Manejo de Herramientas Tecnológicas

Transcripción

1 1. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Capítulo 7 Manejo de Herramientas Tecnológicas 58

2 7. MANEJO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS 7. Manejo de Herramientas Tecnológicas 7.1. Módulo de Consulta SAI Académico Para ingresar al módulo AYRE se puede hacer por las siguientes opciones: Pensum por Cohorte En el portal institucional ubique el link del módulo en la parte inferior derecha de la pantalla Escribir la dirección del módulo en la barra de dirección del navegador Una vez se ingresa a la página de identificación, el usuario debe digitar el usuario y clave asignada por el sistema. RUTA: Académico/ Pensums/ Informes/ Pensum por cohorte Al ingresar por esta ruta el sistema genera la siguiente pantalla donde se ingresan los siguientes datos: Programa académico Pensum Cohorte El dato que se ingrese en el pensum es el mismo que se debe poner en el campo Cohorte. Al finalizar se da clic sobre el botón Al generar el informe, el sistema desplegará la siguiente pantalla donde se mostrará el Plan Académico del Programa con la información necesaria. 59

3 7. MANEJO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Consulta Historia Académica Activos RUTA: Académico/ Historia académica/ Historia académica activos Esta ruta permite consultar la historia académica de los estudiantes activos, de todos los períodos con la opción todos los semestres, o un período específico seleccionándolo ejemplo: etc. Al dar clic sobre el botón se visualizará la historia académica del estudiante, en este caso el de todos los periodos Consulta Historia Académica No Activos RUTA: Académico/ Historia académica/ Historia académica No activos Esta ruta permite consultar la historia académica de los estudiantes que no se encuentran activos, es decir los estudiantes con estados en RETIRO VOLUNTARIO, CANCELÓ REGLAMENTARIAMENTE, RETIRADO POR RENDIMIENTO ACADÉMICO Y GRADUADO. Se puede realizar la consulta de todos los períodos con la opción todos los semestres, o un período específico seleccionándolo ejemplo: entre otros. A continuación se muestra el estado del estudiante. Se ingresa periodo a consultar y se ingresa el código del estudiante y se da clic sobre el botón Al dar clic sobre el botón se visualiza el siguiente pantallazo con la historia académica del estudiante, en este caso solo el periodo que se seleccionó. 60

4 Consulta Plan Académico RUTA: Académico/ Historia académica/ Informes/ Plan Académico. Esta opción le permite consultar el Plan Académico de un estudiante, donde encontrará las notas, periodo cursados, créditos etc; al seguir la ruta el sistema desplegará la siguiente pantalla, donde se debe ingresar el código del estudiante, al finalizar se da clic sobre el botón al generar el informe el sistema desplegará el plan académico del estudiante Estudiantes Consulta Datos Básicos del Cliente RUTA: Estudiantes/ Datos básicos cliente Esta opción permite consultar los datos básicos del estudiante con el número del documento de identidad; como: Nombres Apellidos Dirección Teléfono Fecha y lugar de nacimiento Lugar y fecha de expedición del documento de identidad Departamento Ciudad País Se selecciona el tipo de documento y se digita en número, se da la opción que mostrará los datos requeridos de la consulta Consulta Datos Académicos del Estudiante RUTA: Estudiantes/ Datos académicos Estudiante Esta opción permite con el número del código consultar lo siguiente: Nombre Tipo de documento Programa académico Teléfonos Dirección Ciudad Departamento País Pensum Clasificación a los estudiantes que aplican Estado: ACTIVO, EN TRÁMITES DE MATRÍCULA, RETIRO VOLUNTARIO, RETIRO POR BAJO RENDIMIENTO ACADÉMICO, GRADUADO. Fecha, acta, folio, registro de grado Semestre académico Semestre aprobado Se digita el código y se da la opción la información para que el sistema muestre 61

5 7. MANEJO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Consulta del estudiante Promedios RUTA: Estudiantes/ Consultas/ Promedios Está opción permite consultar el promedio acumulado y el promedio del último semestre cursado del estudiante a consultar. Se digita el código y se da clic sobre el botón al consultar el sistema muestra los siguientes datos del estudiante: Consulta del estudiante Horario RUTA: Estudiantes/ Consultas/ Horario Nombre Código Programa Estado Promedio último semestre Promedio acumulado Número de créditos cursados Está opción permite consultar el horario que seleccionó cada estudiante en el momento de la matrícula. Se digita el código y se da clic sobre el botón al consultar se visualiza el horario del estudiante Consulta del estudiante Horario Matriz RUTA: Estudiantes/ Consultas/ Horario matriz Está opción permite consultar el horario que seleccionó cada estudiante en el momento de la matrícula. Se digita el código y se da la opción 62

