Procedimiento Cadena de Custodia. Bosques Cautín S.A. Última Revisión Versión 1 ESTÁNDAR FSC PARA CERTIFICACIÓN DE CADENA DE CUSTODIA

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1 Procedimiento Cadena de Custodia Bosques Cautín S.A. Última Revisión Versión 1 ESTÁNDAR FSC PARA CERTIFICACIÓN DE CADENA DE CUSTODIA FSC-STD (V 2-1) Rudecindo Ortega Temuco

2 Página 2 de 40 I. ALCANCE Y GENERALIDADES 1. OBJETIVO Describir y establecer procesos, metodología, documentación y responsabilidades para garantizar la trazabilidad del flujo de madera certificada, en forma de rollizos, considerando los procesos de producción, almacenamiento, y despacho a destino o clientes en el marco de los requisitos del estándar de cadena de custodia FSC-STD (V2-1; 2011)y FSC-STD , (V2-1) para empresas que suministran y fabrican productos certificados FSC. 2. ALCANCES El Procedimiento Cadena de Custodia (COC) de Bosques Cautín S. A. (BCSA) cubre los aspectos relacionados con las responsabilidades e instrucciones operativas, especialmente en los Puntos Críticos de control de la COC y dirigidas a dar cumplimiento al estándar FSC-STD V 2-1, en las operaciones de producción, almacenamiento, astillado, y venta de productos de madera FSC. Este Procedimiento de COC se aplica al control del flujo de madera desde el momento que se produce hasta su destino o clientes, asegurando custodiar el volumen y calidad certificada FSC del producto. Este Procedimiento de COC establece las responsabilidades e instrucciones para la compra y venta de Material Controlado (CW) FSC, dirigidas a dar cumplimiento al estándar FSC-STD V2-1 y a su política de abastecimiento de madera (ver Anexo 1). Este Procedimiento de COC establece el compromiso de la organización con los valores del FSC y la seguridad y salud ocupacional en la cadena de custodia. 3. REFERENCIAS Ref. 1 FSC-STD (V2-1) Estándar para Certificación de Cadena de Custodia. Ref. 2 FSC-STD (V 2-1) Estándar para la Evaluación por parte de Empresas de Madera controlada FSC. Ref. 3 FSC-PRO (V1-0) Evaluación del compromiso de la organización con los valores del FSC y la salud y seguridad ocupacional en la cadena de custodia Ref. 4 FSC-STD a (V 2-0) FSC Product Classification (Addendum to FSC-STD ). Ref. 5 Ref. 6 FSC-STD (V 1) Estándar para Madera Controlada FSC Aplicable a Empresas de Manejo Forestal. FSC-STD (V1-2).Requisitos para el uso las marcas

3 Página 3 de 40 Ref. 7 Ref. 8 Ref. 9 registradas del FSC. Normas Ambientales y Sociales de Bosques Cautín S.A. Procedimiento de Seguridad y Salud Ocupacional de Bosques Cautín S.A. Procedimiento General de Compra Bosques Cautín S.A. 4. DEFINICIONES Cadena de Custodia (COC) Es el camino seguido por los materiales originales, materiales procesados y los productos terminados desde el bosque al consumidor, incluyendo cada etapa de procesamiento, transformación, manufactura, almacenamiento y transporte, donde el avance hacia la siguiente etapa de la cadena de abastecimiento implica un cambio de propiedad de los materiales o de los productos. Cancha de Acopio de madera Lugar de almacenamiento temporal de madera sin que se produzca ningún proceso o transformación de productos. Categoría del Material Categorías de material virgen o recuperado que, si es un insumo permitido, puede ser usado en grupos de productos FSC: a) Material FSC 100% b) Material FSC Mixto c) Material FSC Reciclado d) Madera Controlada FSC (Controlled Wood FSC) e) Material controlado (Por la propia empresa según FSC-STD (V 2-1)) f) Material recuperado post-consumo g) Material recuperado pre-consumo Declaración FSC Declaración en guías y factura del material Certificado FSC o Madera Controlada FSC, la cual especifica la categoría del material y, para productos FSC Mixto o FSC Reciclado, el porcentaje declarado correspondiente o crédito declarado. Evaluación de Riesgo No Especificado Estimación que se hace para determinar si un distrito de origen o UMF es un área de riesgo no especificado en relación a los siguientes criterios: Madera extraída ilícitamente; Madera extraída en violación de derechos tradicionales y civiles;

4 Página 4 de 40 Madera aprovechada en bosques cuyos altos valores de conservación estén amenazadas por actividades de manejo; Madera aprovechada en bosques que se estén convirtiendo a plantaciones o usos no forestales; Madera de bosques en los que se planten árboles modificados genéticamente. Guía de Recepción o Despacho Documento numerado donde se identifica el producto certificado, controlado o No-FSC, que contiene el lote consignado y que acompaña la carga por lo que se utiliza como documento de traspaso del material certificado, madera controlada o No-FSC. BC = Bosques Cautín S.A. Madera Controlada FSC (CW de sus siglas en inglés) Material originado en bosques o plantaciones no-certificadas FSC, provisto con una declaración de CW por un proveedor, que ha sido evaluado por un Organismo Certificador acreditado FSC en conformidad con los requisitos de Cadena de Custodia FSC y/o Madera Controlada (FSC-STD o FSC-STD ). Material Controlado (CW de sus siglas en inglés) Material originado en bosques o plantaciones no certificadas FSC, de proveedores incluidos en programas de verificación de las organizaciones, certificados por una organización acreditada FSC para verificar el cumplimiento de los requisitos de Cadena de Custodia y/o Madera Controlada FSC (FSC-STD o FSC-STD ). Material Certificado FSC Madera o fibra certificada suministrada por una organización que ha sido evaluada por una entidad certificadora acreditada FSC (Material FSC 100%, FSC Mixto o FSC Reciclado). El material certificado por el FSC puede incluir productos forestales no maderables tal como el corcho. Madera FSC Mixto Madera o fibra virgen relacionada con material certificado por el FSC y controlado FSC, comercializada como FSC-mixto por el titular de un certificado válido del FSC para Cadena de Custodia. Material FSC 100% Madera o fibra virgen originaria de un bosque certificado por el FSC y comercializada como "material FSC 100%" por el titular de un certificado válido del FSC para Cadena de Custodia o de un certificado conjunto de manejo forestal y Cadena de Custodia.

