MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. PROCEDIMIENTO No. 1 ASUNTO: EMBARQUE DE CARGA VIA DIRECTA. QUIEN LO HACE No. CUANDO Y COMO LO HACE

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1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTO No. 1 ASUNTO: EMBARQUE DE CARGA VIA DIRECTA QUIEN LO HACE No. CUANDO Y COMO LO HACE Compañía Naviera y/o Usuario 1. Traslada por vía electrónica el Manifiesto de Carga, a la Superintendencia de Administración, (SAT). Superintendencia de Administración, (SAT) 2. Retransmite automáticamente el Manifiesto de Carga Electrónica a la EMPORNAC, DAIA y OIRSA. EMPORNAC 3. Recibe y dispone el Manifiesto de Carga, para las unidades y entidades autorizadas. Bodegas Plan 4. Consulta vía electrónica e imprime el Manifiesto de Carga correspondiente. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 10

2 Compañía Naviera y/o Usuario 5. Presenta la Solicitud de Servicios Portuarios, autorizado por el Departamento Comercial y Parking List y orden de embarque a la Sección Exportación Sección Exportación 6. Traslada la orden de embarque y Parking List, a la Sección Planificación Operaciones Portuarias, Sección Supervisión de Operaciones Portuarias, y Departamento de Bodegas. Sección Planificación 7. Realiza la planificación, asignando mano de obra que interviene en la operación, maquinaria y equipo a utilizar en el puesto de atraque, trasladando la orden de Embarque a la Sección Supervisión de Operaciones, Portuarias y Departamento de Bodegas. Oficial Planificación Sección 8. Elabora orden de servicio vía electrónica, para ejecutar la operación de carga y lo dispone en el sistema a las unidades involucradas. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 11

3 Piloto 9. Conduce el transporte con la mercadería e ingresa al Predio Maria Luisa, se dirige al Módulo No. 8 de Seguridad. Técnico Módulo No. 8 de Seguridad 10. Solicita licencia de conducir y la Carta de Porte; autoriza el ingreso por medio del sistema biométrico y sella la Carta de Porte. Técnico Módulo No. 8 de Seguridad 11. Entrega los documentos al piloto, autorizados y sellados. Piloto del Transporte 12. Presenta la documentación en la ventanilla de ingreso, en la Bodega Plan, en el Predio Maria Luisa, para su debida revisión. Oficial de Bodegas Plan Revisa los datos en la carta de porte, anotando los datos del piloto y del transporte en el libro correspondiente, para el efecto. Habilita vía electrónica el ingreso del piloto, creando el número correspondiente del ciclo de recepción, con fecha, hora, nombre del piloto, placas, licencia, transporte, bodega, tipo de carga y nombre de habilitador. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 12

4 Supervisor de Bodegas Plan Oficial de Bodegas Plan Efectúa la operación de ingreso al Recinto Portuario, de la carga que será embarcada en el buque. Entrega los documentos al Piloto, firmados y sellados. Piloto del Transporte 17. Con la unidad de transporte, se traslada a la Garita de Ingreso de Ceiba. Policía Naval 18. Revisa física y documental, la unidad de transporte,, sella la carta de porte, retira una copia y si el clima lo permite avanzará sobre la fila, para efectuar la revisión. Superintendencia Administración Tributaria, (SAT) de 19. Recoge la carta de porte, firma, sella y retira una copia y crea registro de la misma en el sistema. Técnico de Módulo No. 8 de Seguridad 20. Solicita carta de porte, la sella, y confirma su ingreso al Recinto Portuario, utilizando el sistema biométrico. Piloto del Transporte 21. Con la unidad de transporte, se traslada a la Garita de Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 13

5 Revisión de la División de Análisis de Información Antinarcóticos, (DAIA). División de Análisis de Información Antinarcóticos, (DAIA). 22 Por medio del método no intrusivo, revisa si la carga contiene sustancias ilícitas. Piloto del Transporte 23. Se traslada a la rampa de revisión División de Análisis de Información Antinarcóticos, (DAIA). División de Análisis de Información Antinarcóticos, (DAIA). 24. Revisa y verifica la mercadería a fin de localizar narcóticos o aparatos de uso terrorista. a. Si es satisfactoria, la revisión, procede a liberarla. b. Si no es satisfactoria, la retiene hasta nueva orden. Piloto del Transporte 25. Se traslada a la Báscula de ingreso y procede a entregar en báscula, el ticket de pesaje y la carta de porte, luego devuelve la boleta de peso bruto y carta de porte. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 14

