Cropmarks Cómo seleccionar elementos Cómo mover y cambiar el tamaño de los elementos Cómo copiar elementos...

Transcripción

1 Guía del usuario

2 Table Of Contents Acerca de PrintShop Mail... 5 Información de contacto... 7 Ayuda sobre el uso de PrintShop Mail... 9 Introducción a PrintShop Mail... 9 Getting Started with PrintShop Mail Cómo instalar PrintShop Mail Novedades de PrintShop Mail Actualización de PrintShop Mail Introducción Uso se archivos PDF Cómo instalar un controlador de impresora Cómo instalar la llave de hardware How to Cómo crear un nuevo documento Cómo especificar el tamacómo especificar el del diseño Cómo abrir una base de datos Conectarse a SQL Server Add Text Agregar texto variable Formateado de variables Aspectos fundamentales del documento Cómo crear números de serie Add Images Cómo agregar imágenes estáticas y variables Cómo usar las condiciones del diseño Usar Repetición de diseño Cómo seleccionar bandejas de papel Número de copias Cómo verificar el documento Cómo guardar un documento Print a Document Aspectos básicos de la impresión Tecnología de impresión PostScript estándar PostScript optimizado AHT (Sólo para Windows) Creo VPS Fiery FreeForm Fiery FreeForm PPML PPML/VDX 7 (sólo para Windows) PrintStreamer (sólo para SO Mac) VIPP Configuración de la impresión Finalización por subgrupos Impresión automatizada Resumen Uso de DDE Cómo utilizar la carpeta de soporte Document Fundamentals Panel de propiedades Propiedades de página PDF Propiedades de las imágenes estáticas y variables Propiedades de texto Aspectos fundamentales del documento Formatting Text Estilo del texto Estilo del párrafo Aspectos básicos del diseño Líneas guía Líneas de plegado Margen de corrimiento

3 Cropmarks Cómo seleccionar elementos Cómo mover y cambiar el tamaño de los elementos Cómo copiar elementos Cómo alinear elementos Cómo ordenar los elementos Cómo bloquear objetos Vinculación de objetos de texto Toolbar Reference Información general sobre las barras de herramientas Barra de herramientas Base de datos Barra de herramientas Elementos Barra de herramientas Estándar Barra de herramientas Formato de texto Vínculo de texto Barra de herramienta Herramientas Barra de herramientas Vista Formatos de bases de datos compatibles Formatos de imágenes compatibles Preference Settings Configuración del programa Configuración del trabajo de impresión Repetición Configuración de la imposición Using Expressions Favorite Expressions Guía de expresiones de PrintShop Mail Expresiones favoritas: nombres en mayúsculas Expresiones favoritas: saludos Expresiones favoritas: números de serie personalizados Functions and Operators Funciones: información general Operadores de expresiones: información general Barcode Functions Codabar Code Code EAN EAN ITF (Interleaved 2 of 5) JAN JAN KIX MSI Plessy NW POSTNET UPC-A UPC-E Rolan Barcode Functions YuBar Acerca de las funciones del diseño Blank Print Skip Logical Functions AND (operador boleano) FALSE (constante boleana) FILE_EXIST IF (operador boleano) NOT (operador boleano) OBJECT_EMPTY OR (operador boleano) True (constante boleana) Number Functions ABS (absoluto) CHR COUNTER

4 DIV INT (número entero) MOD PAGE_NR RECORDNUMBER() ROUND SGN STR VAL String Functions ASC DATE CONTAINS LEFT LEN LOWER LTRIM MID POS PROPER REPLACE RIGHT RTRIM TEXT_FILE TODAY TRIM UPPER Accesos directos de Macintosh Accesos directos de Windows Contrato de licencia Glossary Index

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6 Acerca de PrintShop Mail Guía del usuario de PrintShop Mail Le damos la bienvenida PrintShop Mail es un producto de Atlas Software B.V., una empresa destacada que se dedica al desarrollo de software dirigido a optimizar el flujo de la información. Con PrintShop Mail, la impresión personalizada de sus documentos es algo rápido y fácil. La información de sus bases de datos queda integrada en el diseño del documento. Puede crear el documento en cualquier aplicación de diseño y utilizar cualquier formato de base de datos. Simplemente arrastre y suelte los campos de la base de datos en el diseño del documento para crear un vínculo entre el campo de la base de datos y su documento. PrintShop Mail le muestra inmediatamente una vista previa del resultado y dispone de una opción avanzada para revisar los recursos. Durante el proceso de impresión, la información variable de la base de datos se envía a la impresora inmediatamente. Los datos estáticos del trabajo no necesitan ser releídos. Esto acorta significativamente el proceso de impresión y la saturación de la red. PrintShop Mail permite a su impresora PostScript imprimir a su velocidad máxima posible o a una velocidad muy próxima en función de su capacidad RIP. Ello hace que la impresión de la información variable sea un proceso eficiente. Acerca de Atlas Software Atlas Software se ha comprometido a obtener el estándar más alto de la comunicación de la impresión a través de la personalización. Atlas Software fue fundada en 1989 en los Países Bajos, en donde dispone de instalaciones para la investigación y el desarrollo. A continuación ofrecemos una lista parcial de las empresas que se han asociado con Atlas Software para ampliar sus capacidades de impresión digital: AHT Canon Creo Danka EFI Heidelberg Konica Nexpress Océ Xeikon Xerox Por favor, póngase en contacto con nosotros si podemos serle de ayuda. 5

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8 Información de contacto Guía del usuario de PrintShop Mail Oficina principal Atlas Software B.V. Daltonstraat BX Harderwijk Países Bajos Estados Unidos, Canadá y Sudamérica Teléfono gratuito: Ventas sales@printshopmail.com Asistencia técnica support@printshopmail.com Europa y Asia Atlas Software B.V. Daltonstraat BX Harderwijk Países Bajos Teléfono: +31 (341) Fax: +31 (341) Ventas sales@printshopmail.com Asistencia técnica support@printshopmail.com 7

