organismo, conforme a los procedimientos establecidos en este Manual. 2. Los depósitos en tránsito a nivel nacional tienen la obligación de abastecer a todas sus unidades de trabajo y de llevar registros internos que permitan el adecuado control de los bienes. 3. En caso de ausencia del Coordinador del Almacén Central, el Jefe del Alma cén Central suplirá momentáneamente su ausencia. En caso de au sencia del Jefe del Alm acén Ce ntral, suplirá su ausencia el Jefe de Sección Metropolitana. 4. El Gerente de Almacenes e Inventarios es responsable de revisar periódicamente el Manual y en caso de qu e requiera ser modificado por la adici ón o adecuación de funcion es, debe solici tar la intervención de la Gerencia de Organización, a fin de gestionar su autorización ante el COMERI. 5. No serán recibido s bien es en el Alma cén Cent ral cuando no se cue nte con la notifica ción de entrega por parte d el proveedor, que deberá de ser recibida por escrito y por lo meno s con 24 horas de anticipación. 6. Para la rece pción de los bi enes en el Al macén Central el Área u suaria o Á rea requirente deberá de entregar el Reporte de Visto bueno o reporte de rechazo. 7. El Almacén se dividirá en dos Áreas: Administrativa y Operativa: a. El Área a dministrativa maneja rá en forma minuciosa el control e n la elabo ración, procesamiento y dist ribución de la info rmación y documentación referente a l as e ntradas y salidas de los bienes, así como vigilar que no se agoten los materiales (máximos y mínimos). b. El Área operativa se dedicará a la recepción, almacenamiento, entrega y conservación de los materiales. 8. Los u suarios de todas la s áre as de l os Ce ntros de Trab ajo deberán solicitar y utiliza r los materiales y artículos atendiendo a las políticas de austeridad y racionalidad del gasto público. 9. Los procedimientos de preferencia deberán de ejecutarse en sistemas electrónicos, a efe cto de lograr la automatización de los procesos y sustituir formatos impresos y sellos, entre otros. 10. Los documentos se conservarán dentro del al macén por un período de tres años incluyendo el año que tra nscurre; posteriormente, serán resguardados en el archivo q ue corresponda, por un periodo de dos a ños m ás, y para el ca so de los bie nes n o útiles lo s documento s serán resguardados por cinco años. 11. Toda la do cumentación relativa a la recepci ón y pro piedad de los bienes, de berá mantenerse en custodia en forma ordenada, sistematizada, en buen estado, legible y sin tachaduras. 12. Durante la estadía d e lo s bie nes en el alma cén, se d eberá garantizar su integrid ad fí sica y funcional, cuidando los aspectos técnicos, administrativos, de seguridad y protección ambiental. 13. Para el ade cuado control de las existe ncias de los almacenes, el Organismo deberá contar con sistemas manuales o informáticos que permitan la consulta en tiempo real de las entradas, salidas y existencias en lo s almacenes. El si stema deberá permitir la consulta de todos los almacenes y bodegas con los que cuente el Organismo.

