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1 Instructivo de uso para las Camino Centenario 2565 (B1897AVA) Gonnet, Pcia. de Buenos Aires Tel.: (0221)

2 Instrucciones para acceso de usuarios Unipe al uso de las herramientas del conjunto Google Apps for Education. El presente documento orienta sobre el uso de las principales herramientas del conjunto Google Apps for Education. UNIPE ha aplicado para utilizar dichas herramientas y ha sido validada por Google como entidad educativa, por lo cual todos los usuarios de UNIPE están en condiciones de utilizar esas herramientas, así como el espacio virtual para compartir contenidos. Aspectos Generales. Google Apps for Education, es un conjunto de herramientas para trabajo colaborativo entre los integrantes de una comunidad de usuarios. Esas herramientas incluyen múltiples aplicaciones que brindan diferentes funcionalidades integradas. Uno de los ejemplos más claros de ésta integración de funcionalidades, podrían ser el uso compartido de los Contactos o del Calendario entre los usuarios del correo electrónico Google Apps, instalado en el dominio ba.unipe.edu.ar. Se detallan esas herramientas y ejemplos de utilización más adelante a lo largo del documento. UNIPE en su carácter de institución educativa de Argentina, ha gestionado y obtenido de parte de Google la autorización del uso de éste grupo de herramientas para su dominio ba.unipe.edu.ar. A continuación se detallan algunas de esas herramientas y se indica la forma en la cual los integrantes de la comunidad educativa de UNIPE podrán acceder a su uso. Este documento se estructura como una guía, y en futuras revisiones agregará instrucciones para acceso y uso de nuevas aplicaciones y funcionalidades del conjunto Google Apps for Education. Además, contando con el aporte, las consultas y las sugerencias de todos los usuarios de las herramientas de la comunidad UNIPE, se actualizará ésta guía periódicamente. Al final del documento, se detallan los nombres y correos de las personas de UNIPE encargadas del soporte de éste grupo de herramientas. 2

3 Acceso al Correo Electrónico. Correo electrónico en el dominio ba.unipe.edu.ar. En la ventana del navegador, ingresar mail.ba.unipe.edu.ar. Aparecerá el panel de control del correo electrónico UNIPE en Google Apps, con el logo UNIPE en el extremo superior izquierdo. En el cuadro de diálogo deberá ingresarse el nombre de usuario, en el renglón superior y la contraseña en el renglón inferior, ambos deberán ser los informados para acceder a la casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar, para el usuario UNIPE del que se trate. El aspecto de la casilla de correo de un usuario del dominio ba.unipe.edu.ar es : 3

4 Correo Electrónico - Administración de correo. La apariencia del Cliente de correo Google Apps que aparece en la imagen anterior, es la misma de cualquier cuenta Gmail. Consta de un área de búsqueda, a la derecha del logo de UNIPE ( unipe: ), donde al ingresar un patrón se listan los elementos de correo que lo cumplen, y un área de selección de herramientas debajo del logo de UNIPE, en el cual se puede optar por Correo, Contactos y Tareas. Correo Electrónico - Administración de Contactos en el correo Google Apps. El panel de administración de Contactos aparece cuando desde la casilla de correo se opta, en el área de selección de herramientas debajo del logo de UNIPE ( unipe: ), por esa herramienta entre las 3 (tres) correspondientes a la casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar. Las otras dos son la ya detallada Correo, que muestra la casilla de correo del usuario, y Tareas, que permite acceder a otra herramienta que detallaremos más adelante en éste documento y permite utilizar el Calendario compartido, Calendar. El panel de administración de Contactos permite al usuario mantener actualizados los datos generales de los destinatarios de correo, dirección del domicilio laboral o personal, teléfonos fijos y/o celulares y las direcciones de correo entre múltiples datos correspondientes a cada uno de los integrantes de un grupo de contactos. La apariencia de la pantalla de Administración de Contactos es la siguiente : 4

