Pág.: 1 de 57. Manual de Usuario Sistema SIGESP Rev.: Nº 00 Módulo: Inventario Cambios Nº 00 INFORMACION GENERAL DE MODULO DE INVENTARIO

Transcripción

1 1 de 57 INFORMACION GENERAL DE MODULO DE INVENTARIO Objetivos: permite llevar un registro sistematizado de los artículos y bienes de la entidad, los cuales constituyen las existencias que se destinan al proceso productivo interno del organismo. Estas existencias estarán constituidas de acuerdo a la actividad propia del ente, en algunos casos por productos inacabados, materiales de embalaje, utensilios de oficina, materiales de limpieza, entre otros, que son consumidos o utilizados durante el ciclo de operaciones del ente; y por otra parte permite agregar los bienes nacionales o activos fijos de la empresa. Resultados: Suministro y despachos de artículos, definición de artículos, reportes que apoyarán la consulta de los estatus de los materiales e insumos previamente cargados en el sistema Funciones Controlar los registros de entrada y salida de los suministros del almacén Configurar el inventario Definir la entrada de articulo Controlar la transferencia entre almacenes. Ventajas. Integración con el módulo de compra

2 2 de 57 Iconos de la Barra de Herramienta del Sistema Nuevo: Permite incluir un nuevo registro en el sistema Guardar: Permite almacenar un registro nuevo o actualizar si proviene de un catálogo. Buscar: Permite buscar registros por medio de catálogos Procesar: Permite ejecutar una operación que involucra varios procesos. Eliminar: Permite eliminar un registro. Imprimir: Permite imprimir la información que se genera del sistema. Cerrar: Permite cerrar la ventana actual que se este utilizando. Ayuda: Inicia las ayudas del Sistema SIGESP. Iconos utilizados en el manual Ver el ejemplo que se está mostrando Haga Clic: Ejecutar una acción con el Mouse (Ratón). Alerta: Mensajes que debe considerar Señalar: Tilde la casilla correspondiente

3 3 de 57 INGRESAR AL SISTEMA Seleccione la Base de Datos correspondiente. 1. Seleccione la empresa 2. en el botón aceptar

4 4 de Ubíquese en el Módulo de Inventario

5 5 de 57 Una vez ingresado notará el Menú del Módulo PROCESOS DEL MÓDULO DE SIV DEFINICIONES En esta primera sección del modulo, se puede observar que existen cuatro (4) características que deben ser definidas previo a la creación de la ficha del artículo; cada una de las cuales se detallan a continuación:

6 6 de 57 Configuración de Inventario Este elemento del modulo permite al usuario, configurar de manera general y permanente las características que definen al inventario, tales como: método, codificación entre otros, los cuales se detallan a continuación; a fin de ser aplicados dentro de los procesos del sistema principalmente en la ficha del artículo. Una vez creada y guardada la configuración de inventario, es imposible modificarla, por lo que el usuario debe estar plenamente consciente de este detalle. Se recomienda verificar o comprobar cual será la configuración ideal para el inventario dentro del organismo. Un ejemplo de lo que sucede después de configurar es que una vez creada la codificación del inventario ésta no podrá ser modificada. Haga clic para abrir el catalogo de Métodos de Inventario Método de Inventario: El usuario debe seleccionar el método de inventario aplicado en el organismo, al desplegar el catálogo se muestran las siguientes opciones: FIFO PEPS: First In First Out, Primero en Entrar Primero en Salir LIFO UEPS: Last in First Out, Ultimo en Entrar, Primero en Salir. Costo Promedio Ponderado ó Costo Promedio Móvil.

7 7 de 57 Codificación de Artículos: Se refiere al tipo de código que se aplicará para la numeración de los artículos, esta puede ser de tipo Alfanumérico la cual admite letras y números; ó Numérico que utiliza solo números. Existen una condición importante que el usuario debe tomar en cuenta al momento de decidir o seleccionar el tipo de codificación: a) Si selecciona Al momento de crear una ficha para ingresar al sistema un nuevo artículo, el usuario deberá colocar manualmente el código del mismo. b) Si seleccionar El sistema genera automáticamente los códigos numéricos al hacer clic en el icono (nuevo). Es importante recordar que esta opción no es modificable una vez que se ha configurado. Usar Catalogo SIGECOF Esta opción aplica para aquellos organismos que se ven en la obligación de utilizar el catalogo SIGECOF en cuyo caso será aplicable esta opción, y por lo tanto deberá ser seleccionada por el usuario. Esta opción permite asignarle a cada artículo (dentro de la ficha de articulo) el correspondiente código SIGECOF, ya que al estar activada el usuario tiene acceso al catalogo de lo contrario no podrá ser visualizado.

8 8 de 57 Contabilizar Despachos Si esta opción es seleccionada, es porque el organismo lleva un registro contable de los despachos, por lo cual el sistema en este caso, al momento de realizar un despacho generara automáticamente un asiento contable que podrá ser visualizado desde el modulo general de Contabilidad Patrimonial o Fiscal según sea el caso, afectando las cuentas contables correspondientes. Completar Códigos de Artículos con Ceros Esta opción al estar seleccionada, permite al sistema rellenar con ceros los espacios en blanco a la izquierda del código del artículo (dentro de la ficha de articulo), lo cual conlleva a mas uniformidad en la numeración de los mismos. Aplica para ambos tipos de numeración alfanumérica y numérica. 2. Tipo de Artículo Con esta opción, el usuario podrá definir los diferentes tipos de artículos que serán creados dentro del sistema, como referencia para la creación de los tipos de artículos podría utilizarse la categorización que existe dentro del Clasificador Presupuestario de Egresos para las cuentas Materiales, suministros y mercancías; por ejemplo el primer tipo de artículo sería el que en presupuesto corresponde al código Productos alimenticios y agropecuarios. La pantalla que muestra el sistema para la definición de tipo de artículo contiene tres (3) campos que se desglosan a continuación:

9 9 de 57 Código: El código se genera de forma automática y correlativamente al tildar, corresponde a la numeración que tendrá el tipo de artículo a crear. Denominación: Corresponde al nombre o descripción del tipo de artículo que se asignará a los artículos en su ficha, por ejemplo: continuando con el modelo que existe en el clasificador presupuestario de egresos para el código 0001 la denominación sería Productos alimenticios y agropecuarios. Este campo admite doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres. Observaciones: Permite a los usuarios colocar cualquier observación referente al tipo de artículo que se este creando, este campo no es necesario para guardar el registro. Este campo admite mil (1000) caracteres. 3. Unidad de Medida En esta modalidad, se permite al usuario crear las diversas unidades de medida que podrán ser asignadas a cada artículo dentro de la ficha. Se debe tener especial cuidado al crearlas en vista de que de ellas dependerá el control interno que podrá ser llevado por el sistema, como por ejemplo en el caso del reporte de existencia de materiales, por lo tanto se debe considerar tanto la unidad de medida aplicada para la recepción como para el despacho de los artículos para determinar cual será la aplicada en el sistema. La pantalla que muestra esta opción es la siguiente:

10 10 de 57 Código: El código se genera de forma automática y correlativamente al tildar, corresponde a la numeración que tendrá la unidad de medida a crear. Denominación: Corresponde al nombre o descripción de la unidad de medida que se asignará a los artículos en su ficha, por ejemplo Docena. Este campo admite cien (100) caracteres. Unidad: La unidad se refiere a la cantidad de unidades que conforman a una unidad de medida, por ejemplo en el caso de que la unidad de medida sea Docena, entonces la unidad sería doce (12), este campo es numérico y admite decimales. Observaciones: Permite a los usuarios colocar cualquier observación referente la unidad de medida que se este creando, no es obligatoria esta opción para guardar el registro. Este campo admite cuatro mil (4000) caracteres. Luego de completar los campos tilde para guardar el registro, repita el proceso si desea cargar otro registro. 4. Almacén Algunos entes utilizan uno o varios almacenes en donde de acuerdo a su clasificación y tipo de almacenamiento, son resguardados los diversos materiales y suministros (artículos). El sistema permite al usuario llevar un control de cada almacén siempre y cuando los mismos hayan sido definidos y asignados a los artículos en cada ficha. Por lo tanto esta opción permite a los usuarios crear tantos almacenes como utilice el ente, la pantalla de esta sección se muestra a continuación y se desglosan los diversos campos que la componen. Es importante completar todos los campos de esta opción para poder guardar el registro.

11 11 de 57 Código: El código se genera de forma automática y correlativamente al tildar, corresponde a la numeración que tendrán los diferentes almacenes a crear. Nombre Fiscal: Corresponde a la denominación fiscal asignada al almacén, en caso de que aplique dentro del ente este tipo de nombramiento para los almacenes sino simplemente se colocará la denominación correspondiente para cada almacén. Este campo admite doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres. Descripción: Se define de acuerdo al tipo de utilidad del almacén o en tal caso al tipo de artículos que son resguardados en el mismo. Este campo admite doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres. Teléfono: En este campo se debe ingresar el número o números telefónicos que posea el almacén que se este registrando. Este campo admite veinte (20) caracteres. Ubicación: Se debe colocar la ubicación del almacén, en vista que en algunos entes existen almacenes que no se encuentran dentro de la misma sede. Este campo admite doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres. Luego de completar los campos tilde para guardar el registro, repita el proceso si desea cargar otro registro.

12 12 de 57 Nombre del Responsable: El usuario podrá asignar el personal responsable del almacén. Al hacer clic en el usuario tendrá acceso al catalogo del personal de la empresa en donde podrá fácilmente seleccionar el responsable del almacén. El usuario puede filtrar la búsqueda del personal utilizando cualquiera de estos campos y luego debe hacer clic en buscar Haga clic para abrir el listado completo del personal ingresado al sistema Teléfono del Responsable: En este campo se debe ingresar el número o números telefónicos que posea el responsable del almacén que se este registrando. Este campo admite veinte (20) caracteres

13 13 de 57 Artículo: Una vez definidos la configuración del inventario, el tipo de artículo, la unidad de medida, y el almacén, se procede a registrar uno a uno los artículos que se van a utilizar en la institución para el funcionamiento a lo largo de sus actividades. Esta opción permite a los usuarios crear un registro con los diferentes campos que conforman y caracterizan a cada uno de los artículos, esta definición facilitará información a los diversos módulos del sistema en donde sean utilizados los artículos, por ejemplo el modulo de solicitud de ejecución presupuestaria (SEP) y el modulo de ordenes de compras (SOC). Es importante recordar que los usuarios al generar por ejemplo una orden de compra, no ingresaran desde ese modulo la información de los artículos, sino que seleccionarán los artículos desde un catalogo que estará conformado por las diferentes fichas que son registradas desde esta opción. La pantalla para seleccionar la opción para crear la ficha del artículo es la siguiente: Haga clic para abrir la ficha del artículo Si se ha configurado el catalogo SIGECOF, automáticamente al abrir la ficha del artículo, aparecerá el catalogo de manera que el usuario seleccione en primer lugar el código SIGECOF al cual pertenece el artículo a definir. A continuación se muestra la ficha de definición de artículo (ficha del artículo), y se describen cada uno de los campos que la componen.

