Manual de Usuario. Vision2020 WEB 3.5.9

Transcripción

1 Manual de Usuario Vision2020 WEB 3.5.9

2 2 Contenido Ingreso... 4 Pantalla Principal... 5 Buscar... 6 Buscar por llaves... 7 Con una gaveta... 7 Con todo o parte del contenido del archivador... 8 Con varios archivadores... 9 Cómo utilizar las llaves para realizar la búsqueda Cómo aplicar la búsqueda Limpiar Selección Búsqueda Personalizada Mantenimiento Cómo crear una búsqueda personalizada Errores comunes al crear búsquedas personalizadas Realizar búsqueda Buscar por Llaves Buscar por Notas Buscar por ID Carpeta Vista del resultado de la búsqueda Cómo borrar una búsqueda predefinida RESULTADOS Visor Imprimir Enviar por correo Exportar Agregar nota OCR Otros botones Lista de objetos Enviar por correo Exportar Borrar Documentador Mover objetos Copiar, cortar y borrar objetos Pegar objetos de la bandeja de Transferencia Caducidad Marca de agua Agregar Nota al Expediente Nivel de la nota Archivar Importar Scan to Folder De una única carpeta Desde un directorio Escanear Importar Directo Bandeja de entrada Por importación o escaneo Enviados como correo Enviados como adjunto... 27

3 3 Visualización del contenido del lote de archivos Estructura y llaves Cómo crear una carpeta Cómo llamar una carpeta ya creada Cómo llamar una carpeta existente y realizarle modificaciones Carpetas con valores predefinidos Cómo crear una carpeta con valores predefinidos Cómo llamar una carpeta con valores predefinidos posterior a su creación Cómo archivar los lotes de archivos de la bandeja de entrada Auditoria Configurar Llaves Estructuras Cómo crear un archivador Cómo crear una gaveta Cómo modificar una gaveta Cambiar el orden de las llaves Cómo eliminar una llave Valores Predefinidos Cómo crear valores predefinidos Cómo eliminar valores predefinidos Marcas de Agua Otras opciones de la ventana de Mantenimiento Cambio de nombre Otras funcionalidades Llaves y Carpetas Vacías Pasos para encontrar llaves y carpetas vacías Llaves Vacías Resultados Carpetas Vacías Resultado Reporte Expedientes Pasos para encontrar expedientes incompletos Editar llaves Editar llaves sin valores predefinidos Editar llaves con valores predefinidos Reporte de Caducidad Actualizar archivo caducado Borrar un archivo caducado Como cambiar la contraseña Cerrar sesión... 27

4 4 Ingreso Para ingresar a la página de Vision2020 Web debe: Digitar la dirección correspondiente, por ejemplo Una vez ingresado en la dirección aparecerá una ventana de autenticación. La aplicación carga automáticamente el identificador del usuario de la maquina donde se esta logeando. Este puede ser cambiado. Figura 1: Login de Vision2020 Web.

5 5 Pantalla Principal La aplicación cuenta con cuatro módulos: Buscar Archivar Auditoria Configurar Es importante aclarar qué dependiendo del perfil definido, así verá los distintos botones en la pantalla. Figura 2. Ventana principal.

6 6 Buscar Figura 3. Ventana de Buscar y sus diferentes opciones Esta sección contiene: TAB búsqueda por llaves definidas de cada gaveta que conforma la estructura. TAB búsqueda personalizada para alguna gaveta específica. TAB resultado de cualquiera de los dos tipos de búsqueda.

7 7 Buscar por llaves Realice búsquedas por medio de la estructura definida. Con una gaveta 1. Expanda un archivador, haciendo clic sobre él verá su contenido. 2. Seleccione una de las gavetas, esto es, haciendo un clic sobre el nombre de la gaveta. Automáticamente se visualizará y chequeará la opción y la gaveta se pondrá en rojo. 3. Las llaves definidas para la gaveta se desplegarán a la derecha de la ventana. Así como los botones de Aplicar y Limpiar Selección Figura 4. Pasos para realizar búsquedas con una gaveta.

8 8 Con todo o parte del contenido del archivador 1. Expanda un archivador, haciendo clic sobre él verá su contenido. 2. Seleccione una por una las gavetas contenidas en ese archivador. Automáticamente se visualizará y chequeará la opción en cada gaveta; la última gaveta seleccionada se pondrá en rojo. 3. Las llaves definidas para cada gaveta se desplegarán a la derecha de la ventana. Así como los botones de Aplicar y Limpiar Selección Figura 5. Pasos para realizar búsquedas con varias gavetas Si desea quitar de la selección alguna gaveta o gavetas, siga estos pasos: 1. Desmarque la opción. 2. Haga clic sobre alguna otra de las gavetas escogidas para refrescar la ventana.

9 9 Con varios archivadores La herramienta le permite realizar búsquedas con varios archivadores a la vez. Es realizar exactamente los pasos descritos anteriormente para una gaveta o varias gavetas. Como se ve en la imagen de abajo se han seleccionado la gaveta Bolsa de Trabajo del archivador Recursos Humanos que pertenece al archivador Banco Agrícola y la gaveta Expedientes del archivador Bolsa de Trabajo que pertenece al archivador Recursos Humanos. Sólo debe utilizar las llaves necesarias y pulsar el botón Aplicar. Una vez realizada la búsqueda, debe utilizar el botón Limpiar Selección. Figura 6. Selección de varias gavetas para realizar una búsqueda.

10 10 Cómo utilizar las llaves para realizar la búsqueda 1. Si realizara una búsqueda general, utilice el criterio de búsqueda Todos, sólo Haga clic en el botón Aplicar, todas las llaves vienen por defecto con esa opción. 2. También puede cambiar de criterio en las llaves que se necesiten y dejar las otras con la opción por defecto Todos, el campo de texto aparecerá al lado derecho para que agregue el dato a buscar. 3. O bien, puede cambiar todos los criterios de búsqueda para las llaves definidas en la gaveta selecciona. Una vez que cambie el criterio de Todos por Igual a: o Parecido (a) a: aparecerán los campos de texto Figura 7. Diferentes opciones de búsquedas por llaves Nota: En el caso de llaves tipo Fecha aparecerán los criterios Igual a:, Antes del:, Después del:, Entre:. Nota: En el caso de llaves tipo Numérico y Entero aparecerán los criterios Igual a:, Antes del:, Después del:, Entre:. Nota: En el caso de llaves tipo Alfanuméricos aparecerá el criterio Comienza con. Nota: Si utiliza el criterio Igual a: recuerde que el dato a ingresar debe ser exactamente igual a como se encuentra escrito en la aplicación, de lo contrario no traerá ningún resultado.

