TEMA 3: EL MÉTODO CONTABLE

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1 I.E.S. EXTREMADURA (Montijo) Página de 11 TEMA 3: EL MÉTODO CONTABLE. 1.- LA INFORMACIÓN CONTABLE. En la unidad anterior hemos hablado de Balances e Inventarios, es decir de cómo la contabilidad muestra la composición de su patrimonio pero, ese patrimonio está continuamente en movimiento: en caja entra y sale dinero; en el almacén entran y salen mercancías... Todos estos movimientos del patrimonio han de ser captados y registrados por el contable para que en cualquier momento pueda obtenerse, de esos datos registrados, la información deseada sobre la marcha de la empresa y su situación económico-financiera. El fin de la contabilidad es determinar la situación de la empresa en su comienzo, controlar las variaciones que se van produciendo a lo largo del ejercicio económico y determinar, asimismo, el resultado del periodo y la situación de la empresa al final del ejercicio (generalmente un año). Principio del ejercicio Durante el ejercicio Al final del ejercicio Valor inicial del patrimonio Variaciones del patrimonio Valor final del patrimonio Beneficio o pérdida del ejercicio En esta unidad vamos a ver cómo se captan todos esos movimientos comerciales y financieros. Si las anotaciones no se realizan ordenada y adecuadamente el empresario no podrá saber: Cuánto le deben los clientes y cuándo deben pagárselo. Cuáles son los gastos que ha tenido. Cuál es el valor de la maquinaria que tiene. Etc HECHO CONTABLE. La actividad empresarial ocasiona constantes operaciones económico-financieras que producen variaciones patrimoniales y que hay que reflejar en la contabilidad de la empresa. Cada una de esas operaciones que afectan al patrimonio de la empresa se denominan hechos contables. Vamos a llamar pues hecho contable a todos aquellos acontecimientos que afectan significativamente al patrimonio de la empresa de una forma directa y concreta, modificando cualitativa o cuantitativamente la ecuación fundamental del Patrimonio, es decir la ecuación que relaciona las tres grandes masas patrimoniales: ACTIVO = PASIVO + NETO

2 I.E.S. EXTREMADURA (Montijo) Página de 11 Veamos cómo afectan los hechos contables a esta ecuación: Ejemplo: Imaginemos que tres amigos deciden montar un negocio de compra-venta de electrodomésticos. Para ello: 1) Cada uno ingresa en la caja de la empresa. 2) Posteriormente compran mercaderías por valor de 800, que quedan a deber. ACTIVO = PASIVO + NETO Antes de aportación inicial. 0 = Después de la aportación = Después de la compra = Las sucesivas modificaciones del patrimonio pueden tener su origen en tres tipos de hechos: Hechos permutativos: son aquellos que producen una alteración cualitativa en el patrimonio empresarial; esa alteración consiste en el cambio de un elemento patrimonial de un determinado valor por otro elemento de igual valor, el patrimonio no sufre alteración cuantitativa en su valor total, es decir, alteran la composición del ivo, el Pasivo o el Neto, pero sin modificar la cuantía del patrimonio neto. (Simples cambios cualitativos que no implican pérdidas ni ganancias). Ejm. La empresa compra un vehículo por importe de , que paga en efectivo. Hechos modificativos: Son hechos que sí suponen una modificación cuantitativa. Se trata de operaciones en las que hay un beneficio o una pérdida, un aumento o disminución del Neto patrimonial. En estas operaciones hay un aumento o disminución del activo o pasivo, pero que no se compensa con otro aumento o disminución de signo contrario, por lo que provocan una variación del Neto. Ejm. La empresa Sufre un atraco y le roban parte de la mercancía. En este caso disminuye el activo, sin que haya otra partida que lo compense. Se paga el recibo de la luz, el teléfono,... Hechos mixtos: son aquellos que gozan de las características de los dos anteriores, pues son, en parte permutativos y en parte modificativos. Es decir, existe una permuta o cambio en los elementos patrimoniales pero como los valores de los objetos permutados no son iguales, se produce simultáneamente un beneficio o una pérdida. Ejm. La empresa vende una máquina que le costó por un precio inferior La empresa vende un artículo que le costó 50 por 120

