11 Pasos para Alinear su Red de Distribución para Alcanzar Ventajas Competitivas

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1 11 Pasos para Alinear su Red de Distribución para Alcanzar Ventajas Competitivas Su red de distribución puede ser la clave para alcanzar ventajas competitivas y el éxito en el mercado. Pero diseñar la mejor red de distribución para su negocio, una que maximice el servicio al cliente y la flexibilidad y minimice los costos, la inversión en capital y el riesgo, puede ser un desafío. Esta guía le ayudará a comprender como diseñar una red de distribución, paso a paso, que se alinee con su modelo único de negocio y libera ventajas competitivas para su empresa. Las redes de distribución están recibiendo el reconocimiento que merecen como impulsores del éxito en el mercado. Adaptar su red de distribución a cambios en la estrategia y crecimiento del negocio es una ruta para alcanzar ventajas competitivas. Pero elegir el mejor diseño de la red de distribución de la miríada de opciones es un desafío. Además, hacer un cambio a su red de distribución sin comprender el impacto en los costos y servicio podría originar costos de operación e inversiones de capital innecesarios a través de la cadena de suministros y/o potencialmente disminuir los niveles de servicio al cliente. Cómo diseña su red de distribución para maximizar el servicio al cliente y la flexibilidad y minimizar los costos operacionales, inversión de capital y riesgo? Este artículo le guiará para comprender lo que se requiere para diseñar la red de distribución adecuada para su empresa. Página 1

2 Paso 1: Identificar el Alcance y las Restricciones de la Red Actual Determinar el alcance del diseño en una estrategia de redes de distribución es crucial. Una razón es que la red de distribución debe realinearse con los cambios en el negocio. Por ejemplo, un cambio en su volumen de ventas, base de clientes, requerimientos, mercados geográficos, etc. puede requerir un cambio en su estrategia de red. También es importante delinear las restricciones bajo las cuales opera la red actualmente, para crear un diseño que proporcione resultados implementables. Algunas restricciones comunes incluyen: El throughput de distribución y la capacidad de almacenamiento La expansión potencial en instalaciones existentes Los requerimientos de manejo de materiales para productos que se fabrican y distribuyen Restricciones presupuestarias sobre las inversiones de capital Capacidad de las líneas de producción Tiempo restante de arrendamiento y vida útil remanente de instalaciones y equipos Restricciones WMS y WCS para distribuir un SKU desde múltiples instalaciones en vez de una sola Requerimientos de servicio al cliente (día siguiente, dos día, estándar, etc.) Características del pedido Limitaciones en la disponibilidad de transportistas Capacidad de la flota privada Limitaciones en la disponibilidad de la mano de obra en ubicaciones actuales (para potencialmente expandir turnos operacionales) Tolerancia al riesgo Página 2

3 Paso 2: Determinar Sus Metas Si usted está experimentando problemas en el servicio al cliente, puede estar tratando de desplazar su costo versus su curva de servicio, o tal vez esté simplemente intentando reducir costos. Identificar estas metas al comienzo impulsará decisiones acerca de donde se debe concentrar la estrategia de la red de distribución. Para alinear su red de distribución con cambios en el negocio o planes de crecimiento a largo plazo y justificar la inversión de capital, se debe mostrar beneficios cuantificables. Si bien el cambio de la curva de costo versus la de servicio es la meta fundamental de toda estrategia de redes de distribución, algunas de las tácticas usadas para hacerlo pueden contraponerse. Por ejemplo, mejorar los niveles de servicio al cliente puede llevar a una decisión de expandir el número de instalaciones en una red de distribución. Si bien esto puede aumentar los costos operacionales, un mejor servicio al cliente puede originar mayores ingresos que compensarían los incrementos en costos de distribución. Paso 3: Recolectar Datos acerca de la Situación de la Red Actual Comprender la red actual es el paso más difícil y que quita más tiempo asociado a cualquier estrategia de redes de distribución. Cuando se hace adecuadamente, permite la toma informada de decisiones y proporciona confianza en la salida de las herramientas de modelamiento. El dicho basura entra, basura sale es aplicable aquí. Se debe recolectar muchos datos, analizarlos y verificar su precisión. Los recursos que mantienen estos datos pueden estar dispersos en una organización. Los datos que se debe recolectar y verificar pueden incluir: Descripción de todos los ítems distribuidos: dimensiones, peso, clasificaciones, unidades/caja, unidades/paleta, unidad de medida, costo unitario, etc. Direcciones físicas de proveedores, clientes e instalaciones Página 3

