Especificaciones Técnicas

Transcripción

1 AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Especificaciones Técnicas Adquisición de Estantería Móvil y Fija con Sistema Mecánico para el Archivo Central de SERVIR Oficina General de Administración y Finanzas OGAF Febrero 2015

2 CONTENIDO 1. ANTECEDENTES DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DE LA CONVOCATORIA DEPENDENCIA QUE REQUIERE EL SERVICIO FINALIDAD PÚBLICA CARACTERÍSTICAS TECNICAS DE LA ADQUISICIÓN ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CARACTERÍSTICAS FÍSICAS ESPECIFICACIONES DE LA ESTANTERÍA MÓVIL Y FIJA EN LOS AMBIENTES DEL ARCHIVO CENTRAL PLANO DE UBICACIÓN DE LA ESTANTERÍA MÓVIL Y FIJA EN LOS AMBIENTES DEL ARCHIVO CENTRAL LUGAR DE ENTREGA E INSTALACIÓN CONDICIONES GENERALES PLAZO DE ENTREGA GARANTÍA CONFORMIDAD DE PRESTACIÓN.9 6. FORMA DE PAGO CONDICIONES FINALES..10

3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ADQUISICIÓN DE ESTANTERÍA MÓVIL Y FIJA CON SISTEMA MECÁNICO PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE SERVIR 1. ANTECEDENTES Mediante Decreto Legislativo N 1023 se crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil SERVIR como organismo técnico especializado y rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos del Estado, encargado de establecer, desarrollar y ejecutar la política del Estado respecto del Servicio Civil. Mediante la Ley N 25323, se crea el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos en las entidades públicas existentes en el ámbito nacional para garantizar la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación. De acuerdo a lo establecido en el numeral 18.1 del artículo 18 del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de SERVIR, en donde se ha establecido que es función de la OGAF: Planificar, organizar, dirigir y supervisar las funciones y actividades relacionadas a las tecnologías de la información, gestión documentaria y archivo y de atención al ciudadano en concordancia con la normativa vigente. Así también, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 18.6 del artículo 18 del ROF de SERVIR, la Subjefatura de Servicio al Ciudadano es una unidad orgánica dependiente de la OGAF, y es encargada de formular, proponer y supervisar los estándares, procedimientos y directivas para la regulación de los procesos de atención a los ciudadanos, gestión de los documentos y archivos relacionados a los procedimientos administrativos y servicios que desarrolla SERVIR; además de tener a su cargo la gestión del Archivo Central y los Archivos Periféricos. Según la Resolución de Presidencia Ejecutiva N SERVIR/PE, que aprueba la Directiva N SERVIR/GG OAGF Lineamientos para el tratamiento técnico del acervo documentario de la Autoridad Nacional del Servicio Civil SERVIR, la Oficina General de Administración y Finanzas se encuentra a cargo del Órgano de Administración de Archivos (Archivo Central) y tiene entre sus principales funciones: a) Ser el administrador de archivos, teniendo a su cargo las funciones de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas de la entidad. b) Ser el responsable de la conservación y uso de la documentación proveniente de los Archivos Periféricos y de Gestión. c) Ser el mediador en la ejecución de los procesos técnicos archivísticos de transferencia y eliminación de documentos, en coordinación con el Archivo General de la Nación. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DE LA CONVOCATORIA Contratar a una empresa que se encargue de suministrar estantería móvil y fija para el Archivo Central de SERVIR. 3

