PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE GUÍA DE CAPACITACIÓN A ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES MARCO LEGAL

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1 GUÍA DE CAPACITACIÓN A ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES MARCO LEGAL CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA LEY 7428 Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica. Ley Ley General de Control Interno. Manual de Normas Generales de Control Interno. Resolución R-CO Resolución R-CO Circulares: DFOE-187 Circular # Regulaciones a entes privados. DFOE-188 Circular # Regulaciones a entes privados. DFOE-189- Circular # Modificada con unidades de desarrollo. PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA Manual de Normas y Procedimientos para el Control Técnico - Financiero de las Organizaciones no Gubernamentales con convenio de cooperación con el Patronato Nacional de la Infancia. (Gaceta número 153 del 12 de agosto del 2002) Convenio de Cooperación entre el Patronato Nacional de la Infancia y la Organización no Gubernamental. Guía de liquidaciones semestrales y extraordinarias. CALIFICACIÓN DE LA IDONEIDAD Ley 7972 Ley de Creación de Cargas Tributarias (art. 14 y 15) DFOE-0141-Directrices y Requisitos para Calificación de Idoneidad (Gaceta Reglamento sobre la Calificación de Idoneidad. Guía de Requisitos para la declaratoria de Idoneidad LEY DE ASOCIACIONES Ley 218- Ley de Asociaciones. Reglamento a la Ley de Asociaciones. CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL Ley 17- Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social. PERMISO DE HABILITACIÓN Y FUNCIONAMIENTO Ley 8017 Ley General de Centros de Atención Integral. Decreto S Reglamento a la Ley General de Centros de Atención Integral. Decreto S- Normas para la Habilitación de Centros de Atención Integral -1-

2 LOS LIBROS Y LA INFORMACIÓN CONTABLE La organización debe poseer una cuenta corriente exclusiva para cada programa a su cargo en un banco estatal, para el manejo de los fondos que transfiera el Patronato Nacional de la Infancia (artículo Nº 02 Del M.N.P.). Los libros contables, libro de bancos, libro de diario, libro mayor y libro de inventarios y balances deben estar actualizados y llevados por un contador privado incorporado al colegio de contadores privados (artículo Nº 01 Del M.N.P). Se deben llevar registros contables (asientos de diario), que deben regirse por los principios contables y normativa vigente en el país. (artículo Nº 01 Del M.N.P). La organización dispondrá de un control auxiliar para el manejo de la cuenta corriente, el mismo deberá llevarse en forma consecutiva por cheque emitido, así como el registro de los movimientos de débitos y créditos y que afecten el saldo. (artículo Nº 03 Del M.N.P). La organización emitirá en forma oportuna (mensualmente) la conciliación bancaria de la cuenta corriente, la cual debe estar firmada por un contador privado y archivarse en orden cronológico. (artículo Nº 04 Del M.N.P). La organización debe tener un sistema contable, como mínimo debe tener lo siguiente: a) Catálogo de cuentas b) Instrucciones sobre la forma de aplicación de las cuentas en la contabilidad. c) Los libros contables (bancos, diario, mayor y libro de inventarios y Balances). d) Comprobantes y justificantes de las transacciones (recibos, talonarios de cheques, facturas, notas de débito y crédito, cheque comprobante). REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO DE CHEQUES Comprobante de cheque Los comprobantes de cheques deben cumplir con los siguientes requisitos: 1. Nombre de entidad bancaria 2. Número de cheque emitido 3. Fecha de emisión del cheque 4. Nombre del Proveedor a quién se emite el cheque 5. Monto en cifras numéricas del cheque 6. Monto en letras del cheque 7. Nombre de la organización 8. Número de la cuenta corriente 9. Detalle de las facturas pagadas -2-

