Quito, Doctor Carlos Pólit Faggioni CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO Presente. De mi consideración:

Transcripción

1

2 Quito, Doctor Carlos Pólit Faggioni CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO Presente. De mi consideración: Hemos efectuado el examen especial a las acciones de control realizadas por los servidores de la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Gobierno, Policía, Cultos y Municipalidades, actual Ministerio del Interior, que intervinieron en la ejecución del examen a la transferencia de recursos económicos realizados por la indicada cartera de Estado a la Unidad de Ejecución Especializada, por el período comprendido entre el 26 de octubre de 2009 y el 20 de diciembre de 2010, fechas de emisión de la orden de trabajo DAI-MG , expedida por el Director de Auditoría Interna del Ministerio de Gobierno, actual Ministerio del Interior, y el envío del informe a la Contraloría General del Estado, respectivamente. Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios y conclusiones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente,

3 ÍNDICE DESCRIPCIÓN PÁGINAS Carta de presentación CAPÍTULO I Información Introductoria Motivo del examen 2 Objetivo del examen 2 Alcance del examen 2 CAPÍTULO II Resultados del Examen Antecedentes 3 Modificación del alcance del examen 3-5 Supervisión y tiempo para la ejecución de la acción de control 5-7 Determinación de la muestra 8-10 Anexo 1 11

4 RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS AG Norma relacionada con la Auditoría Gubernamental CGE Contraloría General del Estado DAI Dirección de Auditoría Interna EAG Norma relacionada con la Ejecución de la Auditoría Gubernamental MG Ministerio de Gobierno PAG Norma relacionada con la planificación de Auditoría Gubernamental USD Dólares de los Estados Unidos de Norte América

5 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El examen especial a las acciones de control efectuadas por los servidores de la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Gobierno, Policía, Cultos y Municipalidades, (Actual Ministerio del Interior a partir del 14 de Julio de 2010, fecha de expedición del Decreto Ejecutivo 410, publicado en el Registro Oficial 235) que intervinieron en la Unidad de Ejecución Especializada, mediante la ejecución del examen a las transferencias de recursos económicos, realizadas por la indicada Cartera de Estado, se realizó con cargo a imprevistos del Plan Anual de Control de la Dirección de Auditoría Interna de la Contraloría General del Estado para el año 2011 y en cumplimiento a la orden de trabajo DAI de 10 de junio de Objetivo del examen Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normativa de auditoría, líneamientos, políticas e instrucciones aprobados por el señor Contralor General, para la ejecución y evaluación de los planes operativos de control, respecto de las acciones de control utilizadas por el equipo de auditoría. Alcance del examen El examen especial cubrió el período comprendido entre el 26 de octubre de 2009 y el 20 de diciembre de 2010, fechas de la emisión de la orden de trabajo DAI-MG y el envío del informe a la Contraloría General del Estado, respectivamente. Servidores relacionados El detalle se encuentra en Anexo 1 Zdop 2

6 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Antecedentes El Director de Auditoría Interna del Ministerio de Gobierno, Policía, Cultos y Municipalidades, actual Ministerio del Interior, mediante orden de trabajo DAI-MG el 26 de octubre de 2009, dispuso realizar el examen especial a la transferencia de recursos económicos, realizadas por el Ministerio de Gobierno a la Unidad de Ejecución Especializada; esta actividad de control se ejecutó con cargo a imprevistos del Plan Operativo de Control del año Al momento de tramitar el informe para su aprobación, la Supervisora de la Dirección de Coordinación de Auditorías Internas de la Contraloría General del Estado, para los controles de calidad del informe producto de la orden de trabajo citada, observó inconsistencias de forma y de fondo, así como la inclusión de comentarios sobre el análisis de operaciones que no estaban consideradas en el alcance de la orden de trabajo emitida, por lo que no se concluyó el trámite de aprobación del informe en mención. Modificación del alcance del examen El Director de Auditoría Interna del Ministerio de Gobierno, Policía, Cultos y Municipalidades, actual Ministerio del Interior, mediante orden de trabajo DAI-MG de 26 de octubre de 2009, autorizó a la Auditora Jefe de Equipo realizar el examen especial a la transferencia de recursos económicos, realizados por la indicada Cartera de Estado a la Unidad de Ejecución Especializada, por el período comprendido entre el 22 de mayo de 2008 y el 31 de octubre de Sin embargo, el equipo de Auditoría Interna del Ministerio de Gobierno, Policía, Cultos y Municipalidades, actual Ministerio del Interior, realizó el examen a las operaciones Administrativas y Financieras de la Unidad de Ejecución Especializada, según se verificó en los papeles elaborados para el efecto y en el plan de trabajo presentado por la Auditora Jefe de Equipo, en lugar del objeto del examen citado. Con oficio 003-CMV-DAI de 22 de julio de 2011, se comunicó al Director de Auditoría Interna del Ministerio de Gobierno, Policía, Cultos y Municipalidades, actual Ministerio 3