11 11 El criterio Igual a:, tiene una pequeña ayuda para escribir el dato correcto: 1. Escriba la palabra en el campo de texto y presione la tecla F2; para que esta ayuda funcione debe escribir mínimo tres caracteres. 2. Inmediatamente se abrirá una lista con datos similares a lo que escribió. Continúe digitando para que se muestre una lista. 3. Seleccione la opción y haga clic en el botón Aceptar. El dato seleccionado se mostrará en el cuadro de texto de la llave. Figura 8. Ayuda del criterio Igual a:.

12 12 Si cambia el criterio de búsqueda de Todos a cualquiera otro, al aparecer el campo de texto, si no lo llena, al aplicar la búsqueda, el campo de texto cambia de color azul a rojo. Figura 9.Cambio de color de los campos de textos al dejarlos en blanco.

13 13 Cómo aplicar la búsqueda 1. Una vez que tiene seleccionada la gaveta o gavetas, y ha escogido los criterios de búsqueda, haga clic en el botón Aplicar. 2. Una vez que se efectúa la búsqueda, toda la estructura queda deshabilitada. 3. Los resultados se cargaran en el TAB RESULTADOS. Nota: Mientras se realiza la búsqueda sobre el TAB Buscar por Llaves o Personalizada observará la imagen Figura 10. Vista de cómo se aplica una búsqueda Limpiar Selección Haga clic en el botón Limpiar Selección para habilitar la estructura, esto es, que se desmarca la gaveta o gavetas seleccionadas y se quitan las llaves definidas para esas gavetas (de la ventana), el TAB RESULTADOS también se limpia. Si no lo hace, no podrá hacer uso de los otros componentes de Buscar.

14 14 Búsqueda Personalizada Esta sección tiene tres opciones 1. Realizar búsquedas personalizadas para alguna gaveta o gavetas. 2. Seleccionar las llaves que desea visualizar en el TAB RESULTADOS. 3. Mantenimiento, para crearlas o borrarlas. Figura 11. Ventana de Búsqueda Personalizada.

15 15 Mantenimiento Cómo crear una búsqueda personalizada 1. Seleccione una gaveta. 2. Marque las llaves que formaran la búsqueda personalizada. 3. Marque las llaves que se visualizarán en el TAB RESULTADOS. Al menos debe marcarse una llave, si no lo hace, el resultado traerá las carpetas pero no traerá la información de las llaves. 4. Escriba un nombre significativo. 5. Haga clic en el botón Guardar. En el momento que se guarde aparecerá el mensaje la búsqueda personalizada se ha guardado correctamente en la parte superior de los botones: Si trata de guardar una búsqueda personalizada con el nombre de otra búsqueda aparecerá el mensaje Error ya existe una Búsqueda con ese Nombre : Figura 12. Pasos para crear búsqueda personalizada.

16 16 Errores comunes al crear búsquedas personalizadas El usuario selecciona un archivador y hace clic en el botón Guardar el sistema muestra el siguiente mensaje Debe tener una Gaveta seleccionada al menos. Figura 13. Error al tratar de guardar sin seleccionar una gaveta. Si el usuario selecciona una gaveta y hace clic en el botón Guardar el sistema muestra el siguiente mensaje Debe Escribir un Nombre para la Búsqueda personalizada. Figura 14. Error al tratar de guardar al seleccionar una gaveta y no ponerle nombre a la búsqueda.

17 17 Realizar búsqueda 1. Del árbol de Búsquedas Personalizadas seleccione la búsqueda, se mostrara un check. Indiferentemente de la búsqueda personalizada que tenga, en esta sección se encuentran tres opciones de búsqueda: por llaves, por notas y por el ID de la carpeta. 2. Una vez que se selecciona la búsqueda personalizada se indicará a cual archivador y gaveta pertenece. 3. Aparecerán sólo las llaves seleccionadas para la búsqueda personalizada. 4. Haga clic en el botón Aplicar cuando haya llenado las llaves con los datos a buscar. Tenga en cuenta que existen tres tipos de búsqueda y de acuerdo a la que seleccione así debe trabajar. Más abajo se explicará cada una. 5. Valla al TAB RESULTADOS. 6. Después de ver el resultado, regrese al TAB Búsqueda Personalizada y haga clic en el botón Limpiar Selección para desmarcar la búsqueda personalizada. De lo contrario no se puede realizar búsquedas posteriores Figura 15. Pasos para utilizar las búsquedas personalizadas. Buscar por Llaves Es la búsqueda que viene por defecto. Aquí se puede realizar una búsqueda general o algo especifica, utilizando los otros criterios de búsqueda ya explicados.

18 18 Buscar por Notas Con esta opción se puede buscar notas agregadas a las carpetas y objetos de la gaveta. Como utilizar esta opción: 1. Seleccione la búsqueda personalizada. 2. Seleccione la opción Buscar por Notas. 3. Seleccione la opción En Objetos o En Carpetas. 4. Seleccione cualquiera de las tres opciones Todas estas palabras, 'Esta frase exacta o Cualquier palabra. Llene el campo correspondiente. 5. Pulse el botón Aplicar Figura 16. Opciones de una búsqueda personalizada por notas. 5

19 19 Si pulsa el botón Aplicar y no ha seleccionado las opciones correspondientes aparecerán los siguientes mensajes: Figura 17. Si no se ha seleccionado la opción En Objetos o En Carpetas, muestra un mensaje. Figura 18. Si no ha seleccionado una de las tres opciones del tipo de búsqueda, muestra un mensaje

20 20 Figura 19. Si ha seleccionado una de las tres opciones y no ha llenado el campo aparece un mensaje correspondiente a cada opción.

21 21 Buscar por ID Carpeta Con esta opción se puede buscar por el ID de la carpeta Como utilizar esta opción: 1. Seleccione la búsqueda personalizada. 2. Seleccione la opción Buscar por ID Carpetas. 3. Escriba el número del ID Carpeta en el campo de texto. 4. Pulse el botón Aplicar Figura 20. Opciones de una búsqueda personalizada por ID Carpeta. Si pulsa el botón Aplicar y no ha escrito el ID Carpeta aparecerán un mensaje como: Figura 21. Si realiza la búsqueda y no ha llenado el campo se muestra un mensaje.

