Manual de producto de GFI. Guía de evaluación de GFI Archiver

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1 Manual de producto de GFI Guía de evaluación de GFI Archiver

2 La información y contenido de este documento se proporciona sólo para fines informativos y se proporciona "tal cual", sin garantía de ningún tipo, ya sea expresa o implícita, incluyendo pero no limitadas a las garantías implícitas de comercialización, idoneidad para un propósito particular y ausencia de infracción. GFI Software no se hace responsable de ningún daño, incluyendo daños consecuentes, de cualquier naturaleza, que puedan deberse a la utilización de este documento. La información se ha obtenido de fuentes disponibles públicamente. A pesar de los esfuerzos razonables que se han hecho para asegurar la exactitud de los datos facilitados, GFI no reclama, promete o garantiza la integridad, exactitud, actualidad o adecuación de la información y no es responsable de errores tipográficos, fuera de la información actualizada, o errores. GFI no ofrece ninguna garantía, expresa o implícita, y no asume ninguna obligación legal ni responsabilidad por la exactitud o la exhaustividad de la información contenida en este documento. Si estima que existe algún error objetivo en este documento, póngase en contacto con nosotros y revisaremos sus dudas tan pronto como sea posible. Todos los nombres de productos y empresas mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos titulares. Microsoft y Windows son marcas registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation en Estados Unidos y otros países. GFI Archiver es propiedad de GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Reservados todos los derechos. Versión del documento: V Última actualización (mes/día/año): 18/11/2014

3 1 Introducción Acerca de GFI Archiver Razones para archivar el correo electrónico Recomendaciones para la prueba 5 2 Fases de la prueba Fase 1: Implementación inicial Instalación y configuración inicial Fase 2: Directivas de la organización Control de acceso Directivas de retención Despliegue de Outlook Connector Acceso remoto Qué se puede realizar con GFI Archiver Fase 3: Aumento de los beneficios de su empresa Configuración de los informes de MailInsights 11 3 Resumen 13

4 1 Introducción Enhorabuena por haber descargado la versión de prueba durante 30 días de GFI Archiver. Está a punto de poder disfrutar de una completa solución que cubrirá sus necesidades de almacenamiento, gestión y compatibilidad del correo electrónico. Durante el periodo de evaluación de la versión de prueba recibirá mensajes de correo electrónico que le ayudarán a sacar el máximo partido degfi Archiver a la hora de cubrir las necesidades de su organización, con útiles enlaces que le ayudarán durante el periodo de prueba y le indicará cómo ponerse en contacto con nosotros. Este manual también le ayudará a sacar el máximo partido de la versión de prueba de GFI Archiver desde el principio. Describimos las ventajas del almacenamiento del correo electrónico, realizamos recomendaciones sobre cómo instalar el software y le ayudamos a usar sus distintas características para lograr ventajas inmediatas para su empresa. 1.1 Acerca de GFI Archiver GFI Archiver es una solución de archivado de correos electrónicos potente y fácil de utilizar que le ayuda a archivar los mensajes de correo electrónico internos y externos en un almacén de archivo central. Posteriormente, podrá administrar con facilidad los almacenes de archivo de correo electrónico desde la interfaz basada en Web de GFI Archiver, que también permite a los usuarios autorizados explorar y buscar mensajes de correo electrónico archivados. 1.2 Razones para archivar el correo electrónico Es posible que el correo electrónico sea la mayor y más crítica fuente de información de la empresa y su almacenamiento ayuda a mantenerlo seguro, organizado y accesible siempre que sea necesario. Obtenga un procesamiento más rápido del correo electrónico y reduzca el tiempo necesario para realizar operaciones de copia de seguridad y restauración descargando correo electrónico de Microsoft Exchange. Elimine los problemas asociados con la gestión de archivos PST. Dé a los usuarios un buzón prácticamente ilimitado y proporcione un acceso fácil a mensajes de correo electrónico antiguos en cualquier momento. Reduzca los costes de almacenamiento del correo electrónico y realice un seguimiento del historial del correo electrónico evitando un almacenamiento ineficaz de mensajes de correo electrónico y adjuntos en archivos PST o en Microsoft Exchange. El almacenamiento permite guardar una única copia comprimida de cada mensaje de correo electrónico en un almacén central. Evite responsabilidades legales y ayude a cumplir los requisitos de detección electrónica y cumplimiento conservando un repositorio centralizado, seguro, en el que se pueden realizar búsquedas y del que se pueden generar informes de todos los mensajes de correo electrónico (incluyendo los adjuntos). Tome decisiones empresariales inteligentes realizando minería y análisis de los datos almacenados en el correo electrónico Por ejemplo, al generar informes del historial del correo electrónico, puede reducir riesgos legales, detectar pérdidas de datos y afrontar los problemas de recursos humanos, al mismo tiempo que supervisa el correo electrónico de la empresa al mismo tiempo que supervisa el correo electrónico de la empresa, por si hubiera pérdida de datos o comportamientos inapropiados. GFI Archiver 1 Introducción 4

