MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

Transcripción

1 Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS TOLUCA, MEXICO, NOVIEMBRE DE 4.

2 INDICE. Presentación Objetivo General Alcance del Manual Marco Jurídico Políticas Generales Funciones de las Unidades Administrativas Involucradas Sistema Operativo Procedimientos Contenidos: Procedimientos para el Control de Inventarios en Almacenes Centrales Procedimiento: Toma de Inventario en Almacenes Centrales Objetivo Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Insumos en Almacenes Centrales Objetivo Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Procedimiento: Salidas de Almacén Central Objetivo Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Procedimiento: Conciliación Contable del Movimiento de Insumos a través del Departamento de Control de Abasto y el Departamento de Contabilidad del ISEM Objetivo Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Procedimientos para el Control de Inventarios en Unidades Aplicativas Procedimiento: Toma de Inventario en Unidades Aplicativas Objetivo Descripción de Actividades Diagrama de Flujo... 7 Pagina

3 . MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS Pagina 8.. Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Insumos en Unidades Aplicativas Objetivo Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Procedimiento: Salidas de Almacén a Centros de Consumo Objetivo Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Procedimiento: Devolución de Insumos al Almacén Central Objetivo Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Procedimiento: Compras Directas en Unidades Objetivo Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Procedimiento: Transferencia de Insumos entre Almacenes de Unidades Objetivo Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Procedimiento: Donaciones de Insumos al ISEM Objetivo Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Procedimiento: Conciliación de Movimientos de Insumos entre el Departamento de Control de Abasto y los Almacenes de las Unidades Objetivo Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formatos e Instructivos Descripción de Simbología Validación Créditos... 4

4 . PRESENTACION Para lograr una Administración Pública eficiente en su desempeño, eficaz en la respuesta a las demandas sociales y honrada en los procesos de gestión como lo establece el Plan de Desarrollo Estatal, exige que las Instituciones Públicas adecuen su aparato administrativo y su marco jurídico y normativo de tal manera que les permita articular integralmente los procesos de gestión gubernamental, encaminados a satisfacer las necesidades más apremiantes de la sociedad. En tal sentido el Instituto de Salud del Estado de México, ha fortalecido las acciones de promoción y consolidación de una cultura de servicio y mejoramiento permanente de la calidad de los servicios de salud que presta a la población abierta de la entidad, a través del establecimiento y formalización de sistemas y procedimientos administrativos acordes a las necesidades de las unidades operativas. De acuerdo a lo antes expuesto la Coordinación de Administración y Finanzas a través de la Unidad de Modernización Administrativa en colaboración con las áreas involucradas en el proceso, ha preparado el siguiente documento denominado Manual de Procedimientos para el Control de Inventarios, con la finalidad de proporcionar a los Organos y Unidades Operativas de los Recursos Materiales, las políticas, procedimientos y criterios de acción pertinentes que les permita registrar en forma sistematizada, oportuna y suficiente los movimientos de insumos. El manual descrito contiene la descripción detallada de los procedimientos presentados gráficamente a través de diagramas de flujo, lo que permite contar con una guía práctica y sencilla de las actividades inherentes al proceso correspondiente. El documento contiene secuencialmente: el objetivo general, políticas generales, funciones de las áreas involucradas y los procedimientos para el Control de Inventarios del ISEM. Este instrumento proporciona a los almacenes centrales y a las unidades una herramienta idónea para eficientar el movimiento de insumos y alcanzar los propósitos establecidos en los programas. Este documento al igual que otros instrumentos administrativos, se caracteriza por ser dinámico por tal motivo, se encuentra sujeto a las disposiciones que emita la Secretaria de Salud y que coadyuven a mejorar el proceso para el control de inventarios. 4

5 . OBJETIVO GENERAL Establecer un instrumento administrativo que permita eficientar el proceso de registro y control de los inventarios de insumos en los almacenes centrales y en los almacenes de los hospitales, así como de las jurisdicciones, a través de la distribución adecuada de tareas y responsabilidades entre las áreas que participan en este proceso; además de mantener el registro y documentación oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen durante el proceso. 5

