Organizado por: Organized by: MANUAL DEL EXPOSITOR EXPOSICIÓN DE MAQUINARIA INDUSTRIAL INDUSTRIAL MACHINERY TRADE SHOW

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1 Patrocinado por: Sponsored by: País invitado: Guest country: Organizado por: Organized by: MANUAL DEL EXPOSITOR EXHIBITORS GUIDE 3ª EXPOSICIÓN DE MAQUINARIA INDUSTRIAL INDUSTRIAL MACHINERY TRADE SHOW Del 12 al 15 de abril April 12th to 15th POLIFORUM LEÓN, GUANAJUATO Medio oficial:

2 ÍNDICE BIENVENIDO 4 COMITÉ ORGANIZADOR EXPOMAQ 5 AMDM, AC 6 SERVICIOS 6 MISIÓN 6 PROGRAMA GENERAL 8 MAPA A EXPOMAQ 9 REGLAMENTO OPERATIVO PARA EXPOSITORES 10 ADMINISTRACIÓN 10 INFORMACIÓN TÉCNICA PRELIMINAR 11 SERVICIO DE MONTACARGAS Y GRÚA 11 MONTAJE DE EQUIPO PESADO 13 MONTAJE DE EQUIPO LIGERO Y DECORACIONES 14 MESA DE SERVICIOS POLIFORUM LEÓN 15 PRUEBAS Y PROGRAMACIÓN DE EQUIPOS 16 EL EVENTO 16 DESMONTAJE DE EQUIPO PESADO 17 DESMONTAJE DE EQUIPO LIGERO Y DECORACIONES 18 RESTRICCIONES GENERALES 19 SEGURIDAD Y CONTROL DEL INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO ELECTRÓNICO FIJO 20 CONTROL DE EQUIPO ELECTRÓNICO 20 PORTÁTIL 20 CONTROL DE SALIDA DE MUESTRAS 21 OTRAS NORMAS DE SEGURIDAD 21 LIMPIEZA 21 USO DE LAS INSTALACIONES Y EL EQUIPO 22 BODEGA DE EMBALAJES 22 GENERALIDADES 23 TRAMITES ADUANALES 23 SERVICIOS INCLUIDOS 24 SERVICIOS GENERALES 25 SERVICIOS TÉCNICOS 25 REGLAMENTO GENERAL DE OPERACIONES POLIFORUM LEÓN GENERALES ESPACIOS Y USOS ENERGÍA, INSTALACIÓN ELÉCTRICA E INFORMÁTICA USO DEL NOMBRE E IMAGEN DE POLIFORUM LEÓN MONTAJE Y DESMONTAJE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS SEGURIDAD INSTITUCIONAL LIMPIEZA ESTACIONAMIENTO 32 POLIFORUM LEÓN 47

3 INDEX WELCOME 4 ORGANIZING COMMITTEE 5 THE MEXICAN ASSOCIATION OF MACHINERY DISTRIBUTORS 6 MISSION 7 SERVICES 7 GENERAL PROGRAM 8 MAP TO EXPOMAQ 9 OPERATING REGULATIONS FOR EXHIBITORS 10 ADMINISTRATION 10 SERVICE FORKLIFT AND CRANE 11 PRELIMINARY TECHNICAL DATA 11 HEAVY EQUIPMENT SET-UP 13 LIGHT EQUIPMENT AND DECORATIONS SET-UP 14 POLIFORUM LEÓN SERVICE DESK 15 EQUIPMENT TESTING AND PROGRAMMING 16 THE EXHIBIT 16 HEAVY EQUIPMENT DISMOUNTING 17 LIGHT EQUIPMENT AND DECORATIONS DISMOUNTING 18 GENERAL RESTRICTIONS 19 SECURITY AND FURNITURE AND FIXED 20 ELECTRONIC EQUIPMENT INVENTORY 20 CONTROL 20 PORTABLE ELECTRONIC EQUIPMENT CONTROL 20 SAMPLE REMOVAL CONTROL 21 OTHER SAFETY STANDARDS 21 CLEANING 21 USE OF FACILITIES AND EQUIPMENT 22 CRATING AND PACKAGING MATERIALS WAREHOUSE 22 GENERAL INFORMATION 23 CUSTOMS CLEARANCE 23 INCLUDED SERVICES 24 GENERAL SERVICES 25 TECHNICAL SERVICES 25 POLIFORUM LEÓN OPERATING REGULATIONS 26 POLIFORUM LEÓN 34 CONFIRMATION FORM 48

4 Sección: Bienvenido BIENVENIDO EXPOMAQ brinda al expositor la posibilidad de presentarse en el mercado de una manera eficaz, al cumplir con el objetivo de poner a su disposición un servicio integral y exclusivo que le permita cubrir todas sus necesidades y le ayude a alcanzar sus metas. WELCOME EXPOMAQ PROVIDES EXHIBITORS WITH AN OPPORTUNITY TO HAVE EFFECTIVE PRESENCE IN THE MAR- KET BY MEANS OF INTEGRAL AND EXCLUSIVE SERVICE OFFERINGS ALLOWING EXHIBITORS TO MEET THEIR NEEDS AND REACH THEIR GOALS. 4

5 Sección: Comité Organizador EXPOMAQ COMITÉ ORGANIZADOR EXPOMAQ ORGANIZING COMMITTEE PRESIDENTE PRESIDENT Ing. Salvador Icazbalceta SECRETARIO SECRETARY Ing. Bernd Sonnenstuhl ASESORES ADVISERS Ing. Max Jecklin Ing. Víctor Tejeda Ing. Marcos Sepulveda TRADE SHOW MANAGER C.P. Enrique Aguilar 5