5 Página 5 de 40 Período de declaración FSC Un periodo de tiempo, el cual ha sido especificado por la organización, para cada producto con el propósito de hacer una Declaración FSC especifica. El período de declaración FSC no podrá ser más corto que el período de lote FSC, y no podrá exceder 12 meses. Procedimiento Es una forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso. procedimiento puede estar documentado o no. Un Programa de Prevención de Riesgos El Programa de Prevención de Riesgos, tiene a su cargo las tareas de planificar, organizar, asesorar, ejecutar, supervisar y promover acciones permanentes para evitar accidentes del trabajo y enfermedades profesionales. A través de este programa, se realizan actividades cuyo objetivo general es mejorar las condiciones de seguridad y salud para los funcionarios y empresas contratistas. Proveedor Empresa u operador que suministra un producto o servicio Punto Crítico de Control Los puntos de control crítico son aquellos puntos donde existe un riesgo significativo de que los materiales certificados se mezclen con materiales no certificados, ya sea en condiciones normales o anormales de operación. SCI BC (Sistema Control de la Información BC) Sistema de control de la información de recepción, producción, despacho y ventas de madera y productos de BC. Sistema de Transferencia Un sistema de COC aplicado a nivel de productos, el cual permite que los egresos sean vendidos con una declaración FSC idéntica a la menor categoría FSC del menor ingreso FSC del material de ingreso y, si aplica, la declaración de porcentaje o créditos asociados por volumen de ingreso. Tipo de Producto Una descripción generalizada de los productos egresados, basada en una categorización o sistema de clasificación. Ejemplo de tipos de productos de acuerdo con la clasificación FSC de productos son: rollizos de coníferas, carbón de madera, pulpa química de madera, mueble de jardín, plancho de partículas. Unidad de Manejo Forestal (UMF) Área de manejo forestal claramente definida en sus límites, administrada por una persona natural o jurídica singularizada y con un objetivo definido, de acuerdo con las reglas del arte forestal. Entiéndase la UMF equivalente al predio o fundo.

6 Página 6 de 40 II. PRIMERA PARTE: REQUISITOS GENERALES 1. REQUISITOS DEL SISTEMA DE CALIDAD 1.1. RESPONSABILIDADES La Tabla1. Responsabilidades en la COC, indica las áreas de actividad general asociadas con la COC por y los cargos responsables de éstas. Otros responsables, específicos de Puntos Críticos de Control, son mencionados a lo largo de este procedimiento. Tabla1. Responsabilidades en la COC. ACTIVIDAD Administración global de la COC Uso de las marcas registradas del FSC Revisión de vigencias de certificados FSC del proveedor Capacitación en la COC Sistemas de control de la información de BC (SCI) Canchas de Acopio Control y abastecimiento madera certificada FSC Control Proveedores Certificados y Controlados Control y abastecimiento madera controlada FSC Planes de producción y venta Transporte de Madera Canchas de Acopio Facturación Registro resumen de ingreso y egreso de producto certificado FSC Medidas correctivas Programa Prevención de Riesgos RESPONSABLE Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales Gerente de Operaciones Gerente de Operaciones Gerente de Operaciones Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales Gerente de Operaciones Gerente General Jefe Transporte Gerente de Operaciones Gerente de Administración Gerente de Administración/ Jefe Comercial Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales Jefe de Prevención de Riesgos

7 Página 7 de PROCEDIMIENTOS Los procedimientos e instrucciones de trabajo para implementar el control de la COC, de acuerdo al estándar FSC-STD (V2-1) se encuentran detallados en este documento El Personal que posee responsabilidades generales con la COC FSC se encuentra definido en el punto 1.1. RESPONSABILIDADES de este procedimiento y en otros capítulos del documento, cuando se trata de responsabilidades particulares, así mismo, están contempladas las necesidades de capacitación requeridas para su implementación CAPACITACIÓN El Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales utiliza el programa de capacitación, asociado a los estándares de COC FSC y procedimientos de COC de Bosques Cautín (ver Ref. 1, Ref. 2, Ref. 3), para realizar las capacitaciones programadas. El Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales, responsable del registro Programa de Capacitación, que contiene la agenda anual de capacitación de BCSA, debe coordinar la ejecución de la capitación propuesta anualmente para el control de madera-certificada ingresada, además de coordinar la capacitación que abordará la temática de maderas controladas FSC y el proceso de verificación de estas. El Sub Gerente Ambiental y Social capacita a todo el personal relacionado con la COC de BC, incluido a empresas de servicios forestales y a proveedores al menos una vez por año o al ingreso de proveedor o empresa de servicio nueva (ver registro Capacitación y Anexo 1), de acuerdo a las responsabilidades para ellos establecidas en este procedimiento y otras que son pertinentes a la COC y los estándares de COC identificados en las referencias (ver referencias). Cada vez que llega una persona nueva, y que tiene que ver con los alcances de la COC de BC, ésta es capacitada antes de cumplir un mes de su ingreso. Los contenidos de la capacitación son definidos y se encuentran almacenados por el Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales AUDITORIA INTERNA El Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales deberá realizar al menos una vez en el año una auditoría interna para evaluar el correcto desarrollo de las actividades relacionadas directamente con la cadena de custodia, de esta

8 Página 8 de 40 auditoría se debe generar un informe con los principales hallazgos detectados y las medidas correctivas propuestas, para ello se debe someter este informe a una revisión gerencial REGISTROS La Tabla2. Registros de la COC, detalla los registros diseñados para cubrir los requerimientos establecidos por BC respecto del estándar FSC-STD (Ver Ref., 1) Todos los registros mencionados en la Tabla2. Registros de la COC, se conservan por un plazo mínimo de 5 años.

