Informe Final sobre Auditoría al Programa Puente, Entre la Familia y sus Derechos, efectuada en la Municipalidad de Mariquina.

Transcripción

1 in CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Informe Final sobre Auditoría al Programa Puente, Entre la Familia y sus Derechos, efectuada en la Municipalidad de Mariquina. Fecha 8 de noviembre de N Informe 21/2011.

2 PUCE N /2011. REMITE INFORME FINAL N 21, DE 2011, SOBRE AUDITORIA AL PROGRAMA PUENTE, ENTRE LA FAMILIA Y SUS DERECHOS, EN LA MUNICIPALIDAD DE MARIQUINA. VALDIVIA, í) O 1 0 `,i _ Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 21, de 2011, con el resultado de la auditoría individualizada en el epígrafe, practicada por funcionarios de esta Contraloría Regional en esa Entidad Municipal. Sobre el particular, corresponde que esa Autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen las acciones informadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que se verificarán en una visita posterior que practique en esa Entidad, este Organismo de Control. Saluda atentamente a Ud., 7 _;"1=`kl'''QIAGENERALDE L, -^r '.1RfAREGIONALG A FECH.:, í.a IC l oc (S> JULIO CESA LIZANA DIA[. Contralo Regional De L Ríos fnntrlor1 Gene de la Reoúhlicr AL SEÑOR ALDE UNICIPALIDAD DE MARIQUINA SAN JOSÉ DE LA MARIQUINA HSV Incl. lo que indica. WALTER SCHMIDT N FONO FAX VALDIVIA

3 PUCE N /2011. REMITE INFORME FINAL N 21, DE 2011, SOBRE AUDITORÍA AL PROGRAMA PUENTE, ENTRE LA FAMILIA Y SUS DERECHOS, EN LA MUNICIPALIDAD DE MARIQUINA. VALDIVIA, f) X ,111 1 Adjunto, sírvase encontrar copia del Informe Final N 21, de 2011, debidamente aprobado, con el fin de que, en la primera sesión que celebre el concejo municipal, desde la fecha de su recepción, se sirva ponerlo en conocimiento de ese órgano colegiado entregándole copia del mismo. Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría Regional, en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada esa sesión. Saluda atentamente a Ud., CONTRALORíA C,.:Njcq^,. ^E LA REPUBLICA CONT RIA E90N OS R(OS NOMBRE a tic, CARGO FECHA ' JULIO CESA LIZANA DIAZ Contralo Regional De L Ríos Cnntaloria Gen I de la Repúhlic. AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL NICIPALIDAD DE MARIQUINA,SAN JOSÉ DE LA MARIQUINA Incl. lo que indica. WALTER SCHMIDT N' FONO: FAX: VALDIVIA

4 PUCE N /2011. REMITE INFORME FINAL N 21, DE 2011, SOBRE AUDITORÍA AL PROGRAMA PUENTE, ENTRE LA FAMILIA Y SUS DERECHOS, EN LA MUNICIPALIDAD DE MARIQUINA. VALDIVIA, ,1111 Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 21, de 2011, con el resultado de la auditoría individualizada en el epígrafe, practicada por funcionarios de esta Contraloría Regional en esa Entidad Municipal. Saluda atentamente a Ud., CONT7 LORZA Gr `, Fp,, )F LA REPÚBLICA CON LORZA R ('i%)yde LOS RIOS NOMBRE, sr/ rco^r., L ", ^^ 1 CARGO ^ ^wt (^^.-(j FECHA -+ Ar '. JULIO CESA L.IZANA DI1 Z Contralor Regional De L Ríos ^nntnlnria Gen ( de In Repúbl C. AL SEÑOR CARGADO DE CONTROL NIDAD DE CONTROL MUNICIPALIDAD DE MARIQUINA SAN JOSÉ DE LA MARIQUINA HSV Inci. lo que indica. WALTER SCHMIDT N FONO : FAX: VALDIVIA