6 . ALCANCE DEL MANUAL El control de los inventarios contempla una serie de disposiciones que incluyen desde la recepción de insumos por el almacén central, pasando por el registro, acomodo, salvaguarda, conservación y despacho a las unidades en una primera etapa, como la recepción, registro, acomodo, salvaguarda, conservación y despacho a las áreas usuarias en hospitales y centro de salud en jurisdicciones. El personal que tiene a su cargo la ejecución del proceso de control de los inventarios en oficinas centrales en la Subdirección de Recursos Materiales a través de los Departamentos de Control de Abasto y de los Almacenes Toluca, y Tultitlán, y en las unidades los responsables del proceso son los administradores a través de los encargados de los recursos materiales y encargados de los almacenes. El presente manual contiene una serie de disposiciones que permitirán a las áreas operativas del proceso conocer las tareas y responsabilidades a su cargo, tales como el manejo físico de los insumos, la emisión de la información correcta, oportuna y confiable que deben proporcionar las áreas respectivas para la adecuada toma de decisiones. Se contempla a su vez, la necesidad de establecer una coordinación estrecha entre las áreas participantes para efecto de conciliación, de movimientos y manejo de información homogénea y veraz. Las disposiciones contenidas en este manual son de aplicación obligatoria, por lo que las áreas operativas del proceso deberán observarlas en la ejecución de sus trabajos, sin embargo, los procedimientos pueden ser aplicados y ajustados de acuerdo a las necesidades de las propias áreas mientras se observen las políticas establecidas para ello, cuidando que las adecuaciones o adiciones estén siempre encaminados al cumplimiento de los objetivos que marca el presente manual, en tal caso, es recomendable hacerlo del conocimiento de la Subdirección de Recursos Materiales y de la Subdirección de Modernización Administrativa para que realicen los ajustes o adecuaciones correspondientes, evitando la omisión de alguna de las parte del procedimiento general. 6

7 4. MARCO JURIDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. ( Diario Oficial del 5 Febrero de 97 ) reformas y adiciones. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. ( Gaceta del Gobierno del noviembre de 97 ) reformas y adiciones Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México. ( Gaceta del Gobierno del 7 de septiembre de 98 ) reformas y adiciones. Ley General de Bienes Nacionales. ( Diario Oficial de la Federación del 8 de enero de 98 ) reformas y adiciones. Ley de Planeación. ( Diario Oficial de la Federación del 5 de enero de 98 ) reformas y adiciones. Ley General de Salud. ( Diario Oficial del 7 Febrero de 989 ) reformas y adiciones. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. ( Gaceta del Gobierno del de septiembre de 99 ) reformas y adiciones. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. ( Diario Oficial de la Federación del 6 de mayo de 995 ) reformas y adiciones. Ley de Bienes del Estado de México y de sus Municipios. ( Gaceta del Gobierno del 7 de marzo del ) reformas y adiciones. Ley de Planeación del Estado de México y Municipios. ( Gaceta del Gobierno del de diciembre del ) reformas y adiciones. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México. ( Gaceta del Gobierno del de abril del 4 ) Reglamento Interior del Instituto de Salud del Estado México. ( Gaceta del Gobierno del 7 de octubre de ) Reglamento Interior de la Secretaría de Salud. ( Gaceta del Gobierno del 7 de agosto del ) reformas y adiciones. Reglamento de Salud del Estado de México. ( Gaceta del Gobierno del de marzo del ) reformas y adiciones. Reglamento de Informática del Poder Ejecutivo del Estado de México. ( Gaceta del Gobierno del 6 de Junio de 998 ) Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México. ( Gaceta del Gobierno del 7 de febrero de 997 ) reformas y adiciones. Código Administrativo del Estado de México. ( Gaceta del Gobierno del de diciembre de ) reformas y adiciones. Presupuesto Anual de Egresos del Gobierno del Estado de México. ( Ejercicio Fiscal del año que corresponda ) 7

8 Acuerdo del Ejecutivo del Estado, por el que se Establecen los Lineamientos Generales de Combate a la Corrupción y a la Ineficiencia Administrativa. 966 Acuerdo por el que se Implanta en el Estado de México el Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales COMPRANT EDOMEX ( Gaceta del Gobierno del 5 de enero de 999 ) Acuerdo por el que se Establece el Procedimiento para la Recepción y Disposición de los Obsequios, Donaciones, o Beneficios en General que Reciban los Servidores Públicos de las Dependencias del Ejecutivo y de su Sector Auxiliar. ( Gaceta del Gobierno del de Diciembre del 989 ) Acuerdo por el que se Establecen Prevenciones sobre la Disposición o Destino de los Obsequios o Bienes en General que Reciban los Servidores Públicos de la Administración Pública Estatal y de su Sector Auxiliar. ( Gaceta del Gobierno del de Noviembre de 99 ) Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos Públicos del Poder Ejecutivo Estatal. ( Gaceta del Gobierno del 5 de Mayo de ) Normas Administrativas Aplicables a la Adquisición que por la vía de Importación Directa Afecten a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. ( Diario oficial de la Federación del de agosto de 99 ) reformas y adiciones. Normas y Procedimientos Generales para la Afectación, Baja y Destino Final de Bienes Muebles que Generan las Dependencias de la Administración Pública Federal. ( Diario oficial de la Federación del 5 de agosto de 996 ) reformas y adiciones. Normas para el Ejercicio y Control de las Adquisiciones Directas. ( Gaceta del Gobierno del de febrero de 998 ) reformas y adiciones. Normas Emitidas por la Secretaria de Administración del GEM. a. Norma No. RM-5/-96 Intercambio de insumos entre organismos b. Norma No. RM-5/-96 Compras de la dirección general de recursos materiales. c. Norma No. RM-47/-96 Conservación control y distribución de insumos. d. Norma No. RM-48/-96 Toma de inventarios e. Norma No. RM-49/-96 Recepción, verificación general de recursos materiales. f. Norma No. RM-44/-96 Pago de facturas. g. Norma No. RM-45/-96 Administración y control de almacenes. h. Norma No. RM-46/-96 Registros de entradas y salidas de almacén. 8

