La Gestión de la Comunicación Externa Ayuntamiento de Irun

Transcripción

1 La Gestión de la Comunicación Externa La Gestión de la Comunicación Externa Ayuntamiento de Irun

2 BIDASOA-TXINGUDI COMARCA: Bidasoa Txingudi SUPERFICIE: 42,8 Km2 ALTITUD: 5 m. s/nivel del mar DENSIDAD: hab/km2 POBLACIÓN: habitantes HOMBRES: 49,20 % MUJERES: 50,80%

3 DATOS DEMOGRÁFICOS

4 AYUNTAMIENTO PRESUPUESTO: PERSONAL: 450 OO.AA.: SOC. MUNICIPALES: FUNDACIÓN MÚSICA PATRONATO DEPORTES IRUNBI BIDASOA ACTIVA TXINGUDI ZB. INDUSTRIALDEA FICOBA ZAISA

5 AYUNTAMIENTO

6 La Gestión de la Comunicación Externa Ayuntamiento de Irun Introducción Audit Plan de Comunicación Conceptualización Nueva Identidad Gráfica Corporativa Estructura de Gestión Manual de Comunicación Aplicación informática Soportes comunicacionales Encuesta

7 CIUDADANOS / AS AT. TELEMÁTICA AT. TELEFÓNICA 010 AT. PRESENCIAL OFICINA SAC INFORMACIÓN ITES MUNICIPALES ITES NO MUNICIPALES, Pasaporte, etc.) ICIOS MUNICIPALES ANISMOS AUTÓNOMOS ENCIONES, BECAS DAS RAMAS Y ACTOS CIOS RMACIÓN VARIA S/ TAMIENTO Y CIUDAD ienestar Social anidad y Consumo ultura uventud eportes ducación ransporte ervicios de información comunicación rganizaciones sociales y as dmon. Pública conomía y Empleo urismo rotección Ciudadana rbanismo y Vivienda rvicios profesionales - GESTIÓN NO PRESENCIAL TRÁMITES DE CONFIRMACIÓN * Volante de Residencia * Volante de Convivencia * Volante de Vivienda * Duplicados de recibos * Justificantes de pago * Volante inhumación cementerio * Volante titularidad cementerio * Volante acreditativo de vivienda dentro de Ordenación - TRÁMITES DE ACTUALIZACIÓN * Mantenimiento Padrón Habitantes (Altas, Cambios) * Mantenimiento de Vehículos, IAE, IBI, etc... (Altas, Bajas, Cambios) - TRÁMITES DE ENVÍO DE INSTANCIAS INSTRUCCIONES Y DOCUMENTACIÓN EN GENERAL REGISTRO AUX. DE ENTRADA - AYUNTAMIENTO - DIPUTACIÓN DE GIPUZKOA - GOBIERNO VASCO - ADMON. CENTRAL GESTIÓN PRESENCIAL T.R. INMEDIATA Además de los ya relacionados *Obras de pequeña entidad *Ocupación de vía pública mediante contenedor *Obra menor en el Cementerio Municipal *Apertura de actividad de procedimiento simplificado *Ocupación de vía pública para record moneda, y petición de vallas *Examen foto sanción *Volante Padrón de habitantes. Convivencia *Volante Padrón de habitantes. Residencia *Volante Registro de uniones no matrimoniales *Volante Vivienda dentro de ordenación *Volante Acreditación distancia kilométrica *Volante Volante Inhumación Cementerio *Volante Volante Exhumación Cementerio *Volante Titularidad panteón/nicho Cementerio *Volante Registro de embarcaciones *Fe de vida y residencia (cobro pensiones extranjeras) *Ficha familiar *Ficha individual *Revista de clases pasivas (Declaración de aptitud legal para cobrar la pensión de clases pasivas) *Duplicados de recibos (SIN PAGAR) *Duplicados de recibos (PAGADOS) *Ciclomotores (Bajas) *Título familia numerosa (nueva solicitud / renovación) *Pensión No Contributiva por Invalidez / Jubilación *Prestaciones LISMI *Tarjeta de minusválidos (nueva solicitud / renovación) *Alta Padrón de habitantes *Baja Padrón de habitantes *Cambio de domicilio Padrón de habitantes *Modificación de datos Padrón de habitantes *Registro de nacimientos y defunciones *Registro de uniones no matrimoniales *Tarjeta residente en zona OTA (Altas, bajas y modif.) *Registro de carabinas *Registro de embarcaciones *Mantenimiento padrón fiscal (cambio domicilio fiscal) *Domiciliaciones bancarias *Pago de multas (no notificadas con bonificación) * Pago de multas (notificadas con bonificación) *Pago de multas (notificadas sin bonificación) * Autoliquidaciones * Ofertas públicas de empleo * Campañas GESTIÓN PRESENCIAL T.R. NO INMEDIATA - FACILITA INFORMACIÓN - INSTRUCCIONES - IMPRESOS - REGISTRA SOLICITUD - INFORMA ESTADO DE TRAMITACIÓN AVISOS, QUEJAS Y SUGERENCIAS CITA PREVIA OBJETOS PERDIDOS COMPULSA DE DOCUMENTOS VENTA DE PUBLICA- CIONES Y PLANOS

