PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y MEJORA CONTINUA

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1 Página 1 de 6 PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y MEJORA CONTINUA REGISTRO DE REVISIONES MODIFICACION FECHA APROBADA POR Se introducen los contratos de gestión clínica y los planes de gestión de procesos como forma de desplegar el Plan de gestión del hospital en los procesos Se establece que es el consejo técnico y no la comisión de calidad el responsable de revisar el plan estratégico y plan de gestión Se modifica el flujograma y la descripción de actividades para adecuarlo a la realidad del hospital 11/04/05 Comisión de Calidad 24/01/05 Comisión de Calidad 21/12/04 Comisión de Calidad

2 Página 2 de 6 1. MISION DEL PROCESO Establecer la sistemática que garantice la planificación e implantación del Plan estratégico y Plan de calidad del hospital, mediante el despliegue de planes de gestión anuales que contienen acciones y objetivos asignados a los procesos. Asimismo y utilizando entre otras herramientas EL CONTROL DE GESTIÓN cuatrimestral, la REVISIÓN DEL SISTEMA anual y la AUTOEVALUACIÓN según el modelo EFQM cada dos años, se establece la sistemática para la evaluación y revisión tanto de la política como de los objetivos del hospital. 2. RESPONSABLE DE PROCESO EQUIPO DE PROCESO Gerente 3. ENTRADAS AL PROCESO ENTRADAS Comisión de Calidad Plan estratégico de Osakidetza Organización central Plan estratégico de Salud Mental Organización central Plan de Calidad de Osakidetza Organización central PROVEEDOR Contrato-programa Proceso de Planificación económico-financiera (PR-PECOFIN) Informe de conclusiones de encuestas a pacientes y familiares Proceso de evaluación de la satisfacción de los Informe con conclusiones del tratamiento de clientes (PR-SACLI) quejas y reclamaciones de pacientes y familiares Informe de conclusiones de encuestas a trabajadores Proceso de Planificación y gestión de los Informe con conclusiones del tratamiento de recursos humanos (PR-GRRHH) quejas y reclamaciones de trabajadores Acuerdos con otros centros. Necesidades de la sociedad Proceso de coordinación intra e interinstitucional (PR-COOR) Informes de resultados de los procesos: periódicos y anuales Gestores de los procesos (SPR-MCO) 4. RESULTADO DEL PROCESO SALIDAS CLIENTES Plan estratégico revisado y actualizado Plan de calidad revisado y actualizado Plan de gestión anual con objetivos y acciones Contratos de gestión clínica con procesos Todos los procesos del hospital clave asistenciales Planes de gestión de procesos Informes de auditoría y EFQM

3 Página 3 de 6 5. FLUJOGRAMA DIRECTRICES DE LA ORGANIZACIÓN CENTRAL PLAN ESTRATÉGICO OSAKIDETZA PLAN ESTRATÉGICO SALUD MENTAL PLAN DE CALIDAD OSAKIDETZA ANÁLISIS ESTRATÉGICO: Definición de: MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 1 PLAN ESTRATÉGICO PR. PLANIFICACIÓN HOSPITAL ECONÓMICA- 2 FINANCIERA PR-PECOFIN PLAN DE CALIDAD MODIFICACIÓN O HOSPITAL ADENDA AL CONTRATO PROGRAMA CONTRATO 10 PLAN DE GESTIÓN 3 PROGRAMA ANUAL DEL HOSPITAL EVALUACIÓN BIANUAL: REVISIÓN Y AJUSTE ANUAL 8 DESPLIEGUE del Plan de gestión a todos los procesos: - CONTRATOS DE GESTIÓN CLÍNICA o - PLANES DE GESTIÓN DE PROCESOS 4 6 REVISIÓN Y AJUSTE PERIÓDICO SI SE REQUIERE Datos correspondientes al CONTRATO PROGRAMA 7 AUDITORÍAS:PG-03 EVALUACIONES EFQM INFORMES ANUALES DE RESULTADOS AUDITORÍAS Y/O EFQM IMPLANTACIÓN a través del SUBPROCESO PARA LA GESTIÓN DE LA MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS 5 Informes periódicos resultados de SEGUIMIENTO MENSUAL: datos asistenciales y Económicos SEGUIMIENTO BIMESTRAL: Datos asistenciales, Económicos y calidad PROCESOS SEGUIMIENTO CUATRIMESTRAL: CONTROL DE GESTIÓN Datos asistenciales, Económicos y calidad INFORME ANUAL CON RESULTADOS DE PROCESOS, CONCLUSIONES Y PROPUESTAS DE OBJETIVOS DE MEJORA 9 REVISIÓN DEL SISTEMA POR LA DIRECCIÓN DOC-REVDIR ANÁLISIS DE RESULTADOS DE GRUPOS DE INTERÉS Informes necesidades de la Sociedad y Otras Instituciones Informes sobre encuestas a Trabajadores y Tratamiento de quejas y reclamaciones Informes sobre encuestas a clientes y Tratamiento de quejas y reclamaciones PROCESO COORDINACIÓN INTRA INTERINSTITUCIONAL PR-COOR PROCESO PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE LOS RRHH PR-GRRHH PROCESO EVALUACIÓN SATISFACCIÓN CLIENTE PR-SACLI

