Principios y requisitos funcionales de las aplicaciones de ges4ón documental. Como montar el SGDEA

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María Isabel Velázquez García
hace 7 años
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1 Principios y requisitos funcionales de las aplicaciones de ges4ón documental. Como montar el SGDEA Didier Mauricio Hurtado Collazos Archivista y Bibliotecólogo. Director de Innovación, Ges4ón Documental y Procesos Alpopular

2 Didier Mauricio Hurtado Collazos Es Archivista y Bibliotecólogo. Con conocimientos en Gerencia de Proyectos Gestión Documental SGDE SGDEA Y otras cositas Rolo o Regional - País Miembro de R.I.M.P Y Catador de Ajiaco Mondongo. Bandeja Paisa ETC

3 Paradigma: Beneficios de los sistemas de Ges4ón electrónica. Primeros Pasos para la Implementación de un SGDEA RMS. Agenda ISO Principios y requerimientos funcionales para aplicaciones (SW) de ges4ón de documentos. 10 Pasos para implementar un EDMS

4 Beneficios de los sistemas de ges4ón electrónicos. Paradigma La eficiencia haciendo que la información esté fácilmente disponible cuando se necesita para las ac4vidades opera4vas y de toma de decisiones El uso sensato de los recursos financieros permi4endo la disposición final oportuna de los registros no vigentes; La rendición de cuentas al permi4r la creación de un registro completo y con autoridad de las ac4vidades; La conformidad al demostrar que se han cumplido los requisitos legales; y La mi4gación de riesgos al ges4onar los riesgos asociados con la pérdida ilegal o la destrucción de los registros, y con el acceso inapropiado o no autorizado a ellos.

5 La implementación de sistemas de ges4ón documental: el ideal Frontal externo único Frontal interno único S.I. normalizado S.I. normalizado S.I. normalizado Sistema y aplicación de ges4ón documental Sistema de archivo digital a largo plazo S.I. normalizado ISO ISO ISO 14721

6 La implantación de sistemas de ges4ón documental: la realidad Múl4ples frontales externos Múl4ples frontales internos S.I. no normalizado ni interop. S.I. no normalizado ni interop. S.I. no normalizado ni interop. S.I. no normalizado ni interop. Aplicación de ges4ón documental con alcance parcial, y sin integración con los sistemas productores Ausencia de un sistema de archivo digital a largo plazo Sistema de ges4ón documental para los soportes `sicos no integrado con el electrónico Cultura de silos

7 Mayor capacidad De proceso De almacenaje Control del entorno La consecuencia: Externalización Cloud services Big Data Creación de nueva información Desarrollo modular Economia de escala o caos? ReuDlización Mul4plicación de contextos Mundo en red Dilución del concepto de productor Interoperabilidad Datos normalizados y enlazados/bles

8 Ideas revisables El sistema de ges4ón documental 4ene como principal obje4vo cumplir la legalidad. Un sistema de ges4ón de documentos electrónicos es una aplicación informá4ca. Para los documentos electrónicos nos sirve el modelo u4lizado para el papel. El sistema de ges4ón documental es competencia exclusivamente archivís4ca.

9 Y como lo debo realizar? Que debo tener en cuenta?

11 papelcero Control crecimiento Sin control Documentos Siglo XX 2014 Futuro Matriz Documental SGDEA SGDE HASH Primeras Ac4vidades: Revisión de Causas

12 papelcero + ProducDvidad Más Fácil de IdenDficar 80% del Total de Documentos 70% del Gasto ESTA EN EL PUESTO DE TRABAJO Más Di[cil de IdenDficar 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Costos 30% 20% Controlado Centralizadamente 32% 35% Manejados Departamentalmente 38% 45% Manejados en los Puestos de Trabajo Primeras Ac4vidades: Revisión de Causas