6 Sección: AMDM, AC AMDM, AC THE MEXICAN ASSOCIATION OF MACHINERY DISTRIBUTORS MISIÓN Agrupar a los distribuidores y fabricantes de maquinaria de construcción, equipo para manejo y almacenaje de carga, máquinas - herramienta, productos afines o complementarios, legalmente constituidos, con el propósito de tener una representatividad institucional a nivel nacional SERVICIOS Información al público sobre tipos y marcas de maquinarias, sus distribuidores y los servicios que representan Entrega de información sobre concursos y licitaciones públicas Organización de exposiciones por sector nacional e internacional Celebración periódica de reuniones para tratar temas e inquietudes de interés común Difusión, recomendaciones y advertencias sobre situaciones de mercado que afecten a los distintos sectores Defensa de los asociados en contra de disposiciones arancelarias y aduanales que afecten a los interesados Seminarios y cursos de capacitación con temas de actualidad especializados para cada sector Envío de boletines informativos periódicos sobre las actividades de la Asociación y otros asuntos de interés general para sus miembros Asesoría y gestión para obtener permisos de importación y exportación, cuando sean necesarios Intercambio de información comercial del ramo Recopilación y distribución de información oportuna a cada asociado, acerca de toda clase de disposiciones oficiales, mercantiles, bancarias, fiscales y demás provisiones que se relacionen con el sector de maquinaria Comunicación oportuna a cada asociado de información sobre tarifas arancelarias Envío de informes estadísticos sectoriales del mercado (importaciones) Gestiones relacionadas con disposiciones arancelarias y aduanales, a favor de los asociados Promoción de iniciativas y sugerencias de los socios ante autoridades gubernamentales Publicación constante sobre oferta y demanda en el extranjero 6

7 Sección: AMDM, AC MISSION The Association groups together companies and individuals dedicated to the machinery distribution, sale, leasing, service or spare parts, with the objective of impelling, orienting and informing its members in a common environment, protecting its interests, in order to reach their objectives. It promotes fair competition between its members and presents the value of the services that they offer, in order to obtain a just remuneration. It capitalizes on the individual force of its members, offering worthy representativeness before official and private organizations in the national and international level. SERVICES Providing information to the public regarding machine types and brands, distributors, and services provided Providing information about contests and public bids Organizing exhibits for both the domestic and international sectors Holding regular meetings to deal with common interest subjects and concerns Giving recommendations and warnings regarding market conditions that could affect the various sectors Defending associates against tariff and customs regulations that affect the interested parties Providing sector-specific seminars and training courses on current subjects Mailing periodical informative bulletins on the Association s activities and other matters of general interest to our members Providing assistance to comply with the necessary formalities to obtain import and export permits, whenever necessary Exchanging trade information within the sector Gathering and providing all members with prompt and updated information regarding all kinds of official, mercantile, banking, tax and other provisions related to the sector Promptly providing information on tariffs to all members Mailing of market sector statistical reports (imports) Carrying out the necessary formalities related to tariffs and customs regulations, on behalf of associates Promoting initiatives and suggestions provided by members before government authorities Publishing ongoing reports on foreign supply and demand. 7

8 Sección: PROGRAMA GENERAL PROGRAMA GENERAL GENERAL PROGRAM CEREMONIA DE INAUGURACIÓN OPENING CEREMONY 12 de abril de April 12th 11:00 hrs. HORARIO DE LA EXPOSICIÓN SHOW HOURS 11:00 a 20:00 hrs. REGISTRO REGISTRATION 11:00 a 19:00 hrs. 8

9 Sección: Mapa a EXPOMAQ MAPA A EXPOMAQ MAP TO EXPOMAQ Poliforum León Blvd. Adolfo López Mateos esq. Blvd. Francisco Villa. Col. Oriental. León, Gto., México. C.P Tel. Conmutador: (477)

10 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores REGLAMENTO OPERATIVO PARA EXPOSITORES OPERATING REGULATIONS FOR EXHIBITORS El presente REGLAMENTO establece las normas a las que el EXPOSITOR se OBLIGA a cumplir durante la vigencia del evento, desde el montaje hasta el desmontaje de sus decoraciones y muestras. En dicho documento se incluye la normatividad de seguridad y protección civil del Poliforum León Set forth herein are the rules that EXHIBITORS are OBLIGATED to observe throughout the duration of the event, as from the set-up and up to the dismounting of decorations and samples. This document also includes the security and civil protection standards of Poliforum León ADMINISTRACIÓN 1. El Organizador de EXPOMAQ es la Asociación Mexicana de Distribuidores de Maquinaria, A.C. (AMDM), quién ha designado la Dirección Técnica del evento al C.P. Enrique Aguilar Campos,Trade Show Manager. 2. Solamente los expositores autorizados por la AMDM podrán tener acceso a ocupar su stand y/o descargar sus muestras. 3. La AMDM, a través de su Dirección Técnica, proporcionará en exclusiva el Servicio Especializado de Manejo de Muestras Pesadas de conformidad con el itinerario de montaje y desmontaje programado. ADMINISTRATION 1. The Organizer of EXPOMAQ is the Asociación Mexicana de Distribuidores de Maquinaria,A.C. (AMDM), who has entrusted the Technical Direction of this event to C.P. Enrique Aguilar Campos, Trade Show Manager. 2. Only exhibitors authorized by AMDM shall have access to the venue to occupy their booths and/or unload their samples. 3. AMDM s Technical Direction shall be the exclusive provider of Specialized Heavy Sample Handling Services, in accordance with the programmed set-up and dismounting 10