4 3. DEPENDENCIA QUE REQUIERE EL SERVICIO Oficina General de Administración y Finanzas de la Autoridad Nacional del Servicio Civil SERVIR. 4. FINALIDAD PÚBLICA Se requiere contar con el equipamiento de estanterías móviles con sistema mecánico, a efectos de cumplir con los parámetros de seguridad y conservación que se requiere para custodiar el acervo documentario que transfieren los órganos y unidades orgánicas de SERVIR hacia el local del Archivo Central, de manera que se pueda controlar el ambiente de custodia y desarrollar el tratamiento técnico en los documentos con una temperatura adecuada, ambientes de trabajo, sistemas de seguridad, implementación de una línea de digitalización, entre otros. 5. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LA ADQUISICIÓN Se detallan a continuación las características técnicas de la estantería, la cual comprenderá los siguientes elementos: 5.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS El material con el que se fabricará todo el sistema de estantería será de acero A 50. La estantería móvil, estará compuesta por módulos rodantes dobles y simples. Cada módulo móvil estará conformado por una base, un techo, paneles intermedios. La estantería móvil contará con paneles y parantes de acero A 50. El panel deberá contar con grapa o uña de amarre obteniendo más puntos de apoyo para una buena distribución de la carga que irá en el panel, garantizando con ello que soporte la capacidad por panel horizontal de 50 kilos. Cada estantería móvil contará con un volante Acabados exteriores con forros de acero. El sistema móvil deberá contar con un sistema de engranaje doble para una buena transmisión de esfuerzos a los bogies (ruedas). La altura útil de cada nivel (balda) es de 33 cm de espacio. En su interior llevará un forro intermedio (plancha de acero) entre baldas de un mismo nivel para evitar que el material a almacenar pase de un panel a otro. En la parte central que divide panel frontal con panel posterior, llevará un perfil C como tope para evitar que las cajas conteniendo documentos pasen de un lugar a otro y crucetas para un mejor arriostramiento de la estructura. El sistema de seguridad (al final de la jornada laboral se podrá compactar todo el sistema de estantería y poner candado) permitirá que ninguna persona no autorizada acceda a las estanterías. El movimiento se transmitirá a través del volante a los piñones y ejes, estos a su vez a las ruedas (bogie). El bloque doble de cada estantería tendrá una capacidad de carga de 1440 kilos. Cada balda tendrá una capacidad de carga de 48 kilos, equivalente a 4 cajas de 12 Kg. cada una. 4

5 La estantería deberá estar cubierta con pintura electrostática de color negro. La estantería móvil deberá tener protección anti oxidación. Los paneles horizontales deberán de tener 0.9 m.m de espesor. La sección de los postes canal en C deberán de tener como mínimo 2 x 1 1/2 pulgadas y 2m.m de espesor. 5.2 CARACTERÍSTICAS FÍSICAS ESPECIFICACIONES DE LA ESTANTERÍA MOVIL Y FIJA EN LOS AMBIENTES DEL ARCHIVO CENTRAL CARACTERÍSTICAS DE LA ESTANTERÍA ESTANTE DESCRIPCIÓN LARGO FONDO ALTURA CAPACIDAD CAPACIDAD DE CARGA N DE ESTANTES TIPO A 3 CUERPOS FIJOS SIMPLES 3.73 m 0.45 m m 60 cajas 720 Kg. 2 TIPO B TIPO C 3 CUERPOS MÓVILES DIBLES 3 CUERPOS MÓVILES SIMPLE (TAPA) 3.73 m 0.86 m m 120 cajas Kg m 0.45 m m 60 cajas 720 Kg. 2 Nota: A continuación se detalla algunas definiciones de las características de la estantería a adquirir. Estantería Tipo A: Está compuesto por 3 cuerpos fijos continuos, dispuestos en 1 sola fila y está sujeto a la pared (no tiene movilidad). Estantería Tipo B: Está compuesto por 6 cuerpos, dispuestos en 2 filas de 3 cuerpos cada una y cuya caras posteriores se encuentran opuestas (tiene movilidad). Estantería Tipo C: Está compuesto por 3 cuerpos continuos, dispuestos en 1 sola fila y sirven de cierre total para sistema de estantería (tiene movilidad). Cuerpo: Es la unidad que compone al estante. Tiene 5 baldas (niveles horizontales) que soportan a las cajas. Balda: Es la unidad que compone al cuerpo. Está compuesto de una base horizontal y la altura útil donde se colocan las cajas. 5

