Instituto de Banca y Comercio. Recinto de Humacao. Biblioteca. Programa de Literacia de Información y Tecnología

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1 Instituto de Banca y Comercio Recinto de Humacao Biblioteca Programa de Literacia de Información y Tecnología Creando un Opúsculo & un Catálogo Utilizando Publisher I. Introducción Para poder determinar que tipo de comunicado utilizar para trasmitir una información particular necesitas: a) saber el propósito del comunicado (informar, vender, etc.), b) tener una idea de cual es la información que vas a incluir, c) y una idea de cómo quieres presentar la información. Un opúsculo se utiliza más bien con propósitos informativos. Aquí puedes explicar los servicios y/o productos brevemente. Un catálogo (Booklet) lo puedes utilizar para presentar detalladamente los productos y servicios. Ambos tipos de documentos deben llamar la atención de la persona para que lo lea pero deben tener un balance entre imágenes y contenido. Debe haber una relación entre ambos elementos. El espacio para escribir es limitado en los dos tipos de documentos, por lo tanto, determina que información es necesaria y cual no, para así maximizar el uso del espacio disponible. Recuerda resumir y que el contenido sea de tu autoría, el hacer copy/paste de la información que conseguiste le quita valor y credibilidad a tu trabajo.

2 Para crear un opúsculo y/o un catálogo vamos a usar el programa de Publisher que nos ofrece formatos para realizar diversos tipos de publicaciones. Este programa se utiliza mucho para crear banners, flyers, tarjetas de presentación, invitaciones, opúsculos, etc. En este módulo repasarás el uso de las herramientas que ofrece Publisher para crear un opúsculo (brochure) y un catálogo (booklet). Estaremos utilizando Publisher de Office II. Descripción de las herramientas a utilizar La barra de herramientas en la parte superior del programa es parecida a la que utilizas en Word. A continuación describiremos las herramientas que más se utilizan cuando creamos un opúsculo y un catálogo. A. Funciones que encontramos bajo las categorías Cuando le das click a alguna de las categorías en la Figura 1 podrás ver las funciones que caen bajo ésta. Muchas de esas funciones aparecen abajo en la barra de herramientas. En otras ocasiones están escondidas y tienes que entrar a una de estas categorías para aplicar el comando. Figura 1

3 1. File Bajo File encontrarás todo lo relacionado a grabar, ver e imprimir el documento (Figura 2). Funciones que se usan para abrir nuevos documentos, abrir documentos ya existentes y cerrarlos. Funciones para grabar el documento por primera vez, grabar cambios y publicar en la red. Funciones que te permiten ver el documento antes de imprimirlo y especificar cómo lo quieres imprimir. El programa guarda información de los documentos más recientes creados usando el programa. Figura 2

4 2. Edit (Editar) En esta categoría podrás encontrar las funciones relacionadas al refinamiento del documento. Las herramientas para editar el contenido las puedes encontrar aquí (Figura 3) o en la barra de herramientas. Undo se usa para salir de los cambios que has hecho y volver al contenido original. Redo se usa para volver a los cambios que habías hecho. Funciones que se utilizan para cambiar de lugar secciones del contenido. Estas funciones se usan para borrar parte del documento o el documento completo. Funciones que se usan para encontrar y sustituir palabras. Figura 3

5 3. View Aquí puedes decidir que herramientas quieres en la barra de arriba del documento y otros comandos relacionados a cómo se ve la página que estás creando (Figura 4). Aquí escoges los comandos que quieres que aparezcan en la barra de herramientas. Figura 4

6 4. Insert (Insertar) Bajo esta categoría podrás añadir imágenes, caja de texto, los acentos de las palabras, etc. (Figura 5). Si no conoces los códigos para los acentos o estás usando una laptop, puedes utilizar esta función para poner los acentos y otros símbolos que se usan en el español. Esta cajita se inserta dentro de objetos o gráficas para escribir dentro de ellas. Figura 5

7 5. Format (Formato) Aquí se encuentran las funciones que te ayudan a darle forma al contenido. Puedes escoger el estilo de la letra, tamaño, espacio entre líneas, el esquema de colores de los diseños etc. Algunas de estas funciones aparecen en la barra superior, otras en el menú que a veces aparece a tu mano izquierda (Figura 6). Estas funciones se utilizan para especificar como se va a estructurar la información. Funciones que utilizas para personalizar el estilo del documento. (Trabajan con la apariencia del documento, no con el contenido.) Figura 6

8 6. Tools (Herramientas) Las funciones que mayormente se utilizan bajo esta categoría son las de lenguaje (escoges el lenguaje que vas a utilizar) y la de verificar la ortografía (Figura 7). Verificar ortografía Escoger el dioma Figura 7

9 7. Arrange Con las funciones bajo esta categoría puedes establecer cómo quieres que se vean las imágenes y el contenido (Figura 8). Te permite poner la imagen de fondo, puedes hacer que el contenido esté arriba o debajo de la imagen. Aquí puedes seleccionar formas geométricas para insertar al documento. Figura 8

