Hospitality Suites. 24 al 27 de Junio de 2015 Barcelona - España.

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1 ACTUALIDAD DE LOS TEMAS CLAVE Y MÁS ALLÁ STATUS UPDATE ON KEY POINTS & BEYOND 11 Simposio Internacional sobre Terapéu ca Endovascular Interna onal Symposium on Endovascular Therapeu cs I INFORMACIÓN A EXPOSITORES Exhibición Comercial Paralela Hospitality Suites 24 al 27 de Junio de 2015 Barcelona - España Palau de Congressos de Catalunya

2 Información General SEDE DE LA EXPOSICIÓN PALAU DE CONGRESSOS DE CATALUNYA Avenida Diagonal, Level Barcelona, España Cualquier contacto con la sede del evento deberá realizarse a través de la Secretaría General KUONI. FECHAS DE LA EXPOSICIÓN4del 24 al 27 Junio de 2015 Montaje4Martes, 23 Junio411:00 a 18:00 horas Desmontaje4Sábado, 27 Junio413:00 a 16:00 horas HORARIO DE LA EXPOSICIÓN Coincidente con las actividades del Simposio. Por favor, consulte el programa preliminar o visite la página web IDIOMAS OFICIALES Español e inglés, con servicio de traducción simultánea en ambos sentidos. Todo el material iconográfico del simposio estará disponible en ambos idiomas. SECRETARÍA GENERAL Avenida Diagonal, 416, 3º 1ª Barcelona España Tel Fax

3 Detalle de Patrocinios + Normas Generales CONTRATACIÓN DE ESPACIOS PARA ESTANDS La Organización del Simposio ofrece el espacio para el estand que está compuesto de moqueta ferial y un cuadro eléctrico 2200W + 1 enchufe. Además se incluyen los siguientes servicios: 4 Limpieza durante el montaje/desmontaje. 4 Reconocimiento como Expositor en el Programa Final, junto al logotipo de la Compañía. El gasto de alumbrado correrá a cargo de la Organización, siempre y cuando ésta considere que el consumo de cada expositor no sea exagerado. OTROS SERVICIOS Si precisa la contratación de complementos adicionales tales como: estructura de estand modular, escaparates, vitrinas, estanterías, mesas, sillas o cualquier otro elemento ornamental; así como líneas telefónicas o servicios telemáticos i/o eléctricos, limpieza o catering el patrocinador debe de cubrir los gastos. Contactar con la Secretaría General para los datos de los proveedores. RECEPCIÓN, MONTAJE e INSTALACIÓN Recepción4Martes, 23 de Junio Todos los envíos de material para la Exhibición deberán dirigirse directamente a: SITE - CELA 2015 Nombre del Expositor y Número de Estand/Hospitality PALAU DE CONGRESSOS DE CATALUNYA Avenida Diagonal, Planta Barcelona, España Los RECEPTORES de todas las MERCANCÍAS deben ser los propios EXPOSITORES, por lo que el material debe ser enviado para que se recepcione en el Palau de Congressos de Catalunya el martes día 23 Junio, de las 10:00 a las 18:00 horas. Antes de la fecha y hora indicadas, el Palau no recepcionará nada. Se aconseja contratar a la empresa de logística RESA (datos en la Normativa adjunta). Cada expositor podrá disponer del ESPACIO PARA EL ESTAND que le corresponde, elegido por él y confirmado por la Organización, a partir de las 11:00 horas del martes día 23 Junio de Los contratantes de una hospitality suite podrán acceder a la misma el martes día 23 Junio a partir de las 11:00 horas para su instalación. En caso de utilizar los servicios de una Empresa Montadora ajena a la Organización, el expositor y/o contratante del hospitality, deberá comunicar a la Secretaría General el nombre y persona de contacto de la misma. Recogida de material: Todos los materiales deberán ser retirados antes de las 16.00h el día 27 Junio. Si no pueden ceñirse a esa fecha se aconseja contratar a una empresa de logística.

