Dirección de Control-Sección Auditoria 2010

Transcripción

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2 INFORME SOBRE AUDITORIA EFECTUADA A PATENTES COMERCIALES. VALPARAISO, 29 Septiembre 2010 En cumplimiento de las funciones estipuladas en el Art. 29, Ley Orgánica Constitucional de municipalidades, Nº , y dentro del Programa de Auditoría 2010, esta Dirección de Control, ha realizado una Auditoría a Patentes Comerciales. La auditoría tuvo por finalidad verificar el procedimiento concerniente a, emisión, recepción de fondos, contabilizaciones, análisis de cuentas, evaluar el sistema de control interno, ver el cumplimiento de la legalidad, comprobar cálculos, y depósitos de los ingresos generados por el municipio por concepto de Patentes Comerciales. En el análisis del proceso se consideraron las siguientes unidades: Departamento Rentas. Departamento Tecnología. Tesorería Municipal. Departamento Contabilidad. La solicitud, modificación o ampliación de giro del Patentes Comerciales, implica que el contribuyente debe iniciar el trámite creado para estos efectos en la Plataforma Atención Municipal (PAM), cumplida todas las exigencias de rigor, los antecedentes son enviados a la Dirección de Obras Municipales (DOM), para que efectué la revisión y aprobación de los antecedentes, una vez cumplida esta etapa, los antecedentes son remitidos al Departamento de Rentas Municipales. DEPARTAMENTO DE RENTAS. RESPONSABLE DEL PROCESO JEFE DE PATENTES ADMINISTRATIVO DE RENTAS FLUJO OPERATIVO DEL PROCESO Recepciona Solicitudes Revisa antecedentes Aprueba o rechaza solicitud Recepciona Solicitud aprobada Asigna ROL Registra y crea Patente en el Modulo de Patentes Informa sobre patente disponible

3 BASE DE DATOS Se ingresan los antecedentes del contribuyente, con lo que se alimenta el Maestro del Contribuyente. Se ingresan los antecedentes de la Patente, con lo que se alimenta el Maestro de Patentes. El ingreso de información a la base de datos al Modulo de Patentes, entrega el total de Patentes devengadas. I. DEL REGISTRO, VALORACIÓN Y CANCELACION DE PATENTES. 1.- El servicio de Impuestos internos los primeros días de los meses de mayo y junio de de cada año, envía la nómina de contribuyentes con su respectiva declaración de Capital Propio, esto es recepcionado en el municipio digitalmente. 2.- El departamento de Tecnología ingresa los antecedentes a la base de datos, donde se procede a efectuar el cruce de información, para dejar actualizados los contribuyentes ya registrados. 3.- El departamento de Patentes Municipales, remite los primeros días del mes de mayo y mes de junio de cada año, un Listado de Parámetros, por conceptos de cobros inherentes que están sujetas las distintas patentes comerciales, industriales, Profesionales y de alcoholes de la comuna, que son otorgadas por el municipio, tabla de valores, según lo establece la ordenanza Municipal Vigente. Además de los antecedentes sobre patentes que grava la actividad que ejercen los contribuyentes estipulados en el Decreto de Ley Nº 3063, sobre Rentas Municipales, Ley Nº , sobre expendio y consumo de bebidas alcohólicas y Ley , Orgánica Constitucional de Municipalidades. 4.- En relación al proceso de cálculos de los valores por cobrar, son determinados por Departamento de Tecnología, donde se establece la base de datos con los antecedentes, partidas y valores a aplicar de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente para estos efectos. Este proceso queda registrados en el modulo de Patentes Comerciales, los que por intermedio de una interfaz alimentan el modulo de Tesorería Municipal.

