Guía de Mejores Prácticas para su óptimo uso

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3 En el marco de la Estrategia Nacional para la Prevención y el Control del Sobrepeso, la Obesidad y la Diabetes, se encontró la necesidad de modernizar los sistemas de información vigentes para asegurar calidad de la información y el seguimiento oportuno de los pacientes. Fundación Carlos Slim, en alianza con la Secretaría de Salud, diseñó y desarrolló el Sistema Nominal de Información en Crónicas (SIC), un sistema de información que opera en modalidad híbrida (fuera de línea y en línea) que permite al personal de salud el registro de la atención brindada a las personas que viven con enfermedades crónicas, incluyendo datos personales, resultados de las valoraciones (tanto mediciones básicas como peso y glucosa, como pruebas de laboratorio) y tratamiento farmacológico y no farmacológico prescrito. El Consejo Nacional de Salud acordó la implantación del SIC en todas las unidades de salud del primer nivel de atención. Esta ambiciosa implantación estuvo encabezada por la Secretaría de Salud, a través de la Subsecretaría de Prevención y Promoción de la Salud y conducida por el Centro Nacional de Prevención y Control de Enfermedades CENAPRECE, quienes aseguraron el despliegue operativo y mantuvieron contacto con las autoridades a nivel estatal y jurisdiccional. Fundación Carlos Slim respaldó esta implantación mediante el despliegue técnico y tecnológico del SIC, y brindó soporte al personal de salud de todos los niveles a través de Mesa de Ayuda, disponible a través de una plataforma multicanal vía telefónica, correo electrónico y chat en línea. Como cualquier otra innovación tecnológica, han surgido diversos retos durante la implantación y operación del SIC, tanto en términos de infraestructura y capacidad tecnológica, como en términos de los recursos humanos disponibles y el esquema de operación. Se ha diseñado esta guía con el objetivo de facilitar al personal de salud la operación del SIC. Está dividida en dos secciones, a saber: Preguntas frecuentes en donde se describe la mayoría de las inquietudes, dudas y problemáticas enfrentadas por el personal de salud, y Recomendaciones de Seguridad donde se emiten una serie de recomendaciones que facilitarán la operación óptima de sus equipos de cómputo. Esperamos que sea de utilidad.

4 Puedo instalar el SIC en cualquier computadora? El SIC es una aplicación ligera, lo que significa que los requisitos necesarios para poder asegurar la instalación son mínimos. A continuación te los compartimos: Hardware: Windows 7 o posterior. Mínimo 2 GB en RAM Software: Windows Service Pack 2 o Superior. Net Framework 4 o posterior. Algunos equipos de cómputo de las unidades de salud tienen un uso restringido y no permiten descarga de archivos e instalación de aplicaciones externas. Si es el caso de tu equipo, solicita apoyo al personal de sistemas de tu jurisdicción o entidad. Cómo puedo instalar el SIC? 1. Accede a la página de Soporte SIC en el sitio 2. En la parte inferior izquierda de la página, encontrarás el ejecutable de la aplicación, así como los Manuales de Instalación y Uso. Descárgalos en tu computadora. 3. En caso de que no cuentes con acceso a internet, solicita al responsable de tu jurisdicción apoyo para la descarga. 4. Comienza el proceso de instalación. Apóyate de Mesa de Ayuda si es necesario. Ya terminé de instalar el SIC, y al momento de abrirlo, me pide un código de activación. Qué es eso? El SIC es un sistema de información que guarda la información de identificación y la información de las consultas médicas. Por ello, era importante asegurar un mínimo de seguridad. Así, el código de activación es una llave segura que garantiza que sólo el personal de salud asignado puede instalar y ejecutar el SIC. Cada llave es única y está asignada por jurisdicción.