4 Detalle de Patrocinios Normas GENERALES La Organización no se hace responsable del material depositado en cada uno de los estands modulares o salas, si bien ésta ofrecerá lugares de acceso restringido al público donde podrán depositar todos aquellos objetos que estimen oportunos, siempre bajo la responsabilidad del depositante. Está expresamente prohibido fijar afiches, carteles o pósteres en las paredes y columnas de la zona de exposición ni salas, no así en el interior del estand modular contratado. Todas las demostraciones, anuncios, promociones u otras actividades que se realicen deberán circunscribirse a los límites del espacio asignado. Los pasillos no podrán ser utilizados en ningún caso. Las salidas de incendios, extintores y pasillos deberán mantenerse expeditos en todo momento. Cualquier aparato emisor de sonido (video, TV, radio, etc..) deberá modularse a un nivel sonoro que no interfiera y sea respetuoso con las actividades del resto de los expositores. Los expositores no podrán, bajo concepto alguno, realquilar ni ceder a terceros el estand contratado sin el conocimiento y permiso previo de la Organización. CONTRATACIÓN DE HOSPITALITIES La Organización pone a disposición 5 salas (ver plano pag. 10): 4 Hospitality 1 4 Hospitality 2 4 Hospitality 3 4 Hospitality 4 4 Hospitality 5 para su utilización como hospitality suites. La contratación de un Hospitality Suite incluye: 4 Banner en la Página Web del Simposio 4 Mención en el Programa Final Los contratantes de un hospitality suite podrán acceder a la misma el martes, 23 Junio a partir de las 11:00 horas para su instalación. En caso de utilizar los servicios de una Empresa Montadora ajena a la Organización, el Expositor y/o Contratante del hospitality, deberá comunicar a la Secretaría General el nombre y persona de contacto de la misma.

5 NORMATIVA INTERNA & HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES EXTERNOS

6 INTRODUCCIÓN El Palau de Congressos de Catalunya se encuentra situado en la elegante y amplia Avda. Diagonal, entrada emblemática de la ciudad y centro neurálgico y financiero de la cosmopolita capital de Catalunya. El Palau forma parte de un espléndido complejo dotado de servicios dedicados a la máxima expresión del verdadero concepto de hostelería, hospitalidad, calidad, confidencialidad e inmejorable servicio: Hotel Rey Juan Carlos I- Business & City Resort. Forman parte de este complejo el emblemático Hotel Rey Juan Carlos I, (un 5 estrellas entre los más famosos y prestigiosos del mundo), así como el The Royal Club Fitness & Spa. Rodeado por los excepcionales jardines del Hotel Rey Juan Carlos I y el exclusivo Real Club de Polo, tiene una excelente y rápida comunicación con el Aeropuerto, así como buenas conexiones con transporte público: metro, autobús y taxi. CARACTERÍSTICAS El Palau dispone de: Auditorio de 2.141m 2 con capacidad para personas. Salón de Banquetes de m 2 con capacidad para comensales. Sala de Exposiciones de m 2 con capacidad para 2000 comensales. 32 Salas de Reuniones, 2 Salas de Prensa Parking público con capacidad para 100 coches. ÍNDICE 1 NORMAS GENERALES 3 2 NORMAS DE SEGURIDAD 3 3 NORMAS ELÉCTRICAS 4 4 ACCESO DE MERCANCÍAS 5 5 NORMATIVA SOBRE MONTAJES Y DESMONTAJES 5 6 CONTRATACION DEL PERSONAL DE SEGURIDAD DE EMERGENCIA Y EVACUACION 7 7 SALA DE EXPOSICIONES 7 8 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA LA CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES Y SERVICIOS VARIOS 7 9 PROTOCOLO PREVIO MONTAJE PARA EMPRESAS DE SERVICIOS EXTERNAS 8 10 LIMPIEZA 8 11 PARKING 9 12 LOGÍSTICA DE MERCANCÍAS / ADUANAS / ALMACEN SERVICIO DE TRANSPORTE DE MERCANCÍAS. 9 2

7 1. NORMAS GENERALES 1.1. No podrán ser introducidas en el Palau de Congressos de Catalunya Alimentos o Bebidas del exterior No está permitida la colocación de carteles, pancartas, pegatinas o similares en las paredes, suelos, techos o columnas de las instalaciones del Palau de Congressos de Catalunya sin previa autorización por escrito. Obligación de utilizar Soportes Deberá respetarse en todo momento la ornamentación de las instalaciones arrendadas, sin añadir, ni mover, ni suprimir nada de lo que en ellas existe, sin previa autorización por escrito del mismo El Organizador deberá tener suscrita una póliza con una compañía de Seguros que cubra todo riesgo que pueda producirse durante la celebración del