14 14 de 57 Este campo solo aparecerá de haber sido seleccionado en la configuración de inventario usar catalogo SIGECOF

15 15 de 57 Código: El usuario debe asignar un número de identificación del artículo, se debe recordar la configuración de la numeración (alfanumérica o numérica) y las condiciones que aplica cada una de ellas. Este campo admite veinte (20) caracteres, los cuales se completarán con ceros (0) a la izquierda en este campo, si se ha tildado en configuración de inventario la opción: Denominación: Corresponde al nombre del artículo, por ejemplo: PAPEL TAMAÑO CARTA. Este campo admite doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres. Tipo de Artículo: Al hacer clic en el usuario tendrá acceso al catalogo de tipos de artículos que deben ser definidos previamente, en donde debe seleccionar el tipo al cual corresponde el artículo que esta siendo definido. Por ejemplo si se esta creando Papel Tamaño Carta el tipo de artículo será PRODUCTO PAPEL Y CARTON E IMPRESOS. Haga clic para abrir el listado completo de tipos de artículos ingresados al sistema Haga clic sobre el código del tipo de artículo a seleccionar Unidad de Medida: Se debe indicar como será medido del artículo para el momento de su adquisición, para ello pulse el botón para acceder al catalogo de unidad de medida, en donde debe seleccionar la correspondiente para el artículo que esta siendo definido. Por ejemplo si se esta creando Papel Tamaño Carta la unidad de medida podría ser RESMA. Observe

16 16 de 57 Haga clic sobre el código para seleccionar Haga clic para abrir el listado completo de unidades de medida ingresados al sistema Fecha de Creación: Para asignar la fecha en que esta siendo definido o creada la ficha del artículo el usuario puede teclear manualmente la fecha correspondiente, o puede utilizar el calendario que muestra el sistema al hacer clic en. Mes y año actual Estas flechas permiten ir adelante o atrás en los años al hacer clic sobre ellas Permite retroceder los meses en función del mes actual, al hacer clic sobre la flecha Permite avanzar los meses en función del mes actual, al hacer clic sobre la flecha Haga clic aquí y el calendario se colocara automáticamente sobre la fecha actual Haga clic sobre la fecha a seleccionar Observaciones: Si el usuario lo desea puede escribir una observación para el artículo. Este campo admite quinientos (500) caracteres. SIGECOF: Con este campo el usuario puede asignar el código SIGECOF al artículo, y como ese código ya esta asociado a una partida presupuestaria dentro del sistema, entonces automáticamente se asignará también la correspondiente cuenta presupuestaria.

17 17 de 57 Es importante recordar que este catálogo se despliega automáticamente al abrir la ficha de artículo (siempre y cuando se haya tildado en configuración de inventario usar catalogo SIGECOF), por lo tanto su carga puede ser previa a todos los campos anteriormente descritos. El usuario puede filtrar la búsqueda utilizando cualquiera de estos campos y luego debe hacer clic en Haga clic para abrir el listado completo de las cuentas presupuestarias Haga clic sobre el código para seleccionar Cuenta Presupuestaria: Cada artículo debe estar asociado a una partida presupuestaria, para lo cual se debe ingresar la misma en este campo, al hacer clic en se abre una nueva ventana que contiene el catalogo de cuentas presupuestarias, en él se debe seleccionar la partida que corresponda con el artículo, tomando en consideración los criterios designados por la ONAPRE en su clasificador presupuestario. Haga clic sobre el código para seleccionar El usuario puede filtrar la búsqueda de la cuenta presupuestaria utilizando cualquiera de estos campos y luego debe hacer clic en buscar Haga clic para abrir el listado completo de las cuentas presupuestarias Cuenta Contable: a través de esta opción el usuario puede asignar al artículo, la cuenta contable a la cual se cargarán o se abonarán todas las operaciones relacionadas con el artículo o Activo Fijo según sea el caso.

18 18 de 57 Haga clic sobre el código para seleccionar El usuario puede filtrar la búsqueda de la cuenta contable utilizando cualquiera de estos campos y luego debe hacer clic en buscar Haga clic para abrir el listado completo de las cuentas contables Existencia Actual: la existencia actual no se ingresa manualmente, sino que se irá actualizando de acuerdo con las entradas de suministros que se ingresen al sistema así como con los respectivos despachos, a fin de llevar el control de la existencia de cada artículo; este campo es de consulta rápida para el usuario. Existencia Minima: el usuario debe indicar en este campo, la cantidad mínima de artículos que puede existir en el almacén. Con este campo, el sistema informa al usuario cada vez que ingrese a la ficha del artículo o que solicite el reporte de Artículos por Solicitar, que el stock esta por debajo del mínimo necesario, con lo cual se podrán tomar las medidas necesarias para reestablecer el stock. Existencia Máxima: el usuario debe indicar en este campo, la cantidad máxima de artículos que puede existir en el almacén. Punto de Reorden: en este campo el usuario indicará cual es la cantidad de artículos que se debe considerar para la adquisición de nuevas unidades. Precio A: corresponde al precio o valor en moneda local que tiene el artículo, al realizar la compra al detal. Precio B: corresponde al precio o valor en moneda local que tiene el artículo, al realizar la compra al detal pero si ha variado. Precio C: corresponde al precio o valor en moneda local que tiene el artículo, al realizar la compra al mayor. Precio D: corresponde al precio preferencial (por ejemplo por ser clientes fijos) o valor en moneda local que tiene el artículo, al realizar la compra.

