Modelo de transformación de puestos de trabajo Primeros pasos. Citrix Worldwide Consulting Solutions. White Paper

Transcripción

1 Modelo de transformación de puestos de trabajo Primeros pasos Citrix Worldwide Consulting Solutions

2 Sumario Introducción...3 Prioridades del negocio...4 Cálculo del plazo de obtención de resultados...5 Segmentación de los usuarios...5 Dimensiones de la segmentación de los usuarios...6 Aplicaciones...6 Ubicaciones...6 Requisitos de movilidad...7 Terminales de los usuarios...7 Arquitecturas de modelo de transformación de puestos de trabajo... 8 Establecimiento de una hoja de ruta tecnológica...9 Consecuencias sobre el negocio...9 Plazo de obtención de resultados...9 Planificación de la implantación del proyecto...11 Pasos siguientes y recursos adicionales

3 Introducción La virtualización de puestos de trabajo se está generalizando como medio para poner puestos de trabajo y aplicaciones a disposición de los usuarios. Si bien los responsables de TI disponen de opciones muy diversas en cuanto a proveedores y tecnologías, deben establecer cuidadosamente las prioridades de su negocio y seguidamente adoptar las tecnologías más adecuadas a cada grupo de usuarios, sin dejar de tener en cuenta los costes, la complejidad técnica y los riesgos. En cuanto a la cuestión de si los asuntos complejos se abordan mejor paso a paso, el recién introducido Modelo de Transformación de Puestos de Trabajo proporciona a los responsables y arquitectos de TI una serie de pasos que pueden seguir para asegurarse de estar a punto para atender las prioridades de la TI y de su negocio mediante la transformación de los puestos de trabajo tradicionales, en recursos informáticos de sobremesa transformados y gestionados de forma óptima. Antes de sumergirse en los detalles técnicos relativos a la adopción de la virtualización de puestos de trabajo, cualquier organización debería llevar a cabo los ejercicios críticos siguientes: 1...Establecer las prioridades del negocio. Para rentabilizar al máximo la virtualización de puestos de trabajo, las organizaciones deben identificar y priorizar los requisitos inmediatos y futuros de su negocio, considerando aspectos como la agilidad empresarial, los estilos virtuales de trabajo y la reducción de costes. También tienen que contemplar las actitudes de los usuarios y del departamento de TI respecto a los cambios, las nuevas tecnologías y los nuevos enfoques de la informática. 2...Calibrar el plazo de obtención de resultados. En cuando la organización haya establecido sus prioridades, tiene que valorar cuánto tardará en atender las prioridades del negocio. Establecer el plazo de obtención de resultados de la virtualización de puestos de trabajo empieza por la segmentación de los usuarios y a continuación analiza la complejidad de implantar la tecnología más indicada para cada grupo de usuarios. Para alcanzar un éxito rápido y muy visible, las organizaciones deberían comenzar por los grupos de usuarios de mayor impacto, que prometan un plazo de obtención de resultados relativamente breve. Una vez implantado un proyecto inicial, añadir más usuarios con requisitos parecidos resulta más rápido, sencillo y fiable. 3...Establecer una hoja de ruta tecnológica. Una vez finalizados los ejercicios anteriores, los responsables de TI pueden comenzar a priorizar y a planificar cada uno de los proyectos. Las organizaciones deben dedicar algo de tiempo a planificar los proyectos, a fin de establecer unos objetivos realistas, cumplir los hitos y evitar perder dependencias importantes del proyecto. El presente informe está dedicado a los detalles de las tres fases citadas y se basa en la experiencia de Citrix Consulting Services en la implantación práctica de soluciones de puestos de trabajo virtuales. 3