Congreso o Exposición, así como durante los días de montaje y desmontaje, hacia las personas asistentes a los actos así como hacia el personal contratado para la realización de los trabajos o prestación de los servicios precisos para la celebración de los actos. Antes de que comience el evento, el Organizador deberá entregar por escrito copia de dicha póliza de seguros El organizador se compromete a respetar la exclusividad de los servicios en los términos mencionados en este manual. Igualmente, el organizador es responsable de la buena actuación de los proveedores no oficiales y homologados en base a este manual El Palau de Congressos de Catalunya no dispone de consigna para equipajes. 2. NORMAS DE SEGURIDAD 2.1. Los asistentes, así como, los organizadores y expositores deberán estar siempre acreditados. La acreditación se llevará siempre en lugar visible Los organizadores / expositores deberán aceptar las medidas de control y seguridad que fueran establecidas por el Ayuntamiento de Barcelona o por la Dirección del Palau de Congressos de Catalunya Los organizadores / expositores se comprometen a cumplir las normas vigentes sobre seguridad en salas, y en especial aquellas que se refieren a la capacidad máxima, salidas de emergencia y medidas contra incendios. En ningún caso podrán introducirse materiales inflamables u objetos que bloqueen o dificulten las salidas. No se podrán obstruir las Salidas de Emergencia, ni bocas de incendio. Si hubiese que pasar cableado delante de ellas, se fijará al suelo con cinta o poniendo moqueta encima fijada con cinta adhesiva, de manera que no dificulte el paso en caso de emergencia (solicitar planos de salidas de emergencia de todas las salas del Palau). La Empresa encargada del montaje deberá enviar los planos finales del montaje al Departamento de Seguridad para su aprobación Los materiales y objetos no se apoyarán en las paredes y asientos, se colocarán bien apilados y de forma estable, en los lugares que determine Seguridad. No se arrastrarán los materiales y objetos que puedan rayar el suelo; se deberá habilitar moqueta para su transporte Los organizadores deberán exigir a las entidades de servicios (montaje, decoración, audiovisual, azafatas y otras compañías) que intervengan en el montaje/desmontaje y/o celebración del evento, la estricta observancia de la legislación en cuestiones de seguridad e higiene en el trabajo, respondiendo de los daños y perjuicios que pudieran causarse, por accidente, dejando exento de los mismos al Palau de Congressos de Catalunya Los organizadores / expositores serán responsables de todos los desperfectos ocasionados en las instalaciones arrendadas, con motivo de su utilización, tanto por él como por el personal a sus órdenes Los trabajadores deben permanecer en las zonas donde tienen asignado su trabajo, evitando visitar zonas ajenas o permanecer en otros espacios distintos del Palau de Congressos de Catalunya Para trabajar en lugares elevados y con peligro de caída, será obligatorio el uso de los EPIS Prevención de Riesgos Laborales. Cuando se requiere la intervención de empresas externas, se deben tener en cuenta las posibles interferencias entre actividades puesto que pueden crear situaciones de riesgo diferentes a las especificadas en nuestra evaluación de riesgos. Por esta razón, y cumpliendo la Ley 31/95 de Prevención de Riesgos Laborales, Artículo 24. Coordinación de actividades empresariales, las empresas que intervengan deben presentar, antes de la realización del evento, la documentación pertinente. (ver 9.2) Queda terminantemente prohibido fumar en la totalidad de las instalaciones del Palau, dando cumplimiento a la Ley 42/2010. *Únicas zonas habilitadas para fumar localizadas en la Puerta de Servicio del Palau y en la entrada del Parking. 3