11 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores INFORMACIÓN TÉCNICA PRELIMINAR 4. Se llenarán en línea las Formas 8 y 13 con toda la información de las muestras (marca, modelo, dimensiones, pesos, tipo de base o agarre); tipo de transporte (low-boy, plataforma, caja, etc.); requerimiento de consumo eléctrico; solicitud de maniobras especiales; número de piezas de que consta cada máquina; tipo de embalaje y si requiere equipo de montacargas o grúa para su maniobra; plano a escala con la ubicación de los equipos dentro de su(s) stand(s), etc. 5. En caso de no contar con la información técnica el 31 de enero de, la Dirección Técnica no podrá incluir al expositor dentro del itinerario normal de montaje y desmontaje. En este caso, una vez que se reciba la información tardía, se tendrá que considerar el servicio del montaje y desmontaje como especial, obligándose el expositor a cubrir por anticipado todos los gastos en que se tenga que incurrir por concepto de remoción y reinstalación de alfombra, mamparas, instalaciones eléctricas, señalamientos, etc. PRELIMINARY TECHNICAL DATA 4. Forms 8 and 13 shall fillout with all the information of the samples shall be filled online with complete sample data (make, model, size, weight, type of base or grip); type of transportation (lowboy, platform, box, etc.); power supply requirements; special maneuvering requirements; number of parts for each machine; type of crating and packaging and whether maneuvers shall call for the use of freight lifts or cranes; scale drawings indicating the location of equipment in booth(s), etc. 5. If the technical data is not received by January 31st,, the Technical Direction will not be able to include the exhibitor s samples in the regular set-up and dismounting itinerary. In this case, once this information is received, set-up and dismounting services shall be deemed as special, thereby obligating the exhibitor to pay additional required expenses in advance, such as removal and reinstallation of carpets, partition walls, electrical installations, signs, etc. SERVICIO DE MONTACARGAS Y GRÚA Todo servicio fuera de la descarga, colocación en stand y carga se considera como servicio adicional, como por ejemplo: desentarimar, entarimar, desembalar, embalar, ensamblar, desensamblar, etc. Este servicio se cobrara de acuerdo a la siguiente tarifa: Montacargas US $ IVA por 30 minutos Grúa US $ IVA por 30 minutos SERVICE FORKLIFT AND CRANE Any service outside the unloading, loading and booth placement is seen as an additional service, like: unpack, pack, assemble, disassemble, etc. The payment of this service is according to the following tariff: Forklift US $ TAX per 30 minutes Crane US $ TAX per 30 minutes 11

12 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores 6. NOTA IMPORTANTE: Si por alguna razón técnica de maniobras especiales para expositores retrasados, se llegara a afectar a otros expositores ya instalados y estos últimos no estuvieran de acuerdo en mover sus equipos, el Comité Organizador no será responsable, bajo circunstancia alguna, de que no se puedan colocar las muestras del expositor que no haya entregado su información técnica a tiempo. 7. Con la información técnica completa, la Dirección Técnica analizará y determinará el programa de montaje y desmontaje, indicando a cada expositor el día, la hora y el tiempo de cada maniobra. 8. NOTA IMPORTANTE: El tiempo programado para cada expositor se determina con base en la información técnica preliminar que cada expositor envía. Si el día del evento, el expositor trae otra máquina diferente en peso, cantidad, tipo de agarre, o bien, si el expositor no indica con anticipación que requiere equipo para desembalar y/o re-embalar, el expositor estará obligado a cubrir el costo por el tiempo extra que resulte. 9. El costo de las maniobras extraordinarias se pagará directamente a la AMDM. Aceptamos pago con tarjeta de credito Visa y Master Card. 6. IMPORTANT NOTE: If, for any technical reason, delayed exhibitors require special maneuvering services affecting other exhibitors that are already installed, and the latter do not agree to move their equipment, the Organizing Committee shall not be liable under any circumstances whatsoever, for not being able to set-up the samples of exhibitors who failed to submit their technical data on time. 7. Having received the complete technical data, the Technical Direction shall analyze and prepare the set-up and dismounting schedule, notifying all exhibitors of the date, hour and time for each maneuver. 8. IMPORTANT NOTE: The amount of time allotted to each exhibitor is determined on the basis of preliminary technical data sent by each exhibitor. If, on the day of the event, exhibitors bring machines that are different in weight, amount or grip type, or if exhibitors fail to notify in advance of unpacking or re-packaging equipment requirements, such exhibitors shall be obligated to pay for any resulting overtime. 9. The cost of regular maneuvering shall be paid directly to AMDM. Payment with credit card Visa and Master Card only. 12

13 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores MONTAJE DE EQUIPO PESADO Y DECORACIONES Del 8 al 11 de abril de de las 8:00 a las 18:00 hrs. 10. El transporte del expositor deberá presentarse en el recinto una hora antes de su horario programado y deberá estacionarse en el lugar que el personal de seguridad de la Dirección Técnica le indique. 11. Si el transporte del expositor no se encuentra en el recinto a la hora programada para su montaje, dicho expositor perderá su turno y será atendido hasta que haya un espacio libre, o bien, al final del programa. En este caso, también aplicará lo previsto en el inciso número 8 (ocho) del presente reglamento. 12. Será requisito indispensable que la empresa expositora se presente una hora antes de su horario de montaje en la Oficina de la Dirección Técnica dentro del recinto, a efecto de que recoja sus gafetes de montaje contra entrega de una relación con los nombres de los mismos. 13. Una vez que al expositor le toque su turno de descarga de muestras, la Dirección Técnica le indicará el orden en que deberá estacionar el vehículo de transporte. 14. Todas las muestras deberán llevar colocada al frente de la máquina una hoja tamaño carta indicando la marca y el modelo y, en su caso, que forma parte de un grupo de piezas de una misma máquina. 15. El representante de la empresa expositora deberá avalar que las muestras no vengan dañadas y que además estén colocadas como se indicó en la información técnica preliminar. Una vez que dicho representante firme de conformidad, la Dirección Técnica procederá a la descarga y ubicación de las muestras dentro del espacio de exhibición. 16. En caso de que vinieran dañadas las muestras, el expositor firmará la hoja de conformidad autorizando la descarga o carga sin responsabilidad para la AMDM, AC y/o la Dirección Técnica, considerando que, por estar averiadas, dichas muestras podrían ser susceptibles a daños mayores al momento de realizar las maniobras. 17. En caso de que vinieran mal colocadas las máquinas dentro del transporte, el expositor conviene en pagar dicha maniobra de arreglo como tiempo extra. 18. Una vez que las muestras hayan sido colocadas dentro del espacio de exhibición conforme al plano proporcionado por el expositor, dichas muestras no podrán ser reubicadas a menos que el expositor todavía cuente con tiempo programado. 19. En caso de que el expositor haya omitido la programación de equipo para las maniobras de desembalaje o reembalaje, este servicio se le cobrará como tiempo extra, estando conforme el expositor con que dicho servicio le sea proporcionado hasta que haya equipo disponible. 20. Si el expositor desea reubicar sus máquinas dentro de su espacio de exhibición fuera de su tiempo programado, dicho servicio se le cobrará como tiempo extra, estando conforme el expositor con que dicho servicio le sea proporcionado hasta que haya equipo disponible. April 8th-11th, 08:00 to 18:00 hrs. HEAVY EQUIPMENT AND DECORATION SET-UP 10. Exhibitors transporters must arrive at the venue one hour before their scheduled time slot and they must park wherever they are so instructed by the Technical Direction s security personnel. 11. If an exhibitor s transporter is not present at the scheduled mounting time slot, such exhibitor shall lose his turn and shall be serviced whenever a free time slot becomes available, or at the end of the program. In this case, the provisions set forth in Clause No. 8 hereof shall also be applicable. 12. Exhibitors are required to go to the Technical Direction s office located within the venue one hour before their scheduled mounting time slot, in order to pick up their mounting name cards upon delivery of a list of names of all personnel involved in mounting activities. 13. Once an exhibitor s turn to unload comes up, the Technical Direction shall indicate the order in which transportation vehicles shall be parked. 14. All samples must bear a letter-sized sheet posted on the front, indicating the make and model of the machine, and if applicable, that it is one in a group of parts belonging to the same machine. 15. Exhibiting company representatives shall be required to check all samples for signs of damage, as well as for correct placing as per submitted preliminary technical data. Once the exhibiting company representatives have signed the form, the Technical Direction shall proceed to unload and place the samples within the exhibit space. 16. If the samples were indeed damaged during transit, exhibitors shall sign a letter of consent authorizing the unloading or loading of samples, thereby releasing AMDM and/or the Technical Direction of any responsibility whatsoever, should existing damages cause the samples to be susceptible to further damage when maneuvered. 17. If the machines are incorrectly positioned within the transportation vehicle, exhibitors agree that maneuvers to correct positioning shall be charged and paid for as overtime. 18. Once the samples have been placed within the exhibit space in accordance with the drawing provided by each exhibitor, samples may not be rearranged unless the exhibitor s scheduled time slot is not over yet. 19. If exhibitors fail to schedule equipment for unpacking or repackaging maneuvers, such services shall be paid for as overtime. Exhibitors further agree that these services shall not be provided until the necessary equipment becomes available. 20. Should exhibitors wish to rearrange their machines within their exhibit space outside of their scheduled time slot, such services shall be charged and paid for as overtime. Exhibitors further agree that such services shall not be provided until the necessary equipment becomes available. 13

