MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

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1 Área: Financiera Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACION Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Gerente de la Unidad Financiera Institucional SE REPORTA A: Junta de Gobierno. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Jefe UFI SUPERVISA A: Secretaria Ejecutiva, Técnico Financiero, Jefe de Departamento de Presupuesto, Jefe de Departamento de Contabilidad y Jefe de Departamento de Tesorería y Ordenanza. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Ser Economista o Administrador de Empresas o de reconocida competencia y honorabilidad en la materia y/o experiencia mínima de cinco años en su respectivo campo OCIMIENTOS ESPECIALES: Sistemas de información, aplicables al área financiera, planeación financiera y sistemas de costos. Manejo de paquetes computacionales, conocimientos sobre la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado y su Reglamento, Ley y Reglamento de la Renta e IVA, disposiciones normativas del proceso de administración financiera del sector publico, Ley y Reglamento de la Corte de Cuentas de la Republica, LACAP Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la Republica, así como el funcionamiento y operatividad de la aplicación informática SAFI. HABILIDADES ESPECIALES: Capacidad de planeación y organización, dirigir equipos de trabajo, toma de decisiones, disposición para trabajar con base a metas y objetivos, creatividad, facilidad de expresión verbal y escrita, iniciativa y liderazgo. ACTITUD: Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Dirige, coordina, integra y supervisa las actividades de presupuesto, tesorería y contabilidad gubernamental, relacionadas con la gestión financiera institucional, velando por el cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas vigentes. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Coordina el proceso de Formulación Presupuestaria Institucional. UPYD /12/ Actualizado diciembre 2012

2 2. Presentar el Proyecto de Presupuesto Institucional a los Titulares de la Institución, para su aprobación y respectiva remisión a la Dirección General del Presupuesto, en los plazos establecidos en las disposiciones legales y técnicas vigentes. 3. Verifica y valida la compatibilidad de la Programación de la Ejecución Presupuestaria (PEP) con respecto al Plan Anual de Trabajo y la Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones, así como con los lineamientos internos y con los proporcionados por el Ministerio de Hacienda. 4. Verifica y valida la compatibilidad de las modificaciones presupuestarias con la disponibilidad de las asignaciones presupuestarias a modificar. 5. Efectúa el seguimiento y evaluación a nivel operativo, de los resultados obtenidos durante la ejecución del presupuesto. 6. Garantiza que los compromisos presupuestarios, se registren en forma oportuna y con base a la documentación que establecen las disposiciones legales y técnicas vigentes. 7. Propone para aprobación de los titulares de la institución, políticas, manuales, instructivos u otra disposición interna que estime conveniente, para facilitar la gestión financiera institucional; los cuales, previo a su divulgación y puesta en práctica, deberán contar con la aprobación del Ministerio de Hacienda. 8. Vela por la capacitación e información periódica del personal que conforma la UFI, en los aspectos legales y disposiciones normativas vigentes. 9. Mantiene actualizadas las cuentas de usuario y derechos de acceso asignados al personal de la UFI, que opera la aplicación informática SAFI e informar oportunamente, sobre cualquier cambio que afecte la condición de los mismos. 10. Vela porque el personal técnico de la UFI cumpla con el perfil del puesto en el cual se desempeña. 11. Remite mensualmente o cuando lo requiera la Dirección General de Inversión y Crédito Público, información sobre la ejecución financiera de los proyectos y de sus correspondientes desembolsos. 12. Organiza y supervisa la ejecución del cierre contable mensual y anual de las operaciones de la Institución, dentro de los plazos establecidos en las disposiciones legales y técnicas vigentes. 13. Autoriza y presenta información financiero-contable institucional, en los plazos establecidos en las disposiciones legales y técnicas vigentes y de acuerdo a requerimientos de las Autoridades Superiores, de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental y los Organismos de Control. 14. Analiza y da seguimiento a los resultados de las Conciliaciones Bancarias, efectuadas a las cuentas cuyo manejo es responsabilidad de la Unidad Financiera Institucional. 15. Determina y supervisa la aplicación de las medidas correctivas que sugieran las Unidades de Auditoria Interna, los entes normativos del SAFI y la auditoria externa. 16. Divulga al interior de la institución y mantiene un registro actualizado de las disposiciones legales y técnicas vigentes, relacionadas con la gestión financiera. 17. Cumplir con otras funciones establecidas por las autoridades superiores de la Institución y por el Ministerio de Hacienda en materia de Administración Financiera. 18. Identifica riesgos en las operaciones de su unidad o dependencia; definiendo las debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto plazo, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas. 19. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 20. Coordina y supervisa que sus dependencias ejecuten las funciones encomendadas UPYD /12/ Actualizado diciembre 2012