22 22 Nota: Si marcó la búsqueda personalizada y no realizó ninguna búsqueda, es necesario que la desmarque por que no podrá realizar ninguna mas búsquedas en los otros TAB s. Vista del resultado de la búsqueda 1. Primero realice la búsqueda con los datos necesarios. 2. Valla al TAB RESULTADOS. El resultado traerá las carpetas encontradas y las llaves que se ven son las escogidas a la hora de crear la búsqueda personalizada. Figura 22. Resultado de una búsqueda personalizada con las llaves escogidas. Si a la búsqueda personalizada no se le seleccionaron las llaves que se verían en el TAB RESULTADOS (figura 21), cuando se haga una búsqueda, las carpetas aparecerán pero no se podrán identificar, ya que las llaves que conforman la gaveta, no se desplegaran (figura 22).

23 23 Figura 23. Creación de una búsqueda personalizada. Donde no se han seleccionado las llaves para ver en el TAB RESULTADOS. Figura 24. Vista del resultado de la búsqueda personalizada, sin llaves seleccionadas.

24 24 Cómo borrar una búsqueda predefinida 1. Seleccione la búsqueda. 2. Cuando esté seleccionada la búsqueda aparecerá el botón de eliminar, haga clic en él. 3. Aparecerá un mensaje preguntando si desea eliminar la búsqueda personalizada, Haga clic en el botón Si, si desea borrarlo. 4. La lista de Búsquedas personalizadas se verá modificada Figura 25. Pasos para borrar las búsquedas personalizadas.

25 25 RESULTADOS Una vez que realiza búsquedas, debe ir al TAB de RESULTADOS. Características: 1. Indica la cantidad total de carpetas de la gaveta. 2. Indica la cantidad de carpetas encontradas en esa gaveta por la búsqueda realizada. 3. Indica la ruta. 4. Cada línea representa una carpeta. Si tiene los íconos indica que esa carpeta contiene datos. El cuarto ícono permite agregar notas a la carpeta, este ícono aparecerá aún cuando la carpeta no contenga objetos. 5. Indica la cantidad de páginas que contiene de acuerdo a la cantidad de objetos encontrados. Utilice los botones o el campo de texto (para cambiar el número de páginas de acuerdo a la cantidad traída) y el botón para desplazarse por ellas. 6. Es una lista, que permite traer 10, 20 ó 30 carpetas a la vez, de acuerdo a la cantidad seleccionada, la cantidad de páginas varia según la cantidad de objetos a traer. Queda deshabilitada si solo trae una página de resultados Figura 26. Características del TAB RESULTADOS. 7. Haga clic en el botón Exportar para exportar o enviar a imprimir los resultados. Abre una ventana nueva llamada Impresión Resultados Indica quien lo emitió

26 La ruta en la estructura donde realizo la búsqueda Si utilizo filtros, indica cuales fueron Para exportarlo a Excel: Desde la ventana Impresión Resultados seleccione en la barra de herramientas la opción Página. Seleccione la opción Guardar como. En la ventana Guardar página web, seleccione en Tipo, Página web, completa (*.htm, *.html). Haga clic en el botón Guardar. Localice el archivo, clic derecho sobre él, y seleccione la opción Abrir con, y seleccione Excel. Para imprimir el resultado utilice la opción de imprimir que viene en la barra de Internet Explorer Figura 27. Vista de la ventana Impresión Resultados 8. Si realiza una búsqueda con varias gavetas, estas aparecerán minimizadas; utilice el botón para expandirlas o para contraerlas. En la parte de arriba se muestra la cantidad de páginas resultado que traen dos gavetas para mostrar. Utilice los botones o el campo de texto (para cambiar el número de páginas de acuerdo a la cantidad traída) y el botón para desplazarse por ellas.

27 27 8 Figura 28. Vista del TAB RESULTADOS con varias gavetas 9. Para exportar el resultado de cada gaveta, ábrala y utilice el botón Exportar explicado en el punto 7. 9 Figura 29. Vista del TAB RESULTADOS cuando son varias gavetas y la forma en como se ven.

28 28 Visor Si la carpeta tiene los iconos indica que esa carpeta contiene objetos archivados. Existen tres formas de ver el contenido de la carpeta utilizando la opción (el visor) o la opción (lista de objetos) y la opción de (lista de objetos documentador - que tiene varias opciones, para usar esta opción el usuario tiene que tener el permiso correspondiente). Características de la opción (el visor): 1. Vista en miniatura de los objetos. 2. Opción para ver las páginas dentro del visor de los archivos TIF multipágina y los PDF (ver detalle en la sección de opciones). 3. Botones de desplazamiento e información. 4. Cantidad de objetos traídos a la lista de objetos del total a mostrar. 5. Botón para traer los siguientes diez objetos, cuando son más de diez. Si son menos, no aparece este botón. 6. Botones para imprimir, enviar por correo, exportar y agregar notas. Se muestra también la cantidad de objetos (ver detalle de cada uno, en la sección opciones). 7. Botones de desplazamiento, así como una opción de lista para objetos TIF multipágina. 8. Botones de rotación, cambio contraste y zoom, este último se utiliza para ver detalles del objeto, para imágenes JPG, TIF, BMP. 9. Botones para el zoom. Primero marque el check y luego aumente o disminuya el objeto, para imágenes JPG, TIF, BMP, PNG. 10. Visor. Seleccione uno de los archivos de la izquierda y aparecerá allí. Nota: Una imagen TIFF, JPG, GIF, BMP, etc. Se va a mostrar directamente en el visor. Un archivo de Word, Excel, Power Point o de alguna aplicación externa permitida abrirá su aplicación. En algunos casos una ventana le preguntará que desea hacer con el archivo; esta es una opción de Explorer. Nota: Según el tipo de archivo que escoja para visualizar, los botones y controles que se encuentran en la parte inferior del visor van a cambiar.

29 Figura 30. Vista del Visor de Vision2020 Web. Opciones del visor Nota: De acuerdo al perfil del usuario estas opciones pueden o no estar habilitadas. Nota: Para poder utilizar cualquiera de ellos, es necesario que primero seleccione el objeto. Si lo ha seleccionado desde la lista de objetos, éste se cargara automáticamente en el visor. Imprimir Abre un dialogo que permite imprimir el archivo que esta visualizando. Solo para imágenes. Este control desaparece cuando selecciona algún archivo de aplicación externa.

