1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN:

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1 F-PGN-S01 Dependência: ALRLL-GST-234 Fecha elaboración: 18 de febrero de DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: La Regional Llanos Orientales de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares en cumplimiento de la misión institucional la cual tiene por fin apoyar a las Fuerzas Militares y a las entidades del Sector Defensa para satisfacer sus necesidades logísticas, de abastecimientos y de comercialización de otros bienes y servicios a través de las Servitiendas, requiere adquirir bolsas de polipropileno y lonas blancas para empaque de los productos que se comercializan a través de las servitiendas, lo que obliga a la administración a adoptar mecanismos internos con el fin de satisfacer la demanda de este artículo. Por lo anterior, para la Entidad la forma conveniente y pertinente para satisfacer esta necesidad es iniciando un proceso contractual para seleccionar en condiciones de igualdad y objetividad, de conformidad a los principios de la contratación estatal y las normas vigentes, un contratista con capacidad para suministrar este elemento. Dando Cumplimiento al objetivo de nuestro subproceso Administración de Servitiendas se hace pertinente adelantar el respectivo proceso de contratación con el fin de adquirir bolsas de polipropileno y lonas blancas para empaque de los productos que se comercializan en nuestras Servitiendas ubicadas así: Servitienda No. 2 ubicada en Apiay-Serviez, Servitienda No. 3 ubicada en El Yopal-Casanare y Servitienda No. 4 ubicada en Apiay-Fac. En las condiciones que se relacionan en el numeral 2.2 ESPECIFICACIONES TECNICAS 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. 2.1 OBJETO: SUMINISTRO DE BOLSAS PLASTICAS DE POLIPROPILENO Y LONAS BLANCAS PARA EMPAQUE, CON EL PROPÓSITO DE CUMPLIR CON EL DEBIDO FUNCIONAMIENTO DE LAS SERVITIENDAS 2, 3 Y 4 DE LA AGENCIA LOGÍSTICA DE LAS FUERZAS MILITARES REGIONAL LLANOS ORIENTALES. 2.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: La determinación de las especificaciones técnicas para la adquisición de bolsas para empaque objeto del presente proceso contractual, son las establecidas por el usuario a través del Comité Técnico Estructurador y que se encuentran relacionadas a continuación: - Se allegue una carta debidamente firmada por el representante legal donde se comprometa. - El Oferente debe estar en capacidad de suministrar a la ALFM, el transporte de los productos de acuerdo a los requerimientos. - El oferente debe dar respuesta al requerimiento en la fecha solicitada de la ALFM. - El Oferente debe garantizar la calidad de los elementos suministrados. 1

2 F-PGN-S01 - El oferente debe estar dispuesto a efectuar los cambios de la mercancía por defecto de fabricación y por culpa del mal embalaje de la misma. 2.3 PRESUPUESTO OFICIAL: La Agencia Logística de las Fuerzas Militares cuenta con un presupuesto total de VEINTICINCO MILLONES DE PESOS MLC. ($ ,00), Incluido IVA. 2.4 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: La Agencia Logística de las Fuerzas Militares cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 15 de febrero de 2013 por valor de VEINTICINCO MILLONES DE PESOS MLC. ($ ,00), Incluido IVA 2.5 PLAZO DE EJECUCION: El suministro objeto del presente proceso de contratación, será de ciento veinte días (120) Días, y/o hasta agotar presupuesto y se entrega según el cronograma establecido por el Responsable de la Coordinación de negocios especiales y/o quien haga sus veces, quien se encargara de revisar y verificar las condiciones óptimas del suministro. 2.6 LUGAR DE ENTREGA El oferente hará la entrega de las bolsas de polipropileno y lonas blancas para empaque, objeto del contrato en las instalaciones de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares, ubicada en la carrera 48 con calle primera anillo vial lote 7ª-1 Rosablanca. DEPARTAMENTO SEDE PRINCIPAL LLANOS ORIENTALES VALOR CRA. 48 CON CALLE 1ERA ANILLO VIAL LOTE 7ª-1 META ROSABLANCA. $ VALOR TOTAL DEL CONTRATO $ FORMA DE PAGO: El valor del contrato que llegare a suscribirse se cancelará así: A quien se le adjudique el contrato, la Agencia Logística de las Fuerzas Militares Regional Llanos Orientales, le cancelará de forma PARCIAL dentro de los TREINTA DÍAS HÁBILES siguientes a la radicación completa de la siguiente documentación: Certificación del Supervisor del contrato de recibo a entera satisfacción del bien solicitado, factura correspondiente y Planilla única de pago donde conste el pago de los aportes a los sistemas de Seguridad Social (Pensión, Salud y Riegos Profesionales) y Aportes Parafiscales (Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar) de conformidad con el artículo 23 de la ley 1150 de 2007, recibo en original de constancia de pago de la publicación del contrato en el diario oficial y aprobación de la garantía única. ( si a ello hubiere lugar ) El CONTRATISTA presentará Certificación Bancaria, para efectos de giro electrónico, donde contenga: Nombre o Razón Social Número de Nit, 2

