GESTION Y GERENCIA DE SISTEMAS TALLER NRO. 2 PLAN ESTRATÉGICO EMPRESARIAL VERSION

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1 TALLER NRO. 2 PLAN ESTRATÉGICO EMPRESARIAL VERSION A. Objetivo principal del taller 2 B. Palabras claves 2 C. Keywords 2 D. Elementos del taller 2 D.1: Portada (una hoja). 2 D.2: Índice de contenido, figuras y tablas 2 D.3: Introducción (una hoja). 2 D.4: 1. Filosofía de la empresa (dos hojas) 3 D.5: 2. Posición estratégica de la empresa (una hoja). 3 D.6: 3. Formular las estrategias (una hoja) 4 D.7: 4. Definir los proyectos (una hoja) 5 D8: 5. Planear y presupuestar los proyectos (una hoja por proyecto). 5 D.9: 6. Priorizar los proyectos (una hoja). 6 D.10: 7. Ejecutar (una hoja) 6 D.11: 8. Controlar (una hoja) 6 D.12: Conclusiones (1 conclusión por integrante del grupo). 7 D.13: Recomendaciones (1 recomendación por integrante del grupo). 7 D.14: Bibliografía 7 D.15: Hoja de calificación y observaciones 8 E. Observaciones sobre la calificación del tema: 8 F. Bibliografía. 9 F. Articulos para leer 10 Anexo 1. Cronograma de actividades 11 Anexo 2. Presupuesto 11 Anexo 3. Ponderación Lineal (Scoring) 12 Anexo 4. General decision model. Enterprise information system project selection (Liang, 2007). 15

2 A. Objetivo principal del taller Luego de tener un conocimiento aproximado a la empresa, se debe buscar como objetivo proyectar la organización teniendo en cuenta los conceptos y herramientas que provee la Planeación Estratégica Empresarial. B. Palabras claves Planeación Estratégica, Análisis Situacional, Matriz DOFA, Análisis DOFA, Fortalezas, Debilidades, Oportunidades, Amenazas, Estrategias, Competencias, Misión, Valores, Visión. C. Keywords Strategic planning, Situational Analysis, SWOT Matrix, SWOT analysis, Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, Strategies, Competences; Mission; Values; Vision. D. Elementos del taller El taller debe contener como mínimo los siguientes aspectos: NOTA: En el documento final del taller es importante indicar la fuente de información (estatutos, manuales, entrevistas, página web, observación, etc.) en cada uno de los puntos donde sea necesario. D.1: Portada (una hoja). D.2: Índice de contenido, figuras y tablas. D.3: Introducción (una hoja). No olvidar escribir los nombres y cargos de las personas que conforman el equipo de trabajo. Justificar el equipo de trabajo. Debe estar integrado por personas del nivel ejecutivo.

3 D.4: 1. Filosofía de la empresa (dos hojas). Identificar y analizar: Misión, visión, metas, objetivos, las políticas, los principios, la estructura organizacional, las relaciones con los socios, empleados, proveedores y clientes. Elaborar el diagrama de la estructura del plan estratégico, en donde se pueda apreciar la relación visión, misión, metas, objetivos. Un ejemplo puede ser: Visión Misión Meta 1 Meta 2 Meta 3 Objetivo 1.1 Objetivo 1.2 Objetivo 1.3 Objetivo 2.1 Objetivo 2.2 Objetivo 2.3 Objetivo 3.1 Objetivo 3.2 Objetivo 3.3 D.5: 2. Posición estratégica de la empresa (una hoja). Se revisa la posición que ocupa la empresa en el segmento de mercado al que pertenece, analizando los factores influyentes tanto internos como externos y sus condiciones estructurales. Existen diversas técnicas para desarrollar esta labor. muy usadas y que facilitan el análisis. Las matrices son herramientas En esta parte del taller aplicar la Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas). La matriz DOFA debe tener por lo menos un factor de cada caso (Debilidad, Oportunidad, Fortaleza, Amenaza) y por lo menos una estrategia FO, DO, FA, DA.

