Oficio de Comunicación de Aprobación por la Contraloría General del Estado: No DR1JA, del 8 de noviembre de 2006.

Transcripción

1 INFORME EXAMEN ESPECIAL DIRECCIÓN REGIONAL LITORAL SUR Al proceso de reclamos PERIODO: al AISRI Oficio de Comunicación de Aprobación por la Contraloría General del Estado: No DR1JA, del 8 de noviembre de CAPITULO II RESULTADOS DEL EXAMEN 2.1. PROCESO DE RECLAMOS SEGUIMIENTO DE AL DIRECTOR NACIONAL DE PLANIFICACIÓN Y ESTUDIOS: 1. Culminará el cumplimiento de las recomendaciones 1, 2, 3 y 4 del informe de Auditoría Interna No. AISRI correspondiente al Examen Especial al Proceso de Reclamos de la Regional Centro Dos (sede Riobamba). SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL PROCESO DE RECLAMOS A LA ADMINISTRADORA NACIONAL DEL SISTEMA NACIONAL DE TRÁMITES: 2. En coordinación con el funcionario responsable del sistema, de la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico, verificará que el SNT efectúe el cálculo de los días de descanso obligatorio establecidos en la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, y aquellos que por Decreto Ejecutivo se establezcan como feriados, de manera correcta, a efectos que se refleje la fecha de vencimiento real, lo que permitirá a la Administración Tributaria identificar, medir, y controlar los riesgos que se deben administrar en el proceso de reclamos por silencios administrativos. 3. Implementará un reporte de indicadores de gestión en el Sistema Nacional de Trámites, en coordinación con el funcionario responsable del sistema de la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico, considerando los indicadores propuestos por el funcionario Responsable del Departamento de Planificación y Control de Gestión de la Dirección Nacional. 1 / 11

2 A LA RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE RECLAMOS DE LA DIRECCIÓN 4. Evaluará periódicamente la gestión del proceso de reclamos administrativos mediante el uso de indicadores, a fin de verificar el cumplimiento de metas y medir el desempeño de los profesionales que allí laboran. En función de los resultados de la citada evaluación coordinará la implementación de las acciones correctivas pertinentes. De dicha evaluación dejará constancia documental, especialmente en lo atinente al control de silencios administrativos en el período de su gestión. ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE RECLAMOS DE LA REGIONAL LITORAL SUR AL DIRECTOR 5. Velará porque los Responsables de las Unidades de la Administración Tributaria Regional cumplan con los requisitos necesarios para el desempeño eficiente de sus funciones, de tal manera que se mantenga un ambiente favorable y de un razonable control interno, que garantice el cumplimiento de labores, y el uso eficiente de los recursos y del personal a su cargo. COMITÉ Y CÓDIGO DE ÉTICA AL DIRECTOR GENERAL: 6. Procederá a designar los miembros que conformarán el Comité de Ética del Servicio de Rentas Internas. AL COMITÉ DE ÉTICA: 7. Una vez conformado el Comité de Ética, deberá funcionar de manera continua y activa cumpliendo y haciendo cumplir los lineamientos establecidos en el Código de Ética Institucional. 8. Presentará al Director General, para el análisis y aprobación correspondientes, una propuesta de actualización del Código de Ética que permita su plena vigencia; considerando, entre otros aspectos, que el artículo 14 del Código relacionado con la obligación de denunciar no es aplicable por cuanto en el Reglamento Orgánico Funcional de la Entidad no existe el Departamento de Investigaciones y Denuncias. 9. En cumplimiento de sus funciones y atribuciones el Comité de Ética deberá recomendar el establecimiento de políticas relacionadas con los siguientes aspectos: La difusión y evaluación de cumplimiento del Código de Ética, incluyendo el establecimiento de los mecanismos sancionatorios pertinentes para los casos de incumplimiento. La obtención periódica de una confirmación de adhesión al Código de Ética por parte del personal de la Institución, misma que podría ser anual o de otro plazo si así lo estima pertinente el Comité. 2 / 11