19 19 de 57 Serial: si los artículos son guardados de acuerdo a un número de serial, en este campo el usuario podrá colocar el correspondiente a cada artículo. Este campo admite veinticinco (25) caracteres. Fabricante: este campo contendrá el fabricante del artículo, en caso de que el ente desee guardar en registro esta información como referencia. Este campo admite cien (100) caracteres. Ubicación: este campo permite al usuario, indicar en que almacén será depositado el artículo una vez que sea adquirido. Este campo admite diez (10) caracteres. Documento: de existir alguna documentación anexa que acompañe al artículo se podrá anexar a fin de tener la información como referencia. Este campo admite veinte (20) caracteres. Fecha de Vencimiento: de ser un artículo perecedero el usuario podrá indicar la fecha de vencimiento del mismo, puede ingresarse manualmente o utilizando el calendario del sistema. Peso: en este campo el usuario cargará el peso en kilogramos del artículo. Altura: en este campo el usuario cargará la altura en metros del artículo. Ancho: en este campo el usuario cargará el ancho en metros del artículo Profundidad: en este campo el usuario cargará la profundidad en metros del artículo Luego de completar los campos tilde para guardar el registro, repita el proceso si desea cargar otro registro. Foto: el sistema permite cargar una imagen referencial del artículo que se este registrando, al hacer clic en el botón, se podrá realizar la búsqueda de la imagen para ingresarla al sistema, el tipo de formato que reconoce el sistema para cargar la imagen es BMP o JPEG. Ultimo Costo: de acuerdo con los montos de las compras, el sistema guarda un registro del último costo o valor con el cual fue adquirido un artículo. Costo Promedio: el sistema automáticamente calculará el costo promedio de cada artículo, en lo sucesivo de los movimientos o procesos que se realicen dentro del sistema. En la parte inferior de la pantalla de definición de artículo se puede observar que existen tres (3) botones; Registrar Componentes, Agregar Créditos y Registrar Activo Fijo, a los cuales se puede tener acceso una vez que se ha guardado el registro del artículo, a continuación se detalla la funcionalidad de los mismos. 1.

20 20 de 57 Esta opción tiene como finalidad, llevar un registro de los componentes que pueden integrar determinados tipos de materiales o artículos, por ejemplo, existen los kit de repuestos para vehículos entonces si se define al artículo como kit de frenos se deberán registrar los componentes que lo conforman. A continuación se muestra la pantalla que emerge al hacer clic en este botón, y se describen cada uno de lo campos que la conforman. Código del Artículo Haga clic para guardar el componente agregado Haga clic para agregar un nuevo componente Código: Corresponde a la numeración que le será dada a cada uno de los componentes del artículo. Se debe ingresar manualmente, el sistema rellenará con ceros (0) los espacios en blanco a la izquierda del código ingresado por el usuario. Este campo admite doce (12) caracteres. Denominación: el usuario deberá agregar en este campo el nombre o descripción del componente que se esta agregando. Este campo admite doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres. Haga clic borrar un componente agregado Haga clic para cerrar la ventana y no guardar los cambios Unidad de Medida: al hacer clic en se despliega en pantalla el catalogo de las unidades de medida, en el cual el usuario debe seleccionar la que corresponda al componente que se este cargando en el sistema. Cantidad: se refiere a la cantidad en números que se estén guardando de un mismo componente. 2. Al momento de guardar el registro de la definición de artículo, el sistema automáticamente abre esta opción, con objeto de que el usuario asigne el cargo del Impuesto al Valor Agregado (IVA) que corresponde al artículo. Al agregar los créditos a los artículos, facilita el cálculo del IVA correspondiente a un determinado artículo que se cargue en una SEP o en una solicitud de orden de compra, en vista de que el cálculo del IVA esta asociado a esta función, es de carácter obligatorio su

21 21 de 57 registro a fin de que pueda aparecer el cargo IVA correspondiente en los diferentes documentos asociados a una compra. Según las políticas del instituto las ordenes de compras reflejarán el detalle de los impuestos pagados por la adquisición de los mismos, al escoger esta opción el sistema automáticamente hará el cálculo del impuesto a pagar según la alícuota del mismo, desagregando el impuesto del total de la factura mostrando el monto pagado en impuesto y luego lo sumara al valor monetario del artículo calculando el total de la compra. Al no estar validada esta opción el sistema mostrará el total de la factura sin indicar cual es el monto pagado por el impuesto. A continuación se muestra la ventana que corresponde a esta opción, y se describe el modo de uso de la misma. Haga clic para seleccionar el cargo correspondiente Haga clic para guardar el registro del crédito Haga clic para cerrar la ventana y no guardar los cambios 3. Para utilizar esta opción, en primer lugar debe haberse realizado previamente la configuración de los activos fijos, de lo contrario aparece el siguiente mensaje.

22 22 de 57 En segundo lugar se debe haber guardado el registro de la definición en este caso del activo fijo, haciendo clic en Fijos., para poder acceder a la ventana de Registro de Activos A continuación, se muestra en donde se realiza la configuración de los activos, a modo de referencia para el usuario, en vista de que de no realizarse este procedimiento no se puede acceder al botón de Registrar Activo Fijo.

23 23 de 57 En esta opción debe seleccionar el tipo de categoría a utilizar para los activos fijos, para más información ver el Manual de Activos Fijos, recuerde que existen criterios y condiciones para el uso y configuración de las opciones del sistema. La aplicabilidad de esta opción, corresponde al ingreso de los activos fijos al sistema, a fin de que puedan ser utilizados al momento de crear una orden de compra para un activo en particular. El usuario en la ficha de definición de artículos, deberá llenar los campos con los datos respectivos del activo fijo, al completar la ficha deberá guardar el registro haciendo clic en, luego podrá buscar el registro cargado haciendo clic en. Una vez que el usuario ha realizado los pasos anteriores es que podrá acceder a la ventana que se despliega al hacer clic en el botón de Registrar Activos Fijos de lo contrario podrá hacer clic sobre ésta opción sin poder tener acceso a la misma.

24 24 de 57 Esta sección muestra la configuración del activo fijo Haga clic para guardar la definición del activo fijo Haga clic para cerrar la ventana y no guardar los cambios o Código: corresponde a la numeración (alfanumérica o numérica) que le será dada a cada uno de los Activos Fijos que sean incluidos al sistema; se genera automáticamente por el sistema pero también puede ingresarse manualmente por el usuario quien deberá tener sumo cuidado de no dañar el correlativo. Costo: se refiere al valor en moneda local que corresponde al costo de adquisición del activo fijo. Este campo debe ser ingresado por el usuario. SIGECOF: este campo esta vinculado al código SIGECOF que se le asigna al activo en la definición del artículo, el sistema lo coloca automáticamente; aparecerá siempre y cuando el ente utilice el catálogo SIGECOF para sus activos fijos o bienes. Grupo: de acuerdo a la configuración del activo fijo en los casos que sea CGR (Contraloría General de la República) se debe asignar al grupo al cual pertenece el activo. Subgrupo: de acuerdo a la configuración del activo fijo en los casos que sea CGR (Contraloría General de la República) se debe asignar al subgrupo al cual pertenece el activo. Sección: de acuerdo a la configuración del activo fijo en los casos que sea CGR (Contraloría General de la República) se debe asignar a la sección a la cual pertenece el activo. Cuenta Presupuestaria: se refiere a la partida presupuestaria correspondiente al activo, el sistema la coloca automáticamente si ya ha sido previamente cargada en la ficha de definición de artículo.