5 Importando contactos desde el Cliente de correo Zimbra. Al iniciar el uso de la casilla de correo del nuevo dominio ba.unipe.edu.ar, cada usuario necesitará disponer de sus nuevos contactos ( los demás usuarios del nuevo dominio ba.unipe.edu.ar, más los generados en forma manual por el usuario ) en la casilla de correo del nuevo dominio. También necesitará sus contactos del Cliente de correo anterior tal como se utilizaban en la casilla de correo de Zimbra en el dominio unipe.edu.ar. Para llevar los contactos desde la casilla de Zimbra, a la nueva casilla del dominio ba.unipe.edu.ar, se debe realizar un proceso que consta de dos pasos : 1. Realizar la exportación de contactos desde la casilla de Zimbra, a un archivo de formato.csv ( comma separated values ). Este tipo de archivos es un standard para las migraciones de contactos entre diferentes clientes de correo electrónico. 2. Realizar la importación de contactos del archivo generado en el punto anterior de formato.csv, a la nueva casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar. Al término de éste segundo paso, el usuario dispondrá en su casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar, del conjunto de contactos que tenía en su casilla de correo Zimbra además de los que ya haya agregado manualmente o por importación desde una casilla personal de otro servicio de correo electrónico. Paso 1. Exportación de contactos de la casilla de correo Zimbra a un archivo.csv. 5

6 Con el Cliente Zimbra activo, se hace click en la solapa Preferencias / Preferences. La vista de esa opción es así : Se puede observar la tercera opción (comenzando desde abajo) en el menú vertical de la izquierda de la pantalla, titulada Import / Export ( Importar / Exportar, según se utilice el Cliente en inglés o español ). Se opta por la opción Export ( Exportar), seleccionando también como Tipo ( Type ) Contactos / Contacts. Como fuente / source, se hace click en Todas las Carpetas / All Folders, y de las opciones desplegadas se toma la opción ed Contacts / Contactos de Correo. Luego se hace click con el mouse en el botón Export / Exportar, ubicado en la parte izquierda abajo del sector de la pantalla de Exportación. Se genera una hoja Excel con los datos de contactos en formato.csv, que se utilizará para completar el segundo paso. La hoja Excel se vé de ésta manera al abrirla : Paso 2. Importación de contactos del archivo.csv, generado en el paso 1, a la nueva casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar. Se abre la nueva casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar, se toma la opción Contactos del botón del sector izquierdo arriba de la pantalla, justo debajo del logo de UNIPE. 6

7 Alineados con esa casilla de selección se encuentran tres áreas de funcionalidades : Seleccionar ( para seleccionar uno, algunos o todos los Contactos), Añadir a Mis Contactos (para crear un contacto manualmente) y Más (para tomar el resto de las opciones como por ejemplo Exportar, Importar, Imprimir y Ordenar ). En la tercera de éstas áreas seleccionamos Importar y seleccionamos como base de la importación el archivo generado en el paso 1 en formato.csv. ( ed Contacts.csv en el ejemplo) Allí se hace click en la opción Selecciona un archivo.csv para subirlo, y entonces vemos el siguiente cuadro de diálogo : Se selecciona el archivo.csv generado en el Paso 1, y se hace click en el botón Importar. Nota : Toda la explicación se ha desarrollado basándonos en el uso del navegador Google Chrome en su versión más actual. Puede ocurrir, utilizando Chrome (menos frecuente), Firefox o Internet Explorer, que ciertos contactos no se importen completos al nuevo dominio y aparezcan con campos faltantes, como por ejemplo Nombre y Apellido. Se soluciona abriendo el contacto con el error, y copiando el nombre desde la dirección de correo en la casilla correspondiente de Nombre y Apellido, con copiar + pegar, o bien completando esos campos manualmente, lo cual debería ser un número pequeño de casos, en la situación normal de una importación correcta. Los contactos aparecerán ahora visibles en la pantalla del Cliente de correo del nuevo dominio ba.unipe.edu.ar, con un rótulo a la derecha indicando la fecha de la importación, (en el ejemplo, fecha 30/07/2013 ) : 7

8 Importando contactos desde otra cuenta de correo Gmail. Los pasos a ejecutar son los mismos : 1. Realizar la exportación de contactos de la casilla de la cuenta personal Gmail, a un archivo de formato.csv ( comma separated values ). Este tipo de archivos es un standard para las migraciones de contactos entre diferentes clientes de correo. 2. Realizar la importación de contactos del archivo generado en el punto anterior de formato.csv, a la nueva casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar. Al término de éste segundo paso, el usuario dispondrá en su casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar del conjunto de contactos que tenía en su casilla de correo personal Gmail sumados a los ya agregados en su casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar. Paso 1. Exportación de contactos de la casilla de correo personal Gmail a un archivo.csv. Con el Cliente de correo personal Gmail activo, se hace click en el area de selección de herramientas en Contactos. 8