3 F-PGN-S01 Entidad Financiera Número de Cuenta Clase de Cuenta (ahorros o corriente). 2.8 CÓDIGO ÚNICO DE BIENES O SERVICIOS: NO APLICA 2.9. TIPO DE CONTRATO: Suministro 2.10 IDENTIFICACION RUP: NO APLICA 2.11 ORDENADOR DEL GASTO: De igual forma en cumplimiento a lo establecido en la Resolución No. 036 del 19 de Enero de 2011, por el cual se delega parcialmente la facultad de contratar y ordenar el gasto, se desconcentran algunas funciones y determinan procedimientos internos en materia contractual, será responsabilidad del Director Regional de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares Regional Llanos Orientales. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. El marco legal del proceso de selección de mínima cuantía y del contrato que se derive de su adjudicación, está reglamentado por la Constitución Política, las leyes de la República de Colombia y en especial por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Ley 1450 de 2011, Ley 1474 de 2011, y el Decreto No de 2011, Decreto 734 de 2012, las normas orgánicas del presupuesto, Estatuto Tributario y las demás normas concordantes con la materia objeto del contrato, que rijan o lleguen a regir los aspectos del presente proceso de selección. Las normas actualmente vigentes que resulten pertinentes de acuerdo con la Ley colombiana, se presumen conocidas por todos los proponentes. Se aplicará esta modalidad atendiendo a la regla general señalada por la ley, garantizando, la libre concurrencia y la transparencia en desarrollo de todas y cada una de las actividades que se realicen para terminar con éxito el presente proceso selectivo, escogiendo la oferta más favorable para la entidad y logrando satisfacer la necesidad previamente identificada en el presente estudio. Así mismo en aplicación a las normas presupuestales Ley No por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal 2013, y la Resolución del 8 de enero de 2013 donde se fijan las cuantías para contratar en la Agencia Logística durante el año ANÁLISIS ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y EL PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO 4.1. ESTUDIO DE MERCADO: De acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, se efectúo un estudio de precios de mercado entre los que se destacaron las entidades abajo mencionadas por su reconocimiento, calidad y precio ante un requerimiento general para la adquisición de bolsas de polipropileno y lonas blancas para empaque. 3

4 F-PGN-S01 Las firmas que enviaron cotización son: 1. BR REPRESENTACIONES. 2. MAI-PLAST 3. DAVI-PLAST Según el estudio realizado, el presupuesto estimado para esta contratación es de VEINTICINCO MILLONES DE PESOS MLC ($ ,00), el cual se estableció de la siguiente manera: El resumen de la discriminación de la cotización y el estudio previo son: ITEM DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA BR PREPRESEN TACIONES MAI- PLAST DAVIPLAST 1 Bolsa impresa camiseta N. 1, material de alta densidad, doble cara, con fuelle. UNIDAD Bolsa impresa camiseta N. 2, material de alta densidad, doble cara, con fuelle. Bolsa impresa camiseta N. 3, material de alta densidad, doble cara, con fuelle. Bolsa impresa camiseta N. 4, material de alta densidad, doble cara, con fuelle. UNIDAD UNIDAD UNIDAD Bolsa impresa camiseta N. 5, material de alta densidad, doble cara, con fuelle. UNIDAD Saco Lona de Polipropileno UNIDAD JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA(S) OFERTA(S) MÁS FAVORABLE(S) PARA LA ENTIDAD 4