4 Prioridades del negocio Los responsables de TI deben exigir claridad en cuanto a los imperativos estratégicos generales del negocio, a fin de establecer prioridades entre las diversas iniciativas de virtualización posibles. Las organizaciones pueden utilizar la Encuesta sobre Transformación de Puestos de Trabajo que se encuentra en para establecer las prioridades del negocio que impulsan la transformación de los puestos de trabajo: reducir costes, incrementar la seguridad, habilitar estilos virtuales de trabajo, aumentar la agilidad del negocio y alcanzar una mayor independencia respecto a los dispositivos. Es importante que este ejercicio se lleve a cabo junto con los responsables de tomar las decisiones sobre TI y los representantes de las diversas unidades de negocio de la organización. Los resultados se pueden representar en forma de gráfico de telaraña. Tomemos el ejemplo de Worldwide Co., proveedor global de servicios empresariales, entre los que figuran la externalización de transacciones de back office y la atención al cliente. La sede de Worldwide Co se encuentra en la región metropolitana de Atlanta, GA, y tiene empleados en varias sedes repartidas por los Estados Unidos. Susan, experimentada profesional de TI de Worldwide Co, ha cumplimentado la Encuesta sobre Transformación de Puestos de Trabajo junto con el CIO de la empresa y varios directivos con poder de decisión. Los resultados de su encuesta se indican a continuación: Reducir costes Independencia respecto al dispositivo Estilo virtual de trabajo Agilidad del negocio Aumentar la seguridad Figura - Las prioridades de negocio de TI en Worldwide Co Al examinar el gráfico, Susan confirma las premisas siguientes: Es probable que la dirección le exija que preste más servicios de TI sin incrementar su presupuesto (obsérvese lo elevado de las puntuaciones en el eje de Reducción de costes ). 4

5 Una iniciativa pendiente de deslocalización y trabajo desde casa le obligará a atender una demanda creciente de estilos virtuales de trabajo (puntuaciones altas en dicha categoría). La dirección de Worldwide Co. sigue manifestando preocupación por la seguridad de los datos. Éstas son las tres magnitudes principales del gráfico. Susan lo consultará más adelante para identificar cuáles son los grupos por los que debe comenzar, las tecnologías específicas que necesitará para alcanzar su objetivo, y el modo de ampliar la iniciativa de transformación de puestos de trabajo de Worldwide Co. Entretanto, Susan desplazará su atención al cálculo del tiempo que su equipo va a necesitar para que la organización obtenga resultados tangibles de la virtualización de puestos de trabajo. Cálculo del plazo de obtención de resultados Al elegir los proyectos potenciales para atender las prioridades del negocio, los responsables deben tener en cuenta el plazo de obtención de resultados de cada proyecto. Hay muchos factores que afectan a la rapidez con que se alcanza el beneficio potencial. Entre ellos se cuentan las dos fases siguientes: Segmentación de los usuarios. Identificar claramente las necesidades de los usuarios y establecer unos requisitos comunes que impulsen unas soluciones técnicas comunes. Identificación de las arquitecturas modelo de transformación de puestos de trabajo. Los arquitectos de TI pueden diseñar diversos modelos de puestos de trabajo virtuales. Cada modelo se caracteriza por unos niveles variables de complejidad de implantación, unos cambios variables en las prácticas de negocio de TI y está vinculado a unos niveles variables de inversión de capital y gastos de explotación. Elegir el modelo de entrega de puestos de trabajo más adecuado a las necesidades de negocio de los usuarios es crucial para el éxito a largo plazo del proyecto y para la satisfacción de los usuarios. Segmentación de los usuarios En las discusiones de alto nivel, a menudo se clasifica a los usuarios en grupos de trabajadores por tareas, trabajadores de sucursal, trabajadores móviles y así sucesivamente. Para los encargados de tomar decisiones sobre TI, esta clasificación es demasiado amplia para permitir una segmentación significativa. En la práctica hay muchos usuarios que pueden ser descritos simultáneamente como trabajadores por tareas, trabajadores móviles y trabajadores de sucursal. Por ello, es necesaria una definición mejor:..la segmentación de los usuarios es la actividad que clasifica a los usuarios de TI según unos requisitos comunes que lleven a unas soluciones técnicas comunes. De este modo se puede construir la infraestructura correcta mediante proyectos de TI manejables que minimicen los riesgos y maximicen la posibilidad de alcanzar el éxito. 5