9 La vista de esa opción es así : Se toma la opción Exportar del área de funcionalidades Más. Se genera un archivo de contactos para exportar en formato.csv. Paso 2. Importación de contactos del archivo.csv, generado en el paso 1, a la nueva casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar. En la nueva casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar, se toma la opción Contactos del botón del sector izquierdo arriba de la pantalla, justo debajo del logo de UNIPE. Alineados con esa casilla de selección se encuentran tres áreas de funcionalidades : Seleccionar ( para seleccionar uno, algunos o todos los Contactos), Añadir a Mis Contactos (para crear un contacto manualmente) y Más (para tomar el resto de las opciones como por ejemplo Exportar, Importar, Imprimir y Ordenar ). En la tercera de éstas áreas seleccionamos Importar y seleccionamos como base de la importación el archivo generado en el paso 1 en formato.csv. ( ed Contacts.csv en el ejemplo) Allí se hace click en la opción Selecciona un archivo.csv para subirlo, y entonces vemos el siguiente cuadro de diálogo : 9

10 Se clickea en Importar y se transfieren los contactos a la nueva casilla de ba.unipe.edu.ar. Los contactos se ven exactamente como en la opción de importación de Contactos anterior. 10

11 Importando contactos desde el Cliente de correo Outlook. Los pasos a ejecutar son los mismos: 1. Realizar la exportación de contactos desde la casilla de Outlook, a un archivo de formato.csv ( comma separated values ). Este tipo de archivos es un standard para las migraciones de contactos entre diferentes clientes de correo electrónico. 2. Realizar la importación de contactos del archivo generado en el punto anterior de formato.csv, a la nueva casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar. Al término de éste segundo paso, el usuario dispondrá en su casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar, del conjunto de contactos que tenía en su casilla de correo Outlook además de los que ya haya agregado manualmente o por importación desde una casilla personal de otro servicio de correo electrónico. Paso 1. Exportación de contactos de la casilla de correo Outlook a un archivo.csv Con el Cliente Outlook activo, hacer click con el mouse, como muestra la imagen de abajo. 11

12 La vista de esa opción es así: Luego, se abrirá la siguiente ventana, hacer click en Contactos. Luego, hacer click con el mouse en Administrar, elegir la tercera opción exportar. Se nos abrirá la siguiente ventana donde debemos hacer click en Aceptar. Se genera una hoja Excel con los datos de contactos en formato.csv, que se utilizará para completar el segundo paso. Paso 2. Importación de contactos del archivo.csv, generado en el paso 1, a la nueva casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar. En la nueva casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar, se toma la opción Contactos del botón del sector izquierdo arriba de la pantalla, justo debajo del logo de UNIPE. Alineados con esa casilla de selección se encuentran tres áreas de funcionalidades : Seleccionar (para seleccionar uno, algunos o todos los Contactos), Añadir a Mis Contactos (para crear un contacto ma- 12

13 nualmente) y Más (para tomar el resto de las opciones como por ejemplo Exportar, Importar, Imprimir y Ordenar ). En la tercera de éstas áreas seleccionamos Importar y seleccionamos como base de la importación el archivo generado en el paso 1 en formato.csv. ( ed Contacts.csv en el ejemplo) Allí se hace click en la opción Selecciona un archivo.csv para subirlo, y entonces vemos el siguiente cuadro de diálogo: 13

14 Se clickea en Importar y se transfieren los contactos a la nueva casilla de ba.unipe.edu.ar. Los contactos se ven exactamente como en la opción de importación de Contactos anterior. Correo Electrónico - Administración de correo - Inicio de sesión múltiple. Es posible mantener más de una casilla de correo electrónico Gmail abierta en pestañas diferentes de navegador. Es decir que, para aquellos usuarios que dispongan de una casilla de correo Gmail personal, activa previamente a la implementación de Google Apps para UNIPE : Universidad Pedagógica, será posible abrir la casilla de correo ba.unipe.edu.ar en una pestaña (instancia) de navegador, y abrir al mismo tiempo una casilla de correo Gmail personal utilizada por el mismo usuario en otra pestaña de navegador. Esta funcionalidad aparece en la documentación de Google como Inicio de Sesión Múltiple. A partir de una casilla de correo Google Apps abierta, se dirige el cursor al sector superior derecho de la pantalla. Se puede ver un menú que se encuentra a la derecha de la dirección de correo electrónico correspondiente a la casilla de correo activa, y despliega opciones partiendo del típico triángulo con un vértice hacia abajo. Al activar ese menú vertical, aparece información sobre la casilla activa ( en el ejemplo ba.unipe.edu.ar ), y opciones para abrir una segunda casilla de correo, como puede verse en la siguiente imagen : 14