30 30 Haga clic en este botón para imprimir el objeto. Figura 31. Vista de la opción de imprimir del Visor. Enviar por correo Permite enviar el objeto que esta visualizando en ese momento por correo electrónico. Dicho archivo se cargará inmediatamente como adjunto en esta ventana de correo cuando haga clic en este control Haga clic en este botón para seleccionar los correos de los usuarios definidos en Vision2020 Figura 32. Vista de la opción de enviar por correo del Visor. Haga clic en este botón para enviar por correo el objeto. A continuación se explicará la funcionalidad del botón que abre la siguiente ventana: Pasos 1. Seleccione el grupo para cargar los usuarios asociados al grupo. Una vez cargados los usuarios, haga clic sobre el usuario deseado, automáticamente se cargara en la opción del PARA o C.C. Para escoger cualquiera de las dos, solo debe hacer clic en la caja de texto, la que este de fondo azul es donde se cargaran los correos. Puede seleccionar más de un contacto. Si no hace uso de la ventana, aparecerá un mensaje que le indica que no se seleccionó ningún contacto. 2. Una vez que escoja los contactos haga clic en el botón Aceptar.

31 Figura 33. Ventana de contactos (usuarios definidos en Vision2020) Figura 34. Selección de un contacto para el PARA

32 32 Figura 35. Selección de un contacto para el C.C También puede digitar más direcciones de correo en la ventana del correo, solo debe poner el punto y coma (;) después del último correo. Digitar el punto y coma (;) y digitar el otro correo. Figura 36. Editando el correo de otr Exportar Permite exportar el archivo que esta visualizando. Para algunos archivos se abre una dialogo que le pregunta que desea hacer con él, para otros abre el Internet Explorar directamente para visualizarlo.

33 33 Agregar nota Permite agregarle notas al archivo que esta visualizando en ese momento. Nota: Al seleccionar un objeto, si este tiene anotaciones, el botón cambiará de apariencia, pasará de a, esto le ayudará a saber cuales de los objetos tienen anotaciones o no. También si pone el mouse sobre la imagen en el visor, le puede indicar si tiene o no notas en el tool tip que se muestra. Figura 37. Tool Tip que indica entre otras cosas si tiene o no notas. Las notas tienen tres niveles; Confidencial, Privado y Público. Depende del perfil que tenga definido podrá agregar y ver en uno, dos, o tres niveles. Cuando agregue una nota, podrá escoger el nivel, de igual manera según el nivel que tenga, así podrá ver las notas a las que tenga derecho. Cuando abre en modo de consulta el listado de notas, la segunda columna indica el nivel de la nota. Si tiene derecho al nivel confidencial, el más alto, podrá ver los otros dos niveles. Además, en el reporte de la nota, en el detalle de la misma también aparece en letra azul el nivel que tiene.

34 34 Marque esta opción para consultar las notas. Selección del nivel de nota: Público, Privado, Confidencial Figura 38. Vista de la opción de Agregar nota del Visor. Haga clic en este botón para agregarle una nota al objeto, cuando ya ha escrito la nota Figura 39. Vista del modo de consulta de Agregar nota al objeto. Haga clic en el botón Imprimir Todos para imprimir todas las notas hechas a ese objeto, el listado que se ve en esa ventana, Figura 36. Para ver una nota específica, haga clic en el botón a imprimir. para vera la nota. Se puede enviar Figura 40. Vista de nota cuando selecciona el botón Vista Previa.

35 35 OCR Este botón aparece sólo cuando selecciona archivos.tif y estará al lado derecho del botón Agregar Nota. Recuerde seleccionar el archivo y pulsar este botón. Una ventana emergente mostrará el contenido de la imagen TIF procesada. Esta indicará el archivo al que pertenece; y el número de página; todo esto en la parte inferior de la ventana Una vez en esa ventana, seleccione el contenido. Puede realizar tareas básicas como copiar, cortar el contenido para llevarlo a otro archivo. Figura 41. Vista del OCR a un archivo TIF multipágina.

36 36 Otros botones Abrir información archivo Debe seleccionar un objeto para poder ver sus características, de lo contrario un mensaje se lo hará saber. Al seleccionar un archivo, haga clic en este botón para mostrar la información pertinente a ese archivo. Haga clic en de nuevo en el mismo botón para regresar a la lista de archivos a visualizar. Botones anterior y siguiente Utilice estos botones para desplazarse por los diferentes archivos que se encuentran almacenados en esa carpeta Total objetos Este campo muestra la cantidad de archivos que están almacenados en esa carpeta. Preview TIF/PDF Esta opción sirve para ver el contenido rápidamente en miniatura del archivo. 1. Primero seleccione el archivo TIF multipágina o el archivo PDF. 2. Marque el check de esta opción. Automáticamente la apariencia del visor cambiará. Los botones que se cargan por defecto se dejaran de ver. 3. En el visor se indicará el total de las páginas que contiene el archivo y se verán en miniatura cada una de las páginas 4. Cuando ya no necesita hacer uso de esta vista, solo debe desmarcar el check del Preview TIF/PDF

37 y 4 2 Figura 42. Visor con la opción Preview TIF/PDF seleccionada. Al desmarcar el check del Preview TIF/PDF el visor vuelve a su vista normal Figura 43. Visor con la opción Preview TIF/PDF deseleccionada.

38 38 Lista de objetos Características de la opción : 1. Muestra la dirección que pertenece así como el Id de la carpeta. 2. Muestra la cantidad de total de objetos de esa carpeta. 3. Si el usuario tiene permisos, puede seleccionar uno, varios o todos los objetos que contiene la carpeta y enviarlos por correo, exportarlos o borrarlos. En la imagen las opciones están deshabilitadas por que el usuario no tiene permisos y el botón aparece por que tiene permiso sobre esta opción de borrar objetos, si no lo tiene el botón no aparece. 4. De la lista de objetos (que muestran el nombre y el tamaño) se puede seleccionar uno de ellos, haciendo clic en el icono que indica que tipo de objeto es para abrir el visor y mostrar solo ese objeto Figura 44. Ventana Listado de objetos de la carpeta seleccionada. Esta ventanita le permite ordenar los objetos tanto por el nombre como por el tamaño del mismo, no así en el visor. Se aclara, es solo para ver el listado ordenado alfabéticamente o por el tamaño en forma ascendente o descendente, en nada cambia el orden en como fueron indexados los objetos. Haga clic sobre la columna correspondiente (Nombre del Objeto o Tamaño (KB)) para ordenarlos en forma ascendente o descendente.