5 AT N 115/2011. PUCE N 17003/2011. INFORME FINAL N 21, DE 2011, SOBRE AUDITORIA AL PROGRAMA PUENTE, ENTRE LA FAMILIA Y SUS DERECHOS, EN LA MUNICIPALIDAD DE MARIQUINA. VALDIVIA, 08NOV2011 En virtud de las facultades establecidas en la ley N , Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República y en cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización de este Organismo Superior de Control para el año 2011, se realizó una auditoría en el FOSIS de Los Ríos, producto de lo cual se estimó necesario efectuar en la Municipalidad de Mariquina, la verificación del uso de los recursos transferidos por el mencionado Servicio para la ejecución del Programa Puente, "Entre la Familia y sus Derechos", por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de Objetivo La visita tuvo por objeto comprobar la correcta aplicación, en los fines para los cuales fueron otorgados, de los recursos transferidos por el Fondo de Solidaridad e Inversión Social al municipio para la ejecución del Programa Puente, entre la familia y sus derechos. Metodología Las labores desarrolladas se llevaron a cabo sobre la base de normas y procedimientos de control aceptados por la Contraloría General de la República, e incluyó la aplicación de la metodología de auditoría aceptada por este Organismo Contralor (MAC), incorporando el análisis de información relevante, una evaluación del entorno de control interno y de los riesgos de la entidad en relación a la materia fiscalizada, la aplicación de pruebas de validación, sin perjuicio de aplicar otros medios técnicos estimados necesarios en las circunstancias, orientados esencialmente respecto de los atributos de legalidad, respaldo documental e imputación presupuestaria de las operaciones. AL SEÑOR IO CÉSAR LIZANA DÍAZ ONTRALOR REGIONAL DE LOS RÍOS CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE WALTER SCHMIDT N FONO FAX VALDIVIA CONTRAE REGI Al DE LOS R JEFE AIJDJT RIA -( E INSPEC ION 0^

6 Universo y Muestra El análisis consideró la totalidad de las transferencias de recursos recibidas por el municipio para el Programa Puente desde la Dirección Regional del Fondo de Solidaridad e Inversión Social, en adelante FOSIS de Los Ríos, que durante el período bajo examen alcanzaron a la suma de $ Cabe precisar que, con carácter confidencial mediante oficio N 3.278, de 2011, fue puesto en conocimiento del Señor Alcalde, el Preinforme N 21, de 2011, conteniendo las observaciones establecidas al término de la visita, con la finalidad de que formulara los alcances y precisiones que, a su juicio procedieran, documento que fue respondido por el municipio a través del ORD. N 721, de El análisis de las observaciones formuladas en el citado preinforme, en conjunto con los antecedentes aportados por la entidad comunal en su respuesta, determinaron lo siguiente: Antecedentes generales El Programa Puente, entre la familia y sus derechos, trabaja con las familias más vulnerables del país, con el objeto de mejorar sus condiciones de vida generando mayores oportunidades y entregando los recursos necesarios que les permitan lograr condiciones mínimas de calidad de vida, a través del apoyo psicosocial, para promocionar sus derechos y entregar herramientas para desarrollar una capacidad funcional y de resolución eficaz, según sus necesidades. En ese contexto, la Municipalidad de Mariquina y el FOSIS de Los Ríos, celebraron un Convenio de Transferencia de Recursos para el Programa Puente, aprobado por resoluciones exentas N 163, del 5 de marzo de 2010 y N 922, del 08 de octubre del mismo año, de ese Servicio. En relación con el resultado del examen, se señalan las siguientes observaciones en las materias que se exponen a continuación: 1. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 1.- El municipio administra los recursos del Programa Puente en la cuenta corriente N , que mantiene en el Banco Estado. Cabe señalar, que dicha cuenta corriente es utilizada para la administración de todos los fondos extrapresupuestarios, situación que impide tener un adecuado control y fiscalización sobre los recursos del programa. WALTER SCHMIDT N FONO FAX VALDIVIA 2

