JERARQUÍA DE COMPONENTES BASADO EN LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE LA PYME Maribel Ariza Rojas

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1 JERARQUÍA DE COMPONENTES BASADO EN LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE LA PYME Maribel Ariza Rojas RESUMEN Este artículo expone la importancia de la relación entre los diferentes niveles de administración de las organizaciones y los tipos de sistemas de información involucrados; como punto de partida para el diseño de una Jerarquía de Componentes de Software. Se toma como caso de estudio el sector de la Pequeña y mediana empresa (Pyme) en Colombia, así como los factores que rodean a la Industria de Software de este país. INTRODUCCIÓN Este artículo apoya el proyecto de investigación realizado por Maribel Ariza Rojas, Juan Carlos Molina y dirigido por el Ing. Rafael González Rivera que lleva como título: Jerarquía y Granularidad de Componentes de Software para Pymes en Bogotá. Con anterioridad se han realizado documentos como: Introducción y Principios básicos del Desarrollo de Software basado en componentes y el diseño y análisis de un estudio de campo realizado sobre quince (15) Pymes bogotanas, obteniendo así los primeros resultados de la Investigación. Entre los objetivos principales de este artículo se encuentran: 1. Análisis de los diferentes niveles administrativos de las organizaciones y la relación con sus sistemas de información. 2. Análisis de los factores críticos en el éxito del desarrollo de software involucrados con el alcance del proyecto de investigación mencionada con anterioridad. 3. La definición de una Jerarquía de componentes de software basada en los niveles administrativos y los sistemas de información organizacionales. Para obtener estos objetivos fueron consultadas algunas de las fuentes más importantes de Colombia que controlan estadísticas nacionales y la industria del desarrollo de software como DANE y FEDESOFT. El análisis de esta información y los diferentes temas se encuentran consignados a lo largo de este artículo. 1. NIVELES ADMINISTRATIVOS ORGANIZACIONALES Han sido varios los autores que han definido una estructura administrativa para las organizaciones. La mayoría de estas definiciones coinciden en establecer un número de niveles dividido por el tipo de responsabilidades que asume cada área de la organización. Henry Mintzberg establece la siguiente definición: Centro Operativo Línea Media Estructura Técnica Personal de Apoyo Administración Figura 1: Componentes Básicos Organizacionales

2 Mintzberg asegura que las organizaciones funcionan bajo un orden natural, y bajo este funcionamiento logran obtener una armonía funcional. En la parte inferior de la Figura 1 se encuentra el personal de apoyo, es decir, las personas que colaboran con varios procesos de la organización pero no toman parte de las decisiones estratégicas. En el nivel inmediatamente superior se encuentra la estructura técnica, donde se encuentran los analistas de sistemas que controlan el planteamiento y control de trabajo. La Línea media son los administradores intermedios entre el ejecutivo superior y operarios. El centro operativo se compone por las personas que realizan trabajos básicos de la organización. En la cúspide se encuentra el nivel de administración superior, donde se encuentran los gerentes generales de las organizaciones, quienes tomas las decisiones fundamentales del funcionamiento corporativo [1]. Se toman decisiones las cuáles intervienen en las áreas de control de inventario, envío, recepción, calendarización de trabajo y control de procesos de producción. El nivel de Planeación y Control administrativo es decir la administración media, sus decisiones son tomadas a mediano plazo, ya que no cuentan con un alto nivel de certeza en la toma de decisiones, estas suelen ser menos estructuradas que las de su nivel inmediatamente inferior. Finalmente encontramos el nivel de Administración estratégica, donde se toman las decisiones de mayor alcance y de largo plazo, el ambiente de toma de decisiones es bastante incierto, desde este nivel la organización es controlada como un TODO [2]. La siguiente figura es el resultado de la unión de las áreas comunes de ambas estructuras y será esta adaptación la que utilizaremos de ahora en adelante: La siguiente estructura administrativa se encuentra definida en la Figura 2, en esta estructura se encuentra en primer lugar (de abajo hacia arriba) el área de administración de operaciones, donde se toman las decisiones a corto plazo basadas en reglas de negocio conocidas que suelen resultar el eventos esperados. Centro Operativo Línea Media Planeación y Control administrativo Estratégica Media Admón Estratégica Estructura Técnica y personal de apoyo Administración de Operaciones Planeación y Control administrativo Figura 3: Niveles administrativos adaptada de Mintzberg y Kendall. Control Operacional Figura 2: Niveles de administración Ahora bien, Por qué es importante el concepto de la estructura organizacional en el contexto de Jerarquía de Componentes para Pymes? Es importante por que cada organización, por ende cada Pyme, se comporta como

