METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES

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1 UNIDAD 2 METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES Introducción a la unidad Como administrador dentro de una empresa, es muy probable que se te presenten diversos problemas y, para resolverlos, necesitarás realizar una investigación para ubicar la raíz del problema y proponer soluciones. Esta investigación deberá estar debidamente organizada, con una estructura sistemática, controlada y crítica, no dejando aspectos a la casualidad que pudieran ser relevantes en un momento dado; actuarás objetivamente y sin elaborar previamente juicios de valor hasta no contar con los elementos necesarios para ello. Todo estudio organizacional requiere de una metodología y de esfuerzo para su buen funcionamiento, un espíritu de cambio, pensamiento constructivo, preparación técnica y actitud positiva del gerente de proyecto y su equipo de colaboradores que se encargarán de realizarlo. En esta unidad aprenderás a aplicar la metodología para realizar estudios administrativos. Es importante que veas a la metodología no como simples pasos a seguir sino como todo un proceso que parte de la percepción y la determinación de la problemática, pasando por la definición de los factores de estudio, objetivos, lineamientos y campo de trabajo para su realización, hasta la captación y el análisis de los datos necesarios para formular, implantar y evaluar las recomendaciones para posteriormente presentar por escrito un informe a las autoridades, la implantación de las recomendaciones y la etapa de evaluación y seguimiento que te permitirá retroalimentar el proceso. 1

2 Objetivo particular de la unidad Al término de la unidad, el alumno podrá: Identificar el proceso metodológico y aplicarlo para llevar a cabo estudios y diseños dentro de las empresas. 2

3 LO QUE SÉ Para conocer tus conocimientos previos, a través del foro de discusión Metodología para el desarrollo de estudios, menciona de manera breve y con tus propias palabras qué es metodología. Pulsa el botón Colocar un nuevo tema de discusión aquí; pon en el apartado Asunto el título de tu aportación, redacta tu comentario en el área de texto y haz clic en Enviar al foro. Temas de la unidad II 1. Definición de la problemática 2. Planeación y programación del estudio 3. Levantamiento de la información 4. Análisis y diagnóstico administrativo 5. Recomendaciones y propuestas de solución 6. Implantación 7. Mantenimiento organizacional 3

4 Resumen de la unidad METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES Mantenimiento organizacional Definición de la problemática Implantación Recomendaciones y propuesta de solución Metodología Análisis y diagnóstico administrativo Planeación del estudio Levantamiento de la información 4

5 Tema 1. Definición de la problemática Objetivo del tema Definir en qué consiste y cómo se define el planteamiento del problema dentro de una investigación y valorar su importancia como punto de partida en cualquier investigación administrativa. Desarrollo En todo estudio administrativo que realicemos, el punto de partida es el planteamiento del problema. Los investigadores aseguran que, si tenemos bien definido el problema que queremos resolver, nuestra investigación ya tiene solucionado más del cincuenta por ciento, por lo que el administrador que va a llevar a cabo un proyecto administrativo deberá realizar un diagnóstico mediante una serie de entrevistas con los niveles directivos, quienes le plantearán los diversos síntomas que los motivan para solicitar un estudio administrativo. Por ejemplo, el gerente de ventas te puede decir que ha aumentado el volumen de devoluciones de productos por parte de los clientes, tú podrías pensar que es porque el producto tiene defectos, pero tal vez ése no sea el problema porque tendrías que investigar los insumos, el proceso productivo, la maquinaria empleada, la tecnología, el control de calidad, entre otros factores que influyen en las devoluciones del producto para definir claramente la problemática de la empresa. Una vez establecida la problemática, definirás el estudio que se desee realizar. El fin que persigues con ese estudio, es su objetivo, su alcance, es decir, el estudio abarcará toda la empresa o sólo un área funcional, como puede ser el área de producción y los resultados que se esperan obtener. Es frecuente que, por falta de 5

6 conocimiento de los sistemas y procesos que se realizan en la empresa, se desvirtúe el pronóstico preliminar, en estos casos se debe de redefinir el problema. Una vez determinado el problema, el estudio, el objetivo y el alcance, se continúa con la planeación. ACTIVIDAD 1 Explica en no más de media cuartilla por qué es importante definir el problema a estudiar. Para enviar tu actividad, pulsa Editar mi envío y se mostrará un editor de texto en el que deberás redactar tu información. Cuando termines, guarda tu tarea haciendo clic en Guardar cambios. 6

