Grupo de trabajo del Sector Editorial.

Transcripción

1 Grupo de trabajo del Sector Editorial. INFORME EJECUTIVO Proyecto: Mejora de la cadena de suministro del libro. I Fase: Diagnostico de situación de la cadena de suministro del libro. noviembre 2006 Realizado en octubre 2006 por: ABOL Consulting Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 1

2 Contenido del documento 1. Objeto del documento. 2. Objetivo y Alcance del proyecto. 3. Marco referencial. 4. Evaluación de la Cadena de Suministro del Libro. 5. Puntos de actuación. 6. Alternativas de mejora. 7. Próximos pasos Planteamiento de ABOL Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 2

3 Objetivo del documento Este documento pretende ser un resumen de Informe de DIAGNOSTICO de LA CADENA DE SUMINISTRO DEL LIBRO, realizado por el Grupo de Trabajo del Sector Editorial. Por lo tanto solo se presentan los puntos esenciales y sin su desarrollo. CADENA DE SUMINISTRO DEL LIBRO: Conjunto de acciones necesarias para que un libro impreso pueda ser adquirido por un consumidor. Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 3

5 Objetivo y Alcance del proyecto. Objetivo: Obtener mejoras en optimización de costes en la cadena de distribución del libro y en el nivel de servicio a clientes internos y finales de la cadena Alcance: Estudiar las posibilidades de mejora de la cadena de suministro del libro, durante los procesos que genera inventario. CSL Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 5

7 Editor Taller Impresion Centro Destructor Mercados Alternativos Suministro Suministro Alamcen Editor Ccomercial Editor / ATC Informacion previa Novedad Reposicion Novedad Reposicion Suministro Proyecto: Mejora de la cadena de suministro del libro ABOL Consulting MAPA DE FLUJOS INTEGRAL DE LA CSL Fecha: Archivo: Sustituye a: 18 / 07 / 2006 Mapa de flujos CSL integral_v 01 Realizado por: Ramón Gutiérrez Revisado por: Aprobado por: Compras GGSS, Cadenas e Hipers Plataformas GGSS y PDV Cadenas / Hiper Almacen Dist. Nacional Novedad Reposicion Novedad Reposicion Los arrastres entre Plataformas y PDV quedan fuera del alcance de este proyecto. Almacen Dist. Local Novedad Reposicion Comercial Cocmercial Dist. Nacional/ ATC Dist. Local/ ATC : Existen pedidos de REPOSICION y de NOVEDAD aunque estos ultimos en la mayoria de los casos no se realizan y obedecen a una suscripcion a l SERVICIO DE NOVEDADES de la Editorial. Para la emision y transmision de pedidos se utilizan los siguientes sistemas: EDI: utilizado de forma generalizada por GGSS, Grandes Cadenas y Hipers. SINLI: NO GENERALIZADO por librerias (Incluye un albaran virtual previo a la entrega fisica). Otros: Telefono, Fax o Correo Electronico, tambien son recogidos por los Agentes Comerciales. Flujo Informacion Flujo fisico directo Flujo suministro Flujo fisico inverso PDV PDV Convencional Flujo destruccion Flujo otros mercados Editor EDITORIAL Comercial Marketing Preparacion ALMACEN Distribuidor nacional Control Recepcion Suministro Recepcion Fisica Suministro Almacenaje Suministro DESTRUCCIONES Expedicion Control Devoluciones Transporte Suministro ATC Sistemas Transporte Recepcion Devoluciones Reedicion u Orden de Impresion Expedicion Suministro Transporte Devoluciones Recepcion Recepcion Devoluciones Fisica Control Devoluciones Control Recepcion Comercial Marketing ATC Almacenaje Sistemas ALMACEN KAS Distribuidor Local Preparacion Expedicion Preparacion Expedicion Expedicion Devoluciones Preparacion Suministro Transporte ATC Almacenaje Produccion Transporte Sistemas Transporte Devoluciones Transporte Devoluciones Sistemas Preparacion Expedicion Devoluciones Stock PDV Comercial Marketing Control Recepcion PUNTO DE Recepcion VENTA Fisica Taller de Impresion IMPRENTA Recepcion Fisica GRANDES SUPERFICIES Mas tercard Marco referencial Para la realización de este trabajo ha sido preciso crear un marco de referencia, mapas de flujos y procesos de la CSL, etc. (Disponible en el informe completo). Pedido Pedido EDI Nov y Rep Pedido EDI Nov y Rep Albaran Logistico EDI Novedad Reposicion Albaran Logistico EDI Novedad Reposicion Leyenda ACTIVIDADES EN LA CADENA DE SUMINISTROS DEL LIBRO Como grandes procesos se han distinguido los siguientes: Suministro. Distribución Sub Distribución Venta Sub Devolución Devolución Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 7