6 Piloto del Transporte Cheque Intermitente y Oficial de Bodega Conduce la unidad de transporte y se traslada al costado del buque y entrega documentación al Cheque Intermitente y Oficial de Bodega. Verifica que los datos de la mercadería, coincidan físicamente con la carta de porte y con Paking List y/o Manifiesto de Carga. Presentada la factura o Comitencia y orden de embarque, procede al embarque de la carga. Operador de Grúa Buque Engancha la mercadería para su embarque. Procede a izar la carga, para depositarla en la bodega asignada, para tal efecto. Desengancha la mercadería correspondiente, dentro del buque. Caporal de Bodega y Cuadrilla de Estiba 32. Procede a asegurar (trincar) la carga, en la bodega del buque. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 15

7 Piloto de Transporte Se traslada a báscula de salida, con la boleta de peso (bruto) y ticket de pesaje. Con la unidad de transporte, se traslada al Módulo de confirmación de recepción y despacho. Presenta los documentos respectivos, en el Módulo de Confirmación de recepción y despacho. Oficial de Bodegas Plan 36. Elabora Acuse de Recibo, luego devuelve copia de la Carta de Porte, Boleta de Peso y original de Acuse de Recibo. Piloto de Transporte 37. Con la unidad de transporte, se traslada a la Garita de salida. Policía Naval 38. Revisa físicamente la unidad de transporte. Agente Portuaria de Seguridad 39. Solicita copia de acuse de recibo. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 16

8 Piloto 40. Confirma la salida en el sistema biométrico y retira el transporte del Predio Fiscal. Oficial de Bodegas Plan Elabora el reporte de recepción de Almacén, por Turno. Embarcada la mercadería, se registra en la Tarjeta Kardex y en el libro de registro de Ingresos y Egresos de Mercadería. Posteriormente envía una copia del acuse de recibo con la carta de porte a la Sección de Exportación, para su respectivo cobro. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 17

9 PROCEDIMIENTO No. 2 ASUNTO: EMBARQUE DE CARGA (VÍA INDIRECTA) QUIÉN LO HACE No. CÓMO Y CUÁNDO LO HACE Compañía Naviera y/o Usuario 1. Traslada vía electrónica el manifiesto de carga a la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Superintendencia Administración (SAT). de Tributaria, 2. Retransmite automáticamente el manifiesto de carga electrónico a EMPORNAC, DAIA y OIRSA. EMPORNAC 3. Dispone el manifiesto de carga, a las unidades y entidades autorizadas. Oficial de Bodegas Plan 4. Consulta electrónicamente e imprime el manifiesto de carga correspondiente. Compañía Naviera y/o Usuario 5. Presenta a la Sección de Planificación, solicitud de servicios portuarios, autorizada por el Departamento Comercial, firmada y sellada. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 18

10 Compañía Naviera y/o Usuario 6. Presenta Paking List, en la Sección Exportación. Sección Exportación 7. Recibe documentos y traslada la documentación, el Paking List a la Sección Planificación Operaciones Portuarias, Centralización de Información Operaciones Portuarias, Departamento de Bodegas Plan y Sección Supervisión Operaciones Portuarias. Sección Planificación Oficial Sección Planificación Planifica la operación de carga, asignando la mano de obra, maquinaria, el equipo y puesto de atraque. Elabora la orden de servicio electrónico, para ejecutar la operación de carga y lo dispone en el sistema para las unidades involucradas. Representante Exportador de 10. Solicita la boleta del pago de muellaje de Exportación, Almacenaje, Recepción y Transferencia. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 19

11 Representante Exportador de 11. Presenta al Guardalmacén la factura y oficio de contra depósito o sello de Comitencia, que ampara la cancelación de los servicios Muellaje, Recepción, Transferencia, Almacenaje y Orden de embarque autorizada por la SAT. Cheque Intermitente 12. Solicitada al Despachador de la bodega la mercancía, para ser trasladada al buque. Oficial de Bodegas Plan 13. Verifica los datos del Parking List y Orden de Embarque y procede a la entrega. Operador de Montacargas 14. Procede a la Transferencia de la mercadería, al costado del buque. Cheque Intermitente de EMPORNAC 15. Verifica los datos de la mercadería, coincidan con el Paking List y orden de embarque, y confirma su embarque. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 20