7 Autoevaluación Responde si son verdaderas (V) o falsas (F) las siguientes aseveraciones. Una vez que concluyas, revisa tus respuestas para conocer tus aciertos. Verdadera Falsa 1. El planteamiento del problema es el punto de partida de toda investigación. 2. El diagnóstico administrativo es una técnica de planeación de la investigación. 3. La investigación que llevamos a cabo sólo debe abarcar un área de la empresa. 4. El objetivo del estudio es el fin último que queremos alcanzar al realizar la investigación. 5. El administrador sistematiza las investigaciones que realiza mediante la aplicación de la metodología para realizar estudios administrativos. 7

8 Bibliografía básica Autor Capítulo Páginas Sitios electrónicos Sitio Descripción 8

9 Tema 2. Planeación y programación del estudio Objetivos del tema Reconocer la importancia de la investigación preliminar para planear los estudios administrativos. Desarrollo Definido el objetivo del estudio, conviene llevar a cabo una investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación administrativa y los estudios requeridos. Esto implica tanto la revisión de la literatura relacionada con el problema como el contacto directo con la realidad a estudiar. La investigación preliminar puede provocar una reformulación del problema en términos más objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea propuesta, indicar algunos de los problemas que podrían surgir durante el estudio y proporcionar nuevos aspectos a considerar. Por medio de la investigación preliminar, conoceremos la ubicación, naturaleza y extensión del problema, así como los conocimientos y habilidades que requieren los encargados del estudio, el tiempo, el personal y recursos materiales y financieros necesarios para llevar a cabo el estudio. 9

10 Durante la investigación preliminar, deberemos recopilar los documentos necesarios para realizar la planeación de la investigación, como los manuales administrativos y documentos de carácter técnico con que cuente la empresa. Con la información anterior, se realizará el proyecto del estudio, el cual debería contener: 10

11 Contenido del proyecto de estudio Nombre del estudio Se asentará la denominación del estudio a realizar, en este caso es elaboración del manual de organización. Responsable Quién va a dirigir el proyecto: L.A. Roberto Domínguez Juárez. Alcance Toda la empresa. Justificación El personal de la empresa no conoce la misión, estructura orgánica, organigrama, sus funciones generales y específicas, lo que ocasiona conflictos de autoridad y responsabilidad en la realización de las funciones que llevan a cabo los empleados. Objetivo Para qué se realiza el estudio? En este caso sería: que la empresa cuente con información ordenada y sistematizada acerca de su misión, historia, estructura de la empresa, organigrama, descripción de funciones, entre otros, que le permita realizar sus funciones con efectividad. Resultados esperados Disminución de conflictos por la definición clara de autoridad, responsabilidad y funciones. Estrategias Se aplicará la metodología para llevar a cabo estudios administrativos, aplicándose cuestionarios y entrevistas para recopilación de información, teniendo informado al director general de los avances del estudio mediante informes semanales. Información complementaria que apoye el proyecto Por ejemplo: documentación, en este caso, manuales administrativos que ya tenga la empresa, recurrir a la planeación estratégica que se haya llevado a cabo en esa empresa, entre otros. Programa de trabajo (cronograma): Con el objeto de planear, coordinar y dar seguimiento a este estudio, se elaborará un cronograma que incluya las actividades que se van a realizar, quién es el responsable de llevarlas a cabo y en qué tiempo las realizará. Presupuesto Se determinará en términos monetarios el costo del estudio que vamos a realizar. El proyecto es presentado ante el titular de la organización con el fin de que lo autorice y se lleve a cabo con la participación de todos los integrantes que la forman. 11

12 ACTIVIDAD 1 Explica en qué consiste la investigación preliminar y qué beneficios le trae al administrador el realizarla. Para enviar tu actividad, pulsa Editar mi envío y se mostrará un editor de texto en el que deberás redactar tu información. Cuando termines, guarda tu tarea haciendo clic en Guardar cambios. ACTIVIDAD 2 En el foro de discusión Investigación preliminar, contesta la siguiente pregunta: Qué consecuencias traería no realizar el estudio preliminar al estudio administrativo por realizar? Pulsa el botón Colocar un nuevo tema de discusión aquí; pon en el apartado Asunto el título de tu aportación, redacta tu comentario en el área de texto y haz clic en Enviar al foro. 12