8 PROCESO DE LA COMUNICACIÓN INFORMACIÓN/MENSAJE

9 PROCESO DE LA COMUNICACIÓN TODO COMUNICA ACTIVIDADES SERVICIOS CONTACTOS ELEMENTOS TODO HABLA DEL VALOR QUE APORTA LA ORGANIZACIÓN

11 Audit El posicionamiento de la institución se define como disperso y difuso Comunicación de carácter universal no segmentada por tipologías de público No existe una relación estructurada y sistematizada con los ciudadanos No destaca ninguna IMAGEN CORPORATIVA» Inexistencia clara de una política global de marca. Aplicaciones diversas del logo» Aparición de nuevos logos: SAC, Centro Amaia, Oficina Juvenil, Patronato Municipal de Deportes» Utilización de alguna frase de base: el futuro ya está en marcha» Maremagnum de formatos y soportes de muy diversa índole. No hay cultura de estrategia conjunta (poco trabajo transversal) NO EXISTE UNA POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INTEGRAL

12 Audit Aspectos mejorables DÉFICIT: Planteamiento global Gestión Soporte DESARROLLO HETEROGÉNEO UTILIZACIÓN DE CANALES Y MEDIOS TRADICIONALES CONTENIDO TÉCNICO

13 Audit Directrices finales SEGMENTACIÓN ACCESIBILIDAD INTEGRACIÓN CORPORATIVA EDITAR MENOS PARA EDITAR MEJOR

15 Plan de Comunicación OBJETIVOS r g Mejora de la eficacia y la eficiencia de las actividades de comunicación del Ayuntamiento Que los ciudadanos conozcan.i.c. instrumento de promoción PLAN INTEGRAL COMUNICACIÓN Que los ciudadanos valoren P.I.C instrumento de puesta en valor Que la organización incorpore la actividad de comunicación como instrumento relevante en la mejora de la calidad de los servicios P.I.C. instrumento para implantación de la cultura de comunicación

16 Plan de Comunicación OBJETIVOS ELIMINANDO LA DISPERSIÓN DE LA A.C. COORDINACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS CONSIDERACIÓN COMO INSTRUMENTO AL CIUDADANO DE: SERVICIO RELACIÓN

17 Plan de Comunicación NIVELES NIVEL PRODUCTIVO ÁREAS / SERVICIOS MUNICIPALES. Actuaciones. Productos. Servicios NIVEL CORPORATIVO CORPORACIÓN. Puesta en valor. Como un todo acciones conjuntas/ corporativas normativizando acciones estilo comunicativo identidad

19 Conceptualización OBLE LÍNEA DE CONCEPTUALIZACIÓN La conceptualización del proyecto de ciudad Propuesta/compromiso con los ciudadanos. Ha de jugar un papel motivador y de suma de adhesiones. Ha de potenciar el sentimiento de orgullo y entusiasmo por la ciudad. Es el paraguas en el que se enmarca toda actuación. Es la pieza básica de relación con la ciudadanía. La conceptualización de la institución municipal. Juega un papel instrumental: la organización que promuev y suma esfuerzos para poder alcanzar el objetivo fijado.