3 un sistema completo, cada uno compuesto a partir de ciertas áreas y niveles estratégicos para su correcto funcionamiento y la jerarquía de componentes, al estar orientada a la Pyme, debe atender las necesidades de cada área. Si se tiene en cuenta el concepto de estructuración administrativa en la creación de esta Jerarquía se asegura que dentro de esta última estarán consignados los elementos clave que la Pyme utilizará a lo largo y a ancho de toda la organización Cuáles son entonces las aplicaciones que hacen parte de cada nivel organizacional? : 2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES Un sistema de información es un conjunto formal de procesos que operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de la empresa recopila, elabora y distribuye la información necesaria para el funcionamiento de dicha empresa. Los sistemas de información y en general cualquier aplicación desarrollada dentro de la organización, se analiza e implementa para cumplir determinados objetivos (requerimientos funcionales), la naturaleza de esos objetivos permiten clasificar cada sistema de información en un nivel administrativo como se muestra en la figura 4. El nivel de Administración de Operaciones incluye los Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS [2]), estos sistemas se encargan de hacer operaciones rutinarias que manejan una gran cantidad de datos para procesos típicos como nómina y manejo de inventario. Los sistemas de automatización de oficina (OAS)[2] también hacen parte de este nivel, dan soporte a los trabajadores de datos, que analizan y obtienen resultados para luego entregarla al resto de la organización. Algunos de los OAS más utilizados son: Procesador de palabras, hojas de cálculo, calendarización electrónica, etc. Este nivel también incluye los Sistemas de Manejo de conocimiento (KWS) [2], estos dan soporte a los trabajadores científicos como doctores, ingenieros, etc. A diferencia del sistema anterior, estos sistemas sí generan nuevo conocimiento. La Administración media incluye los Sistemas Expertos [2], estos capturan información de forma efectiva y actúan basándose en el comportamiento de un experto; es el propio sistema quién toma la decisión. Los Sistemas de apoyo de decisiones (DSS) [2] dependen de una base de datos como fuente, son sistemas hechos a la medida y enfatizan el apoyo de decisión en todas las fases del proceso. Finalmente encontramos los Sistemas de Información Gerenciales (MIS)[2], son básicamente sistemas de procesamiento de transacciones y producen información que puede ser utilizada en la toma de decisiones gerenciales, al igual que los DSS dependen de una base de datos común a todos los usuarios. Finalmente, la Administración estratégica incluye los Sistemas de apoyo a decisiones de grupo (GDSS) [2], estos apoyan a los grupos que toman decisiones estratégicas, son creados con configuraciones especiales y específicas utilizando elementos cómo cuestionarios, escenarios, aportación de ideas, etc. En la parte más alta de este nivel, y de la organización, se encuentran los Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) [2], utilizados por los más altos mandos empresariales, quienes tomas las decisiones estratégicas, son diseñados para exten-

4 O F I M A T I Sistemas de apoyo a ejecutivos Sistema de apoyo de decisiones de grupo Sistemas Expertos Sistemas de apoyo de decisiones Sistemas de Información Gerencial Sistemas de trabajo de conocimiento Sistemas de automatización de oficina Administración Estratégica Administración Media A d m ó n. C A Sistemas de procesamiento de transacciones O p e r a c i o n a l Figura 4: Sistemas de Información dentro de las organizaciones [2] der y dar apoyo a las capacidades de los ejecutivos para encontrar sentidos en sus ambientes. Encontramos a lo largo de toda la organización aplicaciones de Ofimática, estas buscan perfeccionar la comunicación entre todos los trabajadores de la información [3]. Anteriormente se expuso la importancia de la relación entre la estructura administrativa y la Jerarquía de componentes, ahora es necesario explicar la relación entre los diferentes sistemas incluidos en esa estructura y esta Jerarquía. Pues bien, cada nivel se encarga de atender las necesidades de las áreas que lo componen, pero a través de cuáles elementos logra satisfacer esas necesidades?, la respuesta esta en los sistemas que se implementan. En otras palabras, la base de los componentes a seleccionar para componer la jerarquía encuentran su fundamento en las necesidades que buscan satisfacer cada uno de estos sistemas. 3. SITUACIÓN ACTUAL DEL MERCADO. OPORTU- NIDADES O AMENAZAS La situación actual del negocio de software en Colombia es un elemento de vital importancia para el Gobierno nacional. Esto lo demuestran el número de nuevas propuestas [4] que pretenden apoyar el fortalecimiento de esta industria, ejemplos de estas son:

5 1. La iniciativa del Ministerio de Comercio de apoyar el proceso de exportación del Software y las Tecnologías de Información (TI), esta iniciativa busca fortalecer la industria a nivel internacional. 2. Las propuestas de Proexport, que apoyan tanto el proceso exportador de TI como la capacitación para la internacionalización liderada por Fedesoft. 3. Las estrategias propuestas por Colciencias, fortaleciendo la corporación CATI (Centro de Apoyo de la Tecnología Informática) como líder en el fomento de I & D. Y su apoyo en la inclusión de la TI dentro del plan estratégico nacional. 4. La Agenda de Conectividad pretende direccionar recursos para proyectos de fomento al sector de TI. 5. BACOLDEX busca crear líneas de fomento exportador especializadas en TI y crear líneas de fortalecimiento empresarial para crecimiento corporativo y proyectos. 6. La propuesta del Ministerio de Hacienda y la DIAN (Dirección de Impuestos Nacionales) que busca eliminar el IVA (Impuesto de Valor Agregado) para computadores e incentivar a las Pymes especialmente a través de ciertos beneficios de índole tributario. Y reducir retención en la fuente para software y servicios conexos. Esto demuestra, que la industria de software atraviesa un buen momento para aplicar nuevas estrategias y acceder a nuevos elementos que persigan el fortalecimiento individual, nacional y por que no, su posicionamiento internacional. Demos ahora, una mirada a algunos de los elementos más importantes de la situación actual del negocio de software. Un estudio realizado por Fedesoft, evidenció siete (7) factores que se consideran como críticos en el éxito del Negocio de Software, estos factores son: 1. Capital de trabajo para financiar crecimiento (21%) 2. Desarrollo de agresividad comercial y de mercadeo (20%) 3. Personal Técnico calificado y actualizado (18%) 4. Contar con un sistema de costos adecuado (9%) 5. Falta de productos estandarizados y exceso de Software a la medida (9%) 6. Desarrollar una fortaleza en la suscripción de contratos (8%). 7. Otros (2%) El desarrollo de las estrategias comerciales y de mercadeo son tomadas en la parte más alta de la organización (administración estratégica), esto puede dejar al descubierto una oportunidad para generar sistemas y aplicaciones ya sean de Apoyo a Ejecutivos o de decisiones de grupo que soporten el diseño de este tipo de estrategias. Otra oportunidad clara dentro de estos factores esta representada por los sistemas de costos (4), este tipo de sistemas hace parte del nivel de Administración Operativa, un buen sistema de automatización de oficina representa, según este estudio, un elemento clave en el éxito del negocio de software. Esto permite notar la relación existente entre el éxito de un negocio de software y el correcto funcionamiento de sus áreas operativas básicas, administrativas y gerenciales. Un estudio realizado por IDC Latin America Spending Trends, aseguró que los tipos de aplicaciones que representaban prioridad en términos de inversión en 2004 fueron [5]:

6 Aplicación Porcentaje (%) ERP (Enterprise 39% Resource Planning) CRM (Customer 31% Relationship Management) Colaboración 24% Business Intelligence 3% Otro 3% Tabla 1: Tipos de aplicaciones que representan prioridad en términos de inversión en 2004 Los porcentajes obtenidos por ERP y CRM demuestran la importancia de las aplicaciones de apoyo a ejecutivos para dirigir las organizaciones. Cada vez es más importante para las organizaciones dirigir desde un punto de vista estratégico, que garantice el éxito a nivel administrativo y operacional. La siguiente lista es una serie de recomendaciones concluidas en el estudio de IDC para fortalecer las organizaciones [5]: 1. Apóyese en las mejores prácticas de la Industria. 2. Arregle el proceso de su negocio primero. 3. Piense en el impacto a sus clientes. 4. Piense a largo plazo (exija mapas de migración predecibles). 5. Demande calidad en el servicio local; entre otros. Antes de pensar en el posicionamiento dentro del mercado nacional y el posterior ingreso al mercado internacional de cada organización hay que, primero concentrarse en evaluar y mejorar el proceso de cada una de estas organizaciones y luego concentrarse en la calidad de los productos y servicios que ofrece. Esta segunda no puede ocurrir si no se concluye exitosamente la primera etapa. Finalmente, tenemos la posible firma del Tratado de Libre Comercio (TLC), donde cada vez se hace más evidente la importancia de un sector económico fuerte que pueda enfrentarse a un mismo nivel con organizaciones internacionales. RESULTADOS El fortalecimiento de la pequeña y mediana industria depende en cierta medida de la estructura y organización de sus áreas operativas, administrativas y gerenciales. El campo de acción de los productos y servicios que ofrecen las Pymes es demasiado amplio como para basar la Jerarquía en los componentes que serían de utilidad para la fabricación de dichos productos. Entonces es fundamental basar la jerarquía en un elemento común a cualquier pyme, un elemento que no tenga en cuenta el objeto social de cada organización, este elemento, según lo que se demostró a través de todo el artículo, es la estructura administrativa y las aplicaciones que esta involucra. CONLUSIONES La Jerarquía de componentes de software no puede ni debe ser desligada de la estructura administrativa de la Pyme, ya que su funcionamiento y procesos se basan de una u otra forma en esa estructura. A diferencia de todos los sitios de Internet que cuentan con algún tipo de repositorio de componentes, el que almacenaría la estandarización otorgada por la definición de esta jerarquía en particular, estaría enfocada a satisfacer las necesidades de las Pymes y de esta forma evitar que estas dependan directamente de grandes y costosas soluciones para apoyar los procesos organizacionales. REFERENCIAS

7 [1] MINZTBERG Henry. La estructuración de las organizaciones. Ariel. Barcelona [2] KENDALL, Kenneth. KENDALL, Julie. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. 3ª Edición. México. Prentice Hall Hispanoamérica S.A. [3]WHITTEN, Jeffrey y otros. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. 3ª Edición. Madrid: Mc Graw Hill, p. [4] II Cumbre Sectorial de entidades relacionadas con las Tecnologías de la Información FEDESOFT [5] VILLATE, Ricardo. El Imperativo de la infraestructura de TI en América Latina. IDC Latin America