INSERCIÓN DE GRÁFICOS

Transcripción

1 UNIDAD DIDÁCTICA INSERCIÓN DE GRÁFICOS Los objetivos de este tema son: 1. Empezar a trabajar con gráficos en nuestras hojas, conociendo las partes y elementos de un gráfico. 2. Crear un gráfico ayudándose del asistente para gráficos de Excel. 3. Aprender a modificar un gráfico y a trabajar con las Herramientas de gráficos. 4. Conocer cómo borrar un gráfico INTRODUCCIÓN En los temas anteriores hemos aprendido a trabajar con el formato de la hoja de cálculo, a introducir datos y a operar con ellos utilizando las fórmulas y funciones. Con todo lo aprendido hasta ahora ya podemos elaborar una hoja de cálculo con buena funcionalidad y apariencia, faltaría aprender a insertar gráficos y a insertar elementos visuales como imágenes, autoformas, etc. En este tema vamos a aprender a crear gráficos a partir de los datos contenidos en la hoja de cálculo y a dar formato al gráfico para que sea lo más atractivo posible y refleje de una forma clara la información que se quiere transmitir. Un gráfico es una presentación visual de los datos contenidos en la hoja de cálculo, se suelen usar para representar por ejemplo con un gráfico de línea la evolución de datos en un periodo, con un gráfico de barras para comparar varios datos, con un gráfico circular para representar el porcentaje sobre un total, etc. 10.1

2 Excel 2010 permite crear gráficos de una forma sencilla, incluye gráficos estándar y numerosas variedades de éstos, lo importante de este tema será aprender a utilizar las diferentes herramientas de gráficos que ofrece el programa ELEMENTOS DE UN GRÁFICO Un gráfico está formado por varios elementos, estos son partes que podemos modificar o dar formato de forma independiente. Para ello Excel 2010, al crear un gráfico activa una barra de herramientas llamada Herramientas de gráficos y además añadirá nuevas fichas Diseño, Presentación y Formato, que se podrán utilizar para crear el gráfico. Para estudiar los elementos del gráfico vamos a partir del ejemplo que venimos usando durante los temas anteriores. 10.2

3 Vamos a representar esta tabla mediante un gráfico, de forma que de un vistazo veamos en cada día qué tienda ha vendido más importe. Para ello crea tu primer gráfico de una forma rápida y sencilla, selecciona el rango que contiene los datos B2:E5, y desde la ficha Insertar, grupo Gráficos, selecciona el desplegable del botón Columna y elige el primer tipo de gráfico de Columna en 3-D. 10.3

4 Automáticamente Excel crea un gráfico con los datos seleccionados, si observas éste puedes ver que el Martes la Tienda 2 es la que más había vendido. Ahora que ya tenemos el gráfico vamos a ver los elementos de éste, para ello se selecciona el gráfico para que se active la barra de herramientas de gráficos y se hace clic en la ficha Presentación, vamos a aprovechar la sencillez de Excel 2010 y sus menús desplegables para crear gráficos. 1º. Título del gráfico: es el título principal del gráfico, el nombre en este ejemplo es Ventas semana para crearlo se siguen los pasos Presentación > Etiquetas > Título del gráfico. 10.4

5 2º. Títulos de los ejes del gráfico: es el nombre que damos a cada uno de los ejes según los datos, en este ejemplo al eje horizontal le llamamos Días y al vertical Importe. Para crearlo se siguen los pasos Presentación > Etiquetas > Rótulos de eje > Título de eje horizontal primario y Título de eje vertical primario en este segundo tienes varias opciones de presentación. 3º. Series de datos: es el conjunto de datos de la tabla que representa el gráfico, en este ejemplo, sería cada una de las barras de colores que representan las ventas. Para verlo se debe cambiar el dato de la celda C3 de a 500, automáticamente varía el tamaño de la columna. 4º. Leyenda: es la tabla que especifica bien con un color, línea, etc., cada una de las series del gráfico. En el ejemplo se puede ver que a la tienda 1 le da el color azul. Para crear la leyenda se siguen los pasos Presentación > Etiquetas > Leyenda. 5º. Área de trazado: es la zona del gráfico que contiene la representación de los datos, no incluye la leyenda ni títulos. 6º. Área del gráfico: corresponde a la totalidad del área del gráfico con todos sus elementos. 7º. Ejes: los ejes del gráfico son las líneas de referencia de éste, dependiendo del tipo de gráficos se encontrará un número de líneas y se tendrá unas opciones u otras. Dentro de los ejes se puede trabajar en el horizontal con las categorías, por ejemplo cambiar el color al texto de días o con el vertical con los valores modificando por ejemplo el valor del importe en millares y pintando nuevas líneas de división. Puede haber gráficos en dos dimensiones que tendrán dos ejes uno de abscisas eje (X) que contiene las categorías representadas en este ejemplo los días y otro de ordenadas eje (Y), que contiene los valores del gráfico el importe de las ventas. Los gráficos en tres dimensiones tienen un tercer eje (Z), para representar el fondo del gráfico. Los gráficos circulares y de anillo no tienen ejes. Para trabajar con los ejes sigue los pasos Presentación > Ejes > Líneas de la cuadrícula> Líneas horizontales de la cuadrícula primarias o Líneas horizontales de la cuadrícula primarias, dentro de estas opciones se pueden mostrar diferentes líneas de división del fondo del gráfico para una mejor visión de los datos. 10.5