6 Dimensiones de la segmentación de los usuarios A fin de capturar los atributos de usuario adecuados para permitir al personal técnico de TI la ejecución de un proyecto de virtualización bien definido, los responsables de tomar decisiones deben tener en cuenta los requisitos técnicos. Las dimensiones significativas en muchos de los proyectos de virtualización que alcanzan el éxito son: 1. Conjunto de aplicaciones necesarias 2. Ubicaciones de los usuarios 3. Requisitos de movilidad 4. Requisitos de puntos terminales físicos Aplicaciones Capturar todas las aplicaciones es fundamental, porque las aplicaciones son lo que los usuarios necesitan para llevar a cabo sus labores. Si bien el análisis de la mayoría de estas dimensiones constituye un ejercicio bastante simple, la enumeración de las aplicaciones necesarias suele resultar más difícil. En muchas organizaciones, el departamento de TI corporativo no administra activamente todas las aplicaciones departamentales. A muchos usuarios se les permite instalar sus propias aplicaciones en sus terminales, a menudo como consecuencia de la falta de recursos del departamento de TI o de los plazos de espera existentes para prestar soporte a las aplicaciones solicitadas. La manera más simple de enumerar las aplicaciones de un departamento es administrar una encuesta en la que los directores de departamento indiquen qué aplicaciones necesitan sus usuarios para llevar a cabo sus tareas. En las organizaciones de mayor envergadura, incluso ese ejercicio puede resultar muy laborioso. Varios aliados tecnológicos de Citrix, como Liquidware Labs, Lanamark, Novell, Matrix 42 y RES, entre otros, disponen de herramientas y procesos que recogen los datos directamente en los terminales de los usuarios o a través de la red, e informan sobre todas las aplicaciones utilizadas a una base de datos central. En caso de que el proyecto implique un cambio del sistema operativo (desplegar Windows 7 o utilizar Windows Server 200x), los análisis de compatibilidad de las aplicaciones pueden adquirir una importancia capital. App-DNA y otros partners ofrecen soluciones de software que aceleran este proceso. El departamento de TI puede encontrarse en la situación de tener que administrar aplicaciones que anteriormente no estaban administradas. En el caso más simple, se pueden utilizar las herramientas existentes de administración de aplicaciones, como el Active Directory o el Microsoft System Center, para desplegar los paquetes de aplicaciones a los puestos de trabajo virtuales, Citrix XenApp y Microsoft App-V se pueden utilizar para virtualizar las aplicaciones. Obsérvese que en esta fase no importa el mecanismo específico de entrega de las aplicaciones. Lo único importante es capturar todas las aplicaciones que los usuarios necesitan para llevar a cabo sus labores. Ubicaciones La ubicación principal del usuario también se utiliza como atributo distintivo. Mientras que la infraestructura necesaria en el centro de datos puede ser completamente independiente de dónde se encuentre el usuario final (lo cual es, de hecho, una de las ventajas principales de la virtualización de puestos de 6