7 del Interior, este particular, a fin de que emita sus puntos de vista, quien en comunicación de 3 de agosto de 2011, señaló: No se tomó en cuenta ninguna acción a fin de modificar el alcance en lo referente a la denominación y naturaleza del examen porque nos emitimos al contenido del plan que fuera aprobado por la Contraloría y, en cuanto a la orden de trabajo, tampoco existió indicación por el servidor de la Dirección de Coordinación de las Unidades de Auditoría Interna en lo relacionado con los objetivos hasta cuando se terminó toda la labor de cam po,... Con memorandos 002 y 004-CMV-DAI de 6 y 22 de julio de 2011 respectivamente, se solicitó a la Auditora Jefe de Equipo del Ministerio de Gobierno, Policía, Cultos y Municipalidades, actual Ministerio del Interior, explicar los motivos por los que no solicitó la autorización para modificar el alcance del examen así como las razones para que en el alcance del trabajo, manifieste que el Director de Auditoría Interna autorizó un examen especial a las Operaciones Administrativas y Financieras de la Unidad de Ejecución Especializada; al respecto, la responsable del equipo con memorando de 11 de julio de 2011, señaló que la orden de trabajo la emitió el Director, en base al plan anual aprobado, añadió además:...en reuniones de trabajo inicialmente se pensó en realizar un examen especial a las operaciones administrativas y financiedrfas (sic), y se cambió el texto del plan de trabajo de acuerdo a la orden de trabajo emitida, es un error involuntario que la hoja corregida no conste en el plan. En oficio de 22 de julio de 2011, la auditora Jefe de Equipo, indicó:...no es de m i competencia tomar acciones a fin de modificar el alcance, denominación y naturaleza del examen de las Órdenes de Trabajo emitidas por el Director. Luego de realizada la lectura del borrador del informe la Auditora Jefe de Equipo, en oficio de 19 de agosto de 2011, señaló:...el trabajo ejecutado por el equipo de auditoría se desarrolló en base del plan de trabajo aprobado por el Director, y de la Orden de Trabajo por él em itida... Por lo comentado, se determinó que el Director de Auditoría Interna, incumplió lo establecido en el artículo 77, número 4, letras b) y d) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, así como lo estipulado en el Estatuto por Procesos del Ministerio de Gobierno, Policía, Cultos y Municipalidades, actual Ministerio del Interior, u Cs) 0ü t\ r /Lo 4

8 publicado en Registro Oficial 645 de 21 de agosto de 2002, en lo referente a las funciones del Auditor General y el PAG-02, Planificación de la Auditoría Gubernamental, originando que los objetivos del trabajo ejecutado por el equipo de auditoría, no guarden relación con la naturaleza o denominación del examen autorizado mediante orden de trabajo DAI-MG de 26 de octubre de Conclusión La falta de correspondencia entre el alcance y los objetivos del examen autorizado, señalados en la orden de trabajo, con el que consta en el plan aprobado por el Director, ocasionó que el equipo de auditoría realice el análisis de rubros que no tienen relación con el alcance del plan operativo de control aprobado por el Contralor General del Estado. Recomendaciones Al Director de Auditoría Interna del Ministerio del Interior. 1. Al elaborar el Plan Operativo de Control, considerará la naturaleza de la actividad a realizar, a fin de establecer los objetivos, los cuales deben guardar concordancia, con el objeto del examen, o solicitar la modificación en caso de existir inconsistencias. 2. Dispondrá a los auditores jefes de equipo, considerar y cumplir lo determinado en la orden de trabajo, a fin de guardar consistencia con las acciones ejecutadas. Supervisión y tiempo para la ejecución de la acción de control. En la orden de trabajo DAI-MG de 26 de octubre de 2009 emitida por el Director de Auditoría Interna del Ministerio de Gobierno, Policía, Cultos y Municipalidades, actual Ministerio del Interior, se evidenció que no se asignó un Supervisor que forme parte del equipo de trabajo, para la ejecución del examen especial, por tanto, tampoco se señaló el tiempo a ser empleado en el desarrollo de esta acción de control. 5