15 Para abrir la segunda casilla Gmail, seleccionamos la opción Añadir cuenta entre las disponibles en el cuadro de diálogo que aparece en la imagen anterior, es decir el cuadro de diálogo que se despliega para abrir una segunda cuenta, utilizando la funcionalidad de Inicio de Sesión Múltiple. Al clickear en Iniciar cuenta se dispara la apertura de la cuenta personal del usuario, debido a que Gmail detecta otras cuentas Gmail correspondientes al mismo usuario que ya se abrieron anteriormente desde esa misma aplicación. Al clickear en Iniciar sesión se abre la casilla de correo Gmail personal del usuario ( en el ejemplo ) y hasta que el usuario decida cerrar una de las sesiones o ambas, se mantendrán activas ambas casillas en solapas o pestañas diferentes. 15

16 La casilla de correo Gmail personal de la imagen anterior, es la segunda pestaña de la sesión de navegador Google Chrome visible arriba a la izquierda de la pantalla. La primera pestaña desde la izquierda arriba de la pantalla corresponde a la casilla de correo Google Apps en ba.unipe.edu.ar, la que estaba abierta en un primer momento antes de emplear la funcionalidad de Inicio de Sesión Múltiple. Correo Electrónico - Administración de correo - Creación de etiquetas para archivar correo electrónico. Acceso a las aplicaciones de uso compartido de Documentos. Documentos Compartidos : Docs. Entre las herramientas Google Apps se encuentra Google Docs. Esta utilidad nos permite compartir, con una comunidad o un grupo de usuarios seleccionados por su participación en un proyecto, por su perfil de acceso asignado o por su responsabilidad acerca de un tema, un documento o un conjunto de documentos de formatos variados. En la ventana del navegador, ingresar docs.ba.unipe.edu.ar. 16

17 El uso compartido de un documento se puede configurar de manera que se permita sólo la visualización para el / los usuarios autorizados, ( en el ejemplo los usuarios de UNIPE : Universidad Pedagógica ) y se permita la edición para el propietario del documento y aquellos a quien / es el propietario (creador del documento - owner ) decida autorizar la edición y por lo tanto la capacidad de realizar modificaciones al documento. Otra alternativa es compartir un documento como Público en Internet. En éste caso el documento podrá ser visible para cualquier usuario a quien le hagamos llegar el link del documento. Las sucesivas revisiones de cada documento pueden guardarse en el repositorio de datos asignado a UNIPE, hasta dar por aprobada una nueva versión del documento con el acuerdo de los colaboradores y el propietario. Es importante eliminar las versiones en desuso o anteriores de un documento, para depurar el espacio disponible en el repositorio. Siempre que la versión anterior no deba conservarse por motivos legales o por el impacto que esa versión del documento tiene o puede tener para UNIPE, es importante conservar sólo las versiones de un documento que se encuentran en uso. Cada creador/propietario de un documento/contenido almacenado en el repositorio es responsable de la optimización de ese espacio en los términos comentados, y por lo tanto de mantener en línea sólo las versiones en uso de cada documento. El total de espacio asignado por usuario en Google Docs / Drive es de 30 Gbytes. Acerca de los Formatos de los documentos que se pueden almacenar : Los formatos aceptados por Google Docs son variados, Adobe (.pdf), Hojas de Cálculo Excel (.xls o.xlsx ), Presentaciones Power Point (.ppt o.pptx ), archivos de texto (.txt ) o de procesadores de texto como Word (.doc o.docx ), imágenes (.jpg o.png ), etc. Cuando el formato se migra a Google Docs al momento de subirlo ( hacer up load del documento o generarlo con la opción CREAR ), el tamaño del documento NO CUENTA respecto al límite de tamaño del repositorio personal del usuario. Es decir, sucede como si el documento NO OCUPARA LUGAR en el repositorio. Esto es importante para UNIPE en términos de eficiencia en la utilización del espacio del repositorio, pero no necesariamente debe condicionar al usuario a convertir cada uno de los documentos que comparte en el repositorio a formatos Google compatibles. Es decisión de cada uno qué documento puede manejarse con las herramientas de Google y qué documento no conviene cambiar de su formato original. 17