6 Si lo que se quiere es trabajar con el texto o valores, Presentación > Ejes > Ejes > Eje horizontal primario y Eje vertical primario. Por ejemplo si se quiere ver el importe del eje vertical en millares se puede realizar haciendo clic en la opción Eje vertical primario > Mostrar eje en millares. 8º. Etiquetas de datos: las etiquetas de datos se utilizan para poner los valores actuales en los elementos del gráfico. En el ejemplo se puede poner el importe que cada tienda ha vendido por día encima de cada barra. Para poner etiquetas Presentación >Etiquetas > Etiquetas de datos. 9º. Tabla de datos: se puede añadir la tabla de datos original con las opciones Presentación >Etiquetas > Tabla de datos. 10.6

7 10.3. CREACIÓN DE UN GRÁFICO En el apartado anterior hemos visto cómo crear un gráfico desde la tabla de datos de origen, resulta bastante sencillo insertarlo, pero como vamos a ver a continuación, también se puede hacer de otra forma, lo más importante es conocer las diferentes partes del gráfico para poder trabajar con él independientemente de cómo lo creemos o si ya existe en la hoja de cálculo. Para elegir el tipo de gráfico se puede hacer desde la ficha Insertar, grupo Gráficos, desde aquí se puede elegir el tipo de gráfico que se necesite, otra opción es hacer clic en el botón iniciador del cuadro de diálogo del grupo Gráfico. Aparece un cuadro de diálogo dónde están todas las opciones. 10.7

8 Es importante elegir el tipo de gráfico, ya que una correcta elección permitirá presentar de una forma más sencilla los datos. Muchas veces dependiendo del tipo de información se utilizará un tipo de gráfico u otro, por ejemplo se utilizan gráficos de barras o columnas si se quiere comparar valores por categorías, por ejemplo las ventas de varios comerciales por trimestres, si se quiere mostrar la evolución de un valor como por ejemplo la cotización de Ibex en la bolsa elige un tipo de gráfico de línea, y por ejemplo para un porcentaje de participación por provincias en unas elecciones un gráfico circular será el más apropiado. En este cuadro de diálogo también se pueden elegir las opciones Administrar plantillas que permite crear plantillas gráficos propios o Establecer como predeterminado, que será útil si se utiliza un tipo de gráfico con frecuencia. Una vez elegido el tipo de gráfico, se hace clic sobre él, aparecerá en blanco un objeto sobre la hoja y se activará la barra de Herramientas de gráficos y además añadirá como ya hemos visto, las nuevas fichas Diseño, Presentación y Formato, que se podrán utilizar para crear el gráfico. Empecemos seleccionando los datos de origen desde la ficha Diseño grupo Datos botón Seleccionar datos. Dentro de la lista Rango de datos del gráfico, se selecciona el rango que contiene los datos incluidas las cabeceras. 10.8

9 Se puede observar que Excel ha creado automáticamente las series o las categorías, todo esto se puede modificar y editar. Además se pueden cambiar entre filas y columnas intercambiando los datos del eje X al Y y viceversa en esta ventana o directamente en el botón Cambiar entre filas y columnas de la ficha Diseño. Por último faltaría elegir la ubicación del gráfico que puede ser bien en la misma hoja, o en una nueva hoja de cálculo, para ello se selecciona el botón Mover gráfico del grupo Ubicación dentro de la ficha Diseño. 10.9

10 10.4. MODIFICACIÓN DE UN GRÁFICO Ya conocemos varias formas de insertar un gráfico y hemos trabajado en los anteriores apartados con la barra de herramientas de gráficos para realizar diferentes acciones sobre un gráfico. En muchas ocasiones se tendrá que modificar el gráfico creado, bien porque se necesite cambiar algún elemento, porque se quiera cambiar el diseño o darle formato a una parte, o porque por ejemplo la hoja de cálculo tiene ya un gráfico y se quiere trabajar con él. Para ello y con la barra de herramientas se podrá modificar la totalidad del gráfico, puesto que ya conocemos la mayoría de los botones de la ficha Diseño, sólo se tendría que seleccionar el gráfico y pulsar el botón según la acción que se quiera realizar, Excel 2010 tiene además dos grupos llamados Diseños de gráfico y Estilos de diseño que permiten modificar rápidamente la presentación del gráfico. En la ficha Presentación dentro del grupo Selección actual se puede hacer clic en el desplegable de Elementos del gráfico, desde aquí se puede elegir el elemento del gráfico que se quiera, se rodea en el gráfico con un rectángulo la parte seleccionada, una vez elegido éste, haciendo clic en el botón Aplicar formato a la selección, se puede configurar numerosas opciones de formatos, dar color a una columna, pintar el borde, crear efectos de 3D, etc., pero es importante recordar que estas opciones dependerán del elemento o parte del gráfico elegido