5 Cómo puedo obtener el código de activación? Mesa de Ayuda no cuenta con la facultad de entregar los códigos de activación a nadie, por lo que solicita apoyo al responsable de programa de tu jurisdicción para contar con ella. En caso de que el responsable de programa de tu jurisdicción no cuente con este código, solicítenlo al responsable de programa estatal, quien cuenta con la facultad para solicitarlo en caso de que no cuente con él. Estoy queriendo ingresar al SIC, pero el sistema me dice que mi nombre de usuario y/o contraseña no es correcto. Qué puedo hacer? Tu nombre de usuario es tu CLUES, y tu contraseña es cronicas sin acento en la o. Puede llegar a suceder que el SIC fue instalado para utilizarse en una jurisdicción, y que el equipo fue utilizado en otra jurisdicción. Si ese es el caso, solicita apoyo en la Mesa de Ayuda. En una misma computadora, puedo tener información de varias CLUES? Sí, y el SIC puede identificar y distinguir la información; recuerda que sólo se puede capturar información de una misma jurisdicción. Estaba capturando mi información, y me salieron errores en la captura. Cuáles pueden ser? En ocasiones, pueden cometerse errores durante el proceso de captura; los más frecuentes se encuentran en las siguientes variables: Número de sesiones GAM ( Grupo de Ayuda Mutua) No se capturó la variable y se dejó en blanco. Clave de referencia No se capturó la variable y se dejó en blanco. Motivo de baja No se capturó la variable y se dejó en blanco. Fecha de ingreso o reingreso del diagnóstico Se capturó el año sólo con dos dígitos en vez de con cuatro dígitos, ejemplo: 08 en vez de 2008.

6 Dónde se encuentran el número de sesiones GAM, clave de referencia, motivo de baja y fecha de ingreso o reingreso? Se encuentran en la pantalla de captura (información de la cita II de II) donde se capturan los medicamentos. El SIC indica error por talla, pero yo lo veo bien. Cómo puedo modificar eso? Es muy probable que el Sistema Operativo no esté bien configurado. Para ello, ve a Panel de Control y revisa la configuración del idioma. Debe estar en Español México. Cómo puedo saber qué errores se cometieron durante la captura? Se desarrolló una herramienta denominada Validador SIC que permite encontrar estos errores. Solicita esta herramienta en Mesa de Ayuda. Cómo solicitar la herramienta Validador de SIC? Es necesario enviar un correo para solicitar la herramienta, por medio de una sesión remota para mostrar su funcionamiento. No tengo acceso a internet en mi equipo de cómputo. Cómo puedo sincronizar mi información? El SIC es un sistema de información híbrido, lo que significa que puede funcionar tanto en línea (si cuentas con acceso internet) como fuera de línea. Puedes sincronizar la información de tu base de datos desde cualquier otro equipo de cómputo que tenga conexión a internet y que tenga el SIC instalado. Para ello, genera un respaldo de tu base de datos. Cómo puedo obtener un respaldo de la base de datos de una computadora que no tiene internet? 1. Ingresa al SIC con tu nombre de usuario y contraseña. 2. En la página de inicio, da clic en el botón de Generar respaldo. 3. Selecciona el sitio donde desees guardarlo. 4. Dar clic en Aceptar. 5. Una vez concluido el proceso de respaldo, el sistema mostrará un mensaje de que fue generado con éxito. Para poder llevar tu respaldo a otra computadora, debes guardar ese respaldo en un medio electrónico como un USB o un CD.