13 Primeras Ac4vidades: Diferencias Generales. WF- AF / PC Fuente: ABDALA, Adalgisa. Ges4ón de Información y tecnología.

14 Primeras Ac4vidades: Diferencias Generales. Document Management System (DMS or EDMS): Nombre que se da a los productos que puedan ges4onar los documentos electrónicos como documentos de Office, PDF e imágenes con las funciones básicas como añadir / editar / borrar documento, check- in / check- out, control de versiones, pistas de auditoría, etc. Records Management System (or RMS): Nombre aunque a menudo dado a la versión mejorada de productos DMS o EDMS. Los productos que están en condiciones de declarar, administrar y preservar "registros formales " de la empresa. Content Management System (or CMS): Por definición, el nombre debe ser usado para describir productos capaces de ges4onar cualquier 4po de contenido ; incluyendo documentos de oficina, correos electrónicos y fax, etc... Sin embargo, el nombre se u4liza comúnmente para describir los productos especializados en pequeña ges4ón de contenidos web u4lizado para desarrollar contenidos ricos portales web. Enterprise Content Management (or ECM): El nombre se u4liza a menudo para describir un conjunto de productos que proporcionan capacidades de extremo a extremo de ges4ón de contenidos que incluyen la captura de contenido, ges4ón del contenido de cualquier 4po incluyendo documentos de oficina, dibujos, mensajes de correo electrónico, fax, contenidos de las aplicaciones, flujos de trabajo, ges4ón de registros, archivos y cumplimiento. Web Content Management (or WCM): Teniendo en cuenta que los productos que se pueden construir y ges4onar gran si4o web complejo al tener controles de creación y publicación. Sistema de Control de Documentos (o DCS ) : Este término se u4liza principalmente en la industria de la construcción y se les da a los productos que brindan la capacidad de publicar y compar4r documentos a través de los procesos de revisión y aprobación de una manera controlada.

15 Primeras Ac4vidades: Contexto Norma4vo Internacional

16 Caracterís4cas de los documentos electrónicos y de los sistemas de ges4ón de los mismos Auten4cidad Ac4vidades de Negocio. Disponibilidad CREADOS LOS DOCUMENTOS Fiabilidad EVIDENCIAS DOCUMENTALES Integridad

17 Caracterís4cas de los documentos electrónicos y de los sistemas de ges4ón de los mismos Creación de documentos en el contexto. Ges4ón y mantenimiento de documentos Mantenimiento de los documentos por el 4empo que sean requeridos. Los metadatos de la ges4ón documental pueden ser configurados. Los documentos pueden ser reasignados o reclasificados, cerrados y si se requiere duplicados y extraídos Importación, Interoperabilidad, Exportacion Auten4cación, encriptación y medidas de protección tecnológicas Niveles de acceso

18 Principios y requerimientos funcionales para aplicaciones (SW) de ges4ón de documentos

19 ISO Principios y requerimientos funcionales para aplicaciones (SW) de ges4ón de documentos Enfoque La norma se enfoca en la producción de principios y requerimientos funcionales para aplicaciones (Soqware) que son usados para crear y administrar documentos electrónicos de archivo. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Son requisitos que indican lo que una aplicación (SW) debe hacer. ESTRUCTURA DE LA NORMA Módulo 1: Visión general y declaración de principios Módulo 2: Guía y requerimientos funcionales para aplicaciones de ges4ón de documentos electrónicos de archivo. Módulo 3: Guía y requerimientos funcionales para la ges4ón de documentos en aplicaciones de negocio

20 ISO 16175: Visión general de los requisitos funcionales. Agrupación de Requisitos Creación Mantenimiento Difundir Administrar MODULOS COMPLEMENTARIOS (SEGURIDAD PRESENTACION INTEGRACIONES)

21 ISO 16175: Visión general de los requisitos funcionales. No incluidos en esta norma Modelo de requisitos funcionales de alto nivel para los sistemas de gestión de los documentos electrónicos No incluidos en esta norma

22 Cúal es la visión de cada actor en la organización?

23 ISO Principios y requerimientos funcionales para aplicaciones (SW) de ges4ón de documentos: USOS DE LA NORMA USO ISO ISO ISO Revisar las funcionalidades del sistema de gestión de documentos actual Integrar la gestión de documentos electrónicos de archivo en sistemas de negocio existentes U4lizar la norma como una especificación para desarrollar una aplicación inhouse Proveer un esquema para comparar y evaluar aplicaciones de gestión de documentos consideradas en un proceso de compra Para adquirir, implementar y configurar una aplicación de gestión de documentos electrónicos de archivo - RFP X X X X X Diseñar o re- diseñar productos de soqware X X Contribuir al desarrollo de estándares en otras jurisdicciones X X X

33 CASO: Proyecto: Software de Gestión de Documentos. Expecta4vas. Problemá4ca Marco Conceptual Obje4vo

34 MIL GRACIAS POR SU PACIENCIA

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