7 La Entidad Edilicia expresa en su escrito de respuesta, que si bien la mayoría de los fondos extrapresupuestarios se manejan en la cuenta corriente citada precedentemente, el control y la fiscalización se ejercen en base a la contabilidad gubernamental; además señala que existen otras cuentas corrientes destinadas a otros programas sociales de Gobierno. En virtud de lo expuesto, esta Contraloría General, mantiene la observación formulada debido a que la entidad edilicia no ha acreditado la existencia de procedimientos administrativos, contables y/o sistémicos que permitan mantener un control de los recursos recepcionados en la cuenta corriente aludida, en la cual se identifique la procedencia de los recursos, la individualización de proyectos y/o programas, la determinación de montos recibidos, ejecutados y los saldos pendientes a una fecha determinada, materia que se verificará en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control. 2.- Se constató, que la Dirección de Administración y Finanzas del municipio fiscalizado, no elabora conforme a las normas básicas de contabilidad y control, las correspondientes conciliaciones bancarias mensuales de la citada cuenta corriente. De acuerdo a lo indicado por el Tesorero Municipal, mediante certificado de fecha 19 de mayo de 2011, la última conciliación bancaria confeccionada para la mencionada cuenta corriente corresponde al mes de marzo de En su escrito de respuesta, la Autoridad Comunal expresa que sólo se han efectuado las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente N del Banco Estado, hasta el mes de julio del año 2010, debido que al implementar los nuevos programas Cas Chile, éstos generan un problema en el sistema de conciliaciones bancarias, el cual se encuentra en proceso de regularización. Asimismo, adjunta memorándum N 209 con fecha 20 de septiembre de 2011, por medio del cual se impartieron instrucciones al personal para la actualización, a la brevedad, de las conciliaciones bancarias Sin perjuicio de las acciones arbitradas por ese municipio, se mantiene lo observado, mientras la entidad no acredite la confección de las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente citada, materia que será objeto de revisión en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control. 3.- De las validaciones efectuadas, se constató que el personal que desempeña funciones de apoyo familiar en la comuna, no registra oportunamente la información en el Sistema de Registro y Monitoreo del Programa, SIM, situación que dificulta, a los usuarios, el acceso a la información actualizada para efectuar el monitoreo y verificar el estado de cumplimiento de la ejecución de las actividades del programa. Asimismo, no cumple con la frecuencia de visitas que se debe efectuar a las familias beneficiarias según lo establece la metodología del programa social. WAL 1 ER SCHMIDT N FONO FAX VALDIVIA 3

8 Cabe señalar, que de acuerdo al instructivo del Programa, es labor del Jefe de la Unidad de Intervención Familiar Municipal efectuar una evaluación semestral del trabajo desarrollado por el apoyo familiar. Lo anterior, se encuentra establecido en la letra f), numeral 1, de la letra b) del Anexo N 2, Modelo de Ejecución del Programa Puente. Asimismo, es dable señalar que las funciones antes mencionadas son de carácter obligatorias del apoyo familiar, las cuales se encuentran estipuladas en las cláusulas del Contrato de Prestación de Servicios. Al respecto, en su escrito de respuesta la Autoridad Municipal indica que durante el año 2010 y principios del año en curso, el Sistema de Registro y Monitoreo presentó diversas falencias que no permitían ingresar ningún tipo de información, no obstante, se han ido tomando los resguardos con la finalidad de que el personal que realiza las funciones de apoyos familiares mantengan el Sistema de Registro y Monitoreo con la información actualizada. Agrega, en cuanto a la periodicidad de las visitas, que al ser la comuna altamente rural es que históricamente la mayor parte de las familias pertenecientes al Programa Puente se encuentran en dichos lugares, dentro de los cuales se encuentran sectores costeros que en temporada de invierno no es posible acceder debido a las malas condiciones de acceso, lo que no permite efectuar las visitas acorde a lo establecido por la metodología del programa. A lo anterior, manifiesta que se suma la carencia de un vehículo permanente para el programa, debiendo compartir el jeep que dispone el Departamento Social para todas sus funciones, de esta manera el Programa Puente cuenta con vehículo durante dos semanas al mes, con lo cual no es posible efectuar la totalidad de las visitas rurales, considerando además que en primera instancia se requiere de visitas semanales. Finalmente, señala que durante el presente año la situación señalada precedentemente se ha visto disminuida ya que a través del proyecto de fortalecimiento de la Gobernación Provincial la comuna ha sido favorecida con transporte por un periodo de tres meses para el Programa Puente. En virtud de lo expuesto, esta Contraloría General mantiene las observaciones formuladas debido a que el municipio no ha informado ni implementado medidas definitivas y permanentes que permitan mantener la información actualizada en el Sistema de Registro y Monitoreo del Programa, SIM, y efectuar las visitas a los beneficiarios del Programa Puente de acuerdo a lo establecido por la metodología de éste, materias que serán verificadas en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control. or CONTR WAt TFR SCHMIDT N FONO FAX VALDIVIA -Cr OE LGIONA R 4 JEFE AU01T E INSPEC 10