9 Página 9 de 40 Tabla2. Registros de la COC. REGISTRO INVENTARIO DE PRE- COSECHA CARTOLA DE PRODUCCIÓN GUIA RECEPCIÓN CANCHA O CLIENTE GUÍA/FACTUR A DESPACHO BOSQUES CAUTIN O PROVEEDOR MADERA SC Producción y Transporte LAY-OUT CANCHA INTERNA Forma indexación Fecha Origen/Fecha Fecha Fecha Fecha/N Guía Fecha Fecha Medio almacenamiento Lugar almacenamiento Carpeta o electrónico Of. Administración Carpeta o electrónico Of. Administración Carpeta o electrónico Of. Administración Carpeta o electrónico Of. Administración Carpeta o electrónico Oficina Administración Carpeta Cancha CONTROL STOCK EN CANCHA Carpeta Cancha Tiempo retención 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años Responsable almacenamiento disposición y Gerente Operaciones Gerente Operaciones Jefe Cancha Administración Jefe Transporte Jefe Cancha Jefe Cancha

10 Página 10 de 40 Tabla2. Continuación. REGISTRO PROGRAMA CAPACITACION INGRESO Y EGRESO DE PRODUCTOS CERTIFICADOS FSC Forma indexación Fecha Fecha Fecha Medio almacenamiento Carpeta o electrónico Carpeta o electrónico ORDEN TRABAJO SEMESTRAL DE ROLLIZOS FSC Y CW Carpeta o electrónico Lugar almacenamiento Of. Administración Of. Administración Of. Administración Tiempo retención 5 años 5 años 5 años Responsable almacenamiento disposición y Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales Jefe Comercial

11 Página 11 de 40 Tabla2. Continuación. REGISTRO AUTORIZA USO LOGO O ETIQUETA FSC INFORME MONITOREO FORESTAL, AMBIENTAL Y SOCIAL CAPACITACIÓN LISTA DE PROVEEDORES CERTIFICADOS Y CONTROLADOS Forma indexación Fecha Fecha Fecha Fecha Medio almacenamiento Lugar almacenamiento Carpeta o electrónico Carpeta o electrónico Carpeta o electrónico Electrónico Medio Ambiente Medio Ambiente Medio Ambiente Medio Ambiente Tiempo retención 5 años 5 años 5 años 5 años Responsable almacenamiento y disposición Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales

12 Página 12 de ALCANCE DEL SISTEMA DE CADENA DE CUSTODIA La Tabla 3 detalla la Lista de Productos FSC comercializados por BC, considerados en el alcance de este procedimiento, de acuerdo a la nomenclatura definida en el FSC-STD a de especificación del producto (ver Ref 4). El Sistemas de Declaración FSC (ver Ref. 1) utilizado en los productos es el Sistema de Transferencia para la venta de material FSC 100%, Madera Controlada FSC (CW). Es responsabilidad del Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales mantener actualizada la Lista de Productos FSC de BC de tenerla disponible al público. Tabla 3. Lista de Productos FSC y CW Comercializados por Industrial Bosques Cautín S.A. Categoría del Material de Ingreso FSC 100% Controlado (CW) FSC Tipo de Producto W 1.1 Rollizos de Eucalyptus Especie (Terminología) Eucalyptus globulus Grupo de Producto (Categoría) FSC 100% FSC Controlled Wood Sistema de Control Utilizado en la Declaración FSC Sistema de Transferencia FSC 100% Controlado (CW) FSC W 1.1 Rollizos de Eucalyptus Eucalyptus nitens FSC 100% FSC Controlled Wood Sistema de Transferencia FSC 100% Controlado (CW) FSC W 1.1 Rollizos de Pino Pinus radiata FSC100% FSC Controlled Wood Sistema de Transferencia La Tabla 4. Sitios y Actividades en la Gestión de Productos Certificados, específica para cada grupo de producto los sitios involucrados en su gestión, almacenamiento y venta Tabla 4. Sitios y Actividades en la Gestión de Productos Certificados. Sitio Actividad Oficinas centrales Bosques Cautín S.A. Producción y despacho rollizos de bosques propios certificados FSC Oficinas centrales Bosques Cautín S.A. Compra de productos certificados y controlados FSC Oficinas centrales Bosques Cautín S.A. Venta de productos certificados y controlados FSC Oficinas centrales Bosques Cautín S.A. Almacenamiento en canchas propias de productos certificados y controlados FSC Oficinas centrales Bosques Cautín S.A. Documentos de despacho y venta. y canchas respectivas de almacenamiento

13 Página 13 de TERCERIZACIÓN Bosques Cautín S.A. no posee actividades tercerizadas asociadas con los productos incluidos en la Tabla 1. Lista de Productos FSC Comercializados por Bosques Cautín S.A. 3. ABASTECIMIENTO DEL MATERIAL 3.1. ESPECIFICACIONES PARA LOS INGRESOS DE MATERIAL Bosques Cautín S.A., adquiere madera o material certificado FSC y CW del tipo rollizos. La Tabla 5 indica las categorías FSC, tipos de producto y especies del material de ingreso (ver Ref. 1, Ref. 3 y Ref.6). Tabla 5. Material de Ingreso a la COC. Categoría del Material de Ingreso FSC 100% FSC Controlled Wood FSC 100% FSC Controlled Wood Tipo de Producto W 1.1 Rollizos de Eucalipto W 1.1. Rollizos de Pino Especie Eucalyptus globulus, Eucalyptus nitens Pinus radiata 3.2. Validación del Proveedor En el registro Lista de Proveedores Certificados y Controlados FSC (ver registros y Anexo 2) el Jefe de Cancha dispone de un listado permanentemente y actualizado de todos los proveedores que entregan material certificado o controlado FSC, incluyendo: Nombre del proveedor El código de COC o de FM/COC FSC o de CW del proveedor Tipo de producto provisto (madera en rollizos) y número de materia prima (por ejemplo 0312); Especie; Categoría de producto provisto (FSC 100%, FSC-mixto, CW); Fecha última revisión vigencia del certificado FSC o de CW del proveedor El Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales solicita una copia de los certificados FSC de los proveedores, de modo de verificar el alcance de éste, respecto a los sitios y productos certificados autorizados de comercializar.