5 1.3 Recomendaciones para la prueba Aunque desee implementar GFI Archiver en toda la infraestructura de correo electrónico desde el principio de la prueba, es aconsejable familiarizarse antes con el producto, sus requisitos de capacidad de almacenamiento y el hardware más apropiado para el flujo de correo y las directivas de conservación de correo electrónico existentes. Siga las directrices que se especifican a continuación para asegurarse de que la versión de prueba funciona correctamente: RECOMENDACIÓN Prueba de usuarios Equipos virtuales Conozca su flujo de correo DESCRIPCIÓN Para empezar implemente GFI Archiver en un pequeño número de usuarios. GFI Archiver es compatible con Active Directory, por lo que puede agregar grupos completos con la misma facilidad que agrega usuarios individuales. GFI Archiver es completamente transparente para los usuarios, por lo que no causará ningún trastorno en la empresa. GFI Archiver usa el registro en diario del correo electrónico para recuperar mensajes de correo de Microsoft Exchange. Esto requiere muy pocos cambios en el entorno y no supone riesgo alguno para la infraestructura del correo electrónico. GFI Archiver funciona muy bien en entornos de equipos virtuales con los recursos apropiados. No es preciso instalar la versión de prueba de GFI Archiver en el servidor de Microsoft SBS o Exchange. La instalación de GFI Archiver en un equipo virtual es una forma rápida de evaluar el producto. Tendrá que asignar los recursos de hardware y almacenamiento pertinentes para asegurarse de que GFI Archiver puede gestionar el flujo de correo de la empresa (el volumen de mensajes de correo electrónico que se envían y reciben) GFI Archiver se ha diseñado para ser lo menos invasivo posible y requiere muy pocos cambios en la infraestructura de correo electrónico existente, lo que hace que sea muy fácil tanto evaluarlo como quitarlo cuando haya finalizado el periodo de prueba. GFI Archiver 1 Introducción 5

6 2 Fases de la prueba Es aconsejable que la evaluación de GFI Archiver se realice en tres fases: FASE Fase 1: implementación inicial Fase 2: establecimiento de directivas Fase 3: aumento de los beneficios de la empresa DESCRIPCIÓN Confgure GFI Archiver y empiece a almacenar correo electrónico. Una vez que esté en funcionamiento, puede empezar a personalizargfi Archiver para que cumpla las directivas de la organización y le ayude a administrar los buzones. Archivar correo electrónico es algo más que almacenarlo. Descubra las distintas formas de hacer uso de los datos almacenados en el correo electrónico para tomar decisiones empresariales inteligentes. 2.1 Fase 1: Implementación inicial GFI Archiver es fácil de instalar y configurar, y no es necesario realizar muchos cambios en la infraestructura de correo existente. La única información clave que se precisa antes de empezar es el número medio de mensajes de correo electrónico que se tiene previsto almacenar. Esta información se usa para determinar el software y hardware que se necesitan. Puede encontrar más información sobre los requisitos sugeridos en el GFI Archiver Guía del administrador, que está disponible aquí Instalación y configuración inicial La instalación correcta de GFI Archiver es crucial para que la versión de prueba funcione correctamente. Para instalar GFI Archiver: 1. Determine los requisitos de hardware y software, y asegúrese de que se cumplen según la lista de GFI Archiver Guía del administrador. 2. Instale GFI Archiver. La instalación se puede llevar a cabo en el propio servidor de Microsoft Exchange o SBS, en un servidor independiente o en un equipo virtual. Para la versión de prueba de GFI Archiver se recomienda usar un equipo virtual. 3. Configure el almacén de correo electrónico. GFI Archiver 2012 administra almacenes de archivo en su nombre. Por ejemplo, cuando se reciben mensajes de correo electrónico nuevos, se crean automáticamente Almacenes de archivo. Si un Almacén de archivo está lleno, se creará automáticamente otro. 4. Configure cómo se crean los Almacenes de archivo. Utilice el sencillo asistente para definir el tipo de base de datos que GFI Archiver usará para configurar Almacenes de archivo nuevos. Si sólo pretende evaluar el producto, le recomendamos que seleccione la base de datos de GFI Archiver. Sin embargo, en las mayoría de las ocasiones, en el mundo real se recomienda Microsoft SQL Server Express. 5. Configure Microsoft Exchange. En función del entorno de correo, GFI Archiver puede que sea capaz de configurar automáticamente Microsoft Exchange como parte del Asistente de postinstalación. 6. Seleccione las cuentas de prueba que va a almacenar. GFI Archiver 2 Fases de la prueba 6