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10 Ayuda sobre el uso de PrintShop Mail Introducción a PrintShop Mail Éstas son algunas sugerencias sobre cómo utilizar la ayuda en pantalla de PrintShop Mail. Acerca de la visualización de la ayuda En este sistema de ayuda puede utilizar distintas herramientas de navegación. La Ayuda se divide en un marco izquierdo y otro derecho. El marco derecho muestra el texto real y algunos elementos de ayuda para la navegación; el marco izquierdo es el pilar principal de los elementos de ayuda para la navegación. Encima del marco izquierdo puede seleccionar cuatro opciones: Ocultar/Mostrar: sirve para mostrar u ocultar el contenido. Atrás: sirve para mostrar el tema anterior al que seleccionó. Adelante: sirve para mostrar el tema siguiente al que seleccionó. Imprimir: sirve para imprimir uno o más temas. Fichas Contenido, Índice, Búsqueda y Glosario El marco izquierdo contiene las siguientes fichas, que dan acceso a los elementos de ayuda para la navegación: Contenido Índice Búsqueda Glosario Hipervínculos y temas relacionados El marco derecho contiene los siguientes elementos de ayuda para la navegación: Hipervínculos Temas relacionados Para utilizar las herramientas para la navegación por la Ayuda Contenido Nota: La ficha que se muestra de manera predeterminada es la correspondiente al Contenido. Haga clic en las otras fichas para acceder a los elementos de ayuda para la navegación correspondientes. 1. Si no está seleccionada, haga clic en la ficha Contenido. La tabla de contenido aparece en el marco izquierdo. Esta tabla tiene la estructura de un árbol con iconos que representan libros. Estos libros se estructuran de manera jerárquica. 2. Haga clic sobre un icono de libro. 3. Haga clic sobre un icono de página. En el marco derecho aparece el texto que se corresponde con el tema de ayuda seleccionado. Índice 1. Haga clic en la ficha Índice. 2. En el cuadro de texto, comience a introducir las primeras letras de la palabra clave o la palabra entera de la que desea información. La lista que se muestra a continuación saltará a la primera palabra que empiece con las letras que introdujo. A continuación quedará resaltada la palabra clave seleccionada. 3. Siga introduciendo letras para acotar la búsqueda, o haga clic en la palabra clave correcta si puede identificarla. 4. Haga clic en Mostrar. En el marco derecho aparece el texto que se corresponde con el tema de ayuda seleccionado. Búsqueda 1. Haga clic en la ficha Búsqueda. En la parte superior de la hoja de la ficha Búsqueda hay un cuadro en el que puede introducir la palabra clave. 2. Haga clic en Enumerar temas. Aparece una lista con los temas que contienen la palabra clave. 3. Haga clic en el tema que esté buscando. 4. Haga clic en Mostrar. En el marco derecho aparece el texto que se corresponde con el tema de ayuda seleccionado. A continuación quedará resaltada la palabra clave seleccionada. 9

11 Glosario 1. Haga clic en la ficha Glosario para acceder a los términos utilizados con PrintShop Mail. 2. Haga clic en un término de la lista para ver su definición. Hipervínculos El texto de la ayuda contiene hivervínculos. Los hipervínculos son palabras subrayadas. Haga clic en las palabras subrayadas para ver el tema de ayuda. Temas relacionados Los botones de Temas relacionados proporcionan acceso a temas similares a los que ha buscado. Haga clic en el botón Temas relacionados. Si sólo hay un tema relacionado, éste se muestra inmediatamente. Si hay más de un tema relacionado, aparece un menú en el que puede seleccionar entre varios temas. 10

12 Getting Started with PrintShop Mail Cómo instalar PrintShop Mail Introducción a PrintShop Mail Antes de empezar Si está instalando PrintShop Mail en un ordenador equipado con Windows 2000, XP ó 2003, asegúrese de haber iniciado sesión con derechos de administrador antes de ejecutar el programa de instalación. Para instalar PrintShop Mail Windows 1. Encuentre el archivo setup.exe en el CD-ROM. 2. Haga doble clic sobre este archivo para iniciar el asistente de instalación. 3. Seleccione el idioma que desea usar para la instalación. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Siguiente. 6. Lea del contrato de licencia y seleccione I accept the terms in the license agreement. Si selecciona I do not accept the terms in the license agreement, se detendrá la instalación. 7. Haga clic en Siguiente. 8. Especifique si desea que PrintShop Mail esté disponible para todos los usuarios del ordenador, o sólo para el usuario actual. 9. Haga clic en Siguiente. 10. Elija entre una configuración Complete o Custom. Si selecciona Complete, se instalarán todas las funciones necesarias del programa. Esta opción instala automáticamente todos los idiomas disponibles. Si selecciona Custom, utilice la siguiente pantalla para seleccionar o deseleccionar opciones del programa. Para crear una instalación personalizada 1. Haga clic en el icono correspondiente al disco duro para ver las opciones de la función seleccionada: This feature will be installed on local hard drive (Esta opción se instalará en la unidad del disco duro local). This feature, and all subfeatures, will be installed on local hard drive (Esta opción, y todas las opciones que engloba, se instalará en la unidad del disco duro local). This feature will be installed when required (Esta opción se instalará cuando la necesite). This feature will not be available (Esta opción no se encontrará disponible). 2. Seleccione las opciones que desee. 3. Para cambiar el directorio predeterminado de la instalación, haga clic en el botón Change y seleccione el directorio para la instalación de PrintShop Mail. En cualquiera de las opciones puede verificar la configuración de la instalación. 11. Después de configurar las opciones que desea, haga clic en Siguiente. 12. Presione Instalar para continuar con el asistente de instalación. 13. Haga clic en Finalizar. Mac OS 1. Encuentre el instalador PrintShop Mail en el CD-ROM. 2. Haga doble clic sobre este archivo para iniciar el asistente de instalación. De este modo, aparecerá la pantalla de inicio de PrintShop Mail. 3. Haga clic en Continuar. 4. Lea del contrato de licencia y seleccione I accept the terms in the license agreement. Si selecciona I do not accept the terms in the license agreement, se detendrá la instalación. 5. Haga clic en Continuar. 6. PrintShop Mail se instalará de manera predeterminada en la carpeta de aplicaciones. Puede seleccionar otro lugar donde desea instalar PrintShop Mail. 7. Haga clic en Continuar. 8. Elija el Tipo de instalación: 11