14 Página 14 de 40 La madera controlada FSC adquirida proviene de empresas certificadas en el estándar FSC-STD y/o FSC-STD (ver Ref. 2 y Ref. 5). El Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales verifica la validez y alcance de los certificados de COC y CW del proveedor para madera FSC 100%, FSC Mixto y o Madera Controlada FSC al menos una vez cada seis meses, revisando la información desde el sitio web del FSC ( El Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales evidencia la verificación en la Lista de Proveedores Certificados y Controlados FSC (ver registros y Anexo 2) COMPRA DE MATERIAL NO CERTIFICADO FSC PROVISIONES DE MATERIAL CONTROLADO FSC DE PROVEEDORES CERTIFICADOS POR EL FSC BC en su compromiso con el buen manejo forestal ha hecho suya la Política de Abastecimiento de Madera de Bosques Cautín S.A., (ver Anexo 3). BC, a través de su Gerente Comercial, adquiere madera controlada FSC (CW), identificada como tal en la documentación de transporte y venta, proveniente de: Proveedores de bosques certificados en el FSC-STD ; Proveedores certificados en COC y en el FSC-STD (V2-1) ES, que los autoriza a comercializar Madera Controlada FSC MATERIAL NO CONTROLADO FSC BC a través de su Sub Gerente de Producción, compra madera No-certificada FSC en el mercado, la cual es mantenida físicamente segregada y no es mezclada con material FSC y/o FSC Controlled Wood. La madera No-certificada adquirida es utilizada en la venta de madera no certificada. 4. RECEPCIÓN DE MATERIAL Y ALMACENAMIENTO 4.1. IDENTIFICACION DE LOS INGRESOS EL Gerente Comercial verifica la información de la Guía o Factura del proveedor o de Bosques Cautín (es decir bosques propios) de toda la madera certificada y controlada FSC ingresada a la COC de Bosques Cautín para asegurarse que: La madera provista en cantidad y calidad corresponde con lo declarado en la documentación; La categoría del material, y si corresponde su % o crédito declarado, está declarado para el producto provisto;

15 Página 15 de 40 El código de COC o de CW del proveedor está especificado para el material provisto con declaración FSC INVENTARIO DE PRE-COSECHA Para estimar la cantidad de madera propia certificada FSC a producir por cada especie, predio y rodal, la subgerencia de producción estima a través de un Inventario de Pre-Cosecha el volumen disponible. La información del inventario queda registrada en el inventario de pre-cosecha para cada predio (ver registro Inventario Pre-Cosecha) CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Los volúmenes producidos en los predios son controlados por el Jefe de Operaciones y registrados en la Cartola de Producción (ver registro), a través de inventarios mensuales con información que identifica el predio, si es madera certificada FSC, el tipo de producto con su especie y el volumen. La información se registra a través de formatos electrónicos, que se complementan con la información proveniente de recepción de clientes y transferencias internas. Toda la información antes descrita alimenta al menos una vez por mes el Sistema de Control de Producción y Despacho (SCP) de Bosques Cautín. La información del registro permite controlar los volúmenes de madera certificada producida por Bosques Cautín. Si la Subgerencia de Producción detecta desviaciones en la información o Guías de Recepción o Guías de Despacho y la ingresada en SCP define e implementa medidas correctivas utilizando el Informe de Monitoreo Forestal, Ambiental y Social (Anexo 3), enviando copia de éste al Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales para su registro RECEPCIÓN EN CANCHAS DE ACOPIO INTERNAS (Transferencias Internas) La madera despachada desde bosques propios o de bosques comprados a terceros es recepcionada en las Canchas de Acopio Internas por personal de Bosques Cautín. El recepcionista mide el camión y realiza la recepción en un recuadro en la misma Guía de Despacho (ver registro Guía Despacho/Factura Bosques Cautín o Proveedor), además, manteniendo el número, registra en el Control de Stock en Cancha (ver Registro) lo siguiente: N o de Guía de Recepción (idéntico del número en la Guía de Despacho y representa el lote de producto), Número COC o CW, Producto y especie, Volumen recepcionado, Categoría del material: FSC 100%, FSC-Mixto, FSC Controlled Wood (CW).

