AUTOMATIZACION DEL INGRESO DE FACTURAS SWETS EN ALEPH

Transcripción

1 Séptima Reunión de Usuarios ExLibris Chile Viña del Mar, 26 y 27 de julio AUTOMATIZACION DEL INGRESO DE FACTURAS SWETS EN ALEPH Verónica Rodríguez Jefe Suscripciones Dpto. de Adquisiciones Sistema de Bibliotecas veronica.rodriguez@uc.cl

2 ANTECEDENTES El Sistema de Bibliotecas de la UC a través del Departamento de Adquisiciones realiza la adquisición centralizada para las 9 bibliotecas de la Universidad, en razón a: Compras por una vez Suscripciones Canje y donaciones

3 ANTECEDENTES Suscripciones Al año 2011 se subscribió 2353 títulos que incluyen revistas en sus diversos formatos, bases de datos y paquetes de revistas electrónicas. No se considera en esta cifra los paquetes suscritos a través de los Consorcios Cincel y Alerta. De este total de 2353 títulos, 1447 se suscribió a través del proveedor Swets, que envía facturación única, y corresponden al 62% respecto del total de los títulos suscritos.

4 CRONOLOGIA MANEJO FACTURAS PROVEEDOR SWETS Antes del Manejo manual de la documentación: facturas Módulo de adquisiciones no implementado en Aleph Implementación de módulo de adquisiciones en Aleph Carga semiautomática realizada por la Dirección de Informática de la UC, de facturas del proveedor Swets Ingreso manual de las facturas Swets al módulo de adquisiciones en Aleph 2009 En el año 2009 se solicitó carga de la información de las facturas Swets a la Dirección de informática, solicitud no cursada Implementación aplicación Facturas Swets: solución automatizada

5 Swets Envío de Facturas Solicitud de Facturas Recepción de Facturas Búsqueda en Aleph y/o listado impreso de número de Orden de Compra Asignación de número de OC a cada título facturado Ingreso de Factura en BD Aleph PROCESO MANUAL Corrección de datos No Revisión aleatoria de Facturas ingresadas Datos correctos Si Facturas ingresadas

6 ESCENARIO Necesidad Ingreso de las facturas del Agente Swets a la base de datos Aleph en forma automatizada. Problema Principal: Tiempo que se destina a esta labor: dedicación exclusiva Secundarios: errores en el ingreso manual de datos no detectados en forma inmediata. Solución Aplicación para el ingreso automatizado de las facturas Swets desarrollada por Dirección de Informática UC

7 También se especificó cómo se asociaba manualmente el presupuesto de los respectivos fondos o compromisos a la factura Swets BUSCANDO LA SOLUCION El año 2010 se sostuvieron reuniones de trabajo con la Dirección de Informática de la UC, en ellas se revisaron: Documento: Requerimiento traspaso de datos factura definitivas Swets a módulo de adquisiciones Aleph Documento: Pauta de verificación de datos, el cual incluía: Datos a verificar en la cabecera de la factura Datos a verificar en las líneas de ítem de la factura Datos a verificar de la orden de compra Datos a verificar del presupuesto

8 REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS FACTURA DEFINITIVA SWETS A MODULO ADQUISICIONES ALEPH El proveedor envía los datos de la factura Swets en una planilla Excel, la cual contiene entre otra información Código de Proveedor Numero factura Estado Tipo Fecha de Recepción Débito / Crédito Fecha de Factura Titulo Referencia Swets Susc. desde Volumen cargado desde Numero desde Suplemento desde hasta Volumen cargado hasta Numero hasta Suplemento hasta Moneda Cantidad neta Tipo de cambio Costo Local