25 25 de 57 Esta segunda sección del modulo se divide en tres grupos: el primero que lo conforman las entradas de suministros, las transferencias entre almacenes y el despacho; el segundo los cierres de órdenes de compra y la toma de inventario; y el tercero esta constituido por los procesos para reverso de entrada de suministros a almacén, reverso de despacho y el reverso de las transferencias entre almacenes. A continuación se describen cada uno de los procesos que integran al modulo de inventario, así como los diferentes campos que los conforman. Entrada de Suministros a Almacén: El proceso de entrada de suministros permite a los usuarios cargar en el sistema, los artículos adquiridos a través de una compra; los materiales y suministros serán agregados al almacén correspondiente. Otra bondad que presenta esta opción, es permitir realizar la entrada de los suministros en forma parcial o completa de acuerdo a como haya sido la entrega de los mismos, y generar la respectiva disminución de las partidas asociadas al compromiso.

26 26 de 57 A continuación se muestra la pantalla de esta opción y se describen cada uno de los campos que la conforman. Seleccione el tipo de documento con el cual dará entrada a los suministros Haga clic para agregar una nueva línea en la tabla Haga clic para eliminar una línea y sus datos de la tabla Número Consecutivo: corresponde a la numeración que le será dada a cada una de las Entradas de Suministros que sean incluidas al sistema; se genera automáticamente por el sistema. Orden de Compra/Factura: Esta opción esta estrictamente ligada al tipo de documento que seleccione el usuario. Si el usuario ha seleccionado entonces, no deberá llenar manualmente este campo porque automáticamente al haber tildado la opción se abrirá el catalogo de órdenes de compra en donde podrá seleccionar la que este asociada a la entrada de suministros que se este cargando. El usuario puede filtrar la búsqueda de la orden de compra utilizando cualquiera de estos campos y luego debe hacer clic en buscar Haga clic para abrir el listado completo de las órdenes de compra pendientes por dar entrada a los suministros Haga clic sobre el código para seleccionar Si por el contrario la entrada de suministros será registrada a través de una, el código debe ser ingresado manualmente y corresponderá al

27 27 de 57 número de la factura, pudiendo ser de tipo numérico o alfanumérico. Este campo admite quince (15) caracteres. Proveedor: Este campo también se encuentra asociado al tipo de documento que seleccione el usuario, puesto que al seleccionar la orden de compra que se haya seleccionado en el catálogo de órdenes de compra, está asociada a un proveedor, el cual será arrastrado automáticamente hasta este campo. En el caso de que el usuario seleccione deberá hacer clic en el icono que aparece al lado derecho de este campo, para acceder al catalogo de proveedores en donde deberá seleccionar el que corresponda a la factura. El usuario puede filtrar la búsqueda de los proveedores utilizando cualquiera de estos campos y luego debe hacer clic en buscar Haga clic aquí directamente para abrir el listado completo de proveedores Haga clic sobre el código para seleccionar Almacén: el usuario debe seleccionar el almacén al que corresponden los suministros que se le dará entrada al sistema; para ello debe hacer clic en el icono que aparece al lado derecho de este campo, para acceder al catalogo de almacenes que ha sido creado previamente en DEFINICIONES/ALMACEN. Haga clic sobre el código para seleccionar El usuario puede filtrar la búsqueda del almacén utilizando cualquiera de estos campos y luego debe hacer clic en buscar Haga clic aquí directamente para abrir el listado completo de almacenes Observación: Permite a los usuarios colocar cualquier observación referente la entrada de suministros que se este cargando, no es obligatoria esta opción para guardar el registro.

28 28 de 57 Tipo de Entrega: debe indicarse si la entrada de suministros, corresponde a un tipo de entrega parcial o completa. Esta condición, no es limitativa para la columna de cantidad que se encuentra en la tabla de detalle de la entrega, es decir que el usuario con ambas opciones puede introducir la cantidad; pero solo en el caso de entrega parcial podrá posteriormente (cierre de orden de compra) ubicar la cantidad restante de una orden de compra donde no recibirá el resto de los suministros y cerrarla en el caso de querer liberar el compromiso restante de una determinada partida. Como puede apreciarse en la imagen anterior, para el artículo TIJERA la cantidad original era de 5,00 y la entrada de este suministro fue de 2,00 y se pudo ingresar la cantidad a pesar de estar tildado el tipo de entrega completa. Este registro debió ser como se muestra a continuación:

29 29 de 57 Detalle de la Entrega Esta tabla, presenta la información necesaria de los suministros a los cuales se les dará entrada al sistema. Estos campos aparecen automáticamente si se ha seleccionado que la entrada de suministros se hará por una orden de compra, excepto en el caso de la entrega parcial en el cual el usuario deberá ingresar manualmente la cantidad. A continuación se describe cada uno de los datos que la conforman. Artículo: corresponde a la denominación del artículo, si se esta dando la entrada de suministro desde una orden de compra, este campo se carga automáticamente por el sistema. Si es de una factura, entonces el usuario debe hacer clic en el icono de búsqueda correspondan. y seleccionar desde el catalogo los artículos que Unidad de Medida: debe indicarse si la unidad de medida es al detal o al mayor, al hacer clic sobre la flecha podrá seleccionar la correspondiente esto para el caso de que venga de una factura; de lo contrario si se esta cargando desde la orden de compra aparecerá la que arrastra automáticamente.