16 Página 16 de 40 La madera que no está claramente identificada como FSC 100% o CW es recepcionada como madera No-certificada y mantenida separada. El recepcionista reconoce el volumen de la recepción como el válido. De detectarse desviaciones el recepcionista informa al coordinador operativo, quien propone medidas correctivas, utilizando para ello el Informe de Monitoreo Forestal, Ambiental y Social (Anexo 3) y del cual se envía copia al Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales para su registro. Las canchas de acopio internas se encuentran sectorizadas y demarcados los acopios de madera para diferenciar las especies y garantizar que no se mezclen la madera FSC 100% o CW de la madera No-certificada (ver Registro Lay-out Cancha Acopio Interna). El Recepcionista es el responsable de la correcta disposición de la madera en la cancha, teniendo presente la especie, producto y el no mezclar madera FSC 100% o CW y la madera No-certificada. El Recepcionista aporta periódicamente al SCP (ver registro) los volúmenes que ingresan indicando, entre otros antecedentes, los orígenes, volúmenes y si la madera es FSC 100% o CW. Esta información se transmite vía remota a través de un capturador de datos. Además, semanalmente envía las Guías de Despacho con la información de recepción a la Cancha Interna a la oficina central para su validación final y registro (ver registro Guía Despacho/Factura Bosques Cautín o Proveedor y Control Stock en Cancha). La madera recepcionada representa al producto ingresado a la COC y se asocia con la lista de productos FSC vendidos por la COC de Bosques Cautín (ver registro Ingreso y Egreso de Material Certificado FSC y Anexo 2). Este registro está definido dentro del SCP y se completa con la información anterior. El Subgerente de Producción de detectar desviaciones en la información registrada en las guías y en el control de stock en cancha define e implementa acciones correctivas, utilizando el Informe de Monitoreo Forestal, Ambiental y Social (Anexo 03), enviando copia de éste al Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales para su registro CONTROL STOCK DE CANCHAS Mensualmente, el último día del mes, a modo de auditoría y control interno, se efectúan inventarios de todos los predios y canchas en donde Bosques Cautín tiene operaciones (ver registro Control Stock en Cancha). Esta actividad la realiza personal de la Gerencia Forestal diferente a los despachadores habituales. La captura de la información se realiza con capturadores de datos y la información pasa directamente al SCP. La información recolectada para los efectos de la COC es:

17 Página 17 de 40 Producto y especie Volumen en cancha La categoría del material: FSC 100% o CW De detectarse diferencias que no sean adjudicables a simples diferencias de medición entre el control de stock llevado por el recepcionista de cancha y las mediciones de inventarios mensuales, se realiza una investigación para definir medidas correctivas adecuadas. Esta tarea está a cargo del Sub gerente de Producción y para ello se utiliza el Informe de Monitoreo Forestal, Ambiental y Social (Anexo 3), enviando copia de éste al Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales para su registro RECEPCIÓN EN DESTINO FINAL La madera despachada desde los predios de Bosques Cautín o canchas de acopio o de proceso es recepcionada por el cliente final. En estos puntos el cliente emite una Guía Recepción Cancha o Cliente (ver registro) con la que se materializa la venta del producto. La información (digital) entregada por el destinatario es incorporada al SCP periódicamente dependiendo del volumen entregado, comúnmente una vez por semana, pero siempre dentro del mes. La información digital registra: N o de Guía de Despacho Bosques Cautín y Recepción del cliente Fecha Especie Producto (largo, condición con o sin corteza) Volumen y peso La información del tipo de certificación FSC o CW del producto queda reconocida por Bosques Cautín en la Guía/Factura de Bosques Cautín o Proveedor (ver registro). La madera producida en bosque, despachada y de compra y registrada en el SCP es ingresada al informe Ingreso y Egreso de Material Certificado FSC (ver registros). Si la Gerencia Comercial detecta desviaciones en volúmenes o inconsistencias en la información contenida en las guías de despacho o recepción se implementa medidas correctivas utilizando el Informe de Monitoreo Forestal, Ambiental y Social (Anexo 3), enviando copia de éste al Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales para su registro.

18 Página 18 de CONTROL DE VOLUMEN 5.1. FACTORES DE CONVERSION Bosques Cautín S.A. no hace transformación de productos, ya que comercializa rollizos certificados o CW FSC, los cuales puede acopiar en bosque, en cancha de acopio interna o ser vendidos directamente a cliente. Bosques Cautín registra mensualmente en el SCP el volumen de rollizos FSC y CW, por especie, ingresados a cada cancha interna BALANCES DE MATERIAL Bosques Cautín S.A, mantiene actualizada permanentemente en el sistema SCP la información de contabilidad de cada categoría y tipo de producto FSC generado y vendido. La información es actualizada al menos mensualmente, existiendo un cierra mensual, de acuerdo con el período de declaración u orden de trabajo especificado. El SCP considera: Para Insumos Cantidad en volumen o peso; Categoría y tipo de insumo; Porcentaje o crédito declarado, si corresponde; Factura de referencia Para Productos Cantidad en volumen o peso; Categoría declarada (FSC Mixto, Controlado FSC y FSC 100%) La información para identificar el producto en las facturas o guías; El período de declaración correspondiente al producto. Factura de referencia. Además el Gerente de Administración prepara resúmenes anuales con la cantidad de insumos y productos (por categoría y tipo) recibidos, utilizados y vendidos, considerando: Insumos recibidos; Insumos utilizados en la producción; Insumos en stock; Productos en stock; Productos vendidos. El Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales hace disponible al cuerpo certificador, cada vez que éste lo requiera, el registro Ingreso y Egreso de Material Certificado FSC (ver Anexo 2) de cada Planta o Sitio.