4 Demanda histórica de ítems de línea por SKU y por cliente para un período de 12 meses Provisión histórica de ítems de línea por SKU y por proveedor para un período de 12 meses Producción y/o throughput histórico de ítems de línea por SKU y por instalación para un período de 12 meses Costos y modos históricos de transporte (paqueteo, carga de camión, ferrocarril, etc.) para todos los envíos bajo análisis Costos históricos de mano de obra y operacionales de cada instalación en la red Fotografías históricas a nivel de inventario por SKU o categoría de producto Tasas históricas de uso de almacenamiento y producción Medidas actuales de productividad para cada instalación o proceso bajo análisis Capacidades actuales de throughput y almacenamiento de cada instalación bajo análisis Tablas de tasas de transporte para cualquier modo de transporte usado en la red Requerimientos de niveles de servicio por cliente y categoría de producto Información de pronósticos de crecimiento para un horizonte de planificación, incluyendo: a. Crecimiento de SKU b. Crecimiento de la demanda de ventas c. Crecimiento de la demanda unitaria d. Crecimiento de clientes e. Tendencias regionales/locales de crecimiento que difieran del crecimiento general f. Crecimiento de inventario y metas Dependiendo del tipo de diseño de red que se esté llevando a cabo, se puede requerir otros datos, tales como tasas y capacidades de líneas de producción, ubicaciones de las tiendas minoristas, información de flotas privadas, etc. Si algunos de estos datos no están disponibles, hay un par de formas de acortar las brechas. La primera es efectuar suposiciones acerca de la información requerida. Por ejemplo, las direcciones desde las cuales envían los proveedores pueden no estar disponibles. Sin embargo, si usted conoce el estado o la región desde donde se suministró el producto y volúmenes estimados, podría usar un punto central en cada estado en que se suministre producto, para establecer una aproximación de costos entrantes. Otro enfoque consiste en llevar a cabo pruebas o medidas de campo. Por ejemplo, si no están disponibles el peso y dimensiones de productos, estos se pueden dividir en categorías, midiendo y pesando un par de SKUs representativos en cada categoría para proporcionar una base para todos los productos en una categoría específica. Siempre que se haga suposiciones acerca de datos, es una buena idea llevar a cabo análisis de sensibilidad de la información, para determinar el impacto en una red si las suposiciones resultasen ser imprecisas. Paso 4: Limpiar y Verificar los Datos Una vez que se haya recolectado los datos, se deben limpiar, verificar su precisión y dar formato para trabajar con las herramientas que se van a usar para modelar la red. Si bien es virtualmente imposible asegurar que cada dato recolectado sea 100% correcto, aquí hay algunos pasos para ayudarle a determinar si hay errores que salten a la vista y que puedan cambiar la recomendación de diseño: Página 4