9 5. POLITICAS GENERALES. El control de inventarios se llevará a cabo en forma permanente con cortes mensuales al último día hábil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidos en los presentes procedimientos y en la legislación actual aplicable en la materia.. Los almacenes centrales y los almacenes de las unidades deberán llevar un registro sistemático del movimiento de bienes en kardex manual o automatizado de sus almacenes.. Los registros mensuales para efecto de cierre mensual se deben contemplar los registros de entradas y de salidas del día primero al día ultimo del mes correspondiente. 4. El último día hábil de cada mes los almacenes centrales y los almacenes de las unidades emitirán un informe de cierre sustentado con el informe de toma de pruebas selectivas mensuales, el reporte de entradas y de salidas de sus respectivos almacenes incluyendo en ellos las correcciones que se hayan realizado. 5. La conciliación de los almacenes centrales con los almacenes de las unidades se realizará en unidades físicas y montos por factura, anotando en el formato las que queden en transito, remitiendo la documentación soporte dentro de los primeros días naturales del mes siguiente al cierre del mes que se esta conciliando. 6. La conciliación que realizará el almacén central con el departamento de contabilidad del Instituto se efectuará mensualmente en unidades monetarias, de acuerdo al calendario que de a conocer la Subdirección de Tesorería y Contabilidad en cada inicio del año, entre el día y el día del mes siguiente al mes que sé esta conciliando. 7. Podrán hacerse conciliaciones parciales o totales en cualquier tiempo a petición de alguna de las partes o de necesidades de información del Instituto. 8. Deberá quedar evidencia debidamente formada y autorizada por los servidores públicos responsables de las acciones, de todos y cada uno de los movimientos de los almacenes: conciliaciones u operaciones de corrección que se realicen. Dicha evidencia, estará debidamente soportada con las requisiciones, reportes, facturas y/o formatos correspondientes. 9. Los almacenes centrales elaborarán y mantendrán actualizado el catálogo de claves de insumos del I.S.E.M y lo darán a conocer oportunamente a las unidades.. Los almacenes centrales tendrán la responsabilidad exclusiva de asignar claves a los artículos nuevos que manejan estos y los almacenes de las unidades.. Las correcciones en el sistema automatizado deberán estar soportadas por un formato de corrección, debidamente autorizado en los almacenes centrales por los jefes de almacén; en los Hospitales por el jefe de los recursos materiales y el subdirector administrativo, y en las Jurisdicciones por el Jefe de Almacén y el Administrador. 9

10 . Todas las unidades del Instituto de Salud manejarán en sus movimientos de almacenes las mismas claves que manejen los almacenes centrales, las cuales estarán contenidas en el catálogo general de claves del ISEM.. Los titulares de las áreas administrativas, Recursos Materiales, Almacenes de Insumos o encargados de las mismas, serán los responsables de que en los movimientos de almacén se acaten las disposiciones establecidas en los presentes procedimientos y en las normas complementarias aplicables en la materia. 4. Todas las unidades deberán manejar un solo sistema de los movimientos de entradas, salidas y correcciones de Almacén, independientemente que para efectos funcionales u operativos manejen más de un Almacén o Sub-almacenes; entendiéndose por estos, las áreas donde se almacenan insumos homogéneos. 5. Deberán hacerse revisiones físicas periódicas contra las existencias en kardex, a efecto de verificar que las existencias en el kardex automatizado y/o manual, coincida con las existencias físicas en Almacén. 6. Los responsables de los Almacenes Centrales y de las Unidades, deberán establecer un mecanismo de revisión de insumos de sus almacenes que les permita identificar los insumos próximos a caducar, notificándolo al Departamento de Control de Abasto, a efecto de distribuirlos a las unidades, áreas de consumo, centros de salud o instituciones de sector salud. 7. Las Unidades responsables del manejo de medicamentos y material de laboratorio caducos y en mal estado físico-químico son los almacenes centrales, jurisdiccionales y hospitalarios, sub-almacenes, farmacias y laboratorio quienes deberán observar una estricta vigilancia y control de los medicamentos y/o artículos de laboratorio. 8. Los Administradores de las Unidades Médicas, los responsables de laboratorio, subalmacenes de medicamentos y farmacias deberán verificar al momento de recibir la dotación de medicamentos y material de laboratorio, la fecha de caducidad, así como el estado físico-químico de estos en caso de que la fecha de caducidad sea menor de tres meses no deberán ser recibidos. 9. La Subdirección de Recursos Materiales es responsable de que la compra de medicamentos artículos de laboratorio y demás insumos para la salud, tengan una fecha de caducidad con un mínimo de dos años posterior a la fecha de su adquisición, o que haya una autorización expresa del área médica normativa o de la Secretaria de Salud para adquirir algunos insumos con menor período de caducidad.. Las Unidades responsables que cuenten con medicamentos y artículos de Laboratorio con fecha de caducidad menor a seis meses, deberán boletinar mediante oficio los bienes a las unidades médicas del Instituto, solicitándolo a la Subdirección de Atención Médica y al Departamento de Control de Abasto con el fin de promover su transferencia a otras unidades aplicativas para su consumo.

