IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS O NUEVOS REQUERIMIENTOS EN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 PLIEGOS DE CONSULTORÍA CONTRATACIÓN DIRECTA CÓDIGO DEL PROCESO: CCD 044 EPP OSC 2014 Objeto de Contratación: IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS O NUEVOS REQUERIMIENTOS EN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2 I. CONDICIONES PARTICULARES SECCIÓN I CONVOCATORIA Se convoca a la empresa LEPEA SERVICIOS INFORMÁTICOS DEL ECUADOR S.A., para que presente su oferta técnico económica para la ejecución de la IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS O NUEVOS REQUERIMIENTOS EN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. El invitado deberá encontrarse habilitado en el Registro Único de Proveedores RUP, tener su domicilio fiscal en el Ecuador y ser legalmente capaz para contratar. El Presupuesto Referencial es de USD 53, (Cincuenta y tres mil trescientos cuarenta y cinco con 00/100) dólares de los Estados Unidos de América, sin incluir el IVA, y el plazo para la ejecución del contrato será de un (1) año, contado a partir de la suscripción del contrato. Las condiciones de esta Convocatoria son las siguientes: 1. El Pliego está disponible, sin ningún costo, en el Portal Institucional del SERCOP de conformidad con lo previsto en el inciso 4 del artículo 31 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública LOSNCP. 2. La Consultora invitada podrá realizar preguntas a través del Portal en el término señalado en el cronograma del procedimiento. EP PETROECUADOR absolverá obligatoriamente todas las preguntas y realizará las aclaraciones necesarias, en un término de hasta 3 días subsiguientes a la conclusión para formular preguntas y aclaraciones. 3. La oferta se presentará de forma física en la Jefatura de Adquisiciones de Obras, Servicios y Consultoría, ubicada en la calle Alpallana y Av. 6 de Diciembre, Edificio El Rocío, hasta las 10:00 del día establecido en el calendario del proceso. Asimismo, deberá subir los Formularios 1 y 2 de la oferta técnica y el precio de la misma a través del Portal Institucional del SERCOP, hasta la fecha en que se cierre el plazo para la presentación de la oferta. La no publicación de los formularios referidos o la falta de ingreso del precio de la propuesta en el Portal Institucional será causa de descalificación de la oferta. De existir diferencia en el monto que consta en la oferta física y el registrado electrónicamente, se deberá proceder con la corrección de errores aritméticos. La apertura de la oferta se realizará una hora más tarde de la hora prevista para la recepción de la misma. Para poder participar en el presente procedimiento, al momento de la presentación de la propuesta, la Consultora deberá encontrarse habilitada en el Registro Único de Proveedores. 4. La oferta debe presentarse por la totalidad de la contratación. 5. De acuerdo con lo establecido en el segundo inciso del artículo 131 del Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, en el contrato no se establece ningún tipo de reajuste de precios, y el Oferente al aceptar su participación en este procedimiento precontractual y contractual renuncia expresamente al Reajuste de Precios. 6. La evaluación de la oferta se realizará aplicando los parámetros de calificación previstos en este Pliego, conforme lo dispone el artículo 54 del Reglamento General de la LOSNCP y las resoluciones que el SERCOP dicte para el efecto. 7. Los pagos del contrato se realizarán con cargo a los fondos propios provenientes del Presupuesto de EP PETROECUADOR, con cargo a la Partida Presupuestaria , 2 de 43

3 denominada SERVICIOS CONTRATADOS DE OPERACIÓN de acuerdo con la Certificación Presupuestaria emitida mediante Memorando No /FIN/PFP/2014 de 19 de junio de El procedimiento se ceñirá a las disposiciones de la LOSNCP, su Reglamento General, las resoluciones del SERCOP y el presente Pliego. 9. EP PETROECUADOR se reserva el derecho de cancelar o declarar desierto el procedimiento de contratación, situación en la que no habrá lugar a pago de indemnización alguna. ING. LILIANA PAÉZ R. JEFE DE ADQUISICIONES DE OBRAS, SERVICIOS Y CONSULTORÍA, ENC. EP PETROECUADOR 3 de 43

4 SECCIÓN II OBJETO DE LA CONTRATACIÓN, PRESUPUESTO REFERENCIAL Y TÉRMINOS DE REFERENCIA 2.1 Objeto: Este proceso tiene por objeto la calificación, selección, negociación y adjudicación del contrato para la ejecución de la IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS O NUEVOS REQUERIMIENTOS EN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. 2.2 Presupuesto Referencial: Es de USD 53, (Cincuenta y tres mil trescientos cuarenta y cinco con 00/100) dólares de los Estados Unidos de América, sin incluir el IVA. 2.3 Términos De Referencia: Antecedentes: PETROECUADOR y sus ex Filiales tenían implementados diversos sistemas de gestión documental: o PETROECUADOR: UCM de ORACLE (Sistema de Administración de Contenido SAC). Operativo desde abril, o PETROINDUSTRIAL (Refinación): STELLENT IBPM (Sistema de Administración Electrónica). Operativo desde marzo, o PETROCOMERCIAL (Comercialización Nacional): LOTUS DOMINO (Sistema de Correspondencia / Seguimiento de Trámite). Operativo desde enero, También se dispone de DSM, para el manejo de los documentos pasivos. o SOTE (Transporte y Almacenamiento): ONBASE (Sistema de Gestión Documental). Operativo desde febrero, 2008 y LOTUS DOMINO desde diciembre, A partir del 6 de abril de 2010, se conforma EP PETROECUADOR, en la cual las ex Filiales pasaron a ser Gerencias de la nueva empresa, esto reflejó el uso de varios sistemas para la gestión documental en EP PETROECUADOR y por ende, al no ser integrados dichos sistemas documentales, no existía un seguimiento completo de la documentación remitida entre las Unidades de Negocio de EP PETROECUADOR. Como parte de los procesos de modernización en el año 2012, en conjunto con la consultora DELOITTE se definieron iniciativas entre las que se encontraba la iniciativa TIC_PEC_A_15, para la Implementación de una herramienta ECM, la que planteó las actividades necesarias a fin de que EP PETROECUADOR tenga una herramienta corporativa de ECM, que incluya la automatización de un flujo documental. El 20 de diciembre de 2012 se suscribió el Contrato N para la ADQUISICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LICENCIAS PARA LA HERRAMIENTA ECM CORPORATIVA DE LA EP PETROECUADOR. A partir del 24 de septiembre de 2013, fecha inicial de la primera implementación del sistema documental SIDOC y del despliegue a nivel nacional efectuado el 11 de diciembre de 2013, se han venido receptando sugerencias de mejoras funcionales en el sistema documental, motivo por el cual, se emite el 13 de marzo de 2014, el Memorando No. 87 SAD SGA 2014, solicitando se prevean todas las actividades necesarias para solventar los cambios y mejoras en el Sistema de Gestión Documental SIDOC Objetivo Atender los nuevos requerimientos relacionado a mejoras en el sistema de gestión documental SIDOC. 4 de 43