7 7. Fíjese en el panel de GFI Archiver, ya que ahí podrá ver información general de la configuración. Aquí puede comprobar los Almacenes de archivo individuales para confirmar que el correo electrónico se ha almacenado. Para obtener más información sobre la instalación y configuración de GFI Archiver, consulte Guía del administrador, que se puede descargar en este enlace: DownloadDocumentation. Nuestro equipo de asistencia técnica está siempre listo para ayudarle con cualquier problema que le surja o para responder a cualquier pregunta que tenga a la hora de instalar y usar el producto: Fase 2: Directivas de la organización GFI Archiver ya se ha instalado y está almacenando mensajes de correo electrónico de los usuarios seleccionados. En este punto, ya puede empezar a establecer reglas de acceso de los usuarios y directivas de almacenamiento que cubran sus necesidades Control de acceso El acceso de los usuarios a los buzones almacenados se puede configurar en línea con la configuración de la organización existente. La página Control de acceso, a la que se puede acceder desde la ficha Configuración, permite configurar los usuarios o grupos de Active Directory (AD) que tienen acceso a los buzones. Captura de pantalla 1: Página Control de acceso GFI Archiver 2 Fases de la prueba 7

8 Éste es un ejemplo que puede intentar reproducir: Puede empezar por dar a un usuario acceso al buzón de otro usuario. Esta situación es habitual; por ejemplo, la asignación del buzón de un antiguo empleado a otro empleado. Para configurar este acceso: 1. Vaya a Configuración > Control de acceso. 2. Haga clic en Configurar control de acceso de usuario y escriba el nombre de usuario de Active Directory (AD) del usuario al que se dará acceso y, a continuación, el usuario de AD a cuyo buzón se accederá. 3. Para confirmar que se ha otorgado acceso, inicie sesión en GFI Archiver como dicho usuario y en la ficha Archivo, agregue el buzón del otro usuario en el campo Buscar buzón que se va a agregar. De igual forma, GFI Archiver se puede configurar para proporcionar a un administrador acceso a los buzones de todo un grupo o departamento Directivas de retención Se pueden usar directivas de retención para ayudar a controlar los costes de almacenamiento. También son herramientas importantes para ayudar a la organización a cumplir las leyes y normativas de protección y conservación de datos. Las directivas de retención se pueden establecer siguiendo varios criterios diferentes, entre los que se incluyen la antigüedad del mensaje, el remitente, el destinatario, el contenido del mensaje y el tipo de adjunto. GFI Archiver también ofrece lo que se conoce como "Conservación por razones legales", lo que garantiza que no se eliminarán mensajes de correo electrónico durante el tiempo de conservación, en caso de que sea preciso recuperar cualquiera de ellos Despliegue de Outlook Connector Uno de los motivos principales por los que se buscan soluciones de almacenamiento de correo electrónico es la necesidad de eliminar archivos PST, pero asegurándose de que los usuarios tienen acceso a los mensajes de correo electrónico antiguos. GFI Archiver soluciona este problema brindando a los usuarios acceso a sus mensajes de correo electrónico almacenados a través de una interfaz web o desde Microsoft Outlook con eloutlook Connector. En la versión de prueba, puede implementar el Outlook Connector en usuarios de prueba seleccionados manualmente, a través de Directiva de grupo o a través de cualquier herramienta de implementación de aplicaciones de terceros, como GFI LanGuard. GFI Archiver 2 Fases de la prueba 8

9 Captura de pantalla 2: Ficha Outlook Connector Una vez que se haya implementadooutlook Connector, los mensajes de correo electrónico almacenados se verán perfectamente con Outlook y aparecerán como si fueran otro buzón o carpeta, por lo que no será preciso realizar una formación exhaustiva de los usuarios finales una vez que el programa se ponga en marcha. Con Outlook Connector instalado, los usuarios pueden ver los mensajes de correo electrónico almacenados hasta la antigüedad configurada. Los mensajes de correo electrónico almacenados se pueden abrir, se puede responder a ellos y se pueden arrastrar y soltar en el buzón como el correo electrónico normal Acceso remoto GFI Archiver proporciona a los usuarios tres formas de acceder a los mensajes de correo electrónico almacenados: Interfaz de usuario (UI) web degfi Archiver, a la que se puede acceder desde cualquier explorador moderno Outlook Connector para lograr una integración nativa con Outlook GFI Archiver 2 Fases de la prueba 9