11 . Los Medicamentos y/o artículos de Laboratorio, deberán agruparse de acuerdo a la siguiente clasificación: QUIMICOS FARMACEUTICOS RADIACTIVOS Reactivos (sólidos y líquidos) Solventes Aceites Residuos (sólidos y líquidos) Medicamentos caducos (Sólidos y líquidos) Material de curación Liquido fijador cansado Material contaminado con radioisótopos. Los empaques de los medicamentos y/o artículos de laboratorio, deberán etiquetarse con: número de clave, nombre genérico, presentación, cantidad, fecha de caducidad y número de lote.. Los medicamentos y/o artículos de laboratorio caducos o en mal estado, deberán relacionarse en el formato de baja de medicamentos y/o de artículos de laboratorio caducos y en mal estado, por orden de clave de menor a mayor, cubriendo todos y cada uno de los requisitos solicitados en el mismo. 4. Los dictámenes técnicos de medicamentos y artículos de laboratorio caducos y en mal estado serán realizados por el Laboratorio Estatal de Salud Pública, quien asignara al personal responsable de su elaboración a solicitud de la Subdirección de Recursos Materiales, responsable de los recursos materiales de las mismas. 5. El Laboratorio Estatal de Salud Pública efectuará los dictámenes técnicos con apego a las normas técnicas aplicables en la materia y a los lineamientos y disposiciones emitidos por las autoridades correspondientes. 6. Los Almacenes Centrales, deberán abastecer los medicamentos, artículos de laboratorio y de mas insumos para la salud a las unidades médicas, con fecha de caducidad mínima de tres meses. 7. En el proceso de baja y destino final de medicamentos, material de curación y artículos de laboratorio caducos y en mal estado, deberán acatarse los requisitos establecidos en las normas técnicas y en los lineamientos y criterios establecidos por las autoridades correspondientes, que emita la Subdirección de Servicios Generales, ello con el objeto de evitar la emisión de elementos contaminantes o riesgosos para la salud. 8. Toda operación relacionada con el manejo de insumos, entradas, salidas, devoluciones de bienes, correcciones y resguardos en almacén será autorizada únicamente por el superior jerárquico correspondiente que será en los Hospitales el Director y Subdirector Administrativos, y en las Jurisdicciones el Jefe de Jurisdicción y el Administrador. Por ningún motivo se autorizará por ausencia