5 Busque texto en campos numéricos y vice versa, asegúrese de que los códigos postales tengan ceros a la cabeza, determine la causa de los campos en blanco o ítems de línea en los datos, y asegúrese de que la información de ítems de línea esté adecuadamente alineada con el diseñador correcto del campo. Haga esto en cada archivo de datos. Busque anomalías en bases de datos históricas. Examine los envíos al top 10-20% de los clientes y verifique que los totales de datos calcen con los totales históricos. Haga lo mismo para los envíos entrantes de los proveedores principales. Determine el punto de la demanda pico y de los periodos de suministro de los clientes y proveedores principales y asegúrese de que parezcan precisos. Examine la producción y distribución por SKU o categoría de producto en cada instalación que se está analizando. Examine las cantidades de unidades enviadas por canal de transporte y modalidad entre instalaciones, a clientes y de proveedores. Examine de cerca categorías específicas de producto y SKUs también para ver si sus volúmenes de datos corresponden a su desempeño actual. Examine la precisión de la información histórica de inventario por categoría de producto y por ubicación. Asegúrese que las direcciones de las ubicaciones sean correctas, de proveedores y clientes. Si se usan direcciones de facturación involuntariamente en vez de direcciones de envío, podría resultar un conjunto completamente diferente (e incorrecto) de recomendaciones. Examine la precisión de las tablas de costos de transporte y operacionales. Un pequeño error en el cálculo del costo por unidad o kilogramo puede cambiar la recomendación de ubicación u originar una declaración errónea de ahorros potenciales. Toda inconsistencia en los datos debe rectificarse con la fuente más cercana a los datos. Después que se haya verificado la precisión de los datos, se les debe dar formato de acuerdo a las especificaciones requeridas por las herramientas de diseño que usted usará. Cada herramienta tiene diferentes especificaciones. Dependiendo de las herramientas de modelamiento que esté usando y de sus requerimientos de diseño, tal vez no tenga que dar formato a los datos, o tal vez requiera varios días para dejar los datos listos para su ingreso. Paso 5: Seleccione las Herramientas de Diseño Hay varias herramientas que pueden acortar el tiempo que tome desarrollar el diseño de la red, proporcionar una mayor comprensión de la situación de la red actual y de como los cambios afectarán a la red y proporcionar mejor información para la toma de decisiones. Las herramientas de diseño de red incluyen: Software de análisis de bases de datos y software de planillas electrónicas: usados para limpiar y verificar datos y para analizar alternativas en redes simples o en pequeños segmentos de grandes redes. Software de mapeo: ilustra los cambios en la estructura de la red sin basarse solamente en tablas y gráficos. El software que pueda ilustrar cambios en el flujo de productos y costos de ubicación a ubicación en una red, proporciona una valiosa comprensión del impacto de preguntas del tipo qué pasaría si. Paquetes de tarifación de transporte: usados para tarifar miles de envíos al mismo tiempo para diferentes modos de transporte. Los paquetes de tarifación de paqueteo y LTL (Less than a truckload Menos de una carga completa de camión) son especialmente útiles ya que diferentes pesos afectan el costo de un envío (a diferencia de los envíos en camiones completos, ferrocarril o contenedor, que operan principalmente en base al costo por kilómetro o por envío). Página 5