5 Prever cualquier tipo de configuración, soporte en la plataforma IBM Filenet, Datacap y Seclore, Case Analyzer, LPA Inspector y efectuar talleres de transferencia de conocimientos en las herramientas utilizadas en la implementación de SIDOC, soporte brindado y mejoras implementadas Alcance Se requiere la contratación por el período de un año calendario, de un paquete de 600 horas de consultoría para efectuar mejoras en el sistema de Gestión documental SIDOC y/o talleres de transferencia de conocimiento en las herramientas actualmente implementadas y utilizadas en dicho sistema: Datacap, Filenet, Case Analyzer, LPA Inspector, Seclore y/o Administración o diseño del generador de flujos de Filenet. Además de la contratación del SOPORTE Y MANTENIMIENTO ANUAL en la plataforma IBM Filenet, Datacap y Seclore, Case Analyzer, LPA Inspector Metodología de Trabajo Debido a que el esquema de consultoría está planteado por paquete de horas en el caso de las mejoras de SIDOC y por un soporte anual para la plataforma, la metodología de trabajo se efectuará bajo demanda de acuerdo a los requerimientos de EP PETROECUADOR, canalizados a través del Administrador del contrato; para lo cual se han determinado entregables, por contrato y por requerimiento solicitado. A continuación se detalla los mismos: ENTREGABLES POR CONTRATO Inicio FASE Construcción y Transición ENTREGABLES Plan de Trabajo. Plan de Transición. Plan de pruebas unitarias e integrales. Certificados de talleres de transferencia de conocimientos. Acta cierre del proyecto. ENTREGABLES POR REQUIRIMIENTO Elaboración FASE Construcción y Transición ENTREGABLES Definición de requerimientos. Diseño de la solución. Manual o instructivo técnico, de configuración, de usuario y/o de instalación. Plan de pruebas unitarias e integrales. Acta de aceptación de cumplimiento de requerimiento. Código Fuente Información que dispone la Entidad y que se pondrá a disposición de la Consultora Desde septiembre de 2013, EP PETROECUADOR utiliza el Sistema de Gestión Documental SIDOC para la gestión de los procesos de correspondencia; a partir de diciembre de 2013, se desplegó a nivel corporativo, siendo actualmente el único sistema para gestión de trámites relacionados a memorandos y oficios. Dentro del ciclo de vida de desarrollo del software, posterior a la implementación se encuentra el mantenimiento y evolución, es decir la etapa de incluir mejoras al software, tal como se visualiza en la siguiente figura. 5 de 43

6 Por este motivo el área usuaria mediante Memorando No SAD SGA 2014 de 13 de marzo de 2014, ha solicitado se prevea la contratación de horas de soporte o consultoría para realizar mejoras en la funcionalidad de la aplicación y optimizar los procesos de correspondencia conforme las buenas prácticas de gestión documental. Considerando que hasta la presente fecha el contrato de implementación de SIDOC culmina en agosto de 2014, es necesario prever horas que permitan tener un soporte en el caso de presentarse alguna incidencia Productos Esperados A continuación se detallan todos los elementos que se entregarán como resultado del proyecto: HORAS DE SOPORTE Se contratará un paquete de 600 horas de soporte en consultoría, para efectuar desarrollos, cambios y configuraciones en el sistema de Gestión documental SIDOC y además se requiere contratar el servicio de soporte en la plataforma utilizada en la implementación del sistema SIDOC, esto es IBM Filenet, Datacap y Seclore, Case Analyzer, LPA Inspector y/o Administración o diseño del generador de flujos de Filenet. SOPORTE Y MANTENIMIENTO ANUAL DE LA PLATAFORMA El servicio debe contemplar: Cumplir los siguientes tiempos de respuesta, según la criticidad del problema: SEVERIDAD IMPACTO TIEMPO DE RESPUESTA Impacto Crítico en el negocio (Ambiente Severidad 1 de producción) Dentro de dos horas 24x7 Impacto significativo en el negocio, Dentro de dos horas de Severidad 2 problemas en la operación del core del horario comercial negocio Dentro de dos horas de Severidad 3 Algún impacto en el negocio horario comercial Dentro de dos horas de Severidad 4 Impacto mínimo en el negocio horario comercial 6 de 43