12 9. Los Movimientos de Almacén estarán debidamente registrados en sistema a través de kardex electrónico o manual a fin de que se refleje en forma clara y precisa las existencias físicas de los insumos.. El superior jerárquico de los recursos materiales, deberá realizar supervisiones periódicas a las actividades realizadas por el personal responsables del almacén.. La Subdirección de Recursos Materiales, las Unidades y los responsables de los almacenes deberán abstenerse de transferir, conceder, donar, obsequiar, vender o poner a disposición de otras dependencias, organismos, servidores públicos u otros particulares inventarios de su propiedad a excepción de los casos que sea autorizados por el Director General del Instituto.. Todas las donaciones que se reciban deberán hacerse a nombre del Instituto de Salud del Estado de México, y se registrarán en las misma unidad que las reciba, estas, deberán estar soportadas con factura, o nota correspondiente, otorgándose recibo oficial solo a petición expresa del donante y sobre bienes soportados con factura original.. Será responsabilidad del titular de la unidad y del administrador el registro y el envío oportuno de la documentación e información al Departamento de Contabilidad y a la Subdirección de Recursos Materiales. 4. Las unidades deberán abstenerse de aceptar donaciones o transferencias de insumos caducos próximos a caducar o en mal estado de cualquier órgano interno o institución externa, salvo bienes en buen estado que se vayan a utilizar en forma inmediata, antes de la fecha de caducidad en algún programa emergente como las campañas publicas de salud. 5. El responsable de la planeación, organización, control de los inventarios en las unidades es: el servidor público de más alta jerarquía en el organigrama de los que a continuación se mencionan en la jurisdicción el Administrador y/o el Jefe de los Recursos Materiales y en el Hospital el Administrador, el responsable del área de Recursos Materiales, y el responsable del Almacén. 6. Las Unidades proporcionarán los soportes documentales de las entradas a su almacén respecto a los cambios de la facturación generados por los almacenes centrales, para efectos de conciliación. 7. Los Almacenes centrales deberán entregar conjunta e invariablemente los insumos y la factura o facturas correspondientes a la unidad receptora de los bienes, a efecto que las unidades puedan llevar a cabo en tiempo y forma el registro a que haya lugar. 8. Los Hospitales y Jurisdicciones que cuenten con sistema electrónico de inventarios aportarán información mensual referente al total de salidas o consumos de bienes de sus almacenes a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y la Subdirección de Recursos Materiales para efecto de registros contables a que haya lugar. A más tardar el 4º día hábil del mes siguiente al cierre.

13 9. La puesta en marcha y funcionamiento adecuado del manual de procedimientos de control de inventarios estará bajo la responsabilidad de los jefes de los almacenes centrales, hospitalarios y jurisdicciones en las áreas de su competencia. 4. Deberán levantarse dos inventarios al año, para tal efecto la Subdirección de Recursos Materiales programará en coordinación con la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y el Organo de Control Interno las fechas para su ejecución y emitirá los lineamientos necesarios oportunamente. 4. La planeación, ejecución evaluación y control de la toma de inventarios estarán en los almacenes centrales bajo la responsabilidad del Subdirector de Recursos Materiales, el Jefe de Control de Abasto, los Jefes de los Almacenes y en las Unidades bajo la responsabilidad de los Administradores de las mismas. 4. El personal que participe en la toma de inventarios deberá ser capacitado previamente al ejercicio de actividad. Procedimiento: Toma de Inventario en Almacenes Centrales. 4. Deben levantarse dos inventarios al año, para tal efecto, la Subdirección de Recursos Materiales en coordinación con la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y el Organo de Control Interno programará las fechas para su ejecución y emitirá los lineamientos necesarios oportunamente. 44. El método y la técnica de evaluación será a costo promedio de cada almacén, según los registros en el sistema. 45. Los insumos para la toma de inventarios deberán acomodarse e identificarse en los racks de la siguiente manera: número de sección, número de racks, número del nivel del rack o estante e identificación con las claves de los diferentes bienes. En el caso de contar con bienes que se encuentren en el piso, estos se identificarán de la misma manera. 46. La captación de la información para efecto de los conteos se realizará conforme al siguiente orden: número de rack, de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha y de atrás hacia delante. 47. Solo podrá participar el personal que sea asignado para efectuar el inventario y al cual se haya capacitado. 48. Los almacenes centrales deberán tener actualizado el Kardex a la fecha de cierre de movimientos, para comprobarlo con el resultado de los conteos de existencia física. 49. Los conteos físicos deberán hacerse de acuerdo a la unidad de medida establecida en el catálogo.