9 II.- EXAMEN DE CUENTAS Ingresos y Gastos Se constató que la Municipalidad de Mariquina dio cumplimiento a lo dispuesto en la resolución N 759, de 2003, de este Organismo de Control, en lo que dice relación con la emisión del comprobante de ingreso por los recursos percibidos, documento que fue presentado al FOSIS de Los Ríos. El examen practicado a la documentación que respalda los gastos, entre otros, órdenes de compra y facturas, y la verificación de los procedimientos formales de rendición establecidos en los convenios de ejecución, e Instructivo de Rendición de Cuenta Anexo N 4, del Programa, permitió establecer las siguientes observaciones: El municipio no envió al FOSIS de Los Ríos los informes mensuales de abril, julio, septiembre, y noviembre del año 2010, a través del cual debe rendir las transferencias de fondos realizadas por dicha Entidad. Lo anterior, constituye un incumplimiento a lo dispuesto en la resolución N 759, de 2003, de este Ente Fiscalizador y el Anexo N 4, del Instructivo Rendición de Cuentas del Programa Puente. Por otra parte, se observó que la entidad municipal no siempre cumplió con enviar al FOSIS de Los Ríos, la rendición mensual dentro de los 10 primeros días siguientes al mes que se rinde, vulnerando lo establecido en el Anexo N 4, sobre procedimiento de rendición de cuenta del Programa Puente. En su escrito de respuesta la Autoridad Municipal, informa que mediante los ORD. N 359 con fecha 20 de abril de 2010, ORD. N 568 con fecha 9 de agosto de 2010, ORD. N 714 con fecha 4 de octubre de 2010 y ORD. N 888 con fecha 3 de diciembre de 2010, fueron rendidas las transferencias de fondos correspondiente a los meses citados precedentemente, adjuntando copia de los documentos señalados. Enseguida precisa que, ha cumplido casi cabalmente con el plazo establecido en el Anexo N 4, sobre procedimiento de rendición de cuenta del Programa Puente; argumentando que en los meses que no cumplió, fue debido a diversos requerimientos del mandante. En virtud de lo expuesto, este Organismo de Control levanta parcialmente la observación, debido a que por una parte, los antecedentes aportados no permiten acreditar la efectiva recepción de los documentos por parte del FOSIS de los Ríos, en los meses de abril y septiembre de 2010, y por otra, no fueron acreditados los requerimientos del mandante que impidieron que las rendiciones fueran presentadas dentro de plazo, temas que serán abordados en una futura visita de seguimiento que realice este Organismo de Control. WALTER SCHMIDT N FONO FAX: VALDIVIA 5

10 Cabe señalar, que al término del período fiscalizado, el municipio no había ejecutado la totalidad de los recursos transferidos, no obstante se estableció que, con fecha 10 de febrero del año en curso, reintegró al FOSIS de Los Ríos la cantidad de $ Los contratos a Honorarios entre los apoyos familiares y el municipio, incluyen una cláusula que indica, que el personal, debe presentar un informe mensual de la labor realizada, para que se proceda a su pago. Las validaciones efectuadas al respecto, permitieron constatar que lo anterior no se realiza, y en su lugar el Jefe de la Unidad de Intervención Familiar Municipal, valida la hoja de ruta de las visitas realizadas, para posteriormente, emitir un certificado de aprobación del trabajo ejecutado, con el que finalmente el Departamento de Finanzas proceda al pago. En su escrito de respuesta la Municipalidad señala que los Apoyo Familiares son calificados de forma semestral por la Jefa de la Unidad de Intervención Familiar, indicando que son evaluados por su desempeño en la entrega de apoyo psicosocial. Agrega, que la validación de las hojas de ruta de los apoyos familiares, es efectuada de manera aleatoria por la Jefatura antes citada. Al respecto, este Organismo de Control debe expresar que la respuesta de la autoridad no permite dar por superada la observación, por cuanto, no ha acreditado el cumplimiento de la clausula establecida en los respectivos contratos de honorarios, sin embargo, su cumplimiento será objeto de revisión en un futuro programa de seguimiento que realice este Organismo de Control, Resultados de visitas a terreno Con el propósito de verificar la ejecución, avance y realización del Programa, y la existencia de supervisiones por parte del personal del FOSIS, Región de Los Ríos, se procedió a efectuar visitas en terreno a familias del Programa Puente de la comuna de Mariquina. siguientes: Las familias visitadas corresponden a las TABLA N 1 Familias de la comuna de Mariquina N Identificación Familia 1.- Aguilar Muñoz 2.- Medina Paillalef 3.- Rodríguez Molina 4.- Álvarez Alvarez 5.- Parra Guerrero WALTER SCHMIDT N FONO FAX VALDIVIA 6 CONTRAI,. 2 REGIO Al Q DEL O JEFE AUDIT IA - E INSPEC l N 0j