11 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 11 de En los casos en qu e po r necesi dades del Or ganismo se a ne cesario contar con almacenes o bodegas tem porales, su control d eberá ser i ncorporado e n el sistema m anual o i nformático señalado en el párrafo precedente. Cuando e stos alma cenes o bodeg as temporal es sean cerrados deberán formulars e las ac tas de ent rega-recepción correspon dientes, c omprendiendo tanto los bienes muebles aún en existencia, como toda la documentación que se generó durante la existencia del Almacén o bodega transitoria. 15. La entrega extemporánea de bienes deberá estar avalada invariablemente por el área usuaria y/o la requi rente mediante la firma de pu ño y letra e n el repo rte de ace ptación o re chazo, sin menoscabo de la aplicación de las sanciones a que haya lugar. 16. Todas la s operaciones de entra da, salida, tr aspaso, devolución, trasla do, re sguardo y baj as de bienes m uebles e n el Alm acén, deb erán re gistrarse en el m omento en q ue se lleven a cabo y contar con la documentación soporte correspondiente; realizando la confronta entre la exi stencia física y el saldo del sistema de registro (inventario perpetuo). 17. Los productos qu e re quieran u n cuida do e special como medicamentos y p roductos quí micos, deben gua rdarse en lo s esp acios de stinados para tal fin, vigilan do el cum plimiento de la ficha técnica del bien o producto que se trate. 18. Será responsabilidad de la unid ad administrativa que solicitó la ad quisición de bi enes, el seguimiento de sus entregas. 19. Al reci birse l os bi enes m uebles p ara resguardo, se definirá do cumentalmente el pe ríodo de custodia, con base en las disponibilidades y demandas de espacio y en el tipo de bienes muebles. Al vencimiento del mismo, se deberá notificar por escrito al área solicitante para que proceda a su retiro. De no llevarse a cab o en el periodo e stablecido el Al macén qu edará fa cultado para determinar su destino, conforme a la normativa aplicable. 20. Para cambiar la afe ctación de un bie n, debe rán m odificarse lo s do cumentos co rrespondientes, dejando constancia del cambio. 21. La remitirá al responsable del Almacén el catálogo de firmas de lo s servid ores pú blicos autori zados para solicitar bien es, mi smo q ue d eberá de m antener actualizado. 22. El Coordinad or del Alma cén se rá resp onsable de l a integrid ad física y funci onal de los bi enes muebles bajo su custodia durante el período de guarda y custo dia de los bienes y de prever l a rotación de los mate riales para evitar su cadu cidad o deteri oro, seg ún sus cara cterísticas específicas. 23. Todo tipo de movimiento de los bienes del Almacén será documentado, señalando la descripción, cantidad, codificación y fecha de caducidad, en su caso, del material. 24. A efecto de centralizar la operación del Almacén Central se realizará lo siguiente: a) Se evitará l a crea ción de bod egas o el almacenamiento d e biene s m uebles en lu gares diferentes al Almacén; b) Para l os alm acenes o bo degas te mporales se de berá de levant ar un i nventario físi co de l as existencias de dichos bienes en áreas diferentes al Almacén central, procediendo, en los casos que no se consideren justificados a concentra rlos en el Alma cén central q ue co rresponda a l centro de trabajo. Asimi smo, se p rocederá a la identifica ción de aqu ellos que ya n o se consideren ú tiles pa ra su inmedi ata d esincorporación, co nforme a la s di sposiciones le gales

12 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 12 de 72 correspondientes; c) Reduzcan en al meno s q uince por ciento respecto del ejercici o anterio r las adquisiciones a través de los fondos revolventes; d) Reduzcan las mermas, obsolescencia y pérdida de bienes; e) Reduzcan la capacidad ociosa de almacenaje, así como de la mano de obra correspondiente, f) Reduzcan a mes y medio de abastecimiento el nivel promedio de inventarios. g) Establecerán las me didas necesarias para llevar a cabo el ap rovechamiento adecuado de los espacios destinados a almacenamiento, a ef ecto de evitar espa cios no utilizados o desaprovechados. 25. El material que no haya tenido movimiento en un período igual o mayor a u n año, se considerará material sin movimiento. Si despu és de haber promovido su uti lización no h a sido re querido, se atenderá su destino final, previa ratificación o rectificación del área usuaria. 26. Toda l a info rmación q ue genere el Al macén (estadísticas de consumo, niveles de exist encia, puntos de re orden, entre otros) deb erá re portarse perió dicamente a las á reas u suarias y de adquisiciones, a efecto d e que sirva de ba se p ara la el aboración d el Prog rama An ual de Adquisiciones respectivo. 27. Cuando los bienes recibidos requieran de inspección específica, ésta y la emisión de recepción de conformidad se re alizarán en un tiempo no mayor a cinco días naturales, excepto cuando en el contrato se haya estipulado otro plazo.