39 39 Figura 45. Ordenamiento de los objetos por el nombre en forma ascendente. Figura 46. Ordenamiento de los objetos por el tamaño en forma ascendente. A continuación se explicará las opciones que permiten enviar uno, varios o todos los objetos de una carpeta seleccionada en un solo correo, hacer una exportación de los mismos o borrar objetos. Estas opciones se diferencian de las que tiene el visor, por que en él solo se puede hacer uno por uno los objetos, en esta ventana se puede hacer masivamente.

40 40 Cuando el usuario tiene permisos para enviar por correo, exportar o borrar los objetos, las opciones se verán habilitadas y el botón aparecerá. Puede utilizar la opción Seleccionar Todos para marcar los archivos de la carpeta. Enviar por correo Figura 47. Selección de todos los objetos en la carpeta para enviar por correo o exportar. Una vez abierta la ventana de enviar por correo, note que en la sección de documentos adjuntos irán todos los objetos que seleccionó. También se muestra el tamaño del correo a enviar. Recuerde que el tamaño del correo es muy importante. Figura 48. Opción de enviar por correo con todos los objetos seleccionados de la carpeta seleccionada.

41 41 La aplicación tiene un tamaño límite de 5 MB para enviar por correo. Si el usuario trata de enviar un correo con un tamaño superior a los 5 MB, la aplicación le indicará en la ventana que se ha excedido del tamaño. Se pondrá en rojo tanto la información del tamaño como la lista de adjuntos. Exportar Figura 49. Selección de objetos para enviar por correo que sobrepasan el tamaño permitido de 5MB. Los objetos seleccionados que se exportarán se guardaran en un archivo.zip en la PC. Cuando extraiga los archivos se guardaran en la siguiente dirección: \Inetpub\wwwroot\Vision2020Server\Temporal\Exportar\jroldan\000001NK, en donde la carpeta jroldan se nombrará con el usuario que esta logeado en ese momento, y la carpeta NK estará nombrada con el ID Carpeta seleccionada en donde están los objetos exporta. Figura 50. Exportación de los objetos de una carpeta seleccionada.

42 42 Nota: Cuando se envía por correo o se exporta, las marcas de agua que están asignadas a una imagen no se enviarán por estas opciones. Para que lleven la marca de agua debe hacerlo por el procedimiento normal. Borrar Para borrar objetos, es necesario que primero que seleccione uno, varios o todos los objetos. Cuando tenga seleccionados los objetos haga clic en el botón de eliminar. Automáticamente aparecerá un mensaje que le preguntará si desea eliminarlos. Figura 51. Selección de objetos para borrar Nota: Esta opción de borrar no se relaciona con la opción del documentador que se explicará en el siguiente apartado. Por lo tanto, el perfil de su usuario puede tener habilitadas ambas opciones, una de las dos o ninguna.

43 43 Documentador Si el usuario tiene permiso puede hacer uso de esta opción, debe seguir este procedimiento: Para utilizar esta opción debe hacer clic en el botón. Esta opción además de mover, permite agregarle caducidad y Marcas de Agua a los objetos. Estos dos puntos se explican mas adelante. Mover objetos 1. Muestra la dirección que pertenece así como el Id de la carpeta. 2. Muestra la cantidad de total de objetos de esa carpeta. 3. Existen dos formas de mover los objetos: a. Utilizar las flechas, cuando no son muchos objetos o cuando hay que moverlos a una posición cercana de donde se encuentra. b. Buscar el objeto, ver cual es su posición (la última columna, Pos), escribir ese número en el campo Mover el objeto número (#) y escribir el número de posición en la que debe quedar en la opción Después del objeto número (#) y pulsar el botón Mover. Importante: Si la carpeta solo tiene un objeto el botón Mover estará deshabilitado. 4. De la lista de objetos (que muestran el nombre y el tamaño) se puede seleccionar uno de ellos, haciendo clic en el icono que indica que tipo de objeto es, para abrir el visor y mostrar solo ese objeto. 5. El icono del reloj permite asignarle caducidad a los objetos b 3.a 4 5 Figura 52. Ventana Mover objetos y caducidad de objetos de la carpeta seleccionada.

44 44 Copiar, cortar y borrar objetos Características: 1. Seleccione el archivo que desea copiar, cortar o borrar con el check que viene al lado izquierdo de cada objeto. Si desea realizar cualquiera de las tres operaciones para todos los objetos, utilice la opción Seleccionar todos Haga clic en el botón Cortar o Copiar, una vez hecho esto, haga clic en el botón Bandeja, para abrir la ventana correspondiente. En ella se muestra: a. La dirección de la carpeta de destino que se ha seleccionado para pegar los objetos y el Id de la carpeta. b. Botón Pegar los objetos en la carpeta seleccionada. c. Botón Eliminar para quitar los objetos que ya no se están utilizando. Primero debe seleccionarlos. d. La opción de Seleccionar Todos los objetos y el check para seleccionar individualmente los mismos. 2.a 2.d 2.b 2.c Figura 53. Ventana Transferencia de Objetos.

45 45 Nota: si el usuario copia objetos de una carpeta que será borrada, cuando abra la ventana de Transferencia de objetos aparecerá el siguiente mensaje: Figura 54. Error en la Transferencia de Objetos cuando estos pertenecen a una carpeta borrada. Nota: si se copia objetos, en la bandeja de Transferencia de Objetos se quedan los mismos una vez que los pega en la carpeta destino, si se cortan, entonces desaparecen de la bandeja. 3. Si va a borrar los objetos seleccionados desde esta ventana, el sistema le preguntara si desea borrarlos. 3 Figura 55. Mensaje que despliega la opción de eliminar objetos.

46 46 Pegar objetos de la bandeja de Transferencia Cuando existan objetos en la bandeja de Transferencia, en todas las carpetas que se encuentren vacías se desplegará el botón para abrirla y pegarlos. Si así se requiere. Figura 56. Botón para pegar objetos que se encuentren en la Bandeja de Transferencia. Caducidad Seleccione el icono del reloj en la ventana de la lista de objetos que se abre con el botón. Características: Figura 57. Ventana de Caducidad de objetos. 1. Muestra la ruta donde se encuentran el objeto o los objetos. 2. Muestra el ID de la carpeta a la que pertenecen. 3. Muestra la cantidad de objetos a los que se les está aplicando la caducidad.