8 3. NORMAS ELÉCTRICAS 3.1 Generalidades: Toda instalación se realizará de acuerdo a los requisitos exigidos por el reglamento Electrotécnico para baja tensión. Es obligatorio someter todas las instalaciones eléctricas efectuadas en los Stand/Salas, a la aprobación de la Dirección Técnica y de Mantenimiento del Palau de Congressos de Catalunya. 3.2 Suministro Eléctrico: Toda la energía eléctrica para los Stands será suministrada por el Palau, siendo sus características las siguientes: 380 V entre fases 220 V entre fases y neutro. El Palau podrá, a su discreción, limitar la potencia de suministro cuando pueda tener incidencia negativas en otros usuarios ó por razones de sobrecargas ó seguridad de sus propias líneas e instalaciones. Los usuarios de los stands e instalaciones están obligados a mantener un factor de potencia comprendido entre 0.85 y 1. Al depender el suministro eléctrico del Palau de las compañías eléctricas oficiales, el Palau no puede hacerse responsable de cualquier anomalía del suministro, por accidentes, apagones generales, etc Conexión Eléctrica: La conexión eléctrica será realizada por el personal técnico del Palau. Se realizará desde el punto de distribución que el Palau establezca para la mejor utilización de la Red. La conexión se realizará en bornas. Los conductores utilizados serán de V de tensión nominal de aislamiento y no propagadores de la Llama, no admitiéndose empalmes en estas líneas. Lo más cerca posible del punto de entrada de la acometida, se dispondrá un cuadro con al menos: Interruptor diferencial general de 30 m A de sensibilidad y de calibre no inferior a la potencia que pueda absorber dicho cuadro. Interruptores magneto térmico que protejan la o las líneas instaladas. Dicho cuadro deberá estar fijado a algún elemento estructurado del Stand, no pudiendo ir colocado a ras de suelo. 3.4 Distribución eléctrica de los Stands Los conductores utilizados serán de V de tensión Nominal de aislamiento y no propagadores de la llama. Siendo la sección mínima de 2.5mm2 Las uniones y los empalmes se realizarán por medio de bornas situadas en el interior de cajas de conexión. Las estructuras metálicas de los Stand se conectarán a tierra. Plazo de cierre de los servicios: El plazo de cierre para los servicios de Eléctrico, Telefonía, Audiovisuales es de 20 días antes de la celebración del certamen. 3.5 Suministros desde cajas y canaletas de servicio: Todos los servicios suministrados desde las cajas (Telefonía y electricidad) se distribuirán en superficie desde la caja al punto del Stand solicitado por el expositor. 3.6 Energía eléctrica: El Palau facturará 4 euros/kw/día + IVA por la potencia que requiere la producción del evento cuando éste se gestiona a través de un proveedor externo. 3.7 Cada Stand tendrá que abonar 109 Euros+IVA en concepto de conexión eléctrica. Este cargo incluye la conexión a la red, inspección eléctrica y el consumo eléctrico para stands de menos de 20 Kw; no incluye el cuadro eléctrico. En el supuesto caso de trabajar con proveedores externos, será el organizador quien se encargue de abonar la cantidad total de stands. 3.8 Servidumbre de seguridad: Se respetará la ubicación y acceso al material contra incendios, mangueras, extintores, alarmas, salida de emergencia, etc. Aun cuando quede incluido dentro de los espacios contratados, así como los accesos a las áreas de servicio. 3.9 El Palau de Congressos dispone de un departamento de mantenimiento cubriendo servicio de 7:00 a 23:00 hras. Sin embargo, el personal del mismo no está necesariamente dedicado a ningún evento en concreto. La necesidad de personal de mantenimiento (electricista por ejemplo) exclusivo debe de contratarse con antelación. Tarifa Electricista 38 euros+ IVA/hora *Misma tarifa en horario nocturno, fines de semana y festivos. 4

9 4. ACCESO DE MERCANCIAS 4.1. El Acceso de las mercancías a las diferentes áreas del Palau de Congressos de Catalunya se realizará siempre a través del Muelle de Carga ubicado en el Parking del Palacio, acceso por la rampa del Parking situada en el lateral de la Avenida Diagonal. Allí es donde la Organización sellará los albaranes. Desde allí se puede acceder a los dos montacargas para llegar a los niveles 0 y -1. Está prohibido el uso de los ascensores destinados a los clientes No se utilizarán otros ascensores que los indicados por el Departamento de Seguridad (ascensores alternativos se deberán proteger con moqueta, espuma u otro material análogo) Para casos especiales la Dirección, el Departamento de Coordinación de Eventos y el Departamento de Seguridad del Palau de Congressos de Catalunya son las únicas personas autorizadas a determinar el lugar más idóneo para carga y descarga de materiales. Características de los montacargas Montacargas 1 Montacargas 2 Anchura 5,54 m Anchura 1,87 m Profundidad 2,40 m Profundidad 2,51 m Altura 3,45 m Altura 2,25 m Peso máximo 4,0 Ton Peso máximo 2,6 Ton Puerta 5,49 m