13 Autoevaluación Responde si son verdaderas (V) o falsas (F) las siguientes aseveraciones. Una vez que concluyas, obtendrás tu calificación de manera automática. Verdadera Falsa 1. El gerente de proyecto es quien dirige, coordina y da seguimiento al proyecto. 2. La información obtenida en la investigación preliminar te permite determinar el alcance de la investigación. 3. El cronograma es un plan expresado en términos monetarios. 4. El presupuesto refleja el costo total de la investigación a realizar. 5. En el apartado del nombre del estudio, se establecen las técnicas que se van a aplicar. 13

15 Tema 3. Levantamiento de información Objetivos del tema Identificar los tipos de investigación y las técnicas que puede emplear el administrador para recopilar información. Desarrollo Una vez concluida la etapa de planeación, pasaremos a la etapa de recopilar la información. En los estudios administrativos, se lleva a cabo investigación documental e investigación de campo. INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL La recopilación de información documental consiste en solicitar los manuales con que cuente la empresa, el allegarse de material bibliográfico y hemerográfico de carácter técnico que permita al administrador ampliar los conocimientos sobre los procesos, funciones y áreas a investigar. Una vez realizada la investigación documental, pasaremos a la elección de técnicas e instrumentos para recopilar datos; ésta se llevará a cabo en función de las características INVESTIGACIÓN DE CAMPO La investigación de campo es en la que el administrador va directamente a la fuente a tomar los datos de primera mano. En la investigación de campo, las técnicas más utilizadas para levantar la información son la entrevista, los cuestionarios, las encuestas, y las listas de checado. Por ejemplo, el administrador que está investigando sobre cómo está estructurada la empresa, diseñará un cuestionario que le permita conocer, entre otros elementos de la estructura, los niveles jerárquicos, 15

16 del estudio que se pretende realizar. los puestos, las áreas, las líneas de mando, los tipos de autoridad y líneas de comunicación con que cuenta la empresa; una vez diseñado, aplicará el cuestionario a los jefes de cada área y con esto estará recopilando información de campo. Técnicas de recopilación Las técnicas de recopilación de datos más utilizadas al realizar estudios administrativos son: 16

17 Técnicas de recopilación Consulta a sistemas de Entrevistas información Cuestionarios Observación directa Cédulas (fichas de trabajo) Listas de verificación Sitios o páginas en internet 17

18 ACTIVIDAD 1 Elabora un cuadro sinóptico que contenga las técnicas de recopilación de información. Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. 18

19 Autoevaluación Relaciona las columnas. Arrastra la opción a la columna que le corresponda. 1. Etapa de reconocimiento que permite definir la situación administrativa y los estudios requeridos para la investigación. Puede provocar la reformulación del problema en términos más objetivos 2. Una vez recopilada la información de los manuales administrativos y técnicos, se elabora este documento que posteriormente se presentará al titular de la organización para que lo autorice y se lleve a cabo 3. Una vez concluida la etapa de planeación, la siguiente corresponde a: 4. Tipo de investigación que implica ir directamente a la fuente y tomar los datos de primera mano. 5. Técnica que se utiliza para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el administrador. a. Investigación preliminar b. Guía de operaciones c. Planteamiento del problema d. Proyecto del estudio e. Recopilar información f. Investigación de campo g. Entrevista h. Investigación documental i. Cuestionario j. Listas de verificación 19

21 Tema 4. Análisis y diagnóstico administrativo Objetivo del tema Identificar la importancia del diagnóstico administrativo en los estudios. Desarrollo Una vez recopilada la información, pasaremos la siguiente etapa que consiste en su análisis. El análisis de una situación o un problema administrativo consiste en dividir o separar sus elementos hasta conocer la naturaleza, características y causas de su comportamiento. Con la información recabada ya podemos conocer los hechos; de acuerdo al estudio, conoceremos la estructura, los procesos, cómo se realizan las funciones, etc. Conocerlos nos permite examinarlos críticamente, haciendo comparaciones, analogías, juicios de hecho y de valor, estructura de la empresa, el cumplimiento de las funciones asignadas y sus procesos, entre otros. Técnicas y herramientas A continuación se mencionan algunas técnicas y herramientas que nos podrían auxiliar en el análisis de la información; su elección obedecerá al tipo de estudio administrativo que se realice: 21