7 trabajo), los responsables de TI pueden descubrir que las conexiones de red, la necesidad de soluciones de acceso remoto y optimización de redes WAN, y la infraestructura específica para cada ubicación pueden variar considerablemente de una a otra. Por lo tanto, los responsables de TI que aspiren a minimizar la complejidad de los proyectos podrán optar por tratar de forma distinta a grupos cuyas ubicaciones principales sean distintas, aunque por lo demás sean idénticos. Requisitos de movilidad Aunque dos conjuntos distintos de usuarios puedan tener cargos parecidos y ambos trabajen desde sus hogares, sus requisitos en cuanto a movilidad pueden ser distintos, lo que puede incrementar la complejidad de cualquier proyecto de virtualización de puestos de trabajo. Los casos de uso fuera de línea y las diferentes situaciones de acceso móvil, que comprenden desde las sucursales corporativas hasta los hoteles o las salas de espera de los aeropuertos, pueden dar lugar a requisitos técnicos diferenciados. Terminales de los usuarios En la virtualización de puestos de trabajo se pueden utilizar una amplia variedad de terminales. En la mayoría de los casos, entregar los puestos de trabajo con XenDesktop se reduce a algo tan simple como proporcionar el Citrix Receiver correspondiente a la plataforma de cada terminal. No obstante, si los directivos de TI tienen intención de sustituir los PC tradicionales por clientes ligeros, a fin de reducir los costes y la complejidad en los escritorios de los usuarios, la especificación del terminal podría tener que cumplir unos requisitos mínimos, por ejemplo, para ser utilizado en las modalidades de redirección de vídeo HDX. Para ilustrar este proceso de segmentación de los usuarios, examinemos el caso de Worldwide Co.: Susan está llevando a cabo el ejercicio de segmentación de los usuarios y obtiene la matriz siguiente: Dimensión de segmentación Aplicaciones Ubicación de los usuarios Requisitos de movilidad Terminales Posible modelo de virtualización de puestos de trabajo Centro de atención telefónica de Ticketing en Alpharetta Microsoft Office Internet Explorer 7 Emulador de terminal Reflections Aplicación de CTI para enrutamiento de llamadas Desarrolladores externos Microsoft Visual Studio.NET Framework 3.5 SP1 Internet Explorer 7 Internet Explorer 8 Mozilla Firefox Google Chrome EMC2 : aplicación de control de código fuente desarrollada internamente Directivos Aplicaciones estándar de ofimática, incluidas diversas aplicaciones instaladas por los usuarios. Necesita un análisis más a fondo Alpharetta, GA Hyderabad, India New York, NY Ninguno. Todos los usuarios trabajan en la sede de Alpharetta Mayoritariamente PC tradicionales. Posiblemente más adelante se descarten los PC en favor de clientes ligeros Gestionados de manera óptima Ninguno. Todos los usuarios trabajan en la sede de Hyderabad Clientes ligeros Entregados desde la central: basados en VDI Altos. Los directivos viajan mucho y necesitarán acceder desde otras sedes de la empresa y a través de redes públicas Diversidad de PC, portátiles, ipad y smartphones. Transformados 7

8 Aún cuando todavía no se ha llevado a cabo un diseño técnico detallado, Worldwide Co. ya ha determinado que en el caso de los desarrolladores externos se adoptará un modelo de VDI relativamente simple, con puestos de trabajo asignados para cada usuario individual. Para los usuarios del centro de atención telefónica, Susan prevé implantar un puesto de trabajo entregado de manera óptima. Probablemente constará de puestos de trabajo que utilicen la gestión de una imagen única y una capa separada de virtualización de aplicaciones. Estos atributos contribuirán a contener los gastos de capital y de explotación necesarios para este grupo de usuarios. Tal vez los lectores hayan observado que Susan no ha tenido oportunidad de enumerar todas las aplicaciones de los directivos. Ello es debido a que Worldwide Co ha permitido tradicionalmente que los empleados de nivel directivo y superior instalen sus propias aplicaciones en sus PC y portátiles. Mientras Susan piensa en un plan a más largo plazo para transformar la entrega de puestos de trabajo de cara a un mayor número de usuarios, se da cuenta de que una vez haya implantado una tecnología determinada para un grupo de usuarios, puede limitarse a ampliar la capacidad de la instalación para atender a cualquier otro grupo de usuarios que presente unos requisitos parecidos. Por lo tanto, es importante diseñar las soluciones técnicas dejando margen para el crecimiento, teniendo en mente una estrategia clara y respetando las buenas prácticas establecidas. Arquitecturas de modelo de transformación de puestos de trabajo El Modelo de Transformación de Puestos de Trabajo describe la transición desde un puesto de trabajo administrado de forma tradicional hacia un servicio de TI transformado y centrado en el usuario, como refleja la ilustración siguiente: Centrado en el dispositivo Centrado en el usuario Administración distribuida Restringir dispositivos y ubicaciones Administrar puestos de trabajo complejos y distribuidos Entrega centralizada Habilita estilos de trabajo virtuales Simplifica la seguridad y el cumplimiento de la normativa Administración óptima Menor coste de explotación de los puestos de trabajo Simplifica la administración de puesto de trabajo y aplicaciones Servicio transformado Prestación de servicios basados en el uso Simplifica el soporte de TI mediante el autoservicio El documento siguiente describe con más detalle todo el modelo: ESG The Citrix Desktop Transformation Model disponible en 8