3 I.E.S. EXTREMADURA (Montijo) Página de LAS CUENTAS. En este apartado vamos a conocer lo siguiente sobre las cuentas: Concepto. Representación de la cuenta. Clasificación de las cuentas CONCEPTO. Son Instrumentos utilizados en contabilidad para representar y medir cada uno de los elementos patrimoniales. Podemos decir también que son la representación contable de la situación inicial y de las variaciones de cada elemento patrimonial de la empresa. A cada elemento patrimonial se le asigna una cuenta donde se recoge el valor de ese elemento al principio del ejercicio y las variaciones que posteriormente se vayan produciendo. Los nombres de las cuentas aparecen normalizados en el Plan General de Contabilidad (PGC). Por ejemplo., en la oficina de una empresa hay sillas, mesas, estanterías, armarios, ficheros, etc., a todos estos elementos patrimoniales se les agrupa bajo el nombre de MOBILIARIO y se le asigna una ficha u hoja de un libro y se van anotando en él todas las modificaciones que surjan a lo largo del ejercicio económico (año). Recuerda Una cuenta es un concepto que se materializa en una ficha o folio de un libro, como representación y medida de los elementos que componen el patrimonio y que sirve de instrumento contable para reflejar la situación inicial y las variaciones que posteriormente ocurran en cada elemento patrimonial REPRESENTACIÓN. Esquemáticamente una cuenta reviste forma de T (te mayúscula), en la parte superior centro, se escribe el nombre del elemento patrimonial al que se refiere; a la izquierda la palabra DEBE y a la derecha HABER. DEBE Título de la cuenta HABER

4 I.E.S. EXTREMADURA (Montijo) Página de CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS. Podemos hacer dos grandes grupos de cuentas: a) Cuentas patrimoniales o de balance. Son aquellas que se utilizan para representar los distintos elementos patrimoniales (bienes, derechos y obligaciones). Con el saldo de estas cuentas se elabora el Balance de situación. Las cuentas patrimoniales se clasifican en: Cuentas de activo. Cuentas de pasivo. Cuentas de neto. b) Cuentas de gestión. Son aquellas que representan los flujos de ingresos y gastos que han ocurrido en una empresa durante un periodo de tiempo determinado. A partir del saldo de estas cuentas se obtiene la cuenta de resultados o Pérdidas y Ganancias. Las cuentas de gestión pueden ser: Cuentas de gastos. Cuentas de ingresos. 4.- FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS. Debes saber que la primera anotación de cada cuenta nos indica su valor inicial. Es decir, que cada vez que se incorpora un nuevo elemento patrimonial a la empresa hay que abrir una cuenta y anotar su valor inicial. Si son cuentas de activo el valor inicial se registra en el debe. Si son cuentas de pasivo y neto las anotaciones iniciales se registrarán en el haber. Para anotar las modificaciones sufridas por el elemento patrimonial representado en una cuenta usaremos la teoría del cargo y del abono, según la cual: Si son cuentas de ACTIVO los aumentos de valor se anotan en el DEBE y las disminuciones en el HABER. Si son cuentas de PASIVO o NETO se anotan en el DEBE las disminuciones en el HABER los aumentos.