13 Instalación sencilla : se instalan todas las funciones básicas del programa. Personalizar: puede elegir funciones específicas del programa. 9. Presione Instalar para continuar con el asistente de instalación. 10. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: "La instalación se realizó satisfactoriamente" Si ha finalizado, haga clic en Salir para salir del Instalador. Si desea realizar más instalaciones, haga clic en Continuar. Puede instalar la llave de hardware desde esta ventana o instalarla posteriormente. Consulte Cómo instalar la llave de hardware. 11. Todo se instalará en la carpeta llamada "PrintShop Mail". 12

14 Novedades de PrintShop Mail Introducción a PrintShop Mail Haga clic en un encabezado para obtener información sobre estos elementos: Windows Interfaz del usuario La interfaz del usuario ha sido optimizada para que resulte más fácil de usar. Al actualizar la llave de hardware, la página de actualización se mostrará en el idioma utilizado en el sistema. El Panel de propiedades se ha rediseñado y optimizado para facilitar y agilizar la visualización y edición de todos los elementos (texto, imágenes, diseños y variables) en un documento de PrintShop Mail mediante la selección del objeto. En el Panel de propiedades, el tamaño de página dispone de una nueva propiedad que describe la orientación de la página. La AYUDA en línea está disponible desde cualquier lugar de la aplicación. La información del nombre de archivo de la base de datos se ha agregado al panel de la base de datos. Al abrir bases de datos grandes, se abre una ventana que incluye información del progreso de este procedimiento. A continuación, se genera una lista de advertencias y ésta se muestra al abrir un documento. En esta lista encontrará una lista de los valores de configuración que se han restablecido con los valores predeterminados y los motivos por los que se ha hecho esto. Objetos Variables Es posible dar un nombre a cada objeto, lo que permite administrar el documento de una manera sencilla. PrintShop Mail ahora permite ocultar y mostrar marcas de formato en objetos de texto. Las marcas de formato son nuevas líneas, tabs y espacios. Después de iniciar PrintShop Mail, se ocultarán de manera predeterminada todas las marcas de formato. El Panel de propiedades ahora muestra un ejemplo, al establecer un formato de FECHA para una variable. Al abrir un documento de PrintShop Mail que ha sido movido a otra ubicación del ordenador o de la red, PrintShop Mail le solicitará los archivos que falten y mostrará el nombre de los archivos solicitados. Las expresiones pueden simplificarse mediante la reutilización de los resultados de otras expresiones. Esto se puede hacer en la expresión 2@. Compatibilidad con los códigos de barras JAN y NW7, con licencia para PrintShop Mail. Impresión Secuencias de comandos ampliadas: se ha agregado un nuevo comando que puede utilizarse en archivos de secuencias de comandos. "SetPrintTech <tech>" permite cambiar la tecnología de impresión actual. La configuración de la impresora se almacena en el documento de PrintShop Mail. Mac OS Interfaz del usuario Al actualizar la llave de hardware, la página de actualización se mostrará en el idioma utilizado en el sistema. Objetos Se ha agregado compatibilidad con el texto vertical. Documentos 13

15 Ahora es posible "verificar el documento" antes de imprimirlo para detectar posibles problemas en el diseño. Es posible guardar, abrir e imprimir documentos de PrintShop Mail creados en la versión 4.3.x anterior (en Mac OS 9.0 ó anterior) de PrintShop Mail. Ahora es posible obtener una vista previa de la configuración de la repetición en Preferencias> Repetición. Variables Compatibilidad con los códigos de barras JAN, NW7 y NW7, con licencia para PrintShop Mail. Se ha agregado compatibilidad con el código de barras KIX. Ahora es posible insertar un número de página. Esta función también puede llamarse mediante el menú (Insertar > Números de páginas). Impresión La configuración de la impresora se almacena en el documento de PrintShop Mail. 14

16 Actualización de PrintShop Mail Introducción a PrintShop Mail Para poder usar ciertas opciones en PrintShop Mail, por ejemplo, una tecnología de impresión específica o un tipo de impresión automatizada, es preciso actualizar su llave de hardware antes de que pueda usarla. Al aplicar el procedimiento de actualización, la aplicación detectará qué opciones de actualización están disponibles y le permitirá realizar selecciones. Atlas Software BV ofrece licencias para un solo usuario y para varios usuarios, así como para entornos de red. Para obtener información sobre los precios oficiales al por menor, visite el sitio Web de PrintShop Mail y haga clic en Order Now/Price List (Comprar ahora/lista de precios). Licencias para un solo usuario: Atlas ofrece versiones de licencias para un solo usuario que se programan para un número de registros especificado o ilimitado: 1. La versión ilimitada o profesional permite imprimir un número ilimitado de registros. 2. La versión limitada o estándar permite imprimir registros. Licencias para varios usuarios (sólo para Windows) Una licencia para varios usuarios es una licencia que permitirá a varios usuarios imprimir un trabajo de PrintShop Mail simultáneamente con una impresora situada en el área de red local (LAN). Todas las versiones de las licencias para varios usuarios permiten combinar un número ilimitado de registros de la base de datos. Opciones de actualización de PrintShop Mail Opciones de actualización Actualizaciones de PrintShop Mail 5 Actualización de la versión de Macintosh Windows PrintShop Mail PrintShop Mail 98 Sí No disponible PrintShop Mail 4.X Sí Sí Actualizaciones del producto Windows Macintosh PrintShop Mail Estándar a Profesional Sí Sí Actualizaciones de la tecnología VIPP Impresión automatizada Windows Macintosh Standard Producción Standard Producción No disponible No disponible Sí Sí No disponible No disponible Sí No disponible Para actualizar la llave de hardware Desde el menú Ayuda puede seleccionar tres opciones de actualización diferentes: Comprobante Actualizar solicitud Activar llave 15