47 47 4. Muestra los archivos que se les aplicará la caducidad. 5. Muestra la fecha en que vencerá el archivo o archivos. 6. Muestra la fecha en que se notificará que va a caducar los objetos. 7. Después de la fecha de notificación el usuario puede seleccionar cada cuantos días el sistema le puede enviar un correo recordándole que el objeto va a caducar. 8. Campo de texto donde el usuario agrega el mensaje que va a llevar el correo. 9. Selección del grupo de usuarios. 10. Selección del usuario del grupo escogido al que le llegara el correo de caducidad del objeto. Una vez que se selecciona debe pasarlo con la flecha al cuadro de la derecha. Si ha seleccionado mal un usuario puede seleccionarlo y borrarlo con el botón. 11. Hacer clic en el botón Aceptar para aplicar la caducidad al objeto u objetos. Se mostrara un mensaje indicando que se guardó la información correctamente y la ventana se cierra automáticamente. Nota: si trata de guardar la caducidad de un objeto y no se le ha seleccionado el usuario o usuarios, así como el mensaje, la caducidad no se guardará. La caducidad tiene tres estados: Cuando no tiene asignada caducidad. Cuando el objeto tiene asignada caducidad. Cuando el objeto ha caducado. Cuando un objeto tiene asignada caducidad, si el usuario pasa el mouse por encima del reloj, aparece un mensaje que indica la fecha de caducidad y la fecha de notificación. Figura 58. Objeto con caducidad de asignada.

48 48 Si el usuario desea borrar la caducidad, solo necesita dar un clic sobre el reloj para que aparezca el mensaje preguntando si desea borrarla. Si lo hace el icono del reloj vuelve a tener el color gris. Figura 59. Pasos para eliminar caducidad de objetos. Cuando en un objeto ya ha caducado, si el usuario pasa el mouse por encima del reloj un mensaje que indica que ya caducó y la fecha de caducidad., aparece

49 49 Figura 60. Objeto caducado. Figura 60. Si hace clic sobre el icono de Caducidad muestra este mensaje. La cantidad máxima de objetos que se les puede aplicar caducidad a la vez es de diez. Si trata de pasar de ese número el sistema le enviará un mensaje indicándoselo. Ejemplo. De la lista de los objetos, puede ir seleccionando aquellos a los que les aplicara la caducidad, si son diez, el decimo objeto no es necesario hacerle el check sólo debe hacer clic en el icono de caducidad. Ejemplo, se selecciona el objeto EG.tif hasta el objeto PW.tif y se abre la ventana de Caducidad haciendo clic en el objeto EX.tif

50 50 Figura 61. Ejemplo de los diez objetos seleccionados para aplicarles caducidad. Si el usuario selecciona un objeto que ya tiene caducidad y trata de asignarle nuevamente caducidad, el sistema lo omitirá de la lista de objetos. Ejemplo, selecciona el objeto PS.tif que ya ha caducado, y selecciona los siguientes tres objetos (000000EG.tif, ES.tif, PT.tif) en la ventana solo aparecerán esos tres objetos y no el que ya caduco.

51 51 Marca de agua Pasos para poner una marca de agua a una imagen: Nota: las marcas de agua solo se aplican a archivos TIF y JPG. 1. Recuerde que para hacer uso de esta opción debe haga clic en el botón para abrir la ventana Listado de Objetos. 2. Haga clic en el icono de la imagen, por ejemplo en un TIF, este traerá el visor. 3. En las opciones que tiene el visor, aparece el botón, este es el que permite poner una marca de agua a la imagen. Haga clic en él. 3 Figura 62. Opción de marca de agua

52 52 4. En el visor al lado izquierdo superior aparecerá la lista de imágenes que se utilizan como marcas de agua y la posición en la que desea ponerla. 4 Figura 63. Selección de marca de agua y posición. 5. Una vez que seleccione la posición se cargara a la imagen, la marca de agua se verá en la parte inferior derecha del visor. Además el botón desaparece. 5 Figura 64. Marca de agua asociada a esa imagen.

53 53 Agregar Nota al Expediente Encontrará este botón en el TAB RESULTADOS; si realiza búsquedas desde el TAB Buscar por Llave, Búsquedas Predefinidas o Buscar Vacías. Haga clic en el botón que viene al lado izquierdo de las llaves de cada carpeta para agregarle notas. Además aparece aún si la carpeta se encuentra vacía. Una vez que hace clic se abrirá la siguiente ventana: Marque esta opción para consultar las notas. Selección del nivel de nota: Público, Privado, Confidencial Haga clic en este botón para agregarle una nota al objeto, cuando ya ha escrito la nota Figura 65. Ventana para agregar notas a la carpeta seleccionada. Figura 66. Vista del modo de consulta de Agregar nota a la carpeta. Nivel de la nota Las notas tienen tres niveles; Confidencial, Privado y Público. Depende del perfil que tenga definido podrá agregar y ver en uno, dos, o tres niveles. Cuando agregue una nota, podrá escoger el nivel, de igual manera según el nivel que tenga, así podrá ver las notas a las que tenga derecho. Cuando abre en modo de consulta el listado de notas, la segunda columna indica el nivel de la nota. Si tiene derecho al nivel confidencial, el más alto, podrá ver los otros dos niveles. Además, en el reporte de la nota, en el detalle de la misma también aparece en letra azul el nivel que tiene.

54 54 Haga clic en el botón Imprimir Todos para imprimir todas las notas hechas a esa carpeta, el listado que se ve en esa ventana. Para ver una nota específica, haga clic en el botón para ver la nota. Se puede enviar a imprimir. Figura 67.Vista de nota cuando selecciona el botón Vista Previa. Una vez que una tenga una nota el icono pasara de a para indicarle que esa carpeta tiene una nota. Figura 68. Cambio de color del icono que indica cuando la carpeta tiene al menos una nota.

55 55 Archivar Figura 69. Ventana Archivar y sus diferentes opciones. Esta sección contiene: Los botones de importación y escaneo. La bandeja de entrada de los objetos a archivar. La estructura (Archivador Digital). Las llaves definidas para la gaveta seleccionada.