18 Encontrar documentos de Google Drive compartido por alguien de unipe Para buscar en todos los documentos públicos de tu dominio, los usuarios deben introducir una consulta de búsqueda, hacer clic en la flecha situada a la derecha del cuadro de búsqueda y hacer clic en Buscar en <tu dominio> en la parte inferior (en lugar de hacer clic en el botón azul de búsqueda). Ejemplo: si un usuario de unipe compartió un archivo a todos los usuarios unipe, el usuario que quiera encontrar dicho archivo, deberá introducir el nombre o parte del nombre, en el campo de búsqueda (en éste caso el documento se llama importando contactos.docx ) como muestra la imagen de abajo, luego hacer click en (1) y por último en (2). En la imagen de abajo vemos que la búsqueda fue exitosa. Acceso a la herramienta de Calendario, integrada al Correo Electrónico. Calendar : Calendario compartido. Otra de las herramientas del conjunto de aplicaciones Google Apps for Education es Calendar, la aplicación que permite ingresar tareas y eventos en un calendario que trabaja sobre la cuenta de correo de cada usuario, por lo cual puede tener visibilidad para otros usuarios, en caso de haber sido habilitado entre esos usuarios el uso compartido por parte del creador de la tarea, actividad o evento. 18

19 En la ventana del navegador, ingresar calendar.ba.unipe.edu.ar. El acceso a Calendar, por su integración con el correo, se realiza por medio de la misma interfase de acceso al correo electrónico. En el cuadro de diálogo deberá ingresarse el nombre de usuario, en el renglón superior, y la contraseña en el renglón inferior, ambos deberán ser los informados para acceder a la casilla de correo del dominio ba.unipe.edu.ar, para el usuario Unipe del que se trate. Aparecerá el panel de control del Calendario compartido de Unipe en Google Apps, con el logo Unipe en el extremo superior izquierdo. La imagen la interfase de acceso a Calendar aparece a continuación en la vista de una semana completa : De ésta manera, coordinar actividades tanto presenciales puras ( Reuniones personales en una Sede de UNIPE ), como virtuales ( Conferencias por Skype o hangouts de Google ) o con asistentes locales y remotos combinados, resulta mucho más sencillo. También la reserva de materiales, servicios y/o equipos requeridos por una actividad puede publicarse en Calendar, de manera de dar visibilidad sobre el uso de esos elementos a la comunidad de usuarios. ( Los detalles del ejemplo anterior corresponden a una Conferencia por Skype de fecha 25/07/ :00 hs. marcada en el Calendario ) 19

20 Procedimiento para re-enviar el correo entrante a la casilla Zimbra a la casilla Google Docs Accedemos a nuestra casilla de correo Zimbra. Seleccionamos la solapa Preferencias (en la imagen de abajo, corresponde al número 1), luego seleccionamos Correo (en la imagen de abajo, corresponde al número 2) En el área central de la interfase de configuración, vamos al Sector Recibir mensajes (recuadro mayor de la imagen de abajo). Ubicamos debajo del título Al recibir un mensaje cuatro casillas de selección que no necesitamos chequear ni revisar. Bajo un quinto renglón, por debajo de las cuatro casillas de verificación mencionadas, aparece un título Reenviar una copia a. Ingresamos en la ventana de ingreso de datos debajo de ese título, la cuenta de correo del dominio Google Docs Para que la modificación quede activa, clickeamos en el botón Guardar. (nro. 4 en la imagen siguiente ) 20

21 Luego de grabado el cambio, clickeando el botón Guardar anterior en la configuración de la casilla de correo Zimbra, cada mensaje entrante también será un mensaje entrante en la casilla debido al re-envío automático que genera el cambio de configuración. Recibiremos entonces todos los correos enviados a la casilla de correo Zimbra en la casilla de correo Google Apps Nos quedará cada correo, en ambas casillas de correo. Opción : No guardar copia local de los mensajes La explicación siguiente es al sólo efecto de detallar la funcionalidad que ésta opción de la interfase de correo Zimbra permite ejecutar. Recomendamos no utilizar ésta opción. La opción corresponde a la casilla de verificación debajo de la dirección a donde se re-envía el correo entrante. Sirve para cuando optamos por re-enviar el correo entrante a la dirección ingresada pero sin dejar una copia en nuestra casilla de Zimbra. Dejamos la opción seleccionada, como muestra la imagen siguiente, y de ésta manera, cuando nos envíen un mail a nuestra casilla de Zimbra, será también un mail entrante en nuestra casilla ba.unipe.edu.ar, pero al haber seleccionado no guardar copia local de los mensajes, el mail entrante no quedará guardado en nuestra casilla de Zimbra. Recomendamos no seleccionar ésta opción para disponer, al menos por un período de tiempo, de una copia de los correos enviados a ambas casillas de correo, Zimbra y Google Docs En éste caso el mail entrante en Zimbra, sólo se verá en nuestra casilla Luego de hacer éstos cambios, presionamos el botón Guardar para dejar activa la modificación. 21

22 Consultar por problemas o dudas en el uso de cualquiera de las herramientas Google Apps a: Valeria Elizalde, Carlos DelaTorre, Oscar Calvelo, tel

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