9 REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS FACTURA DEFINITIVA SWETS A MODULO ADQUISICIONES ALEPH Para efectuar el traspaso de estos datos se debe: 1. Crear la factura general para cada número de factura diferente en planilla Swets. Esta información se repite en cada línea de ítems de una factura. 2. Agregar a la factura general los ítemes cobrados en cada una de ellas, para esto hay que ubicar las órdenes Tipo S y O (Z68- ORDER-TYPE) equivalentes con fecha de apertura de la OC y comparando los siguientes datos: Dato en planilla Excel Equivalencia en forma de Campo equivalente Aleph Factura Código de Proveedor Código de Proveedor Z77-VENDOR-CODE Numero Factura Numero de Factura Z77-ORIG-INVOICE- NUMBER Tipo Tipo Z77-I-TYPE Estado Estado Z77-I-STATUS Moneda Moneda Z77-I-CURRENCY Cantidad Neta Cantidad Neta (suma del total Z77-I-NET-AMOUNT de las líneas que tienen el mismo número de factura) Cantidad Neta Total (suma del total de las Z77-I-TOTAL-AMOUNT líneas que tienen el mismo número de factura) Fecha de Factura Fecha de Factura Z77-I-DATE Fecha de recepción Fecha de Recepción Z77-I-REC-DATE Crédito / Débito D Z77-CREDIT-DEBIT Costo Local Costo Local (tipo de cambio x Z77-P-AMOUNT cantidad total) Tipo de cambio Tipo de cambio Z77-I-CURRENCY-RATIO Z68-VENDOR-REFEREN-NO (Referencia, Swets Referencia) Z68-VENDOR-CODE (Proveedor, debe ser igual a Swets) Z68-NO-UNITS (Número de Unidades=1)

10 REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS FACTURA DEFINITIVA SWETS A MODULO ADQUISICIONES ALEPH 3. Una vez ubicadas las órdenes de compra (OC) correspondientes hay que vaciar los siguientes datos: Dato en planilla Excel Equivalencia en forma de Factura Campo equivalente Aleph No. de orden 03 Z75-DOC-NUMBER Cod. Proveedor=SWETS 03 Z75-VENDOR-CODE Precio Total Cantidad Neta 02 Z75-I-NET-AMOUNT Precio Total Total 02 Z75-I-TOTAL-AMOUNT *Separados con guion si tienen ambos datos, Ej. Susc. desde hasta=01/01/ /12/2009 Nota 02 Z75-I-NOTE Volumen cargado desde Volumen cargado hasta =v (Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vacío) Numero desde número hasta=n (Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vacío) Suplemento desde- Suplemento hasta=supl.6-7 (Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vacío) *Separados por espacio si tienen más de un dato, Ej. v.189 n.1-2 Supl.6-7 Tick en Estado de Factura 02 Z68-INVOICE-STATUS Completa =C Marcar Débito =D 02 Z75-I-CREDIT-DEBIT No. de Factura 03 Z75-INVOICE-NUMBER Moneda Moneda=US$ Inicio del cargo Susc. desde 02 Z75-I-DATE-FROM Final del cargo hasta 02 Z75-I-DATE-TO

11 PAUTA DE VERIFICACION 1.- DATOS A VERIFICAR EN LA CABECERA DE LA FACTURA Número de factura = tomar número de factura planilla Excel Código de proveedor = Swets Fecha de factura = tomar fecha factura planilla Excel Fecha de recepción = tomar fecha planilla Excel Debe quedar en CERO (0) Tipo = REG Estado = REG Debe quedar en BLANCO Embarque Gastos generales Seguro Descuento Porcentaje IVA IVA Cantidad Neta = Verificar suma líneas con Planillas Cantidad Neta total = Verificar suma líneas con Planillas Total = Cantidad Neta Total IVA incluido = Total Moneda = US$ Tipo de cambio = información contenida en la planilla Débito = debe estar marcado con un punto Refer. a factura Receptor IVA IVA por línea de ítem Porcentaje IVA IVA Nota

12 PAUTA DE VERIFICACION 2.- DATOS A VERIFICAR EN LAS LINEAS DE ITEM Código de proveedor = Swets Cantidad neta = valor de la línea de cada factura Total = cantidad neta Cantidad local = cantidad neta x tipo de cambio Total IVA incluido = Total Número de factura = número de factura de cabecera Debe quedar en CERO (0) Cantidad adicional Porcentaje IVA IVA Debe quedar en BLANCO Código de objeto Número de unidades = 1 Débito = Debe estar marcado con un punto Verificar fecha traslapada = debe estar con un ticket Nota = Debe indicar periodo cobrado, verificar la planilla Excel

13 PAUTA DE VERIFICACION 3.- DATOS A VERIFICAR EN LA ORDEN DE COMPRA Estado de factura Completa = debe estar tickeada

14 PAUTA DE VERIFICACION 4.- DATOS A VERIFICAR EN LA ORDEN DE COMPRA Balance En la mayoría de los títulos el presupuesto involucrado será REV EXT, antes de hacer la carga de la factura se debe imprimir el balance. Posterior a la carga variará: Compromisos = Disminuirá Facturas sin pagar = Aumentarán Balance actual = variará (total asignado: facturas sin pagar, facturas pagadas) Balance libre = variará (total asignado compromisos facturas sin pagar facturas pagadas)