11 WALTER SCHMIDT N 309 FONO FAX VALDIVIA 7 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Respecto al conocimiento del programa, la familia Rodríguez Molina, indicó no conocer el objetivo del Programa, y las demás señalaron que es una ayuda de tipo social. En cuanto a la frecuencia de las visitas que debía realizar el apoyo familiar, la familia Aguilar Muñoz indicó que éstas se realizan sólo una vez al mes. En relación a lo anterior, se consultó la situación en el Sistema de Registro y Monitoreo (SRM), obteniendo lo siguiente TABLA N 2 Visitas efectuadas a familia Aguilar Muñoz, según SRM Fecha Formulario Usuario (apoyo familiar) Fecha de Ingreso Sistema Ficha contacto inicial Karen González Obando Ficha de registro composición familiar Karen González Obando Prionzando nuestras preocupaciones Karen González Obando Capital Inicial Karen González Obando Capital Inicial beneficios vigentes Karen González Obando Identificación Karen González Obando Habitabilidad Karen González Obando Educación Karen González Obando Contrato Karen González Obando Salud Karen González Obando Dinámica Familiar Karen González Obando Trabajo Karen González Obando Ingresos Karen González Obando Contrato Karen González Obando La metodología del programa exige que, durante el primer y segundo mes, se deben efectuar cuatro sesiones, y para el tercer y cuarto mes se exigen dos sesiones mensuales. Como se puede observar, desde el día 20 de mayo de 2010, la frecuencia de visitas a la familia disminuyó a sólo una mensual, siendo dable agregar que, en el mes de agosto éstas no se realizaron. La totalidad de las familias visitadas, a este órgano de Control no haber sido visitadas por funcionarios del FOSIS. señaló Finalmente, se examinaron las carpetas de las cinco familias visitadas, observándose que en algunas de ellas, las fichas que debían ser completadas por el apoyo familiar se encontraban incompletas, faltando fecha de las visitas y firma del Jefe de Familia, como tampoco se indica la hora inicio y término de las sesiones, entre otros datos. En su escrito de respuesta la Municipalidad de Mariquina señala que la Unidad de Intervención Familiar tomará los resguardos para que las sesiones realizadas con las familias sean, por un lado consignadas en su totalidad en las fichas y a su vez ingresadas al SRM.

12 En virtud de lo expuesto, esta Contraloría General, mantiene la observación formulada debido a que el municipio no ha impartido instrucciones para regularizar la materia observada, sin embargo, su cumplimiento será objeto de revisión en un futuro programa de seguimiento que realice este Organismo de Control. CONCLUSIONES La entidad edilicia ha aportado antecedentes que han permitido salvar parte de las observaciones planteadas en el Preinforme N 21 de No obstante, existen algunas situaciones respecto de las cuales se deberán adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que rigen la materia, las que deberán considerar, en especial, las siguientes: 1. Adoptar las acciones conducentes a regularizar las observaciones que se señalan en el cuerpo del presente informe. 2.- Emprender todas aquellas acciones que permitan regularizar las debilidades de control interno en las materias examinadas, especialmente referidas a registrar oportunamente en el sistema SIM, las visitas efectuadas por los Apoyos Familiares y la ejecución de éstas, de acuerdo a la frecuencia establecida por la metodología del Programa Puente. 3.- Elaborar y confeccionar las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente N , del Banco Estado, según las normas básicas de contabilidad y control. 4.- Ordenar un sumario administrativo para determinar las responsabilidades funcionarias por la inexistencia de conciliaciones bancarias en los meses de enero a abril de 2011, de la cuenta corriente N , del Banco Estado, remitiendo copia del acto administrativo que así lo dispone, en un plazo no superior a 10 días, contado desde la fecha de recepción del presente informe. 5.- Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la Resolución N 759 de 2003, de esta Contraloría General, y el Anexo N 4, del Instructivo Rendición de Cuentas del Programa Puente, referido a la remisión al FOSIS de Los Ríos, de los informes mensuales para rendir las transferencias de fondos. 6.- Dar estricto cumplimiento a las cláusulas establecidas en los contratos a honorarios convenidos con los apoyos familiares, principalmente aquella referida a la presentación de un informe mensual de la labor realizada, para que proceda su pago. 7.- Impartir las instrucciones respectivas a fin de dar estricto cumplimiento a la metodología para la ejecución del Programa Puente, establecer controles rigurosos y ejercer una supervisión perió WALTER SCHMIDT N FONO FAX: VALDIVIA

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