11 El botón Insertar permite insertar Imágenes, Formas, Cuadros de texto, en el próximo tema estudiaremos cómo trabajar con estas opciones. En cuanto al resto de botones, ya hemos visto la utilidad de cada uno de ellos en el apartado Elementos de un gráfico, si se quiere modificar el gráfico simplemente se debe elegir el elemento y seleccionar la opción de cada botón, en algunas de ellas aparece al final del desplegable la posibilidad de elegir Mas opciones de. si se hace clic se abrirá el cuadro de diálogo de Formato de ese elemento. De esta ficha sólo quedarían por ver las opciones del grupo Fondo que permiten trabajar con el formato del fondo del gráfico Cuadro Gráfico con el Plano inferior del gráfico y con la posibilidad de girarlo en tres dimensiones Giro 3D. Por último debemos saber también que al gráfico le podemos dar un nombre en el botón Propiedades, ya que como se puede ver es un objeto independiente, al que podremos hacer referencia o trabajar con él, con el código VBA

12 En la ficha de Formato se puede observar que al activarla, el grupo Selección actual se mantiene, porque este nos permite elegir el elemento del gráfico, aprovecharemos esta ficha para ver otra forma de seleccionar los elementos del gráfico. Haciendo clic sobre la parte del gráfico que se quiere dar formato, se marca con un rectángulo y unos círculos alrededor del elemento, esto indica que se puede trabajar sobre ese elemento, a partir de ahí en el grupo Estilos de forma se puede elegir un estilo predefinido en Excel 2010 o con los botones Relleno de forma Contorno de forma y Efectos de formas se puede personalizar el formato como se quiera. Si se selecciona un elemento del gráfico que contenga texto, se activan los botones del grupo Estilos de WordArt, permitiendo dar formato al texto. Para modificar el tamaño del gráfico, se puede hacer seleccionándolo, y posicionando el ratón en las esquinas del gráfico o en los puntos de la parte horizontal y vertical y arrastrándolo hacia donde se quiera aumentar o disminuir el tamaño. También se puede hacer desde el botón Tamaño reduce el tamaño de forma horizontal y vertical. simplemente incrementa o 10.12

13 Veamos un ejemplo sobre el gráfico que estamos trabajando, vamos a cambiar el tipo de gráfico por uno Cilindro 3D, el Rótulo de eje vertical lo vamos a poner en horizontal y lo movemos encima de los valores, añadimos líneas de división verticales a la cuadrícula, cambiamos el color de las columnas de la Tienda1 por un azul oscuro y agrandamos el tamaño vertical del gráfico BORRADO DE UN GRÁFICO Igual que en el anterior apartado hemos aprendido a modificar un gráfico, para eliminar las partes de éste, tan sólo se tiene que seleccionar el elemento del gráfico y pulsar la tecla SUPR. Para eliminar la totalidad del gráfico se hace clic en el área del gráfico y se pulsa la tecla SUPR. Siguiendo con nuestro ejemplo, ahora eliminamos la Etiqueta de datos que aparece encima del cilindro del Martes de la Tienda2 y suprimimos la leyenda

14 PROFUNDIZA Excel 2010 añade la novedad Minigráficos dentro de la ficha Insertar, una opción que permite crear minigráficos de una forma rápida y sencilla, sólo se tiene que hacer clic en el botón y dentro del cuadro de diálogo Crear grupo minigráfico rellenar el cuadro Rango de datos, con las cedas que contienen los valores y la Ubicación. Con esta opción se pueden arrastrar las celdas y crear nuevos gráficos, para borrarlos dentro de la barra de Herramientas para minigráfico, grupo Agrupar haz clic en el botón Borrar

15 RESUMEN Se pueden crear gráficos a partir de los datos contenidos en una hoja de cálculo y se puede dar formato al gráfico para hacerlo lo más atractivo posible y que refleje de una forma clara la información que se quiere transmitir. Un gráfico es una presentación visual de los datos contenidos en la hoja de cálculo, se suelen usar para representar por ejemplo un gráfico de línea la evolución de datos en un periodo, con un gráfico de barras para comparar varios datos, con un gráfico circular para representar el porcentaje sobre un total, etc. Un gráfico está formado por varios elementos que podemos modificar o dar formato de forma independiente, para ello Excel 2010, al crear un gráfico activa una barra de herramientas llamada Herramientas de gráficos