14 5. El inventario deberá ser validado por el Jefe del Almacén, el Jefe del Departamento de Control del Abasto y el Subdirector de Recursos Materiales. 5. La toma del inventario será responsabilidad de los Jefes de los Almacenes Centrales, el Jefe del Departamento de Control del Abasto y el Subdirector de Recursos Materiales. 5. Deberá levantarse un acta de inicio y una de terminación de la toma física del inventario. 5. La presencia física de personal de otras áreas del Instituto, tales como la Contraloría Interna, Tesorería y Contabilidad y/o Auditoria Externa, antes, durante y posterior al inventario no omite ni sustituye la responsabilidad de la instancia ejecutora en la toma del inventario físico. 54. Los almacenes centrales deberán tener por separado los medicamentos o artículos caducos, así como artículos inservibles, en transito o en proceso de baja y destino final, los cuales no se podrán dar de baja en tanto no se tengan las actas de tratamiento y destino final respectivas. 55. La evaluación de los inventarios estará a cargo de la Subdirección de Recursos Materiales, con el apoyo de la Unidad de Informática y de la Subdirección de Tesorería y Contabilidad. 56. La evaluación de los inventarios físicos deberán conciliarse con los registros contables. 57. Los almacenes deberán realizar un corte de existencias antes del inventario, considerando los movimientos de entradas y salidas que correspondan al mes en que se va a realizar la toma del inventario físico. 58. La planeación de la toma del inventario, así como la organización, ejecución y control correrán a cargo de la Subdirección de Recursos Materiales. 59. El margen de diferencia aceptable global entre el Kardex y las existencias físicas no excederá el % del inventario total, sin embargo será obligación de los responsables de los Almacenes, investigar las diferencias resultantes en la toma del inventario físico a efecto de aclarar totalmente dichas diferencias. Si después de las aclaraciones persistieran diferencias, estas, serán registradas contablemente y autorizadas por los Directores de Administración y de Finanzas. 6. Los Almacenes deberán hacer un corte de forma semestral de acuerdo a la toma de los inventarios físicos. 6. Deberá generarse una circular a todos los órganos del ISEM y proveedores por lo menos 5 días antes de la toma de inventarios, a través de la cual se informe las fechas de la toma de inventarios físicos, informando que durante ese período no se realizarán recepciones de insumos a proveedores ni abasto a las unidades. 4

15 Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Insumos en Almacenes Centrales. 6. Los almacenes centrales deberán registrar en el sistema automatizado todos los insumos que ingresen en estos, provenientes de proveedores, donaciones de terceros o devoluciones. 6. Por cada ingreso se generará un reporte de entrada. 64. Todos los ingresos deberán soportarse con las facturas y los reportes de entrada correspondientes. 65. Toda entrega parcial o total deberá estar soportada con la factura correspondiente. 66. Se aplicarán los cargos a que haya lugar a proveedores que incurran en mora en la entrega de los insumos, de acuerdo a las bases de concurso y demás disposiciones aplicables al caso. 67. El Almacén deberá dar de alta en el sistema los bienes después de la recepción y generar las entradas correspondientes, dentro del horario oficial. 68. Las devoluciones al proveedor de artículos dañados, en mal estado o caducos se realizará a más tardar en dos días hábiles posteriores a la recepción. 69. Las facturas del proveedor y entradas al sistema deberán ser enviadas oportunamente al Departamento de Contabilidad para soportar las pólizas de entrada. 7. Debido a la necesidad de revisar detenida y minuciosamente los insumos que entregan los proveedores al Almacén Central, sobre todo los medicamentos y artículos de laboratorio, se ha considerado pertinente tener dos filtros de verificación física, que se describen en el procedimiento, el que efectúa el área de recepción y el que realiza la sección del almacén correspondiente. Ello permite disminuir en forma importante la aceptación de artículos no aptos para el consumo. 7. Cuando la variedad, cuantía y/o complejidad de los insumos por recibir desborden la capacidad de atención del área de recepción, las tareas de recepción de insumos deberá hacerse en forma conjunta entre la sección del almacén correspondiente y el área de recepción, a efecto de agilizar las tareas y mejorar la eficiencia y eficacia de la verificación física. 7. El Almacén Central deberá abstenerse de aceptar donaciones o transferencias de insumos caducos, próximos a caducar o en mal estado, de cualquier órgano interno o institución externa, salvo bienes en buen estado que se vayan a utilizar en forma inmediata, antes de la fecha de caducidad en algún programa emergente como las campañas públicas de salud, previa autorización del Director de Servicios de Salud. 7. Para el caso de equipos que entreguen cerrados por la empresa, deberán ser cotejados por el área usuaria en el momento de su instalación para su puesta en marcha, en presencia del proveedor y dar validez a las garantías en los procesos de licitación. 5

16 Procedimiento: Salidas de Almacén Central. 74. Los Almacenes Centrales deberán registrar en el sistema automatizado o manual todos los insumos que salgan de sus almacenes. 75. Los Almacenes Centrales deberán entregar el abasto de insumos a las unidades, exclusivamente al personal autorizado para tal efecto. 76. El titular de la unidad y/o el administrador deberán enviar a los Almacenes Centrales el catálogo de firmas de los servidores públicos autorizados para recibir el abasto, quienes deberán ser personal involucrado en el almacén y/o que conozca esta actividad. 77. Las personas autorizadas para firmar las requisiciones a los Almacenes Centrales, son el titular de la unidad o el Administrador. 78. Todas las salidas deberán estar soportadas con las requisiciones debidamente autorizadas por el Departamento de Control de Abasto y con los datos correspondientes en cada rubro de la requisición, de no ser así, será causa del no surtimiento de la misma. 79. Por cada salida se generará un reporte de salida con número consecutivo, para los efectos de control y conciliación con los Almacenes Centrales. 8. Los Almacenes Centrales deberán enviar las salidas al Departamento de Contabilidad para soportar las pólizas de salidas correspondientes. 8. Deberán hacerse revisiones físicas periódicas contra las existencias en Kardex, a efecto de verificar que las cantidades en el kardex automatizado coincida con las existencias físicas en Almacén. 8. Las facturas que generen los Almacenes Centrales deberán ser firmadas invariablemente por el Jefe del Almacén o por el servidor público autorizado expresamente para tal efecto, y por el chofer que traslada los artículos a la Unidad. 8. Los faltantes o devoluciones de artículos facturados por los Almacenes Centrales deberán ser anotados en todos los tantos de la factura, mismas que serán corregidas en el sistema, al igual que las facturas canceladas. 6