10 Desde cualquier cliente/dispositivo que tenga IMAP habilitado. Para usar esta característica, el servidor de IMAP se debe habilitar a través de la página de configuración de GFI Archiver. Todos los métodos permiten acceder tanto a los usuarios de la red interna como a los que están fuera del cortafuegos. Usuarios internos: Se debe publicar la dirección URL a la interfaz de usuario web de GFI Archiver y es preciso poder acceder a ella desde cualquier dirección IP de la red interna. Outlook Connector se tiene que implementar en los escritorios de los usuarios en los que esté instalado Microsoft Outlook. En las conexiones IMAP, el usuario puede configurar el cliente IMAP consultando la página Acceso del cliente en la interfaz de usuario web de GFI Archiver y siguiendo las instrucciones que aparecen en pantalla. Para que los usuarios externos accedan a la interfaz de usuario de GFI Archiver UI, al Outlook Connector o que usen IMAP, será preciso configurar el cortafuegos para permitir el acceso externo a la dirección URL interna de GFI Archiver Qué se puede realizar con GFI Archiver Una vez que haya instalado GFI Archiver, puede empezar a usar el producto de inmediato. Estas son algunas acciones que puede intentar realizar. OPCIÓN Almacenar selectivamente los correos electrónicos de los usuarios Buscar mensajes de correo electrónico y archivos adjuntos Etiquetar mensajes de correo electrónico automática o manualmente por motivos legales o con otros fines Conecte GFI Archiver a Microsoft Outlook e integre su archivo perfectamente con los mensajes de correo electrónico existentes Conozca cómo puede funcionar GFI Archiver con SQL Express y NTFS Elimine los problemas asociados con la gestión de archivos PST DESCRIPCIÓN Decidir qué mensajes de correo electrónico desea almacenar y cuáles prefiere no conservar. Por ejemplo, puede elegir no almacenar los mensajes de correo electrónico de notificación que envían automáticamente los sistemas centrales y conservar todos los mensajes de correo electrónico recibidos de los socios comerciales. Pruebe a usar distintas palabras clave y verá lo fácil que es buscar mensajes de correo electrónico: En el caso de archivos adjuntos, GFI Archiver admite más de 140 formatos de archivo distintos. Los mensajes de correo electrónico se pueden etiquetar por nombre de proyecto o departamento de la empresa, o por cualquier otra convención de nomenclatura que funcione en la organización. Muestre a los usuarios lo fácil que es encontrar los mensajes de correo electrónico almacenados. Vea la forma en que todos los mensajes de correo electrónico y archivos adjuntos se almacenan eficazmente en una ubicación central. Muestre a los usuarios lo rápido y fácil que es buscar y restaurar un correo electrónico eliminado. Piense en el tamaño de la empresa y en el flujo de correo electrónico para determinar si puede apañarse sin las caras licencias de SQL Server. Vea la forma en que puede conservar las cuotas del buzón de Exchange existente al mismo tiempo que proporciona a los usuarios un buzón prácticamente ilimitado sin el problema de almacenamiento y rendimiento de los archivos PST. GFI Archiver 2 Fases de la prueba 10