6 Software de cálculo de distancias: proporciona cálculos de distancias entre direcciones, códigos postales o ciudades. Estas son de gran ayuda en el realineamiento de una red, para determinar el impacto en el tiempo total de tránsito y en el costo de transporte (si los costos por carril se proporcionan en base al costo por kilómetro). Software de optimización de cadena de suministros: hace un gran trabajo al proporcionar la mejor respuesta para fotografías específicas de una red, tomando en consideración las restricciones delineadas en los Pasos 1 y 2 (minimizar costos, maximizar ingresos, mejorar el servicio al cliente, etc.) Hay varias herramientas de optimización disponibles de distintos precios y complejidad. Software dinámico de simulación de cadenas de suministros: simula la operación diaria de una red. El software de simulación va un poco más allá que el software de optimización, usando perfiles aleatorios de pedidos basado en las restricciones de su red. Costos de red, volúmenes, inventarios, capacidad de producción, capacidad de distribución y servicio al cliente de una red pueden evaluarse a un nivel táctico con este tipo de software. Paso 6: Construcción de Modelos Base La tarea que ocupa más tiempo en el proceso de diseño de una red es la construcción de un modelo base que refleje con precisión la operación y capacidades actuales de la red de distribución. Un modelo base típicamente se construye con datos de los 12 meses anteriores de operaciones. Cuando esté listo, este debería proporcionar resultados que calcen con los resultados históricos con un cierto nivel establecido de confianza. Este paso es en realidad una continuación de la verificación de los datos, ya que los errores significativos en los datos que se pasaron por alto durante el Paso 4 saldrán a luz en este momento. Una vez que se haya finalizado el modelo base para los 12 meses anteriores, se debe correr al menos para el último año del horizonte de pronóstico y si es posible, para varios años intermedios. El propósito es mostrar el impacto del crecimiento en las operaciones y capacidades existentes. Esta es típicamente la primera opción que considerará, también conocida como el escenario no hacer nada. Luego, es conveniente desarrollar un escenario de Base Optimizada. Esto le ayudará a comprender como su red de distribución operaría bajo condiciones perfectas con las restricciones actuales de capacidad: el inventario siempre está en el lugar apropiado en el momento oportuno, el transportista más barato siempre está disponible, no existen los tiempos no programados de detención en las líneas de producción o en los centros de distribución, la disponibilidad de mano de obra está siempre optimizada para la carga diaria, etc. Habrá muchos ahorros de costos operacionales en este escenario, pero recuerde que se trata de un escenario en un mundo perfecto ; no todos los ahorros se pueden alcanzar en el mundo real. Pero este modelo es útil porque proporciona indicadores acerca de como se podría mejorar los costos operacionales y de servicio de la red actual. Los resultados sirven como base para comparar potenciales reducciones de costo que se encuentran en otros escenarios de red. Página 6

7 Paso 7: Modelamiento de Potenciales Escenarios Estratégicos de Red Cuando se haya construido y verificado los modelos base, usted comenzará a modelar escenarios alternativos de red para comprender el impacto de cambios específicos en los costos operacionales, niveles de servicio y en los tiempos de tránsito. Los cambios y escenarios que usted evalúe dependerán de la situación única de su empresa, pero he aquí algunas opciones a considerar: Variar el número y la ubicación de los puntos de distribución Variar la ubicación y capacidad de las líneas de producción Modificar el abastecimiento para familias de productos, mercados de servicio o clientes específicos Variar el uso estratégico de las ubicaciones de distribución Cambiar las prácticas de despliegue del inventario Variar las modalidades de transporte Modificar las estrategias de crecimiento y adquisición Cambiar los requerimientos de servicio al cliente: número de entregas semanales o mensuales, tamaño del pedido, etc. Impacto de la carga impositiva en la configuración de la red distribución (Nota: En teoría, el impuesto se podría minimizar enviando productos desde estados que no tienen impuestos corporativos; sin embargo, esto se contrapone con principios logísticos básicos: servir a los clientes en el tiempo de entrega que decidan con los menores costos logísticos. Se requiere equilibrar). Impacto de eliminar ciertas restricciones en la red Impacto de cambiar el mix de canales (Minorista vs. Mayorista vs. Directo al Consumidor, etc.) Página 7

8 Paso 8: Lleve a Cabo un Análisis Adicional de sus Opciones Principales Luego que se desarrolle y evalúe un conjunto de escenarios se debe seleccionar las principales 2-5 opciones para análisis adicional. Este análisis adicional puede incluir: determinación de la inversión de capital requerimientos del costo de transición justificación financiera y cualitativa recomendaciones de diseño para procesos futuros de cadenas de suministros No Olvide sus Puntos de Inflexión El análisis de sensibilidad (o de punto de inflexión) se debe llevar a cabo en variables críticas para comprender el impacto en los costos y niveles de servicio de la red. Asegúrese de incluir el análisis de puntos de inflexión en las suposiciones hechas cuando no había datos disponibles. Las variables típicas estudiadas durante este tipo de análisis incluyen: crecimiento estacionalidad de la demanda flete perfil de la modalidad de flete salarios niveles de inventario carga impositiva instalación de costos operacionales Página 8