6 Consulta Estados RUTA: Estudiantes/ Consultas/ Estados Esta opción le permite validar en qué estado se encuentra un estudiante, entre los que se encuentran: Activo En trámites de matrícula Retiro voluntario Retiro por bajo rendimiento académico Graduado. Al ingresar por la ruta anterior, el sistema generará la siguiente pantalla, allí se ingresa el código de estudiante y se da clic sobre el botón Al buscar, el sistema mostrará algunos datos básicos del estudiante y su estado Consulta Notas del Semestre RUTA: Estudiantes/ Consultas/ Notas del Semestre. Esta opción permite validar las notas obtenidas en cada uno de los semestres cursados. Al ingresar por la anterior ruta, el sistema generará un pantallazo en donde se deben ingresar los siguientes datos. Periodo Código del estudiante Al finalizar se da clic sobre el botón Al consultar el sistema muestra la siguiente pantalla con los datos de las notas de las materias cursadas en el periodo. 63

7 7. MANEJO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Matricula Consulta Reajustes Consulta Bloqueos Registro RUTA: Matrícula/ Reajustes/ Consulta reajustes RUTA: Matrícula/ Registro/ Bloqueos Registro Esta opción permite validar los reajustes que ha realizado un estudiante, ya sea en todos los períodos con la opción todos los semestres, o un período específico seleccionándolo ejemplo: etc. Esta opción le permitirá validar si el estudiante se encuentra con algún tipo de bloqueo. Los bloqueos que se pueden encontrar en esta opción son los siguientes: Se ingresan datos solicitados por el sistema, en este caso periodo y código del estudiante, se da clic sobre el botón Cartera Biblioteca Laboratorio Al consultar el sistema genera un pantallazo con los tipos de reajustes que ha realizado (Adición o Retiro de Materias) en un periodo determinado Al ingresar por la ruta mencionada el sistema generará un panatallazo, allí solo se debe llenar el campo número de documento. Al finalizar se da clic sobre el botón Al buscar el sistema muestra la siguiente pantalla con el tipo de bloqueo que tiene el estudiante y el estado (Activo o Inactivo) Si el estudiante no se encuentra con ningún tipo de bloqueo el sistema desplegará el siguiente mensaje. 64

8 Consulta Materias Canceladas RUTA: Matrícula/ Cancelaciones/ Consulta materias Canceladas Esta opción permite validar las materias que el estudiante canceló en un periodo determinado escogiendo el periodo o en todos los períodos con la opción todos los semestres. Al seguir la ruta el sistema generar un pantallazo, donde se deben ingresar el periodo a consultar y el código del estudiante Consulta Materias Canceladas por Materia RUTA: Matrícula/ Cancelaciones/ Consulta materias Canceladas por materia Esta opción permite validar las cancelaciones que se han realizado de una materia en específico, al seguir la ruta el sistema desplegará los siguientes datos que se deben ingresar. Periodo (00000 para ver todos los semestres) Departamento Materia Al finalizar se da clic sobre el botón consultar. Al consultar el sistema despliega un pantallazo, con los estudiantes que han cancelado la materia consultada en los diferentes periodos Consulta Semestres Cancelados RUTA: Matrícula/ Cancelaciones/ Consulta Semestres Cancelados Esta opción permite validar las cancelaciones de semestres que se han hecho durante un periodo determinado. Se selecciona el periodo y se da clic sobre el botón que realizaron cancelación en el semestre seleccionado. al consultar, el sistema genera todos los estudiantes 65