5 F-PGN-S01 MODALIDAD DE SELECCIÓN LICITACIÓN SELECCIÓN ABREVIADA SUBCLASE CARACTERÍSTICAS UNIFORMES (CTUCU) CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA MENOR CUANTÍA DECLARATORIA DESIERTA CTUCU PPC TIPO DE EVALUACIÓN PARA OBTENER LA OFERTA MAS FAVORABLE SUBASTA INVERSA SUBASTA INVERSA SUBASTA INVERSA x PTC x PPC PPC C/B C/B ATENCIÓN DESMOVILIZADOS CONSULTORÍA MENOR PRECIO CONCURSOS DE MERITOS CONTRATACIÓN DIRECTA CONCURSO ABIERTO CONCURSO PRECALIFICADO RESERVADA ECLUSIVA PRESTACIÓN DE SERVICIOS CIENCIA Y TECNOLOGÍA ARRENDAMIENTOS ADQUISICIÓN DE INMUEBLES PTS D.A PTS PTD CALIDAD CONDICIONES MERCADO DEL PPC: Ponderación precio calidad; C/B: Costo/Beneficio PTS: Propuesta técnica simplificada. PTD: Propuesta técnica detallada; D.A: Diseño Arquitectónico Teniendo en cuenta que la Agencia Logística dará apertura a un proceso de CONTRATACION DE MINIMA CUANTÍA, para el ofrecimiento más favorable se tendrá en cuenta como criterio de evaluación económica la adquisición en condiciones de mercado. 6. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS QUE PUEDEN AFECTAR LA CONTRATACION En cumplimiento a lo establecido en el Decreto No del 24 de diciembre de 2008 y Decreto No del 03 de julio de 2009, Por el cual se expide el régimen de garantías en la contratación de la Administración Pública, y con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas con ocasión al desarrollo de los procesos contractuales en sus diferentes etapas, se han tipificado los posibles riesgos y determinación de garantías, así: 6.1. TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS CUANTIFICABLES: Se incluirán únicamente como riesgos amparados aquellos que son propios del trámite precontractual contractual, así como el de las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato y 5