ancho Puerta 1,2 m ancho x 2,99 m alto x 2,25 m alto 4.4. Para facilitar la carga y descarga es obligatorio concertar horarios, así mismo se debe facilitar la lista con nombres, apellidos y D.N.I. de todos los trabajadores y también las matrículas de los vehículos por adelantado. Todo el personal deberá ir acreditado No está permitida la entrada de cualquier tipo de paquetería por la puerta principal del Palau de Congressos de Catalunya. No podrán entrar por esta puerta principal los trabajadores eventuales del Palau que deberán efectuar la entrada por la puerta de servicio o la entrada del parking El organizador/responsable del montaje de salas y de la construcción de los stands de la Sala de Exposiciones y Área Polivalente deberá coordinar los horarios de carga/descarga para no bloquear los montacargas ni retrasar los montajes. Así mismo, los días de montaje/desmontaje la organización deberá tener una persona que se responsabilice de coordinar el correcto acceso de mercancías de todos los stands y a sus correspondientes salas de montaje En caso de que la zona de carga y descarga esté ocupada deberán esperar en el lateral de Avda. Diagonal (al lado de la rampa de acceso al Parking) que dispone de espacio para dos camiones, siempre y cuando esté libre; para ello es necesario solicitar permiso de vía pública y vallar el espacio (servicio de vallado gestionado por nuestro Departamento de Servicios PSG). Para solicitar el permiso se debe avisar con un mínimo de 10 días de antelación En el Auditorio se deberá introducir el material por las puertas que comunican con el Foyer, quedando totalmente prohibido utilizar las puertas laterales Una vez finalizada la carga y/o descarga los vehículos deberán abandonar la zona. De este modo se agilizarán las maniobras del resto de participantes El Parking sólo admite vehículos de hasta 10m de longitud, (12m de longitud si es articulado), incluido tráiler y 4m de altura Una vez finalizado el evento no podrán quedar en las instalaciones materiales de desecho o mercancías en depósito. 5. NORMATIVA SOBRE MONTAJES Y DESMONTAJES La presente Normativa, tiene por objeto el informarles sobre una serie de normas, de ineludible cumplimiento, tendentes a garantizar la seguridad de las personas y del Palau de Congressos de Catalunya. 5.1 El acceso a las instalaciones del Palau de Congressos de Catalunya será siempre por la Puerta de Servicio (Calle Torremelina) o en ocasiones en las que se utilice el parking para carga/descarga de material para un evento lo será por el mismo parking. 5.2 Todo personal técnico/montador, que deba de acceder a nuestras instalaciones deberá acreditarse, en los puntos anteriormente citados. Las acreditaciones deberán ponerse sobre la prenda de ropa que se vaya a utilizar durante el trabajo y debe llevarse siempre visible. 5.3 Está prohibido fumar en la totalidad de las instalaciones del Palau. Excepto en los puntos indicados a los efectos, que lo serán en la Puerta de Servicio y en la rampa del acceso al Parking. En ningún caso se podrá fumar, ni en el exterior de la puerta principal ni en el exterior de la Puerta Garden. 5

10 5.4 No está permitida la entrada de cualquier tipo de paquetería, alimentos o bebidas por la puerta principal ni puerta Garden. 5.5 Para subir y bajar mercancías, solo se utilizarán los montacargas que parten desde el parking. Está prohibido utilizar los ascensores destinados a personas. Para casos especiales, la Dirección y el Departamento de Seguridad del Palau de Congressos de Catalunya podrán autorizar otras vías para la carga y descarga de materiales. 5.6 En el montacargas nº 8, gran montacargas, está totalmente prohibido subir y bajar personas; es exclusivo para mercancías. 5.7 En ningún caso se podrán obstruir tanto las salidas de emergencia como las bocas de incendio. Si hubiera que pasar cableado delante de ellas, se fijará al suelo con cinta o se colocará por encima del marco superior, de manera que no dificulte el paso y permita la apertura de la misma en caso de emergencia. 5.8 Los materiales se colocarán bien apilados y de forma estable, en los lugares que determine el Departamento Seguridad del Palau. Nunca apoyados sobre la pared o el mobiliario, evitando arrastrar objetos que puedan rayar el suelo; los montadores utilizaran moquetas para su transporte. 