3 El establecimiento de adecuados canales de denuncia interna como elemento importante para fortalecer el control interno, incluyendo la metodología de investigación y los responsables de realizarla según las diversas circunstancias que se pueden presentar. REDIRECCIONAMIENTO DE TRÁMITES DE RECTIFICACIÓN DE FORMULARIOS A LA SECRETARIA GENERAL: 10. Dispondrá a todas las Secretarías Regionales que en coordinación con las diferentes Unidades establezcan internamente adecuados mecanismos de comunicación y coordinación para monitorear que los trámites ingresados sean oportunamente atendidos dentro de los plazos previstos legalmente; de igual manera, se deberá definir procedimientos óptimos para el redireccionamiento de trámites que sean de competencia de otra Dirección Regional del Servicio de Rentas Internas. A LOS DIRECTORES NACIONALES DE GESTIÓN TRIBUTARIA Y JURÍDICO: 11. Conjuntamente analizarán desde la perspectiva técnica y legal el tratamiento a darse a los trámites de rectificación de formularios a nivel nacional, definiendo un criterio nacional uniforme en cuanto a si los mismos deben ser atendidos por las Unidades de Gestión o por las Unidades de Reclamos; adicionalmente, definirán el plazo legal para resolverlos y advertirán a los responsables y funcionarios de las unidades relacionadas de las sanciones legales previstas en caso de que se incurra en silencio administrativo. CAPACITACIÓN AL PERSONAL AL RESPONSABLE NACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS: 12. Efectuará un análisis de las necesidades de capacitación para el personal de las Unidades de Reclamos, con la finalidad de incorporar en los planes de capacitación institucionales los cursos, seminarios u otros eventos que permitirán optimizar sus habilidades y destrezas, considerando el alto nivel técnico que se requiere para el ejercicio de sus funciones. DÍAS HÁBILES PARA LA RESOLUCIÓN DE LOS RECLAMOS ADMINISTRATIVOS AL DIRECTOR NACIONAL JURÍDICO: 13. Establecerá criterios unificados a nivel nacional respecto a la aplicación de la ley en cuanto a los días considerados como feriados locales de descanso obligatorio, de tal manera que se unifiquen las acciones en los procesos de reclamos en la Entidad. 3 / 11

4 PROYECTOS DE RESOLUCIÓN CARGADOS EN EL SISTEMA NACIONAL DE TRÁMITES DIRECCIÓN NACIONAL JURIDICA: 14. Determinará qué funcionarios dentro del proceso de reclamos requieren, para optimizar sus funciones, contar con la asignación de los perfiles existentes para acceder a los proyectos de resolución cargados en el Sistema Nacional de Trámites; una vez identificados los funcionarios en mención procederá a solicitar la respectiva asignación de los perfiles relacionados con los archivos de los proyectos de resolución: Administrador, Consulta, Lectura, Modificación. 15. Solicitará al Director Nacional de Desarrollo Tecnológico disponga al funcionario responsable informático del Sistema Nacional de Trámites, efectúe un análisis respecto de la posibilidad de evitar que el aplicativo admita que los proyectos de resolución se registren con tipos distinto al adecuado que es el denominado PRY; esto a manera de depuración del referido sistema y para aplicar las acciones correctivas que fueren pertinentes, considerando con primacía la factibilidad tecnológica y el criterio de costo beneficio. REASIGNACIÓN DE TRÁMITES DE RECLAMOS ADMINISTRATIVOS DIRECCIÓN NACIONAL JURIDICA: 16. Se servirá solicitar a la Administradora Nacional del Sistema Nacional de Trámites, que conjuntamente con la funcionaria responsable del Sistema Nacional de Trámites por parte de la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico, revisen e implementen las correcciones necesarias en el reporte "TRA_LOG_TRANSACCIONES", a fin de que para el caso de las reasignaciones de trámites se despliegue la información de los campos: Número de Trámite e Id Trámite. A LA RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE RECLAMOS DE LA DIRECCIÓN 17. Reasignará los trámites que el Validador de la Unidad le notifique por no encontrarse correctamente asignados a los analistas. Asimismo, si debido a la carga de trabajo, no le es posible atender esta responsabilidad, delegará por escrito a otro funcionario de la Unidad, a fin de que efectúe tal procedimiento. 18. Analizará en forma periódica el reporte de reasignación de trámites, de tal manera que se posibilite mejorar los criterios de la Unidad de Reclamos para este procedimiento, a fin de controlar que se efectúen por situaciones de excepción y no en forma permanente. 4 / 11