6 F-PGN-S01 los que puedan ser amparados mediante póliza, carta de crédito o cualquier otro mecanismo de amparo. Dentro de estos riesgos se pueden enunciar entre otros los siguientes: RIESGOS DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL: Tipo de riesgo Pólizas exigibles Si No La no suscripción del contrato sin justa Seriedad de la oferta: Por un valor equivalente al 10% del valor causa por parte del proponente del presupuesto oficial, con una vigencia de noventa (90) días seleccionado. calendario contados a partir de la fecha definitiva de cierre del proceso de selección. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los pliegos para la adjudicación del contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas prórrogas no excedan un término de tres meses. El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas. En el evento que la propuesta se presentada en consorcio o unión temporal, la garantía debe tomarse a nombre del consorcio o unión temporal según el caso, con la indicación de cada uno de los integrantes no a nombre de sus representantes legales, y debe expresar claramente que será exigible por su valor total ante el incumplimiento en que incurran cualquiera de los integrantes del grupo proponente, en todo o en parte, derivado del incumplimiento de las obligaciones amparadas. RIESGOS DE LA ETAPA CONTRACTUAL: Tipo de riesgo Pólizas exigibles Si No Garantía de seriedad de la oferta: Por el 10% del presupuesto oficial, mediante cualquiera de los mecanismos establecidos en el artículo 3 del Decreto 4828 de 2008, y su vigencia se extenderá desde el momento de presentación de la oferta y hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual, debidamente firmada por el representa legal. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato. La falta de pago de los derechos de publicación en el Diario único de contratación previsto como requisito de legalización. Buen manejo y correcta inversión del anticipo: Con ocasión a: a) la no inversión, b) el uso indebido y c) la apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato. Buen manejo y correcta inversión del pago anticipado Con ocasión a: a) la no inversión, b) el uso indebido y c) la apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de pago anticipado para la ejecución del contrato. Incumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal. Buen manejo y correcta inversión del anticipo: Por el cien por ciento 100% del valor entregado en calidad de anticipo, con una vigencia igual a la ejecución del contrato y de las prórrogas a las que hubiere lugar y hasta la liquidación del contrato y seis (6) meses más. Buen manejo y correcta inversión del pago anticipado: Por el cien por ciento 100% del valor entregado en calidad del pago anticipado, con una vigencia igual a la ejecución del contrato y de las prórrogas a las que hubiere lugar y hasta la liquidación del contrato y seis (6) meses más. De cumplimiento del contrato: Por un valor equivalente al 10% del valor del contrato, hasta la ejecución del contrato y de 6

7 F-PGN-S01 Tipo de riesgo Pólizas exigibles Si No las prórrogas a las que hubiere lugar y cuatro (4) meses más. El no pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Del pago de salarios y prestaciones sociales: Por un valor igual al 5% del valor total del mismo, por el término de vigencia del contrato y tres (3) años más. x Calidad y correcto funcionamiento de los bienes suministrados, con ocasión de: (i) la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien. De calidad del suministro: Por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, con una vigencia mínima de (4) meses contados a partir de la fecha de entrega, evidenciada en el acta de recibo a satisfacción por parte de la entidad. En todo caso el contratista deberá responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos. Con ocasión a 1. Mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría ó 2. Mala calidad del servicio prestado teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato. Calidad del servicio: Por un valor equivalente al cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato, con una vigencia mínima de (12) meses contados a partir de la fecha de entrega, evidenciada en el acta de recibo a satisfacción por parte de la entidad. Con ocasión a cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa sufridos por la obra entregada imputables al contratista. Estabilidad y calidad de la obra: Por un valor equivalente al xxx% del valor del contrato (el % se determinará teniendo el objeto y naturaleza de la obra), con una vigencia de cinco (5) años, contados a partir de la fecha de entrega, evidenciada en el acta de recibo a satisfacción por parte de la entidad. Daños ocasionados a terceros con ocasión a hechos u omisiones de los contratistas que pudieran llegar a ser atribuibles a la administración. La responsabilidad civil extracontractual, mediante póliza anexa, por una suma equivalente al (10%) del valor total del contrato o por un valor no inferior a 200 SMLMV con una vigencia igual a la ejecución del contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la firma del mismo OTROS RIESGOS ASUMIDOS POR EL CONTRATISTA Así mismo, en cumplimiento con lo establecido el artículo 4, numeral 4.2.9, del Decreto 4828 de 2008, correrán por cuenta y riesgo del futuro contratista, los siguientes riegos, que deberán ser amparados, así: Tipo de riesgo Descripción del riesgo Si No RIESGOS CREDITICIOS: Los efectos favorables y desfavorables de la alteración de las condiciones de financiación como consecuencia de la variación en el entorno del mercado y la obtención de recursos para adelantar el objeto contractual será por cuenta y riesgo del oferente adjudicatario y éste deberá cubrir y soportar el 100% de la alteración de las condiciones de financiación. x 7