9 Evaluación de la CSL. La Evaluación se realiza con miembros de las tres Asociaciones, FGEE, FANDE y CEGAL, y se obtiene el siguiente resultado: Eficiencia Servicio Diagnostico Procesos CSL Muy ineficiente Ineficiente Bastante Eficiente Eficiente Muy eficiente No reune requisitos del cliente Reune algunos requisitos del cliente Reune todos los requisitos del cliente Excede algunos requisitos del cliente Excede la mayoria de requisitos del cliente Enfermo No Competitivo Competitivo El mejor Excelente Suministro Distribucion Sub Distribucion Venta Sub Devolucion Devolucion Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 9

10 Evaluación de la CSL. A la vista de estos resultados y contando con las opiniones del equipo de trabajo, el Consultor elabora el siguiente Diagnostico de la Cadena de Suministro del Libro: La Cadena de Suministro del Libro, aunque consigue sus objetivos en la mayoría de los procesos, éstos no se realizan de forma óptima y, por consiguiente, no satisfacen plenamente las necesidades de todos los agentes de la cadena, provocando ineficiencias que habrá que minimizar. Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 10

12 Puntos de actuación. Para la localización de los puntos de actuación el Consultor adelanta su propio análisis, de forma que sirva de referencia al grupo de trabajo. Con este referente, cada miembro añade los puntos de actuación que considera importantes indicando su prioridad (Muy necesarios, Necesarios, Poco necesarios, No necesarios). Obteniendo el siguiente resultado: Muy Necesarios Estandarización Procesos. Administrativos. SINLI NO codificados NO informatizados Devoluciones NO documentadas Necesarios NO información sobre el stock en la CSL NO coordinación transporte NO optimización de pedidos Excesivas entregas en PDV Excesivas manipulaciones Poco Necesarios EDI / SINLI Dos S. Información. Repetición de procesos Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 12

14 Alternativas de mejora. Identificados los puntos de actuación y establecidas las prioridades, debemos decidir la mejor alternativa para la mejora de cada uno de ellos. Evidentemente todo el trabajo se encuadra dentro de la Colaboración Sectorial. Alternativas para puntos de actuación MUY NECESARIOS. No estandarización de los procesos administrativos. Normalización administrativa de todos los procesos de la Cadena de Suministro del Libro, refiriéndose a la terminología empleada su significado y cuando y como se debe de emplear. En referencia a los agentes de la CSL en este punto se incluye el sistema para su identificación global. SINLI. Revisión del sistema para localizar sus posibles mejoras y actualización, renovación de su imagen y un plan de implantación. sin codificar. Este problema se debe solucionar por la vía del procedimiento, definiéndolo e implantándolo en toda la CSL. sin soporte informático. Este aspecto se debe acometer por la vía de la recomendación, siguen existiendo integrantes de la CSL ajenos a los avances de los sistemas de información y comunicación y estos no se pueden imponer. Devoluciones sin documentar. Al igual que los pedidos sin codificar este es un problema de procedimiento, que se deberá definir e implantar. Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 14

15 Alternativas de mejora. Alternativas para puntos de actuación NECESARIOS. Falta de información sobre stock en el PDV y puntos de la cadena. Se necesita un sistema de información en la CSL que proporcione a cada integrante la necesaria para la correcta toma de decisiones, en este sentido parece viable estudiar las posibilidades del SINLI para que se pueda explotar como un Sistema de Información. Coordinación del transporte. Propiciar los acuerdos sectoriales en pro de mejores condiciones y servicio. Optimización de pedidos. Estudiar las posibilidades de establecer condiciones para los envíos de pedidos, estableciendo una política sectorial de pedidos mínimos que deberá contemplar y dar respuesta a todas las necesidades de servicio como los pedidos urgentes, etc. Reducir el Nº de entregas al PDV. Estudiar las posibilidades de consolidar pedidos de la misma o distinta procedencia para reducir el número de entregas y recepciones. Reducir la manipulación. Revisar los procesos de la CSL integral y buscar alternativas para su simplificación en términos de manipulación. Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 15

16 Alternativas de mejora. Alternativas para puntos de actuación POCO NECESARIOS. Dos sistemas de información; EDI / SINLI. Para funciones similares. Evaluar la necesidad de integrar estos dos sistemas y si lo fuera como se debería acometer. Procesos repetitivos a lo largo de la CSL. Diseñar e implantar sistemas de control de procesos en aquellos que sean altamente repetitivos, de forma que se garantice su resultado y se puedan evitar tareas y recursos en el control de su resultado. Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 16

