MINISTERIO DE EDUCACIÓN

Transcripción

1 MINISTERIO DE EDUCACIÓN CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACION DE CONTROL INTERNO AL DIRECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACION DE PREGUNTA SI NO N/A COMENTARIOS 3. ACTIVIDADES DE CONTROL 3.2 DOCUMENTACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 1. Tiene por escrito y autorizadas las políticas y procedimientos de control que garanticen el cumplimiento de los objetivos y metas? (NTCIE Art.43) 2. Se divulgas estas política y procedimientos a nivel de toda la Departamental? (NTCIE Art. 43) 3. Se revisan las políticas y procedimientos de control periódicamente para determinar si continúan siendo apropiados para los fines de la Departamental? (NTCIE Art.43) 3.3 ACTIVIDADES DE CONTROL 4. Se han integrado actividades de control interno propias de todos los procesos institucionales que mejor se adapten a la Departamental? (NTCIE Art. 44) PRESUPUESTO 5. Para la formulación del presupuesto vigente, se efectuó un análisis comparativo con los resultados de los ejercicios anteriores? (NTCIE Art.46) 6. Se han establecido controles para administrar la ejecución del presupuesto aprobado y sus modificaciones? (NTCIE Art. 47) 7. Se verifica previo a la iniciación de todo proceso de adquisiciones de obras, bienes o servicios que tenga respaldo presupuestario? (NTCIE Art.48) 1/7 Dirección de Auditoría Interna

2 3.3.2 TESORERÍA 8. Está la cuenta corriente aperturada a nombre de la Pagaduría Auxiliar? (NTCIE Art.52) 9. Para todas las necesidades de fondos, se elaboran "Requerimientos de Fondos"? (NTCIE Art. 53) 10. Todas las transacciones están soportadas con documentos legales y debidamente autorizados? (NTCIE Art. 53 y 54) 11. Los fondos requeridos son utilizados únicamente para el pago de los compromisos para los cuales fueron requeridos? (NTCIE Art. 53) 12. Se han establecido procedimientos por escrito autorizados para regular la recepción y registro de fondos? (NTCIE Art. 55) 13. Todos los ingresos que se perciben, son depositados completos y exactos, en la cuenta bancaria, dentro de las 24 horas siguientes a su recepción? (NTCIE Art. 56) 14. Están resguardados los valores manejados, en caja fuerte u otro medio? (NTCIE Art. 137) 15. Se elabora y mantiene actualizado el Libro de Bancos? (NTCIE Art. 61) 16. Se registran oportunamente todas las transacciones que ocurren? (NTCIE Art. 65) 17. Se lleva un control de entrega de cheques emitidos? (NTCIE Art.62) 18. Se elabora mensualmente el Informe de Liquidación y se remite oportunamente? (NTCIE Art. 63) Fondo Circulante De Monto Fijo 19. Se ha emitido acuerdo de creación del Fondo? (NTCIE Art. 57) 20. El Encargado del Fondo, es persona independiente a los otros responsables de otros fondos? (NTCIE Art. 58) 21. Ha rendido fianza el Encargado del Fondo? (NTCIE Art. 58 y 134) 2/7 Dirección de Auditoría Interna

3 22. Están resguardados los valores manejados, en caja fuerte u otro medio? (NTCIE Art. 137) 23. Se elabora y mantiene actualizado el Libro de Bancos? (NTCIE Art. 61) 24. Se registran oportunamente todas las transacciones que ocurren? (NTCIE Art. 65) 25. Se lleva un control de entrega de cheques emitidos? (NTCIE Art.62) ADQUISICIONES 26. Se tiene Acuerdo de desconcentración de la operatividad de la UACI para la Departamental, aprobado por la Ministra? (NTCIE Art. 70) 27. Se mantiene un banco de datos de ofertantes y contratistas, y sus antecedentes, clasificado según la naturaleza del bien o servicio que ofrecen? (NTCIE Art. 71) 28. Todas las adquisiciones están respaldadas con el requerimiento escrito de la Unidad Usuaria? (NTCIE Art. 72) 29. Se verifica en bodega las existencias, antes de iniciar un proceso de adquisición? (NTCIE Art. 72) 30. Se evita el fraccionamiento de las compras? (NTCIE Art.75) 31. Se deja constancia escrita de la recepción de bienes y servicios adquiridos? (NTCIE Art.76) 3.4 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN 32. Se han establecido por escrito los procedimientos para la autorización, registro y control oportuno de las operaciones de la Departamental? (NTCIE Art. 114) 33. Toda emisión de cheques es autorizada mediante firmas mancomunadas? (NTCIE Art. 115) 34. Todos los desembolsos con cheques son emitidos a nombre del beneficiario? (NTCIE Art. 115) 3/7 Dirección de Auditoría Interna