17 Comprobante Si dispone de un número de comprobante de PrintShop Mail de Atlas Software, un distribuidor o un socio, haga clic en la opción "Comprobante". De este modo se abrirá la página Web del comprobante de PrintShop Mail. En esta página necesita introducir el número del comprobante y cierta información adicional para confirmar la solicitud. Actualizar Si desea agregar créditos, actualice la versión, agregue SMA (Mantenimiento del servicio) u otra opción a la llave de hardware y haga clic en la opción "Actualizar". De este modo se abrirá la página de actualización de PrintShop Mail. Aquí puede seleccionar las opciones que desee y determinada información adicional para confirmar la solicitud. Activar llave Si ha obtenido un código de autorización del comprobante o la solicitud de actualización (por correo electrónico), debe introducir ese código en la pantalla de activación de la llave de hardware. Por tanto, a continuación, debe seleccionar la opción "Activar llave" y hacer clic en "Activar". Para ver la información de la llave de hardware, seleccione Ayuda/Información sobre créditos. Las opciones de actualización sólo se activan cuando la llave de hardware de PrintShop Mail está conectada al ordenador. Documentos de versiones anteriores de PrintShop Mail Las nuevas versiones de PrintShop Mail pueden leer los documentos que creó con PrintShop Mail, pero los documentos de PrintShop Mail creados en versiones anteriores no podrán interpretar los nuevos documentos guardados con el nuevo formato de PrintShop Mail. Para obtener más información, consulte Cómo guardar un documento. Para reconocer las nuevas versiones de PrintShop Mail, debe actualizar la llave de hardware. 16

18 Introducción Guía del usuario de PrintShop Mail Éstos son los pasos básicos necesarios para instalar PrintShop Mail y crear documentos PrintShop Mail. Haga clic en cada uno de los temas para seguir las instrucciones paso a paso. Cómo instalar PrintShop Mail Cómo usar archivos PDF de Adobe con PrintShop Mail Procedimiento de instalación Instrucciones paso a paso Cómo crear un nuevo documento Cómo abrir la base de datos Cómo insertar imágenes estáticas y variables Cómo crear texto variable Condiciones de diseño (también conocido como "elección de páginas") Cómo seleccionar bandejas de papel Cómo usar Repetición de diseño Cómo verificar el diseño Cómo guardar un documento Una vez creado y verificado el documento PrintShop Mail, éste está listo para su impresión. Cómo elegir la tecnología de impresión Cómo establecer las opciones de impresión 17

19 Uso se archivos PDF Introducción a PrintShop Mail Antes de poder utilizar un archivo PDF (Portable Document Format) en PrintShop Mail, debe instalar Adobe Acrobat (sólo para Windows). PrintShop Mail es compatible con las versiones 5.x ó posteriores de Adobe Acrobat. Póngase en contacto con su distribuidor de software local para obtener información sobre el precio. Visite Adobe en la Web Nota (sólo para Mac OS): No es necesario tener instalado Acrobat en el equipo. La visualización e impresión de archivos PDF es controlada por el sistema Mac OS X. 18

20 Cómo instalar un controlador de impresora Introducción a PrintShop Mail Para generar una impresión PostScript, PrintShop Mail debe poder comunicarse con un controlador de impresora PostScript. Le recomendamos que utilice el controlador de impresora PostScript de Adobe o de Microsoft. Controlador PostScript de Adobe La instalación de la impresora usando el controlador PostScript de Adobe requiere el uso del instalador de Adobe PS y de un archivo PPD (PostScript Printer Description). El CD-ROM de PrintShop Mail incluye tanto el instalador de AdobePS como un grupo de los archivos PPD más utilizados. Para obtener más información sobre el controlador PostScript de Adobe, visite Controlador PostScript de Microsoft (sólo para Windows) Puede instalar una impresora utilizando el controlador PostScript de Microsoft con el Asistente para agregar impresora del Panel de control de Windows. El asistente le solicita un archivo INF que contenga información concreta de la impresora. El CD-ROM de PrintShop Mail no incluye archivos INF, pero puede adquirir los archivos correctos poniéndose en contacto con el fabricante de la impresora. 19

21 Cómo instalar la llave de hardware Introducción a PrintShop Mail Acerca de la llave de hardware Sin una llave de hardware, también denominada "Dongle", PrintShop Mail se ejecuta en el Modo de diseñador. En este modo, se encuentran disponibles todas las funciones de PrintShop Mail, pero sólo puede imprimir hasta 25 registros por sesión y PrintShop Mail se imprime sobre cada diseño. Si dispone de una llave de hardware de versiones anteriores de PrintShop Mail, necesitará actualizarla. De lo contrario, PrintShop Mail se ejecutará en el Modo de diseñador. Para obtener más información, consulte Actualización de PrintShop Mail. Aquí se muestra una fotografía de la llave de hardware USB (si bien la llave puede ser distinta de la aquí mostrada): Puede utilizar cada crédito de su llave de hardware para imprimir un registro. Para instalar la llave de hardware (Windows) Conecte la llave de hardware al puerto paralelo o USB del ordenador. Nota: Si el puerto paralelo no está libre, desenchufe primero el dispositivo que actualmente esté conectado al puerto. Una vez haya conectado la llave de hardware, vuelva a conectar este dispositivo a la parte trasera de la llave de hardware. Para ver los créditos que le quedan en la llave de hardware: 1. Inicie PrintShop Mail. 2. Desde el menú Ayuda, seleccione Información sobre créditos. Mac OS 1. Conecte la llave de hardware al puerto USB. 2. Encuentre la carpeta "Hardware Key". 3. Haga doble clic sobre el instalador aksusb. 4. Presione el botón "Instalar" para instalar el controlador de la llave de hardware. 5. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: "La instalación se realizó satisfactoriamente" Si ha finalizado, haga clic en Salir para salir del Instalador. Si desea realizar más instalaciones, haga clic en Continuar. 6. Haga clic en el botón Salir para finalizar la instalación. 7. Para comprobar si el controlador se ha instalado correctamente, inicie PrintShop Mail desde el menú Ayuda y seleccione Información sobre créditos. Notas: 1. Para instalar el controlador de la llave de hardware, debe iniciar sesión como "root". 2. Antes de instalar la llave de hardware para Mac OS X, asegúrese de que los controladores de la llave de hardware para la plataforma OS 9x se han eliminado del sistema. Los controladores de OS 9x no son compatibles con OS X. Si estos controladores siguen instalados, la llave de hardware del OS X no funcionará. Puede realizar esto de la siguiente manera: presione el comando + F y busque MacHasp en los discos locales 20