3 por la Dirección Superior 21. Coordina la formulación y ejecución del Plan Anual Operativo, presupuesto y programación anual de compras de la Unidad, los que deberán ser consistentes con el presupuesto anual asignado. 22. Administra los contratos asignados. 23. Da seguimiento a la ejecución presupuestaria de la Unidad. 24. Planifica, dirige y controla las actividades del personal bajo su mando, estableciendo los mecanismos adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes dependencias de la Institución, relacionadas con el desempeño de las funciones del la Gerencia. 25. Realiza otras funciones o responsabilidades encomendadas por la Dirección Superior. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por las decisiones tomadas, por los resultados de la Gerencia, por el manejo y uso de información confidencial. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Junta de Gobierno - Recibir lineamientos - Dirección Administrativa. - Coordinar acciones administrativas financieras, pago de primas de seguros, planillas, formulación y ejecución del presupuesto. - Unidad de Planificación. - Formulación y seguimiento de PAO - Gerencia Comercial. - Recibir detalle de ingresos y ventas. - Dirección Técnica - Coordinación financiera y contable. - Unidad de Auditoria Interna, Unidad Jurídica. - Proporcionar información requerida. - UACI Relaciones externas: - Bancos del Sistema Financiero. - Manejo de cuentas, cartas de crédito, - Organismos Internacionales. - Proporcionar información de la ejecución financiera de proyectos. - Auditoria Externa y Corte de Cuentas. - Proporcionar información. - Ministerio de Hacienda. - Formulación y ejecución del presupuesto. - Cumplimientos fiscales, Procesos definidos en la Ley y Reglamento AFI. UPYD /12/ Actualizado diciembre 2012

4 Área: Financiera Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria Ejecutiva. SE REPORTA A: Gerente UFI. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Secretaría de Gerencia. SUPERVISA A: 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Secretaria, de preferencia Secretaria Ejecutiva o experiencia mínima de un año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de texto, hoja de cálculo, paquetes para presentación, uso de scanner, manejo de máquina de escribir, fax y fotocopiadora, conocimientos de redacción y ortografía. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, capacidad de organización, capacidad de laborar con metas de trabajo. ACTITUD: Con buena presentación, responsable, discreta y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Coordinar y ejecutar labores de asistencia ejecutiva de tipo secretarial, para el Gerente de la Unidad Financiera Institucional; apoya y programa la agenda y le asiste en la preparación de la correspondencia y documentación, así como en la organización de reuniones de trabajo, el archivo y custodia de la documentación de la Gerencia. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo del Gerente. 2. Atiende por teléfono a clientes internos y externos de ANDA proporcionando información de acuerdo al caso. 3. Atiende a ejecutivos de la institución, representantes de otras instituciones y clientes en las reuniones de trabajo. 4. Asiste al Gerente para elaborar notas de la Unidad. 5. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia. 6. Lleva controles internos de la Gerencia, tales como: control de correspondencia, control de archivos, control de permisos y licencias del personal de la Gerencia y otros que así se le indiquen. UPYD /12/ Actualizado diciembre 2012

5 7. Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el funcionamiento de la Gerencia. 8. Apoya en la elaboración del presupuesto de la Gerencia. 9. Organiza y actualiza los archivos de la Gerencia. 10. Elabora solicitudes de para uso de vehículos. 11. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las misiones oficiales del Gerente. 12. Atiende visitas especiales cuando así se le solicite. 13. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior. 14. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 15. Colabora en otras actividades relacionadas con la Gerencia que su jefe inmediato le encomiende. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Relaciones con funcionarios y empleados internos, relación con público, manejo de información de carácter confidencial, custodia, manejo y cuidado de equipo, manejo de documentos de valor, correspondencia recibida y despachada. AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Jefe Inmediato Superior - Asistentes ejecutivas de otras áreas. Relaciones externas: - Clientes. - Instituciones públicas. - Empresas privadas. - Recibir lineamientos de trabajo. - Canalizar gestiones. - Atender solicitudes y/o enviar información. UPYD /12/ Actualizado diciembre 2012

6 Área: Financiera Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Técnico Financiero. SE REPORTA A: Gerente de la Unidad Financiera Institucional OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Profesional Especializado Administrativo, Encargado de Indicadores de Gestión. SUPERVISA A: Ninguna. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Graduado o Egresado en Licenciatura Administración de Empresas o Contaduría Pública o carreras afines al cargo o experiencia mínima de un año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimiento de presupuestos, contabilidad gubernamental, dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de texto, con énfasis en hoja de cálculo. Conocimiento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado y su Reglamento, Manual Técnico del SAFI y LACAP. HABILIDADES ESPECIALES: Liderazgo, capacidad de análisis, trabajo en equipo, relaciones interpersonales, propositivo, redacción de informes técnicos, capacidad de exponer, capacidad de organización, capacidad de laborar con metas de trabajo. ACTITUD: Responsable, discreto, con disposición de laborar fuera de la jornada de trabajo y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Proporciona apoyo administrativo técnico al Gerente de la Unidad Financiera Institucional, para la realización de gestiones, elaboración de informes, trámites y controles necesarios, cumpliendo normas, instrucciones, procedimientos claramente establecidos y es responsable de revisar previamente documentos o proyectos para el Gerente de la Unidad y de facilitar apoyo a proyectos específicos encomendados. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Planifica y organiza su trabajo conforme a prioridades establecidas por la Gerencia. 2. Revisa documentación que su jefe inmediato requiere. 3. Realiza investigaciones de información para el análisis y elaboración de documentos técnicos. 4. Elabora procedimientos relacionados con los procesos de la Unidad Financiera UPYD /12/ Actualizado diciembre 2012