8 F-PGN-S01 Tipo de riesgo Descripción del riesgo Si No La proyección inadecuada de los diferentes costos que se tuvieron en cuenta al momento de la presentación de su oferta, sin haber efectuado un detallado estudio de mercado, que afecte RIESGOS EN LA ESTIMACIÓN el equilibrio económico del contrato celebrado, correrán por INADECUADA DE LOS COSTOS: cuenta y riesgo del oferente adjudicatario, quién deberá responder 100% por los infra precios que aceptó y que pactó contractualmente. RIESGOS DE OPERACIÓN: RIESGOS PERDIDA DEL MATERIAL: Los riesgos logísticos de operación e importación si es del caso, de los bienes objeto del futuro contrato serán asumidos por el oferente adjudicatario, así mismo, los efectos desfavorables derivados de las variaciones en los precios del mercado de los materiales, insumos, mano de obra y todo lo concerniente con la fabricación de los bienes o prestación del servicio, correrán por cuenta y riesgo del oferente adjudicatario y éste deberá soportar el cien 100% de los riesgos de operación. La pérdida, robo, destrucción y/o deterioro de los bienes objeto del futuro contrato, antes de la entrega en el lugar establecido, correrán por cuenta y riesgo del oferente adjudicatario, quien deberá soportar el cien 100% por los riesgos de pérdida. x x TRANSPORTE MATERIAL: DEL El transporte de los bienes objeto del contrato celebrado, hasta el lugar de entrega, así como los costos de los seguros de transporte por robo, destrucción, pérdida, deterioro o daño de los mismos, correrán por cuenta y riesgo del oferente adjudicatario, quien deberá soportar el cien 100% por los riesgos de transporte. x 7. CLAUSULA DE INDEMNIDAD En cumplimiento con lo establecido el Artículo 6 del decreto 4828 del 24 de diciembre de 2008 y Decreto 991 del 18 de marzo de 2009, se debe incluir en contrato administrativo celebrado por la Agencia Logística una CLAUSULA DE INDEMNIDAD, en la cual se pacte la obligación del contratista de mantenerla libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones de sus subcontratistas o dependientes. CLAUSULA DE INDEMNIDAD: El Contratista se compromete y acuerda en forma irrevocable mantener indemne a la Agencia Logística contra todo reclamo, demanda, acción legal, daño o responsabilidad y costos de cualquier tipo o naturaleza que sea entablada y puedan causarse o surgir por daños o lesiones a personas públicas o privadas, física o jurídica o dependientes, cualquiera fuera la causa del reclamo, responsabilidad que se mantendrá aun terminado el contrato, por cualquier causa por él o su personal, durante la ejecución del objeto y obligaciones del presente contrato. En caso de que se formule reclamo, demanda o acción legal, daño o responsabilidad contra la Agencia Logística por asuntos, que según el contrato sean de responsabilidad del Contratista, se le comunicará lo más pronto posible de ello para que por su cuenta adopte 8

9 F-PGN-S01 oportunamente las medidas previstas por la Ley para mantener indemne a la Agencia Logística y adelante los trámites para llegar a un arreglo del conflicto. La responsabilidad se extenderá a indemnización, gastos y costas, sin que la enunciación sea limitativa. Si en cualquiera de los eventos previstos en este numeral el Contratista no asume debida y oportunamente la defensa de la Agencia Logística ésta podrá hacerlo directamente, previa comunicación escrita al Contratista, quien pagara todos los gastos en que la entidad incurra por tal motivo, en caso de que así no lo hiciera el Contratista, la Agencia Logística tendrá derecho a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que adeude al Contratista, por razón de los servicios motivo del contrato, o a recurrir a la garantía otorgada o a utilizar cualquier otro medio legal. Cordialmente, TASD. JAIRO PRIETO Coordinadora de Negocios Especiales ( E ) Elaboró: Sandra L. Daza Reviso: : Edith Johanna García. Aprobo: Cr ( r.a) Mervin H. Baron C Cargo: Responsable Subproceso Creditos Cargo: Coordinadora de Contratos Director Regional Asociado Contrato ALFM CTA SIPRO Asociado Contrato ALFM CTA SIPRO 9

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