PROCEDIMIENTO CADENA DE CUSTODIA. Compañía Agrícola y Forestal El Álamo Ltda.

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO CADENA DE CUSTODIA Compañía Agrícola y Forestal El Álamo Ltda. 2013

2 FECHA Agosto 2013 ELABORADO: MONITOR DE CERTIFICACION CADENA DE CUSTODIA APROBADO: GERENCIA FORESTAL CODIGO OP-121 REV N 2 PAGINAS OBJETIVO Este procedimiento describe las actividades de gestión, control y venta de la madera certificada producida por Compañía Agrícola y Forestal El Álamo Ltda, consistente en trozas de Álamos (Populus sp.) la cual considera el proceso de la mensura, Trimbraje de Guías, despacho, traslado, Venta a clientes en la puerta de bosque y emisión de facturas, bajo el estándar de Rainforest Alliance para Cadena de Custodia en Organizaciones de Manejo Forestal (RA-FM-35 / Feb 2012) Este procedimiento es aplicable a todas nuestros procesos que involucran la Cadena de Custodia realizado con madera en trozas provenientes de nuestras plantaciones forestales y la incorporación futura de nuevos productos provenientes del Bosque los que serán comunicados con la debida anticipación a nuestra certificadora para su incorporación. Este procedimiento contempla el Control mediante un sistema de trazabilidad adecuado, el cumplimiento del estándar FM-35 de Cadena de Custodia, para CAF El Álamo Ltda., Organización de Manejo Forestal (OMF) certificada FSC TM, la cual vende (trozas de álamo). 2. ALCANCE Este estándar es aplicable para las Organizaciones de Manejo Forestal (OMF) certificadas FSC TM por RainForest Alliance, que solamente estén vendiendo madera en pie, tocones, trozas, viruta y/o productos forestales no maderables (PFNMs) producidos dentro de la unidad de manejo Forestal (UMF) cubierta por el alcance del certificado. Como es el caso de CAF El Álamo Ltda. Quien tiene vigente su certificado de manejo forestal hasta marzo de 2018

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4 3. AMBITO DE APLICACIÓN El procedimiento se debe realizar en cada oportunidad que se realice venta de madera certificada por parte de CAF El Álamo Ltda. Código de Documento RA: FM-35 Fecha de valides del estándar: Este estándar es válido desde el 19 de Abril de 2012 Referencias: FSC-STD FSC-STD FSC-STD Informes de Certificación Forestal FSC TM Estándar FSC TM para Certificación de Cadena de Custodia Requerimientos para el uso de marcas registradas FSC TM por titulares de certificados. 4. TERMINOS Y DEFINICIONES CoC: Cadena de Custodia Operación a pequeña escala: < a ha (como CAF El Alamo Ltda.) OMF: UMF: Organización de Manejo Forestal Unidad de Manejo Forestal FSC TM : Forest Stewardship Council (Consejo de Manejo Forestal) PFNM: Producto Forestal no maderables RA: Rainforest Alliance (Alianza para Bosques) Alcance: El alcance del certificado de Cadena de Custodia describe los emplazamientos de la organización, los grupos de producto y las actividades que se incluyen en la evaluación por parte de una entidad de certificación acreditada FSC TM, junto a los estándares de certificación con los que han sido auditados.