7 Todo requerimiento estará sustentado por un documento en el que se detalle el requerimiento, el alcance, el tiempo estimado de desarrollo en horas de soporte. Dicho documento deberá ser validado por el Administrador del contrato y firmado por la(s) persona(s) que soliciten el requerimiento; si el proveedor tuviese dudas sobre el requerimiento, se establecerán reuniones para aclaraciones o a su vez habrá comunicación directa con el usuario que plantea el requerimiento. En el caso de utilizar las horas para talleres de transferencia de conocimientos, el Administrador del contrato coordinará con el Departamento de Capacitación, lugar, fecha y horas, el número de participantes que asistirán de acuerdo a la capacidad de la(s) sala(s) de capacitación de EP PETROECUADOR, considerando que la relación será de dos horas de soporte por cada hora de transferencia de conocimiento. El instructor deberá tener una experiencia mínima de dos años en la plataforma Filenet y adicionalmente deberá proporcionar el respectivo certificado de asistencia de las horas de los talleres de transferencia de conocimiento impartidos, así como del material didáctico impreso o digital. Acceso sin limitantes al número de técnicos asignados para un caso de soporte. Permitir el Acceso a la Guía de soporte, en idioma español Realizar el seguimiento de satisfacción del cliente para poder reportar demoras en la resolución de problemas y garantizar el servicio. Remitir los datos de los contactos para el reporte de los problemas según su severidad (1, 2, 3, 4), teléfonos de soporte, direcciones de correo, links, guía de usuario con los pasos a seguir para solicitar el soporte. La cancelación de planillas será mensual, detallando la cantidad de HORAS DE SOPORTE y el SOPORTE Y MANTENIMIENTO ANUAL EN LA PLATAFORMA. Se cancelarán las horas de soporte realmente consumidas en la atención de los requerimientos concluidos e implementados, y validados a entera satisfacción por parte de EP PETROECUADOR, para lo cual se requerirá de actas de aceptación por parte del área usuaria, y el Administrador del contrato con sus respectivas firmas. El servicio será brindado por consultores con al menos dos años de experiencia en servicios similares (Implementaciones de FILENET P8 en sistemas de Gestión documental) y por lo menos uno debe poseer certificaciones en dicha herramienta. Para resolver problemas que tengan un impacto crítico para EP PETROECUADOR, la disponibilidad será de 24x7, tomando en cuenta que el horario de trabajo del área operativa es de 24 horas los 365 días del año. El proveedor debe disponer de una herramienta de software para el registro y seguimiento de los soportes solicitados. El tiempo de vigencia de la consultoría contratada será de 365 días a partir de la suscripción del contrato. El tiempo de vigencia de la garantía técnica será de 365 días a partir de la fecha de terminación del contrato. Se deberá realizar la transferencia de conocimiento de las implementaciones efectuadas y si fuera necesario ejecutar talleres de transferencia de conocimiento en las herramientas utilizadas en el sistema de gestión documental. Filenet, Datacap, Inspector, Seclore y P8 BPM 7 de 43

8 Diseño. En el caso de que en un mes no se consuman las horas de soporte, éstas se acumularán para los meses siguientes. El pase a producción de los cambios deberá ser efectuado en conjunto con el personal de EP PETROECUADOR, cumpliendo la normativa vigente para el efecto. Por cada soporte realizado, el proveedor deberá entregar el informe de los trabajos realizados, los mismos que serán validados por el área usuaria y el Administrador del contrato. ESQUEMA DE TRABAJO Tomando en cuenta que éste es el primer año de operación del Sistema de Gestión documental SIDOC, es necesario contar con un número suficiente de horas de soporte, por lo que se tiene previsto contratar 600 horas. Para verificar la estimación de horas a consumirse, se consideró contar con un promedio de 41 horas de consultoría mensual, con excepción del primer mes en el cual sería necesario tomar un taller de transferencia de conocimiento en la plataforma Filenet P8, e incluir 149 horas de consultoría para dar prioridad a los cambios más importantes, de acuerdo a las funcionalidades que ha solicitado el área usuaria y de procesos. No. MES HORAS A CONSUMIR TOTAL 600 En el caso de que no se consuman las horas por consultoría para cambios o desarrollos en el sistema de gestión documental SIDOC, éstas pueden utilizarse en talleres de transferencia de conocimiento de las herramientas utilizadas en la implementación de dicho sistema, con la finalidad de que el personal técnico de EP PETROECUADOR adquiera los conocimientos necesarios para atender requerimientos solicitados por el área usuaria y si EP PETROECUADOR lo requiere, en un determinado mes se pueden consumir más o menos horas de las establecidas en el cuadro anteriormente detallado. Para descontar del paquete de horas cuando se las utilice para transferencia de conocimientos, la relación será de 2 horas de soporte por cada hora de transferencia de conocimientos. Ejemplo: En el caso que se utilicen 10 horas para transferencia de conocimientos, se cancelará por 20 horas de soporte. 8 de 43

9 Además, si en un mes no se consumen las horas previstas, éstas se acumularán para los meses siguientes, y a su vez en el caso de que EP PETROECUADOR requiera consumir más horas se descontarán del mes siguiente, siendo el pago mensual por el tiempo efectivamente consumido (no se aceptan redondeos), por ejemplo: 1.5 HORAS SOPORTE=90 MINUTOS SE CANCELARÁ POR LOS 90 MINUTOS El tiempo consumido en HORAS DE SOPORTE será pagado por el tiempo utilizado en la solución del caso. No se tomará en cuenta el tiempo que utilice el proveedor en investigar o escalar el caso para dar la solución, así como tampoco el tiempo utilizado para correcciones de requerimientos previamente cancelados, pues esto será considerado como garantía del requerimiento ya efectuado. El tiempo comenzará a consumirse desde que la Consultora empiece a dar la solución en las instalaciones de EP PETROECUADOR. El SOPORTE Y MANTENIMENTO ANUAL DE LA PLATAFORMA tendrá un número ilimitado de horas, por lo cual su valor asignado se prorrateará para doce meses y su pago será mensual, considerando que la duración del contrato es de un año. El proveedor debe disponer de una herramienta de software para registro y seguimiento de los soportes solicitados y conjuntamente con el administrador de contrato se validarán las horas realmente consumidas en la ejecución de cada soporte. En el caso de que se requiera soporte en alguna configuración en los ambientes de producción en la plataforma y en el paso a producción de los nuevos desarrollos o cambios estas deben ser en sitio y con el acompañamiento de un consultor y el personal técnico de la EP PETROECUADOR. Las horas a consumir para los talleres de transferencia de conocimiento no pueden ser virtuales ni vía remota Plazo de Ejecución El plazo para la ejecución del contrato será de un (1) año, contado a partir de la suscripción del contrato Personal Técnico El proyecto está dimensionado para desarrollarse con la participación mínima de personal del contratista con los siguientes perfiles: PERSONAL TÉCNICO PERFIL COMENTARIOS 1 Gerente de Proyecto 1 Consultor Sénior Técnico 2 Consultores técnicos Project Manager o Jefe de Proyecto Conocimientos de FILENET P8, DATACAP, SECLORE, INSPECTOR, CASE ANALYSER Conocimientos de FILENET P8, DATACAP, SECLORE, INSPECTOR, CASE ANALYSER Administrará el proyecto como representante del proveedor. Debe poseer por lo menos una certificación en FILENET P8, experiencia mínima dos años en implementación de Filenet P8 en Sistemas de Gestión documental. Experiencia mínima dos años en implementación de Filenet P8 en Sistemas de Gestión documental. 9 de 43