22 (normalmente se encuentra en la carpeta del sistema de OS9 - carpeta de extensiones). Cuando aparezca una lista con Machasp4Shim y MacHaspUsbDD, elimínelos y asegúrese de vaciar la papelera. Para ver los créditos que le quedan en la llave de hardware: 1. Inicie PrintShop Mail. 2. Desde el menú Ayuda, seleccione Información sobre créditos. 21

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24 How to... Cómo crear un nuevo documento Cómo... Windows Es posible crear un nuevo documento PrintShop Mail de dos maneras: Creación a partir de un diseño en blanco Establecimiento del contenido y del tamaño inicial de los diseños de un archivo PDF o un archivo de imagen. Para crear un documento a partir de un documento en blanco Al comenzar, PrintShop Mail siempre se inicia con un diseño en blanco. También puede ordenar a PrintShop Mail que cree un nuevo documento en blanco seleccionando Nuevo documento en blanco del menú Archivo, o presionando (CTRL+N). El tamaño de este diseño en blanco queda establecido en Automático. Para obtener más información sobre los tamaños de los diseños, consulte Cómo especificar el tamaño del diseño. Ahora puede utilizar las herramientas de diseño de PrintShop Mail para añadir objetos estáticos y variables en sus diseños. Para utilizar como base el diseño de un archivo PDF o de imagen En el menú Archivo (CTRL+MAYÚS+N), seleccione Nuevo documento creado a partir de un PDF. Esta opción también ofrece la posibilidad de importar un documento de Microsoft Word, que se convertirá automáticamente en un archivo PDF. Así se crearán diseños que coinciden con las páginas del archivo PDF. Nota: Después de crear un nuevo documento a partir de un archivo PDF, las páginas del PDF son tratadas como si fueses objetos separados. Es posible escalar y mover las páginas del PDF alrededor en el diseño. También puede colocar un PDF eligiendo PDF del menú Insertar o haciendo clic en el botón Colocar PDF de la barra de herramientas Herramientas. Importar un PDF de este modo le permite no sólo lograr un escalado proporcional, sino también colocar un PDF en cualquier lugar del diseño. Mac OS Al comenzar, PrintShop Mail siempre se inicia con un diseño en blanco. El tamaño del diseño en blanco queda establecido en Automático. Para cambiar el tamaño del diseño, consulte Cómo especificar el diseño 23

25 Configuración predeterminada Cómo... La configuración predeterminada de PrintShop Mail le permite ahorrar tiempo. Si la configuración predeterminada no se ajusta a su modo de trabajo, puede que tenga que personalizar varias veces cada documento de manera individual antes de comenzar. En PrintShop Mail es posible restablecer la configuración predeterminada en Preferencias. Para ello: 1. Abra PrintShop Mail. 2. Desde el menú Archivo, seleccione Cerrar. Al comenzar, PrintShop Mail siempre se inicia con un diseño en blanco. 3. (Windows): Desde el menú Edición, seleccione Preferencias. (Mac OS): Desde el menú PrintShop Mail, seleccione Preferencias. 4. Realice los cambios correspondientes. Nota: Ajuste la configuración cuando no haya ningún documento abierto y esa configuración se convertirá en la predeterminada para todos los nuevos documentos. Si realiza cambios cuando hay un documento abierto, dichos cambios sólo afectarán a ese documento. La configuración predeterminada que puede ajustarse para todos los documentos es: -Configuración del programa -Imprimir trabajo -Repetición -Imposición 24

26 Cómo especificar el tamaño del diseño Cómo... Windows Un documento PrintShop está formado por uno o más diseños, que pueden tener tamaños diferentes. PrintShop Mail admite varios tamaños de diseño en un documento. El tamaño y la forma del diseño (altura y anchura) pueden especificarse en cada diseño seleccionando Tamaño en el menú Diseño. Cómo acceder a este cuadro de diálogo Diseño > Tamaño También es posible cambiar el tamaño del diseño en el Panel de propiedades. Para ello, seleccione el diseño en la ficha Diseños, haga clic en la propiedad Tamaño del diseño y, desde el menú desplegable, seleccione Tamaño personalizado para ajustar la configuración a sus necesidades. La tabla incluida a continuación muestra más información sobre las opciones del cuadro de diálogo Tamaño del diseño. Configuración Tamaño Ancho Altura Forma Aplicar a Descripción Seleccione un tamaño estándar para el documento de PrintShop Mail: A3, A4, A5, Be, Carta EE.UU., Oficio EE.UU. Seleccione Tamaño personalizado para introducir la configuración personalizada. Introduzca el ancho personalizado. Esta configuración está activada si selecciona "Tamaño personalizado". Introduzca la altura personalizada. Esta configuración está activada si selecciona "Tamaño personalizado". Seleccione la altura o la anchura. Diseño actual De este punto en adelante Documento completo Mac OS Un documento PrintShop está formado por uno o más diseños, todos del mismo tamaño. PrintShop Mail permite especificar el tamaño y la orientación del diseño de dos maneras. Tamaño de diseño automático 25

27 Puede elegir establecer el tamaño del diseño a partir del tamaño del papel actualmente seleccionado en el cuadro de diálogo Configuración de impresión, seleccionando Tamaño de diseño automático en el menú Diseño. Así PrintShop Mail cambiará de manera automática el tamaño de los diseños para que se ajusten al tamaño del papel, incluso si está utilizando la opción de Repetición de diseño. Tamaño de diseño fijo Puede especificar un tamaño de diseño fijo en el cuadro de diálogo Tamaño de diseño. De esta manera, el tamaño del diseño no variará, independientemente de la impresora y del tamaño del papel actualmente seleccionados. Cómo acceder a este cuadro de diálogo Diseño > Tamaño > Fijo La tabla incluida a continuación muestra más información sobre las opciones del cuadro de diálogo Configuración del diseño. Configuración Tamaño Ancho Altura Orientación Descripción Seleccione un tamaño estándar para el documento de PrintShop Mail: A4, A5, Be, Carta EE.UU., Oficio EE.UU. Seleccione Tamaño personalizado para introducir la configuración personalizada. Introduzca el ancho personalizado. Esta configuración está activada si selecciona "Tamaño personalizado". Introduzca la altura personalizada. Esta configuración está activada si selecciona "Tamaño personalizado". Seleccione la altura o la anchura. 26