22 Organigrama Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa. En los organigramas se pueden analizar los puestos, las plazas, los niveles jerárquicos, las líneas de mando y comunicación de la organización. Reorganización Se modifica la estructura de una empresa, ya sea agregando áreas funcionales, eliminando las áreas que duplican funciones o llevando a cabo actividades que se pueden incorporar en otras áreas. Diagramas de flujo Es la representación gráfica de los procedimientos que se llevan a cabo en la empresa. Te da un panorama del procedimiento, lo que te permite llevar a cabo un análisis de las actividades, los formatos, el personal que interviene y las áreas que participan en cada una de las actividades del proceso. Esta información, al analizarla, te será de gran utilidad para detectar debilidades y fortalezas en los procesos. Diagramas de distribución del espacio Consisten en representar, mediante croquis, planos, maquetas, las diferentes áreas de la empresa, para analizar el recorrido del personal, los formatos, los materiales, los formatos dentro de la empresa, con el objeto de llevar a cabo la simplificación administrativa de estos recorridos. Entre otras aplicaciones, los diagramas de distribución de espacio te auxilian para, por medio de la representación, saber si las medidas de seguridad e higiene que marca la normatividad se están cumpliendo. Por ejemplo, en la maqueta podemos analizar si se tienen extinguidores, en que áreas están localizados, cuántos son, para comparar posteriormente esta información con lo que especifica la normatividad en materia de seguridad. Estudio de tiempos y movimientos En Administración I, aprendiste que F.W. Taylor aportó el estudio de tiempos y movimientos. Consiste en tomar el tiempo en que el personal realiza sus operaciones con un cronómetro, así como los movimientos que lleva a cabo con sus manos y sus pies el personal en cada una de las operaciones de una empresa, para posteriormente analizarlos y ver la posibilidad de reducir los tiempos y movimientos de esas operaciones, teniendo costos y beneficios en la operación de la empresa. La aplicación práctica de este estudio la podemos observar en la maquila de medicinas, en las empresas que maquilan la costura de ropa; si las observamos vemos, que hacen sólo los movimientos indispensables, caminan o se desplazan lo mínimo necesario porque así han sido capacitados para efectuar su trabajo. 22

23 Después de llevar a cabo un análisis, podemos elaborar un diagnóstico que muestre la situación administrativa que guarda la empresa y elaborar las conclusiones para luego elegir los cursos de acción que habrá que seguir la empresa para solucionar el problema que dio origen a la investigación. ACTIVIDAD 1 Tomando en cuenta el estudio de las técnicas y herramientas empleadas para el análisis de información, explica de qué forma se aplicarían las siguientes para elaborar un diagnóstico administrativo. 1. Organigrama 2. Diagrama de flujo 3. Reorganización 4. Diagramas de distribución de espacio 5. Estudio de tiempos y movimientos Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. 23

24 Autoevaluación Arrastra hacia los espacios, la (s) palabra (s) que completen correctamente cada oración. Organigrama, estructura Reestructuración Diagnóstico Puestos; jerárquicos Procedimientos 1. Después de efectuar un análisis, podemos elaborar un que muestre la situación administrativa que guarda la empresa y elaborar las conclusiones para luego elegir los cursos de acción que habrá que seguir la empresa para solucionar el problema que dio origen a la investigación. 2. El diagrama de flujo es la de un procedimiento. 3. El es la representación gráfica de la de una empresa. 4. En un organigrama podemos ver los y los niveles de una empresa. 5. El objeto de estudio de la reorganización es la de una empresa. 24

26 Tema 5. Recomendaciones y propuestas de solución Objetivo del tema Identificar las recomendaciones y propuestas de solución que el administrador hará al finalizar un estudio administrativo. Desarrollo Ahora estamos en posibilidad de formular recomendaciones y propuestas que den solución efectiva a la problemática presentada en la empresa. Al definirlas, los administradores debemos ser cautos, tomar en cuenta, entre otras cosas, el costobeneficio que representa a la empresa llevarlas a cabo, conocer si la empresa puede asumir los costos de tales recomendaciones, es decir, si son viables y factibles de realizarse. Por este medio, también se cerciora sobre si las recomendaciones darán realmente una solución a la problemática, si no son paliativas solamente. Por último, es importante considerar si la solución al problema así lo amerita y, de ser posible, proponer varias alternativas o recomendaciones. Para elaborar las recomendaciones, deberás tomar en cuenta el tipo de cambio que se va a realizar, es decir, si abarca toda la empresa, si es un cambio radical, 26