7 Ya tengo mi respaldo en un USB. Cómo sincronizo? 1. Lo primero que debes hacer es asegurarte que el equipo de cómputo que vas a usar para sincronizar la base de datos sí tenga conexión a internet. 2. Una vez que hayas hecho lo anterior, debes restaurar la base de datos. Lo que esto significa, es que debes avisarle al SIC que estarás usando una base de datos distinta a la que tiene normalmente en su computadora, para que así pueda sincronizar tu información. 3. Una vez restaurada, ingresa al SIC con tu nombre de usuario (tu CLUES) y tu contraseña). Esta es la forma en que el SIC sabe que la información que sincronizarás pertenece a tu unidad de salud. 4. Realiza el proceso de sincronización de forma normal. Puedes obtener dos mensajes: Si la sincronización de toda tu base de datos se realizó exitosamente, el icono de sincronizar estará en blanco y sin parpadear. De lo contrario, el SIC te indicará que aún quedan pacientes por enviar. Quise sincronizar, pero recibí este mensaje: Error de sincronización :(417) Expectation Failed Qué hago? Existen diversas razones por las que este mensaje puede aparecer: El puerto de salida que se usa para enviar la información no está habilitado. Para ello, solicita a sistemas la habilitación del puerto 88 de entrada y salida de conexión a internet. El antivirus que está instalado tiene bloqueado el programa. Solicita apoyo al personal de sistemas, o bien a Mesa de Ayuda. Windows tiene habilitado un firewall. Un firewall es una barrera de seguridad que impide la entrada y salida de datos de la computadora. Si bien esto es bueno para asegurar que nuestra computadora está protegida, esto inhabilita el funcionamiento del SIC. Solicita apoyo al personal de sistemas, o bien a Mesa de Ayuda. Me equivoqué y utilicé la misma base de datos en varios equipos. Se va a duplicar la información? No te preocupes, el SIC tiene forma de saber que la información ya fue sincronizada, por lo que no se duplicará esta información. Quise sincronizar la información después de haber validado que no hubiera errores de captura, pero sigo sin poder. Qué hago? Comunícate con Mesa de Ayuda para hacer un análisis a detalle de la información.

8 Dónde puedo revisar y consultar la información que he capturado? Existen dos formas de consultar tu información: La página Avance SIC (www.avancesic.com) permite ver el avance en el proceso de captura a nivel agregado. El Tablero de Control de Enfermedades Crónicas (www.tableroredesdiabetes.com) permite explotar la información. Cuando sincronizo mi información, veo el total en Avance SIC? Si, ya que son los pacientes que están en la nube. Ya sincronicé, pero la información que estoy viendo en la página de Avance SIC es distinta de la que yo tengo en mi computadora. Por qué? Primero es necesario verificar que la sincronización haya sido correcta, de no ser así es necesario identificar la causa por la que no es posible sincronizar. Para ello, revisa la sección Sincronización de este mismo documento. Sincronicé hace unos minutos, pero no veo mi información reflejada en la página de Avance SIC. Por qué? El sitio Avance SIC se actualiza cada 24 horas. Vuelve a revisar en ese tiempo. Qué puedo ver en Avance SIC? Actualmente la página cuenta con 2 tipos de reporte: Análisis de pacientes por cita Análisis de pacientes por patología En las siguientes dos páginas, te mostramos ejemplos de estos reportes:

9 Avance SIC Análisis de pacientes con cita Entidad Total de pacientes Total de unidades Pacientes que cuentan con al menos un registro Pacientes con consulta en el mes estadístico Pacientes con consulta en los últimos 60 días Pacientes con consulta en los últimos 90 días N % N % N % N % Aguascalientes 18, , , , Baja California 35, , , , Baja California Sur 11, , , , Campeche 12, , , , Coahuila 8, , Colima 16, , , , Chiapas 43, , , , Chihuahua 60, , , , Distrito Federal 61, , , , Durango 18, , , Guanajuato 157, , , , , Guerrero 90, , , , Hidalgo 51, , , , Jalisco 112, , , , , Estado de México 151, , , , Michoacán 46, , , , Morelos 33, , , , Nayarit 20, , , , Nuevo León 43, , , , Oaxaca 67, , , , Puebla 93, , , , Querétaro 36, , , Quintana Roo 17, , , , San Luis Potosí 70, , , , Sinaloa 53, , , , Sonora 26, , , , Tabasco 45, , , , Tamaulipas 57, , , , Tlaxcala 25, , , , Veracruz 115, , , , Yucatán 27, , , , Zacatecas 33, , , , Total: 1,664, ,363, , , ,