10 Forma y condiciones de Pago El contrato se ejecutará en un año calendario, en el cual, el paquete de 600 horas de soporte será utilizado bajo demanda o requerimiento solicitado, mientras que el soporte anual y mantenimiento de la plataforma al no contemplar un número limitado de horas de soporte, se pagará mensualmente el valor asignado prorrateado para doce meses. La cancelación de planillas será mensual detallando la cantidad de HORAS DE SOPORTE y el SOPORTE Y MANTENIMIENTO ANUAL EN LA PLATAFORMA mensual. Se cancelarán las horas de soporte realmente consumidas en la atención de los requerimientos concluidos e implementados, y validados a entera satisfacción por parte de EP PETROECUADOR, para lo cual se requerirá de actas de aceptación por parte del área usuaria, y el Administrador del contrato con sus respectivas firmas. El costo hora es independiente del tipo y número de consultores, corresponde al valor asignado a HORAS DE SOPORTE divido para 600. El valor por HORAS DE SOPORTE corresponderá al tiempo efectivamente consumido multiplicado por el costo hora. Los pagos se realizarán de conformidad a lo determinado en el proyecto de contrato. 10 de 43

11 SECCIÓN III CONDICIONES DEL PROCEDIMIENTO 3.1 Cronograma del procedimiento: El cronograma que regirá el procedimiento será el siguiente: Concepto Día Hora Fecha de publicación 6de agostode :30 Fecha límite de preguntas 8 de agosto de :00 Fecha límite de respuestas y aclaraciones 11 de agosto de :00 Fecha límite entrega de ofertas técnica y económica 12 de agosto de :00 Fecha apertura oferta técnica 12 de agosto de :00 Fecha inicio evaluación 12 de agosto de :01 Fecha publicación resultados finales oferta técnica 13 de agosto de :00 Fecha estimada de adjudicación 14 de agosto de : Vigencia de la oferta: La oferta se entenderá vigente hasta la celebración del contrato, de acuerdo a lo establecido en el artículo 30 de la LOSNCP. 3.3 Precio de la oferta: Se entenderá por precio de la propuesta al valor que el oferente haga constar en el Portal Institucional del SERCOP, información que se completará en línea. 3.4 Forma de presentar la oferta: Los documentos que contiene la oferta deberán estar foliados y rubricados por el representante legal de la Consultora; se insertará, además su correspondiente índice. El sobre se cerrará con suficientes seguridades que impidan conocer su contenido antes de su apertura oficial y se rotulará con la siguiente leyenda: CONSULTORÍA CONTRATACIÓN DIRECTA CCD 044 EPP OSC 2014 Sobre Único OFERTA TÉCNICO ECONÓMICA (Original y copia) Señores JEFATURA DE ADQUISICIONES DE OBRAS, SERVICIOS Y CONSULTORÍA EP PETROECUADOR Alpallana y Av. 6 de Diciembre, Edificio El Rocío, sexto piso Presente Presentada por: No se tomarán en cuenta la oferta entregada en otro lugar o después del día y hora fijados para su entrega recepción. La Secretaría de la Jefatura de Adquisiciones de Obras, Servicios y Consultoría de EP PETROECUADOR, recibirá la oferta y conferirá comprobante de recepción para la oferta entregada y anotará, tanto en el recibo como en el sobre de la oferta, la fecha y hora de recepción. 11 de 43

12 3.5 Plazo de ejecución: El plazo para la ejecución del contrato será de un (1) año, contado a partir de la suscripción del contrato. La recepción se realizará en el término de quince (15) días, contado a partir de la entrega del informe final definitivo, siempre que no existan observaciones pendientes en relación con los trabajos de consultoría. 3.6 Forma de Pago: El pago del servicio de Consultoría se realizará con fondos propios, provenientes del Presupuesto de EP PETROECUADOR, con cargo a la Partida Presupuestaria , denominada SERVICIOS CONTRATADOS DE OPERACIÓN de acuerdo con la Certificación Presupuestaria emitida mediante Memorando No /FIN/PFP/2014 de 19 de junio de El paquete de 600 horas será utilizado bajo demanda o requerimiento solicitado y se pagarán por el tiempo realmente consumido, mientras que el soporte anual sobre la plataforma al no contemplar un número limitado de horas de soporte se pagará mensualmente el valor asignado prorrateado para doce meses. Las planillas mensuales serán presentadas dentro de los primeros cinco (5) del mes siguiente al que se prestó el servicio, detallando la cantidad de HORAS DE SOPORTE y el SOPORTE Y MANTENIMIENTO ANUAL EN LA PLATAFORMA mensual. Se cancelarán las horas de soporte realmente consumidas en la atención de los requerimientos concluidos e implementados, y validados a entera satisfacción por parte de EP PETROECUADOR, para lo cual se requerirá de actas de aceptación por parte del área usuaria, y el Administrador del contrato con sus respectivas firmas. El Administrador del Contrato, aprobará u objetará las planillas presentadas con sus respectivas facturas, dentro de los cinco (5) días laborables siguientes a la fecha de presentación; en caso de objeción de la factura, la Consultora deberá solucionar las causas dentro un plazo de cinco (5) días calendario de dicha objeción. Las facturas serán canceladas por la Contratante a los 30 días calendario, a partir de su aceptación. 12 de 43