5 HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS DE APOYO EN LA UNIDAD DE RECLAMOS A LA RESPONSABLE DEL AREA DE RECLAMOS DE LA DIRECCION NACIONAL: 19. Conjuntamente con la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico efectuará un análisis de factibilidad y costo beneficio para habilitar las herramientas informáticas Discoverer Desktop y un sistema informático legal a los funcionarios de las Unidades de Reclamos a nivel nacional que así lo requieran para optimizar el desempeño de sus labores. AL DIRECTOR 20. Solicitará al Responsable de la Unidad Administrativo Financiera en coordinación con la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico (Soporte Técnico Informático de la Regional Litoral Sur) efectúe un análisis de factibilidad y costo - beneficio para dotar a la Unidad de Reclamos, si se establece como procedente, de los requerimientos de hardware señalados mediante el antes citado memorando No. RLS-RECM , del 25 de abril de PROCESO INFORMÁTICO PERFILES Y USUARIOS DEL SISTEMA NACIONAL DE TRÁMITES (HERRAMIENTA WORKFLOW) A LA RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE RECLAMOS DE LA DIRECCIÓN 21. Dispondrá a un funcionario de su Unidad la depuración y la revisión periódica del listado de usuarios por línea de producción que maneja la unidad a su cargo con el fin de que la información que consta el citado listado concuerde con la información registrada en el Sistema Nacional de Trámites. 22. Solicitará al Administrador Regional del Sistema Nacional de Trámites la desactivación de los perfiles que tiene asignados: REC_COM, REC_DIR y REC_SUP, a fin de disponer de perfiles acordes con las funciones que desempeña como responsable de la Unidad de Reclamos en el Sistema Nacional de Trámites. 23. Definirá y ejecutará conjuntamente con el Administrador Regional del Sistema Nacional de Trámites una revisión periódica de los perfiles de usuario, la asignación de los mismos en el Sistema Nacional de Trámites y la revalidación de usuarios. DIRECCIÓN NACIONAL JURIDICA: 24. Para cumplir con la anterior recomendación deberá solicitar a la Dirección Nacional de Desarrollo Tecnológico, se habilite para los Responsables de la Unidad de Reclamos a nivel nacional un reporte mediante la Herramienta Discoverer con información actualizada de los usuarios y perfiles activos en el Sistema Nacional de Trámites, con el fin de que los responsables puedan efectuar revisiones periódicas. 5 / 11

6 POLÍTICA DE USO DE CLAVES DIRECCIÓN NACIONAL JURIDICA: 25. Se servirá disponer a todos los funcionarios de las Unidades de Reclamos a nivel nacional, usuarios del Sistema Nacional de Trámites (Herramienta WorkFlow), el cumplimiento obligatorio de la Política de Uso de Claves; y, de los perfiles y roles asignados a cada funcionario de acuerdo con las labores que desempeñan. 26. Analizará conjuntamente con la Administradora Nacional del Sistema Nacional de Trámites la factibilidad de crear un nuevo perfil que permita a otro funcionario de la Unidad de Reclamos ejecutar las reasignaciones de trámites en el sistema, debido a la carga operativa que representa esta actividad para el Responsable de la Unidad de Reclamos. AL DIRECTOR 27. Solicitará al Administrador Regional del Sistema Nacional de Trámites la activación de los perfiles que debe tener asignados (REC_COM y REC_DIR) por las funciones que debe desempeñar como Director de la Regional en el Sistema Nacional de Trámites. SESIÓN DE USUARIO DEL SISTEMA NACIONAL DE TRÁMITES DIRECCIÓN NACIONAL JURIDICA: 28. Se servirá solicitar al Director Nacional de Desarrollo Tecnológico asigne al funcionario responsable de su Dirección la implementación del control informático que permita controlar que un usuario pueda acceder al sistema mediante una sesión por usuario a la vez. DEPURACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE TRÁMITES DIRECCIÓN NACIONAL JURÌDICA: 29. Se servirá solicitar al Director Nacional de Desarrollo Tecnológico asigne al funcionario responsable del Sistema Nacional de Trámites la revisión del error producido en el despliegue de información de la opción Consultas Sub opción Trámites: pantalla Ingreso de Trámites ; pestaña Detalles ; y, botón Desplegar Prerrequisitos, de tal manera que los usuarios correspondientes puedan consultar la información adecuadamente. Lo antes mencionado será como parte del mantenimiento y depuración periódica que deben recibir los aplicativos informáticos. 6 / 11