3 10. Detalle de la información contable 11. Firmas de las personas que hizo el cheque, quien revisó el cheque, quién lo aprobó el cheque y la firma, número de cédula de persona que retiró el cheque. La factura Las facturas y comprobantes de los gastos deben cumplir con los siguientes requisitos. (artículo Nº 06 del M.N.P). 1. La factura debe ser original 2. La factura debe tener la fecha de emisión 3. Razón Social del proveedor 4. Cédula Jurídica o de identidad del Proveedor 5. Dirección, teléfono y correo electrónico 6. Número de la factura 7. Tipo de factura crédito o de contado 8. Nombre de la organización a quién se emite la factura 9. Cantidad del producto que se compró 10. Detalle del producto o servicio que se adquirió 11. Precio unitario del producto que se adquirió 12. Debe tener el monto de total de la compra 13. Debe tener un sello con el número de cheque y la cuenta bancaria que pagó la factura 14. La factura debe contener el recibido conforme por parte del algún funcionario responsable 15. Bajo ningún motivo se aceptarán facturas remarcadas o con tachones que hagan dudar de la información registrada. Comprobantes de pagos de salarios Se debe emplear un comprobante para pagar los salarios de los trabajadores, que contenga los siguientes datos: 1. Fecha del comprobante 2. Nombre de la organización 3. Nombre del comprobante (pago de servicios de atención directa). 4. Nombre y apellidos del trabajador 5. Número de cédula 6. Puesto 7. Quincena o mes pagado 8. Detalle de los montos pagados, las deducciones aplicadas y el neto a pagar 9. Número de cheque pagado 10. Firmas de la persona que hizo el comprobante, de la que autorizó el pago y firma, número de cédula de la persona que recibió el cheque. -3-

4 Área de aplicación de los gastos La organización destinará los recursos económicos aportados por el Patronato Nacional de la Infancia exclusivamente para la atención integral de los niños, niñas y adolescentes en las siguientes áreas (según convenio, Cláusula décima segunda y el M.N.P. artículo Nº 07): 1. Infraestructura (solo mantenimiento de las instalaciones). 2. Educación (compra de materiales educativos). 3. Salud (compra de medicamentos). 4. Recreación (pago de materiales y servicios para la recreación). 5. Alimentación ( compra de productos alimenticios) 6. Higiene personal y del Hogar (compra de los materiales de limpieza en general) 7. Vestuario (compra de ropa y artículos de tela) 8. Cuido diario (compra de servicios de materiales de uso diario) 9. Atención directa (pago de salarios, e incluye atención profesional). ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN Es obligación de la organización no gubernamental de estadía transitoria y diurna, establecer los mecanismos de archivos necesarios para la custodia, protección y manejo de los siguientes documentos: Las chequeras Documentos de las liquidaciones Estados bancarios Conciliaciones bancarias Libro de Banco Libro de diario, Mayor y Libro de Inventarios y balances. (Artículo Nº 05 del M.N.P. y Ley Sistema Nacional de Archivo) EXPEDIENTE LABORAL DE LOS FUNCIONARIOS La organización deberá contar con un expediente para cada uno de los funcionarios que se le pague con recursos aportados por el PANI, debe tener la siguiente información: (artículo Nº 08 Del M.N.P). Hoja de información general (que debe tener lo siguiente). 1. Foto tamaño pasaporte del trabajador 2. Nombre y apellidos del trabajador 3. Número de cédula (fotocopia de la cédula). 4. Nacionalidad 5. Dirección, teléfono. -4-

5 6. Cargo 7. Salario 8. Fecha de ingreso 9. Fecha de egreso. Títulos aportados y otra documentación de capacitación para el puesto. Contrato laboral Manual de cargos y funciones Acciones de personal para cambio de salario o de funciones Trámites varios, como incapacidades o permisos con o sin salario Correspondencia, comunicados y otros. Toda la documentación debe estar foliada. EXPEDIENTE DE LOS PROVEEDORES La organización dispondrá de un registro actualizado de proveedores que debe contener la siguiente información (artículo Nº 08 del M.N.P). 1. El Nombre del establecimiento comercial 2. Dirección exacta 3. Teléfono 4. Correo electrónico 5. Nombre del propietario 6. Cédula Jurídica o de identidad del propietario 7. Nombre del apoderado general 8. Cédula de identidad de apoderado General 9. Actividad a que se dedica 10. Nombre de la persona física o jurídica y el número de cédula, de quién retira los cheques. SUSPENSIÓN DE LOS GIRO DE RECURSOS No poseer el permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud o permiso de Habilitación extendido por el Consejo de Atención Integral o que el documento presente la condición de vencido. No presentar oportunamente las liquidaciones de los recursos girados (artículo Nº 10 del M.N..P.) o bien, se encuentren pendientes reintegros por efecto de la subejecución de recursos. Presente morosidad del pago de las cuotas obrero patronales ante la Caja Costarricense de Seguro Social. (Inciso D, de la cláusula décima primera del convenio de cooperación). -5-