5 Cadena de Custodia (CoC): El camino que siguen las materias primas, desde el bosque hasta el consumidor, incluyendo todas aquellas etapas en las que el paso al siguiente eslabón de la cadena implique un cambio de propiedad. CAF: Compañía Agrícola y Forestal El Álamo Ltda. (La Empresa) Cancha de Acopio: Lugar de Almacenamiento temporal de Trozas o Rollizos Categoría de material: Categorías de material virgen que pueden usarse en los grupos de producto FSC TM, CAF El Álamo Ltda. solo produce Material FSC 100% Declaración FSC TM : Declaración en Boleta o Factura de madera certificada FSC, la cual especifica la categoría del Material, que en el caso de la empresa corresponde a FSC 100% Documentos de venta: Instrumento comercial físico o electrónico emitido por un vendedor a un comprador. Se puede llamar también factura, nota de venta o contrato de venta, identifica a ambas partes de la transacción y enumera, describe y cuantifica los productos vendidos, contiene una fecha de venta, precios y entrega así como la forma de pago. Sirve como demanda de pago y se convierte en un documento de titularidad cuando se ha satisfecho el cobro. FSC 100% (FSC 100%): Material virgen certificado FSC TM procedente de un bosque o una plantación certificado FSC TM y que no ha sido mezclado con ninguna otra categoría de material a lo largo de la cadena de suministro. Los productos FSC 100% son elegibles para ser usados en grupos de producto FSC 100% o FSC Mixto. Guía de Despacho: Documentos que acompañan un envío de productos en el que se hace una lista con la descripción, clasificación y cantidad de los productos certificados. Material certificado FSC TM : Material FSC 100%, que es suministrado con una declaración FSC TM por parte de la empresa que ha sido evaluada por una entidad certificadora acreditada FSC TM para verificar el cumplimiento de los requisitos de Gestión Forestal y/o Cadena de Custodia FSC TM. Material virgen: Material primario (es decir, no recuperado) procedente de bosques o plantaciones. Se clasifican como material virgen las siguientes categorías de material: a) FSC 100% b) FSC Mixto c) Material Controlado.

6 Operación de Cadena de Custodia: empresa o entidad legal que opere en una o más instalaciones o emplazamientos, en cualquier etapa de la cadena de suministro del producto forestal y que emita facturas de materiales o productos con una declaración FSC TM, que puede ser usada por sus clientes para considerar dichos productos como certificados o hacer declaraciones promocionales. Organización: empresa o entidad legal responsable de la ejecución del estándar. Procedimiento: Manera específica de llevar a cabo una actividad o proceso. Los procedimientos pueden o no estar documentados. Producto certificado FSC TM : Material certificado FSC TM que es apto para Ser vendido con un código valido de FSC TM y para ser promocionado con las marcas registradas FSC TM. Promocional: Término aplicado a todos los comunicados, declaraciones, marcas registradas, etc. dedicados a la promoción de productos, servicios o empresas, que no están físicamente unidos o adheridos al producto en sí mismo. Proveedor: Individuo, empresa o cualquier otra entidad legal que suministra bienes o servicios a una organización, En el caso de CAF El Álamo esta empresa es proveedora de trozas certificadas FSC TM para sus filiales TEMSA, CCF. Sistema de evaluación de conformidad forestal: Sistema basado en el desarrollo de estándares para la certificación forestal y en la evaluación de operaciones de comercialización y producción de productos forestales. Mas definiciones respecto al FSC se pueden encontrar en el Glosario de términos FSC-STD / Dic-2009

7 5. DESCRIPCION DEL ESTANDAR, REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES 5.1 Responsabilidades CAF El Álamo Ltda. ha designado como representante al Jefe Forestal como encargado de gestión que tendrá la responsabilidad y autoridad general en relación con el cumplimiento por parte de la organización de todos los requisitos aplicables de este estándar. Actividad Administración General de la Cadena de Custodia Uso de las marcas registradas FSC TM Entrega de Información de Rodales a Intervenir Capacitación en la CoC Sistema de Control de Producción Sistema de Control en Terreno Registro de Ventas (Ingreso de Guias) Emisión de Guías de despacho Facturación Medidas Correctivas Responsable Jefe Forestal Jefe Forestal Jefe Forestal Monitor de Certificación Encargado de Logistica Supervisor de Cosecha Jefe de Almacén Despachadores Encargado de Caja Monitor de Certificación 5.2 Todo el personal clave deberá tener conocimiento de los procedimientos de la organización y deberá ser competente en la ejecución del sistema de gestión de Cadena de Custodia de la organización. El Monitor de Certificación llevara el registro de las capacitaciones y gestionara el programa anual de capacitación en coordinación con el Jefe de Personal de la Empresa. Al Incorporarse nuevos operarios será responsabilidad del monitor de Certificación capacitar al nuevo personal en las actividades que realizara en el marco de la CoC en conjunto con la Charla de Inducción a la empresa realizada por personal de Prevención de Riesgos. La empresa mantendrá registros de las actividades de formación del personal relacionadas con la ejecución de este estándar. (Base Maestra de Capacitación, Digital) 5.2 Descripción del proceso Desde el momento de la cosecha de trozas de álamos, en las plantaciones bajo el alcance del certificado de CAF El Álamo Ltda., se debe tener claramente identificado el Predio, Potrero, Sector, superficie, número de árboles y variedad. Esta información será proporcionada por el departamento de Investigación y Desarrollo, quienes realizan registro de información de los rodales a intervenir. Cuando los rodales están en condiciones de ser cosechados se informara al Jefe de almacén, para que estos creen los códigos de cargos para el rodal que será cosechado.