11 OPCIÓN Use la función Control de acceso para conservar información valiosa Tome decisiones empresariales inteligentes realizando minería y análisis de los datos almacenados en el correo electrónico DESCRIPCIÓN Asigne el buzón de almacenamiento a otro usuario, con el fin de que pueda conservarlo en caso de que un empleado abandone la organización. Use los informes de MailInsights para supervisar el correo electrónico de la empresa y aumentar la eficacia de la fuerza de trabajo. 2.3 Fase 3: Aumento de los beneficios de su empresa Una vez que GFI Archiver esté en funcionamiento y almacene eficazmente todo el correo electrónico de la empresa, el siguiente paso es usar la información del archivo de correo electrónico para ayudarle a gestionar mejor su empresa. Un componente integral de GFI Archiver es la herramienta de generación de informes de MailInsights, que le ayuda a identificar potenciales infracciones de seguridad, riesgos legales y problemas de productividad mediante la extracción de datos clave del archivo de correo electrónico Configuración de los informes de MailInsights La función de generación de informes de MailInsights ayuda a identificar los problemas de la empresa, ya que extrae datos importantes del archivo de correo electrónico. Con los datos que genera su propia versión de prueba puede crear un informe de ejemplo o informes completos. Para ello, sólo tiene que hacer clic en las opciones de informe del panel de MailInsights. Desde ahí puede acceder a varios informes preconfigurados. Los informes disponibles son: NOMBRE DE INFORME Flujo de comunicación Uso de correo web Respuesta de correo electrónico Uso del almacenamiento Cuentas inactivas Palabras inapropiadas Spammers internos DESCRIPCIÓN Supervise los patrones de comunicación de usuarios/grupos dentro y fuera de la organización. Identifique los usuarios que intercambian con mayor frecuencia mensajes de correo electrónico con servicios de correo web. Identifica una potencial fuga de datos o un uso inapropiado del correo electrónico. Vea el tiempo medio que tardan los usuarios en responde al correo electrónico interno y externo. Conozca el impacto de los archivos adjuntos en los costes de almacenamiento de mensajes de correo electrónico. Cree directivas de retención adecuadas para controlar el espacio de almacenamiento relacionado con el correo electrónico. Devuelve una lista de cuentas de usuario que han recibido correo electrónico, pero que no han respondido en el tiempo especificado. Realice un seguimiento del lenguaje inadecuado en el correo electrónico que viole las directivas de la empresa. Descubra qué usuarios internos tienden a incluir demasiados destinatarios en los campos Para/CC/CCO. GFI Archiver 2 Fases de la prueba 11

12 NOMBRE DE INFORME Fuera de las horas de oficina Detección de pérdida de datos Búsqueda de trabajo Búsqueda de frase Tráfico de usuarios Temas de correo electrónico Indicadores del rendimiento del correo electrónico Informe de mensajes de correo electrónico grandes DESCRIPCIÓN Devuelve una lista de cuentas de correo internas en las que hay actividad de envío fuera del horario de oficina. Detecte comportamientos que pueden necesitar más investigación. Identifique los mensajes de correo electrónico con números de las tarjetas de crédito más usadas y de la seguridad social, u otros documentos e información confidenciales. Identifique mensajes de correo electrónico enviados o recibidos que contengan currículos o cuyos destinatarios sean sitios de búsqueda de empleo. Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados. Vea el número de mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. Enumere los temas y las palabras comunes que se encuentran en los mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. Analice los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos para clasificar la productividad de los usuarios en función de un conjunto de indicadores de rendimiento predefinidos. Identifique mensajes de correo electrónico grandes que pueden ocupar espacio no deseado en su archivo. Los archivos adjuntos de los mensajes de correo electrónico se clasifican en determinadas categorías. Siga estos sencillos pasos para configurar sus propios informes de MailInsights: 1. Seleccione la ficha MailInsights 2. Haga clic en el informe que desea ejecutar. 3. Seleccione el periodo de tiempo, los grupos de usuarios y los destinatarios del informe. 4. Haga clic en Enviar o seleccione su criterio de programación. NOTA Puede obtener más información sobre los informes de MailInsights en IMPORTANTE Este módulo se puede desactivar en los países (como Alemania) sujetos a leyes de privacidad y protección de datos, que restringen el acceso a las comunicaciones por correo electrónico. GFI Archiver 2 Fases de la prueba 12

13 3 Resumen En esta guía especificamos la forma más rápida y sencilla de instalar y ejecutar la versión de prueba de GFI Archiver e incluimos escenarios en que se demuestra cómo solucionar problemas empresariales concretos. GFI Archiver automatiza el proceso de instalación y configuración, siempre que sea posible. La instalación de la aplicación en un entorno virtual, posiblemente asilada del entorno activo, garantiza que la versión de prueba funcionará perfectamente, será transparente para los usuarios finales y no supondrá ningún riesgo para la infraestructura existente. Si tiene alguna duda o desea más asistencia durante el periodo de prueba, póngase en contacto con nosotros en: o bien llame a cualquiera de los teléfonos que encontrará a continuación. GFI Archiver 3 Resumen 13

14 EE.UU., CANADÁ, AMÉRICA CENTRAL Y AMÉRICA DEL SUR 4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, EE. UU. Teléfono: +1 (888) Fax: +1 (919) ussales@gfi.com REINO UNIDO Y REPÚBLICA DE IRLANDA Magna House, London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, REINO UNIDO Teléfono: +44 (0) Fax: +44 (0) sales@gfi.co.uk EUROPA, ORIENTE MEDIO Y ÁFRICA GFI House, Territorials Street, Mriehel, BKR 3000, Malta Teléfono: Fax: sales@gfi.com AUSTRALIA Y NUEVA ZELANDA 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Teléfono: Fax: sales@gfiap.com