19 Página 19 de DETERMINACIÓN DE LA DECLARACIÓN FSC EN EL PRODUCTO Bosques Cautín S.A. utiliza para sus productos Rollizos FSC y CW tanto el Sistema de Transferencia. El Gerente General, de acuerdo a necesidades comerciales, define los planes de procesamiento y venta de rollizos FSC y CW, de modo que el Gerente Comercial establezca, posteriormente, ordenes de trabajo de producto FSC 100% o CW (ver registro Orden Trabajo Semestral de Rollizos FSC y CW). El Jefe Comercial de Bosques Cautín gestiona el procesamiento de la orden de trabajo de producto FSC 100% o CW, para responder a las necesidades comerciales definidas por el Gerente General. La definición y control de la cantidad de rollizos FSC y/o CW ingresados mensualmente a la cancha se hace en base a órdenes de trabajo semestrales que emite el Gerente Comercial (ver registro Orden Trabajo Semestral de Rollizos FSC y CW). 6. VENTAS Y DESPACHO 6.1. IDENTIFICACION DE LOS PRODUCTOS DESPACHADOS O VENDIDOS CON DECLARACION FSC Todos los productos despachados o vendidos provenientes de Bosques Propios de Bosques Cautín van con su correspondiente documentación de transporte (la Guía de Despacho) o venta (la Factura Bosques Cautín), documentación que queda registrada a través del registro Guía Despacho/Factura Bosques Cautín o Proveedor o del registro Factura Bosques Cautín. Todos los productos despachados o vendidos con declaración FSC o CW provenientes de Bosques Cautín incluyen la siguiente información en la Guía de Despacho o Factura de Bosques Cautín (ver registros): Nombre y detalles de contacto de Bosques Cautín S.A.; Nombre y dirección del cliente o destino; Fecha de emisión del documento; Origen y destino de la madera; Descripción del producto, incluida la especie; Cantidad de Volumen (MR, M3) del producto despachado o vendido; Número COC o de FSC Controlled Wood (madera controlada) de Bosques Cautín S.A. (SGS-COC o SGS-CW ); Patente del camión Declaración FSC del producto si corresponde, de la siguiente forma: i. FSC 100% para madera FSC pura;

20 Página 20 de 40 ii. FSC Controlled Wood (Madera Controlada FSC) para productos de madera controlada FSC o FSC mixtos que no son vendidos como certificados FSC. La Factura de Bosques Cautín, vincula la documentación de despacho o transporte de los productos recibidos por el cliente con la de venta a través del Servicio de Impuestos Internos que almacena electrónicamente los números de Guía de Despacho de la carga recibida por el cliente DESPACHO O VENTA DE MADERA CONTROLADA FSC La madera controlada FSC o CW despachada o vendida por Bosques Cautín S.A. cumple con lo especificado en el FSC-STD (Ref. 5), de acuerdo a lo detallado en el Procedimiento Madera Controlada Bosques Cautín S.A. (Ref. 10) DESPACHO O VENTA DE MADERA PROVENIENTE DE BOSQUES La madera en rollizos, notificada anteriormente a orilla de camino, es cargada sobre camión y medido su volumen por Despachador Bosques Cautín, quien a su vez remite la información hacia el SCP diariamente. El Despachador a través del capturador emite Guía de Despacho numerada de Bosques Cautín (ver registro Guía/Factura Despacho Bosques Cautín o Proveedor Madera), la cual detalla la información de COC definida en el punto 6.1. IDENTIFICACION DE LOS PRODUCTOS DESPACHADOS y VENDIDOS CON DECLARACION FSC. El camión es despachado a destino, pudiendo ser este, una cancha de acopio o directamente el cliente final quedando el lote del producto transportado identificado por el número de la guía de despacho DESPACHO O VENTA DE MADERA CANCHAS DE ACOPIO INTERNAS La madera proveniente de canchas de acopio internas es despachada con su documentación (la Guía de Despacho) de transporte, emitida por el Despachador. El Despachador aporta al menos una vez al mes, al SCP, los volúmenes que salen indicando, entre otros antecedentes, los destinos, volúmenes y si la madera es FSC 100% o FSC Controlled Wood (CW). Esta información se transmite vía remota, a través de un capturador de datos. Semanalmente se envía las Guías de Despacho (ver registro Guía/Factura Despacho Bosques Cautín o Proveedor Madera) a la oficina central para su validación final. El Despachador registra además las salidas de madera en la Control Stock en Cancha (ver registro).

21 Página 21 de MEDIO AMBIENTE, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 7.1. NORMAS DE SALUD Y SEGURIDAD Bosques Cautín S.A. ha suscrito FSC-PRO (V 1-0) Evaluación del compromiso de la organización con los valores del FSC y la salud y seguridad ocupacional en la cadena de custodia, el que incorpora el compromiso de la organización con los valores FSC y la salud y seguridad ocupacional. El Jefe de Prevención de Riesgos establece en conjunto con las áreas involucradas las normas de salud y seguridad a cumplir en los lugares de operación de la COC (ver Ref. 8), es decir, BC utiliza las normas ambientales y sociales que le son aplicables, siendo responsabilidad de todos los empleados de BC velar y monitorear que las normas se cumplan MEDIDAS CORRECTIVAS El Sub Gerente de Asuntos Ambientales y Sociales, a través de los proceso de auditoría y monitoreo externos e internos (ver registro Informe de Monitoreo Forestal, Ambiental y Social) se informa de la necesidad de definir e implementar medidas correctivas respecto al no cumplimiento de la COC, la capacitación, de las normas de salud y seguridad y respecto del uso del logo y de la marca registrada FSC. En la definición del alcance de las medidas correctivas el Sub Gerente de Asuntos Ambientales y Sociales considera los requisitos establecidos en el estándar de COC del FSC (Ref.1), en este procedimiento y en las Normas de Ambientales y Sociales de Bosques Cautín (Ref.8). El Sub Gerente de Asuntos Sociales y Ambientales almacena copia del registro Informe de Monitoreo Forestal, Ambiental y Social utilizado por las áreas para implementar medidas correctivas a las desviaciones detectadas en la aplicación a la COC de Bosques Cautín.