13 SECCIÓN IV EVALUACIÓN DE LA OFERTA 4.1 Evaluación de la oferta: Para la verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos se estará a la metodología cumple o no cumple Integridad de la oferta: La integridad de la oferta se evaluará considerando la presentación de los Formularios de la oferta y requisitos mínimos previstos en el Pliego. I. Formulario de la Oferta: 1.1 Presentación y compromiso; 1.2 Datos generales del oferente; 1.3 Identificación de socios, accionistas, partícipes mayoritarios del oferente; 1.4 Oferta Económica 1.5 Plan de trabajo, metodología y cronograma de ejecución; 1.6 Experiencia específica del oferente; 1.7 Personal Técnico clave asignado al proyecto; II. Formulario de compromiso de participación del personal técnico y hoja de vida: 2.1 Compromiso del Profesional asignado al proyecto 2.2 Hoja de Vida del personal técnico clave asignado al proyecto Antecedentes y experiencia demostrables en la realización de trabajos anteriores (Experiencia Específica). El Oferente deberá demostrar su experiencia en la ejecución de al menos dos (2) contratos de implementación de FILENET P8 de sistemas de gestión documental, adjuntando: En el caso de servicios prestados al sector privado, certificados conferidos por el contratante de las consultorías. Tratándose de experiencia en el sector público, certificados conferidos por autoridad competente, actas de entrega recepción o contratos. Será responsabilidad de EP PETROECUADOR, verificar la autenticidad de la información presentada Personal técnico clave: No PERSONAL TÉCNICO MÍNIMO Gerente de Proyecto PERSONAL MÍNIMO 1 Consultor Sénior 1 Consultores técnicos 2 REQUISITOS BÁSICOS Título de tercer nivel: Ingeniería en Sistemas o Informática. Título de tercer nivel: Ingeniería en Sistemas o Informática. Certificación en FILENET P8. Título de tercer nivel en Sistemas o Informática. EXPERIENCIA MÍNIMA Experiencia específica en dirección de al menos dos (2) proyectos informáticos; en los últimos 5 años. Experiencia específica en la implementación de al menos dos (2) proyectos informáticos que utilicen la plataforma Filenet P8, en los últimos 5 años. Experiencia específica en la implementación de al menos dos (2) proyectos informáticos que utilicen la plataforma Filenet P8, en los últimos 5 años. 13 de 43

14 Podrá demostrar la experiencia profesional del personal mediante las siguientes formas: En el sector privado, serán válidos los certificados conferidos por el contratante de la consultoría. En el sector público, con certificados que hayan sido conferidos por autoridad competente, actas de entrega recepción o contratos Plan de trabajo, metodología y cronograma de ejecución. En este ítem se evaluarán los criterios como enfoque, alcance y metodología de los trabajos de acuerdo a la propuesta presentada. Se evaluará la capacidad organizativa del oferente, la programación de los trabajos, la asignación de responsabilidades, los niveles de coordinación interna, etc. Se deberá presentar el cronograma ejecución y de participación del personal; y, la metodología para la ejecución de los trabajos de consultoría asignados. 4.2 Verificación de cumplimiento de integridad y requisitos mínimos de la oferta: PARÁMETRO CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES Integridad de la Oferta Experiencia específica mínima Experiencia mínima personal técnico clave Metodología y cronograma de ejecución 4.3 Calificación de la Oferta. De cumplir la oferta presentada con cada uno de los requisitos exigidos, se otorgará el siguiente puntaje, mismo que será publicado en el Portal Institucional del SERCOP: PARÁMETRO PUNTAJE Experiencia específica mínima 30 Experiencia mínima personal técnico clave 40 Metodología y cronograma de ejecución de 43

15 SECCIÓN V OBLIGACIONES DE LAS PARTES 5.1 Obligaciones del Contratista: El Contratista se obliga a: 1. Prestar servicios de consultoría para la ejecución de la IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS O NUEVOS REQUERIMIENTOS EN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y todo aquello que fuere necesario para la total ejecución del contrato, de conformidad con la oferta negociada, los términos de referencia, las condiciones generales y específicas y los demás documentos contractuales. 2. Para el cumplimiento de los servicios de consultoría, contará durante la vigencia del contrato, con el personal técnico en su oferta negociada, conforme al cronograma de actividades aprobado. 3. Para sustituir personal técnico clave, asignado al proyecto, solicitará la previa autorización, por escrito, del administrador del contrato. 4. Solicitará a EP PETROECUADOR la aprobación correspondiente en caso de que requiera personal adicional al indicado en su oferta. 5. Realizar reuniones de trabajo periódicas con técnicos de EP PETROECUADOR para revisión de diseños. 5.2 Obligaciones de la Contratante: 1. Dar solución a las peticiones y problemas que se presentaren en la ejecución del contrato, en un término de cinco días (5) contados a partir de la petición escrita formulada por el Contratista. 2. En caso de ser necesario, celebrar los contratos complementarios en un plazo diez días (10) contados a partir de la decisión de la máxima autoridad. 3. Suscribir el acta de entrega recepción de los trabajos recibidos, siempre que se haya cumplido con lo previsto en la Ley para la entrega recepción; y, en general, cumplir con las obligaciones derivadas del contrato. 15 de 43