8 Una vez iniciada la faena de cosecha, en la cual los arboles serán volteados y dimensionados, las trozas serán dispuestas en pilas. Posteriormente el despachador procederá a marcar las trozas por el lado de la cara de la troza de menor diámetro, indicando la dimensión de esta en pulgadas, Luego al momento del despacho, se procederá al registro y cubicación de las trozas dispuestas para el traslado a la puerta de bosque, para su mensura, se procederá a determinar el volumen de troza de acuerdo a sus dimensiones y las tablas de cubicación establecidas por la empresa. A continuación se procederá a realizar la guía de despacho y el anexo de guía, por parte del despachador, indicando los antecedentes de origen de la producción de las trozas trasladadas, el volumen por clase diametrica, el número de trozas por árbol y el diámetro de estas. Esta labor corresponde al despachador. Posterior a esta labor se despachan los camiones a fábrica., la guía de despacho, deberá estar previamente autorizada por el Servicio de Impuestos Internos (SII), la que es entregada al conductor de camión, encargado de realizar el flete desde el potrero a la planta. Cada conductor de camión lleva una guía de despacho la cual indica; nombre del comprador (destino), dirección, RUT comprador, fecha, nombre del potrero de procedencia, variedad y volumen despachado, precio del producto (calculado con el precio del dólar el primer día hábil de cada mes), datos del conductor y del camión. Esta guía es firmada por el despachador y el conductor del camión, la cual posee 7 copias: La primera, la tercera y la cuarta copia se entregan en destino. La segunda copia pasa directo al encargado de almacenes de CAF para su digitación. La tercera pasa a la caja como respaldo para la facturación. La cuarta copia es devuelta desde la fábrica, con un timbre y firma de recepción, al encargado de almacenes de CAF. La quinta copia más la copia del detalle de la guía se archiva en el departamento de cosecha, a cargo del despachador. La sexta copia se digita en el departamento de cosecha en un archivo de control diario a cargo del Jefe de cosecha. La séptima copia queda en poder del transportista, para respaldar el flete. Adjunto con esta guía se envía a fábrica una copia del formulario con el detalle de las trozas en el cual se indican los diámetros y el número de trozas por clase diamétrica. Este formulario lo confecciona el despachador, en el cual los datos deben coincidir con los de la guía de despacho. Una vez recepcionadas las guías en la fábrica, están se digitan para su posterior facturación al finalizar el mes. Antes de realizar la facturación se cotejan los volúmenes recibidos en fábrica con los digitados en el almacén de CAF y los registrados por el Jefe de cosecha de esta manera se tiene un triple control de los volúmenes entregados. La facturación es responsabilidad del encargado de la caja. Esta información se encuentra en el sistema de productos terminados, donde se lleva toda la información de guías y facturas, mensuales y registro histórico de las mismas.