28 Link a Database to a Document Cómo abrir una base de datos Cómo... Para obtener la lista de los formatos admitidos de bases de datos, consulte Formatos de bases de datos compatibles. Las bases de datos tradicionales están organizadas en campos, registros y archivos. Un campo es una sola entidad de información, un registro es un grupo completo de campos y un archivo es una colección de registros. Ejemplo de base de datos, CÓDIGO POSTAL COCHE TIPO DE COCHE Mustang A Explorer B Windstar C Explorer B CÓDIGO POSTAL, COCHE y TIPO DE COCHE son campos y el resto son los registros. Nota: PrintShop Mail admite una tabla activa simultáneamente. Si la base de datos contiene varias tablas, aparecerá otro cuadro de diálogo que le pedirá que seleccione una de las tablas. Para abrir una base de datos Windows 1. Desde el menú Base de datos, seleccione Abrir. 2. Busque un archivo de base de datos. 3. Además, también puede conectarse a una fuente de datos basada en servidor haciendo clic en el icono Fuentes de datos ODBC. 4. Haga doble clic en el nombre de una fuente de datos. Note: Puede definir las nuevas fuentes de datos o modificar las ya existentes en el cuadro de diálogo Administrador ODBC. Este cuadro de diálogo se encuentra en el Panel de control. En Windows 2000, XP y 2003, se encuentra en Herramientas administrativas. Limitaciones: PrintShop Mail sólo admite una tabla activa simultáneamente. Si la base de datos contiene varias tablas, aparecerá otro cuadro de diálogo que le pedirá que seleccione una de las tablas. PrintShop Mail no admite las bases de datos relacionales. Para desplazarse por el contenido de la base de datos Después de abrir la base de datos, el contenido se muestra en la ficha Base de datos del Panel de propiedades. Puede desplazarse por los registros de la base de datos haciendo clic en el botón Examinar de la barra de herramientas Base de datos, o realizando las siguientes selecciones del menú Base de datos: Primer registro(alt+arriba) Registro anterior(alt+izda.) Registro siguiente(alt+dcha.) Último registro(alt+abajo) 27

29 Para ordenar la base de datos 1. Seleccione del menú Base de datos: Clasificar > Editar. 2. Especifique los criterios de la clasificación. 3. Haga clic en Aceptar. Para filtrar la base de datos Puede configurar un filtro en la base de datos seleccionando Filtro > Editar del menú Base de datos, por ejemplo, si sólo imprime un rango determinado de códigos postales (del al 19999). Puede elegir: Iguales No es igual a Es menor que Es menor que o igual a Es mayor que Es mayor que o igual a Está vacío No está vacío Si tiene más de una regla de filtrado y desea que se apliquen TODAS, seleccione AND para combinarlas. Si desea cancelar cualquiera de ellas o la otra, seleccione OR. Otra manera de filtrar la base de datos es usando secuencias de comandos ampliadas. Consulte Secuencias de comandos ampliadas para obtener más información. 28

30 Mac OS PrintShop Mail es compatible con los siguientes formatos de bases de datos: DBF, TXT y XLS 1. Desde el menú Base de datos, seleccione Abrir. Nota: Aparecerá un cuadro de diálogo con el mensaje "Cuando su archivo de base de datos no es un archivo DBF, PrintShop Mail guardará una copia en formato DBF". 2. Busque un archivo de base de datos. Uso de una base de datos (DBF) nativa Las siguientes reglas se aplican a un archivo en formato de base de datos nativo, por ejemplo,.dbf; si desea vincularlo a un documento PrintShop Mail. La primera línea de la base de datos debe contener los nombres de los campos. Los nombres de los campos sólo contienen caracteres alfanuméricos y guiones bajos, y tienen una longitud máxima de 10 caracteres. Los datos variables deben aparecer enumerados debajo de la primera línea. Los elementos de datos variables no deben contener comillas. Aunque PrintShop Mail es compatible con los formatos dbf3 y dbf4, el nombre del archivo debe tener la extensión.dbf (no dbf3 o dbf4) Uso de un archivo de texto como base de datos Las siguientes reglas se aplican al usar un archivo de texto como base de datos: La primera línea del archivo de texto debe contener los nombres de los campos. Los nombres de los archivos sólo pueden contener caracteres alfanuméricos y guiones bajos. Los registros deben aparecer enumerados debajo de las líneas siguientes. El separador de campos puede ser un tab, una coma, un espacio, un punto y coma o un carácter definido por el usuario (no puede ser un carácter alfanumérico o un guión bajo) y estos separadores no pueden utilizarse en los contenidos de los campos. Si un campo contiene un separador de campos, debe estar acotado por comillas dobles para que sea tratado como una cadena. Dos separadores de campos adyacentes implican que existe un campo vacío entre ellos. El separador de registros es un carácter de nueva línea. Cualquier campo que falte al final de una línea será una línea vacía. Apertura de un archivo de texto como base de datos 1. Desde el menú Base de datos, seleccione Abrir. 2. Busque la carpeta donde se encuentra el archivo de base de datos. 3. Seleccione el archivo de texto de base de datos y haga clic en Abrir. 4. Seleccione la marca de separación que desea utilizar en el cuadro de diálogo. Apertura de un XLS como base de datos Nota: Esta opción requiere Microsoft Excel. Al seleccionar un archivo de base de datos XLS, PrintShop Mail aplica Excel, realizando una copia de texto sin formato del archivo Excel. A continuación. PrintShop Mail convierte este archivo de texto sin formato en DBF. De este modo se utilizará el archivo DBF. 1. Desde el menú Base de datos, seleccione Abrir. 2. Busque la carpeta donde se encuentra el archivo de base de datos. 3. Seleccione el archivo XLS de base de datos y haga clic en Abrir. Para ordenar la base de datos Es posible definir un gran número de teclas de ordenación, que se aplican a la base de datos abierta. La definición de las teclas de ordenación y su orden de prioridad se realiza de manera independiente de la activación o desactivación, tal y como se explica a continuación. 1. Abra la barra de herramientas flotante Base de datos y haga clic en el botón Editar situado al lado de la casilla de verificación Clasificar. 29