13 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 13 de PROCEDIMIENTOS Unidad Responsable: 6.1 Procedimiento: GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS / GERENCIA DE SUMINISTROS OPERATIVOS / COORDINACIÓN DE ALMACENES / RESPONSABLE DE ENTRADAS / JEFE DEL ALMACÉN CENTRAL Y GERENCIA DE ADQUISICIONES / ÁREA USUARIA RECEPCIÓN, RESGUARDO Y REGISTRO DE BIENES EN ALMACÉN Objetivos 1. Verificar que todos los bienes adquiridos que arriben al Almacén (por concepto de compra, donación, permuta y reaprovechamiento, entre otros) cumplan con la descrip ción, cantida d, estado y calidad, e stablecidos e n e l contrato o documento de traspaso. 2. Asegurar la c alidad y confiabilidad d el registro y c ontrol de los b ienes entregados al Almacén. 3. Promover las acciones que agilicen y permitan un control confiable del ingreso, acomodo, ubicación y regi stro de lo s bienes que se reci ben para su guarda y custodia hasta su utilización. 4. Verificar q ue los bienes devueltos al Almacén cu mplan con l a de scripción, cantidad y estado de uso preestablecidos. Descripción: Acciones relativas a la recepción, gua rda, custodia, regi stro y de spacho d e lo s bienes que llegan a l os almacenes por motivo de co mpra, traspaso o devolución de las áreas administrativas y operativas.

14 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 14 de 72 Responsable No. Actividad Documento Subdirección de Recursos Materiales o Gerencia de Adquisiciones 1 Envía copia del pedido o contrato al Almacén. Copia d e ped ido o contrato. Proveedor 2 Informa del arribo de bienes al Almacén. Aviso de arribo Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén 3 Recibe notificación d e arribo d e b ienes y ela bora logística de descarga d e bi enes, n otifica al ár ea usuaria y/o requ irente registra en el sistema informático localización o acomodo del bien. Logística de descarga. Programa de arribo. Registro en el Sistema informático op erativo d el Almacén. Jefe de Almacén 4 Mediante corr eo el ectrónico o nota, soli cita de inmediato la presencia de un repres entante del áre a usuaria o requirente cuando sea el caso. Proveedor 5 Ingresa al A lmacén, se r egistra e n la li breta d e control y entr ega la siguiente d ocumentación a l Responsable de Entradas: Correo electrónico o nota Registro en la libr eta d e control Copia del contrato y en su c aso modificatorio o prórroga. Factura y/o nota de remisión, original y copia. Responsable Entradas de 6 Recibe documentación, verifica requisitos fiscales en el caso de fa ctura y n ota de remis ión: i mportes, costos unitarios, canti dad de bie nes, importe en letra, descripción del artículo y un idades de medida, y e n e l contr ato: númer o de co ntrato, vige ncia, partida presupuestal, cantidad de piezas a recibir por parte d el A lmacén, cost o e imp ortes, deb iendo coincidir ambos documentos. Los documentos coinciden y son correctos? Sí: Pasa a la actividad 10 No: pasa a la actividad 7 7 Devuelve los docum entos al proveedor para su corrección. 8 Avisa al Coordinador del Almacén para que en caso de contrat o venci do o irr egularidades en los documentos notifican a la Gerencia de Adquisiciones por parte del Área Administradora de Contratos y no recibe hasta que indiquen por escrito que procede la recepción. Gerencia Adquisiciones de 9 Informa la proce dencia o improcedencia de recepción de bienes. Proveedor 10 Surte bi enes en Alm acén o centros de trabaj o especificado. Notificación de irregularidades media nte oficio a la G erencia d e Adquisiciones. Escrito d e pr ocedencia o improcedencia d e recepción de bienes Constancia d e b ienes entregados medi ante sello d el A lmacén en documentación entregada p or el proveedor.