27 si es un cambio a nivel actividad, por ejemplo, el recabar firmas, o abarcar toda un área, se eliminará un área y otra realizará sus actividades. A continuación se presentan los tipos de recomendaciones que el administrador puede sugerir después de haber llevado a cabo un estudio administrativo: De mantenimiento Después de haber llevado a cabo el estudio administrativo, se llega a la conclusión que los procedimientos se realizan en la empresa. En este caso la recomendación es de mantenimiento porque no va a haber cambios. Lo que se recomienda es una evaluación periódica para continuar trabajando con efectividad De eliminación Como su nombre lo indica, se suprime una actividad, un proceso o un área en la empresa. Por ejemplo, si para realizar determinado trámite se pedía a la persona que realizaba el trámite la solicitud en original y cinco copias, se suprimen las copias que no se utilizan y el nuevo procedimiento establece que la solicitud del trámite se presentará en original y una copia De adición Cuando se recomienda que se agregue una nueva actividad, procedimiento, área o sistema. Por ejemplo, abrir en la empresa un área de atención de quejas: estamos adicionando un área a la estructura actual de la empresa De fusión Este tipo de recomendación se lleva a cabo, por ejemplo, después de realizar el estudio administrativo. En una empresa se tiene un departamento de reclutamiento de personal y otro de selección de personal; se decide entonces que en una sola área se lleven a cabo esas funciones, quedando un solo departamento de reclutamiento y selección de personal, en este caso en una sola área se deberán llevar a cabo ambas funciones 27

28 De modificación Esta técnica se aplica cuando se hacen cambios en los procesos, por ejemplo, en una empresa en la cual todas las instrucciones que dan los jefes se hacen por escrito, se decide implementar un sistema digital de intranet, modificando el procedimiento, dado que de ahora en adelante las instrucciones de los jefes a su personal se darán por escrito, pero en forma digital, utilizando el intranet de la empresa. De combinación Cuando se decide utilizar para la implantación dos o más tipos de recomendaciones. Por ejemplo: en la empresa, cuando se asignaban viáticos al personal, los empleados podían pagar en efectivo y presentar posteriormente los comprobantes para justificar los viáticos. Después de realizado el estudio administrativo, se decide eliminar el pago en efectivo y modificar el procedimiento, ya que ahora sólo se aceptará la comprobación de viáticos si el trabajador, al cual se le asignaron, realizó sus pagos con tarjeta de crédito. Se aplicó en éste los tipos de recomendación de eliminación y modificación del procedimiento ACTIVIDAD 1 Investiga, en la bibliografía sugerida para este tema, los tipos de recomendaciones que puede sugerir un administrador y elabora un cuadro sinóptico. Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. 28

30 Tema 6. Implantación Objetivo del tema Identificar los métodos que se emplean para implantar sistemas administrativos. Desarrollo Después de haber elaborado el diagnóstico y las recomendaciones, se procede a realizar el informe por escrito, mediante un resumen ejecutivo donde se expresa el problema en forma muy concreta: cómo se llevó a cabo el estudio, el diagnóstico, las conclusiones y recomendaciones, la estrategia para implantarlo, el control de seguimiento y los anexos. Para implantar cambios en la organización, es decir, para poner en práctica las recomendaciones, es necesario elaborar un programa de implantación, integrar el personal, los recursos a utilizar y ejecutarlo. Los métodos de implantación son: a) Prueba piloto Consiste en implantar un sistema como prueba para ver el funcionamiento y, en su caso, hacer las medidas correctivas. Este método conviene aplicarlo cuando vas a implementar un cambio radical que represente además un costo considerable para la empresa; así, si la modificación presenta problemas, se ajusta o, en el peor de los casos, se elimina o modifica el cambio propuesto. Por ejemplo, si vas a cambiar el sistema electro-mecánico de obtención de 30