9 Establecimiento de una hoja de ruta tecnológica A fin de establecer una hoja de ruta de tecnología y de proyecto, los responsables de TI deben tener en cuenta las dos dimensiones que hemos tratado anteriormente: Consecuencias sobre el negocio En primer lugar, hay que considerar las consecuencias de la virtualización sobre el negocio para cada grupo de usuarios. La virtualización de los puestos de trabajo de los usuarios que influyen más sobre el negocio se ajusta mejor a las dimensiones de negocio que hemos identificado en el ejercicio de Priorización del Negocio presentado anteriormente. No se trata necesariamente de los usuarios que aportan más valor al negocio fundamental de la empresa, sino de aquéllos cuya necesidad específica resultan difíciles de abordar con los entornos actuales de informática de sobremesa. Plazo de obtención de resultados En segundo lugar, es preciso evaluar el plazo de obtención de resultados de cada proyecto. Se recomienda a los responsables de TI que piensen en el tiempo necesario para la implantación técnica de la infraestructura, la cantidad de pruebas que hacen falta (y que pueden aumentar considerablemente en el caso de los grupos de usuarios cruciales para el negocio) y los cambios conceptuales en el organigrama de la empresa que un proyecto así conlleva. Para minimizar las reticencias iniciales hacia la virtualización de puestos de trabajo, Citrix Consulting recomienda que los departamentos de TI no introduzcan demasiados cambios de una vez en los procesos de TI existentes. Si una organización tiene poca experiencia con la virtualización de puestos de trabajo, es aconsejable formalizar primero la entrega centralizada de puestos de trabajo, para pasar más adelante a incorporar la posibilidad de administración óptima. Una vez atendido con éxito un grupo inicial de usuarios, los departamentos de TI pueden ampliar sus capacidades y su oferta de virtualización de puestos de trabajo según las prioridades del negocio una vez más, tomando como referencia el gráfico obtenido en el ejercicio de priorización. En cuanto se haya adoptado una tecnología determinada, se pueden ir añadiendo más usuarios a los entornos con sólo ampliar la capacidad y llevar a cabo las operaciones de transición de usuarios propiamente dichas. La implantación y el soporte se van haciendo más fáciles a medida que las organizaciones incorporan sus competencias en las diferentes modalidades de virtualización de puestos de trabajo, y a menudo los costes por usuario disminuyen cuantos más usuarios se añaden a la infraestructura existente. 9

10 Para ilustrar este último paso de la planificación, vamos a visitar de nuevo a Susan de Worldwide Co.: Habilitar los desarrolladores remotos de software se ajusta perfectamente a tres de las prioridades del negocio que hemos identificado antes. Aumenta la seguridad, al situar los recursos informáticos y los datos en el centro de datos de la sede; establece las bases que han de hacer posibles los estilos virtuales de trabajo; y afecta a los costes laborales de la empresa. Por lo tanto, Susan categoriza la iniciativa de virtualización destinada a este grupo de usuarios como de impacto elevado. El plazo de obtención de resultados se considera relativamente bajo. El paso de los puestos de trabajo administrados de manera tradicional a un modelo de VDI central limita los cambios en las prácticas de negocio existentes. Las pruebas del sistema, su entrada en servicio y el soporte inicial de este entorno se pueden llevar a cabo con una cantidad razonable de recursos, dado que una eventual caída de los sistemas no afectaría al negocio principal de Worldwide Co. Susan repite el análisis de las consecuencias para el negocio y del plazo de obtención de resultados para los demás grupos de usuarios, y completa así la siguiente matrix de 2x2: Alta Desarrolladores remotos Consecuencias sobre el negocio Centro de atención telefónica de Ticketing en Alpharetta Directivos Baja Baja Plazo de obtención de resultados Alta A la vista de esta matriz, es fácilmente comprensible que se recomiende a las organizaciones que trabajen desde la esquina superior izquierda hacia la inferior derecha del gráfico. En consecuencia, Susan y su equipo deciden atender primero a los desarrolladores remotos, después a los usuarios del centro de atención telefónica de Ticketing de Alpharetta, y por último a un selecto grupo de directivos. 10