9 5.2 Definición de Puerta de Bosque Para la Compañía Agrícola y Forestal Alamo Ltda. existen dos puertas de bosque; una es sobre el camión en la fábrica y la otra es la cancha CAF. Para el primer caso se utiliza el procedimiento anteriormente mencionado, para el segundo caso el procedimiento es el siguiente: La madera es trasladada desde el lugar de cosecha hasta una cancha de acopio de CAF El Alamo. El despachador elabora una guía de despacho, de traslado la cual no constituye venta, esta guia debe estar timbrada con el sello del Servicio de Impuestos Internos (SII), la que es entregada conductor de camión, encargado de realizar el flete desde el potrero a la cancha CAF. Cada conductor de camión lleva una guía de despacho la cual indica; Destino (CAF El Alamo Ltda.), dirección, RUT, fecha, nombre del potrero de procedencia, variedad y volumen despachado, datos del conductor y del camión. Esta guía es firmada por el despachador y el transportista, y lleva el timbre de; Madera Certificada y Traslado de Mercadería No Constituye Venta, la cual posee 7 copias: La primera, la tercera y la cuarta copia se entregan en destino. La segunda copia pasa directo al encargado de almacenes de CAF para su digitación. La primera, tercera, cuarta y quinta copia, más una copia del detalle de la guía se archiva en el departamento de cosecha, a cargo del despachador. La sexta copia se digita en el departamento de cosecha en un archivo de control diario a cargo del Jefe de cosecha. La séptima copia queda en poder del transportista, para respaldar el flete. Para cuando la madera es vendida desde cancha CAF La Madera será trasladada desde el bosque a la cancha con una guía de traslado no constituye venta indicando la calidad de madera certificada FSC. Esta madera queda en un lugar físico en cancha identificado con el número de guía correspondiente y Variedad dispuestas en rumas de madera.. Cuando se realice una venta desde cancha, el despachador o jefe de cosecha emitirá una guía de despacho desde la cancha caf al comprador para su venta contable y la facturación se realizara en forma mensual..

10 6. CUADRO DE RESPONSABILIDADES 6.1 Definiciones SC DES TRANS JA CAJ : Supervisor de Cosecha : Despachador : Transportista : Jefe de Almacén : Cajera. ACTIVIDADES SC DES TRANS JA CAJ Coordinación de las actividades de cosecha SC Marcación, mensura y elaboración de guías de despacho DES Traslado de maderas y Guías de despacho TRANS Diguitacion de la Guias en los sistemas informaticos JA Emision de Facturas de Ventas de Madera CAJ 7. REGISTROS 7.1 La empresa mantendrá registros completos y actualizados que cubran todos los requisitos aplicables de este estándar. 7.2 La empresa ha especificado el periodo de almacenamiento de todos los registros, informes, incluyendo la documentación de compra y venta, registros de formación, registros y resúmenes de producción, así como los documentos de aprobación de las marcas registradas. Este periodo deberá ser de al menos de cinco (5) años. (Base Maestro de Registros CAF- 0000)

11 Informe Simulador de Crecimiento por Informe de Cosecha Control diario de Control de Stock Registro Rodal Mensual ventas en Cancha Registro GD Indexacion Anual fecha fecha/n Guia fecha/n Guia fecha/n Guia Almacenamiento Digital Digital Digital Digital Diguita/Carpeta Servidor Corporativo/ Archivadores Servidor Of. Jefatura Servidor Of. Jefatura Servidor Of. Servidor Of. OF. Jefe Lugar Forestal Forestal Jefatura Forestal Jefatura Forestal Almacen Tiempo 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años Responsable Gerente Forestal Superv. Cosecha Superv. Cosecha Jefe Almacen Registro Facturacion Ventas Maderas Mensual Programa de Capacitacion Autorizaciones Uso del Logo FSC TM Indexacion fecha fecha Fecha Fecha Almacenamiento Digital/Carpeta Digital Digital Digital Servidor Corporativo/Caja Servidor Of. Jefe Servidor Of. Servidor Of. Lugar Copihue Forestal Jefatura Forestal Jefatura Forestal Tiempo 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años Responsable Encargada Caja Jefe Forestal Monitor de Certificacion Jefe Forestal Anualmente se realizara un informe anual de producción y ventas certificadas FSC TM, el cual contendrá las ventas mensuales en términos del volumen de cada producto certificado vendido a cada cliente. 8. USO DE MARCAS Para el uso de las marcas registradas por FSC TM la empresa se regirá expresamente por el estándar: FSC-STD Requerimientos para el uso de marcas registradas FSCTM por titulares de certificados. Para lo cual contara con una copia digital de esta en el Servidor de la Of. De la Jefatura Forestal. Para todo uso de marcad registrada sere consultada previamente a nuestra certificadora Rainforest Alliance, y se dejara copia de la autorización recibida,. En el caso de Uso de etiquetas promocionales, se utilizara el generador de etiquetas que se encuentra en la web de FSC para el uso de titulares de certificados. 9. DOCUMENTACIÓN ASOCIADA Imagen Guia de despacho, detalle de guía y Factura.