14 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores PASILLOS CIRCULACIÓN Los pasillos circulación verticales (según plano) no se pueden ocupar o vender a expositores en EXPOMAQ. ESTRUCTURA DE STANDS a) En una isla es permitido colocar en su periferia mamparas de hasta 2.50 mts de altura. CIRCULATION HALLWAYS The vertical circulation hallways can not be occupied or sell to EXPOMAQ exhibitors. BOOTH STRUCTURE a) If you have an island is permitted to place on its periphery bulkheads up to 2.50 meters high. Periferia I Periphery 2.50 m.h b) Si el expositor desea colocar una estructura (no pared) (tubo, columna, torres, postes, etc.,) más alta de los 2.50 mts y hasta máximo 6 mts de altura lo deberá hacer dentro de su stand a una distancia mínima de un metro de sus límites. Estructuras I Structures 6 m.h b) If exhibitors wish to place a bulkhead or structure (not a wall), (tube, column, towers, poles, etc.) higher than 2.50 meters and even up to 6 meters high must do it within their booth at a distance of one meter from their limit. 5 m.h 4 m.h c) En stands compartidos en una isla de cuatro deberán ir mamparas internas a 2.50 mts de altura, una mampara externa a 2.50 mts de altura y mamparas de un metro de altura (dependiendo dimensiones del stand). En caso de que desee levantar las externas hasta 2.50 mts de altura, deberá solicitar autorización por escrito a su vecino y entregarlo al comité, en caso de obtener dicha autorización podrá colocar la mampara de 2.50 mts de altura. Si el vecino no lo autoriza podrá colocar a 2.50 mts de altura y se tendrá que colocar a un metro de distancia de la que ya está colocada en el stand m.h c) In shared booths or four booths island must be indoor bulkheads to 2.50 meters high, an external bulkhead to 2.50 meters high and bulkheads one meter high (depending on the dimensions of the booth). If the exhibitor wants to put the external to 2.50 meters high, must obtain a permission in writing from the neighbor and give it to the committee, if such authorization is obtained, the exhibitor may put the bulkhead to 2.50 meters high. If the neighbor does not authorized, the exhibitor can place the bulkhead to 2.50 meters high but, They have to put it to a meter from the one that is already in place it. Paredes externas I External Walls OO1 EXPOMAQ OO1 EXPOMAQ 2.50 m.h 1 m.h 1 m Si no es autorizado por su vecino I If it s not autorized by your neighbor 14

15 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores d) Los expositores que decoren su stand, se permite hacerlo de dos pisos y hasta máximo 6 mts de altura siempre y cuando no sea área de exposición. Stands con 2do piso I Booths with second floor d) Exhibitors who decorates their booth, are allowed to do it on two floors and up to maximum 6 meters height as long as it is not exhibition área m.h. máx. Cuatro lados abiertos I Four sides open e) Los expositores deberán darle el mismo acabado en la parte exterior que colinde con otro expositor o pasillo. e) Exhibitors must give the same finish on the outside that abuts with another exhibitor or hallway Acabado de stands I Finished booths Pared rústica (sin acabado) I Rustic Wall (unfinished) Pared terminada I Finished Wall OO1 EXPOMAQ OO1 EXPOMAQ f) En caso de que el expositor deseé construir una pared mayor a 2.50 mts y hasta 6 mts de altura, solo podrá hacerlo en la mitad de su stand. f) In case that the exhibitor wants to build a wall of more than 2.50 meters and up to 6 meters high, can only do it in the center of their booth. Pared mayor a 2.50 m.h. I Wall higher 2.50 m Solo se permite en medio de su stand I It s only permited in the center of your booth 6 m.h. máx. Periferia de su stand I periphery of your booth 4 x 4 9 x 12 Pared de 6.00 m.h. máx. al centro de su stand I 6.00 m.h. máx wall placed at the center of your booth 15