31 2. Seleccione un campo de la base de datos de la lista situada a la derecha y presione el botón Agregar para copiarlo en la lista de modo de ordenación situada a la derecha. Si hace doble clic en el nombre del campo logrará el mismo efecto. Repita estos pasos con todos los campos que desee utilizar como futuras teclas de ordenación. 3. Es posible especificar el modo de ordenación por campo seleccionado, Ascendente o Descendente, seleccionando una tecla de ordenación de la lista de la derecha y arrastrándola hacia arriba o abajo, o eliminar una tecla de ordenación seleccionándola y haciendo clic en Eliminar, o haciendo doble clic en la tecla de ordenación. 4. Presione Clasificar para clasificar la base de datos, y Listo para cerrar el cuadro de diálogo. Para filtrar la base de datos PrintShop Mail le permite filtrar la base de datos con la que desea vincular un documento. Esto implica que sólo va a usarse una selección de la base de datos. 1. Abra la ventana Base de datos y haga clic en el botón Editar situado al lado de la casilla de verificación Filtrar. 30

32 2. Introduzca una expresión cuyo resultado sólo pueda ser verdadero o falso. 3. Seleccione Filtrar del menú Base de datos o haga clic en la casilla de verificación Filtrar situada en la ventana de la base de datos para aplicar la configuración del filtro. Al seleccionar o deseleccionar la opción de filtrado, se alterna entre el uso de toda la base de datos o sólo los registros filtrados. La opción de filtrado sólo está activada cuando la base de datos está actualmente abierta. 31

33 Conectarse a SQL Server (Sólo para Windows) Cómo... Antes de que pueda conectarse a un SQL Server, configure una fuente de datos ODBC de SQL Server de la siguiente manera. 1. En el Panel de control de Windows, seleccione Administrador de fuente de datos ODBC. En Windows 2000, XP y 2003, este panel se encuentra bajo Herramientas administrativas. Aparece la ventana Administrador de fuente de datos ODBC. 2. En la ficha DSN de usuario, haga clic en Agregar. Aparece la ventana Crear nueva fuente de datos. 32

34 Se le pedirá que especifique qué controlador desea usar para la fuente de datos. 3. Haga doble clic en SQL Server. 4. Introduzca el nombre y la descripción de la fuente de datos. 5. Especifique el nombre del servidor SQL o la dirección IP. 6. Haga clic en Siguiente. 33

35 7. Seleccione Con autenticación de SQL Server usando un ID de inicio de sesión y una contraseña introducida por el usuario. 8. Especifique el ID de inicio de sesión y la contraseña. 9. Haga clic en Configuración de cliente. 10. En la ventana Agregar configuración de biblioteca de red, bajo Bibliotecas de red, seleccione TCP/IP. Nota: No cambie el nombre del servidor o el número del puerto a menos que así lo indique el administrador del sistema. 11. Haga clic en Aceptar. 34

36 12. Seleccione Cambiar la base de datos predeterminada a: y elija Prueba de SQL con Atlas (o el nombre que dio a la fuente de datos). 13. Haga clic en Siguiente. 14. Haga clic en Finalizar. 35

37 En la ventana Instalación de Microsoft SQL Server, revise las opciones y haga clic en Probar fuente de datos... para probar la conexión. 16. Para comenzar a usar la fuente de datos en PrintShop Mail, haga clic en Aceptar.

38 Add Text Agregar texto variable Cómo... Acerca del texto variable Los objetos de texto de PrintShop Mail pueden contener tanto texto estático como variable, separado por delimitadores. El carácter delimitador de variables de manera predeterminada Cada variable está asociada a una expresión. Una expresión es un cálculo que normalmente se basa en el contenido de la base de datos. Para añadir texto variable Nota: Además de seguir los pasos que se explican a continuación, también puede arrastrar y soltar en el diseño directamente desde la base de datos. Así se crea automáticamente un cuadro de texto y un nombre de variable. 1. En la barra de herramientas Herramientas haga clic en el botón Colocar texto variable, o desde el menú Insertar, seleccione Texto variable. 2. (Windows): Desde el menú Ventana, seleccione Base de datos (Ctrl+3), o seleccione la ficha Base de datos en el Panel de propiedades. (Mac OS): Desde el menú Ventana, seleccione Mostrar variables. 1. Comience a introducir el texto. Siempre que desee incluir información variable, introduzca un nombre significativo entre dos caracteres delimitadores. El carácter delimitador de variables de manera predeterminada Es posible cambiar los caracteres delimitadores en Preferencias. 2. Una vez haya finalizado, haga clic fuera del cuadro de texto. Las variables que se han definido automáticamente se muestran en la ficha Variable del Panel de propiedades (Windows) o en la barra de herramientas flotante Variables (Mac OS). Para asignar campos de la base de datos a las variables El siguiente paso es conectar las variables a los campos de la base de datos. Para ello: 1. (Windows): Haga doble clic en una variable de la ficha Variable en el Panel de propiedades para ver el Editor de expresiones, o haga clic con el botón derecho en el objeto de texto y seleccione la variable en el submenú Editar expresión. (Mac OS): Haga doble clic en una variable de la barra de herramientas flotante Variables. Utilice el Editor de expresiones para asignar una expresión a la variable. 37

39 2. Haga doble clic en el campo de la base de datos al que desea asociar la variable. 3. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana. Nota: Puede comprobar el resultado de esta expresión en la ficha Variables del Panel de propiedades (Windows), o en la barra de herramientas flotante Variables (Mac OS). Mac OS Recuerde que es posible activar la opción "Quitar líneas vacías" mediante el uso de una casilla de verificación de la ventana Editor de expresiones. Para acceder a las vistas previas de las variables En el modo Vista previa, puede ver el resultado en el mismo cuadro de texto. Para cambiar entre los modos de Vista previa y Diseño, haga clic en este botón situado en la barra de herramientas Vista o desde el menú Ver, seleccione Vista previa (Windows). Desde el menú Ver, seleccione Vista previa o presione Comando + Y (Mac OS) 38

40 Puede cambiar el estilo del texto (por ejemplo, el nombre de la fuente, el tamaño, el color y las propiedades del estilo) de cualquier parte del texto de un objeto de texto desde la barra de herramientas Formato de texto (Windows), o desde el menú Texto seleccionando Mostrar fuentes. 39