15 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 15 de 72 Responsable No. Actividad Documento Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén Área usuaria y/o Área requirente Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área responsable Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área responsable / Gerencia de contabilidad Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área requirente Jefe de Almacén / Coordinador de Almacén y Gerente de Almacenes e Inventarios 11 Coteja cantidades recibidas y verifica características establecidas en e l contra to (fechas de entreg a, embalaje, entre otros). Se requiere inspección específica? Sí: pasa a la actividad 6. No: pasa a la actividad 7 12 Efectúa ver ificación y pruebas nec esarias p ara cotejar los artículos contra muestra, diseño, folleto o especificaciones técn icas. V erifica que l os bi enes a recibir c umplan con l as especific aciones y características seña ladas en el c ontrato y/o de conformidad con l a mu estra, folleto o dise ño entregado por la Gerencia de Adquisiciones. Se aceptaron los bienes? Sí: pasa a la actividad 14. No: pasa a la actividad Devuelve bienes al proveedor quedándose con una copia de l re porte de re chazo e mitido por e l Área usuaria y/o requirente. 14 Recibe b ienes de co nformidad y d a de alta en e l sistema infor mático de r egistro o perativo del Almacén y financiero/contable quedándose c on una copia de l rep orte de visto b ueno de ac eptación d e los bienes que genera el área usuaria. 15 Revisa fechas de entrega. Se entregó en tiempo? Sí: pasa a la actividad 10. No: pasa a la actividad Envía informe de inc umplimiento a las S ubdirección de Recursos Materiales y Gerencia de Adquisiciones para trámite de aplicación de penas convencionales, sanciones o deductivas. Reportes de Vo. Bo. o reporte de rechazo. Registro en el sistem a (manual o i nformático) operativo del Almacén. Reporte de r echazo d e bienes. Registro en el sistem a operativo del Almacé n y en el sistema informático) financiero/contable. Reporte operativo. Reporte o i nterface financiero/contable. Informe de incumplimiento del proveedor por entrega extemporánea. Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área responsable 17 Sella y firma de recibido la factura y ent rega al proveedor p ara proces o de pago (e n el caso de contar c on fa cturación e lectrónica se ace pta co n firma electrónica). Proveedor 18 Recibe factura sellada para trámite de pago. Son bienes instrumentales? Sí: pasa a la actividad 12. No: pasa a la actividad 14. Factura sellada. Pedido sellado. Contra-recibo.

16 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 16 de 72 Responsable No. Actividad Documento Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área responsable / Gerencia de contabilidad 19 Actualiz a inventario de bienes i nstrumentales y asigna número d e i nventario al bi en y re gistra e n sistemas manual o informático. Registro e n s istema de control de bi enes instrumentales y en e l sistema financiero/contable. Bien(es) etiquetado(s). Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área responsable Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área responsable / Gerencia de Contabilidad Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén Área Usuaria o de Adquisiciones Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área responsable 20 Recibe físicam ente l os b ienes para entrega al ár ea usuaria conforme lo requiera. Se entregaron los bienes al área usuaria? Sí: pasa a la actividad 14. No: pasa a la actividad Resguarda los bienes en la sección correspondiente, registra e n forma glo bal l os bie nes d e con sumo e n sistema (man ual o i nformático) loc alización o acomodo de l b ien y genera r eportes p eriódicos o a solicitud. 22 Registra e ntrega d e b ienes al ár ea usuaria y/o requirente en sistemas. 23 Recibe bi enes, e n su caso, solicita y/o firma resguardo. Registro e n Sistema operativo de l Almacén informático y en el Sistema financiero/contable. Listado de bien es almacenados. Vale d e entr ega p ara resguardo. Registro e n Sistema operativo de l Almacén informático. Vale de entrega. Listado de bien es entregados. Cantidad física resultante. Vale de recepción. Resguardo. 24 Actualiza inventario y resguardos. Inventario y resguardo actualizado TERMINA PROCEDIMIENTO