9 Con memorando 001-CMV-DAI de 5 de julio de 2011, se solicitó a la Auditora Jefe de Equipo entregar copias de las hojas de supervisión emitidas en el transcurso del examen; quien con memorando de 11 de julio de 2011, indicó:...no existen, p o r cuanto no se efectuó supervisión Y con oficio 004-CMV-DAI de 22 de julio de 2011, se requirió explicación sobre los motivos por los cuales no solicitó al Director de Auditoría Interna, la asignación de un Supervisor para la ejecución del trabajo; con oficio de 22 de julio de 2011, expresó: "...Respecto a que no consta en la orden de trabajo la no asignación de un supervisor que forme parte del equipo y la falta de indicación del tiempo a ser empleado, indico que es responsabilidad del Director de la Unidad de Auditoría Interna, tal como constan en las disposiciones legales y reglam entarias... Al respecto, con oficio 003-CMV-DAI de 22 de julio de 2011, se comunicó al Director de Auditoría Interna; en comunicación de 3 de agosto de 2011, expuso:...2. Con respecto a la designación de un supervisor que forme parte del equipo de trabajo, no es (sic) posible debido a que en la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio, no existe tal funcionario o servidor y la jefe de equipo nombrada es una de las de mayor jerarquía dentro de la unidad... El Director de Auditoría Interna del Ministerio de Gobierno, Policía, Cultos y Municipalidades, actual Ministerio del Interior, inobservó lo señalado en el número 3.- Objetivos de la Supervisión, del Manual General de Auditoría Gubernamental, la norma EAG-10, relativa a la Ejecución de la Auditoría Gubernamental.- Supervisión del Trabajo de Auditoría Gubernamental; y, las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, AG-08, Control de calidad de la Auditoría Gubernamental, EAG-10 Supervisión del trabajo de la Auditoría Gubernamental y PAG-03, Designación del Equipo de Auditoría". Lo comentado, ocasionó que el trabajo no se concluya oportunamente, se ejecute sin una apropiada y adecuada orientación, además que no se cuente con una evaluación oportuna; en efecto, se utilizaron 120 días laborables, sin que conste en la Orden de Trabajo el tiempo estimado para la ejecución de la actividad de control, y que el tiempo 6

10 estimado se defina recién al momento de elaborar el Plan de Trabajo preparado por la Auditora Jefe de Equipo y con la firma de aprobación del Director de Auditoría Interna. Luego de la lectura del borrador del informe, el Director de Auditoría Interna en comunicación de 12 de agosto de 2011, indicó:...me permito indicar que el Plan de Trabajo específico, consecuencia del conocimiento preliminar realizado por la misma Jefe de Equipo, fue bien concebido e incluye los procedimientos necesarios para la satisfacción en los campos administrativos, financieros y de gestión. La opinión vertida en la comunicación mencionada en el párrafo precedente por el Director de Auditoría Interna del Ministerio de Gobierno, Policía, Cultos y Municipalidades, actual Ministerio del Interior, no altera el contenido de este comentario. Conclusión La falta de supervisión y el no establecer el tiempo estimado para la ejecución de la acción de control, ocasionaron que ésta se realice sin la debida orientación y con procedimientos innecesarios, sin permitir la consecución de los objetivos propuestos, a fin de optimizar el tiempo y los recursos. Recomendaciones Al Director de Auditoría Interna del Ministerio del Interior 3. Para futuras emisiones de órdenes de trabajo, incluirá todos los requisitos como son: objetivos que deben guardar relación con la naturaleza o denominación del examen, alcance de la auditoría, nómina del personal que inicialmente integra el equipo en el que se considerará a un supervisor, tiempo estimado para la ejecución del trabajo, incluido la elaboración del informe e instrucciones específicas para su ejecución. 4. Dispondrá a los supervisores que en cada visita a los equipos de auditoría, se deje evidencias en la Hoja de Supervisión, sobre el avance de trabajo, así como las observaciones a ser incluidas. 7

11 Determinación de la muestra La Auditora Jefe de Equipo, en memorando de 11 de julio de 2011, indicó, que en la selección de la muestra para su análisis, consideraron contratos con valores superiores a USD; sin embargo a pesar de estar comprendido en la muestra no se consideró en el informe del examen, el análisis del contrato celebrado el 30 de septiembre de 2008, entre la Unidad de Ejecución Especializada y la compañía SICUREXPERT S.A., para la adquisición de chalecos antibalas, por ,45 USD, con un plazo de 180 días calendario a partir de la suscripción del contrato, para la entrega de los bienes objeto del mismo. El equipo de Auditoría Interna de la Contraloría General del estado evidenció: - Que la Contratante no cumplió con lo establecido en la Cláusula Séptima: Precio y forma de pago, respecto de la entrega del 60% como anticipo a la fecha de la firma del contrato, la Contratista se acogió a lo estipulado en la letra c) de la Cláusula Novena: Prórroga del plazo, que establece: "... LA CONTRATANTE podrá prorrogar el plazo total de entrega, exclusivamente, en los siguientes casos (...) c) cuando no se entregue oportunamente el anticipo indicado en la cláusula séptima. Los bienes objeto del contrato, fueron entregados con 71 días de retraso, según consta en el Acta de Entrega Recepción Definitiva. El pago del 60% al beneficiario no se efectuó a la fecha de la suscripción del contrato, desconociéndose las causas por las que no se cumplió con lo establecido en la cláusula Séptima. Con memorando 002-CMV-DAI de 6 de julio de 2011, se solicitó a la Auditora Jefe de Equipo explicar los motivos por los que no realizó el análisis sobre la adquisición de chalecos antibalas, quien con memorando de 11 de julio del mismo año, señaló: 11.- Las causas por las que no se realizó el análisis sobre la adquisición de chalecos antibalas..: Consta (sic) en los papeles de trabajo entregados con el 528, sin embargo adjunto una nueva copia. 8