17 Procedimiento: Conciliación Contable del Movimiento de Insumos a través del Departamento de Control de Abasto y el Departamento de Contabilidad del ISEM. 84. El procedimiento de conciliación será de aplicación mensual, con la salvedad de hacer conciliaciones parciales durante el mes en curso correspondiente. 85. Las conciliaciones que se realicen invariablemente deberán estar soportadas por los registros de pruebas selectivas mensuales, facturas de proveedores, entradas, salidas de almacén, formatos de corrección y formatos de devolución. 86. El cierre mensual se realizará el último día hábil de cada mes. 87. Las correcciones o modificaciones resultantes de las conciliaciones deberán estar sustentadas, con la documentación soporte pertinente, tales como: minutas, formatos de correcciones debidamente requisitados, actas informativas, etc. 88. Las áreas involucradas acordarán la forma y términos de la conciliación con base en estos procedimientos. 89. Los Almacenes Centrales deberán hacer un corte de documentos de los movimientos que se realicen durante el mes, para efectos de cierre mensual. Procedimiento: Toma de Inventario en Unidades Aplicativas. 9. Deben levantarse dos inventarios al año, para tal efecto, la Subdirección de Recursos Materiales en coordinación con la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y el Organo de Control Interno programará las fechas para su ejecución y emitirá los lineamientos necesarios oportunamente. 9. En el transcurso de cada mes los almacenes de las unidades harán pruebas selectivas de inventarios por tipo de suministro, los cuales se efectuarán aleatoriamente en el 5% de los inventarios. 9. El método y la técnica de evaluación se realizará a costo promedio de la unidad según registros. 9. Los insumos para la toma de inventarios deberán acomodarse e identificarse en los kardex de la siguiente manera: número de sección, número de racks, número del nivel del rack o estante e identificación con las claves de los diferentes bienes. En el caso de contar con bienes que se encuentren en el piso, estos se identificarán de la misma manera. 7

18 94. La captación de la información para efecto de los conteos se realizará conforme al siguiente orden: número de rack, de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha y de atrás hacia delante. 95. Solo podrá participar el personal que sea asignado para efectuar el inventario y al cual se haya capacitado. 96. En todos los almacenes deberán tener actualizado el Kardex a la fecha de cierre de movimientos, para comprobarlo con el resultado de los conteos de existencia física. 97. Para efectuar el inventario no deberá haber cajas fraccionadas o incompletas, según la unidad de medida de entradas. 98. El inventario deberá ser validado en Jurisdicciones; por el Jefe de Jurisdicción, Administrador y Encargado del Almacén; y en los Hospitales por el Subdirector Administrativo y el Jefe de Recursos Materiales y/o Encargado del almacén. 99. La toma del inventario será responsabilidad en los Hospitales: del Subdirector Administrativo, el Jefe de Recursos Materiales y el Jefe del Almacén; en las Jurisdicciones: del Administrador, el encargado de los Recursos Materiales y el encargado del Almacén.. Deberá levantarse un acta de inicio y una de término de la toma física del inventario.. La presencia física de personal de otras áreas del Instituto, tales como la Contraloría Interna, Tesorería y Contabilidad y/o Auditoria Externa, antes, durante y posterior al inventario no omite ni sustituye la responsabilidad de la instancia ejecutora en la toma del inventario físico.. Los almacenes deberán tener por separado los medicamentos o artículos caducos, así como artículos inservibles, en tránsito o en proceso de baja y destino final, los cuales no se podrán dar de baja en tanto no se tengan las actas de tratamiento y destino final respectivas.. La primera toma de inventario de las unidades la realizará la unidad al costo promedio vigente en los almacenes centrales, y las evaluaciones subsecuentes las realizará la unidad a costo promedio de sus registros. 4. Las existencias físicas producto de compras directas, donaciones o transferencias, deberán relacionarse e inventariarse por separado, para efectos contables. 5. La evaluación de los inventarios estará a cargo del Almacén de la Unidad, con el apoyo del área contable de la misma la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y la Unidad de Informática del ISEM. 6. La evaluación de los inventarios físicos deberán conciliarse con los registros contables. 8

