Manual de usuario. ISO_YiQi_Hotel_ManualUsuariov1.0

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1 Manual de usuario

2 Tabla de contenido 1. Introducción Objetivo de este manual Requerimientos técnicos Operaciones iniciales de puesta en marcha Configuración inicial de habitaciones Base de clientes, pasajeros y proveedores previa Servicios turísticos Adicionales de estadía Temporadas (precios) Operaciones específicas del módulo alojamiento Estadía Operaciones específicas del módulo Gestión Producto Pedidos de transfer Venta de servicios turísticos Operaciones específicas del módulo Compras Proveedores Factura de compra Operaciones específicas del módulo Facturación a clientes Cliente Factura de venta Operaciones específicas del módulo Customer care Operaciones específicas del módulo Habitaciones Tipo de habitación Habitación Tipos por habitación Operaciones específicas del módulo Caja Movimientos Operaciones y funcionalidades generales del software Smarties (vistas) y gráficos Importación / exportación Excel Smarties (vistias) y alarmas Dashboard o panel inicial Otras herramientas Anexo I: preguntas frecuentes (FAQs) Qué procesos gestiona YiQi Hotel? Cómo configuro las habitaciones de mi hotel? Cómo veo la ocupación de mi hotel? Cómo doy de alta una nueva estadía? Cómo asigno transfers, servicios turísticos y pagos a una estadía en particular?...8

3 1. INTRODUCCIÓN YiQi Hotel permite gestionar las operaciones de su hotel: Estadías, Pasajeros, Consumos, Productos y stock, Ventas de servicios turísticos, Transfers, Clientes, Proveedores, Facturas de venta y compra, etc. 2. OBJETIVO DE ESTE MANUAL El objetivo de este manual es guiar al usuario tanto en las operaciones iniciales como en las habituales, en lo que refiere a la gestión dentro del software YiQi Hotel. 3. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Procesador: Pentium IV (o similar) o superior; 1Gb (un gigabyte) o más de memoria RAM; conexión a internet; navegadores recomendados de internet: últimas versiones de Internet Explorer, Google Chrome, y Mozilla firefox. 4. OPERACIONES INICIALES DE PUESTA EN MARCHA Cada usuario tendrá asignada una empresa creada al momento del alta de dicho usuario. Dentro de la empresa, se podrán definir las siguientes estructuras o parámetros: 4.1. Configuración inicial de habitaciones En el módulo Habitaciones se deberán completar los Tipos de habitación disponibles en el hotel (Single, Doble, Doble matrimonial, etc.). Luego será necesario crear las habitaciones del hotel a gestionar indicando el número de habitación y los tipos posibles por cada una. Por ej. Una habitación podrá tener un Tipo de habitación Single y otro Doble, etc. YiQi creará como ejemplo algunos de estos tipos de habitación para su mejor comprensión Base de clientes, pasajeros y proveedores previa Es posible importar desde planilla de cálculo (Excel) la base de datos actual de sus clientes. Sus clientes en YiQi Hotel son aquellos a nombre de quienes Ud. facturará las estadías. Ingresando a Clientes en el módulo Facturación a Clientes, será posible seguir los pasos indicados en el proceso de importación desde Excel (ver Anexo) para tener disponibles a sus clientes en el software. Ingresando a Pasajero en el módulo Alojamiento, será posible seguir los pasos indicados en el proceso de importación desde Excel (ver Anexo) para tener disponibles a sus Pasajeros en el software. Ingresando a Proveedor en el módulo Compras, será posible seguir los pasos indicados en el proceso de importación desde Excel (ver Anexo) para tener disponibles a sus Proveedores en el software Servicios turísticos En el módulo de Configuración es posible configurar los servicios turísticos ofrecidos en su hotel. En cada Servicio turístico se podrá definir:

4 - Datos generales: Proveedor, nombre del servicio, descripción del servicio, comentario o sugerencias internas respecto del servicio. - Será posible también definir la tarifa neta, la comisión de la agencia, comisión del hotel, de la gerencia y del empleado. Todas conformarán el importe total del servicio 4.4. Adicionales de estadía En Adicional de estadía, en el módulo de Configuración, es posible definir el porcentaje agregado al precio del día de la habitación por early check in o late check out. Estos porcentajes se impactarán en las estadías en las cuales se marque el ECI o el LCO Temporadas (precios) En la entidad Temporada del módulo Habitaciones, es posible definir Temporadas con los precios de cada habitación por Tipo de habitación, permitiendo de esta forma que YiQi Hotel calcule los importes sugeridos de las Estadías. 5. OPERACIONES ESPECÍFICAS DEL MÓDULO ALOJAMIENTO 5.1. Estadía La estadía es el corazón de YiQi Hotel: en ella se gestionarán las reservas, los pasajeros o huéspedes, sus gastos y servicios, y también sus pagos. Para cada estadía se podrá incluir la habitación, tipo de habitación, fecha desde, fecha hasta, cantidad de pasajeros solicitada, check de early check in, check de late check out, importe, moneda, promoción, observaciones particulares, cliente existente, pasajero existente, apellido, nombre, nacionalidad, tipo de documento, número de documento, de contacto, teléfono de contacto, celular de contacto, origen del contacto, check de facturación a nombre del pasajero, razón social de la empresa y tipo de factura a emitir. Gestión de la estadía: por cada estadía se puede realizar el seguimiento de los importes relacionados con gastos del pasajero o huésped, se podrá visualizar los valores relacionados con total de venta de servicios, total de transfers, total de consumos, total de estadía, total, subtotal de pagos, pendiente de cancelación y cantidad de días. Estados: Pendiente, Calculando importe, Cancelada, Reservada, Calculando importe R, Check in, Calculando importe CI, Check out y Pagada.

5 6. OPERACIONES ESPECÍFICAS DEL MÓDULO GESTIÓN En este módulo podrás gestionar los pedidos de transfer, ventas de servicios turísticos. También los productos y sus movimientos de stock Producto Será posible definir para cada producto su nombre, precio, categoría, y si se descuenta o no de stock al ser consumido Pedidos de transfer Se podrán crear pedidos de transfers para Estadías específicas, indicando la Empresa de transfer (ingresado en sus Proveedores), la fecha y hora de pick up, aerolínea y plataforma, nro de vuelo, etc. También será posible indicar el importe a cobrar al pasajero por ese servicio Venta de servicios turísticos También es posible realizar ventas de este tipo de servicios asociados a Estadías puntales. Previamente será necesario cargar en YiQi Hotel los servicios turísticos que puede brindar su hotel, según se describe en el punto 4.3 del presente manual. En la carga de las ventas de los servicios turísticos se podrán ingresar el Pasajero (estadía asociada), la fecha, el nro. de voucher, el proveedor y el servicio brindado. 7. OPERACIONES ESPECÍFICAS DEL MÓDULO COMPRAS En este módulo podrás gestionar Proveedores y Facturas de Compras Proveedores En cada proveedor se podrán detallar Razón social, CUIT, domicilio y condición frente al IVA. También será posible habilitar o deshabilitar proveedores Factura de compra Se podrán ingresar Facturas de compra con el proveedor, tipo de factura, número y fecha, como también ingresar el resto de los datos de la factura. 8. OPERACIONES ESPECÍFICAS DEL MÓDULO FACTURACIÓN A CLIENTES Gestiona aquí las Facturas de venta y tus Clientes. Recordá que el Check In de las Estadías completa automáticamente la base de datos de tus Clientes. También el Check out de las Estadías crea tus facturas de venta Cliente Se podrá detallar Razón social, domicilio, Localidad, etc. También el plazo de días de pago y el tipo de factura a emitir.

6 8.2. Factura de venta Si bien es posible crear facturas de venta manualmente, hay que tener en cuenta que los checkouts de las Estadía generan automáticamente una factura inicial, la cual podrá ser luego completada por el administrador del hotel. Los datos de la Factura de venta son el tipo de factura, número, Cliente, Fecha de emisión, importe Neto, etc. También será posible completar las Cancelaciones y el detalle de la factura, como también Emitir la misma para dejarla asentada en el software. 9. OPERACIONES ESPECÍFICAS DEL MÓDULO CUSTOMER CARE Se podrán registrar en este módulo las Sugerencias de los pasajeros o huéspedes, indicando Cliente, Fecha, Sugerencia y comentario interno respecto de la sugerencia. 10. OPERACIONES ESPECÍFICAS DEL MÓDULO HABITACIONES Aquí podrás determinar la estructura de las habitaciones de tu hotel, determinando sus características particulares Tipo de habitación Son los tipos de habitación disponible en su hotel (por ej. Single, Doble, etc.) Habitación Son las habitaciones de su hotel; en YiQi Hotel se podrán definir el nro de habitación, una descripción de la habitación y los tipos posibles Tipos por habitación Los tipos de habitación (por habitación) permitirán definir la utilización de cada una de ellas; así, será posible definir en cada habitación los tipos posibles (Single, Doble, etc.) detallando el tipo de baño de la misma. 11. OPERACIONES ESPECÍFICAS DEL MÓDULO CAJA Operaciones específicamente relacionadas con empleado, es posible definir y trabajar con las siguientes estructuras o parámetros: Movimientos Al generar Pagos en las Estadías, YiQi crea automáticamente sus respectivos movimientos. De la misma forma cuando hacemos movimientos entre cajas quedarán registrados estos en Movimientos.