31 licencias a un procedimiento digitalizado, sería conveniente hacer la prueba por un tiempo del nuevo procedimiento, aplicándolo sólo para una muestra de nuestros clientes y ver si el nuevo sistema satisface las expectativas de ellos y de nosotros, si se tienen los beneficios buscados, es decir, la eficacia y eficiencia en el proceso, tomar opiniones de los clientes, evaluar el proceso, hacer las adecuaciones correspondientes y después extenderlo a todos nuestros clientes. b) En paralelo Las recomendaciones o el nuevo sistema se lleva a cabo en forma simultánea con el sistema actual y poco a poco se va introduciendo el cambio hasta que desaparece el sistema actual y sólo se trabaja con el nuevo sistema. Por ejemplo, en algunos bancos se ha realizado la reingeniería, es decir, el cambio radical de todos los procesos estratégicos y de valor agregado de una empresa. El banco no puede dejar de funcionar, además de que el cliente se desorientaría y esto alteraría mucho las funciones del banco, por lo que un cambio de esta magnitud se lleva a cabo mediante el método en paralelo, es decir, en forma simultánea operan el antiguo sistema y el nuevo sistema se va implementando sin eliminar el anterior sistema, hasta que el nuevo sistema se ha implementado con éxito. c) La implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. Consiste en seleccionar partes del proyecto e implementarlas poco a poco, sin causar alteraciones al sistema actual, continuar al siguiente paso hasta que se haya consolidado el anterior. Hasta concluir, paso a paso, la implantación del proyecto, permitiendo así el cambio gradual y controlado. Un ejemplo muy claro lo vimos cuando (hace tiempo) todos los productos de cualquier supermercado tenían el precio pegado al producto: las empresas se vieron en la necesidad de cambiar este sistema por el de código de barras, por lo que decide realizar el cambio poco a poco, para que sus clientes se familiaricen con el código de barras, eliminando el precio del producto. Entonces, va quitando poco a poco los precios de los productos e implementando gradualmente el sistema de código de barras. d) Instantáneo Se realiza eliminando de facto, es decir, en forma inmediata los sistemas o procesos actuales e implantar el nuevo sistema. Por ejemplo, cuando eliminamos una actividad en un procedimiento: el día de hoy la eliminamos y, a partir de mañana, se implementa el procedimiento en el cual ya no aparece la actividad. 31

32 ACTIVIDAD 1 Elabora un cuadro que incluya los métodos de implantación con la siguiente información: Método Consiste en: Se utiliza para implantar: Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. 32

33 Autoevaluación Responde si son verdaderas (V) o falsas (F) las siguientes aseveraciones. Podrás ver tus aciertos de manera automática. 1. Después de realizar las recomendaciones, el siguiente paso consiste en poner en práctica todas las recomendaciones de manera instantánea. 2. Para poner en práctica las recomendaciones en la organización, es necesario elaborar un programa de implantación, integrar el personal, los recursos a utilizar y ejecutarlo. 3. La prueba piloto consiste en poner en marcha el nuevo sistema y eliminar los sistemas o procesos anteriores. 4. Los métodos de implantación son: prueba piloto, implantación parcial o por aproximaciones sucesivas y el instantáneo. 5. La implantación parcial consiste en seleccionar partes del proyecto e implementarlas poco a poco. Verdadera Falsa 33

35 Tema 7. Mantenimiento organizacional Objetivo del tema Identificar la importancia que tiene el dar mantenimiento organizacional a los sistemas implantados en la empresa. Desarrollo Una vez que se ha implantado el nuevo sistema, es indispensable mantener un seguimiento sobre los cambios implantados para comprobar su efectividad. El nuevo sistema tiene que evaluarse permanentemente para que, en el caso de que haya desviaciones, se corrijan con toda oportunidad y así se retroalimente el sistema. Para llevar a cabo esto, se recomienda: Elaborar un programa de seguimiento y evaluación del nuevo sistema implantado que contenga: a) Nombre del sistema al que se le va a dar mantenimiento, seguimiento, evaluación y retroalimentación. b) Objetivo: explicar qué se pretende alcanzar, cuándo y por cuánto tiempo es conveniente dar seguimiento y mantenimiento. c) Área y puesto responsable: se escribirá qué área y qué puesto será el responsable del seguimiento y evaluación, por ejemplo: área de ingeniería de análisis, puesto gerente del área, L.A. Rodolfo Cárdenas Rodríguez. d) Programa de mantenimiento: incluirá las actividades, quién las va a llevar a cabo y el tiempo en que se va a realizar el seguimiento y evaluación para, en su caso, dar el mantenimiento correspondiente. e) Definir el procedimiento para dar mantenimiento al sistema. f) Verificar, mediante listas de checado y cuestionarios, el cumplimiento o desviación de el sistema implantado, conforme a lo establecido en los manuales de operación. 35