22 Página 22 de 40 ANEXOS Anexo 1: Formato Registro Capacitación Anexo 2: Lista de Proveedores Certificados y Controlados FSC Anexo 3: Política Abastecimiento Industrial Bosques Cautín S.A. Anexo 4: Informe de Monitoreo Forestal, Ambiental y Social Anexo 5: Ingreso y Egreso de Material Certificado FSC Anexo 6: Instructivo Productos No Conforme Anexo 7: Instructivo de Atención del Reclamo Anexo 8: Instructivo Uso del Logo FSC

23 Página 23 de 40 ANEXO 1 REGISTRO DE CAPACITACION Nombre capacitación: Fecha : Lugar: N o hrs. Duración: Área o Gerencia relacionada: Temas Tratados: 1 Nombre Participante RUT Empresa Firma Nombre relator: Firma relator: Original: Sub Gerente de Asuntos Ambientales y Sociales Copia: Área o Gerencia Relacionada

24 Página 24 de 40 ANEXO 2 LISTA DE PROVEEDORES CERTIFICADOS Y CONTROLADOS FSC No Nombre Proveedor Código Certificado FSC Tipo y Número del Producto Especie Categoría del Producto Fecha Ultima Revisión Vigencia del Certificado FSC (

25 Página 25 de 40 ANEXO 3

26 Página 26 de 40 ANEXO 4 INFORME DE MONITOREO FORESTAL, AMBIENTAL Y SOCIAL

27 Página 27 de 40 ANEXO 5 INGRESO Y EGRESO DE MATERIAL CERTIFICADO FSC INGRESO Y EGRESO DE PRODUCTOS CERTIFICADOS FSC POR ESPECIE BC Indicar Periodo del Informe Productos Ingresados y en Inventario Planta Inventario en Planta Madera Ingresada (compra) Producto FSC-100% Madera Controlada FSC-Mixto Créditos Unidad de Medida Producto Rollizos MR Nº Factura Compra/Venta NA porque saldo de canchas Rollizos Eglobulus MR SCI BC Fecha emisión Fecha de Compra o Inventario FECHA TOMA INV Producción en el Período Producto FSC-100% Controlado Unidad de Medida Rollizos 0 0 MR Venta Factor Conversión Producto FSC-100% Controlado FSC Mixto Unidad de Crédito Medida Factura Rollizos MR SCI BC Sistema de Declaración Transferencias Créditos Créditos MR Rollizos Saldo del Período FSC-100% Controlado FSC Mixto Crédito Unidad de Medida MR 1,00

28 Página 28 de 40 ANEXO 6 INSTRUCTIVO PRODUCTOS NO CONFORME 1. OBJETIVO. Asegurar el correcto manejo de los productos no conformes. 2. ALCANCE. Este instructivo es aplicable para todo producto no conforme que se presente en la cadena de custodia FSC TM de BC. 3. RESPONSABILIDAD. La responsabilidad ejecutiva de este instructivo será del administrador de la cadena de custodia FSC de BC. 4. DEFINICIONES. Definición de productos no conformes: producto o material etiquetado con la marca FSC o registrado o vendido con declaración FSC, para el que una organización no es capaz de demostrar que cumple con los requerimientos de elegibilidad de FSC para hacer declaraciones y/o para el uso de productos etiquetados FSC. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. En el caso de que se descubran productos no conformes en las instalaciones de almacenamiento o producción, se llevarán a cabo las siguientes acciones: Eliminar inmediatamente cualquier declaración FSC sobre el producto. Registrar los productos como no certificados. Detener inmediatamente cualquier venta de productos no conformes que tengan declaraciones FSC. En el caso de que productos no conformes hayan sido vendidos con una declaración FSC, se llevarán a cabo las siguientes acciones:

29 Página 29 de Identificar los clientes relevantes, avisarles por escrito dentro de los tres días hábiles siguientes a la identificación del producto no conforme, y mantener registros de esta comunicación. 2. Notificar a la entidad de certificación FSC sobre esta acción. Una vez que las acciones inmediatas hayan sido tomadas como se describe anteriormente, se llevarán a cabo las siguientes acciones: Identificar las causas de la aparición de los productos no conformes. Tomar acciones apropiadas para prevenir que vuelva a pasar. Informar a la entidad de certificación FSC SGS de las acciones correctivas y preventivas que se tomen. 29

30 Página 30 de 40 ANEXO 7 INSTRUCTIVO DE ATENCION DEL RECLAMO 1. OBJETIVO. Este instructivo tiene como objetivo, normar los procedimientos necesarios para que BC se haga responsable de las reclamaciones de proveedores, clientes u otras partes interesadas en la Cadena de Custodia FSC. 2. ALCANCE. Este instructivo es aplicable para cualquier tipo de reclamo referente a la cadena de custodia FSC de la Empresa. 3. RESPONSABILIDAD. La responsabilidad ejecutiva de este instructivo será del administrador de la cadena de custodia. 4. DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO. BC una vez recibida la reclamación, deberá realizar: a) Emitir al denunciante un acuse de recibo de la reclamación, para ello deberán tener publicado un formulario de reclamos. b) Recopilar y verificar toda la información necesaria para evaluar y validar la reclamación, así como tomar una decisión al respecto. c) Comunicar de manera formal al denunciante la decisión tomada respecto a su reclamación y sobre el proceso de gestión de la misma. d) Asegurar que se tomen las medidas correctoras y preventivas apropiadas. Tiempo estimado para respuesta del reclamo 2 semanas Para el tratamiento de reclamos, investigación y toma de acciones se deberá realizar dentro de un periodo de dos meses de recibido el reclamo. 30

31 Página 31 de FORMULARIO DE RECLAMOS. BOSQUES CAUTÍN S.A. Fecha Reclamo: IDENTIFICACIÓN SOLICITANTE Nombre o Razón Social Rut Dirección Comuna Teléfono DESCRIPCIÓN SOLICITUD RESPUESTA BC. 31