5 I.E.S. EXTREMADURA (Montijo) Página de 11 (D) CUENTAS DE ACTIVO (H) Saldos iniciales Aumentos de las cuentas de activo Disminuciones de Las cuentas de activo Recuerda (D) CUENTAS DE PASIVO O NETO(H) Disminuciones de Saldos iniciales las cuentas de pasivo o neto Aumentos de las cuentas de pasivo o neto Pero hemos dicho que también existen cuentas de GASTOS y de INGRESOS. Las cuentas de gastos funcionan como las cuentas de activo y las cuentas de ingresos como las de pasivo o neto. - Cuentas de GASTOS: Los saldos iniciales y los aumentos se anotan en el DEBE y las disminuciones en el HABER. - Cuentas de INGRESOS: Los saldos iniciales y los aumentos se anotan en el HABER y las disminuciones en el DEBE. 5.- TERMINOLOGÍA DE LAS CUENTAS. Abrir una cuenta: Consiste en titularla, poniendo su nombre y su código, dejándola reparada para escribir en ella. Cargar o adeudar una cuenta: Hacer una anotación en el Debe o lado izquierdo. Abonar o acreditar una cuenta: Hacer una anotación en el Haber o lado derecho. Sumas deudoras: Total de la adición de las anotaciones realizadas en el Debe. Sumas acreedoras: Total de la adición de las anotaciones efectuadas en el Haber. Saldo: Diferencia entre las sumas deudoras y sumas acreedoras de una cuenta. Si las sumas deudoras importan más, hablaremos de saldo deudor. Si son mayores las sumas acreedoras, estaremos en presencia de un saldo acreedor. Si suman igual ambos lados de la cuenta, diremos que el saldo es cero. Saldar una cuenta: Consiste en hacer una anotación en ella de tal manera que se llegue a un saldo cero. Cerrar una cuenta: una vez determinado el saldo de una cuenta se coloca en la parte de la T donde sume menos. Las dos partes, debe y haber, de la cuenta suman lo mismo.

6 I.E.S. EXTREMADURA (Montijo) Página de REGISTRO DE LAS OPERACIONES. LA PARTIDA DOBLE. Las cuentas representan la valoración de cada elemento patrimonial y las modificaciones que estos han sufrido, sin embargo, las cuentas por sí mismas no nos pueden ofrecer una información ordenada de las operaciones realizadas por la empresa, en un periodo de tiempo, pues sería difícil y engorroso ordenar sus movimientos. Es por ello que en Contabilidad debemos seguir un proceso para controlar y registrar diariamente las operaciones realizadas. La técnica contable de hoy en día está fundamentada en lo que se denomina partida doble, según la cual, en todo hecho contable intervienen como mínimo dos elementos patrimoniales que se modifican en sentidos contrarios pero con la misma cuantía. Este mecanismo de contabilización se resume y enuncia en el sistema de partida doble, según el cual deben cumplirse los siguientes principios de funcionamiento: I. En todo hecho contable siempre hay un deudor (o deudores) por el importe de la operación y un acreedor (o acreedores) de la misma cantidad. Es decir, la operación se ha de registrar por lo menos en dos cuentas. No hay deudor sin acreedor II. En toda operación contabilizable, es deudor el elemento patrimonial que recibe y acreedor el que entrega. El que recibe, debe y el que entrega acredita III. IV. En todo hecho la suma del valor adeudado a uno o varios elementos patrimoniales ha de ser igual al que se abone a otro u otros elementos. En cualquier momento, la suma del DEBE ha de ser igual a la suma del HABER. Suma del debe = suma del haber Recuerda No hay deudor sin acreedor (no hay partida sin contrapartida) A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acreedoras por el mismo importe. En todo momento, la suma de lo anotado en el DEBE ha de ser igual a la suma de lo anotado en el HABER.