9 Es tanto un arte como una ciencia efectuar las suposiciones correctas y verificar los datos en el modelo en la parte inicial del proceso, luego aplicar correctamente los resultados del modelo en la parte final del proceso. Este diagrama ilustra el proceso general de modelamiento: Paso 9: Determine los Requerimientos de Inversión de Capital Todo lo que se ha hecho hasta este punto involucra comprender como los cambios en la red afectan los costos operacionales, niveles de servicio y requerimientos de inventario. Pero probablemente se requiera alguna inversión de capital para realizar alguna reducción en costos operacionales. La siguiente información proporcionará la base para una estimación presupuestaria de capital y justificación financiera: Requerimientos de capacidad de throughput y almacenamiento de cada instalación basados en las salidas de las herramientas de modelamiento Requerimientos de tamaño y equipos de instalación basados en esas capacidades Requerimientos de inventario para una nueva alineación de la red comparados con niveles existentes de inventario. Este paso se puede efectuar a alto nivel durante el diseño de la red, o se puede emprender una iniciativa separada para optimizar los niveles de inventario por SKU en cada instalación. Costos asociados a la adquisición o expansión de una instalación y a la compra de equipos de manejo de materiales (MHE Material Handling Equipment). Costos de sistemas asociados con cambios en la red; esto puede ser en gestión de pedidos, gestión de bodegas, control de bodegas, planificación de la demanda, gestión de la mano de obra y gestión de transporte, entre otros. Página 9

10 Los costos adicionales que se debe considerar incluyen los costos de transición en que se incurrirán durante la implementación, tales como: Costos de adquisición de instalaciones; proveedor de finca raíz, servicios de selección de instalaciones, ingeniería de instalaciones, etc. Costos de construcción de la instalación Costos de modificación o adecuación de la instalación en instalaciones existentes Paquetes de reubicación Paquetes de indemnización Costo de reclutamiento y entrenamiento Gastos de reubicación de inventario Costos de ruptura de contrato de arrendamiento de instalaciones existentes Venta de equipos y de instalaciones existentes Los ingresos generados por la venta de una instalación también se deben incorporar a la justificación financiera de la implementación de la estrategia de una red de distribución. Paso 10: Prepararse para Justificar los Cambios Recomendados en la Red Toda empresa tiene una metodología para la aprobación y asignación de fondos para proyectos de capital. En este punto, todas las entradas financieras debiesen estar listas para que se cree un modelo financiero de las principales estrategias de red que se han identificado. Este paso puede ser iterativo. Cambios a la estructura de la red pueden ser necesarios si los resultados financieros no cumplen con los niveles aceptables. Puede que usted tenga que proporcionar más que una mera justificación financiera para su propuesta de cambios en la red. Puede haber implicaciones políticas asociadas con sus cambios, especialmente si una función de la instalación se cambia o si una instalación se cierra del todo. La tolerancia al riesgo de su empresa también se debe considerar. Es aceptable tener todo su inventario en una ubicación o debiese haber múltiples instalaciones en bien de la continuidad del negocio? Página 10