12 Descripcion Guía de Despacho Información Contenida en la Guía de Despacho CAF: Logo de la empresa Razón Social de la empresa Giro Agrícola y Forestal Direcciones: Casa Matriz y Sucursales Rut Nombre del Documento: GUIA DE DESPACHO Numero correlativo: Información del Servicio de Impuestos Internos SII: Fecha vigencia emisión hasta XX-XX-XXXX Cliente: Señor(es) Dirección Ciudad Enviado a Condiciones de Pago Tipo de Documento Código de Zona Código de Vendedor Tipo de Cliente Código de Almacén En forma Tabular Código de Cliente Rut Nota de pedido N Código de Procesamiento CDP Cantidad Unidad Precio Unitario Detalle Recepción Nombre de Receptor Rut Fecha Recinto Firma Información El acuse recibo que se declara en este acto, de acuerdo a lo dispuesto en la letra b) del Art. 4, y la letra c) del Art. 5 de la ley , acredita que la entrega de mercaderías o servicio(s) prestado(s) ha(n) sido recibido(s). Firman Almacén de despacho V B Recibí Conforme

13 Observaciones Información No reclamadose contra el contenido de la guía de Despacho dentro de los 8 días siguientes a la entrega de ella, se tendrá por irrevocable y aceptada. Guia de Despacho CAF

14 Número de Copias 1 Original Cliente 2 Duplicado Servicio de Impuestos Internos 3 Triplicado Control Tributario 4 Cuadruplicado Cobro ejecutable Cedible con su Factura 5 Quintuplicado Control Interno Computación 6 Sextuplicado Control Interno Acuse Recibo 7 Septuplicado Control Interno Flete Proceso de Emisión de Guías de Despacho El Original : Se entrega al comprador (Ej. CCF o TEMSA) Duplicado : Se entrega a Caja para su Facturación, El supervisor de Cosecha entrega la copia al Jefe de Alamacenes Quien la Digita en el sistemas de Guías, y archiva hasta el cierre mensual momento en el cual la envía a caja junto al archivo digital correspondiente para realizar el proceso de Facturación Triplicado : Se entrega al comprador Cuadruplicado :Es firmada por el Comprador y archivada en el registro de guias de alamacen por parte del jefe de almacén Quintuplicado y Sextuplicado: Son Archivados por el supervisor de Cosecha Septuplicado : Se entrega al transportista quien la adjunta a la factura de transporte y la entrega al departamento de almacen CAF, Donde se archiva Junto a la factura respectiva

15 Descripcion Factura Información Contenida en la Factura CAF: Logo de la empresa Razón Social de la empresa Giro Agrícola y Forestal Direcciones: Casa Matriz y Sucursales Rut Nombre del Documento: FACTURA Numero correlativo: Información del Servicio de Impuestos Internos SII: Fecha vigencia emisión hasta XX-XX-XXXX Cliente: Señor(es) Dirección Ciudad Enviado a Condiciones de Pago En forma Tabular Código de Cliente, Rut Fecha de Vencimiento, O/C N (Orden de Compra),Guia N, Fecha; Nota Pedido Código de Procesamiento, Cantidad, Unidad, Detalle, Precio Unitario total Recepción Nombre de Receptor, Rut Fecha Recinto Firma Información El acuse recibo que se declara en este acto, de acuerdo a lo dispuesto en la letra b) del Art. 4, y la letra c) del Art. 5 de la ley , acredita que la entrega de mercaderías o servicio(s) prestado(s) ha(n) sido recibido(s). Observaciones Información Art. 160 del código de Comercio: No reclamándose sobre el contenido de la factura dentro de los 8 días siguientes a la entrega de ella, se tendrá por irrevocablemente aceptada. En caso de mora en el pago de la presente factura se recargara su valor en el interés máximo.

16 Factura CAF

17 Timbres Timbre que se colocan en las guias cuando se realiza trazlado de madera certificada a cancha CAF Timbre Utlizado cuando se realiza, Venta de Madera Certificada. El cual indica la condicion de Madera Certificada, el codigo de certificado de CAF El Alamo Ltda. y la declaracion de categoria del material certificado.

18 Anexo de Guia de Despacho, el cual indica la Fecha, Numero de Guia Asociado, Potrero, Variedad, Numero de Trozas y Volumen en Pie Cubico por Clase diametrica, Largo de Trozas y Firma del Despachador.