7 I.E.S. EXTREMADURA (Montijo) Página de LIBROS CONTABLES: Los libros contables son el medio que tiene la Contabilidad para dejar constancia de los distintos hechos contables que suceden a lo largo del ejercicio económico. Pueden dividirse en: Libros Principales: Libro Diario, Libro Mayor, Libro de Inventarios y Cuentas anuales. Libros Auxiliares: Libro de Caja, Libro de bancos, Libro de cuentas corrientes con clientes y con proveedores, Libro de efectos a pagar, Libro de efectos a cobrar,. Libros Registros: Aquellos libros contables auxiliares que es necesario llevar para facilitar la aplicación de ciertos impuestos, como el IVA, cuyas características fijan las normas fiscales LIBRO DIARIO: En él se registrarán día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Siendo válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate. Las operaciones se anotan en el Diario, mediante asientos contables. Modelo americano de libro Diario: (a) (b) (c ) (d) (e) (f) (a) Reservado para anotaciones correspondientes a Cargos. (f) Reservado para las anotaciones correspondientes a Abonos. (c) En ella se refleja el número de asiento. (d) En ella se hace el asiento, correspondiente al movimiento habido en la empresa, se anotan la fecha, cuentas y posibles explicaciones. (e y b) Aquí se anotará el número de página del Libro Mayor donde figura el movimiento reflejado en el apartado (d). En el Libro Diario el primer asiento que se realiza en el año es el de apertura, consistente en hacer una anotación el Inventario inicial (los elementos patrimoniales existentes al comienzo del año); cargando las cuentas de ivo y abonando las de Pasivo. A continuación se anotarán los asientos de gestión, resultado de las operaciones realizadas durante el ejercicio. Con el tiempo, podrás ver la introducción de asientos es algo bastante mecánico pero, ahora que estás comenzando, debes aprender a razonar cómo anotar las operaciones siguiendo los principios de la partida doble. Cuadro de análisis contable básico. Se trata de analizar un hecho contable a través de un cuadro que nos va a conducir hasta las anotaciones que podemos realizar en el DEBE y en el HABER.

8 I.E.S. EXTREMADURA (Montijo) Página de 11 Habrá que buscar las respuestas a cada una de las preguntas siguientes: Qué elementos patrimoniales han resultado afectados o intervienen en el hecho contable que queremos representar?. A qué masa patrimonial pertenece cada uno de los elementos patrimoniales afectados?. Los elementos patrimoniales han aumentado o disminuido como consecuencia del hecho contable considerado?. a qué lado de la cuenta se anota la variación del elemento patrimonial según el convenio de cargo y abono?. en qué cuantía se ha modificado el elemento patrimonial debido al hecho contable considerado?. Estas preguntas podemos resumirlas en el siguiente cuadro: Elementos patrimoniales afectados Masas patrimoniales a las que pertenecen (A, P, N) Aumentan o disminuyen esos elementos Anotación según el convenio ( D, H) Importe de la variación Recuerda Recuerda Detectar los elementos patrimoniales que intervienen en el hecho contable Razonar a qué masa patrimonial pertenece cada uno de esos elementos. Identificar si aumentan o disminuyen esos elementos afectados y por tanto en qué parte la cuenta DEBE ó HABER se anotará. A todos estos razonamientos previos a la anotación en el Libro Diario, lo llamaremos análisis precontable y se realiza siguiendo las pautas que se indican en el siguiente ejemplo: Ejemplo: Una empresa comienza el X0 con los siguientes elementos patrimoniales: Caja: ,00 Mercaderías ,00 Proveedores ,00 Las operaciones realizadas durante el mes de enero han sido: X0: Compra de mercaderías a crédito por X0: Pago de a proveedores X0: Venta de mercaderías a crédito por ANÁLISIS PRECONTABLE: Nº Elem Patrim Masa S i, au, dism Anotac Cantidad Apert Caja Mercaderías Proveedores Capital Pas Neto Sd ini Sd ini Sd ini Sd ini DEBE DEBE HABER HABER Mercaderias Proveedores Pas Au Au DEBE HABER Proveedores Caja Pas Dism Dism DEBE HABER Mercaderías Clientes Dism Aum HABER DEBE