11 Puede que haya que evaluar el impacto cultural de cambios en la red. La capacidad de consolidar operaciones con otra división tal vez tenga que evaluarse. Durante la fase del escenario de desarrollo, estos asuntos se debiesen anotar y considerar junto con los resultados cuantitativos de sus escenarios, para determinar al comienzo del proceso si existe algún conflicto que no se pueda superar. Paso 11: Recomendar y Desarrollar Su Plan de Implementación Una vez que esté completa la justificación de los escenarios, un único escenario o un par de escenarios pueden pasar a ocupar el primer lugar. Dos escenarios pueden ser muy similares. Si un escenario es el mejor bajo ciertas restricciones y otro es el mejor bajo un conjunto diferente de restricciones, puede ser prudente avanzar en el diseño e implementación con una recomendación dual y eliminar una durante una fase futura de la implementación. Como parte de una recomendación, se debería desarrollar un plan de implementación y plazos para proporcionar estructura al proceso de implementación y comenzar a involucrar recursos de la empresa que no tomaron parte del proceso de diseño de red. Se debe contestar varias preguntas mientras se desarrolla el cronograma de implementación: Se debe construir un edificio, o se puede usar un edificio existente? Esto puede modificar el cronograma desde varios meses hasta más de un año. Qué actualizaciones de sistemas e implementaciones se requieren? Se requieren cambios radicales en las operaciones? Esto puede afectar el tiempo requerido en el diseño del equipo de manejo de materiales en la instalación e instalación de los equipos. Durante la planificación de la implementación, se debe reservar tiempo para la selección de terreno, construcción o actualización de la instalación, el diseño de equipos de la instalación, instalación de los equipos de manejo de materiales, desarrollo e instalación de sistemas, desarrollo organizacional, reclutamiento y entrenamiento del personal, y la estrategia y reubicación del inventario. Al comparársele con instalaciones existentes, la nueva construcción puede tomar varios meses adicionales hasta que la instalación esté operando, de manera que este también debe ser un factor en sus plazos. Considere estos factores como parte de su evaluación general de diferentes escenarios. Resumen Su red de distribución puede proporcionar la clave para sacar a luz las ventajas competitivas de su empresa. Seguir estos 11 pasos para el diseño de la red le ayudará a identificar la mejor estrategia de distribución para su negocio, minimizar costos operacionales y la carga impositiva, maximizar el servicio al cliente y mejorar la flexibilidad para acomodarse a los cambios en la estrategia y crecimiento del negocio. Si bien este artículo resume un camino general, una buena parte del proceso de diseño de distribución depende de las restricciones únicas de su negocio. Las suposiciones hechas respecto a los datos faltantes y/o las herramientas de modelo usadas para evaluar alternativas pueden modificar radicalmente la forma en que evolucione un diseño. Pueden presentarse obstáculos y demoras si no se dispone de ayuda profesional experimentada para navegar el proceso y puntos de integración. Antes de efectuar un cambio en su red de distribución, asegúrese de obtener ayuda para comprender el impacto pleno en costos y en el servicio, o podría terminar sumando costos operacionales y gastando capital, sin tener éxito para alcanzar los retornos esperados. Página 11

12 Acerca de Fortna Durante más de 60 años, nos hemos asociado con las principales marcas del mundo: empresas tales como ASICS, O Reilly Auto Parts y MSC, ayudándoles a mejorar sus operaciones de distribución y a transformar sus negocios. Las empresas con operaciones complejas de distribución confían en Fortna para ayudarles a cumplir con las promesas hechas a sus clientes y a enfrentar los desafíos competitivos en forma rentable. Somos una empresa de servicios profesionales basada en una promesa: desarrollamos un sólido caso de negocios para el cambio y nos hacemos responsables de esos resultados. Nuestra experticia cubre la estrategia de cadenas de suministro, las operaciones de centros de distribución, el manejo de materiales, los sistemas de cadenas de suministro y la excelencia organizacional y el software de control de bodegas. Cómo Podemos Ayudar? Fortna ayuda a las empresas a desarrollar un caso de negocio para la inversión en cadenas de suministros, incluyendo el diseño y estrategia de redes de distribución. Para conocer más, solicite hablar con uno de nuestros consultores. Llame: +(57) Web: No se pierda estos otros artículos en nuestro sitio Web: 11 Preguntas Claves al Agregar un DC Alineación de las Operaciones de Satisfacción con su Cambiante Mix de Canales Análisis de Puntos de Inflexión: Una Herramienta Estratégica en Tiempos Inciertos Construcción de un Caso de Negocios para la Inversión en Sistemas de Manejo de Materiales Página 12

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