INSTRUCTIVO PROGRAMACION GASTOS OPERATIVOS

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1 PAGINA 1 DE 5 JEFE OFICINA ASESORA 1. INTRODUCCIÓN Esta guía presenta los elementos a ser considerados por las diferentes áreas de la Entidad en el proceso de programación de los gastos operativos para la próxima vigencia. Para esto, se recordarán algunas definiciones que serán importantes en el momento de realizar este ejercicio: Gastos Operativos: Recopila todos los gastos que se deben realizar con el propósito de atender las necesidades de la Entidad para cumplir a cabalidad con las funciones que le han sido asignadas por Ley. Estos pueden ser: o Gastos generales: Relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para desarrollar las funciones de la Entidad. o Gastos de personal: Aquellos que debe efectuar el Estado como contraprestación de los servicios que recibe, para efectos de estos gastos. Este proceso, busca establecer la totalidad de los gastos operacionales requeridos por la Entidad sin importar su fuente de financiamiento. Una vez identificadas las necesidades de gastos operativos de acuerdo a unos criterios técnicos, se establecerá su financiamiento. Es importante tener definidos la totalidad de los gastos operacionales de la Entidad a 12 de mayo, dado que es necesario hacer ajustes sobre los lineamientos de programación y sobre los proyectos de inversión en el Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas SUIFP-. 2. BIENES Y SERVICIOS A SOLICITAR POR TODAS LAS DEPENDENCIAS. BIENES Equipos: Computadores, impresoras, scanner, muebles, archivadores, sillas Software: Programas o paquetes que se deban adquirir o desarrollar en la Entidad para facilitar la gestión de la misma. SERVICIOS Arrendamiento de equipos: Alquiler de bienes muebles como cámaras de video, computadores, etc.

2 PAGINA 2 DE 5 JEFE OFICINA ASESORA Impresos y publicaciones: Gastos por edición de formas, escritos, publicaciones, revistas y libros, suscripciones, pago de avisos y videos de televisión. Ejemplo: Cartillas, afiches, volantes, folletos, plegables, boletines, separatas, carteleras, vallas, pendones y en general requerimientos relacionados con material promocional como camisetas, cachuchas y chalecos. Material audiovisual que incluye: Videos, Multicopiado, DVD, CD BETACAM Copias programas etc. Organización de eventos: Congresos, ferias, diseño escenografías, stand, perifoneo, logística. Pauta y publicaciones: Avisos de prensa exigidos por Ley, mensajes radiales y de emisión en televisión. Igualmente, se debe incluir una partida para la publicación de los actos administrativos que así lo requieran normalmente generados por la Oficina Jurídica y la Oficina de Control Interno. Comunicaciones y transporte: Gastos de mensajería, correos y acarreo de los elementos. Viáticos y Gastos de Viaje: El Grupo de Gestión de Talento Humano y la Oficina Asesora de Planeación proyectarán estos recursos de acuerdo con la ejecución histórica. Contratistas: El Grupo de Gestión de Talento Humano y la Oficina Asesora de Planeación, lo definirán de acuerdo al contratistas que existen actualmente por grupo. Servicios relacionados con call center, líneas únicas de atención, encuestas 3. AREAS CONSOLIDADORAS Las Direcciones y Oficinas que se relacionan a continuación deben consolidar los requerimientos de las demás dependencias en los temas que les competen: GRUPO GESTION ADMINISTRATIVA Y DOCUMENTAL: Comunicaciones y servicio de mensajería, y compra y alquiler de equipos muebles tales como archivadores, sillas y muebles, operador logístico, organización de Eventos.