30 30 de 57 Cantidad Original: es aquella cantidad que se solicita originalmente para la compra, la cual aparecerá automáticamente si viene de una orden de compra. En cambio si se ha seleccionado para el ingreso del suministro una factura, el usuario deberá introducir la cantidad original. Cantidad: se refiere a la cantidad para la entrada que se dará de un mismo artículo. Debe ingresarse tomando siempre en consideración las entregas parciales, para poder realizar el proceso de cierre de orden de compra en caso de que no se vaya a completar la entrega de suministros y el usuario desee liberar el compromiso que este pendiente en una determinada partida. Si se ha seleccionado una orden de compra la tabla aparece así: Si se ha seleccionado una factura la pantalla aparecerá como se muestra a continuación: Pendiente: es la cantidad restante en caso de entregas parciales, es decir, es la diferencia entre la cantidad original y la cantidad. Este campo no es agregado por el usuario, el sistema automáticamente calcula la cantidad pendiente por ser recibida.

31 31 de 57 Costo Unitario: es el costo unitario del artículo bajo el cual se adquirió el mismo. Este campo no es agregado por el usuario, el sistema automáticamente realiza el cálculo siempre y cuando se haya seleccionado que la entrada de suministros es a través de una orden de compra, de lo contrario el usuario si deberá ingresar manualmente el monto. Costo Total: consiste en el costo total de adquisición del artículo. Este campo no es agregado por el usuario, el sistema automáticamente realiza el cálculo multiplicando la cantidad por el costo unitario. Total: corresponde a la sumatoria del costo total de cada uno de los artículos o suministros a los cuales se les esta dando entrada; y es calculado automáticamente por el sistema. Luego de completar los campos tilde para guardar el registro, repita el proceso si desea cargar otro registro. 2. Aprobación de entrada de suministros: La aprobación de entrada de suministros de almacén se utiliza para aceptar o aprobar las entradas en físico de artículos a la empresa se utiliza esta opción como se aprecia en las pantallas siguientes.

32 32 de 57 Haga clic sobre la lupa para buscar las entradas de suministros. Una vez seleccionada la entrada se le da al engranaje para procesar. Se tilda la entrada de suministros a aprobar.

33 33 de Transferencia entre Almacenes: La transferencia entre almacenes, es un proceso que se lleva a cabo en aquellos entes que cuentan con dos (2) o mas almacenes para el resguardo de los suministros, y entre los mismos se realizan transferencias de artículos. El sistema lleva un control de los suministros y su ubicación en los almacenes, para ello presenta este proceso, de manera tal que siempre se pueda llevar el control de inventario de los almacenes, por ello la importancia de registrar las transferencias a fin de contar con la información real y confiable. A continuación se muestra la pantalla de la transferencia entre almacenes, y se describen los campos que la componen. Almacén Origen: el usuario debe hacer clic en el icono para abrir el catálogo de almacenes, en donde seleccionará el almacén de donde se sacará el artículo o artículos para ser transferidos. Almacén Destino: el usuario debe hacer clic en el icono para abrir el catálogo de almacenes, y debe seleccionar el almacén en donde van a ser recibidos el artículo o los artículos que fueron transferidos. Observaciones: este campo puede ser de gran utilidad al momento de describir el porqué de la transferencia entre los almacenes. Este campo admite quinientos (500) caracteres.

34 34 de 57 Detalle de Transferencia: Esta tabla, presenta la información referente a los artículos que serán transferidos entre los almacenes. Estos campos deberán ser ingresados por el usuario, se podrán ir anexando uno a uno los artículos en la tabla, es decir, una fila por artículo. A continuación se describe cada uno de los datos que la conforman. Artículo: corresponde a la denominación del artículo, el usuario debe hacer clic en para acceder al catalogo de artículos registrado en el sistema, y seleccionar el artículo que será transferido. Unidad de Medida: debe indicarse si la unidad de medida es al detal o al mayor, al hacer clic sobre la flecha podrá seleccionar la correspondiente. Cantidad: este campo se refiere a la cantidad de un determinado artículo que será transferido de almacén, el usuario debe ingresar esta cantidad manualmente ubicando el cursor sobre el recuadro.

35 35 de 57 Costo Unitario: es el costo unitario del artículo bajo el cual se registro en la entrada de suministros, este campo se carga automáticamente por el sistema. Luego de completar 4. Despacho: Costo Total: consiste en el costo total de adquisición del artículo, el sistema automáticamente multiplica la cantidad del artículo por el costo unitario del mismo. El proceso de despacho, no es más que la entrega de los suministros a la unidad que ha hecho el requerimiento de los mismos. A continuación se muestra la pantalla y se describen los campos que la conforman. los campos tilde para guardar el registro, repita el proceso si desea cargar otro registro. Para poder llevar el control de inventario en cuanto a las salidas de artículos, deben realizarse los despachos respectivos para que el sistema pueda disminuir la existencia en el almacén. El primer paso para generar un despacho a través del sistema, es hacer clic en para acceder al Catalogo de Solicitudes de Ejecución Presupuestaria (SEP), y luego seleccionar la respectiva solicitud a la cual se le hará entrega de los requerimientos hechos. Una vez realizada la selección, el sistema automáticamente colocará los campos que vienen desde la SEP tal como se puede apreciar en la siguiente imagen.