9 Consulta Liquidación Liquidación Estudiante RUTA: Matrícula / Liquidación matrícula/ Liquidación estudiante Esta opción permite generar la liquidación del estudiante con el código. Se selecciona el período que se va consultar y se digita el código, o en la opción periodo se selecciona para ver todas las liquidaciones de todos los periodos cursados, al finalizar se da clic sobre el botón Para ver los datos que se encuentran en la liquidación se da clic sobre el botón.. Para generar informe de la liquidación se señala la liquidación y se da la opción este se genera en un PDF Consulta Liquidación Liquidación Cliente RUTA: Matrícula/ Liquidación matrícula/ Liquidación Cliente Esta opción permite generar la liquidación del estudiante con número del documento de identidad, a diferencia de la consulta con código esta despliega la liquidación de Inscripción. Se selecciona el período a consultar, se selecciona el tipo de documento de identidad y se digita el número del documento, o para ver todas las liquidaciones de todos los periodos en la opción periodo se selecciona 00000, al finalizar se da clic sobre el botón Para generar informe de la liquidación se señala la liquidación y se da la opción este generará un documento en PDF. 66

10 7.2. CRM Objetivos Implementar la solución de CRM (Customer Relationship Management) Microsoft Dynamics que permita: Disponer de un repositorio centralizado de datos del alumno. Consolidar en una única herramienta todos los contactos que el alumno haya realizado con la Institución, ya sea por mail, vía web o en forma telefónica, y posibilitar su seguimiento cross Universidad. Poder realizar campañas de información y seguimiento masivas, por criterios configurables. Conocer en todo momento los principales motivos de contacto y tomar acciones inmediatas Alcance Asignar grupos de alumnos a asesores institucionales y a CAU Registrar y resolver on line consultas y reclamos de múltiples orígenes (portal web, sistema de tickets, teléfono, a futuro redes sociales) Configurar workflows por motivo de contacto y derivarlos automáticamente para su resolución a las áreas de la Institución responsables por resolverlos Configurar campañas de marketing directo que contribuyan a que nuestro alumno se sienta acompañado por la Institución. Disponer de indicadores on line de las gestiones sobre el CRM que posibiliten rápida toma de decisiones 67

11 Funcionalidad Entidad: Estructura que se usa para administrar datos. Un sinónimo es Tipo de Registro Las entidades que presenta CRM son: Contacto Casos actividad Panel Búsqueda de Contactos Haciendo clic en Servicio y luego en la pestaña Contactos en la parte superior, podemos encontrar todos los contactos activos para proceder a hacer las gestiones posibles con el estudiante que escogemos. También podemos hacer uso del buscador de registros que nos permitirá encontrar al estudiante con datos puntuales Información General En el menú del lado izquierdo de nuestra pantalla podemos encontrar información relevante del estudiante que hemos escogido y que posteriormente vamos a la pestaña de Información Contacto para encontrar información como: Nombres, Apellidos, Estado del alumno, y otros datos personales que nos pueden servir para la llamada Información de Contacto En la pestaña de Información de Contacto encontramos información referente a: la dirección y residencia, teléfono principal, etc. Ten en cuenta que la información que aquí encontramos es la que deriva automáticamente del registro académico de la Institución, por lo que no podrás modificarla, sin embargo puedes agregar en el campo otro, algún dato adicional que nos quiera suministrar el alumno Detalles del Contacto En la pestaña de Detalles, podemos ver información, como género, estado civil, nacionalidad, perfil, capacidades y descripción lo cual nos sirve para dar un trato preferencial al alumno en caso de así requerirlo.

12 Información Académica En la pestaña de Información Académica veremos la información correspondiente al colegio egresado, promedio y fecha de inducción Preferencias del Contacto En la pestaña de Preferencias podemos encontrar información relevante a las preferencias de contacto, por ejemplo si él prefiere que se le informe a través de , sms, teléfono, en horarios de la mañana, tarde o noche, etc Funcionalidad - Ejercicios prácticos 1. Entra al panel de estudiantes busca 3 de ellos y consulta: a. La información de contacto, nombres, apellidos, teléfono de contacto, dirección. b. La información Académica, colegio y año de egresado. c. Las notas y las actividades que se han creado para este estudiante. 2. Ingresar al panel Estudiante, buscar al Estudiante: Indicar: a. Programa b. Registro académico c. Fecha de inducción d. Propietario Registro Académico En la pestaña de Registro Académico encontraremos información relevante al registro o los registros académicos que tenga el estudiante, si es el caso de un alumno que cursa dos carreras simultáneas, haciendo clic sobre el registro encontraremos más información del mismo. 69