10 Avance SIC Análisis de citas por patología Entidad Aguascalientes Baja California Baja California Sur Campeche Coahuila Colima Chiapas Chihuahua Distrito Federal Durango Guanajuato Guerrero Hidalgo Jalisco Estado de México Michoacán Morelos Nayarit Nuevo León Oaxaca Puebla Querétaro Quintana Roo San Luis Potosí Sinaloa Sonora Tabasco Tamaulipas Tlaxcala Veracruz Yucatán Zacatecas TOTAL Hipertensión Obesidad Diabetes Dislipidemia Total C/V S/V C/V S/V C/V S/V C/V S/V C/V S/V 9,277 4,062 6,470 2,521 7,102 3,254 2,908 1,609 25,757 11,446 19,551 7,406 11,697 4,212 15,356 5,869 8,315 3,174 54,919 20,661 7, , , , ,881 1,768 5, , , , ,351 3,118 5,302 1,073 2, , , ,784 2,846 8,596 2,534 5,967 1,883 7,503 2,325 3, ,284 7,695 21,658 3,041 9,277 1,141 21,699 3,107 5, ,918 8,244 28,789 17,653 15,866 9,449 17,701 10,581 8,720 5,539 71,076 43,222 31,295 5,610 17,933 3,333 34,035 5,839 14,281 2,557 97,544 17,339 9,441 4,763 6,399 3,451 6,997 3,359 4,265 2,407 27,102 13, ,722 11,815 75,493 8,255 81,552 8,602 67,079 6, ,846 35,441 40,136 10,555 25,097 7,114 40,394 11,253 12,184 3, ,811 32,767 31,024 4,442 17,612 2,541 26,560 3,964 8,399 1,054 83,595 12,001 67,512 14,833 42,034 9,796 51,072 11,362 28,282 6, ,900 42,164 69,081 26,442 30,360 12,242 63,726 24,920 29,506 11, ,673 74,758 26,737 4,635 17,554 3,131 22,217 3,881 8,956 1,701 75,464 13,348 17,022 2,163 8, ,325 2,287 5, ,011 5,921 8,999 4,817 5,516 2,412 7,943 4,448 2, ,578 12,511 25,360 5,169 10,684 2,061 21,554 4,239 7,419 1,302 65,017 12,771 31,974 6,767 15,662 3,439 31,240 6,412 7,241 1,622 86,117 18,240 48,503 6,130 23,108 2,942 50,597 7,203 11,587 1, ,795 17,821 21,324 5,890 11,964 3,455 15,650 4,280 7,678 2,067 56,616 15,692 7,994 1,691 6,726 1,361 9,412 1,978 5,237 1,093 29,369 6,123 40,258 9,563 19,336 5,414 29,598 7,368 12,602 3, ,794 26,062 22,625 5,259 24,019 5,699 13,521 3,083 6, ,276 15,016 15,429 5,082 7,679 2,951 9,693 3,234 4,105 1,360 36,906 12,627 28,956 1,407 10, ,386 1,420 6, ,808 3,789 35,920 3,768 20,442 2,500 30,118 3,247 11,941 1,408 98,421 10,923 13,511 2,166 7,003 1,358 15,152 2,312 3, ,492 6,576 57,539 9,910 30,103 4,512 62,194 10,737 17,089 2, ,925 27,811 12,205 2,916 10,871 2,186 13,694 3,151 8,698 1,803 45,468 10,056 21,734 4,508 11,177 2,203 13,175 2,772 6,511 1,386 52,597 10, , , , , , , ,546 72,495 2,532, ,606

11 Qué puedo ver en el Tablero de Control? El Tablero de Control permite monitorear la información relativa al manejo y control de los pacientes que viven con enfermedades crónicas y que son atendidos en las unidades de salud. Aquí un ejemplo: El Tablero de Control muestra información muy detallada. Te invitamos a que lo recorras y lo conozcas!

12 El objetivo de la Mesa de Ayuda es brindar soporte y acompañamiento a las entidades y sus centros de salud en el despliegue y operación del Sistema de Información en Crónicas (SIC). Para ello, se cuenta con tres canales de comunicación, de lunes a viernes de 9 a 6 pm: Chat web en sitio de soporte: Teléfono sin costo: Correo electrónico: A través de ella, el personal de salud de las entidades puede reportar incidencias relacionadas con el despliegue y operación del SIC. Se brinda soporte y acompañamiento durante todo el proceso, a saber:

13 Nuestras computadoras son una herramienta de trabajo indispensable, y nos permiten acceder a internet y a información ilimitada que nos ayuda a hacer mejor nuestro trabajo. Sin embargo, existen muchas amenazas de seguridad que nos pueden perjudicar. Proteger nuestro equipo de cómputo es muy necesario y no es difícil, pero debemos ser muy cuidadosos. Te compartimos algunas recomendaciones de seguridad: Instalar un programa antivirus y mantenerlo actualizado puede ayudarle a defender el equipo frente a virus. Los programas antivirus analizan el equipo en busca de virus que pretenden introducirse en el correo electrónico, el sistema operativo o los archivos. Cada día pueden aparecer virus nuevos, por lo que es recomendable visitar con frecuencia el sitio web del fabricante en busca de actualizaciones. Algunos programas antivirus se venden con suscripciones anuales que pueden renovarse cuando es necesario, pero hay muchos que son gratuitos. Recomendamos dos de ellos: Microsoft Security Essentials, un programa antivirus gratuito disponible en https://www.microsoft.com/es-mx/download/details.aspx?id=5201. Avast, un programa antivirus gratuito disponible en: Las empresas proveedoras de correo electrónico más comunes (Microsoft Outlook o Hotmail, Gmail, Yahoo, MSN, AOL, etc) cuentan con potentes sistemas que mitigan el riesgo de virus, pero no garantizan un 100% de seguridad. Por ello, no abras mensajes de correo electrónico de remitentes desconocidos ni adjuntos de correos electrónicos que no reconoces. Muchos virus se envían adjuntos a mensajes de correo electrónico y se propagan en cuanto se abre el archivo. Es mejor no abrir ningún archivo adjunto a menos que se trate de algo que estás esperando.

14 Los exploradores o navegadores de internet cuentan con ciertos filtros de seguridad que permiten una navegación más sencilla y ágil. Los exploradores más usados son Google Chrome, Internet Explorer y Mozilla Firefox. Con independencia de tu explorador preferido, te recomendamos usar un bloqueador de elementos emergentes en tu explorador. Las ventanas emergentes son ventanas pequeñas del explorador que se abren encima del sitio web que se está viendo. Si bien la mayoría de estas ventanas son creadas por anunciantes, también pueden contener virus o algún código malintencionado. Un bloqueador de elementos emergentes puede evitar que se abran algunas de estas ventanas o todas. Adicionalmente, sólo accede a páginas seguras y que sean de tu entera confianza. Hoy en día, existen muchas páginas que aprovechan tu curiosidad e insertan virus o código malicioso en tu computadora. Es importante saber que algunos sitios web pueden usar información privada que está guardada en tu computadora, como contraseñas, datos de identificación personal u otros, para hacer fraudes, robos de identidad o de información. Ten mucho cuidado! Por último, borra la memoria caché del Internet y el historial de navegación frecuentemente. Esto es muy importante, porque la mayoría de los exploradores almacena información sobre los sitios web que visitas, como tu nombre, dirección, contraseñas, teléfonos, etc. Si bien puede ser útil tener esta información almacenada en el equipo, en algunas ocasiones, es preferible que la borres frecuentemente. No sólo garantizas que la información no la utiliza nadie más, aumenta el rendimiento y desempeño de tu equipo al no guardar información innecesaria. Si deseas ayuda sobre cómo hacer todas estas actividades, infórmate con el responsable de sistemas o con Mesa de Ayuda. Parafraseando a los epidemiólogos, el USB es un agente de contagio. Si alguien de tu equipo o tú tienen un USB infectado, estarán expandiendo el virus por todos lados. Para el SIC, es importantísimo que sólo utilices un USB exclusivo, que esté limpio y que no se use para ninguna otra actividad.

15 1. Instala un antivirus en tu computadora y mantenlo actualizado. 2. Accede a sitios web que sean de tu entera confianza. 3. Sólo abre mensajes correo electrónico de personas conocidas. 4. Borra constantemente el historial de internet tu computadora. 5. Asigna un USB para uso exclusivo del SIC. Recuerda que el problema no es tener una duda, es no preguntarla! Mesa de Ayuda está para atenderte y apoyarte: Mesa de Ayuda, disponible en Desarrollado por Fundación Carlos Slim

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