16 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores MONTAJE DE EQUIPO LIGERO Y DECORACIONES 10 y 11 de abril de de las 8:00 a las 18:00 hrs. 21. El transporte del expositor deberá presentarse en el recinto una hora antes de su horario programado y deberá estacionarse en el lugar que el personal de seguridad de la Dirección Técnica le indique. 22. Será requisito indispensable que la empresa expositora se presente una hora antes de su horario de montaje en la Oficina de la Dirección Técnica dentro del recinto, a efecto de que recoja sus gafetes de montaje contra entrega de una relación con los nombres de los mismos. 23. Una vez que al expositor le toque su turno de descarga de muestras, la Dirección Técnica le indicará en cuál andén deberá estacionar el vehículo de transporte. 24. Una vez terminada la descarga de las muestras, el transporte deberá retirarse del recinto. En caso de realizar maniobras de acomodamiento de accesorios o lonas, deberá hacerlo a un mínimo de tres calles sin afectar la circulación. 25. El horario para montaje de decoraciones será desde el ingreso programado a partir de las 8:00 hrs. y hasta las 18:00 hrs. de los días 10 y 11 de abril de. 26. En los stands no se podrán colocar elementos decorativos o mamparas altas o pegadas a menos de un metro de separación de las colindancias bajas de sus expositores vecinos. Esta restricción solamente se podrá cancelar con el consentimiento por escrito del expositor vecino o en caso de que dichos elementos midan menos de un metro de altura. Los expositores que hayan adquirido dos o más espacios de exhibición podrán utilizar para su beneficio las mamparas y mobiliario que les correspondan por cada unidad contratada. Para tal efecto, si desean aprovechar las mamparas para hacer divisiones especiales o bodegas, deberán enviar a la Dirección Técnica el dibujo respectivo (a escala) a mas tardar el día 4 de enero de. April 10th and 11th, 08:00 to 18:00 hrs. LIGHT EQUIPMENT AND DECORATIONS SET-UP 21. Exhibitors transporters must arrive at the venue one hour before their scheduled time slot and they must park wherever they are so instructed by the Technical Direction s security personnel. 22. Exhibitors are required to go to the Technical Direction s office located within the venue one hour before their scheduled mounting time slot, in order to pick up their mounting name cards upon delivery of a list of names of all personnel involved in mounting activities. 23. Once an exhibitor s turn to unload comes up, the Technical Direction shall instruct the exhibitor on which platform to park the transportation vehicle. 24. After samples have been unloaded, transporters shall be required to leave the venue. If accessory or canvas set-up maneuvers are to be performed, this must be done at least three streets away without blocking traffic. 25. Decorations set-up hours shall begin as from the exhibitors scheduled arrival time as of 8:00 a.m. and shall end at 18:00 p.m. on April 10th and 11th. 26. In the booths Exhibitors may not place decorative items nor tall or adjacent partition walls at a distance of less than one meter from the low dividing partition walls of neighboring exhibitors. This restriction may only be cancelled with the written consent of the neighboring exhibitor, or if such items are less than one meter in height. Exhibitors who paid for two or more exhibit spaces may use their corresponding partitions and furniture in their own benefit. To such effect, if exhibitors wish to use the partitions to make special divisions or warehouses, they must send the respective scale drawing to the Technical Direction no later than January 4th,. 16

17 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores MESA DE SERVICIOS POLIFORUM LEÓN 27. Se pondrá a disposición de los expositores una Mesa de Servicios (MS) permanente hasta el día del montaje, con el fin de apoyar a los expositores con mobiliario y accesorios para que puedan lograr una mejor presentación de sus muestras. 28. La Mesa de Servicios contará con mobiliario, accesorios, contactos monofásicos, switches, spots, lámparas de yodo cuarzo, equipo audiovisual y macetones con plantas naturales. (SCH, ver formatos en línea). 29. La fecha límite para solicitar tomas de agua, salidas de drenaje, aire comprimido y tomas especiales de energía trifásica (Ver formatos en línea). 30. Cualquier solicitud de instalación de servicios de electricidad, agua, drenaje y aire comprimido (Ver formatos en línea). 31. Los demás conceptos de Mesa de Servicios (Ver formatos en línea). 32. Cualquier solicitud de Mesa de Servicios estará sujeta a disponibilidad. (Ver formatos en línea). POLIFORUM LEÓN SERVICE DESK 27. A Service Desk shall be permanently available to all exhibitors up to last day of set-up activities, to provide exhibitors with furniture and accessories to enhance the presentation of their samples. 28. The Service Desk shall have furniture, accessories, single-phase outlets, threephase switches, spotlights, iodine-quartz lamps, audiovisual equipment, and natural potted plants (SCH, see the forms online). 29. The deadline to request water intakes, drainage, compressed air lines, and special three-phase power lines shall be (see the forms online). 30. Any requests for power, water, drainage and compressed air line installations made after (see the forms online), shall be subject to technical availability. 31. Other Service Desk items (See the forms online). 32. All requests made to the Service Desk shall be subject to availability. 17

18 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores PRUEBAS Y PROGRAMACIÓN DE EQUIPOS Pruebas y programación de equipos un día después de colocada su maquinaria en el stand. 33. Todas las instalaciones especiales solicitadas a través de la Mesa de Servicios (eléctricas monofásicas, eléctricas trifásicas, agua, drenaje y aire comprimido) funcionarán un día después, siempre y cuando no existan causas de fuerza mayor ajenas a la Dirección Técnica. EQUIPMENT TESTING AND PROGRAMMING Equipment testing and programming a day after your set 33. All special installations requested at the Service Desk (single-phase and three-phase electrical installations, water, drainage and compressed air) shall start operating a day after, provided that there are no events of force majeure beyond the Technical Direction s control. EL EVENTO Del 12 al 15 de abril de 34. La ceremonia de inauguración se celebrará el día 12 de abril de. El horario de la exposición será de las 11:00 hasta las 20:00 hrs. y el registro se cerrará una hora antes. 35. Los expositores podrán ingresar al recinto una hora antes de la apertura y deberán retirarse media hora después de la hora de retiro de los visitantes. 36. Los horarios para las visitas de grupo programadas se determinarán de conformidad con las solicitudes respectivas. 37. El expositor que requiera entrar antes del horario establecido deberá solicitarlo por escrito al Comité Organizador, indicando la empresa, nombre y cargo del solicitante, hora deseada y nombres de las personas que asistirán. En estos horarios no se permitirá el retiro de computadoras portátiles personales. April 12th 15th, THE EVENT 34. The inauguration ceremony will be held on April 12th. The exhibition schedule will be from 11:00 to 20:00 hours and registration will close one hour earlier. 35. Exhibitors may enter the hall one hour before the opening and they should leave half an hour after the time of retirement of visitors. 36. The hours for scheduled group visits shall be determined in accordance with the respective applications. 37. The exhibitor that requires enter to the show before set schedule must apply in writing to the Organizing Committee, indicating the company name and title of the applicant, desired time and names of the people who will entering. In these times not output enable laptops. 18