36 36 de 57 Número de la Orden de Despacho: corresponde al número de la orden de despacho, es un código que el sistema automáticamente va creando de manera correlativa, no es editable. Número de la Solicitud: se refiere al código correspondiente a la SEP a la cual se le hará el despacho. Unidad Solicitante: es aquella unidad administrativa que realiza el requerimiento de los suministros desde la SEP. Unidad a Despachar: pudiera ser el caso que corresponda a la misma unidad solicitante; pero también podría suceder que el despacho sea realizado para otra unidad para lo cual el usuario deberá hacer clic en para acceder al Catalogo de Unidades Administrativas, en donde deberá seleccionar la correspondiente. Observación: el usuario puede realizar cualquier acotación en cuanto al despacho a realizar, en el caso que las unidades a despachar y la solicitante no correspondan podría realizarse la observación pertinente para explicar el porqué de la variación en las mismas. Tipo de entrega: antes de seleccionar el tipo de entrega, debe indicarse el almacén desde el cual se realizará el despacho, luego debe especificarse si el despacho será completo o parcial para lo cual el usuario debe hacer clic sobre la opción que corresponda. Si la entrega es completa entonces en la tabla detalle del despacho aparecerán automáticamente los siguientes campos:

37 37 de 57 Si el despacho es parcial, los campos que aparecerán son los siguientes: El usuario debe ingresar la cantidad a despachar y el sistema ajustará las demás columnas de la tabla de detalle de despacho. Luego de completar los campos tilde para guardar el registro, repita el proceso si desea cargar otro registro. Para realizar un despacho de cualquier artículo, previamente se le debe haber dado entrada al suministro dentro del almacén. 5. Cierre de Órdenes de Compra: El cierre de órdenes de compras, es un proceso que se aplica para aquellos casos en los cuales las compras realizadas han sido con entregas parciales de los suministros solicitados, por lo cual queda aun un monto parcialmente comprometido el cual se desea liberar, para ello se debe aplicar el cierre de orden de compra. A continuación se presenta la pantalla del proceso, así como también se describen cada uno de los campos que la conforman.

38 38 de 57 Indique el período en el cual desea realizar la búsqueda de las órdenes de compras Acción: desde el cierre de ordenes de compras, el usuario también puede reversar un cierre de orden, por ello se presenta este campo, a fin de que el usuario indique en primer lugar, cual será la acción a ejecutar: un cierre o un reverso de cierre. Al hacer clic en la flecha que aparece a un lado del rectángulo se despliega el menú. Una vez seleccionada la acción se debe indicar el período de búsqueda, luego hacer clic en, para desplegar la(s) orden(es) de compra en la tabla y seleccionar la(s) correspondiente(s), finalmente se hace clic en el botón procesar tal como se muestra a continuación: Haga clic aquí para seleccionar

39 39 de 57 Las órdenes de compra a las cuales se les van a aplicar el proceso de cierre, deben estar en primer lugar contabilizadas y en segundo lugar se les debe haber realizado la entrada de suministros obligatoriamente. 6. Toma de Inventario: Este proceso es sumamente habitual y antiquísimo. Simplemente consiste en comprobar que los stock que los registros del sistema indican, concuerden con lo que físicamente existe. Este proceso es uno de los más importantes del modulo de inventario, ya que con él, el usuario podrá: Cargar el sistema con las existencias físicas actuales Asegurarse que no haya diferencias entre las existencias del sistema y las existencias físicas reales Los pasos para realizar la toma de inventario son: 1. Seleccionar el almacén: para ello haga clic en el icono que se encuentra a un lado del recuadro de almacén, para abrir el catalogo de almacenes y seleccione el almacén correspondiente

40 40 de Contar las existencias físicas de todos los artículos: Para empezar la toma de inventario, es necesario realizar el conteo de existencias físicas de los artículos.al hacer clic en el botón imprimir listado, el sistema genera un archivo PDF desde donde podrá imprimirse el listado de artículos con que cuenta el almacén seleccionado para realizar la toma de inventario. Este es un modelo del listado impreso por el sistema para realizar el conteo físico.

41 41 de Y finalmente para culminar el proceso de toma de inventario, se debe insertar manualmente la cantidad contada y procesar. Ajustar las existencias del sistema con el inventario capturado. Una vez procesada la información cargada se decide por el usuario si se ajustará o no el inventario, en vista de que este proceso de ajuste es irreversible 7. Reverso de Entrada de Suministros a Almacén: Este proceso consiste en deshacer y colocar en su estado anterior a la entrada de suministros, a cada una de las ordenes de compras/facturas que se les dio ingreso al sistema, es decir, se deja sin efecto la entrada de suministros, en el caso de que no se haya despachado la cantidad del material que corresponda a dicha entrada. El uso de este proceso es sumamente sencillo y se explica a continuación. Al seleccionar este proceso, automáticamente se muestra en pantalla una tabla con el listado de las entradas que se encuentran actualmente en el sistema. Haga clic aquí para dar por efecto al proceso Haga clic aquí para seleccionar 8. Reverso de Despacho: El proceso de reverso de despacho consiste en dejar sin efecto un despacho realizado. Para ello el usuario al ingresar al proceso verá automáticamente las salidas o despachos que se han realizado, y en ese listado deberá escoger el que desea reversar, pudiendo realizar varios reversos simultáneamente con solo tildar los correspondientes.

42 42 de 57 Haga clic aquí para dar por efecto al proceso Haga clic aquí para seleccionar 9. Reverso de Transferencia: El proceso de transferencia entre almacenes también puede ser reversado, en caso de haber realizado una transferencia a un almacén erradamente. Haga clic aquí para dar por efecto al proceso Haga clic aquí para seleccionar

43 43 de 57 Esta opción pone a disposición de los usuarios una variedad de entre quince (15) reportes diferentes, a fin de ser utilizados como herramienta dentro de las actividades regulares del departamento encargado de almacén y de inventario. A continuación se enumeran y describen cada uno de los reportes que contiene este modulo. 1. Existencia de Artículos Como el mismo nombre del reporte lo indica, muestra un listado en el cual podrá el usuario obtener la existencia de un determinado artículo. A continuación se detalla el proceso para solicitar el reporte:

44 44 de 57 Haga clic en para seleccionar el almacén al que quiere verificar la existencia Haga clic en el icono de búsqueda para acceder al catalogo de artículos y seleccione el que desee listar. Indique en que orden desea que aparezcan el almacén y el artículo Luego de completar A continuación se muestra un modelo del reporte que emite el sistema: los campos tilde para emitir el archivo PDF desde donde podrá imprimir el reporte. 2. Movimiento Permite visualizar todo los movimientos que se han realizado a los artículos, incluyendo compras (entradas de suministros), reversos y transferencias. El sistema permite al usuario pedir el listado de movimientos general con solo tildar de la barra de herramientas, o solicitarlo específicamente para un determinado artículo y almacén.