4 Página 4 de 6 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES, RESPONSABLES DOCUMENTOS Y RESULTADOS ACTIVIDAD DESCRIPCION, DOCUMENTOS Y PROCESOS PROVEEDORES Partiendo de las directrices marcadas por la Organización central y utilizando como fuente los documentos: Plan estratégico de Osakidetza Plan estratégico de Salud Mental Plan de calidad de Osakidetza RESPONSABLE REGISTROS 1.-Análisis estratégico Utilizando asimismo el análisis de los resultados de los diferentes grupos de interés como son: informes sobre encuestas y quejas y reclamaciones de pacientes y familiares (PR-SACLI) Informes sobre encuestas y quejas y reclamaciones de trabajadores (SPR- SATRA), incluido en el (PR-GRRHH) Informes de las necesidades de la sociedad y Otras instituciones (PR-COOR) Actas de las reuniones 2.- Desarrollo de Planes 3.-Despliegue anual de los planes estratégico y de calidad 1.- Se realiza un análisis estratégico tanto interno: FORTALEZAS Y DEBILIDADES, como externo: AMENAZAS Y OPORTUNIDADES 2.- Se definen: LA MISIÓN, VISIÓN y VALORES. Como resultado del análisis estratégico y para cumplir con la MISIÓN y alcanzar la VISIÓN. Se elabora el PLAN ESTRATÉGICO para los próximos cuatro años Con el fin de dar respuesta al Plan de Calidad de Osakidetza y las estrategias propias, se elabora un PLAN DE CALIDAD para los próximos cuatro años Partiendo de : Los Planes Estratégico y de Calidad en vigor y teniendo en cuenta: El contrato programa acordado con la Dirección Territorial (PR-PECOFIN) Se elabora un PLAN DE GESTIÓN anual para todo el hospital en el que se incluyen las acciones, objetivos y procesos responsables de su cumplimiento. Elaboración: Coordinador del SGC Revisión: Consejo técnico Aprobación: Elaboración: Coordinador del SGC Revisión: Consejo técnico Aprobación: Plan Estratégico Plan de Calidad Plan de gestión del hospital

5 Página 5 de 6 ACTIVIDAD 4.- Despliegue del Plan de gestión 5.- Comprobación de la implantación de los planes en los procesos 6.- Revisión y ajuste periódicos 7.- Evaluación bianual de los puntos recogidos en el CONTRATO PROGRAMA DESCRIPCION, DOCUMENTOS Y PROCESOS PROVEEDORES El Plan de gestión se despliega mediante Planes de acción con objetivos e indicadores que medirán su consecución a todos los procesos que forman el SISTEMA DE GESTIÓN del hospital. Se acuerdan los objetivos de los procesos mediante dos mecanismos: Contratos de gestión clínica para aquellos procesos clave asistenciales Planes de gestión de procesos en el resto. La implantación de los planes en los procesos se comprobará mediante la obtención de resultados periódicos, se procede a: Seguimiento mensual de los datos asistenciales y económicos Seguimiento bimestral de los datos asistenciales, económicos y de calidad Seguimiento cuatrimestral de datos asistenciales, económicos y de calidad para la presentación en el CONTROL DE GESTIÓN que realiza la Dirección general. Estos resultados se obtendrán en los procesos a través del (SPR-MCO) Como consecuencia de las evaluaciones periódicas, si fuera requerido se realizará un ajuste de los objetivos recogidos en el Plan de gestión del hospital o de los correspondientes a los procesos. Dos veces al año y, por citación de la Dirección territorial. Se revisan específicamente los resultados correspondientes al CONTRATO PROGRAMA, para ello se utilizarán los seguimientos periódicos. Si los resultados obtenidos lo requieren, se solicitará modificación o adenda al Contrato programa, que se realizará a través del (PR- PECOFIN) RESPONSABLE Elaboración: Responsables de procesos Revisión: Técnico de calidad Aprobación: REGISTROS Planes de gestión de los procesos Actas de reuniones Plan de gestión Contrato programa actualizado

6 Página 6 de 6 ACTIVIDAD 8.- Auditorías y Evaluaciones EFQM 9.-Revisión del sistema por la dirección 10.- Revisión y Ajuste Anual DESCRIPCION, DOCUMENTOS Y PROCESOS PROVEEDORES Como mínimo una vez al año, se realizará una auditoría interna según el lo descrito en el PG-03, con el fin de comprobar el ajuste del SGC a la Norma ISO 9001:2000 Como mínimo cada dos años, se realizará una evaluación de toda la organización según el modelo de la EFQM Como mínimo una vez al año y utilizando el documento DOC-REVDIR, se realizará la REVISIÓN DEL SISTEMA POR LA DIRECCIÓN Como fuentes de información se emplearán: Informes anuales con los resultados de TODOS los procesos tras realizar en ellos la Revisión del sistema según el (SPR- MCO). El análisis de los resultados obtenidos de los diferentes grupos de interés: Encuestas y quejas y reclamaciones de pacientes y familiares (PR-SACLI) Encuestas y quejas y reclamaciones de trabajadores (SPR-SATRA), incluido en el (PR-GRRHH) Necesidades de la sociedad y Otras instituciones (PR-COOR) Informes anuales de Las auditorías y/o evaluaciones según EFQM Según los resultados de la Revisión del sistema se procederá a: 1. Revisión y ajuste si fuera necesario del PLAN DE GESTIÓN ANUAL para dar respuesta a los objetivos de mejora de los procesos que sean aprobados. 2. Cada cuatro años, se revisan y ajustan el PLAN ESTRATÉGICO y EL PLAN DE CALIDAD. 3. Cada cuatro años, se revisan y ajustan si fuera necesario: MISIÓN, VISIÓN Y VALORES RESPONSABLE Auditorías: Equipo designado por el director Evaluación EFQM: Equipo directivo y Miembros de la UGS Comisión de Calidad Propone: Comisión de calidad Revisa: Equipo directivo Aprueba: REGISTROS Informe de auditorías Informe de evaluación EFQM Informe de revisión del sistema con conclusiones y objetivos de mejora Plan de gestión Plan estratégico Plan de calidad