19 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores DESMONTAJE DE EQUIPO PESADO Y DECORACIONES Del 16 al 18 de abril de 8:00 a 18: El transporte del expositor deberá presentarse en el recinto una hora antes de su horario programado y deberá estacionarse en el lugar que el personal de la Dirección Técnica le indique. 39. Si el transporte del expositor no se encuentra en el recinto a la hora programada para su desmontaje, dicho expositor perderá su turno y será atendido hasta que haya un espacio libre, o bien, al final del programa. 40. Será requisito indispensable que la empresa expositora se presente una hora antes de su horario de desmontaje en la Oficina de la Dirección Técnica dentro del recinto, a efecto de que recoja sus gafetes de desmontaje. 41. Una vez que al expositor le toque su turno, la Dirección Técnica le indicará en cuál andén deberá estacionar el vehículo de transporte. 42. Se recomienda al expositor que sus transportistas lleven suficiente personal, ya que una vez terminado el montaje de las muestras en el transporte, este deberá retirarse del recinto. En caso de que sea necesario realizar maniobras de amarre o enlonado, estas se deberán hacer de modo que no se vea afectada la circulación. 43. En caso de que el expositor haya omitido la programación de equipo para las maniobras de desembalaje o reembalaje, este servicio se le cobrará como tiempo extra, estando conforme el expositor con que dicho servicio le sea proporcionado hasta que haya equipo disponible. Horario de desmontaje 8:00 a 18:00 hrs. April 16th to 18th from 8:00 to 18:00 hours. DISASSEMBLY OF HEAVY EQUIPMENT AND DECORATIONS 38. The exhibitor s transport must be submitted on the venue one hour before your scheduled time and should park in the place that the staff of the Technical Direction indicates If the exhibitor s transportation is not found in the venue at the scheduled time for disassembling, such exhibitor will lose his turn and will be treated until there is a free space or at the end of the program. 40. It s indispensable requirement that the exhibitor will present one hour before their disassembling time in office of the Technical Department inside the venue, in order to collect their dismounting badges or stickers. 41. When it is the turn of the exhibitor, the technical direction will indicate on which platform should park the transportation vehicle. 42. Is recommended that its carriers brings sufficient staff, because once the assembly of samples in the transport is completed, The transport must leave the venue. If necessary mooring maneuvers, these should be made so as not to affect the circulation. 43. If the exhibitor has omitted the scheduling of equipment maneuvers unpacking or repacking, this service will be charged as overtime, the service will be provided until there is equipment available. Dismounting time 8:00 to 18:00 hours. 19

20 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores DESMONTAJE DE EQUIPO LIGERO Y DECORACIONES 15 de abril de las 21:00 a las 23:00 hrs. y 16 de abril de 8:00 a 18:00 hrs. 44. El transporte del expositor deberá presentarse en el recinto una hora antes de su horario programado y estacionarse en donde el personal de seguridad de la Dirección Técnica le indique. 45. Es requisito indispensable que la empresa expositora se presente una hora antes de su horario de desmontaje en la oficina de la Dirección Técnica dentro del recinto a efecto de que recoja sus gafetes de desmontaje. 46. Una vez que al expositor le toque su turno para cargar las muestras, la Dirección Técnica le indicará en cuál andén deberá estacionar el vehículo de transporte. 47. Para poder cargar su transporte, el expositor deberá firmar la orden de retiro de muestras y materiales. 48. El horario para desmontaje de equipo ligero y decoraciones será programado conforme a la ubicación y volumen de muestras y materiales de decoración. Los expositores tendrán permitido empezar a desalojar sólo equipo ligero el día 15 de abril, de 21:00 a las 23:00 hrs. y 16 de abril de 8:00 a 18:00 hrs. 49. Una vez terminadas las maniobras de carga, el transporte deberá retirarse del recinto. En caso de que sea necesario realizar maniobras de acomodamiento de accesorios o lonas, estas se deberán hacer de modo que no se vea afectada la circulación. DISASSEMBLING OF LIGHT EQUIPMENT AND DECORATIONS April 15th from 21:00 to 23:00 hrs. and April 16th from 8:00 to 18:00 hrs. 44. The exhibitor s transport must be submitted on the venue one hour before your scheduled time and should park in the place that the staff of the Technical Direction indicates. 45. It s indispensable requirement that the exhibitor will present one hour before their disassembling time in office of the Technical Department inside the venue, in order to collect their dismounting badges or stickers. 46. When it is the turn of the exhibitor, the technical direction will indicate on which platform should park the transportation vehicle In order to load the transport, exhibitors must sign the order for withdrawal of samples and materials. 48. The hours for dismounting of light equipment and decorations will be scheduled according to the location and volume of samples and decoration materials. The exhibitors will be allowed to start vacate only light equipment the April 15th, from 21:00 to 23:00 and April 16th from 8:00 to 18:00 hrs. 49. Once completed the loading Is recommended that its carriers brings sufficient staff, because transport must leave the venue. If necessary mooring maneuvers, these should be made so as not to affect the circulation.. 20