45 45 de 57 El filtro de búsqueda artículo, permite acceder al catalogo de artículos para especificar cual se desea listar en el reporte. También puede especificarse aun más la búsqueda por almacén, para visualizar los movimientos de un artículo dentro del mismo.

46 46 de 57 El usuario puede solicitar el reporte para un intervalo de fechas específicas si no desea listar todos los movimientos que se hayan realizado. Por otra parte se presenta al usuario la posibilidad de ordenar los movimientos por fecha en formas ascendente o descendente; y por artículo de acuerdo al código o a la denominación. A continuación se muestra un modelo del reporte de movimientos de artículos expresado en bolívares. Luego de completar los campos tilde para emitir el archivo PDF desde donde podrá imprimir el reporte. 3. Artículos por Solicitar Este reporte muestra al usuario, cuales son aquellos artículos que deben ser adquiridos por baja en el stock de inventario; es decir, que el usuario podrá verificar la cantidad de artículos existentes en el stock general de inventario (no por almacén).

47 47 de 57 En la sección de Artículos en ambos campos al hacer clic en se accederá al catálogo de artículos, a fin de que el usuario pueda seleccionar el intervalo de artículos que desea visualizar Luego de completar en el reporte. Puede ordenarlo de acuerdo al código o denominación según sea su preferencia. los campos tilde para emitir el archivo PDF desde donde A continuación se muestra un modelo del reporte de artículos a solicitar. podrá imprimir el reporte.

48 48 de Listados de Artículos Por Almacén El reporte de artículos por almacén, muestra la cantidad de un artículo o artículos, que se encuentran en cualquiera de los almacenes registrados en el sistema, a los cuales se les ha dado entrada de suministros, de no haberse ingresado los artículos al almacén este listado no mostrara información. Al igual que los reportes descritos anteriormente, el sistema muestra un conjunto de campos que permiten al usuario filtrar la información para emitir el reporte. En la sección de Artículos en ambos campos al hacer clic en se accederá al catálogo de artículos, a fin de que el usuario pueda seleccionar el intervalo de artículos que desea visualizar en el reporte. Puede ordenarlo de acuerdo al código o denominación según sea su preferencia. A continuación se muestra un ejemplo del reporte de listado de artículos por almacén. Luego de completar los campos tilde para emitir el archivo PDF desde donde podrá imprimir el reporte.

49 49 de Ordenes de Despacho Mediante este reporte, se pueden visualizar todas las órdenes de despachos que hayan sido generadas, utilizando los mismos parámetros para las búsquedas aplicadas para los reportes detallados anteriormente, la pantalla que se muestra para filtrar el reporte es la siguiente: Luego de completar los campos tilde para emitir el archivo PDF desde donde podrá imprimir el reporte. Aquí se muestra un modelo del reporte de órdenes de despacho.

50 50 de Entradas de Suministros a Almacén El reporte de entradas de suministros, es un listado de los ingresos a los almacenes de los artículos cargados al sistema. Se facilita al usuario un filtro por intervalo de fechas para especificar el reporte que podrá ser ordenado en forma ascendente o descendente con respecto a la fecha. Luego de completar los campos tilde para emitir el archivo PDF desde donde podrá imprimir el reporte.

51 51 de Transferencias entre Almacenes Se pueden listar las transferencias entre almacenes, a fin de evaluar y verificar las mismas Se facilita al usuario un filtro por intervalo de fechas para especificar el reporte que podrá ser ordenado en forma ascendente o descendente con respecto a la fecha. Luego de completar los campos tilde para emitir el archivo PDF desde donde podrá imprimir el reporte. A continuación se muestra un modelo del reporte de transferencias entre almacenes.

52 52 de Resumen de Inventario El resumen de inventario puede filtrarse por artículos según el criterio del usuario, es decir se puede realizar por uno o varios artículos según se establezca el parámetro desde hasta. Se debe colocar el intervalo de la fechas u omitirlo y el sistema listara desde enero hasta la fecha actual. Si se tilda mostrar artículos sin existencia entonces en la lista también aparecerán aquellos artículos a los cuales aun no se les ha dado entrada en el sistema. Y finalmente esta el reglón de orden por artículo que puede ser por código o por denominación. Luego de completar los campos tilde para emitir el archivo PDF desde donde podrá imprimir el reporte.

53 53 de Listado de Almacenes Puede realizarse un reporte que muestra un listado de todos los almacenes registrados en el sistema, solo basta con colocar los datos dentro de los filtros para especificar cuales desean verse en el reporte, o hacer clic directamente en almacenes. y podrá visualiza el listado completo de Luego de completar los campos tilde para emitir el archivo PDF desde donde podrá imprimir el reporte. A continuación se muestra un modelo del reporte de listado de almacenes.

54 54 de Valoración de Inventario Esta opción permite realizar un reporte de las valoraciones de inventario realizadas a través del sistema, se utilizan los mismos parámetros para las búsqueda de los artículos a listar, la cual es mediante el catalogo de artículos. Se deben especificar el intervalo de fecha y el campo por el cual será ordenado Luego de completar los campos tilde para emitir el archivo PDF desde donde podrá imprimir el reporte. 11. Cierre de Órdenes de Compras Mediante este reporte se puede crear un listado de los cierres de órdenes de compras que se han generado a través del sistema. Para lo cual debe señalar el intervalo de fecha. Luego de completar los campos tilde para emitir el archivo PDF desde donde podrá imprimir el reporte.