56 56 Importar Esta opción es para importar archivos del entorno de red. Cómo se importa: 1. Haga clic en el botón para abrir la ventana Enviar al Inbox Figura 70. Ventana Enviar al inbox de la opción Importar. 2. En la ventana Enviar al inbox haga clic en el botón Examinar para abrir la ventana Elegir archivo, en ella debe seleccionar el archivo y pulsar el botón Abrir. Figura 71. Ventana que abre el botón Examinar. 3. Una vez seleccionado el archivo haga clic en el botón Subir Archivo para pasar ese archivo a Archivos Cargados. Al lado del botón hay una nota indicándole cual es el tamaño máximo de un archivo por subir. Si de todos modos trata de subir un archivo más grande a los 5.0 MB, aparecerá el mensaje de la imagen de abajo, haga clic en Aceptar para regresar a la ventanilla.

57 57 Figura 72. Ventana que abre el botón Examinar. Nota: En esta ventana sólo se puede cargar un total de 20.0 MB por lote o un total de 50 archivos por lote que no sobrepase el tamaño total de 20.0 MB. En la parte derecha de la ventana se muestra cual es el total máximo del lote de acuerdo a los archivos cargados y el total de ellos. Al lado de la lista de archivos cargados Figura 73. Una carga de 15 archivos que no sobrepasan los 20.0 MB.

58 58 Excepción Si un usuario carga una cantidad de archivos que casi sobrepasan los 20.0 MB (pero que no llega al máximo de 50 archivos permitidos) el siguiente archivo que intente cargar (si llega a sobrepasar los 20.0 MB) no se verá en ese lote si no hasta el momento que envíe a la bandeja de entrada del usuario ese primer lote y vuelva a crear otro. Figura 74. Un lote de archivos que llega al máximo permitido en megas. Nota: Debe pulsar el botón Examinar y Subir Archivo tantas veces como archivos debe importar. Nota: Si cierra la ventana de Enviar al inbox los archivos seleccionados permanecen ahí hasta que usted los envíe a su bandeja de entrada. Figura 75. Haga clic en el botón Subir Archivo cuando esta seleccionado el archivo. 4. Escriba una referencia en el campo y haga clic en el botón para enviar el lote de los archivos cargados a su bandeja de entrada. Aparecerá un mensaje indicando la cantidad de objetos enviados.

59 59 Figura 76. Vista de los archivos cargados y la referencia antes de pulsar el botón de enviar. 5. Si no debe importar más archivos a su bandeja de entrada, cierre la ventana.

60 60 Scan to Folder Esta opción es para importar archivos desde director específico del servidor de Vision2020 Se utiliza este botón para escoger los archivos escaneados que se ubican en una carpeta específica, ya direccionada desde el escaner (multifuncional). Esto sucede por que en su entorno existe: Equipo multifuncional de escaneo. Esquema de escaneo masivo en lotes. La importación de archivos desde un directorio específico puede llevarse de dos formas, todo depende de cómo se haya configurado ese directorio: Existe una única carpeta donde llegan todos los archivos escaneados. Existe un árbol de directorios, donde puede ser escogida una carpeta para la realizar la importación. A continuación se explica cómo se importa

61 61 De una única carpeta 1. Haga clic en el botón para abrir la ventana Enviar al inbox 2. Los archivos por importar los observa en Archivos cargados, estos archivos vienen directamente del escaner (multifuncional) o han sido depositados en la carpeta de Scan To Folder luego de ser escaneados. 3. Escriba una referencia en el campo correspondiente 4. Haga clic en el botón para enviar el lote de los archivos cargados a su bandeja de entrada. Aparecerá un mensaje indicando la cantidad de objetos enviados. 5. Si no debe importar más archivos a su bandeja de entrada, cierre la ventana Nota: al igual que la opción de Importar, los lotes de archivos cargados tienen un máximo, el cual puede ser por el total de megas o por el total de archivos. Si en la carpeta, se encuentra un total mayor a los 20.0 MB y a los 50 archivos, entonces se irá subiendo a la bandeja lotes por lo que permita el máximo Figura 77. Vista Ventana Enviar al Inbox de la opción Scan To Folder con una sola carpeta.

62 62 Desde un directorio Se importan archivos desde un directorio que se ha definido previamente, con el propósito de hacer una diferencia entre los departamentos o grupos de trabajo que puede tener una empresa. Para importar los datos: 1. Haga clic en el botón para abrir la ventana Enviar al inbox. 2. Seleccione la carpeta del directorio. 3. Escriba una referencia en el campo correspondiente. 4. Haga clic en el botón para enviar el lote de los archivos cargados a su bandeja de entrada. Aparecerá un mensaje indicando la cantidad de objetos enviados. 5. Si no debe importar más archivos a su bandeja de entrada, cierre la ventana. Figura 78. Vista Ventana Enviar al Inbox de la opción Scan To Folder con varios directorios.

63 63 Ejemplo de la carga de archivos desde una carpeta dentro del ScanToFolder, donde se respeta el total permitido en megas y los archivos En la carpeta acta hay 74 archivos, con un tamaño total de 52.0 MB Figura 79. Total de archivos en la subcarpeta acta de la carpeta ScanToFolder. Cuando el usuario selecciona esa carpeta desde el ScanToFolder cargara un total de 50 archivos que juntos suman un total de MB. Figura 80. Archivos cargados desde ScanToFolder de la subcarpeta acta

64 64 Una vez que sube a la bandeja de entrada ese lote (los primeros archivos cargados), los archivos restantes se agregarán automáticamente para otro lote respetando el tamaño en megas y por la cantidad de archivos. Figura 81. Archivos restantes de la subcarpeta acta de la carpeta ScanToFolder después de la primara subida Figura 82. Total de archivos en la subcarpeta acta de la carpeta ScanToFolder después de la primera subida.

65 65 Escanear Se utiliza este botón para importar directamente los archivos desde el escaner. Para ello debe tener conectado un escaner a la máquina, de lo contrario esta opción no funciona. Cómo escanear: 1. Haga clic en el botón para abrir la ventana Escaneo Web 2. Seleccione el escáner, esto se debe hacer sólo una vez. Haga clic en el botón para abrir la ventanita de selección de origen (Escaner). Escoja el escaner a utilizar (TWAIN). 3. Escoja el tipo de interfaz que quiere utilizar para el escaneo de imágenes. La aplicación tiene dos opciones: Interfaz Vision2020, opción por defecto. Interfaz Escaner, permite abrir la aplicación que utiliza el escaner. Nota: Sin importar cual de las dos interfaces se escoja, ambas ventanas de estado aparecerán una vez que haga clic en el botón Escanear y no al momento de seleccionar la misma. 4. De acuerdo al escaner que utilice, así son las opciones que pueden verse habilitadas en esta sección. Si selecciona, por ejemplo, ADF y trata de seleccionar Dúplex, si el escaner seleccionado no lo soporta, se le hará saber por medio de un mensaje. 5. De acuerdo al DPI que escoja, así será el tamaño de la imagen escaneada. Entre más grande sea el DPI mayor será el tamaño de la imagen. 6. Escoja el tipo de control que desee para la imagen Tome en cuenta lo siguiente: Si escoge la opción simplex o dúplex. Blanco y Negro: se guarda la imagen en formato TIFF. Escala de grises: se guarda la imagen en formato JPG. Color se guarda la imagen en formato JPG. Si escoge la opcion multipagina, los archivos se guardan en TIFF. 7. Ya configuradas las demás opciones, debe escribir un nombre para el lote de imágenes escaneadas. Si no lo hace, la aplicación se lo hará saber con un mensaje. 8. Una vez escrito el nombre, haga clic en el botón para iniciar el escaneo. Recuerde lo explicado en el punto 3