17 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 17 de 72 DIAGRAMA DE FLUJO Subdir. de Rec. Mat. o Gcia. de Adquisiciones Proveedor Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén Responsable de Entradas Área Usuaria y/o Área Requirente INICIO 1. En vía c opia de l pe dido o contrato al Almacén. 2. Informa del ar ribo de b ienes al Almacén. 5. Ingr esa a l Alm acén, s e registra en la libreta de control y entrega l a s iguiente do ctos. al Responsable de Entradas: Copia de l c ontrato y en s u caso modificatorio o prórroga. Factura y/o not a de r emisión, original y copia. 3. Recibe notificación de arribo de bi enes y e labora l ogística de descarga de bienes, notifica al área us uaria y /o requirente registra en e l s istema informático loc alización o acomodo del bien. 4. Me diante c orreo electrónico o nota, solicita de inmediato la presencia de un r epresentante del ár ea us uaria o r equirente cuando sea el caso. 6. Rec ibe doc umentación, verifica requisitos fiscales en el caso d e f actura y no ta de remisión: i mportes, cost os unitarios, c antidad de b ienes, importe en letr a, d escripción del ar tículo y unidades d e medida, y en el contrato: número de c ontrato, v igencia, partida pr esupuestal, c antidad de pi ezas a r ecibir po r pa rte del Almacén, costo e im portes, debiendo c oincidir a mbos documentos Doctos Correctos? 10. Surte bienes en Almacén o centros de tr abajo especificado. SI NO 7. Devuelve los documentos al proveedor para su corrección Inf orma la pr ocedencia o improcedencia de recepción de bienes C oteja c antidades recibidas y verifica características es tablecidas en el contrato (fechas de entrega, embalaje, entre otros) SI Requiere Inspección? NO 13. Co n e l Ár ea Res ponsable, Devuelve b ienes al pr oveedor quedándose con una copia de l reporte de r echazo emitido por el Área usuaria y/o requirente. FIN 2 8 A visa a l C oordinador de l Almacén par a que en c aso d e contrato venc ido o irregularidades en los documentos notif ican a la Gerencia de Ad quisiciones por parte de l Ár ea Administradora de Contratos y no r ecibe hasta que i ndiquen p or es crito qu e procede la recepción Efectúa ver ificación y pruebas n ecesarias para cotejar los artículos c ontra muestra, dis eño, f olleto o especificaciones téc nicas. Verifica que los bienes a recibir cumplan c on las especificaciones y características señaladas en el contrato y/o d e c onformidad con la muestra, folleto o diseño entregado p or la G erencia de Adquisiciones. SI Bienes Instrumentales? NO 14. Rec ibe bi enes de conformidad y da de a lta en el sistema informático de registro operativo del Alm acén y financiero/contable quedándose con una copia del reporte de v isto bu eno d e aceptación d e los b ienes qu e genera el área usuaria. 2 NO SI Acepta Bienes? 15. Revisa fechas de entrega Recibe factura sellada para trámite de pago. SI Entrega en Tiempo? NO En vía incumplimiento a la SRM y G cia d e Adquisiciones para ap licación de p enas convencionales, s anciones o deductivas Sella y firma de r ecibido la factura y e ntrega al proveedor para pr oceso de pa go ( en s u caso firma electrónica).

18 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 18 de 72 Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área responsable / Gcia. de contabilidad Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén Área Usuaria o de Adquisiciones Ac tualiza in ventario de bienes instrumentales y asigna número de i nventario al bien y registra en s istemas manual o informático. 20. R ecibe f ísicamente los bienes par a en trega al área usuaria conforme lo requiera. 21. Resguarda los bienes en la sección c orrespondiente, registra en f orma global los bienes de consumo en sistema (manual o inf ormático) localización o ac omodo de l bien y ge nera r eportes periódicos o a solicitud. NO Entregaron Bienes al Área? SI R egistra entr ega de bienes al área usuaria y/o requirente en sistemas. 23. Recibe bienes, en s u caso, solicita y/o firma resguardo. 24. Ac tualiza in ventario y resguardos. FIN