4 5.- Por su parte Tesorería Municipal es quien recepciona los pagos efectuados por el contribuyente por concepto de Patentes, los cajeros ingresan el Rut del contribuyente al Modulo de Patentes (Maestro de Patentes), imprimen el Boletín de Ingreso donde queda inserto en forma automática los valores por conceptos y el monto total a pagar. 6.- Efectuada la operación descrita en el punto 5, el Modulo genera automáticamente a la Unidad de Patentes mediante formulario Detalle de la Patente, donde se refleja la información relacionada con: Antecedentes del contribuyente Antecedentes y característica de la patente Valores y conceptos cancelados. Estado de la Patente (en esta instancia queda registrado en el sistema, que la patente devengada por la Unidad de Patente, ha sido Percibida en Tesorería). II. SOBRE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO. Conforme a la Auditoría ejecutada, se ha realizado una evaluación a la implementación y ejecución de las funcionalidades del proceso de emisión, cancelación y registro de las Patentes comerciales. Para efectuar esta verificación, se formalizaron las siguientes acciones: Se visitó a los encargados de cada Unidad, los cuales derivaron a los funcionarios quienes ejecutan las tareas, quienes son los conocedores y usuarios de los programas, y hacen funcionar los procesos establecidos. Se aplicó cuestionario con el objeto de verificar la formalización y ejecución del proceso, efectuar evaluación del control interno, reconocer el registro y contabilización, además del precisar la existencia de análisis efectuado a las cuentas pertinentes. De lo anterior se puede señalar lo siguiente:

5 i. DEPARTAMENTO DE PATENTES. Se han asignado tareas, responsabilidades y funciones en relación a: Recepción de las solicitudes de Patentes, revisión de antecedentes, ingreso de solicitudes aprobadas, registro, creación de patentes y aviso de patentes disponibles. Los objetivos, las responsabilidades y el procesamiento de la información y el control de las operaciones se encuentran plasmado en un manual de procedimientos. Se ha establecido procedimiento para la entrega de información, control y verificación del cálculo de patentes con el Departamento de Tecnología, velando por el cumplimiento de los requisitos exigidos, actualizaciones de la información y las normas legales y reglamentarias vigentes. En el mes de Enero y junio de cada año la Sección Patentes devenga, (en el modulo de patentes), el monto estimado que debería percibirse en el periodo vigente. Información que es utilizada por contabilidad para la respectiva contabilización. Se ingresa la información al Modulo, el que genera el devengamiento de las patentes, lo que es informado a contabilidad. El jefe de patente verifica información y el cumplimiento de las legislación y normas regulatorias vigentes, da visto bueno a las patentes extendida, traslados, transferencias, anulaciones o modificaciones. Se efectúa verificación periódica de la información procesada por Tecnología en relación al capital declarado, (base de datos enviada por el SII), certificados emitidos por el SII y los valores por cobrar estipulados en la Ordenanza Municipal, lo señalado en las normas regulatorias y la legislación vigente. Cabe hacer mención, que el jefe de Patentes ha puesto énfasis en señalar, que en el proceso del año 2010, se ha efectuado por medio computacional, por lo que la emisión y cobro han sido chequeados en un 100% para ratificar veracidad.

6 ii. TESORERIA MUNICIPAL. El procedimiento que resguarda los recursos percibidos por concepto de Patentes, se ha formalizado mediante un manual de procedimiento. Diariamente tesorería (cajeros), procede a la cuadratura de cada una de las cajas y practica los arqueos respectivos. Se hace el resumen de ingresos diarios, donde quedan registrados el movimiento por cuenta contable, denominación de la cuenta, cargo a la cuenta caja y el abono por los diferentes conceptos de ingreso, movimiento que se cuadra con el resumen de los movimientos de las cajas. Se hace el detalle diario de los depósitos bancarios efectuados, (cheques, efectivo, tarjetas de crédito), el resumen de estos depósitos son cuadrados con el resumen de ingresos diarios. Al Tesorero se le hace entrega de toda la información, con la que verifica el movimiento diario, prepara el resumen de cajas, movimientos de ingreso identificando cuentas corrientes bancarias en las que fueron depositados, por el concepto que genero el ingreso. Verifica informe de la Web, sobre ingresos por concepto de Patentes comerciales. Realiza conciliaciones bancarias. (manual) Informa al Departamento de Contabilidad, mediante papel, sobre los ingresos y depósitos diarios efectuados., los que además son registrados en el Modulo de Tesorería. iii. DEPARTAMENTO CONTABILIDAD. No existe formalización del procedimiento que registra, controla y analiza, el devengamiento y los recursos percibidos por concepto de Patentes. De la Sección Patentes se recibe, en los meses de Enero y Junio la información del ingreso al Modulo de Patentes, los antecedentes y roles por contribuyente, generando el devengamiento de las patentes por cada concepto, además envía en papel el informe por concepto y montos de las patentes Devengadas para el periodo., No se obtiene información durante el ejercicio desde la Sección de Patentes, en relación a las modificaciones generadas, (aumentos, disminuciones, anulaciones etc.), de las patentes devengadas al comienzo del 1º y segundo semestre del año.