19 7. Los almacenes deberán realizar un corte de existencias antes del inventario, considerando los movimientos de entradas y salidas que correspondan al mes en que se va a realizar la toma del inventario físico. 8. Los Almacenes deberán hacer un corte de forma semestral a la toma de los inventarios físicos. 9. Deberá generarse una circular a todos los Centros de Consumo en Hospitales y Centros de Salud en Jurisdicciones por lo menos 5 días antes de la toma de inventarios, a través de la cual se informe las fechas de la toma de inventarios físicos, y que durante ese periodo no se realizará abasto a dichos centros.. Las diferencias entre el kardex y las existencias físicas en conteos deberán ser aclaradas por los jefes de los almacenes de las unidades. Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Insumos en Unidades Aplicativas.. Los almacenes de las Unidades deberán registrar en el sistema automatizado o manual todos los insumos que ingresen a las Unidades, ya sea provenientes del Almacén Central y/o donaciones, transferencias o compras directas.. Todos los ingresos deberán soportarse con las facturas, reportes de entrada y formatos de devolución y de corrección en su caso.. El Almacén deberá dar de alta los bienes en sistema automatizado o manual, inmediatamente después de la recepción y generar los reportes de entrada correspondientes. 4. El Almacén debe generar el último día hábil del mes un reporte de cierre mensual de las entradas ocurridas durante ese periodo, y lo enviará al Departamento de Control de Abasto para efectos de conciliación. 5. Las unidades deberán abstenerse de aceptar donaciones o transferencias de insumos caducos próximos a caducar o en mal estado de cualquier órgano interno o institución externa, salvo bienes en buen estado que se vayan a utilizar en forma inmediata, antes de la fecha de caducidad en algún programa emergente como las campañas públicas de salud. 6. El formato de faltantes, devoluciones o rechazos se utilizará en el momento de la entregarecepción de los bienes o posteriormente, cuando se detecten faltantes, omisiones o defectos de artículos. 9

20 Procedimiento: Salidas de Almacén a Centros de Consumo. 7. Los Almacenes de las Unidades Hospitalarias registrarán en el sistema automatizado o manual los insumos que salgan de sus almacenes. 8. Todas las salidas deberán estar soportadas con las requisiciones internas de las áreas o centros de consumo. 9. Todas las requisiciones para ser surtidas deberán estar firmadas de autorización por el responsable del servicio o responsable del Centro de Salud solicitante, y verificado por el responsable del almacén.. Por cada entrega se generará una salida con numero consecutivo, para los efectos de control y conciliación con el Departamento de Control de Abasto y el Departamento de Contabilidad del ISEM.. El último día hábil de cada mes, el Almacén de la Unidad emitirá un reporte de cierre de las salidas, el cual será enviado al Departamento de Contabilidad y al Departamento de Control de Abasto oportunamente para efectos de conciliación.. Los reportes de cierre de salidas deberán contener la evaluación de los insumos a costo promedio, así como la validación con las firmas correspondientes del Director, Subdirector Administrativo y del Jefe de Recursos Materiales de los Hospitales respectivos; Y en su caso por el Administrador y Jefe del Almacén por lo que respecta a las Jurisdicciones.. Deberán hacerse revisiones físicas periódicas contra las existencias en kardex, a efecto de verificar que las listas en kardex automatizado coincida con las existencias físicas en Almacén. 4. Los Centros de Consumo o Centros de Salud, cuando detecten anomalías en los insumos entregados por el Almacén de la Unidad (jurisdicción u hospital), levantarán un acta informativa o circunstanciada, donde se anoten la fecha, lugar y hora, así como las condiciones bajo las cuales se detectó el faltante, insumos en mal estado, caducos o próximos a caducar, etc., y lo informarán a la brevedad al Almacén de la Unidad para los efectos a que haya lugar. 5. Las devoluciones de insumos de los Centros de Consumo o de Salud al almacén deberán estar soportadas por un formato de devolución debidamente requisitado. 6. Los Almacenes de la Unidades deberán llevar un riguroso control, tratamiento y destino de los artículos devueltos para efectos de conciliación y evaluación de los inventarios. 7. Los hospitales y Jurisdicciones aportarán información mensual referente al total de salidas o consumo de bienes de sus almacenes cotizados al costo promedio según registros, a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y a la Subdirección de Recursos Materiales, soportados con los reportes de las salidas correspondientes, para efecto de registros contables a que haya lugar.