13 Registro Académico - Visualización Ya dentro del registro académico encontramos información relacionada con el programa que está cursando el alumno, el estado, matriculado o inscrito y la modalidad, presencial o virtual Visualización de Casos Al acceder a la pestaña Casos, encontraremos todos los casos Activos, Resueltos, Cancelados de este estudiante. En el campo de visualización de casos debemos seleccionar que nos muestre todos los casos, para así poder llevar un control histórico de casos, evitando la duplicidad de casos ya abiertos y posibilitando el análisis para la mejora continua Acceder a un caso ya creado o crear nuevo caso Puedes crear un nuevo caso para lo que deberás hacer clic en Agregar Nuevo Caso. Puedes acceder a un caso ya creado para su seguimiento. Solo será hacer doble clic sobre el título del caso Crear un nuevo caso y resolver online Después de seleccionar la opción Crear Nuevo Caso en la vista anterior. Te aparecerá esta ventana para tipificar el caso adecuadamente Ya aquí en esta vista podrás contemplar las opciones de tipificación según sea el caso, ten en cuenta que el título no es un campo desplegable por lo que debes indicar el nombre con el que quedará guardado este caso para encontrarlo posteriormente de manera fácil Tipificación, categoría de servicio Tipificación, clase Tipificación tipo Tipificación, detalle Tipificación, título y registro académico Especificación consulta/reclamo Descripción de la solicitud o reclamo Resolución del caso y guardar Visualización del caso desde la vista de alumno Resolver y cerrar 70

14 7.3. Crear caso y derivarlo a otras dependencias de la Universidad Selecciona la opción Crear Nuevo Caso en la vista del contacto. Te aparecerá esta ventana para tipificar el caso adecuadamente. Ya aquí en esta vista podrás contemplar las opciones de tipificación según sea el caso. Recuerda que el titulo no es un campo desplegable por lo que debes indicar el nombre con el que quedará guardado este caso para encontrarlo posteriormente de manera fácil. Ten en cuenta que la derivación de casos solo serán para que la Institución gestione y cuando te ha devuelto el caso con la respuesta al estudiante, eres tu quien se contacta con el alumno y posteriormente cierra el caso. Finalmente hacemos clic en Guardar. Ahora como en los casos resueltos online hacemos clic en Resolver Caso, una vez la Institución ya nos ha devuelto el caso gestionado. Recuerda que debes poner la nota final en el caso antes de resolverlo, para dar una respuesta clara y concreta al estudiante. Llenas el campo con OK Actividades Seleccionar Área de trabajo Las actividades son totalmente diferentes de un caso. Simplemente míralo y úsalo como una agenda que te permitirá ser más ágil y ordenado en tus labores diarias. Se desplegará la solapa con todas las actividades y a su vez, en cada una de ellas, las asociadas dentro de Vista del Sistema y Mis vistas. Seleccionamos, a modo de ejemplo, All phone Calls. Se abrirá el formulario de la actividad Llamada telefónica. En el margen superior izquierdo, se encuentran todas las actividades que el Asesor puede realizar. El asesor seleccionará la actividad que desea realizar, por ejemplo, Llamada de teléfono. Se abrirá el formulario para que el asesor complete los datos necesarios. Para finalizar la actividad se debe seleccionar Marcar como terminado. 71

15 El asesor además puede crear una actividad dentro del caso del alumno dentro del caso, seleccionar Actividades se habilitará en el margen superior izquierdo la opción Agregar nuevo actividad donde se desplegará un menú con las diferentes opciones. El asesor seleccionara la actividad que desea realizar, se abrirá un nuevo formulario y completará con los datos necesarios, clic Agregar Nueva Actividad clic Correo Electrónico 7.5. Funcionalidad ejercicios prácticos Realizar una actividad de correo electrónico al estudiante Se contacta al Estudiante por segunda vez para consultar nuevamente por el caso: a. Crear caso b. Tipificar correctamente c. Cargar actividad en caso 7.6. Paneles Los paneles te permitirán ver y controlar tu área de trabajo. El asesor podrá visualizar paneles como: Mis casos en curso Mis casos derivados Mesa de ayuda Se visualizan todos los casos de la mesa de distancia y presencial El asesor podrá visualizar paneles como: Mis actividades Actividades de inducción sin asignar Actividad de Inducción la inducción paso a ser un caso y se encuentra en un Panel En Panel, el Supervisor accede a Servicios Panel Supervisor Al seleccionarlo visualizaremos los paneles correspondientes. 72