4 D.6: 3. Formular las estrategias (una hoja) Cada integrante del grupo debe formular por lo menos una de las estrategias identificadas en el punto sobre Posición estratégica de la empresa. Ejemplos: a) ESTRATEGIA E1 META POLITICA P1 OBJETIVOS M1 O11 O12 Fuente: Plan Estratégico de Desarrollo Universidad Nacional de Colombia. Sede Santa fé de Bogotá. b) OBJETIVOS POLÍTICAS ESTRATEGIAS PROGRAMA METAS ENTIDADES Fuente: Alcaldía Mayor de Bogotá. Veeduría Distrital. c) PROPOSITOS METAS ESTRATEGIAS Fuente: Fondo de Empleados Docentes de la Universidad Nacional

5 D.7: 4. Definir los proyectos (una hoja). Los proyectos son conjuntos de actividades interrelacionadas que se realizan para cumplir un objetivo determinado previamente. Necesariamente tienen un principio y un final. Las actividades componentes de un proyecto gastan recursos y tiempo. Los proyectos apoyan los objetivos que a su vez buscan cumplir con las metas propuestas a través de las estrategias previamente establecidas. Se debe indicar la estrategia asociada a cada uno de los proyectos definidos en este paso. Como complemento a este punto, a continuación se presenta un esquema ejemplo para relacionar la filosofía de la empresa y las estrategias con los proyectos. ESTRATEGIA E1 POLITICA P1. META OBJETIVOS PROGRAMAS SUBPROGRAMAS PROYECTOS M1 O11 PROG 1 PROY 11 O12 PROY 12 Fuente: Plan Estratégico de Desarrollo Universidad Nacional de Colombia. Sede Santafé de Bogotá. Cada integrante del grupo debe proponer por lo menos un proyecto. Por grupo de trabajo debe haber por lo menos cuatro proyectos. En cada proyecto documentado se debe incluir el nombre del integrante del grupo responsable de la descripción correspondiente. D8: 5. Planear y presupuestar los proyectos (una hoja por proyecto). Se debe destinar los recursos físicos, humanos, financieros y de información para cada uno de los proyectos definidos (Ver anexo 1 y 2). Descripción de cada proyecto Nombre del proyecto. El cronograma (Barras de Gantt). Especificar las unidades de tiempo. Tiempo Actividades

6 Recursos necesarios: Físicos. Humanos. Financieros o económicos. Información. Observación: En el taller se debe presentar por lo menos cuatro proyectos. Para grupos con un número de integrantes mayor a cuatro, debe haber por lo menos un proyecto por persona. Cada proyecto debe tener por lo menos 10 actividades. D.9: 6. Priorizar los proyectos (una hoja).en este apartado se establece el orden de ejecución de los proyectos utilizando el método del SCORING (Ver anexo 3). El número de proyectos a priorizar debe ser de por lo menos de cuatro. Las etapas del método del SCORING son las siguientes: (a) Identificar la Meta General del Problema. (b) Identificar y definir las Alternativas (Proyectos a desarrollar). (c) Listar y definir los criterios (ver anexo 4) a emplear en la priorización de las alternativas (por lo menos cuatro criterios). Tener en cuenta si los criterios son a maximizar o minimizar. (d) Asignar una ponderación para cada uno de los criterios. Justificar la escala utilizada. Criterio. Criterio 1 Criterio 2. Criterio n Peso. (e) Establecer en cuanto satisface cada alternativa a nivel de cada uno de los criterios. Justificar la escala utilizada. (f) Calcular el Score para cada una de las alternativas. En el trabajo se debe indicar cómo se establecieron los criterios y cuál fue el proceso que se siguió para calificar cada proyecto. D.10: 7. Ejecutar (una hoja). Elaborar el cronograma de ejecución de los proyectos con base en el proceso de priorización del punto anterior. Tiempo Proyectos D.11: 8. Controlar (una hoja) Cada cuanto se debe revisar el plan con el fin de no desaprovechar nuevas oportunidades para el sistema empresa.