66 Figura 83. Vista Ventana Escaneo Web de la opción Escanear. 9. Cuando se finaliza el escaneo, aparece el botón de Guardar Lote, púlselo para enviar el archivo a la bandeja de entrada. Nota: Para continuar escaneando no cierre la ventana. 9 Figura 84. Vista Ventana del archivo escaneado y el botón Guardar Lote.

67 67 Controles Si escanea con la opción de multipágina. Se despliega una lista para pasar las imágenes. Rota la imagen. Si la imagen escaneada queda al revés antes de enviarla a la bandeja de entrada, haga clic en este botón para que quede al derecho. No funciona para archivos multipágina. Seleccione el check y cualquiera de los dos botones se habilitan para visualizar la imagen Utilice estos botones para pasar por las diferentes imágenes escaneadas

68 68 Importar Directo Esta opción está hecha para importar directamente archivos de Office Sin embargo también funciona con otros archivos. Para importar los datos: 1. Seleccione la carpeta donde indexara la información. Figura 85. Selección de la carpeta para utilizar Importar Directo. 2. Haga clic en el botón para abrir la ventana Importación Directa Figura 86. Ventana Importación Directa. 3. Haga clic en el botón Examinar para abrir la ventana Elegir archivo, en ella debe seleccionar el archivo y pulsar el botón Abrir. 4. Una vez seleccionado el archivo haga clic en el botón Subir Archivo para pasar ese archivo a Archivos Cargados. Al lado del botón hay una nota indicándole cual es el tamaño máximo de un archivo por subir. Si de todos modos trata de subir un archivo mas 7

69 69 grande a los 5.0 MB, aparecerá el mensaje de la imagen de abajo, haga clic en Aceptar para regresar a la ventanilla. Figura 87. Ventana que abre el botón Examinar. Nota: En esta ventana sólo se puede cargar un total de 20.0 MB por lote o un total de 50 archivos por lote que no sobrepase el tamaño total de 20.0 MB. En la parte derecha de la ventana se muestra cual es el total máximo del lote de acuerdo a los archivos cargados y el total de ellos. Al lado de la lista de archivos cargados Excepción Figura 88. Una carga de ocho archivos que no sobrepasan los 20.0 MB. Si un usuario carga una cantidad de archivos que sobrepasan los 20.0 MB (pero que no llega al máximo de 50 archivos permitidos), cuando sube el último archivo y sobrepasa el total en MB el botón de Examinar se deshabilita para evitar que subir mas archivos. Como se ve en la imagen se permite que se pase un poco de los 20.0 MB; entendiendo que el tope es esa cantidad en MB.

70 70 Figura 89. Un lote de archivos que llega al máximo permitido en megas. Nota: Debe pulsar el botón Examinar y Subir Archivo tantas veces como archivos debe subir. Nota: Si cierra la ventana de Importación Directa los archivos seleccionados permanecen ahí hasta que usted los envíe a la carpeta correspondiente. 5. Puede visualizar los archivos si así lo requiere. Utilice el botón para ello. También los puede borrar, seleccione el archivo y pulse el botón. 6. Una vez cargados los archivos, pulse el botón Aceptar. La ventana se cerrará y los archivos estarán listos para ser indexados. 7. Cuando tenga listo el archivo o archivos para indexar pulse el botón que se encuentra en la sección de las llaves. Cuando se pulsa este botón se desplegará un mensaje. Se cerrara la ventana de Importar Directo. Nota: Todos los archivos que se encuentren en 'Importar Directo se indexaran en la carpeta selecciona, no se puede discriminar archivos.

71 71 Bandeja de entrada En la bandeja de entrada se visualizan todas las referencias; las que se depositaron por la importación o escaneo o bien del Outlook; que contienen los lotes de archivos que van a ser guardados dentro de la estructura. Tipos de lotes de archivos Por importación o escaneo Cuando se importan archivos por medio de la red, de una carpeta específica o escaneo, en la bandeja se muestra la fecha en que realizó dicha importación y el nombre en el campo de la referencia (Ref:). Por Outlook: Enviados como correo En estos lotes de archivos, el campo de la referencia (Ref:) mostrará el asunto del correo que ha sido enviado precedido por la palabra MSG, además, la fecha que se visualiza se refiere a la fecha de llegada del correo al Outlook. Si se posiciona sobre la referencia, ésta mostrará el asunto completo cuando éste sea muy largo y no se lea completo en el campo correspondiente. Enviados como adjunto En estos lotes de archivos, el campo de la referencia no mostrará ninguna información, la fecha que se visualiza se refiere a la fecha de llegada del correo al Outlook.

72 72 Visualización del contenido del lote de archivos Haga clic sobre la fecha (subrayada) para desplegar el detalle de lo que contiene ese lote El nombre del archivo Extensión del archivo Tamaño del archivo Botones Archivos adjuntos: icono que indica que el archivo que es un correo contiene adjuntos. Vista previa: pase el mouse sobre este botón, un mensaje se desplegará mostrando la información relacionada con el correo. Si hace clic sobre él, se abrirá el correo como tal. Modificar Nombre: cambie el nombre en el campo y luego haga clic en ese botón. Borrar: Marque el archivo que desea borrar y luego haga clic en el botón. Si solo existe un archivo y selecciona esta opción, borrará por completo el lote. Observaciones: Cuando se trata de lotes de archivos que no provienen del Outlook: Vista Previa: levanta una ventanita donde se visualizan imágenes.jpg,.tiff,.bpm, etc, si son archivos de aplicaciones externas como Word, Excel, también se visualizan en su propia aplicación.