5.9 Una vez finalizado el evento, no podrán quedar en las instalaciones, materiales de desecho o mercancías en depósito Las cajas que contienen material audiovisual, una vez vacías deberán de abandonar las instalaciones y volverla a traer para el desmontaje. En función de los espacios disponibles en cada momento, por parte de este Departamento de Seguridad, se les podría ofrecer una zona de almacenamiento de dichas cajas. En el caso de que las dos opciones anteriores, no fueran posible, pueden dirigirse a Parking Mestres, al objeto de poder alquilar una zona para su depósito El mobiliario del Palau no podrá moverse sin previa autorización de los Departamentos de Coordinación y Seguridad. Sobre dicho mobiliario está prohibido dejar material, ropa, etc Cuando se traiga material para un montaje, se descargará en su totalidad y el vehículo deberá abandonar el parking. De este modo se agilizarán las maniobras del resto de participantes Los técnicos autorizados a subir material al Anfiteatro, antes de utilizar el ascensor nº 2, lo protegerán con moqueta, espuma u otro material análogo. En caso de duda consulten con el Departamento de Mantenimiento o Seguridad En los montajes donde se utilicen pinturas, barnices o disolventes, deberá protegerse la zona de trabajo. En caso de soldadura, se harán siempre consultándolo al Departamento de Seguridad, quien les proporcionará un extintor y les indicará la zona más apropiada para trabajar En el Auditorio se deberá introducir el material por las puertas que comunican con el Foyer, quedando totalmente prohibido utilizar las puertas laterales Para trabajar en lugares elevados y con peligro de caída, será obligatorio el uso de los EPIS En los montajes de audiovisuales, se tendrá siempre presente que ante cualquier duda en cuanto a instalaciones eléctricas o de cualquier otro tipo, tendrán que ponerse en contacto con el Departamento de Mantenimiento Igualmente en cuanto a cualquier variación de los planos de montaje de sala, autorizados por el Departamento de Seguridad, se tendrá que consultar al citado Departamento para su autorización Los conductores contratados por parte de los clientes, para mover mercancías mediante un toro, deberán acreditar su correspondiente carnet Antes de iniciar el montaje es obligatorio cubrir con moqueta (fijada solo con cinta adhesiva de doble cara) la superficie ocupada por los stands u otros elementos fijos que puedan dañar el suelo, de lo contrario no se autorizará el montaje No está permitida la construcción de stands u otros elementos con: cemento, arena, yeso, escayola, teja, ladrillo o cualquier otro similar No se podrá bajo ningún concepto taladrar, usar pegamento, ni adhesivo que dificulte la extracción de cualquier material de la estructura del edificio Los aparatos eléctricos y/o mecánicos de los expositores deberán estar amortiguados para que el ruido no moleste al resto de expositores o a otras áreas del Congreso El Palau de Congressos de Catalunya no se responsabilizará de ningún objeto o material de carácter singular o de alto valor económico, (que no haya sido comunicado previamente al departamento de seguridad), que permanezcan y no hayan sido retirados del stand/salas contratadas una vez finalizado el evento. El Palau procederá a retirarlos y los gastos originados se abonarán por el organizador o responsables de los mismos Todo tipo de montaje, pancartas, publicidad, stands, etc. deberá ser reflejado en plano real, que deberá ser aprobado por el departamento de seguridad Para facilitar la carga y descarga es obligatorio concertar horarios, así mismo se debe facilitar la lista con nombres, apellidos y D.N.I. de todos los trabajadores de carga/descarga a través de la web del Palau. Deberán estar todos acreditados 6

11 5.27 Importante: cualquier infracción de estas normas dará motivo a la inmediata expulsión del recinto del posible infractor Por la seguridad de todas las personas y el bienestar de nuestros clientes, les rogamos el buen uso de nuestras instalaciones, respetando al máximo los sistemas contra incendios y evitando cualquier tipo de conducta lesiva para el resto de los usuarios. 