7 PISTAS DE AUDITORÍA A LA RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE RECLAMOS DE LA DIRECCIÓN 30. Solicitará a la Administradora Nacional del Sistema Nacional de Trámites la habilitación de un reporte TRA_LOG_TRANSACCIONES de los trámites de reclamos de su Regional y la capacitación para el uso del mismo. Previamente y para cumplir esta recomendación solicitará a la Dirección de Desarrollo Tecnológico (Soporte Técnico Informático Regional Litoral Sur) se instale en su equipo informático la Herramienta Discoverer Desktop. 31. Realizará la revisión periódica de las Pistas de Auditoría del Sistema Nacional de Trámites y en caso de que detecte aspectos fuera de lo normal deberá comunicarlo inmediatamente al Director de la Regional Litoral Sur para que se tomen las acciones correctivas pertinentes. RESPALDO DE LOS ARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJO DIRECCIO NACIONAL JURÌDICA: 32. Conjuntamente con la Responsable de la Unidad de Reclamos y la Administradora Nacional del Sistema Nacional de Trámites definirá y solicitará la implementación un mecanismo para respaldar los papeles de trabajo de los analistas de reclamos, considerando para ello entre otras opciones la carga de archivos en el aplicativo o la asignación de espacio en un servidor. Para cumplir con esta recomendación se sugiere, de manera previa, unificar el formato de los papeles de trabajo por cada línea de producción, con el fin de subir al sistema o su vez respaldar información consistente y estandarizada. TRÁMITES SIN FINALIZACIÓN DEL FLUJO EN EL SISTEMA NACIONAL DE TRÁMITES DIRECCIÓN NACIONAL JURÌDICA: 33. Implementará, para los casos excepcionales de numeración manual debidamente justificados, el uso de un documento formal de respaldo para la autorización de emisión de números manuales a través de un memorando o un correo electrónico institucional, en el que se señale el número a asignar manualmente, los motivos porque se requiere la numeración manual, el funcionario responsable que solicita (Analista) y el funcionario responsable que autoriza (Responsable de la Unidad de Reclamos). 34. Analizará conjuntamente con la Administradora Nacional del Sistema Nacional de Trámites la reasignación de la actividad Archivar Documentos dentro del Flujo de 7 / 11

8 Reclamos a un usuario de la Unidad de Reclamos (Funcionario del Archivo) mediante la creación de un perfil que permita ejecutar la citada operación al funcionario que conoce realmente el lugar de archivo del expediente físico del trámite. A LA RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE RECLAMOS DE LA DIRECCIÓN 35. Implementará las acciones correctivas necesarias para depurar los trámites que habiendo sido resueltos aún no tienen concluido su flujo en el Sistema Nacional de Trámites (sin Fecha Fin). 36. Dispondrá a los funcionarios (analistas) de su Unidad que la asignación de numeración manual (extra sistema) a las resoluciones emitidas (proyecto de respuesta) sean dadas únicamente en casos excepcionales como cuando no existe disponibilidad del Sistema Nacional de Trámites. 37. Dispondrá a los funcionarios (analistas) de su Unidad el monitoreo periódico y registro oportuno en el Sistema Nacional de Trámites de los reclamos administrativos que tienen a su cargo y que fueron acumulados de manera física a un trámite principal a fin de disponer en el aplicativo información confiable que refleje la realidad del proceso que se ejecuta en la Unidad de Reclamos. 38. Solicitará a los funcionarios (analistas) de su Unidad depuren aquellos trámites que están a su cargo y que aún no tienen registrado el campo Fecha Fin por ser trámites que se acumularon físicamente (expediente) y no en el Sistema Nacional de Trámites. 39. Señalará a los funcionarios (analistas) de su Unidad la obligatoriedad de registrar en el campo Observación de la pantalla de contestaciones del aplicativo la siguiente información para los casos que se señala: La resolución (proyecto respuesta) a emitirse es para el trámite principal y los secundarios que se han considerado acumular al citado trámite. La resolución (proyecto respuesta) a emitirse se le generó una numeración manual (extra sistema). 40. Dispondrá a los funcionarios (analistas) de su Unidad la obligatoriedad de monitorear la finalización del respectivo flujo en el Sistema Nacional de Trámites de los reclamos administrativos que se encuentran a su cargo, una vez que éstos han sido resueltos y finalizados físicamente con el cierre y archivo del expediente. Para el caso de que los citados trámites se encuentran en estado de error disponer que se comuniquen y coordinen oportunamente con el Administrador Regional del Sistema Nacional de Trámites la solución respectiva. De manera complementaria a lo mencionado realizará un monitoreo periódico de aquellos trámites que debiendo estar resueltos aún no han concluido su flujo. 8 / 11