6 CUERPO NIVEL 1 NIVEL 2 BALDA NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5 6

7 5.2.2 PLANO DE UBICACIÓN DE LA ESTANTERÍA MOVIL Y FIJA EN LOS AMBIENTES DEL ARCHIVO CENTRAL 7

8 Asimismo, la adquisición de estantería incluye la instalación e implementación. 5.3 LUGAR DE ENTREGA E INSTALACIÓN El lugar donde se entregarán e instalarán los estantes móviles y fijos será en el ambiente asignado para Archivo Central de SERVIR, ubicado en la Av. General Garzón N 704, Esquina con Juan Antonio Ribeyro N 192 (Primer piso) Jesús María. 5.4 CONDICIONES GENERALES Las siguientes condiciones, definen lo que debe cumplirse para el desarrollo de la instalación de las estanterías móviles y fijas: Se procederá a identificar el área de trabajo: ubicación accesos y horarios de ingreso a la zona de trabajo. Estos parámetros están supeditados a los permisos respectivos. El desarrollo integral de la necesidad (adquisición e instalación) es a todo costo, SERVIR no suministrará ningún equipo, insumo, material, accesorios, equipo de seguridad, plástico para protección de ambientes, herramientas, ni cualquier otro elemento necesario para el desarrollo de la instalación, por lo cual éstos deberán ser considerados dentro del presupuesto de la adquisición. El contratista será responsable de los daños ocasionados a la infraestructura del inmueble, en el momento que se realice la instalación de los estantes móviles y fijos. Por lo tanto, durante la ejecución de los trabajos se protegerá los activos existentes en el área, garantizando la seguridad del mobiliario e inmueble, de ser el caso. Todo daño o perjuicio a los bienes de la institución o a terceros, producto de la ejecución de la instalación será de entera responsabilidad del contratista; debiendo este, subsanar de forma inmediata los daños ocasionados o el reemplazo de los bienes dañados. El contratista deberá contar para los trabajos a ejecutar, instrumentos y herramientas básicas (herramientas manuales en buenas condiciones, equipos eléctricos manuales provistas de cable eléctrico en buenas condiciones y con la protección necesaria; sin improvisaciones o adaptaciones irregulares), lo cual garantizará la calidad del requerimiento solicitado (incluida la instalación). Cualquier daño debido a defecto de fabricación y/o calidad de los mismos, determinará su reemplazo por otro adecuado, sin que ello signifique un costo adicional para SERVIR. El contratista deberá hacer cumplir las normas de seguridad interna, siendo el contratista el responsable de cualquier daño material o personal que ocasione al momento de realizar los trabajos. El contratista deberá garantizar el orden y limpieza permanente del lugar de trabajo y la eliminación del material excedente. El presente requerimiento deberá quedar a entera satisfacción de SERVIR, dentro de los plazos establecidos PLAZO DE ENTREGA El plazo máximo para la entrega e instalación de los estantes, será de treinta (30) días calendario, contados a partir del día siguiente de la firma del contrato por parte del contratista.

9 5.6 GARANTÍA Los bienes solicitados en el presente requerimiento tendrán una garantía no menor a un (1) año, contado a partir de la conformidad otorgada por la Entidad. La garantía involucra cualquier defecto de materiales y/o mano de obra. La comunicación para reportar las averías que se presenten en el periodo de garantía, las realizará SERVIR, mediante correo electrónico, fax o otra carta simple de la Oficina General de Administración y Finanzas. Asimismo, el contratista asumirá el costo total del traslado (ida y vuelta de su destino) de los mobiliarios que sean reportados por la Entidad como consecuencia de una falla en la fabricación dentro del periodo de garantía. Deberá acreditarse a la presentación de propuestas, mediante documento emitido por el postor, que el mobiliario ofertado cuenta con una garantía mínima de un (1) año de vigencia en servicio técnico, suministros y repuestos. 5.7 CONFORMIDAD DE PRESTACIÓN El contratista garantizará al momento de la entrega, el perfecto estado del mobiliario, sin ralladuras, abolladuras y sin accesorios faltantes para su recepción correspondiente. La conformidad de prestación por la entrega e instalación del mobiliario será otorgada por el Sub Jefe de Logística de la Oficina General de Administración y Finanzas de SERVIR. 6. FORMA DE PAGO El pago se realizará luego de ejecutada la prestación a cargo del contratista, en el plazo de quince (15) días calendarios luego de entregada la conformidad. 7. CONSIDERACIONES FINALES Cualquier situación no considerada en las presentes especificaciones técnicas, se regirá por lo establecido en las normas de contrataciones y adquisiciones del estado y supletoriamente por el código civil y normas conexas. La modalidad de ejecución será a Suma Alzada. El plazo de responsabilidad por vicios ocultos es de un (1) año contado a partir de la conformidad de la prestación otorgada por la Entidad. 9