7 Institucional. 5. Analiza documentos técnicos y formula recomendaciones. 6. Proporciona apoyo técnico cuando le es requerido. 7. Asiste a reuniones de trabajo cuando le fuere convocado. 8. Proporciona información que le fuere solicitada conforme a instrucciones o normas vigentes. 9. Coordinación y seguimiento Financiero de los Proyectos de Inversión Pública de las diferentes Fuentes de Financiamiento, con los ejecutores de los Proyectos. 10. Registro y control Financiero en el SAFI de los Proyectos de Inversión Pública de las diferentes Fuentes de Financiamiento. 11. Planificación Financiera y seguimiento de la Ejecución Presupuestaria de la Inversión Pública de las diferentes Fuentes de Financiamiento: PEIS, Préstamos del BID, Cooperación No Reembolsable de la Embajada de Japón en El Salvador, Financiamiento No Reembolsable del Fondo Español de Cooperación para Agua y Saneamiento AECID y Recursos Propios. 12. Conciliación y Liquidación Financiera de Proyectos de Inversión Pública con base a los Acuerdos emitidos por el Ministerio de Hacienda y /o Decretos Legislativos. 13. Planificación y coordinación de la implementación del Proyecto Gestión de la Calidad en la Unidad Financiera Institucional. 14. Enlace con personal de Auditoria Externa, seguimiento de las Auditorias tanto Financiera como Fiscal, la cual es desarrollada de forma permanente. 15. Seguimiento y control de indicadores de gestión: elaboración de informes de ingresos, facturación y mora institucionales. 16. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 17. Realiza otras actividades inherentes al puesto encomendadas por su jefe inmediato. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por información relacionada con el desempeño de sus funciones, relación con empleados internos y/o con público, mantener registros y controles actualizados, algunas veces aplica al manejo de valores. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Gerente UFI. - Recibir instrucciones sobre lineamientos de trabajo. - Colaboradores Técnicos - Apoyo para formulación y tramites de documentos. Relaciones externas: - N/A. - UPYD /12/ Actualizado diciembre 2012

8 Referencia: Área: Financiera Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Ordenanza SE REPORTA A: Gerente UFI. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Auxiliar SUPERVISA A: Ninguno 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Noveno grado y no requiere experiencia. OCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimiento de la nomenclatura de la ciudad y manejo de equipo de oficina y de limpieza preferentemente. HABILIDADES ESPECIALES: Relaciones humanas, destrezas psicomotrices propias para el desarrollo del puesto. ACTITUDES: Responsable y con disposición de desplazarse a nivel nacional y a trabajar fuera de la jornada laboral. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Colaborar con los servicios generales que demanda la Unidad, a través de la práctica permanente de limpieza, orden y ornato de las diferentes unidades o áreas o puestos de trabajo de los empleados. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Realiza diariamente la limpieza del área física, escritorios y equipos en general, manteniendo el orden y ornato de la Unidad. 2. Brinda colaboración a todo el personal de la Gerencia que solicite apoyo de servicios generales, así como también para la distribución de correspondencia interna. 3. Administra los recursos, materiales o bienes asignados para la limpieza y gestiona de manera oportuna los insumos necesarios para cumplir con dichas funciones. 4. Mantiene limpios y ordenados los utensilios e implementos que se utilizan en las reuniones de la Unidad. 5. Apoya a todo el personal de la Gerencia en la distribución de documentos y correspondencia. 6. Informa al jefe inmediato, de cualquier anomalía suscitada en el orden y limpieza de las oficinas. 7. Colabora con las diferentes unidades o departamentos cuando así sea requerido. 8. Realiza otras funciones que le sean asignadas y que contribuyan al logro de los UPYD /12/ Actualizado diciembre 2012

9 objetivos 9. Traslada correspondencia interna y externa 10. Atiende a las visitas proporcionando atenciones. 11. Efectúa diligencia que le sean encomendadas por el jefe inmediato. 12. Atiende la solicitud de reproducción de fotocopias. 13. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Cuidado de documentos en las diligencias encomendadas y de mantener el aseo y limpieza. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: Ambiente de oficina con condiciones ambientales variables. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Jefe inmediato. - Recibir instrucciones y rutas de trabajo - Subgerencia de Servicios Generales y - Patrimonio Coordinar el abastecimiento de insumos de limpieza. Relaciones externas: - Eventualmente con visitas y clientes. - Atiende y proporciona información general UPYD /12/ Actualizado diciembre 2012