3 PAGINA 3 DE 5 JEFE OFICINA ASESORA GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO: Capacitación, bienestar. OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES: Elementos y servicios relacionados con divulgación, impresos y publicaciones, material audiovisual, pauta y publicaciones. De otra parte, los bienes y servicios que afectan transversalmente toda la Entidad, que se requieren todos los años y cuya adquisición compete exclusivamente a una de las áreas consolidadoras mencionadas, será responsabilidad de la misma en su respectiva programación. 4. CUYA PROGRAMACIÓN ES RESPONSABILIDAD EXCLUSIVA DE LAS AREAS CONSOLIDADORAS Adicional a los gastos operativos mencionados anteriormente, existen gastos que son de responsabilidad estricta de las siguientes áreas y en los cuales no tiene ninguna participación ninguna de las otras áreas de la Unidad de Víctimas: GRUPO DE GESTION DE TALENTO HUMANO: Gastos relacionados con la implementación de la carrera administrativa. Gastos relacionados con los programas de capacitación diseñados por ésta dependencia detectados luego de la evaluación de competencias. Dotación del personal que por Ley tiene derecho a ésta. Otros gastos generados por las actividades que por Ley, deba asumir la entidad relacionados con capacitación, bienestar y estímulos. GRUPO GESTION ADMINISTRATIVA Y DOCUMENTAL: Materiales y suministros: Mantenimiento: Gastos tendientes a la conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles de la Entidad (tanto propios como en arriendo o en comodato). - Sedes. - Vehículos - Servicio de Vigilancia. - Servicio de Aseo y Cafetería. Servicios públicos. Impuestos y multas: Comprende el impuesto predial, de vehículos y demás tributos, multas y contribuciones a que esté sujeta la Entidad. Seguros: Costo previsto en los contratos o pólizas para amparar los bienes, muebles e inmuebles, de propiedad de la Nación o de los Establecimientos Públicos Nacionales. Se pueden incluir las pólizas que amparan los riesgos profesionales, a empleados de manejo,

4 PAGINA 4 DE 5 JEFE OFICINA ASESORA ordenadores y cuentadantes, cuyo valor debe ser proporcional a la responsabilidad de su manejo. Otros: - Servicio de fotocopias tanto nivel nacional como territorial. - Suministro de gasolina tanto al nivel nacional como territorial. - Los relacionados con alquiler de los sitios de reunión, servicio de alimentación. y transporte que se requiera para desarrollar las actividades de capacitación y bienestar. SECRETARIA GENERAL: Alquiler de vehículos. OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES: Gastos relacionados con la producción de los programas institucionales tanto radiales como de televisión y demás actividades de divulgación de los programas, impresos y publicaciones definidos por la Dirección y autorizados por la Ley. OFICINA DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION: Mantenimiento de los equipos de cómputo, impresoras, software, infraestructura y demás servicios relacionadas con telecomunicaciones. 5. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR Es necesario mantener criterios de austeridad y priorización de necesidades, adicionalmente los requerimientos de las áreas misionales serán financiados por sus propios proyectos de inversión. Todas las dependencias pueden incluir en sus planes cualquier gasto que se ajuste a alguna de las categorías enunciadas anteriormente, siempre y cuando no riña con las normas de austeridad vigentes. Los bienes o servicios que no se programen en este ejercicio seguramente no se podrán financiar. Las solicitudes de los bienes y servicios descritos anteriormente, deben ser diligenciadas por todas las dependencias de la Entidad en el formato diseñado. Las estrategias tales como de Comunicaciones, Gestión Documental, entre otras, las cuales deban ser replicadas, deben ser dimensionadas por el área que las requiera y solicitadas dentro de su Programación de Gastos. El Gerente de Recurso será cada área consolidadora, quien se encargará de la contratación y seguimiento presupuestal

5 PAGINA 5 DE 5 JEFE OFICINA ASESORA 7. METODOLOGÍA PARA DILIGENCIAR EL FORMATO INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO Área solicitante: Diligenciar el nombre del área que está haciendo el requerimiento. Bienes y servicios a solicitar por todas las dependencias: Diligenciar el bien o servicio que se va a solicitar. Descripción del Gasto: Cantidad: Valor unitario: Valor total: Área Consolidadora: Observaciones: Información de contacto: Escribir las características de los bienes y servicios a solicitar Número total de unidades requeridas. Si tiene un precio de referencia amparado por estudio de mercado diligéncielo. Valor del total de las unidades a solicitar. No diligenciar. En este campo pueden incluir la información adicional que consideren importante como complemento. Incluir la información de contacto de la persona a cargo del tema ANEXOS Anexo 1 Control de cambios Versión Ítem del cambio Cambio realizado Motivo del cambio Fecha del cambio

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