7 D.12: Conclusiones (1 conclusión por integrante del grupo). D.13: Recomendaciones (1 recomendación por integrante del grupo). D.14: Bibliografía

8 D.15: Hoja de calificación y observaciones HOJA DE CALIFICACIÓN Y OBSERVACIONES: Apartado Calificación Observaciones 1. Portada (Título del trabajo) 2. Indice de contenido, figuras y tablas. 3. Introducción 4. Filosofía de la empresa DEPARTAMENTO DE INGENIERIA 5. Posición estratégica de la empresa 6. Formular las estrategias 7. Definir los proyectos 8. Planear y presupuestar los proyectos 9. Priorizar los proyectos 10. Ejecutar 11. Controlar 12. Conclusiones 13. Recomendaciones 14. Bibliografía *****Presentación del trabajo TOTAL NOTA FINAL: Observaciones generales: E. Observaciones sobre la calificación del tema: La nota correspondiente a este trabajo contempla:

9 1. El informe presentado. Se debe tener en cuenta las normas ICONTEC para la presentación de trabajos. 2. La defensa del informe. 3. Evaluación del trabajo y del tema. F. Bibliografía. Certo C., Samuel. Dirección Estratégica. Primera Edición Española. Editorial IRWIN Fred R. David. Conceptos de Administración Estratégica. Quinta Edición. Prentice-Hall Hispanoamericana S.A Garzón Ruiz, Luis Alejandro. Mariño Ibáñez, Amparo. Prototipo de una herramienta de gestión que sirva de apoyo en el proceso de Planeación Estratégica Empresarial. Construcción de la matriz DOFA. Universidad Nacional de Colombia. Facultad de Ingeniería. Bogotá Tesis de grado. Ingeniería de Sistemas. Luther, William. El Plan de mercadeo. Grupo Editorial Norma Piraban, Rozo, Paola Andrea. Planeación Estratégica Empresarial y de los Sistemas de Información de INDETEC LTDA. Universidad Nacional de Colombia. Facultad de Ingeniería. Bogotá Tesis de grado. Ingeniería de Sistemas. [DIS 616] Torres Parra, Jairo. Gerencia en Informática. Universidad Nacional de Colombia Universidad Nacional de Colombia. Dirección Nacional de Extensión. Hacia el Sistema de Información de extensión SINIEX. Versión Resumida. Agosto de 1997

10 F. Articulos para leer DEPARTAMENTO DE INGENIERIA Asan, Umut; Soyer, Ayberk. Identifying strategic management concepts: An analytic network process approach. Computers & Industrial Engineering Ávila Cifuentes, Oscar; Cortés Aldana, Félix Antonio y Ramírez Aya, Andrés Yesid. UNbizplanner: herramienta de software para preparar planes de negocios. Revista Ingeniería e Investigación vol. 28 no. 1, Abril de 2008 ( ) Cortés Aldana, Félix Antonio; García Melón, Mónica; Aragonés Beltrán, Pablo. Selección de una tecnología de banda ancha para la Universidad Nacional de Colombia mediante el empleo de una técnica de decisión multicriterio. Revista Ingeniería e Investigación vol. 27 no.1, Abril de 2007 ( ) Dyson, Robert G.; Strategic development and SWOT análisis at the University of Warwick. European Journal of Operational Research 152 (2004) Mariño Ibáñez, Amparo; Cortés Aldana Félix Antonio; Garzón Ruiz, Luis Alejandro, Herramienta de software para la enseñanza y entrenamiento en la construcción de la matriz DOFA. Revista Ingeniería e Investigación vol. 28 no. 3, diciembre de Liang, Chao; Li, Qing. Enterprise information system project selection with regard to BOCR. International Journal of Project Management Weihrich, Heinz, The TOWS Matrix A Tool for Situational Analysis. Long Range Planning 15 (1982), Yuksel, Ihsan; Dagdeviren, Metin; Using the analytic network process (ANP) in a SWOT analysis A case study for a textile firm. Information Sciences 177 (2007)