9 2.3. RESULTADOS ESPECIFICOS SILENCIO ADMINISTRATIVO EN RECLAMOS A LA RESPONSABLE NACIONAL DEL AREA DE RECLAMOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL JURIDICA: 41. En coordinación con los funcionarios responsables de los Departamentos de Reclamos y Secretarías Regionales a nivel nacional efectuará controles y monitoreo de los trámites de reclamos administrativos a fin de verificar su oportuna notificación y determinar la existencia de silencios administrativos de tal manera que se coordine con la Unidad de Recursos Humanos de la Dirección Nacional y se tomen las acciones que los casos ameriten. REVOCATORIA DE PROVIDENCIAS Y ANULACIÓN DE LOS ACTOS DE LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA AL DIRECTOR GENERAL: 42. Se servirá solicitar a la Dirección Nacional Jurídica absuelva la consulta efectuada por la Unidad de Auditoría Interna mediante memorando Nº. NAC-AINM de 13 de febrero de 2007, de tal manera que se defina el criterio del Servicio de Rentas Internas en este asunto. Dada la importancia de estos hechos se sugiere se disponga la conformación de una comisión de alto nivel presidida por el Director Nacional Jurídico, a fin de que ésta analice estos actos y dé un pronunciamiento concreto que más tarde sea aprobado por el Director General, mismo que servirá para dar estricto cumplimiento a los procesos de reclamos administrativos en la Entidad. PROCESOS QUE SE DESPRENDEN DE LA RESOLUCIÓN DE RECLAMOS Nº RREC AL DIRECTOR GENERAL: 43. Dispondrá al Departamento de Recursos Humanos de la Dirección Nacional coordine con la Dirección Nacional de Planificación y Estudios, Jurídica y de Gestión Tributaria las actividades de capacitación necesarias y permanentes del recurso humano de la Entidad que realizan las tareas de determinación tributaria, control de las operaciones de los contribuyentes y de aquellos que tienen a su cargo procedimientos judiciales, a fin de asegurar la correcta y eficaz aplicación del marco jurídico para la investigación de hechos que puedan ser indicios del cometimiento de infracciones que atenten en contra de los intereses fiscales. AL DIRECTOR NACIONAL JURIDICO: 44. En coordinación con la Dirección Nacional de Gestión Tributaria diseñará los procedimientos, mejoras organizativas y acciones que se requieran, a fin de evitar dilaciones en estos procesos, considerando los medios con los que cuenta la organización 9 / 11

10 para hacerles frente por la especial problemática de este tipo de casos en la legislación ecuatoriana. 45. En coordinación con la Dirección Nacional Administrativa establecerá el mecanismo más adecuado para la contratación de los expertos en materia tributaria penal que sirvan de apoyo, para la investigación de casos en los que se presenten indicios de responsabilidad penal por ilícitos tributarios. Por lo expuesto, se sugiere que tratándose de un caso especial se de atención prioritaria a este juicio que se ventila en el Tribunal Distrital de lo Fiscal. COMITÉ DE RECLAMOS DIRECCIÓN NACIONAL JURÌDICA: 46. Conjuntamente con el Responsable del Área de Procesos de la Dirección Nacional y considerando el criterio de los Responsables de las Unidades de Reclamos de las diferentes Regionales del Servicio de Rentas Internas definirá las circunstancias bajo las cuales debe conformarse un Comité de Reclamos y los lineamientos para su funcionamiento, de esta manera se normará y optimizará los resultados de esta práctica utilizada en algunas direcciones regionales. INCONSISTENCIAS ENTRE LA INFORMACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE COBRANZAS Y LAS RESOLUCIONES DE RECLAMOS ADMINISTRATIVOS : AL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE RECLAMOS DE LA DIRECCIÓN REGIONAL LITORAL SUR: 47. Dispondrá a los funcionarios encargados del análisis de los trámites de reclamos administrativos, observen los procedimientos establecidos con la Sub Unidad de Cobranzas de la Regional, en el documento Procedimiento sobre el manejo de información relacionada con la gestión de cobro reclamos administrativos formalizado el 21 de agosto de AL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL: 48. Analizará los procedimientos establecidos en el documento Procedimiento sobre el manejo de información relacionada con la gestión de cobro reclamos administrativos, a fin de considerarlos para la Guía Referencia de Reclamos que se encuentra elaborando la Dirección de Planificación y Estudios de la Dirección Nacional. 10 / 11

11 EXPEDIENTES DE RECLAMOS ADMINISTRATIVOS A LA RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE RECLAMOS DE LA DIRECCIÓN 49. En coordinación con el Responsable de la Unidad Jurídica de la Regional velarán porque el proceso de archivo se ejecute de tal manera que evite este tipo de situaciones en expedientes que deban ser administrados por estas dependencias, manteniendo el debido cuidado en el manejo de la documentación de la administración tributaria, considerando que la custodia de los archivos representa una responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación de los mismos. EXPEDIENTES DE TRÁMITES DE RECLAMOS ADMINISTRATIVOS Y ARCHIVO DE GESTIÓN AL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL: 50. En coordinación con la Secretaria Nacional del SRI analizarán las normas y procesos establecidos en el Manual de Administración de Archivos a fin de definir el procedimiento ideal para la actividad de foliación de los expedientes de trámites previo a la entrega al archivo de gestión de cada área, y minimizar el riesgo de una deficiente verificación en la recepción de éstos. 11 / 11