7 No existe migración de datos permanente que permitan controlar, cuadrar o conciliar la información entre Contabilidad, Patentes y Tesorería. No se ha implementado un procedimiento ni se han definido responsabilidades para efectos de exigencias diarias en cuanto al control e información de patentes devengadas y percibidas. Contabilidad, para obtener información de la Sección Patentes y Tesorería debe ingresar a los módulos de cada uno de ellos, los que se encuentran conectados por la interfaz, ya que no opera un sistema que los interrelacione y otorgue la información en forma eficiente, eficaz y oportuna, que permita el registro de cada una de las operaciones. Existe un plan de cuentas, pero no existen los procedimientos adecuados a las necesidades de control e información para el registro de los ingresos por concepto de patentes. Tesorería envía a Contabilidad la información del movimiento diario de los ingresos percibidos por diferentes conceptos, los que son contabilizados en el sistema contable. Para los efectos de cuadratura y conciliaciones, se registran en planillas auxiliares extracontables (depósitos bancarios, traspasos, etc.). III. DEL ANALISIS DE LA MUESTRA. Para efectos de esta auditoría, se procedió a seleccionar la muestra, del informe Listado por contribuyente, considerando en monto del capital, del cual se procedió a verificar los siguientes antecedentes. Rut Rol Capital (Base de datos y/o certificado emitido por el SII, cuando corresponde). Detalle por concepto, establecido de acuerdo a la normativa y reglamentación vigente. Se efectuaron cálculos matemáticos manuales para comprobar veracidad de los montos cancelados. Se verificaron los antecedentes descritos con el documento Detalle de la Patente, sin detectarse diferencias en el monto a pagar. Inspección, chequeo y verificación de la documentación de sustento guardada en carpetas por contribuyentes con los antecedentes registrados en el Modulo de Patentes.

8 IV. OBSERVACIONES. Durante el trabajo realizado se observó: a) La creación del Rol de los Contribuyentes se hace en forma manual y se registra en un cuaderno, lo que se considera poco adecuado por el orden y la seguridad que esto reviste. b) La documentación que avala la autorización de la patente de cada contribuyente no está resguardada en un lugar físico donde quede ordenada y segura. c) El jefe de la sección Patente es quien conoce, maneja y controla todo. Se puede apreciar que hay funcionarios de la unidad sin tener la claridad y conocimiento que amerita el proceso. d) Se pudo observar que en el Departamento de Rentas toda la responsabilidad, conocimiento y operatoria recae en el Jefe de Patente. e) La sección Patentes no emite mensualmente los informes del movimiento registrado por el sistema, situación que no permite obtener antecedentes con fechas anteriores a las actuales. (Ej. Patentes devengadas hasta el mes.). f) No existe información ni registro de evidencias de los movimientos que se generan en patente, lo que hace variar el monto de lo devengado en la apertura del ejercicio. (meses enero y junio). Situación que contabilidad no resuelve, no realiza los análisis para justificar y regularizar las diferencias producidas, que en definitiva afectan a las cuentas respectivas las que se reflejan en los ingresos presupuestarios. PATENTES DEVENGADAS. AGOSTO 2010 (M$) CONCEPTO S/CONTABILIDAD (BALANCE PRESUPUESTARIO AGOSTO 2010) SEGÚN SECCION PATENTES (1º y 2º semestre) PATENTES DEVENGADAS