10 B. Barras de Herramientas En Publisher tenemos dos (2) barras de herramientas: la barra que está arriba del documento en que estás trabajando (Figura 9) y la que está a tu izquierda (Figura 10). Las herramientas en la Figura 9 son las mismas con las que trabajamos en Word y más bien te ayudan a darle forma al contenido del documento. Figura 9 Las herramientas en la Figura 10 te ayudan a crear los espacios donde vas a escribir y a crear diseños en tu documento. En Publisher nosotros creamos los espacios para escribir usando esta función. Design Gallery ofrece diversos diseños para que escojas el que quieres usar para tu documento. Figura 10

11 A continuación vamos a ver como se crea un opúsculo y un catálogo (booklet). Vamos a pensar que los estudiantes tienen como asignación crear estos documentos como si fueran representantes de una compañía y ellos tienen que vender esos productos. La creación de los documentos se realizará teniendo esta asignación en mente, pero lo que vamos a ver se puede adaptar para cualquier propósito. III. Creando un opúsculo Cuando tengas tu información organizada, abre Publisher para que puedas escoger el formato que quieres usar. Usa el menú de tu mano izquierda para seleccionarla. En este caso, le das click a la palabra Brochure (Figura 11). Figura 11 El programa entonces te mostrará diferentes modelos de opúsculos para que selecciones el formato que te gustaría utilizar (Figura 12). El programa tiene modelos para diferentes propósitos y están organizados bajo categorías, como por ejemplo,

12 informativos, ventas, etc. En esta área puedes ver los modelos con diferentes esquemas de colores para ver los colores que quieres usar antes de tomar una decisión. Figura 12 Una vez le das click al modelo que quieres usar, Publisher te lleva al documento con el cual vas a trabajar. El formato se puede modificar a tu gusto utilizando las herramientas que mencionamos en la sección anterior (Figura 13). Puedes cambiar el esquema de colores, el tamaño y posición del papel, el tipo de información que quieres añadir, etc.

13 Figura 13 Cuando estés modificando el estilo del opúsculo ve pensando como vas a organizar la información. Publisher te divide en pestañas las hojas que estás trabajando. En la primera pestaña trabajas con la portada y la parte de afuera del opúsculo. En esta sección debes incluir el nombre de la compañía que representas, su logo, y tu información de contacto. (Figura 14).

14 Figura 14 Las pestañas que indican en que sección estás trabajando. En la segunda pestaña trabajas con el interior del opúsculo donde va la gran parte de la información. En esta sección podemos utilizar cada columna para organizar la información por temas. Si observamos la Figura 15 puedes ver que la persona escogió la primera columna para dar una breve descripción sobre la compañía y luego utilizó las otras columnas para mencionar sus servicios y productos. Aquí puedes incluir algunas fotos de los productos que quieres destacar.

15 Figura 15 Publisher te da muchas opciones y puedes jugar con las imágenes utilizando el programa de Paint de tu computadora. Usa tu creatividad para crear un opúsculo que vaya a tono con la imagen de la compañía, con los productos que ofrece y la clientela a la que se dirige.

16 IV. Creando un catálogo El espacio en un opúsculo es limitado y su uso es más informativo. Si necesitas preparar un documento con imágenes y descripciones de equipos u otras cosas, puedes usar el formato de catálogo (booklet). Este formato es una especie de librito donde puedes incluir mayor información y jugar más con los espacios. Para poder usar este formato, necesitas escribir la palabra Booklet en la barra de Search Template. Abajo te va aparecer diferentes tamaños de papel para hacer el catálogo. Selecciona el tamaño para el papel corto (8.5 X 11 ) y dale click (Figura 16). Figura 16

17 Cuando suba la página va a salir un mensaje preguntandote si quieres añadirle tres (3) páginas y le vas a dar click a Yes (Figura 17). Figura 17 El programa te va a subir el formato para el catálogo en blanco y lo vas a trabajar desde cero (Figura 18).

18 Figura 18 Las pestañas representan las páginas del catálogo y te dejan saber en cual estás trabajando. Para crear el diseño de tu catálogo, dale click a Design Gallery. Va a subir una caja que dice Design Gallery que te va a dar diferentes diseños clasificados por categorías (Figura 19).

19 Firgura 19 Publisher te da 4 páginas en el formato de Booklet. Puedes organizar la información de la siguiente manera: en la primera página escribe el nombre de la compañía, incluye el logo y tu información de contacto (Figura 20); en las páginas de adentro (la segunda y tercera página) colocas la descripción de los productos y servicios (Figura 21); y la última página usala para poner información sobre la compañía (Figura 22). Figura 20

20 Figura 22 Figura 21

21 V. Cómo imprimir un opúsculo y/o un catálogo Una vez has terminado y revisado el material, esta listo para imprimir. Como el documento tiene más de una hoja y deben salir en un mismo papel por ambos lados, necesitas establecer las especificaciones de como quieres imprimir el documento antes de enviarlo a imprimir. Ve a File y le das click a Print. Cuando suba la cajita, vas a ir a 2-sided options y escoges la opción que dice two-sided (Figura 23). Luego lo imprimes. Figura 23

22 VI. Referencia Publisher Microsoft Office 2007 Sephora.com (2011). Recuperado de Preparado por: Vilmarie Torres Lamboy, Bibliotecaria Revisado: Mayo 2011

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