20 Conceptualización 2 FUENTES SITUACIÓN DE PARTIDA. Aspectos negativos. Aspectos positivos OBJETIVOS GLOBALES DEL AYUNTAMIENTO VISIÓN MARCO A FUTURO DEL AYUNTAMIENTO Y LA CIUDAD. Cuál es el eje principal del valor aportado por el Ayuntamiento?. Qué rasgos diferenciales queremos proyectar?. Qué tipo de ciudad queremos ser en el futuro?. Cómo queremos que nos perciban nuestros ciudadanos?

21 Conceptualización Un base-line / concepto que habla de: Una posición activa, no estática. Dinamismo. Apertura e integración de lo nuevo. Reconversión y transformación de la ciudad. Consolidación y expansión para ocupar un lugar privilegiado en su entorno directo (comarca) y extenso (Europa). Horizonte de futuro. Una ciudad de los emprendedores y de los inquietos.

22 Conceptualización Un concepto que permite ser el paraguas de todas las actuaciones del Ayuntamiento Irun avanza sin fronteras Mejorando los rincones de la ciudad Irun avanza sin fronteras Promoviendo la juventud Irun avanza sin fronteras Disfrutando del ocio y la cultura Irun avanza sin fronteras En la construcción de la ciudad Irun avanza sin fronteras

24 Nueva Identidad Gráfica Corporativa IDENTIDAD VISUAL CORPORATIVA: El diseño corporativo está destinado a potenciar los trazos de identidad de las empresas, productos e instituciones, y a transformarlos en valores cuantificables. Un programa de identidad visual corporativa se ha de entender como un proceso analítico, creativo y técnico con un objetivo final: conseguir sistemas de identificación únicos que proyecten una imagen y una comunicación propias, y permitan llegar a la competitividad necesaria para ser punto de referencia.

25 Nueva Identidad Gráfica Corporativa NORMATIVA ON-LINE Un nuevo enfoque para un desarrollo más eficaz de programas de identidad visual corporativa: Manuales interactivos, eficaces, potentes y rentables, que permiten integrar muchas utilidades. Basados en navegadores de internet/intranet, que soportan todo tipo de formatos y eliminan incompatibilidades. Con contenidos actualizables universalmente con bajo coste. Nunca quedan obsoletos. Con difusión ilimitada pero controlada. Una herramienta de gestión de fácil accesibilidad y que por tanto potencia la identidad, la comunicación y la imagen.

26 Nueva Identidad Gráfica Corporativa IRUNGO UDALA AYUNTAMIENTO DE IRUN - Modernidad, innovación, eficacia, dinamismo y futuro?... - Fácil identificación?... - Fácil aplicación?... - Fácil reproducción?... - Cromatismo de fuerte impacto visual?

27 Identidad Visual Corporativa del Ayuntamiento de Irun MARCA INSTITUCIONAL

29 Estructura de gestión ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE RELACIONES CON EL CIUDADANO ÁREA DE RELACIONES CON EL CIUDADANO BIDASOA ACTIVA DELEGACIÓN DE PEQUEÑO COMERCIO CONCEJAL-DELEGADO RELACIONES CON EL CIUDADANO COMITE DE DIRECCIÓN DIRECCIÓN SERVICIOS AL CIUDADANO DIRECCIÓN TRAFICO Y SEGURIDAD CIUDADANA CALIDAD DE LOS SERVICIOS ADMÓN., COMUNICACIÓN Y AA.VV. U. ADMVA. MANTENIMIENTO URBANO SERV. ATENCION CIUDADANA (S.A.C.) SEGURIDAD ALCALDÍA SERVICIOS POLICIALES VÍA PÚBLICA, TRÁFICO Y TRANSPORTES PLANIFICACIÓN Y MANTENIMIENTO CONVIVENCIA CIUDADANA Y PROTEC. CIVIL U. ADMA. JARDINERIA VÍA PÚBLICA ALUMBRADO ATESTADOS SEGURIDAD CIUDADANA TRANSMISIONES

30 Estructura de gestión ORGANIZACIÓN INTERNA Configurar U.C. Creación red responsables sectoriales Red de Relatores Comprensión del nuevo sistema y normas Gestión unificada gasto Partida única Asistencia Técnica Comité de comunicación