16 II. CONDICIONES GENERALES SECCIÓN I DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN 1.1 Comisión Técnica: En el presente procedimiento, no existe la figura de Comisión Técnica; la máxima autoridad de EP PETROECUADOR o su delegado será responsable del procedimiento. 1.2 Participante: La convocatoria está dirigida a la empresa LEPEA SERVICIOS INFORMÁTICOS DEL ECUADOR S.A., quien se encuentra habilitado en el Registro Único de Proveedores, RUP, y debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Que el objeto social de la compañía incluya esta actividad. 2. La empresa consultora contratará y demostrará que cuentan con consultores individuales que deberán cumplir con los requisitos previstos en la LOSNCP. 3. Que el proponente no se encuentre incurso en ninguna de las inhabilidades determinadas en los artículos 62 y 63 de la LOSNCP. 1.3 Presentación y apertura de la oferta: La oferta se presentará de forma física en la Secretaría de la Jefatura de Adquisiciones de Obras, Servicios y Consultoría de EP PETROECUADOR ubicada en la calle Alpallana y Av. 6 de Diciembre, Edificio El Rocío, sexto piso, hasta la fecha en que se cierre el plazo para la presentación de la misma. EP PETROECUADOR realizará la evaluación, negociación y adjudicación, sobre la base del Pliego, en el término previsto en el cronograma del procedimiento. La apertura de la oferta se realizará una hora más tarde de la hora prevista para la recepción de la oferta. El acto de apertura de la oferta técnica será público. La oferta económica será completada en línea y una impresión de la misma se incluirá en el sobre respectivo que se entregará físicamente. 1.4 Inhabilidades: No podrá intervenir en el proceso el oferente, si se encuentra incurso en las inhabilidades generales o especiales determinadas en los artículos 62 y 63 de la LOSNCP y artículos 110 y 111 del Reglamento General de la LOSNCP, y en las Resoluciones emitidas por el SERCOP. De verificarse con posterioridad que la Consultora, incursa en una inhabilidad general o especial, hubiere suscrito el contrato, se dará lugar a la terminación unilateral del contrato conforme el numeral 5 del artículo 94 de la LOSNCP. 1.5 Obligaciones de la Consultora: Deberá revisar cuidadosamente el Pliego y cumplir con todos los requisitos solicitados en él. Su omisión o descuido al revisar los documentos no le relevará de cumplir lo señalado en su propuesta. 1.6 Preguntas, respuestas y aclaraciones: El invitado al procedimiento tiene la facultad y el derecho de, en el caso de detectar un error, omisión o inconsistencia en el pliego, o si necesita una aclaración sobre una parte de los documentos, solicitar a EP PETROECUADOR, a través del Portal Institucional SERCOP, la respuesta a su inquietud o consulta. EP PETROECUADOR responderá las preguntas o realizará las aclaraciones que fueren necesarias a través del portal, de acuerdo a lo establecido en la convocatoria. 1.7 Modificación del pliego: EP PETROECUADOR podrá emitir aclaraciones o modificaciones respecto de las condiciones particulares del Pliego, por propia iniciativa o por pedido de los participantes, siempre que éstas no alteren el presupuesto referencial ni el objeto del contrato, 16 de 43

17 modificaciones que deberán ser publicadas en el Portal Institucional del SERCOP hasta el término máximo para responder preguntas. EP PETROECUADOR podrá ajustar el cronograma de ejecución del procedimiento precontractual con la motivación respectiva. Todo cambio será publicado en el Portal Institucional del SERCOP y podrá realizarse hasta la fecha límite para contestar las preguntas formuladas y realizar aclaraciones. 1.8 Idioma y Autenticidad de los Documentos: La documentación que contempla la oferta, así como la correspondencia relacionada debe ser escrita en castellano. Los documentos no deberán contener texto entre líneas, enmendaduras o tachaduras; a menos que fuere necesario corregir errores del oferente, en cuyo caso deberán salvarse por parte del oferente, rubricando al margen. Los documentos que se presenten en la oferta serán en original o copia notariada. Para el caso de los documentos emitidos en otro idioma o en el extranjero, su traducción y/o legalización deberá realizarse conforme el procedimiento legal previsto en la Ley de Modernización del Estado y la Convención de La Haya sobre la apostilla. 1.9 Convalidación de errores de forma: Si en el procedimiento se presentaren errores de forma, la oferta podrá ser convalidada por el oferente en un término de entre 2 a 5 días, contado a partir de la fecha de notificación, a criterio de EP PETROECUADOR y conforme a lo previsto en el artículo 23 del Reglamento General de la LOSNCP y en las Resoluciones emitidas por el SERCOP. Así mismo, dentro del período de convalidación, el oferente podrá integrar a su oferta documentos adicionales que no impliquen modificación del objeto de la misma, conforme al artículo 23 del RGLOSNCP. En este caso, EP PETROECUADOR podrá recibir físicamente los documentos correspondientes. EP PETROECUADOR está obligada a analizar en profundidad la oferta presentada en la etapa de calificación, a fin de determinar todos los errores de forma existentes en ella, respecto de los cuales notificará a través del Portal Institucional del SERCOP. El oferente notificado podrá convalidar tales errores para efectos de ser calificados. Si EP PETROECUADOR, al analizar la oferta presentada, determina la existencia de uno o más errores de forma, se deberá reprogramar el cronograma del proceso, en función del término concedido al oferente para efecto de que convaliden los errores de forma notificados Causas de Rechazo de Ofertas: EP PETROECUADOR podrá rechazar la oferta por las siguientes causas: a) Si no cumpliera los requisitos exigidos en las condiciones generales y condiciones particulares que incluyen las especificaciones técnicas y los formularios de este Pliego. b) Si se hubiera entregado y/o presentado la oferta en lugar distinto al fijado o después de la hora establecida para ello, o no se hubiera subido el valor de la propuesta al Portal Institucional. c) Cuando la oferta contenga errores sustanciales, y/o evidentes, que no puedan ser convalidados, de acuerdo a lo señalado en las resoluciones emitidas por el SERCOP. d) Si el contenido de los formularios presentados difieren del modelo, condicionándolos o modificándolos, de tal forma que alteren las condiciones previstas para la ejecución del contrato. De igual forma, si se condicionara la oferta con la presentación de cualquier documento o información. 17 de 43

18 e) Si se presentaren documentos con tachaduras o enmendaduras no salvadas; cuando no puedan ser convalidados; f) No se aceptarán excepciones, condicionamientos, rubros no solicitados ni cualquier modificación al Pliego. g) Si al momento de la presentación de la propuesta, el oferente interesado no se encontrare habilitado en el Registro Único de Proveedores. La oferta será descalificada por EP PETROECUADOR en cualquier momento del procedimiento si, de la revisión de los documentos que fueren del caso, pudiere evidenciarse inconsistencia, simulación o inexactitud de la información presentada. EP PETROECUADOR podrá solicitar al oferente la documentación que estime pertinente y que ha sido referida en cualquier documento de la oferta, no relacionada con el objeto mismo de la contratación, para validar la oferta presentada del procedimiento. La adjudicación se circunscribirá a la oferta calificada. No se aceptará oferta alternativa y no podrá intervenir con más de una oferta Proceso de Evaluación, Negociación y Adjudicación: Apertura de la oferta: EP PETROECUADOR, una hora después del término límite para la presentación de la oferta, iniciará la evaluación de la oferta presentada, para lo que abrirá el sobre único presentado físicamente y evaluará tanto la oferta técnica como la económica, en función del cumplimiento de los parámetros establecidos en el Pliego Criterios de evaluación: EP PETROECUADOR calificará la oferta, bajo los parámetros de evaluación determinados en el Pliego, tomando en cuenta los criterios de selección establecidos en el Pliego Negociación: EP PETROECUADOR negociará con la Consultora de acuerdo a los términos del artículo 40 del RGLOSNCP y, no se volverá a llamar para nuevas negociaciones en el caso de que no se haya llegado a un acuerdo. El Acta de Negociación será firmada por la máxima autoridad de EP PETROECUADOR o su delegado y la Consultora negociará por intermedio de su representante legal o procurador común, o el delegado de éstos, debidamente acreditado, y de los profesionales que estime necesario. Iniciado el proceso de negociación, éste no podrá suspenderse por motivo alguno, salvo circunstancias de fuerza mayor, hasta lograr la negociación. EP PETROECUADOR adjudicará el contrato en los términos del último inciso del artículo 40 del RGLOSNCP. En caso de no llegar a un acuerdo en la negociación, el procedimiento se declarará desierto por esta circunstancia, de conformidad al artículo 33 de la LOSNCP. El Acta de Negociación y la Resolución de Adjudicación debidamente suscritas, se publicarán en el portal del SERCOP Garantía: Por ser la cuantía del presente procedimiento menor a multiplicar el coeficiente por el Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico, no se exige garantía de Fiel Cumplimiento. 18 de 43

