GUIA BASICA DE. Poder Judicial de la Nación Consejo de la Magistratura Dirección Gral. de Tecnología

Transcripción

1 Poder Judicial de la Nación Consejo de la Magistratura Dirección Gral. de Tecnología GUIA BASICA DE Configuraciones y uso del WEBMAIL en Proyecto piloto de Comunicaciones con la PFA y el SPF 1

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3 Índice I. Objetivo:... 2 II. Alcance... 2 III. Descripción General... 2 IV. Instrucciones de Configuración: Solicitud de Acuse de recibo Creación de las plantillas... 5 V. Uso de la herramienta configurada

4 I. Objetivo: El propósito de las configuraciones es brindar apoyo técnico al proyecto piloto, llevado a cabo por la Comisión de Gestión de la Corte Suprema de Justicia de la Nación, mediante el cual se pretende agilizar el trámite de solicitud de informes por parte de los tribunales, a las distintas comisarías de la Policía Federal Argentina (PFA) y al Servicio Penitenciario Federal (SPF), a través del uso del correo electrónico. II. Alcance La herramienta utilizada es la aplicación Webmail, para acceder a las configuraciones que fueron conformadas para la funcionalidad específica, según se describe en la presente. III. Descripción General En base al objetivo funcional establecido por el proyecto, y las posibilidades que brinda el servicio de correo y la aplicación webmail, se definieron las siguientes pautas de utilización así como diversas configuraciones como complemento, con el objeto de facilitar la tarea específica. Pautas de utilización Cuenta de correo: se utilizan las cuentas de correo institucionales de cada Secretaría de Juzgado o bien del Tribunal. Acuse de recibo: se configura la cuenta de correo para solicitar un acuse de recibo por cada mail enviado. Configuraciones particulares definidas Lista de contactos: En el servicio de correo, se crearon listas de contacto específicas, conteniendo las cuentas de correo de las distintas Comisarías de la PFA ( Lista de comisarías ) y del Servicio Penitenciario Federal ( Lista C-SPF ). Plantilla: Tomando como base los modelos suministrados por la Comisión, se elaboraron los correspondientes códigos fuente para configurar las plantillas en el webmail. Dicha configuración está a cargo de los propios usuarios, siguiendo el procedimiento descripto en el presente instructivo. IV. Instrucciones de Configuración: 1. Solicitud de Acuse de recibo Solicitar un acuse de recibo tiene como fin asegurarse de que el destinatario del mail recibió el mismo. Para ello, se deber marcar la opción correspondiente, cada vez que se envía un correo. Se procederá de la siguiente manera, a fin de establecer por defecto que en todo envío de correo se encuentre marcada dicha opción: 1. Seleccionar Opciones, que se encuentra en el menú sobre el lado izquierdo de la pantalla, para que se expanda su contenido 2

5 2. Seleccionar la opción Correo, haciendo clic sobre ese ítem. 3. Se visualizará la siguiente pantalla: 3

6 Donde se seleccionará el cuadro Redacción del Mensaje. 4. Se desplegará la siguiente pantalla de Opciones de Correo, en la cual se seleccionará Siempre en la opción Solicitar acuses de recibo?. Luego se guardará esta configuración, haciendo clic en el botón Guardar opciones que se encuentra al pie de la pantalla. 4

7 2. Creación de las plantillas Pautas Generales: - Para la creación y posterior utilización de plantillas, la Dirección General de Tecnología del Consejo de la Magistratura elaboró cada documento que deberá utilizar el personal de las dependencias, dentro de la aplicación de correo Webmail del Poder Judicial de la Nación, en base a los modelos confeccionados por el fuero. - Se deberá crear una plantilla para cada formulario, conforme los modelos estándares de cada actividad. Por ejemplo: una plantilla para las comunicaciones a la Policía Federal (correspondiente a las direcciones de la Libreta Comisarías ), una plantilla para las comunicaciones al Servicio Penitenciario Federal (correspondiente a las direcciones de la Libreta C-SPF ), etc. - Se recomienda no modificar los documentos de la Dirección General de Tecnología, dado que contienen código HTML, lenguaje propio de Internet. Pasos a seguir: 1. Ingresar al sitio Donde: Usuario: Será el nombre de la cuenta institucional. Contraseña: La correspondiente para tal usuario. 2. Seleccionar Opciones, que se encuentra en el menú sobre el lado izquierdo de la pantalla, para que se expanda su contenido. 5

8 3. Seleccionar la opción Correo, haciendo clic sobre ese ítem. 4. Se visualizará la siguiente pantalla: 6