32 Manual de Comunicación MANUAL DE COMUNICACIÓN Objetivos Directrices generales Tipos Acciones Comunicativas Tratamiento Estructura Procedimiento (C.G )

33 3.- COMUNICACIÓN ORGANIZATIVA. El día a día del Ayuntamiento. (Innovaciones, resultados, memorias, informatización,...) Manual de Comunicación TIPOS DE ACCIONES COMUNICATIVAS 1.- INFORMACIÓN DE USO. Información propia del servicio y de interés para el usuario. (Horarios, actividades, nuevo material/equipamiento...) 2.- DIFUSIÓN DE TEMAS MENORES. Actividades y servicios de interés general que no tienen entidad como material individual. (Información de uso de interés general)

34 Manual de Comunicación TIPOS DE ACCIONES COMUNICATIVAS 4.- ACCIONES DE MARKETING. Bienvenida y felicitación (por Alcaldía) 5.- ANUNCIOS OFICIALES. (Contratación, OPEAS, convocatorias, ACTUACIONES DE MEJORA EN LA VÍA PÚBLICA CON REPERCUSION GRAL. O LOCAL (Obras, reurbanizaciones, cambios de tráfico,...) 7.- DIFUSIÓN/PROMOCIÓN DE ACTIVIDADES O SERVICIOS. (Programas, campañas de servicios,...)

35 Manual de Comunicación TIPOS DE ACCIONES COMUNICATIVAS 8.- AGENDA DE ACTIVIDADES/CATÁLOGOS DE SERVICIOS. (Culturales, deportivas, guías de servicios,...) 9.- ACCIONES SECTORIALES DE GRAN IMPACTO. (Fiestas, ferias, exposiciones,...) 10.- CAMPAÑAS CORPORATIVAS. (Proyecto ciudad, de civismo, proyectos singulares,...)

36 Manual de Comunicación COMUNICACIÓN (Actividad) PROCESOS INDICADORES ASOCIADOS TOTAL AÑO ACCIÓNES COMUNICATIVAS 366 Información de uso 42 Difusión de temas menores 43 Comunicación organizativa 1 ACCIONES Anuncios oficiales 113 COMUNICATIVAS Actuaciones de mejora en la vía pública 24 AGRUPADAS POR Difusión / Promoción de actividades y servicios 107 Agendas de actividades / Catálogos de servicios 9 TIPO DE ACCIÓN Acciones de promoción (bienvenidas,...) 0 (*) Campañas Sectoriales 9 (*) Campañas Corporativas 6 Otros A.RR.C. Dirección de Servicios al Ciudadano 112 A.RR.C. Tráfico y Seguridad Ciudadana 14 Área de Presidencia / Alcaldía 36 ACCIONES Área de Hacienda 11 COMUNICATIVAS Área de Bienestar Social 12 AGRUPADAS POR Área de Educación, Cultura y Juventud 50 Área de Euskera 11 AREA/SERVICIO Area de Urbanismo y Área de Medio Ambiente 85 Obras Públicas 28 Patronato Municipal de Deportes 7 Fundación de Música 0 Entidades externas 0 366

37 La Gestión de la Comunicación Externa Ayuntamiento de Irun Audit Plan de Comunicación Conceptualización Nueva Identidad Gráfica Corporativa Estructura de Gestión Manual de Comunicación Aplicación informática Soportes comunicacionales Encuesta

38 APLICACIÓN INFORMÁTICA OBJETIVO: Realización de los encargos de acción comunicativa POR MEDIOS INFORMÁTICOS MEJORAS PREVISTAS: - Agilidad en la creación, recepción y gestión de las solicitudes - Archivado eficiente tanto de las solicitudes como de las acciones comunicativas - Posibilidad de consultas directas y actualizadas por parte de los servicios solicitantes - Servicio de alerta para acciones comunicativas periódicas.