6 GUÍA DE PRESENTACIÓN DE LIQUIDACIONES SEMESTRALES Y LIQUIDACIONES EXTRAORDINARIAS El propósito de la siguiente guía de presentación de liquidaciones semestrales y extraordinarias, está dirigida a servir de instrumento a las Organizaciones No Gubernamentales con convenio con el Patronato Nacional de la Infancia para sistematizar y unificar los criterios respecto a la documentación que deben de presentarse ante el Departamento Financiero Contable en las fechas establecidas. 1- DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN 1-1 Cuadro de la Organización (original) Se detallará en este cuadro toda la información de carácter general de la organización. DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN INFORME SEMESTRAL Período del: al del 200 Nombre de la Organización: Cédula Jurídica Nº: Vencimiento Personería: Modalidad de Atención: Nombre Representante Legal Nombre del Director Nombre del Contador Nombre del Tesorero Teléfono (s): Correo Electrónico Provincia / Cantón / Distrito Fax: Apartado Dirección exacta Declaramos bajo juramento que la información en esta liquidación es cierta y exacta. Firmamos de conformidad en a los días del mes de del año Firma Apoderado General Cédula # Firma del Contador Cédula # Carnet # Firma del Tesorero Cédula # -6-

7 1-2 Cédula Jurídica y Personería Jurídica (fotocopias) Necesariamente la presentación de estos documentos estará sujetos a que estén debidamente vigentes al período de liquidación. En caso de que la personería jurídica se encuentre en trámite de renovación, deberá presentarse certificación emitida por el profesional en derecho que de fe de dicha gestión). 1-3 Miembros de Junta Directiva (original) Deberá de emitirse un listado con el nombre completo de cada miembro de la Junta Directiva, puesto que ocupa, número de cédula, número telefónico y correo electrónico si lo tuviere. 1-4 Detalle del Personal de Atención Directa (original) Prepárese un detalle del personal de atención directa de la organización. Reporte de Personal Atención Directa Pe ríodo de l: al de l Nº Cédula Nom bre Funcionario Edad Nacionalidad Especialidad Escolaridad Puesto Salario Mensual Añ o s experiencia Fecha Ingre so Fecha Egreso 1-5 Planillas de la C.C.S.S. (fotocopias) Deberá adjuntarse copias de la planilla de la C.C.S.S. (Planilla mensual para el movimiento de los trabajadores) por cada mes que corresponda al semestre. 2- INFORME DE INGRESOS (original) Se refiere a todos aquellos depósitos transferidos por el Patronato Nacional de la Infancia hacia la organización para el cumplimiento de sus objetivos en el período de liquidación. -7-

8 Informe de Ingresos Período del: al del 200 Cta. Corriente Nº Nombre del Banco MES Monto Depositado Nº de Documento Fecha Enero 0.00 Febrero 0.00 Marzo 0.00 Abril 0.00 Mayo 0.00 Junio 0.00 Julio 0.00 Agosto 0.00 Septiembre 0.00 Octubre 0.00 Noviembre 0.00 Diciembre 0.00 Bono Educativo 0.00 Otros 0.00 Total Ingresos recibidos 0.00 Monto en letras: Firma del Contador Cédula # Carné # Firma del Tesorero Cédula # -8-

9 3- DETALLES DE EGRESOS Detállese en esta sección todas aquellas erogaciones dirigidas a la adquisición de insumos o servicios conforme lo establecido en el convenio vigente. 3-1 Detalle de liquidación por Áreas Se brindará un resumen de gasto por cada una de las áreas establecidas en el convenio vigente DETALLE DE LIQUIDACIÓN POR ÁREAS Período del: a l del 200 ÁREAS Sub-Total % 1- INFRAESTRUCTURA % 2- EDUCACIÓN % 3- SALUD % 4- RECREACION % 5- ALIMENTACIÓN % 6- HIGIENE PERSONAL Y DEL HOGAR % 7- VESTUARIO % 8- CUIDADO DIARIO( incluye servicios públicos) % 9- ATENCIÓN DIRECTA % TOTALES % Firma Contador -9-