9 I.E.S. EXTREMADURA (Montijo) Página de , ,00 ANOTACIONES EN EL DIARIO: Caja Mercaderías a Proveedores Capital , , ,00 Mercaderías a Proveedores 1.000, ,00 Proveedores a Caja 2.500, ,00 Clientes a Mercaderías 3.000, LIBRO MAYOR. En él figuran todas las cuentas de la empresa, con sus respectivos movimientos, de forma que en cada momento podamos saber el saldo de cada una. Es un libro muy importante para el contable, pues la información que nos facilita sería muy difícil de obtener del Libro Diario. En la práctica se suelen representar las cuentas, de forma esquemática, mediante una ( T ), para cada una. Ejemplo: Continuando con el ejemplo anterior, procedemos a hacer en el Libro Mayor, las anotaciones que originan los asientos contabilizados en el Libro Diario: ANOTACIONES EN EL LIBRO MAYOR: CAJA MERCADERÍAS CAPITAL , , , , , ,00 PROVEEDORES 2.500, , ,00 CLIENTES 3.000, LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES. En este libro se anotan los Inventarios, los Balances y los Balances de comprobación de sumas y saldos. En el tema anterior se ha visto qué es y cómo se hace un inventario y un balance, veamos ahora cómo se hacen el Balance de comprobación de sumas y saldos. BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS: En determinadas fechas, al final de cada mes, de cada trimestre, de cada semestre o, al menos, al final de cada año, se prepara este Balance, que tiene dos finalidades:

10 I.E.S. EXTREMADURA (Montijo) Página de 11 Una finalidad puramente técnica: ver si han existido errores al escribir en el Mayor las mismas cantidades que aparecen el Diario. Incluso, si han existido errores en el propio Mayor al calcular el saldo de una cuenta. Por eso, a veces se le denomina Balance de comprobación. Otra finalidad informativa: ofrecer una síntesis del Mayor, con todo lo que eso puede significar. Desde luego hasta que no se haya terminado el proceso contable, no tendremos una representación ajustada de la situación patrimonial. Sin embargo, un Balance de Sumas y Saldos tiene un destacado valor informativo. Se hace según el rayado que se muestra en el ejemplo siguiente. Ejemplo: Continuando con los datos del ejemplo anterior, extraemos la siguiente información del libro Mayor y elaboramos el BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS: SUMAS SALDOS CUENTAS DEBE HABER DEUDOR ACREED Caja Mercaderías , , , , , ,00 Proveedores 2.500, , ,00 Capital , ,00 Clientes 3.000, ,00 TOTAL , , , , LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS. El Código de Comercio establece que los empresarios deberán presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio para legalizarlos antes de su utilización. La legalización de los libros implica poner en el primer folio el número de hojas de que consta el libro y el sello del Registro Mercantil en cada una de las hojas que tenga dicho libro. En algunas provincias los Registros Mercantiles han sustituido el sello del registro en cada hoja por una pequeña perforación. Dado que en la actualidad la mayoría de las empresas llevan su contabilidad de manera informatizada se permite legalizar asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios y legalizarlos después.

11 I.E.S. EXTREMADURA (Montijo) Página de 11 Por tanto caben dos posibilidades: Libros legalizados antes de la utilización de los mismos. El Registro pondrá en cada uno de ellos su diligencia, y en cada página, su sello. Libros mecanizados. Consiste en encuadernar los libros emitidos por el ordenador y presentarlos para su diligencia dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio LLEVANZA DE LOS LIBROS. Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Los errores u omisiones se deberán corregir en el momento en que se conozcan. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes relativos a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime de este deber y si hubiere fallecido recaerá sobre sus herederos. BIBLIOGRAFÍA: Texto Proceso integral de la actividad comercial de editorial Paraninfo. Autor: José Rey Pombo. Texto Proceso integral de la actividad comercial de editorial Macmillan. Autores: Margarita de la Mata Guerra y Soledad Rodríguez García. Contabilidad General de Jesús Omeñaca García