6. CONTRATACIÓN DEL PERSONAL DE SEGURIDAD DE EMERGENCIA Y EVACUACIÓN 6.1. La seguridad es responsabilidad obligatoria del propio organizador y debe ser contratada exclusivamente al Palau de Congressos de Catalunya El departamento de seguridad será quien determine el nº de efectivos de emergencia, se hará presupuesto dependiendo de la magnitud del evento y nº de asistentes. El mínimo garantizado solo cubrirá funciones de emergencia y evacuación. Tarifa efectivo de emergencia 31,00 Euros + IVA / hora (6 horas min.) *Misma tarifa en horario nocturno, fines de semana y festivos 7. SALA DE EXPOSICIONES 7.1. Durante los días de montaje y desmontaje y, en general, durante los días del evento queda prohibida la colocación de materiales en espacios ocupados por otros expositores, así como las zonas comunes que deberán estar siempre libres En caso de que los Expositores quieran colgar algún elemento del techo, deberán consultar los lugares correctos, que pueden soportar un peso máximo de 500 Kg por punto (solicitar plano). La colocación deberá del mismo será realizado siempre a través del departamento de servicios Se deberá dejar una distancia mínima de 80 cm. entre las paredes laterales de los stands, así como también entre la pared trasera de cada stand y el perímetro de la sala para poder tener acceso a las vitrinas, a la abertura de los paneles, y a los espacios donde se encuentran las bocas de incendio. Este acceso deberá permanecer siempre libre de obstáculos, así como los armarios de las bocas de incendio equipadas La carga y descarga del material para la exposición será siempre a cargo del expositor. El Palau de Congressos puede proporcionar personal para este empeño siempre que se solicite con antelación (ver Manual del Expositor) El Palau de Congressos de Catalunya se encargará de las instalaciones de líneas telefónicas y fax, solicitadas con cargo al expositor Todas las instalaciones eléctricas deben ser realizadas por un electricista acreditado. La empresa responsable del montaje de stands, se hará cargo de toda la instalación eléctrica, siempre bajo la supervisión del departamento técnico del Palau (ver normas eléctricas punto 3) El uso de las vitrinas corresponde al Palau de Congressos, se requiere una petición para poder ser utilizadas por clientes. 8. NORMAS Y PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LA CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES Y SERVICIOS VARIOS 8.1. Los siguientes servicios serán exclusivos y deberán ser contratados directamente al Palau de Congressos de Catalunya & PCC Global Serveis. Audiovisuales Montaje de stands & Renting Mobiliario Floristería Azafatas Branding & Señalización & Lonas exteriores Limpieza para los stands /escenarios /salas etc Personal de guardarropía Seguridad de emergencia y evacuación Técnico electricista Técnico en comunicaciones Asistencia informática Catering 8.2. PCC Global Serveis es el departamento encargado de los servicios de Audiovisuales, Montaje de Stands & Renting Mobiliario, Floristería, Azafatas y Branding & Señalización & Lonas exteriores con carácter exclusivo para todas ellas. 7

12 8.3. Se recuerda que el catering es exclusivo del Palau de Congressos de Catalunya y deberá solicitarse a través del formulario de peticiones del expositor (solicitar toda nuestra oferta gastronómica) En el caso de exigencia por parte del cliente de trabajar con otra empresa/proveedor diferente a los oficiales del Palau, deberá seguir el siguiente procedimiento: 1) Presentar una carta de solicitud con todos los detalles del proveedor externo no-oficial, que deberá ser aprobada por la dirección del Palau. 2) Pagar un fee en concepto de canon. Los porcentajes varían según los productos ó servicios. 3) Seguir las normas internas del Palau en cuanto a la utilización de los recursos propios. 9. PROTOCOLO PREVIO MONTAJE PARA EMPRESAS DE SERVICIOS EXTERNAS 9.1. El presente protocolo, tiene por objeto solicitar la documentación previa al montaje por parte de la empresa externa de servicios, para cumplir la homologación temporal dentro del Palau de Congressos Documentación Obligatoria a presentar (ver 2.10): Audiovisual, Iluminación y Sonido: Memoria y plano técnico, indicando potencia de consumos, pasos de cable, ubicación de control técnico, etc Escenografía y Stands: Planos de Ubicación y Planos técnicos de corriente Señalización & Branding: Indicar zonas de ubicación de cartelería en caso de ir sujetos en cualquier pared, cristal, puerta o suelo, explicando cual es su manera de sujeción. Seguridad Social: Presentar TC2 o último recibo de autónomos de los técnicos y trabajadores que intervengan