21 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores RESTRICCIONES GENERALES 50. No se permite fumar e ingerir bebidas alcohólicas durante las maniobras de descarga, montaje de muestras y actividades de decoración. 51. No se permite dejar dentro del recinto restos de alimentos y bebidas que consuman los expositores o su personal de apoyo. 52. Queda estrictamente prohibido el uso de gas dentro del recinto durante el montaje, evento y desmontaje. 53. No se permitirá el acceso al recinto a los expositores, visitantes o personal del Comité Organizador que no porten su gafete. 54. Todos los expositores podrán ofrecer degustaciones a sus visitantes y amigos (canapés, cócteles, cenas, vinos y licores, etc.). a) En caso de que se sorprenda a cualquier expositor vendiendo dichas degustaciones a sus visitantes, dicho expositor se hará acreedor al pago de una multa por $20, o el monto que indique Poliforum León. b) El servicio de bar se suspenderá media hora antes del cierre de las actividades del día. El Comité Organizador no se responsabilizará por servicios o cuentas pendientes que los expositores y visitantes establezcan con el proveedor del servicio. 55. El Comité Organizador se reserva el derecho de negar el acceso a visitantes de conducta sospechosa. 56. No se permite operar aparatos audiovisuales a volúmenes altos que afecten a los demás expositores. 57. No se permite a los expositores invadir los pasillos con muestras, mobiliario, equipo y/o decoraciones; sus límites están perfectamente demarcados por las paredes y la alfombra. 58. No se permite colocar logos, símbolos, anuncios y/o banderas sobre la marquesina donde va el nombre del expositor. 59. Queda estrictamente prohibido que el expositor o sus decoradores dejen en los pasillos y áreas comunes empaques, flejes, etc., que no estén registrados. Si se trata de desperdicios ligeros, el expositor los colocará en el basurero general ubicado en el área de andenes; si se trata de desperdicios semipesados (como maderas), los deberá retirar del recinto, y si se trata de materiales que van a ser reutilizados para el reembalaje, deberán ser depositados en el área de bodega general. En caso de no retirar los desperdicios semipesados, el Comité Organizador los removerá y le aplicará un cargo de $ más IVA al expositor. GENERAL RESTRICTIONS 50. Smoking and drinking alcoholic beverages during unloading operations, assembly of samples and decorating activities are not allowed. 51. To leave food and beverages residues in the venue they consume are not allowed. 52. The use of gas within the enclosure during assembly, event and dismounting is strictly prohibited. 53. The access to the venue to exhibitors, visitors and staff of the Organizing Committee not wearing their badge wont be allowed. 54. All exhibitors can offer tastings to visitors and friends (canapes, cocktails, dinner, wine and liquors, etc.). a) In case of any exhibitor is surprised selling these tastings to visitors, such exhibitor will be liable to pay a penalty of $ 20, MXN or the amount indicated by Poliforum León. b) The bar service will be suspended half hour before the close of the day s activities. The Organizing Committee will not be responsible for services or outstanding accounts exhibitors and visitors established with the service provider. 55. The Organizing Committee reserves the right to deny access to visitors with suspicious behavior. 56. It is not permitted to operate audiovisual equipment at high volumes affecting other exhibitors. 57. Exhibitors are not allowed to invade the aisles with signs, furniture, equipment and / or decorations; their limits are well demarcated by the walls and carpet. 58. It is not permitted to place logos, symbols, advertisements and / or banners on the marquee which is the name of the exhibitor. 59. It is strictly prohibited for exhibitor or their decorators left in the hallways and common areas packaging, strapping, etc., that are not registered. If it is light debris, the exhibitor will place them in the general trash located in the area of platforms; if It is light heavyweight waste (such as wood), the enclosure must be removed, and if it is materials to be reused for repackaging, shall be deposited in the area of general warehouse. In case of not remove the heavyweight waste, the Organizing Committee will remove it and will be a charge of $ MXN + 16% TAX to the exhibitor. 21

22 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores SEGURIDAD Y CONTROL DEL INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO ELECTRÓNICO FIJO 60. Se instalará seguridad permanente desde las 08:00 hrs. del día 08 de abril hasta las 22:00 hrs. 61. Durante el montaje y desmontaje, solamente podrán permanecer dentro del recinto las personas que porten su gafete. 62. El expositor estará conforme con que se revisen las maletas, portafolios y cajas que su personal de apoyo y decoración saque durante las actividades de montaje y desmontaje. 63. Una vez que el expositor haya terminado de colocar sus muestras y/o decorar su espacio de exhibición, deberá avisar y entregar en la Oficina de seguridad el inventario. 64. Cada acceso o retiro de televisores, videograbadoras, equipo de sonido y proyección, computadoras no portátiles (laptop), impresoras o muestras ligeras deberá ser notificado a la oficina de inventarios para su registro y control. 65. Aunque existe un seguro contra daños a terceros, el Comité Organizador no se hace responsable por daños a los equipos y personas durante el montaje, evento y desmontaje, por lo que recomendamos a los expositores contratar su propio seguro de equipo. 66. Es responsabilidad del expositor atender permanentemente su espacio de exhibición durante las fechas y horarios del evento. El Comité Organizador advierte al expositor que este tipo de negligencia facilita las oportunidades de robo. CONTROL DE EQUIPO ELECTRÓNICO PORTÁTIL SECURITY AND CONTROL OF FORNITURE AND ELECTRONIC EQUIPMENT 60. Permanent security will be installed from 08:00 to 22:00 hours on April 8th. 61. During assembly and disassembly will be able to stay within the enclosure only to persons wearing their badge. 62. All suitcases, briefcases and boxes of exhibitor s support staff and decorating personnel will be revised during assembly and disassembly Once the exhibitor has finished placing their samples and / or decorate their exhibit space, must notify and deliver to security office an inventory. 64. Each access or retirement of TVs, VCRs, sound and projection, no laptops, printers or light samples shall be reported to the office for registration and inventory control Although there is insurance against damage third parties, the Organizing Committee is not responsible for damage to equipment and people during assembly, event and disassembly, so we recommend that exhibitors take out their own insurance equipment. 66. The exhibitor is responsable for permanently attend their exhibit space during the dates and times of the event. The Organizing Committee advises the exhibitor that such negligence facilitates the opportunity for theft. 67. IMPORTANTE: Favor de cuidar su laptop y nunca por ningún motivo dejarla sola en su stand. PORTABLE ELECTRONIC EQUIPMENT CONTROL 67. IMPORTANT: Please take care of your laptop and never for any reason leave it alone in your booth or any place. 22