7 12. OPERACIONES Y FUNCIONALIDADES GENERALES DEL SOFTWARE Smarties (vistas) y gráficos Son las también llamadas vistas inteligentes: es posible configurar una forma de ver la información y guardarla para acceder luego. Configurá filtros, seleccione y ordene columnas, active operadores (suma, promedio, máximo, mínimo, cantidad, día, mes y año.); luego guarde la smartie con un nombre para acceder a esa vista específica cuando lo desees. También es posible guardar una smartie o vista como gráfico (líneas, barras, barras apiladas, torta, áreas, áreas apiladas) Importación / exportación Excel Es posible exportar la información a planillas de cálculo. Simplemente seleccione el botón de exportar y obtendrá un Excel con la misma información que ud. está viendo. Para la importación, haciendo click en el botón correspondiente será posible obtener un template o plantilla sobre la cual cargar datos para luego seleccionar el archivo y subirlo a YiQi Hotel Smarties (vistias) y alarmas También es posible gestionar alarmas en tus smarties. Simplemente se establecen las condiciones que determinan una alarma (por ej. Pago > $1.500), y activando la alarma YiQi Hotel te avisará cuando existan registros con esta condición a través de mail y mostrando alertas en el inicio Dashboard o panel inicial Agregá tus smarties o vistas al dashboard inicial de YiQi Hotel, para gestionar la información deseada Otras herramientas Novedades: Son las actividades que se llevan adelante en su grupo de trabajo. Notificaciones: Actividades relacionadas con otros usuarios y el tuyo. Favoritos: Ranking de las 10 entidades más utilizadas

8 13. ANEXO I: PREGUNTAS FRECUENTES (FAQS) Qué procesos gestiona YiQi Hotel? YiQi Hotel gestiona Estadías, Habitaciones, Pasajeros o huéspedes, Clientes y Proveedores, los precios de las habitaciones por Temporadas, las compras a través de Factura de compra, las ventas y pagos a través de pagos en Estadías y Facturas de Venta, Movimientos originados por pagos o movimientos entre cajas, Consumos, pedidos de Transfers, Ventas de servicios turísticos, Sugerencias en el módulo Customer Care Cómo configuro las habitaciones de mi hotel? En el módulo Habitaciones, podrás determinar la estructura de las habitaciones de tu hotel, determinando sus características particulares. - Tipo de habitación: son los tipos de habitación disponible en su hotel (por ej. Single, Doble, etc.) - Habitación: son las habitaciones de su hotel; en YiQi Hotel se podrán definir el número de habitación, una descripción de la habitación y los tipos posibles (ver punto siguiente) - Tipos por habitación: los tipos de habitación (por habitación) permitirán definir la utilización de cada una de ellas; así, será posible definir en cada habitación los tipos posibles (Single, Doble, etc.) detallando el tipo de baño de la misma Cómo veo la ocupación de mi hotel? En la entidad Estadía en el módulo Alojamiento, encontrarás una smarite (o vista) llamada Ocupación. Ahí podrás ver de manera diaria, semanal, mensual, o en forma de agenda la ocupación de tus habitaciones Cómo doy de alta una nueva estadía? En el módulo de Alojamiento, haciendo click en Estadía y creando una Nueva. También es posible hacerlo desde la smartie o vista de Ocupación haciendo doble click en la pantalla Cómo asigno transfers, servicios turísticos y pagos a una estadía en particular? Seleccionando la Estadía, se verán pestañas en las cuales se podrán asignar todos esos ítems haciendo click en la pestaña y luego en su botón Nuevo.

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