36 g) Analizar la información obtenida en el punto anterior. h) Elaborar conclusiones y recomendaciones para el mantenimiento adecuado del sistema. i) En su caso, retroalimentar el sistema, realizando las correcciones a las desviaciones detectadas, implementando los cambios. ACTIVIDAD 1 Define con tus propias palabras qué es el mantenimiento organizacional. Para enviar tu actividad, pulsa Editar mi envío y se mostrará un editor de texto en el que deberás redactar tu información. Cuando termines, guarda tu tarea haciendo clic en Guardar cambios. 36

37 Autoevaluación Responde si son verdaderas (V) o falsas (F) las siguientes aseveraciones. Una vez que concluyas, obtendrás tu calificación de manera automática. Verdadera Falsa 1. Para saber elegir el tipo de método a utilizar para implementar el nuevo sistema, hay que tomar en cuenta si es un cambio radical o un cambio parcial. 2. Todos los cambios propuestos en las recomendaciones se pueden implementar en forma instantánea. 3. El método de implantación en paralelo consiste en eliminar el sistema actual y posteriormente poner en práctica el nuevo sistema. 4. Se pueden combinar los métodos de implantación. 5. El método de implantación que se lleva a cabo por aproximaciones sucesivas es aquel en el cual los cambios se implementan en forma instantánea. 37

38 Bibliografía básica Autor Capítulo Páginas Sitios electrónicos Sitio Descripción Actividad de la unidad Contesta el siguiente cuestionario. Elabóralo en tu equipo personal y posteriormente súbelo al sitio. 1. Cuál es el punto de partida para realizar un estudio administrativo? 2. Define en qué consiste la investigación preliminar. 3. Cuáles son los tipos de investigación que se realizan en los estudios administrativos? 4. En la investigación documental, qué información se recopila? 5. Describe con tus propias palabras cómo un administrador lleva a cabo la investigación de campo. 6. Escribe tres técnicas para llevar a cabo una investigación de campo. 7. Menciona qué significa implantar una estructura organizacional. 8. Explica qué es una prueba piloto. 9. Explica dos métodos de implantación. 38

39 10. Qué utilidad tiene para la empresa el mantenimiento organizacional? Descarga archivo CUESTIONARIO_U2_final Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. 39

40 Examen de Autoevaluación Tira el dado. Responde si son verdaderas (V) o falsas (F) las siguientes aseveraciones. Si es acertada tu respuesta, avanzarás las casillas correspondientes. Verdadera Falsa 1. La metodología para el desarrollo de estudios la podemos aplicar en el estudio de la estructura de la empresa y en la elaboración de manuales administrativos. 2. La definición del problema es el punto de partida y llegada de toda investigación administrativa. 3. La investigación en un estudio administrativo sólo debe ser documental. 4. En la recopilación de información se pueden aplicar entrevistas y cuestionarios. 5. El diagnóstico administrativo tiene como finalidad mostrarnos la situación administrativa que guarda una empresa en una fecha determinada. 6. Las recomendaciones se deben presentar por escrito al director de la empresa. 7. La implantación consiste en llevar a la práctica las recomendaciones. 8. Son métodos de implantación los organigramas, los diagramas de flujo y los procedimientos. 9. La implantación en paralelo es aquella que se lleva a cabo en forma simultánea al proceso actual. 10. La implantación por aproximaciones sucesivas es aquella en la que el cambio organizacional se realiza por etapas. 40

41 LO QUE APRENDÍ Coloca en el wiki tu aportación a la siguiente cuestión: Por qué es importante utilizar una metodología cuando los administradores realizan un estudio administrativo? Menciona las etapas de la metodología para llevar a cabo estudios administrativos. Pulsa el botón Editar para redactar tu aportación; si lo deseas, puedes Previsualizar o Cancelar lo que hayas escrito, consultar el Historial de aportaciones, los Vínculos que se hayan agregado al wiki o Ver la última versión. Cuando termines, haz clic en Guardar. 41

42 Glosario de la unidad Diagnóstico administrativo Situación administrativa que guarda una empresa a una fecha dada. Implantación Puesta en práctica de un sistema, un método, una técnica o un procedimiento. Mantenimiento organizacional Son todas las acciones que se llevan a cabo para que, una vez implantado el nuevo sistema, se evalúe su funcionamiento y en su caso se hagan las correcciones a las desviaciones que se presenten en la práctica. 42

43 MESOGRAFÍA Bibliografía básica Bibliografía complementaria Sitios electrónicos 43