CAMARA DE COMERCIO DE LA DORADA REGLAMENTO GENERAL DE USO DE AUDITORIOS Y SALONES

Transcripción

1 CAMARA DE COMERCIO DE LA DORADA REGLAMENTO GENERAL DE USO DE AUDITORIOS Y SALONES PRESENTACION DEL REGLAMENTO El presente reglamento de auditorios y salones define y regula su alquiler o préstamo y la clase de eventos para los cuales opera este tipo de servicio, las obligaciones, derechos de los usuarios o solicitantes de la Cámara de Comercio de La Dorada, en la Oficina Principal en La Dorada, Auditorio de la Casona y en las diferentes seccionales o Puntos de Atención al Comerciante P.A.C. FORMALIZACION DE LA RESERVA La reserva de fechas para el alquiler de auditorios y salones se hará oficial cuando el cliente haya cancelado por lo menos el treinta por ciento (30) % del valor total del servicio aprobado de acuerdo a la duración del evento, según sea el caso, especialmente cuando la reserva sea para más de dos días, con excepción de las Entidades Públicas, a quienes se hará la reserva con la correspondiente solicitud por escrito, que haya sido hecha con suficiente anticipación. Si no se cumple con lo establecido en este punto, la Cámara de Comercio de La Dorada dispondrá de las instalaciones sin dar lugar a reclamo alguno. DERECHO DE ADMISION La Cámara de Comercio de La Dorada, se reserva el derecho de ADMISION, cuando se trate de eventos de carácter masivo, donde los auditorios y los servicios puedan verse afectados en su infraestructura, muebles, enseres, sistemas y logística. También se aplicará la reserva de derecho de admisión en el caso de eventos donde se haga proselitismo político, sin distingo de partidos políticos, ideologías, credos o razas.

2 SALA DE JUNTAS La Sala de Juntas es el recinto reservado exclusivamente para las reuniones de la Junta Directiva, para reuniones donde la Cámara de Comercio sea parte integral de las mismas y para deliberaciones y eventos que promuevan el desarrollo y el bienestar de sus habitantes, por ningún motivo será utilizado para eventos de tipo proselitista que transgreda el fin y las funciones que desarrolla la Cámara de Comercio, en cualquier caso solo podrá ser autorizado por el Presidente de la Junta Directiva, o por quien él delegue siendo responsable de lo que allí suceda. DESCRIPCION E INDICACION PARA EL USO DE LOS SALONES Se deberá contar con los siguientes elementos al momento de ser alquilado o prestado los salones o auditorios: >Iluminación Básica >Dispositivos para T V y Video-Beam >Servicio de aseo general y dotación de baños Para el caso de los elementos propios de los salones como Video Beam, TV, DVD, elementos de sonido, entre otros, solo se prestarán o se alquilarán para el uso dentro de las instalaciones de la Cámara de Comercio o del Auditorio de la Casona ubicada en la calle 15 N ESPECIFICACIONES DE LOS SALONES Los salones o auditorios son un espacio para realizar Actividades Académicas, Eventos Empresariales, Eventos Familiares, para estos casos contamos con salones que cuentan con las siguientes especificaciones: AUDITORIO BERNARDO ALONSO RAMIREZ ESCOBAR OFICINA PRINCIPAL LA DORADA Capacidad para 85 personas aproximadamente, 50 personas aproximadamente para fiestas sociales, incluye:

3 1 Tablero, 100 Sillas Acolchadas, 5 Mesas, 30 Sillas Rimax, 1Atril, 1 Video Beam, 4 Banderas, 1 DVD, 1 TV, 2 Mesas Principales y 3 Aires Acondicionados. No cuenta con Parqueadero. AUDITORIO ANTONIO JOSE GRISMALDO GRISMALDO PAC PUERTO BOYACA Capacidad: 100 personas aproximadamente, aproximadamente para fiestas sociales, Incluye: 80 personas 1 Tablero, 100 Sillas Acolchadas, 8 Mesas Auxiliares, 30 Sillas Rimax, 1 Atril, 1 Video Beam, 4 Banderas, 1 DVD, 1 TV, 3 Aire Acondicionados. No cuenta con parqueadero. AUDITORIO CASONA Capacidad para 85 personas aproximadamente, 50 personas aproximadamente para fiestas sociales, incluye: 80 Sillas Rimax, 1 Atril, 1 Consola y Bafles de Sonido. No cuenta con Parqueadero. INDICACIONES PARA LA UTILIZACION DE LAS AREAS DE LOS SALONES. -Es responsabilidad del usuario o de la entidad tener, mantener y dejar en buen estado las instalaciones, los servicios de apoyo, logística, seguridad y todos los demás elementos que se refieren al mobiliario y montaje del evento. -Las puertas de acceso y salida deben permanecer siempre libres, no se pueden ubicar en dichos sitios stands, mesas, sillas ni otros elementos que obstaculicen la circulación y flujo normal de las personas. -Solo se permite colgar pendones de bajo peso, no se permite pegar con cinta afiches, cartulinas, fichas, puntillas o elementos que puedan dañar las paredes o el techo de los salones, en

4 caso de causar algún daño, deberán responder por los daños causados, los cuales serán cuantificados y cancelados inmediatamente. -Las sillas, mesas y manteles serán suministrados por la entidad siempre y cuando en la solicitud presentada por el usuario así lo indique, con la suficiente antelación, (las características del mobiliario podrán variar dependiendo del tipo de evento y la cantidad solicitada). FORMA DE PAGO Y CUMPLIMIENTO DE HORARIOS. El usuario se obliga a cumplir rigurosamente con los compromisos estipulados inicialmente. El costo total debe estar cancelado con dos (2) días de anticipación del montaje del evento. Los horarios de alquiler deben cumplirse estrictamente para no afectar el cumplimiento de otros compromisos que se refieran a este aspecto. CONDICIONES DE ALQUILER O PRESTAMO -La Cámara de Comercio de La Dorada, prestará el servicio de aseo y dotación de los baños, entregará al usuario o a la entidad oficial las áreas aseadas y en buen estado para su utilización. -La Cámara de Comercio de La Dorada no se responsabilizará por elementos, equipos, muebles y enseres que por cualquier motivo se pierdan o se deterioren antes, durante o después del evento, por lo cual el usuario asumirá directamente la responsabilidad sobre dicho bienes. -El usuario debe disponer del personal de logística necesario con el fin de ejercer el debido control de ingreso, registro de asistentes, suministro de alimentos, retiro o evacuación de los asistentes al evento sean visitantes o usuarios, para ello los salones están debidamente señalizados para evacuación en caso de emergencia. -Se prohíbe el consumo de bebidas embriagantes y/o el consumo de alucinógenos, en tal caso será responsabilidad del usuario o dueño del evento o entidad solicitante, responder ante

5 cualquier requerimiento de autoridad competente y las sanciones serán asumidas por los infractores o usuarios del salón que hayan infringido esta condición. ENTREGA DE INVENTARIOS Todos los elementos relacionados en este documento que hacen parte del inventario se encuentran en buen estado. En caso de causarse algún daño sobre ellos, se deberá responder por los mismos, los cuales serán cuantificados y cancelados inmediatamente. LOS ELEMENTOS DE PROPIEDAD DE LOS USUARIOS DE LOS EVENTOS QUE SE LLEVEN A CABO DE LUNES A VIERNES, QUE QUEDEN EN LOS SALONES, DEBERAN SER RETIRADOS EL MISMO DIA DEL EVENTO, DE LO CONTRARIO LA ENTIDAD NO SE HARA RESPONSABLE DE LOS MISMOS. RESPECTO A LAS ACTIVIDADES QUE SE LLEVEN A CABO EL FIN DE SEMANA SE DEBEN ENTREGAR LOS SALONES ANTES DE LAS 7:30 A. M. DEL DIA SIGUIENTE. Este reglamento fue aprobado en la reunión ordinaria de Junta Directiva del día 27 de mayo de 2010 mediante Acta No. 681 ANTONIO JOSE GRISMALDO G. Presidente JIMMY JAVIER CORONADO Secretario NOTA: Se deberá anexar a los interesados el reglamento y tarifas de 2010 y formato de inventarios. Este reglamento debe fijarse en lugres visibles de carteleras y salones.