12 En este documento, no consta fecha, referencias, marcas de auditoría, ni sumilla del auditor que lo elaboró, ya que únicamente se preparó un detalle de las características generales del contrato. Con oficio 004-CMV-DAI de 22 de julio de 2011, se comunicó a la Auditora Jefe de Equipo, que el documento presentado, no reúne las condiciones de papel de trabajo y que no contenía ningún tipo de análisis; quién con oficio de 22 de la misma fecha, expuso:...si consta analizado (sic) (...) en el cual claramente se detalla (sic) en la columna de Observaciones que, el contrato contó con los informes favorables de la Contraloría General del Estado y Procuraduría, así como la intervención del Banco Central de la ejecución y liquidación del Contrato, y las fechas de las actas de entrega recepción e informes favorables de la Policía Nacional. El análisis al que hace referencia la auditora Jefe de Equipo, corresponden a los procedimientos y requisitos que debieron cumplirse previo a la suscripción del contrato, más no al cumplimiento de las cláusulas contractuales. La norma AG-03.- Responsabilidad de la función del auditor gubernamental, señala: La responsabilidad del auditor gubernamental implica actuar con diligencia profesional en el empleo de los criterios para determinar el alcance del trabajo, así como en la selección y aplicación de métodos, técnicas, pruebas y procedimientos de auditoría (...) Siempre y cuando la información y documentación permita llevar a cabo la auditoría o examen especial, caso contrario no se efectuará la labor de control e informará por escrito al Director de la Unidad de Control respectiva para que éste comunique al Contralor General para la toma de acciones correctivas en forma oportuna... La EAG-03: Evaluación del cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.- expone:...en el desarrollo de la auditoría gubernamental, la evaluación del cumplimiento de las leyes y reglamentos es de fundamental importancia debido a que los organismos, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales se rigen generalmente por leyes, ordenanzas, decretos y están sujetas a disposiciones legales y reglamentarias específicas. Cü (/& 9

13 La falta de prolijidad en el análisis y el no considerar en el contenido del informe las deficiencias que adoleció el contrato para la adquisición de chalecos antibalas, por parte del equipo de auditoría interna del Ministerio de Gobierno, Policía, Cultos y Municipalidades, actual Ministerio del Interior, así como la falta de supervisión por parte del Director de Auditoría Interna, ocasionó que no se identifiquen operaciones financieras ejecutadas al margen de disposiciones legales y contractuales. Con orden de trabajo 0034-DA de 19 de mayo de 2011, el Director de Auditoría 1, dispuso realizar el examen especial a las operaciones administrativas y financieras en la Unidad de Ejecución Especializada, del Ministerio de Gobierno, Policía y Cultos, actual Ministerio del Interior, por el período comprendido entre el 22 de mayo de 2008 y el 30 de abril de 2011, en cumplimiento a ésta, se emitió el correspondiente informe que se encuentra en trámite de aprobación. Conclusión A pesar de estar comprendido en la muestra no se consideró en el informe del examen, el análisis del contrato celebrado el 30 de septiembre de 2008, entre la Unidad de Ejecución Especializada y la compañía SICUREXPERT S.A., para la adquisición de chalecos antibalas, por ,45 USD, por lo que no se pudo determinar operaciones financieras ejecutadas al margen de disposiciones legales y contractuales; ante lo cual la Dirección de Auditoría 1 realizó el examen especial a las operaciones administrativas y financieras y emitió el informe correspondiente. Recomendación Al Director de Auditoría Interna del Ministerio del Interior 5. Dispondrá a los supervisores y jefes de equipo, cumplir con los procedimientos de auditoría y analizar los contratos significativos, a fin de salvaguardar los intereses institucionales. DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA (e) 10