39 APLICACIÓN INFORMÁTICA ESTRUCTURA GENERAL DE LA APLICACIÓN APARTADO SOLICITUDES - Creación de nuevas solicitudes - Consulta de solicitudes existentes APARTADO ACCIONES COMUNICATIVAS - Seguimiento de la gestión de las acciones comunicativas - Consulta de las acciones comunicativas archivadas

40 APLICACIÓN INFORMÁTICA MENÚ DE LA APLICACIÓN

41 APLICACIÓN INFORMÁTICA FORMULARIO PARA LA CREACIÓN DE LA SOLICITUD

43 SOPORTES COMUNICACIONALES 4 espacios comunicativos EN CASA DEL CIUDADANO EN LA CALLE EN NUESTRA CASA OTROS Revista municipal Ruedas de prensa Notas de prensa Teléfono Mailings Espacios radio/tv Vivir la Bahía Diario mayor difus.. Boletines Oficiales. Agenda cultural/ocio 12.Terminales IruNet 13. Marquesinas 14. MUPI s 15. Paneles electrónicos. 16. Paneles 17. Banderolas 18. Displays autobuses 19. Infomones 20 Señalética 21.Ptos. información 26. Callejero (expositores) 27. Guía Servicios 22.Tablones de 28. Folletos anuncios 29. Obsequios 23. S.A.C. 24. Señalética 25. Empleados Mcpales

45 La Gestión de la Comunicación Externa Ayuntamiento de Irun OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN - Grado de conocimiento del ciudadano irunés sobre aspectos municipales - Notoriedad de los distintos medios de comunicación local - Hábitos de uso del ciudadano irunés con respecto a los medios de comunicación locales - Grado de aceptación o predisposición al uso de nuevos medios de comunicación a emplear por el Ayuntamiento

46 La Gestión de la Comunicación Externa Ayuntamiento de Irun Grado de conocimiento general 3,2 ASPECTOS GENERALES Sobre la institución Sobre la ciudad 2,2 4,8 Proyectos/obras 4,6 Trámites municipales 1 ACTIVIDAD MUNICIPAL Actividades culturales 2,2 SAC 4,1 Otros servicios 2,

47 La Gestión de la Comunicación Externa Ayuntamiento de Irun Un 65% de los iruneses encuestados se encuentran satisfechos o muy satisfechos con la información municipal y de la ciudad. Grado de satisfacción de los iruneses con la información municipal y de la ciudad Muy satisfecho 4,3% Satisfecho 60,3% Ni satisfecho ni insatisfecho 25,6% Insatisfecho 9% Satisfacción Media (De 1 a 5): 3,6

48 La Gestión de la Comunicación Externa Utilización del medio habitualmente Revista municipal Ayto. Vivir la Bahía Agenda Cultural Diario Vasco Radio Irún-Cadena Ser 88.1 Txingudi Telebista/Localia Oficina SAC Teléfono 010 Ayto.-Puntos Información Expositores Ayto. Tablones Carteles en Comercios Marquesinas Paneles en la vía pública Ayto. Web Terminales Irunet 8,3% 5,8% 11,2% 4,7% 23,5% 50,5% 56,3% 43,7% 36,8% 57,4% 54,2% 34,7% 45,5% 47,3% 44,4%

49 La Gestión de la Comunicación Externa Aceptación nuevos medios de comunicación INTERNET Un 50,5% de los iruneses encuestados disponen de ordenador en su domicilio. Este porcentaje desciende al 37% si hablamos de conexión a internet. Al preguntarles si consideran el correo electrónico como un medio adecuado para recibir información municipal hemos obtenido las siguientes valoraciones: Muy adecuado Adecuado Inadecuado No tienen internet 4,3% 9,7% 24,2% 62,8% ógicamente, para que el Ayuntamiento de Irún pudiera nviar información municipal a través de internet, sería ecesario que los iruneses comunicaran la dirección de orreo electrónico al Ayuntamiento. Utilizaría Internet para realizar trámites municipales (Padrón, impuestos, licencias, etc) Están dispuestos a dar su correo están dispuestos a dar su correo 20,2% 17% Sí utilizarían No utilizarían No tienen Internet 20,2% 17% 62,8

50 La Gestión de la Comunicación Externa Aceptación nuevos medios de comunicación TELÉFONO MÓVIL Un 68% de los iruneses encuestados dispone de teléfono móvil. Medio adecuado para recibir información municipal a través de SMS Muy adecuado Adecuado Inadecuado No tienen teléfono móvil 4,3% 24,9% 39% 32% Un 22% de los iruneses estarían dispuestos a comunicar su número de teléfono móvil al Ayuntamiento de Irún.