23 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores CONTROL DE SALIDA DE MUESTRAS 68. El procedimiento para el control de salida de muestras será como sigue: a) El Comité Organizador entregará a cada expositor pases foliados de control de salida. b) A cada muestra que el expositor regale a un cliente/visitante, se le deberá anexar un pase foliado con el nombre y la firma del vendedor o responsable del stand. c) A la salida, el cliente/visitante deberá entregar el pase respectivo al personal de seguridad. d) El personal de seguridad conservará dichos pases para las aclaraciones que correspondan, en su caso. OTRAS NORMAS DE SEGURIDAD 69. Se prohibirá al público asistente la toma de videos y fotografías. Para tal efecto, se colocará un aviso en las entradas de la exposición. 70. El recinto cuenta con sistema de detección de humo, hidrantes, extintores y señalizaciones de emergencia. 71. El Comité Organizador se deslinda de toda responsabilidad en caso de que el expositor no acate alguna de las normas de seguridad y control de inventarios. LIMPIEZA 72. Se contará con servicio permanente de limpieza desde el montaje. Además, cada espacio de exhibición contará con un cesto de basura. 73. La limpieza de los espacios de exhibición se hará una sola vez antes de que inicie el evento. 74. La limpieza diaria se hará solamente en pasillos y áreas comunes, por lo que el expositor deberá recoger la basura o desperdicio de muestras torneadas o cortadas y dejarla en bolsas de plástico para que el personal de limpieza la recopile. OUTPUT SAMPLES CONTROL 68. The method for controlling output of samples is as follows: a) The Organizing Committee will provide each exhibitor foliated passes for output control b) Each simple that the exhibitor give as a gift to a customer/ visitor shows must be attach a foliated pass with the name and signature of the responsible seller. c) At the exit, the customer / visitor must deliver such pass. d) Security personnel shall hold such passes for corresponding explanations. ANOTHER SAFETY RULES 69. It s not permited taking videos and pictures to the visitors. For this purpose, a notice will be placed at the entrances to the exhibition. 70. The enclosure has smoke detection system, fire hydrants, fire extinguishers and emergency signals. 71. The Organizing Committee disclaims all responsibility if the exhibitor does not comply with any of the safety rules and inventory control. CLEANING 72. There will be permanent cleaning from the assembly. In addition, each exhibition space will have a wastebasketexhibit spaces shall be cleaned only once before the exhibit begins. 73. Cleaning of the exhibition spaces will be one time before the event starts. 74. Daily cleaning will be done only in hallways and common areas, so the exhibitor must collect garbage or waste of machined or cuted and leave it in plastic bags in order to the housekeeping staff can pick it up.. 23

24 Sección: Reglamento Operativo Para Expositores USO DE LAS INSTALACIONES Y EL EQUIPO 75. El expositor esta de acuerdo en cubrir los gastos que se deriven por cualquier daño que haga él o sus técnicos o su personal de apoyo a cualquiera de las instalaciones eléctricas, agua, drenaje y aire comprimido, ya sea por mala conexión o excesos de carga. 76. No se permite que el expositor, su personal o decoradores retiren mampara o instalación eléctrica alguna. Para tal efecto, el expositor deberá presentar una solicitud ante la Dirección Técnica. 77. No está permitido clavar, perforar, engrapar, pintar ni usar pegamentos epóxicos sobre las mamparas, estructuras de aluminio, mobiliario y accesorios. Si necesita asesoría, favor de solicitarla en la Dirección Técnica. 78. Antes de iniciar el desmontaje, el expositor estará obligado a pagar a la Dirección Técnica cualquier daño a los materiales de la exposición, de conformidad con los siguientes costos de reposición. Queda entendido que, de no hacerlo, no se le permitirá retirar sus muestras. 79. Los daños que el expositor o su personal de apoyo o decoradores hagan a las instalaciones del recinto o a otros expositores, deberán ser subsanadas entre las partes involucradas, sin responsabilidad para el Comité Organizador. 80. El expositor que no haya retirado sus muestras o decoraciones a más tardar el día 18 de abril a las 18:00 hrs. quedará sujeto a las tarifas de bodega que le dicte el recinto. USE OF FACILITIES AND EQUIPMENT 75. The exhibitor agrees to cover the expenses incurred for any damage that makes the technical personnel or support staff to any electrical, water, drainage and compressed air, either by bad connection or overloads. 76. It s not permited to the exhibitor, his staff and decorators withdraw any bulkhead or electrical installation. For this purpose, the exhibitor must submit an application to the Technical Direction. 77. It s not permitted to nail, drill, staple, paint or use epoxy glue on the bulkheads, aluminum structures, furniture and accessories. If you need assistance, please request the Technical Management. 78. Before starting the dismounting, the exhibitor is obliged to pay to the Technical Department any damage to the exhibition materials in accordance with the following replacement costs. It is understood that, if not paid, will not be allowed to withdraw their samples. 79. Any damages that the exhibitor or their support staff and decorators to make on-site facilities or other exhibitors, must be remedied by the parties involved, without liability to the Organizing Committee. 80. Exhibitors who have not withdrawn their samples or decorations no later than April 18th at 18:00 will be subject to hold rates prompted by the enclosure. BODEGA DE EMBALAJES 81. Todos los embalajes del expositor que se vayan a reutilizar en el desmontaje del evento se almacenarán en una bodega. Por este motivo, el expositor estará obligado a marcarlos con su razón social. 82. La Dirección Técnica se encargará de transportar los embalajes a la bodega. 83. El expositor está de acuerdo y conviene en que los embalajes se regresarán en el orden y horario que le fije la Dirección Técnica y que dicho servicio no incluye maniobras especiales de montacargas y grúa. WAREHOUSE OF PACKAGING 81. All exhibitor packages that will be reused in the dismounting of the event will be stored in a warehouse. For this reason, the exhibitor is obliged to mark them with your company name. 82. The Technical Department is responsible for transporting the packaging to the warehouse. 83. The exhibitor agrees that packaging be returned in order and schedule that will set the technical direction and that such service does not include special maneuvers to hoist and crane. 24