10 3-2 Detalle de egresos Es un reporte cronológico de egresos en el que ha incurrido la organización, por lo cual, es necesario se establezcan los mecanismos de registro para una adecuada presentación de los mismos. Este reporte se confeccionará respetando el orden consecutivo de los cheques y de las transferencias electrónicas de pagos, los cheques nulos deberán anotarse con la condición de anulado. Por cada cheque o transferencia electrónica deberá anotarse la(s) factura(s) en forma individualizada. DETALLE DE EGRESOS Período del: a l del 200 Nº CK Fecha Beneficiario Monto ck Nº Factura Fecha Concepto del gasto Monto # Área TOTAL EGRESOS

11 4- INFORMACIÓN CONTABLE Para los efectos de presentación de la información contable es requisito que los documentos sean preparados por un profesional de las ciencias contables. Dichos informes se regirán por los principios contables y la normativa vigente en el país. Se considera información contable los siguientes documentos: 4-1 Balance de Situación. Se presentará el Balance de Situación para cada mes que corresponda a la liquidación semestral, deberá ser original y firmado por el contador. 4-2 Estado de Resultados. Se presentará el Estado de Resultados para cada mes que corresponda a la liquidación semestral, deberá ser original y firmado por el contador 4-3 Conciliación Bancaria. La conciliación bancaria deberá presentarse en forma mensual, en original y firmada por el contador. 4-4 Estado Bancario. Preséntese fotocopia del estado bancario para cada mes que corresponda a la conciliación bancaria. Las notas de estados financieros deben presentarse junto a dichos estados. La organización debe velar para que los libros contables sean llevados de forma actualizada. 5- APORTACIÓN DE COPIAS DE FACTURAS En la liquidación semestral deberá de aportarse fotocopia de cada una de las facturas correspondiente a los egresos. Es necesario que las mismas sean legibles, tener fecha, razón social, emitidas a nombre de la organización, detalle de los artículos adquiridos, precio unitario, total de la factura, y que no presenten borrones, tachaduras que hagan dudar de su legitimidad. Además, cada factura debe presentar el número de cheque con que fue cancelado y firma de recibido conforme por parte del funcionario responsable de la organización que coteja las cantidades y calidad de los productos. Servicios profesionales En la contratación de servicios de ejercicio independiente (servicios profesionales de psicología, educación y cualquier otro campo profesional) el proveedor de este servicio deberá de presentar a la organización la factura debidamente timbrada. -11-

12 Retención de cuotas de la CCSS a los Salarios: Los pagos referentes a salarios deberán ajustarse a lo indicado en la Ley # 17 Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, por lo que toda erogación salarial le será deducido el correspondiente porcentaje de ley (9%). De la misma forma, la organización estará en la obligación de reportar a la CCSS las variaciones salariales que por efecto de pagos adicionales al salario base se produzcan en el mes. Vigencia de facturas Para efectos del Patronato Nacional de la Infancia, sólo se aceptarán aquellos documentos que correspondan al respectivo período en ejecución, por lo que aquellas facturas de años anteriores o posteriores al período no serán consideradas como parte de la liquidación semestral. 6- LIQUIDACIONES EXTRAORDINARIAS Las liquidaciones correspondientes a bono educativo y cualquier otra erogación extraordinaria que realice el Patronato Nacional de la Infancia a favor de la organización para un fin específico, deberá liquidarse en forma separada a la semestral, para la cual deberán aportarse la siguiente documentación: 1- Cuadro de datos generales de la organización 2- Informe de detalle de ingresos 3- Informe de detalle de egresos 4- Copias de facturas 7- OBSERVACIONES GENERALES 7.1 Toda la documentación que conforma la liquidación semestral deberá presentarse con resorte, engrapado, empastado, ampo, folder o cualquier otro mecanismo que proteja la totalidad de los documentos, por lo que no será recibida aquella que sea presentada en hojas sueltas. 7.2 Si la organización al finalizar el año presenta remanentes, estas sumas serán depositadas en la ventanilla de Caja de la Oficina de Tesorería del Patronato Nacional de la Infancia al momento de presentar la liquidación correspondiente al segundo semestre de cada año. (artículo Nº 11 del Manual de Normas y Procedimientos). -12-