12 Operador de Cabezal Operador de Montacargas Ingresa la mercadería al buque por la vía rampa. Descarga los vehículos y/o maquinaria y los sube abordo del buque. Primer Oficial del Buque 18. Indica la colocación de la mercadería en el lugar asignado. Operador de Grúa Buque Engancha la mercadería para su embarque. Iza la carga para depositarla Desengancha la mercadería en la bodega, dentro del buque. Caporal de Bodega y Cuadrilla de Estiba 22. Procede a asegurar (trincar) la mercadería, en la bodega del buque. Cheque Intermitente 23. Genera el reporte de operación por turno. Oficial de Bodegas Plan 24. Elabora el reporte de despacho y lo envía a la Sección Exportación. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 21

13 Oficial de Bodegas Plan 25. Actualiza el kardex y el libro de registro de ingresos y egresos de mercadería. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 22

14 PROCEDIMIENTO No. 3 ASUNTO: EMBARQUE DE VEHÍCULOS Y MAQUINARIA VÍA DIRECTA QUIÉN LO HACE No. CÓMO Y CUÁNDO LO HACE Compañía Naviera y/o Usuario 1. Traslada vía electrónica el manifiesto de carga a la Superintendencia de Administración Tributaria, (SAT). Superintendencia Administración (SAT). de Tributaria, 2. Retransmite automáticamente vía electrónica, el manifiesto de la carga, a la EMPORNAC, DAIA y OIRSA. EMPORNAC 3. Recibe y dispone vía electrónica, el manifiesto de carga, a las unidades y entidades autorizadas, en el sistema informático. Oficial Bodegas Plan 4. Consulta vía electrónica e imprime el manifiesto de la carga correspondiente. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 23

15 Compañía Naviera y/o Usuario 5. Presenta solicitud de servicios portuarios, autorizada por el Departamento Comercial, firmada y sellada. y Paking List, en la Sección Exportación. Sección Exportación 6. Envía el formato de Paking List y Orden de Embarque, a las Secciones de Planificación, de Operaciones Portuarias, Sección Centralización, Supervisión de Operaciones Portuaria y Bodegas Plan. Sección Planificación Oficial Sección Planificación Planifica la operación de carga, asignando la mano de obra, maquinaria, equipo y puesto de atraque. Elabora orden de servicio electrónico, para ejecutar la operación de embarque y dispone dentro del sistema, para las unidades involucradas. Piloto de Transporte 9. Conduce la unidad de transporte, con los vehículos y/o maquinaria e ingresa al Predio Maria Luisa. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 24

16 Piloto de Transporte 10. Se dirige a la ventanilla del Módulo No.8, de Seguridad. Técnico Módulo No. 8 de Seguridad Solicita la licencia de conducir y carta de porte y autoriza el ingreso por medio del sistema biométrico y sella la carta de Porte. Entrega los documentos al piloto, autorizados y sellados. Piloto de Transporte 13. Presenta documentos en la ventanilla de ingreso de Bodegas Plan, ubicada en el Predio Maria Luisa. Oficial de Bodegas Plan Revisa datos en la Carta de porte, anota datos del Piloto y la unidad de transporte, en el libro correspondiente. Habilita vía electrónica el ingreso del piloto, creando el número de ciclo de recepción, agregando, fecha, hora, nombre del piloto, placas, licencia, transporte, bodega, tipo de carga y nombre de habilitador. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 25

17 Supervisor Bodegas Plan Oficial Bodegas Plan Coordina con el Oficial Bodegas Plan para efectuar operación de ingreso al Recinto Portuario, para su embarque al buque. Entregan los documentos al piloto, firmados y sellados. Piloto de Transporte 18. Con la unidad de transporte se traslada a la garita de ingresos Ceiba. Policía Naval 19. Revisa física y documental, la unidad de transporte, sella la carta de porte y retira una copia, siempre que el clima lo permita avanzará, para efectuar la revisión. Superintendencia Administración (SAT) de Tributaria, 20. Recoge la carta de porte, firma, sella y retira una copia y crea registro, en el sistema biométrico o informático. Técnico de Módulo No. 8 de Seguridad. 21. Solicita carta de porte, sella, y confirma su ingreso al Predio Fiscal, utilizando el sistema biométrico o informático. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 26