11 Anexo 1. Cronograma de actividades Anexo 2. Presupuesto

12 Anexo 3. Ponderación Lineal (Scoring) Es un método que permite abordar situaciones de incertidumbre o con pocos niveles de información. En dicho método se construye una función de valor para cada una de las alternativas. El método de Ponderación Lineal supone la transitividad de preferencias o la comparabilidad. Es un método completamente compensatorio, y puede resultar dependiente, y manipulable, de la asignación de pesos a los criterios o de la escala de medida de las evaluaciones. Es un método fácil y utilizado ampliamente en el mundo. 1 Etapas del modelo del Scoring. El método del Scoring es una manera rápida y sencilla para identificar la alternativa preferible en un problema de decisión multicriterio. Las etapas del método son las siguientes: (1) Identificar la Meta General del Problema. (2) Identificar las Alternativas. (3) Listar los criterios a emplear en la toma de decisión. (4) Asignar una ponderación para cada uno de los criterios. (5) Establecer en cuanto satisface cada alternativa a nivel de cada uno de los criterios. (6) Calcular el Score para cada una de las alternativas. La alternativa con el Store más alto representa la alternativa a recomendar. Modelo para calcular el store: Donde: S j i w r r ij = rating de la Alternativa j en función del criterio i W i = ponderación para cada Criterio i. S j = Score para la Alternativa j. i ij Ejemplo Un graduado de una Escuela de Negocios con especialización en Finanzas y Contabilidad ha recibido las siguientes ofertas de empleo: (a) de analista financiero en un Estudio Financiero en Chicago, (b) de contador en una empresa industrial en Denver, (c) de auditor en una firma de auditorias en Houston. El recién graduado maneja múltiples criterios para tomar una decisión al respecto entre los cuales: el puesto de analista financiero es la mejor oportunidad para el avance profesional a largo plazo; prefiere vivir en Denver; considera que la firma en Houston presenta el mejor estilo y filosofía administrativa. Pasos: (1) Meta: Seleccionar la mejor oferta de empleo. (2) Alternativas: Analista Financiero en Chicago, Contador en Denver, Auditor en Houston. (3) Criterios: Avance de la carrera, Localización, Estilo administrativo, Remuneración, Prestigio, Seguridad en el empleo, calidad en el trabajo.

13 (4) Asignación de una ponderación para cada criterio mediante el empleo de una escala de 5 puntos. 1 = muy poco importante. 2 = poco importante. 3 = importancia media. 4 = algo importante. 5 = muy importante. CRITERIOS PONDERACION Wi 1. Avance de la Carrera 5 2. Localización 3 3. Estilo administrativo 4 4. Remuneración 3 5. Prestigio 2 6. Seguridad en el empleo 4 7. Calidad en el trabajo. 5 (5) Establecer el rating de satisfacción para cada Alternativa empleando una escala de 9 puntos. 1 = extra bajo; 2 = muy bajo; 3 = bajo; 4 = poco bajo; 5 = medio 6 = poco alto; 7 = alto; 8 muy alto; 9 = extra alto. Criterios Analista Fin. Chicago r i1 Contador Denver r i2 Auditor Huoston r i3 1. Avance de la Carrera Localización Estilo administrativo Remuneración Prestigio Seguridad en el empleo Calidad en el trabajo (6) Calcular el Score para cada alternativa Criterios Ponderación Wi Analista Fin. Chicago r i1 Contador Denver r i2 Auditor Huoston r i3 1. Avance de la Carrera Localización Estilo administrativo Remuneración Prestigio Seguridad en el empleo Calidad en el trabajo SOCORE Sj

14 (7) La oferta Contable en Denver obtiene el Socre más alto de S(j) = 167, y por lo tanto representa la mejor alternativa a recomendar.

15 Anexo 4. General decision model. Enterprise information system project selection (Liang, 2007).