19 1.13 Cancelación del Procedimiento: EP PETROECUADOR podrá declarar cancelado el procedimiento, mediante resolución debidamente motivada, de acuerdo a lo establecido en el artículo 34 de la LOSNCP Declaratoria de Procedimiento Desierto: EP PETROECUADOR, antes de resolver la adjudicación, podrá declarar desierto el procedimiento, en los casos previstos en los literales del artículo 33 de la LOSNCP. Dicha declaratoria se realizará mediante resolución de la máxima autoridad de EP PETROECUADOR o su delegado, fundamentada en razones técnicas, económicas y/o jurídicas. Una vez declarado desierto el procedimiento, podrá disponer su archivo o su reapertura Adjudicatario Fallido: En caso de que el adjudicatario no celebrare el contrato dentro del término previsto, por causas que le sean imputables, EP PETROECUADOR le declarará adjudicatario fallido y una vez que notifique de esta condición al SERCOP, procederá de conformidad con los artículos 35 y 98 de la LOSNCP Suscripción del Contrato: Notificada la adjudicación, dentro de un término de 15 días contado a partir de la misma, EP PETROECUADOR formalizará el proyecto de contrato que es parte integrante de este Pliego, de acuerdo a lo establecido en los artículos 68 y 69 de la LOSNCP y 112 y 113 de su Reglamento General y lo publicará en el Portal Institucional Moneda de cotización y pago: La oferta deberá presentarse en dólares de los Estados Unidos de América. Los pagos se realizarán en la misma moneda Reclamos: Para el evento de que el oferente o adjudicatario presente reclamos relacionados con su oferta, se deberá considerar lo establecido en los artículos 102 y 103 de la LOSNCP, y el procedimiento correspondiente Administración del Contrato: EP PETROECUADOR designará de manera expresa un Administrador del Contrato, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. El Administrador deberá canalizar y coordinar todas y cada una de las obligaciones contractuales convenidas. El Administrador de este Contrato, queda autorizado para realizar las gestiones inherentes a su ejecución, incluyendo aquello que se relaciona con la aceptación o no de los pedidos de prórroga que pudiera formular la Consultora. El Administrador adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar, así como también deberá atenerse a las condiciones generales y específicas del Pliego que forman parte del presente contrato. Respecto de su gestión reportará a la máxima autoridad de EP PETROECUADOR o su delegado, debiendo comunicar todos los aspectos operativos, técnicos, económicos y de cualquier naturaleza que pudieren afectar al cumplimiento del objeto del contrato. Tendrá bajo su responsabilidad la aprobación y validación de los productos e informes que emita y/o presente la Consultora y suscribirá las actas que para tales efectos se elaboren Inconsistencia, simulación y/o inexactitud de la información: En el caso de que EP PETROECUADOR encontrare que existe inconsistencia, simulación o inexactitud en la información presentada por el oferente, adjudicatario o contratista, EP PETROECUADOR, descalificará del procedimiento de contratación al proveedor, lo declarará adjudicatario fallido o contratista incumplido, según corresponda y, en último caso, previo al trámite de terminación unilateral, sin perjuicio además, de las acciones judiciales a que hubiera lugar. 19 de 43

20 SECCIÓN II FASE CONTRACTUAL 2.1 Ejecución del contrato: Inicio, planificación y ejecución contractual: La Consultora prestará los servicios dentro del plazo establecido en el contrato. Iniciada la ejecución del contrato y durante toda la vigencia del mismo, analizará conjuntamente con el Administrador del Contrato el cumplimiento del mismo, de acuerdo con el cronograma entregado por él en su oferta para el cumplimiento del contrato derivado del presente procedimiento de contratación. Por razones no imputables a la Consultora, la administración del contrato podrá reprogramar y actualizar el cronograma de ejecución contractual, por razones debidamente justificadas, de ser el caso. Igual actualización se efectuará cada vez que, por una de las causas establecidas en el contrato, se aceptase modificaciones al plazo contractual. Estos documentos servirán para efectuar el control del cumplimiento de la ejecución del contrato Cumplimiento de términos de referencia: Todos los servicios a prestar deben cumplir en forma estricta con los términos de referencia requeridos respectivamente en el pliego y constantes en el contrato y dentro de las medidas y tolerancias establecidas y aprobados por la Entidad Contratante. En caso de que la Consultora descubriere discrepancias entre los distintos documentos, deberá indicarlo inmediatamente al Administrador, a fin de que establezca el documento que prevalecerá sobre los demás; y, su decisión será definitiva. En caso de que cualquier dato o información no hubieren sido establecidos o la Consultora no pudiere obtenerla directamente, éstas se solicitarán al Administrador del Contrato. La administración proporcionará, cuando considere necesario, instrucciones adicionales, para realizar satisfactoriamente el proyecto Personal de la Consultora: De ser el caso empleará personal en número suficiente para el cumplimiento del contrato y con la debida experiencia. El Administrador del Contrato podrá requerir en forma justificada a la Consultora, el reemplazo de cualquier integrante de su personal que lo considere incompetente o negligente en su oficio, se negare a cumplir las estipulaciones del contrato y sus anexos, o presente una conducta incompatible con sus obligaciones Obligaciones de la Consultora: Contar con o disponer de todos los permisos y autorizaciones que le habiliten para el ejercicio de su actividad, especialmente, pero sin limitarse a cumplimiento de legislación ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional, legislación laboral, y aquellos términos o condiciones adicionales que se hayan establecidos en el contrato. Asimismo, y de ser necesario y lo disponga el Administrador del Contrato, deberá realizar y/o efectuar, colocar o dar todos los avisos y advertencias requeridos por el contrato o las leyes vigentes (señalética, letreros de peligro, precaución, etc.), para la debida protección del público y personal de la Consultora, especialmente si las actividades afectan la vía pública o las instalaciones de servicios públicos. Los sueldos y salarios de la Consultora con los trabajadores se estipularán libremente, pero no serán inferiores a los mínimos legales vigentes en el país. La Consultora deberá pagar los sueldos, salarios y remuneraciones a su personal, sin otros descuentos que aquellos autorizados por la ley, y en total conformidad con las leyes vigentes. Los contratos de trabajo deberán ceñirse estrictamente a las leyes laborales del Ecuador. 20 de 43