32 Página 32 de 40 ANEXO 8 INSTRUCTIVO USO DEL LOGO FSC. 1. OBJETIVO Este instructivo tiene como objetivo describir las reglas de uso de las etiquetas y logos FSC, basado en el documento FSC-STD (V1-2) Requisitos para el uso de las marcas registradas del FSC por parte de titulares de certificados. 2. ALCANCE Este instructivo debe ser cumplido en su totalidad por el área: Gerencia 3. RESPONSABILIDADES El Gerente General junto al administrador de la cadena de custodia será responsable de velar por la protección de los derechos de propiedad del logo FSC, asegurando la transparencia y credibilidad en la comunicación de las declaraciones relativas a la certificación FSC, con el propósito de evitar cualquier malentendido o error de interpretación en los mensajes emitidos por esta organización. 4. DEFINICIONES Producto FSC 100%: Es un producto que se elabora con madera o fibra que procede en su totalidad de bosques bien gestionados, certificados de acuerdo a los principios y criterios del FSC. Producto FSC Mixto: Se elabora con una mezcla de fibras de bosques certificados por FSC, de fuentes controladas y/o material reciclado. Producto FSC Reciclado: Se elabora con un contenido del 85% de material reciclado. Aunque este tipo de producto no contiene madera ni fibra FSC, se considera que el uso del material reciclado contribuye al uso responsable de los bosques. 32

33 Página 33 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 Reglas básicas para el uso de las marcas FSC - El FSC es propietario de tres marcas registradas: el FSC marca de verificación y el árbol del logotipo, las iníciales FSC y el nombre del Forest Stewarship Council, por lo antes mencionado cada vez que se utilice por primera vez se le acompañará del superíndice " ". - Con el fin de usar las marcas registradas del FSC, la organización ha firmado el acuerdo de licencia de las marcas FSC y mantiene un certificado válido. - Las marcas FSC no deberán ser usadas en una forma que podría causar confusión, interpretación errónea o la pérdida de credibilidad para el sistema de certificación FSC. - Las marcas registradas del FSC no se utilizarán de una manera que implica que el FSC respalda, participa o es responsable de las actividades realizadas por la empresa, fuera del alcance de la certificación. - El uso de las marcas registradas FSC no se interpretará como que el FSC es el responsable de la producción de los productos, documentos o materiales promocionales. - Las marcas registradas del FSC no se utilizarán para promover aspectos de la calidad del producto, cubiertos por la certificación FSC. - El nombre de Forest Stewardship Council no se traducirá. Etiquetas del FSC y las declaraciones de promoción se podrán ser traducidas a otros idiomas comos sea necesario. - Al utilizar la sigla FSC, la frase Forest Stewardship Council o el logo del árbol del logotipo se debe de agregar ya que Chile cuenta con el registro de esta marca. Nuevas traducciones pueden ser solicitadas o enviadas para su aprobación a través del organismo de certificación FSC. 33

34 Página 34 de 40 - Serán producidos conforme a las medidas, colores y demás especificaciones establecidas en el estándar FSC-STD (V1-2) Requisitos para el uso de las marcas registradas del FSC por parte de titulares de certificados. 5.2 Utilización de etiquetas sobre productos - La etiqueta deberá especificar el tipo de producto certificado cuando el producto final o su contenido incluye material certificado. - Las etiquetas FSC deben ser claramente visibles en el producto, su envase o ambos. - La etiqueta FSC no deberá ser utilizada para hacer reclamo parcial sobre un producto. - Cuando las marcas registradas del FSC se utilizan como una etiqueta del producto, las marcas de otros sistemas de certificación forestal no se utilizarán en el mismo producto. 5.3 Utilización del logo fuera del producto Las organizaciones pueden usar las marcas registradas del FSC para promover sus productos certificados FSC en folletos, páginas Web, documentos de venta y otros materiales promocionales. Los siguientes elementos deberán ser utilizados en el panel de promoción: - Logo del FSC - Código de licencia de la marca registrada FSC - Declaración promocional la marca del manejo responsable o de otra índole aprobada por el FSC. - Declaración sitio Web FSC Cualquier uso de las etiquetas y logos FSC deben ser autorizadas por la entidad certificadora previo a su uso. 34

35 Página 35 de Etiquetas de acuerdo al tipo de producto ETIQUETA Etiqueta FSC 100% DESCRIPCIÓN Se elabora con madera o fibra que procede en su totalidad de bosques bien gestionados, certificados de acuerdo a los principios y criterios del FSC. Esta etiqueta sólo se utiliza para grupos de productos FSC 100%. Etiqueta FSC Mixto Se elabora con una mezcla de fibras de bosques certificados por FSC, de fuentes controladas y/o material reciclado. La etiqueta Mixta sólo se utiliza para una declaración FSC de porcentaje mixto de al menos el 70% de materia prima FSC, o grupos de productos FSC Mixto bajo una declaración FSC de créditos. Etiqueta FSC Reciclado Esta etiqueta FSC reciclado es utilizada para las declaraciones FSC con un porcentaje de reciclado de al menos el 85% o grupos de productos reciclados bajo una declaración FSC de créditos. Para ver otros modelos y tamaños de etiquetas, revisar el estándar codificado FSC-STD (V1-2) Requisitos para el uso de las marcas registradas del FSC por parte de titulares de certificados 35

36 Página 36 de Logo Promocional FSC 5.6 Ejemplo de utilización incorrecta del logo y etiqueta FSC 36

37 Página 37 de Generador de Logos y Etiquetas FSC. Ingresar Nombre de Usuario y Contraseña Luego de ingresar clave y nombre de usuario la primera vez, solicitará cambiar la contraseña. 37

38 Página 38 de 40 Opción para generar etiqueta sobre producto (FSC100%, FSC Mixto, FSC Reciclado) Opción para generar Logo promocional, solo para fines de marketing. 38

39 Página 39 de 40 Seleccionar las opciones en español y el tipo de etiqueta necesario para la categoría del producto FSC 100%, FSC Mixto, FSC Reciclado. 39

40 Página 40 de 40 Seleccionar siempre para el uso nacional la opción, y elegir color de la etiqueta (son los colores por defecto, cualquier modificación de color siempre deber ser solicitado a una aprobación), luego seleccionar vista previa. Descargar la etiqueta en el formato que se requiera y aplicar en el diseño, luego enviar aprobación. 40