15 PAUTA DE VERIFICACION 5.- COMO ASOCIAR PRESUPUESTOS A FACTURAS SWETS Cada Orden de Compra tiene un presupuesto comprometido, a este mismo presupuesto hay que cargar los montos asignados a cada Orden de Compra en la factura. La Tabla involucrada es la Z601, en la cual podemos indicar que en algunos campos debe ir: Z601-BUDGET-NUMBER = Presupuesto comprometido a la orden de compra Z601-VENDOR-CODE = Swets Z601-INVOICE-NUMBER = Número de factura Swets que corresponda Z601-TYPE = Inv Z601-CREDIT-DEBIT = D Z601-CURRENCY = US$ Z601-CURRENCY RATIO = mismo tipo de cambio especificado para la factura

16 PAUTA DE VERIFICACION 6.- TRANSACCIONES Transacciones Deben aparecer las órdenes incluidas en las facturas cargadas, indicando en: Tipo = INV Cant. Local = Total de la línea de ítem de la factura C/D = D Pagado = N Orden = Número de la orden de compra pagada Factura = Código del proveedor/número de factura Moneda = US$ Fecha = Día en que se efectuó la carga al presupuesto

17 BUSCANDO LA SOLUCION Para el desarrollo de una aplicación era necesario encontrar el punto de unión entre la información contenida en las facturas Swets y la contenida en nuestra base de datos, lo que resultó en: número de suscripción referencia proveedor A su vez, se hace necesario chequear y validar los siguientes datos: Proveedor Tipo de OC Fecha de proceso

18 SOLUCION Especificación técnica de la solución: Implementación INTERFAZ Implementada en la aplicación Cliente/Servidor Power builder cuyo objetivo es leer la planilla Excel y transportar los datos a la tabla de paso FACTURA_ALEPH Procedimiento sp_carga_factura_swets, cuyo objetivo es actualizar las tablas Z601, Z75, Z68 y Z77 del sistema Aleph, con la información contenida en la planilla Excel actualizada por el usuario. TABLAS DE PASO FACTURA_ALEPH, la cual contiene toda la información de la planilla Excel que es tomada como entrada LOG_ERROR_SWETS, la cual contiene los errores del proceso

19 Archivo excel Entrada Facturas Swets Carlos Saldaña, Analista Sistemas Dirección Informática - PUC Ingreso Parámetros Diagrama Flujo Aplicación Facturas Swets Proceso Facturas Swets Tabla Facturas_swets Proceso Carga Tabla Z77 (Cabecera) Existe Error existe registro en tabla Z77 Proceso Actualizar Tabla Z68 (Orden de compra) Proceso Actualizar Tabla Z75 (Detalle) Proceso Actualizar Tabla Z601 (Compromiso) Existen Errores Existen Errores Existen Errores Actualiza Tabla Z68 Informe Errores Actualiza Tabla Informe Errores Actualiza Tabla Informe Errores Z75 Z601

20 REQUISITOS DE LA CARGA O EJECUCIÓN DEL PROCESO Preparación del archivo Excel con la información de la Facturas Swets enviada por el proveedor Swets Solicitud a la Dirección de Informática de Respaldo de las Tablas Z77, Z75, Z68 y Z601 Solicitud de desconexión a todos los usuarios del Módulo de Adquisiciones

21 Envío de Facturas Swets Recepción de Facturas Revisión y Preparación archivo Excel Solicitud de Facturas PROCESO AUTOMATIZADO Cobro Periodo Actual Si No Ingreso Manual (cobros periodos anteriores y créditos) Carga masiva facturas Swets Archivo factura periodo formato csv Carga completa? No Corrección Manual Archivos: Salida de líneas con errores (Revisión y carga manual) Si Revisión aleatoria de Facturas ingresadas Facturas ingresadas

22 RESULTADOS Tipo de Errores: No existe el numero de suscripción o referencia Swets en BD Aleph Numero de suscripción o referencia Swets no actualizado Existe 1 o más OC con igual numero de referencia

23 CONCLUSIONES Autonomía en el proceso de ingreso de facturas Swets al Aleph (control total del proceso en el Departamento de Adquisiciones del Sibuc) Ahorro de tiempo, menos horas hombre requeridas (1 Persona) Proceso manual: 6 semanas Proceso automatizado: 1 día Minimiza errores en el ingreso de los datos

24 Gracias!