41 Formateado de variables (Sólo para Windows) Aspectos fundamentales del documento Acerca del formateado de variables. Formatear las variables le permite definir cómo se mostrarán e imprimirán los números, las monedas y las fechas. Puede definir estos parámetros para cada objeto de texto variable del documento, de acuerdo con sus preferencias regionales. Para formatear variables: Elija la ficha Variables del Panel de propiedades y seleccione una variable para especificar la configuración de su formato. Puede seleccionar los siguientes categorías de formato: Número Moneda Fecha Texto Acerca de la configuración de los números Establezca esta opción... Para... Símbolo decimal Seleccionar el símbolo utilizado como separador decimal. formato de decimales Seleccionar el número de dígitos decimales que pueden aparecer después del símbolo decimal. Símbolo de separación de miles Seleccionar el símbolo que sirve para separar los miles en cantidades grandes (por ejemplo: 1,000,000). Separación de miles Seleccionar el número de dígitos de un grupo. Símbolo negativo Seleccionar el símbolo utilizado para indicar que un número es negativo. Formato negativo Seleccionar el formato en que se mostrarán los números negativos. Ceros izquierda Mostrar los números decimales con o sin ceros interlineados (por ejemplo, 0,7 ó 0,7). Acerca de la configuración de la moneda Establezca esta opción... Configuración regional Símbolo de moneda Formato positivo Formato negativo Símbolo decimal Lugares decimales Símbolo de separación de miles Separación de miles Para... Seleccionar una región Seleccionar el símbolo de moneda. Seleccionar el formato de un número positivo. Seleccionar el formato de un número negativo. Seleccionar el símbolo utilizado como separador decimal. Seleccionar el número de dígitos decimales que pueden aparecer después del símbolo decimal. Seleccionar el símbolo que sirve para separar los miles en cantidades grandes. Seleccionar el número de dígitos de un grupo. Acerca de la configuración de la fecha Establezca esta opción... Configuración regional Formato de fecha Muestra Para realizar esto... Seleccionar una región Seleccionar un formato de fecha MM/dd/aaaa Acerca de la categoría del texto Configurar el formato con esta categoría permitirá que PrintShop Mail trate al contenido numérico variable como una cadena de texto. 40

42 Cómo crear números de serie Cómo... Acerca de los números de serie Los números serie están vinculados a la función COUNTER. Para crear un número serie 1. Inserte una variable en el texto donde desea que aparezca el número. 2. (Windows): en la ficha Variable del Panel de propiedades, haga doble clic en la variable que acaba de crear, o haga clic con el botón derecho del mouse en el cuadro del texto de la variable y seleccione Editar expresión para abrir el Editor de expresiones. (Mac OS): desde el menú Ventana, seleccione Mostrar variables. 3. Reemplace las palabras inicio y fin con los valores que desee que genere el contador. Por ejemplo: COUNTER(1, 100) crea un contador que empieza con 1 y acaba con 100. Nota: Para crear un contador indefinido, simplemente haga doble clic sobre la función COUNTER; el operador COUNTER() crea un contador que comienza por 1 y finaliza con lo esté establecido como número máximo de "Elementos sin base de datos" tal y como está establecido en la Configuración del programa. 41

43 Para ver los resultados, haga clic en Aceptar y desplácese por los registros usando los botones de la barra de herramientas Base de datos. Para activar el modo de vista previa, haga clic en la entrada Vista previa del menú Ver. El contador muestra 1, 2 3 y así sucesivamente mientras se desplaza por los registros. Nota: No es necesario abrir una base de datos para utilizar esta función. Cuando no hay una base de datos abierta, puede cambiar el número total de registros en la barra de herramientas Base de datos o en el cuadro de diálogo Preferencias. Para ver un ejemplo en los que se utilizan números serie personalizados, consulte Números de serie personalizados. 42

44 Add Images Cómo agregar imágenes estáticas y variables Cómo... En PrintShop Mail, los objetos de imágenes pueden contener imágenes estáticas o variables. El uso de imágenes variables con PrintShop Mail le permite personalizar los documentos con fotografías. Para obtener la lista de los formatos admitidos de imágenes, consulte Formatos de imágenes compatibles. Acerca de las imágenes estáticas Las imágenes estáticas no se vinculan a una variable, lo que significa que siempre están asociadas al mismo archivo de imagen. Las tecnologías de impresión utilizan esta opción para optimizar tiempo que se tarda en procesar la impresión colocando en la cola las imágenes estáticas solamente una vez por trabajo. Para insertar una imagen estática 1. En la barra de herramientas Herramientas haga clic en el botón Colocar imagen estática, o desde el menúinsertar, seleccione Archivo de imagen. 2. Busque la imagen que desea insertar en este cuadro de diálogo. 3. Inserte la imagen. Acerca de los cuadros delimitadores El cuadro delimitador de una imagen estática indica el tamaño de la imagen. Si cambia el tamaño del objeto, el cuadro delimitador conserva la relación de aspecto original. El tamaño inicial de una imagen depende de su resolución. PrintShop Mail asume que una imagen tiene una resolución de 96 PPP (Puntos Por Pulgada), excepto en el caso de los archivos EPS (72 PPP) y TIFF. La resolución de una imagen TIFF se almacena en el mismo archivo. Acerca de las imágenes variables Las imágenes variables se vinculan a las variables de la misma manera que el texto variable. El resultado de la expresión asociada a la imagen variable debe ser un nombre de archivo de imagen. Las tecnologías de impresión utilizan esta opción para optimizar el tiempo que se tarda en procesar la impresión colocando en la cola las imágenes de las variables que se repiten solamente una vez por trabajo. Windows Para insertar una imagen variable 1. En la barra de herramientas Herramientas haga clic en el botón Insertar imagen, o desde el menú Insertar, seleccione Insertar cuadro de imagen. 2. Haga doble clic sobre el nombre de la imagen variable en la ficha Variables del Panel de propiedades para mostrar el editor de expresiones. (También puede hacer clic con el botón derecho sobre la imagen de variable y seleccionar Editar expresión.) 3. En el Editor de expresiones, defina una expresión o seleccione un campo de la base de datos que contenga un nombre de archivo de imagen. 43