19 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 19 de 72 Unidad Responsable: 6.2 Procedimiento: GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS / COORDINADOR DE ALMACENES/ RESPONSABLE DE ENTRADAS / UNIDAD O RESPONSABLE DE RECURSOS MATERIALES EN LOS DEPÓSITOS EN TRÁNSITO Y CENTRO DE TRABAJO. RECEPCIÓN Y ALTA DE BIENES POR CONTRATOS ABIERTOS Y ENTREGAS EN SITIO Descripción: Controlar la recepción de biene s p or contratos abi ertos y entre gas en sitios diferentes al Almacén Central. RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN RECEPCIÓN DE BIENES Proveedor 1 Ingresa al Al macén C entral, registra su i ngreso en l a libreta de co ntrol y e ntrega documentación al Coordinador de Almacén. Responsable de Entradas 2 Recibe d ocumentación, verifi ca contrato contra factura y nota d e remi sión, ver ifica requisitos fisc ales: importes, costos unitarios, canti dad de b ienes, im porte e n letra, descripción d el artículo y unidades d e m edida, y en el c ontrato: núm ero de c ontrato, vigencia, partida presupuestal, ca ntidad de pi ezas de bi enes a r ecibir por parte de l Almacén, costo e imp ortes. Para el caso de bie nes instr umentales revisa Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales. NO PROCEDE 2.1 En caso de datos incorrectos en l a factura, Nota de Remisión o Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales, devuelven los documentos al proveedor para su corrección. (regresa a la actividad No. 1). 2.2 En caso d e contrato vencido da aviso al Coordinador del Almacén quien a su vez da aviso por correo electrónico o memorándum a la Gerencia de Adquisiciones y no recibe los documentos hasta que dicha área indique por escrito que procede la recepción. PROCEDE 3 Si la factura o remisión está correctamente requisitada y la entrega se encuentra dentro de la vigencia del contrato respectivo, estampa sello de recibo en la Nota de Remisión, se queda con dos copias y devuelve al Provee dor Factura y Nota de Remis ión originales y copia de la Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales. BIENES CONSUMIBLES 4 Captura en el Sistema de Al macenes y em ite reporte d e entrad a al Alm acén e n dos tantos, firma y turna al Jefe de Almac én, j unto co n la co pia d e la factu ra y n ota de remisión para su revisión y firma. Jefe de Almacén 5 Recibe, verific a, firma la do cumentación y turna al Coo rdinador d e Almace nes (o devuelve al Responsable de Entradas para corrección). Coordinador del Almacén Responsable de Entradas 6 Recibe, verific a, firma la do cumentación y regresa a l R esponsable d e Entradas (o devuelve al Responsable de Entradas para corrección). BIENES INVENTARIABLES 7 Entrega al R esponsable d e Sistemas co pia d e l a factura y not a de remisió n de l proveedor y original de la Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales.

20 DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 20 de 72 RESPONSABLE Responsable de Sistemas Responsable de Entradas Coordinador de Almacenes ACT. NO. DESCRIPCIÓN 8 Recibe copia de la factura y nota de remisi ón y original de la Minut a de A ceptación de Bienes Instrumentales, captura y emite reporte de entrada en dos tantos, recaba firmas y entrega a la Responsable del Entradas. BIENES CONSUMIBLES E INVENTARIABLES 9 Recibe rep orte de entra da (consumi ble o inventar iable) firmad a en dos tant os, acompañada de cop ia d e l a factura, Nota de Rem isión y ori ginal d e la Min uta d e Aceptación de Bien es par a el cas o de bienes i nventariables y ar chiva un tanto en el minutario de entradas y otro tanto en expediente del Proveedor / contrato. 10 Recibe del área de Sistemas de la, las pólizas de movimientos d e entrad as y de sal idas e n dos tantos, elab ora ofici o a l Gerente de Contabilidad, recaba firma del Gerente de Almacenes e Inventarios y lo despacha. 11 Archiva acuse de recibo y copia de la información contable entregada a la Gerencia de Contabilidad mensualmente. TERMINA PROCEDIMIENTO

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