21 Serán también de cuenta de la Consultora y a su costo, todas las obligaciones a las que está sujeto según las leyes, normas y reglamentos relativos a la seguridad social. La Consultora se comprometerá a no contratar a personas menores de edad para realizar actividad alguna durante la ejecución contractual; y que, en caso de que las autoridades del ramo determinaren o descubrieren tal práctica, se someterá y aceptará las sanciones que de aquella puedan derivarse, incluso la terminación unilateral y anticipada del contrato, con las consecuencias legales y reglamentarias pertinentes. La Consultora, en general, deberá cumplir con todas las obligaciones que naturalmente se desprendan o emanen del contrato suscrito Obligaciones de la contratante: Designar al Administrador del Contrato. Cumplir con las obligaciones establecidas en el contrato, y en los documentos del mismo, en forma ágil y oportuna. Dar solución a los problemas que se presenten en la ejecución del contrato, en forma oportuna. Las demás, determinadas en el Pliego precontractual Pagos: El trámite de pago seguirá lo estipulado en las cláusulas respectivas del contrato. En caso de retención indebida de los pagos a la Consultora se cumplirá el artículo 101 de la LOSNCP Administrador del Contrato: El Administrador del Contrato es el designado por la máxima autoridad de la entidad contratante, o su delegado, responsable de la coordinación y seguimiento de la ejecución contractual. Respecto de su gestión reportará a la máxima autoridad institucional o ante la autoridad prevista en el contrato (área requirente), debiendo comunicar todos los aspectos operativos, técnicos, económicos y de cualquier naturaleza que pudieren afectar al cumplimiento del objeto del contrato. Tendrá bajo su responsabilidad la aprobación y validación de los productos e informes que emita y/o presente la Consultora y suscribirá las actas que para tales efectos se elaboren. 21 de 43

22 III. FORMULARIO DE OFERTA NOMBRE DEL OFERENTE: 1.1 PRESENTACIÓN Y COMPROMISO El que suscribe, en atención a la convocatoria efectuada por EP PETROECUADOR para la ejecución de la IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS O NUEVOS REQUERIMIENTOS EN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, luego de examinar el Pliego del presente procedimiento de Consultoría, al presentar esta oferta por (representante legal o apoderado de ), declara que: 1. El oferente es proveedor elegible de conformidad con las disposiciones de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, LOSNCP, y su Reglamento. 2. La única persona o personas interesadas en esta oferta está o están nombradas en ella, sin que incurra en actos de ocultamiento o simulación con el fin de que no aparezcan sujetos inhabilitados para contratar con el Estado. 3. La oferta la hace en forma independiente y sin conexión abierta u oculta con otra u otras personas, compañías o grupos participantes en este procedimiento y, en todo aspecto, es honrada y de buena fe. Por consiguiente, asegura no haber vulnerado y que no vulnerará ningún principio o norma relacionada con la competencia libre, leal y justa; así como declara que no establecerá, concertará o coordinará directa o indirectamente, en forma explícita o en forma oculta posturas, abstenciones o resultados con otro u otros oferentes, se consideren o no partes relacionadas en los términos de la normativa aplicable; asimismo, se obliga a abstenerse de acciones, omisiones, acuerdos o prácticas concertadas o y, en general, de toda conducta cuyo objeto o efecto sea impedir, restringir, falsear o distorsionar la competencia, ya sea en la presentación de ofertas y posturas o buscando asegurar el resultado en beneficio propio o de otro proveedor u oferente, en este procedimiento de contratación. En tal virtud, declara conocer que se presumirá la existencia de una práctica restrictiva, por disposición del Reglamento para la aplicación de la Ley Orgánica de Regulación y Control del Poder de Mercado, si se evidencia la existencia de actos u omisiones, acuerdos o prácticas concertadas y en general cualquier conducta, independientemente de la forma que adopten, ya sea en la presentación de su ofertas, o buscando asegurar el resultado en beneficio propio o de otro proveedor u oferente, en este proceso de contratación. 4. Al presentar esta oferta, cumple con toda la normativa general, sectorial y especial aplicable a su actividad económica, profesión, ciencia u oficio; y, que los equipos vehículos y materiales que se incorporarán, así como los que se utilizarán para su ejecución, en caso de adjudicación del contrato, serán de propiedad del oferente o arrendados y contarán con todos los permisos que se requieran para su utilización. 5. Suministrará la mano de obra, equipos y materiales requeridos para el cumplimiento de sus obligaciones, de acuerdo con el pliego; prestará los servicios, de acuerdo con los pliegos, especificaciones técnicas, términos de referencia e instrucciones; en el plazo y por los precios indicados en el Formulario de Oferta; que al presentar esta oferta, ha considerado todos los costos obligatorios que debe y deberá asumir en la ejecución contractual, especialmente aquellos relacionados con obligaciones sociales, laborales, de seguridad social, ambientales y tributarias vigentes. 22 de 43