9 g) En el análisis de la muestra se detectó roles de patentes nulas que aún permanecen en la base de datos. h) En la comprobación del cálculo y legalidad no se observo discrepancia en la muestra. i) Se observo que existen diferencias en los ingresos registrados entre: Contabilidad, Tesorería y la Unidad Giradora Patentes. INGRESOS 1º Y 2º TRIMESTRE 2010 M$ CONCEPTO SEGÚN CONTABILIDAD SEGÚN TESORERIA SEGÚN PATENTES PATENTES COMERCIALES PATENTES COMERCIALES j) No se efectúan análisis de lo devengado en la Sección Patente y de lo devengado y percibido por Tesorería. No hay cruce de información, lo que queda de manifiesto cuando se analizan los registros de Contabilidad Tesorería y Patentes. PATENTES DEVENGADAS Y PERCIBIDAS M$ CONCEPTO S/CONTABILIDAD (BALANCE PRESUPUESTARIO AGOSTO 2010) SEGÚN SECCION PATENTES (1º y 2º semestre) PATENTES DEVENGADAS Y PERCIBIDAS k) De lo observado se puede señalar que se adolece del funcionamiento de un Sistema Informático que permita satisfacer las necesidades de registro, control e información adecuada y oportuna de las operaciones realizadas por concepto de Venta de Patentes Comerciales. l) Por lo anteriormente observado, la información que se refleja en el ejercicio de ejecución presupuestaria no es lo suficientemente acotada a lo real.

10 m) De lo observado en esta auditoría se sugiere ajustar los procesos, se establezca un sistema eficiente y eficaz de control interno, y se determinen por escrito las responsabilidades. Precisando lo anterior, corresponde señalar: El Artículo 3ª, inciso 2 º señala: La Administración del Estado deberá observar los principios de responsabilidad, eficiencia y eficacia, coordinación, impulsión de oficio del procedimiento, impugnabilidad de los actos Administrativos, control, probidad, transparencia y publicidad administrativa. ( Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de Administración del Estado, Ley , Art. 1º Nº 2, Transparencia y Probidad de la Administración del Estado. En este contexto, es propio tener presente: El Artículo 58, Ley Nº , del Estatuto Administrativo, que establece Serán obligaciones de cada funcionario : b) Orientar el desarrollo de sus funciones al cumplimiento de los objetivos de la municipalidad y a la mejor prestación de servicios que a ésta corresponda; c) Realizar sus labores con esmero, cortesía, dedicación y eficacia, contribuyendo a materializar los objetivos de la municipalidad; g) Observar estrictamente el principio de probidad administrativo regulado por Ley Nº y más disposiciones generales. Enseguida, corresponde señalar que el Artículo 61 Ley del Estatuto Administrativo establece: Serán Obligaciones especiales del Alcalde y de los Jefes de Unidades. a) Ejercer un control jerárquico permanente del funcionamiento de las unidades y de la actuación del personal de su dependencia, extendiéndose dicho control tanto a la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los fines establecidos, como a la legalidad y oportunidad de las actuaciones;

11 b) Velar permanentemente por el cumplimiento de los planes y de la aplicación de las normas dentro del ámbito de sus atribuciones, sin perjuicio de las obligaciones propias del personal de su dependencia, y c) Desempeñar sus funciones con ecuanimidad y de acuerdo a instrucciones claras y objetivas de general aplicación, velando permanentemente para que las condiciones de trabajo permitan una actuación eficiente de los funcionarios. En este orden de Legalidad, El Reglamento de Organización Interna de la Ilustre Municipalidad de Valparaìso, en su Art. 1º y 10º, señala: Art. 1º, Regula la estructura y organización interna de la Municipalidad de Valparaìso, así como las funciones generales y especificas asignadas a las distintas unidades y a la necesaria coordinación entre ellas. Art. 10º, Las unidades del nivel Operativo y Desarrollo se integraran con direcciones, departamentos, secciones u oficinas cuya dependencia se indica en el presente Reglamento. V. CONCLUSIONES: Del análisis, la información, y los hechos observados durante el proceso de esta auditoría nos permiten concluir: A. Contabilidad debe proceder a formalizar los procesos, estipulando responsabilidades, plazos, para efectuar contabilizaciones, ajustes, regularizaciones y análisis de las cuentas. B. Establecer procedimiento para obtener la información que le permita regularizar contablemente los montos que se han devengado por patentes. C. Adoptar medidas destinadas a poner en funcionamiento los sistemas computacionales existentes, que permitan el registro de las operaciones de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, lo que debería permitir obtener información eficiente, eficaz, oportuna y confiable. D. Establecer procedimiento para que en Contabilidad se verifique, analice, registre y regularice la información emitida por Tesorería oportunamente.

12 E. Que exista de parte de las jefaturas un control constante a las operaciones y funcionamiento de cada una de las direcciones y que se controle que el personal este interiorizado de cómo se deben realizar las tareas y del cumplimiento de la responsabilidad asignada. Para su información y fines que estime pertinente. HCC/ATM/atm