en el evento. Riesgos Laborales: Presentar certificado Responsabilidad Civil: Presentar Póliza de seguro con un mínimo de Euros Servicios de Contratación obligatoria: Instalación eléctrica: conexiones a cuadros de corriente Grupos electrógenos: equipos móviles de generadores de corriente, acometidas de corriente, cuadros de protección. Rigging: Puntos de agarre, motores, personal 10. LIMPIEZA Limpieza incluida: sólo la de las salas de reuniones contratadas y zonas nobles/comunes entendiendo como tales: escaleras, pasillos, ascensores etc, que se llevará a cabo sólo una vez diariamente una vez finalizada las sesiones Limpieza no incluida: la de stands, escenarios, montajes especiales en salas o zonas comunes. Tampoco está incluida la limpieza general tras finalizar el montaje y desmontaje de stands/escenarios, así como los peones para toda retirada de plásticos que es obligatoria y es a cuenta del Organizador. Se hará un presupuesto de limpieza según el nº de stands y m2 ocupados, así como de cualquier montaje extraordinario En el caso de evento con stands, la contratación (bajo presupuesto) de limpieza del día de montaje y desmontaje es obligatoria Cada expositor se compromete a mantener limpio su stand y su entorno La limpieza diaria de los stands para aquellos que lo requieran debe solicitarse directamente al Palau de Congressos de Catalunya a través del formulario de peticiones del expositor antes de la realización del evento. 8

13 Tarifa Camarera Limpieza: 23,00 Euros + IVA / por hora *Misma tarifa en horario nocturno, fines de semana y festivos. Limpieza de Stands Día montaje / desmontaje Stand pequeño (9 m2) 33 Euros + IVA Stand mediano (10-18 m2) 55 Euros + IVA Stand grande (19m2 +) 61 Euros + IVA Día evento Stand pequeño (9 m2) 15 Euros + IVA Stand mediano (10-18 m2) 26 Euros + IVA Stand grande (19m2 +) 29 Euros + IVA Los contenedores necesarios para el montaje y desmontaje serán a cargo del organizador. (Solicitar información y tarifas) 11. PARKING Los coches particulares pueden aparcar en el parking del Palau de Congressos de Catalunya, con una capacidad para 100 vehículos. La gestión del Parking está subarrendada permitiendo solicitar tarifas e información para eventos únicos con la posibilidad de cerrar precio especial a cargo del organizador, con pre pago previsto, en estos casos no se pagará en el Parking, se facilita así la entrada y salida de los vehículos El Palau de Congressos de Catalunya no dispone de parking para camiones, autocares ni para las furgonetas de proveedores/montadores/técnicos etc., sin embargo pueden contactar con Parking Mestres para estudiar la posibilidad de aparcar furgonetas en el Parking Exterior (Zona Helipuerto) del Hotel Rey Juan Carlos I. Contacto: Sr. Enric Mestres Móvil: Para obtener información sobre el aparcamiento para camiones y autocares consultar con el Departamento de Coordinación. 12. LOGÍSTICA DE MERCANCÍAS / ADUANAS/ALMACEN SERVICIO DE TRANSPORTE DE MERCANCÍAS Debido a la complejidad de la entrada / salida y con el único propósito de minimizar riesgos, en especial durante los montajes de evento, sugerimos enérgicamente trabajar con una empresa de logística que se encargue de la operativa de la misma Igualmente se recuerda que el Palau de Congressos de Catalunya no dispone de almacén de mercancías; por lo que se solicita la contratación de los servicios de RESA EXPO LOGISTICS para el almacenamiento, entrega y recogida de materiales de la exposición. RESA EXPO LOGISTICS C/ Ciencias, Entrada nº 1 - P.O Box/ Apart. de Correos Hospitalet (Barcelona) - Spain - Teléfono Contacto Sr. Pablo Martinez En caso de no contratar los servicios de la empresa recomendada, el cliente se compromete a que sus proveedores cumplan la normativa interna de proveedores externos. *Si el cliente contrata una empresa de logística externa, ésta estará obligada a colaborar con RESA para el movimiento interno de la mercancía El Palau de Congressos de Catalunya no se hace responsable de ningún material, ni de aquel material que no haya sido entregado o que no haya sido encontrado debido a direcciones incorrectas No está permitida la entrada de cualquier tipo de paquetería por la puerta principal del Palau de Congressos de Catalunya. Igualmente, está prohibido utilizar los ascensores destinados a los clientes. 9

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