11 Planificación de la implantación del proyecto Al igual que el aterrizaje perfecto de un avión viene precedido por una aproximación estabilizada y ejecutada limpiamente, los responsables de TI harán bien en dedicar algo de tiempo a la planificación de los proyectos. Los gestores de proyectos pueden crear y ejecutar diagramas de Gantt en los que figuren cada uno de los hitos y las dependencias del proyecto. Conviene señalar la importancia de que los responsables de TI recurran a la ayuda de los profesionales de la virtualización de puestos de trabajo, a fin de ceñirse a los plazos previstos y de evitar posibles fallos de implantación. Citrix Consulting Services, los diversos Integradores de Sistemas como CSC, Fujitsu, IBM, Cap Gemini y HP, así como los miembros de la red Global Network of Citrix Partners, cuentan con los conocimientos técnicos y la experiencia en ejecución de proyectos que hacen falta para llevar a cabo la transformación. Generalmente la implantación de un proyecto sigue una metodología de planificación. Un ejemplo es la metodología de Citrix Consulting, que gira alrededor de las cuatro fases principales siguientes: Análisis: Se analizan y describen las prioridades del negocio y se segmentan los usuarios. Durante cada proyecto de implantación, analice detalladamente los requisitos de negocio y técnicos, estudie la infraestructura y los procesos que ya existen y, en caso necesario, realice pruebas de escalabilidad. Diseño: Se diseña la solución técnica en todos sus detalles. Construcción / Prueba: Se construye la infraestructura y se llevan a cabo pruebas para comprobar que el diseño cumple todos los requisitos y no manifiesta un comportamiento inesperado. Despliegue: Planificación de la entrada en servicio, cambios en los procedimientos de soporte y las operaciones de TI, incorporación de los usuarios y prestación del soporte inicial. 11

12 Pasos siguientes y recursos adicionales Para hacer realidad las ventajas de la virtualización de puestos de trabajo, los responsables de TI deberían colaborar con los representantes de las unidades de negocio principales de sus organizaciones, a fin de comprender mejor las prioridades del negocio de la organización. Los responsables de TI también tendrían que familiarizarse con el concepto del modelo de Transformación de Puestos de Trabajo, así como con los pasos que deben seguir para poner en práctica una estrategia de virtualización de puestos de trabajo. Citrix y los principales actores del sector de la Transformación de Puestos de Trabajo disponen de y seguirán creando herramientas y recursos que ayuden a las organizaciones en los diversos aspectos de la transformación de sus puestos de trabajo: Sitio web de transformación de puestos de trabajo: Los Arquitectos de Citrix examinan las buenas prácticas: Kit de diseño de puestos de trabajo virtuales: Sede Internacional Citrix Systems, Inc. 851 West Cypress Creek Road Fort Lauderdale, FL 33309, USA Tel: +1 (800) Tel: +1 (954) Sede Europea Citrix Systems International GmbH Rheinweg Schaffhausen Switzerland Tel: +41 (0) Sede Iberia Citrix Systems Iberia Paseo de la Castellana, 135 Planta 17 B Edificio Cuzco III Madrid Spain Tel: +34 (0) División Citrix Online 5385 Hollister Avenue Santa Barbara, CA Tel: +1 (805) Acerca de Citrix Citrix Systems, Inc. (NASDAQ: CTXS) es un proveedor líder de soluciones informáticas virtuales que permiten a las empresas entregar recursos de TI como servicio bajo demanda. Constituida en 1989, Citrix combina tecnologías de virtualización, networking y cloud computing en una completa cartera de productos que ofrece a los usuarios estilos de trabajo virtuales, y data centers virtuales para TI. Más de organizaciones de todo el mundo confían en Citrix para crear entornos informáticos más simples y rentables. Citrix cuenta con más de partners en más de 100 países. Su facturación anual en 2010 fue de 1.87 millones de dólares Citrix Systems, Inc. Todos los derechos reservados. Citrix, Citrix Receiver, Citrix XenApp, Citrix XenDesktop, FlexCast y XenVault son marcas registradas propiedad de Citrix Systems, Inc., y/o una o más de sus filiales, y pueden estar registradas en la Oficina de Patentes y Marcas de Estados Unidos y en otros países. Todas las demás marcas registradas y marcas comerciales son propiedad de sus respectivos titulares.