18 Próximos pasos. El Grupo de Trabajo deberá decidir las Alternativas de Mejora que se acometerán a corto, medio y largo plazo. Priorizando de entre los Puntos de Actuación Muy Necesarios y Necesarios. Decisión en próxima reunión. Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 18

20 Planteamiento de ABOL. Atendiendo a los puntos de actuación establecidos y a las alternativas propuestas, parece que entre estas existen relaciones y pueden ser fácilmente agrupadas en líneas de trabajo de un rango superior, de forma que se agrupen varias en un único proyecto o línea de trabajo. Estandarización Proc. Adm. Normalización Administrativa Muy Necesarios SINLI NO codificados Revisión, actualizar e implantación Procedimiento Administrativo PROTOCOLO ADMINISTRATIVO NO informatizados Recomendación Administrativa PA Necesarios Devoluciones NO documentadas NO información CSL NO coordinación transporte NO optimización de pedidos Excesivas entregas en PDV Procedimiento Administrativo Posibilidad de explotar como SI Acuerdos sectoriales transporte Políticas de mínimos Consolidación de expediciones PROYECTO REVISION ACTUALIZACION E IMPLANTACION SINLI ACUERDOS SECTORIALES Excesivas manipulaciones Revisión de procesos simplificando Poco Necesarios EDI / SINLI Dos SI. Repetición de procesos Evaluación necesidad y solución Control sobre los procesos MODELOS DE CALIDAD Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 20

21 Planteamiento de ABOL. Del mismo modo entendemos que el orden debería ser el siguiente: 1. Protocolo Administrativo: Todos sus puntos de actuación son Muy Necesarios y afectara al SINLI. 2. SINLI: Es la segunda línea de actuación en el orden de prioridades y precisara del P. Administrativo. 3. Modelos de Calidad: Por ser una línea de trabajo continuada de los puntos anteriores. 4. Acuerdos Sectoriales: entendemos que deberán ser los últimos y que se deberán acometer después de alcanzada la madurez en la Colaboración Sectorial. 5 meses 7 meses Protocolo Administrativo SINLI Modelos de Calidad Acuerdos Sectoriales Grupo de trabajo sectorial Madurez Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 21

22 Planteamiento de ABOL. Por lo tanto, la primera acción que proponemos es la de lanzar el proyecto de creación e implantación del: PROTOCOLO ADMINISTRATIVO para la CADENA DE SUMINISTRO DEL LIBRO Con esta acción estamos dando respuesta a cuatro de los cinco puntos de actuación Muy Necesarios y además entendemos que este paso es fundamental para acometer la mejora del SINLI. En la siguiente diapositiva presentamos nuestra propuesta del plan de trabajo para El Protocolo Administrativo. Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 22

23 Planteamiento de ABOL. PROYECTO: PROTOCOLO ADMINISTRATIVO EN LA CSL Lanzamiento del proyecto, equipo y responsable. Normativo de estados, estadios y situaciones del libro. 2.1 Inventario de estados, estadios y situaciones del libro Inventario de estados, estadios y situaciones del libro Relación de cada situación con su denominación y código (Posibilidad). 2.3 Redacción final. 2.4 Revisión y aprobación. Estandarizacion de documentos administrativos 3.1 Inventario de actividades que requieren soporte administrativo Inventario de actividades que requieren soporte administrativo Requerimientos de cada una de las actividades que requieren este soporte:que, Quien, Como y Cuando Requerimientos de cada una de las actividades que requieren este soporte:que, Quien, Como y Cuando V.B. Requerimientos 3.3 Redaccion final 3.4 Revision y aprobacion Estudio para la creación y establecimiento de un código de identificación global de los agentes de la CSL. 4.1 Reunion previa, plantear las necesidades y objetivos del sistema de codificacion global y posibles alternativas. 4.2 Trabajo de investigacion. 4.3 Contraste 4.4 Informe 4.5 Revision y aprobacion Documento final del protocolo 5.1 Procedimientos y recomendaciones. Formato del documento. 5.2 Redaccion final 5.3 Revision y aprobacion Plan de implantacion. 6.1 Comunicación: presentacion a medios y asociaciones, comunicados a todos los agentes. 6.2 Formacion con las WEB y folleto divulgativo. 6.3 Implantacion: establecer la fecha de puesta en marcha. CONSULTANDO A LOS MIEMBROS DEL G. TRABAJO EVALUAR SUS IMPLICACIONES Y DECIDIR. Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 23

24 Fin del informe. Diagnostico CSL (Informe ejecutivo)_v 00 Pagina: 24