9 Donde se seleccionará el cuadro Redacción del Mensaje. 5. Se desplegará la siguiente pantalla de Opciones de Correo, en la cual se seleccionará Crear plantillas y respuestas de formularios : En este momento se creará una plantilla, para lo cual se dará clic en el botón Modificar : 7

10 Nota: Observar que el combo que se encuentra al lado del botón Modificar, contenga Crear plantilla. 6. En la pantalla que se mostrará a continuación, dar un nombre a la plantilla y en Tipo de plantilla seleccionar HTML. Nota: El nombre de plantilla PFA es sólo a modo de ejemplo. 8

11 7. Como paso siguiente, se insertará en la ventana Plantilla, el texto de uno de los documentos que fuera enviado (como se mencionó al inicio, se deberá repetir los pasos desde el Paso 3, por cada documento, a fin de generar la plantilla respectiva). Ventana de inserción del texto 8. Previo a guardar la plantilla, se deberá insertar en el texto que aparece los datos propios del juzgado, los cuales son: Nro. de Juzgado y de Secretaría, y domicilio. Nota: A fin de ubicar rápidamente dónde insertar tales datos, se recomienda presionar a la vez CTRL+F y colocar juzgado. Ver imagen en el gráfico que se acompaña a continuación. 9

12 La información indicada en el punto 8 se agregará en las posiciones indicadas en la figura siguiente. A B C D F E Donde: A = Nro. del juzgado. B = Nro. de la secretaría. 10

13 C = Nro. de la calle (en este caso la calle es Talcahuano, pero se puede sobrescribir el texto con el domicilio que correspondiera). D = Piso. E = Nro. de oficina. F = Teléfono/Fax. 9. Guardar la plantilla creada, dando clic en el botón Guardar plantilla. Si la plantilla se guardó correctamente, en el tope de la pantalla aparecerá el siguiente mensaje: 11

14 10. Una vez que la plantilla fue creada, se saldrá de esta pantalla, dando clic en el botón Volver a Redacción del Mensaje, que se encuentra al pie de la misma pantalla. Esta acción llevará a la pantalla de Opciones de Correo. Seleccionar salir para cerrar la sesión de correo. 12

15 V. Uso de la herramienta configurada Ingresar al webmail, seleccionar correo y luego redactar. 1. Dado que se ha creado una plantilla, en la ventana de Redacción del mensaje aparecerá un combo llamado Plantilla donde se podrá seleccionar una de las plantillas disponibles (en este caso PFA es la plantilla que se creó en el apartado anterior). Nota: Verificar que se encuentre marcada la opción Solicitar un acuse de recibo, a fin de asegurarse de recibir un correo de aviso cuando el destinatario lea el mensaje. 2. Al seleccionar la plantilla creada, aparecerá en el texto del , su contenido. Se deberá completar dicha plantilla, con el texto correspondiente de acuerdo a los motivos para los que se requiera información. 13

16 Nota: Los datos del juzgado corresponderán a aquellos insertados, siguiendo los pasos del apartado anterior, en el momento de crear la plantilla. 3. El paso siguiente será seleccionar los destinatarios del . Para ello, se dará clic en el ícono Direcciones. 14

17 4. Aparecerá la siguiente pantalla, donde se seleccionará la libreta de direcciones, la cual incluye los destinatarios del Una vez completadas estas selecciones, pulsar el botón Buscar, para que el sistema recupere la lista de direcciones, desde donde se seleccionará los destinatarios. Se podrán seleccionar uno o más destinatarios de alguna de estas maneras (observar que los destinatarios seleccionados se visualicen en la ventana de la derecha): 1. Posicionando el cursor sobre el destinatario, dando doble clic sobre él. 2. Posicionando el cursor sobre el destinatario, dando clic en el botón Para >>. 15

18 3. Seleccionando un rango de destinatarios dando clic en el botón Para >>. Los puntos 1 y 2 podrán repetirse tantas veces como destinatarios se deban incluir en el . Para seleccionar un rango de destinatarios, se dará clic en el primer y en el último destinatario de la lista, manteniendo presionada la tecla Mayúscula (flechita hacia arriba). Los botones Cc >> y Bcc >> se utilizan para colocar a un destinatario como receptor de copia (visible) del y de copia oculta, respectivamente. Finalizada la selección de los destinatarios, se dará clic en Aceptar. 6. En la pantalla de Redacción del mensaje sólo restará completar el Asunto del 7. Finalmente, se dará clic en el botón Enviar mensaje. 16

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