4 35. Los cheques que se emiten son prenumerados? (NTCIE Art. 115) 36. Por ningún motivo se firman cheques en blanco? (NTCIE Art. 115) 37. Los cheques en blanco son custodiados adecuadamente? (NTCIE Art. 115) 38. Se ha acreditado por escrito ante los bancos, quienes son los encargados titulares y suplentes autorizados del movimiento de las cuentas bancarias? (NTCIE Art.116) 39. Los refrendarios de las cuentas bancarias, no ejercen las funciones de autorización de gastos? (NTCIE Art.116) 40. Los refrendarios de las cuentas bancarias, se aseguran de que los documentos que soportan un pago cumplan los requisitos de legalidad, veracidad y pertinencia? (NTCIE Art.116) 3.5 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE ACTIVOS. 41. Para la administración y control de los activos fijos de la Departamental, se aplica el Instructivo del Sistema de Registro y Control de los Bienes del MINED? (NTCI Art. 117) 42. Se tiene control de los activos fijos de la Departamental y de los Centros Educativos? (NTCIE Art. 117) 43. Para la administración de los vehículos de la Departamental, se están aplicando las regulaciones emitidas por la Corte de Cuentas y la Política de Transporte? (NTCIE Art. 118) 44. Para la administración y control de los bienes de Bodega de la Departamental, se aplica el Manual de Procedimientos de Bodega emitido por la máxima autoridad? (NTCIE Art. 119) 45. Se practican arqueos de fondos sin previo aviso y frecuentes por personas independientes de los responsables de los fondos, dejando constancia escrita de ello? (NTCIE Art. 120) 4/7 Dirección de Auditoría Interna

5 46. Están asegurados los bienes muebles e inmuebles y los almacenados en Bodega, contra eventuales riesgos y siniestros? (NTCIE Art. 121) 47. Se controlan administrativamente los bienes de poco valor que no son considerados activo fijo, de acuerdo a las NCG? (NTCIE Art. 121) 48. Se realizan constataciones físicas de los inventarios en Bodega y de los Activos Fijos, por lo menos dos veces al año, en la Departamental? (NTCIE Art. 122) 49. Se realizan constataciones físicas de los inventarios en Bodega y de los Activos Fijos, por lo menos una vez al año, en los Centros Escolares? (NTCIE Art. 122) 50. Se ha establecido un sistema de registro para las existencias de la Bodega y Activos Fijos? (NTCIE Art. 123) 51. Se codifican los bienes en una parte visible? (NTCIE Art. 124) 52. Se ha elaborado un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de sus activos fijos? (NTCIE Art. 125) 53. Se verifica la propiedad del bien y su inclusión en el control de activo fijo, para el mantenimiento y reparación de los mismos? (NTCIE Art. 125) 54. Se han establecido controles que permitan garantizarse de la veracidad de las reparaciones y la colocación de repuestos o piezas nuevas? (NTCIE Art. 125) 55. Se documentan y justifican adecuadamente todas las acciones realizadas para la baja o descargo de bienes? (NTCIE Art. 126) 56. Los vehículos se utilizan exclusivamente para misiones oficiales de la Departamental? (NTCIE Art. 127) 57. Los vehículos llevan en un lugar visible el distintivo que los identifica, que son propiedad del MINED, y no es removible? (NTCIE Art. 127) 58. Todos los vehículos oficiales son guardados al final de cada jornada de trabajo, en el parqueo de la Departamental? (NTCIE Art. 127) 3.6 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS 5/7 Dirección de Auditoría Interna

6 SOBRE DISEÑO Y USO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 59. Para todos los procesos de la Departamental, se utiliza un sistema de formularios prenumerados? (NTCIE Art. 129) 60. Se controla la secuencia numérica de los formularios prenumerados, tanto los utilizados como los anulados? (NTCIE Art. 129) 61. Se han diseñado y elaborado documentos, formularios, reportes y otro tipo de registro que facilite el control interno? (NTCIE Art. 130) 3.7 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONCILIACIÓN PERIÓDICA DE REGISTROS 62. Se elaboran y mantienen actualizadas las Conciliaciones Bancarias? (NTCIE Art. 131) 63. Las Conciliaciones Bancarias son elaboradas por persona diferente al Encargado de la Cuenta Bancaria? (NTCIE Art. 131) 64. Se concilian todos los tipos de registros que se manejan en la Departamental? (NTCIE Art. 131) 3.8 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE ROTACIÓN DE PERSONAL 65. Se ha efectuado rotaciones del personal dentro de la Departamental? (NTCIE Art. 133) 3.9 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE GARANTÍAS O CAUCIONES 66. Los empleados de la Departamental, encargados de la recepción, control y custodia de fondos, o del manejo de bienes, han rendido fianza? (NTCIE Art. 134) 67. Se reportan oportuna y adecuadamente las pérdidas por extravío de valores? (NTCIE Art. 138) 3.10 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS CONTROLES GENERALES DE LOS 6/7 Dirección de Auditoría Interna

7 SISTEMAS DE INFORMACIÓN PREGUNTA SI NO N/A COMENTARIOS 68. Se han remitido a la Dirección de Informática, los originales de las licencias para el uso de software? (NTCIE Art. 140) 69. La Departamental resguarda, a través de la Unidad de Informática los medios ópticos y los números de registro de las nuevas licencias? (NTCIE Art. 147) 70. Se tiene actualizado el inventario de software y hardware en uso por la Departamental? (NTCIE Art. 148) Nombre Firma Cargo 7/7 Dirección de Auditoría Interna