18 Piloto de Transporte 22. Conduce la unidad de transporte y se traslada a la Garita de Revisión de la División de Análisis de Información Antinarcóticos, (DAIA). División de Análisis de Información Antinarcóticos, (DAIA) Revisa los vehículos y las maquinaria, a fin de localizar contrabando, sustancias ilícitas o aparatos de uso terrorista. Si: no encuentra nada incongruente, ilícito o anómalo, libera la Unidad de Transporte. No: pero si tiene problemas se queda retenido el contenedor hasta nueva disposición. Piloto de Transporte Con la unidad de transporte, se traslada a la báscula de Ingreso. Entrega en báscula el ticket de pesaje y carta de porte y devuelve la boleta de peso bruto y carta de porte. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 27

19 Piloto de Transporte 27. Con la unidad de transporte se traslada al costado del buque. Cheque Intermitente Verifica que los datos de los vehículos y/o maquinaria, coincidan físicamente con la carta de porte, Paking List y/o Manifiesto de Carga. Presentada la factura o Comitencia y orden de embarque, realiza la fórmula para recepción de vehículos y procede al embarque. Operador de Cabezal 30. Procede a ingresar los vehículos y/o maquinaria, al buque, vía rampa., para su embarque respectivo. Operador de Montacargas 31. Procede a descargar los vehículos y/o maquinaria, de la unidad de transporte abordo del buque. Primer Oficial del Buque 32. Coloca los vehículos y/o maquinaria, en el lugar asignado, dentro de la bodega del buque. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 28

20 Operador de Grúa Buque Engancha los vehículos y/o maquinaria para su embarque. E Iza la carga para depositarla en la bodega asignada. Desengancha los vehículos o maquinaria, dentro del buque. Caporal de bodega y Cuadrilla de Estiba 35. Procede asegurar (trincar) los vehículos y/o maquinaria. Piloto de Transporte 36. Traslada la unidad de transporte, a báscula. Operador de Báscula 37. Entrega la boleta de peso (bruto), ticket de pesaje y establece el peso neto y luego entrega la boleta al Piloto del Transporte. Piloto de Transporte Con la unidad de transporte se traslada al Módulo de Confirmación de Recepción y Despacho. Presenta los documentos respectivos en el Módulo de Confirmación de Recepción y Despacho. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 29

21 Oficial de Bodegas Plan 40. Elabora acuse de recibo, luego devuelve copia de carta de porte, boleta de peso y original de acuse de recibo. Piloto de Transporte 41. Con la unidad de transporte se traslada hacia la Garita de Salida. Policía Naval 42. Revisa la unidad de transporte, siempre que el clima lo permita, avanzara, para efectuar la revisión. Técnico Módulo No. 8 de Seguridad Solicita copia de acuse de recibo. Confirma su salida en el sistema biométrico y se retira la unidad de transporte del Predio Fiscal. Oficial Bodegas Plan 45. Elabora Reporte de Recepción de Almacén por Turno. Oficial Bodegas Plan 46. Embarcado los vehículos y/o maquinaria los registra en Tarjeta Kárdex y en el Libro de Registro de Ingresos y Egresos de Mercadería. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 30

22 Sección Exportación 47. Recibe copia del acuse de recibo y de la carta de porte, para su respectivo cobro y archiva copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 31

23 PROCEDIMIENTO No. 4 ASUNTO: EMBARQUE DE VEHÍCULOS Y MAQUINARIA VÍA INDIRECTA QUIÉN LO HACE No. CÓMO Y CUÁNDO LO HACE Compañía Naviera y/o Usuario 1. Traslada electrónicamente el manifiesto de carga a la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Superintendencia Administración, (SAT) de Tributaria 2. Después de haber sido validado, se retransmite automáticamente el manifiesto de carga electrónico a EMPORNAC, DAIA y OIRSA. EMPORNAC 3. Recibe y dispone el manifiesto de carga a las Unidades y Entidades autorizadas, en el Sistema informático. Oficial Bodega Plan 4. Consulta electrónicamente e imprime el manifiesto de carga, cuando corresponda. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 32

24 Compañía Naviera y/o Usuario Presenta solicitud de servicios portuarios, autorizada por el Departamento Comercial, a la Sección de Planificación, firmada y sellada. Presenta orden de embarque a la Sección Exportación. Sección Exportación 7. Traslada la orden de embarque, a las Unidades Sección de Planificación Operaciones Portuarias, Sección Centralización de Información Operaciones Portuarias y Departamento de Bodegas Plan. Sección Planificación 8. Planifica la operación de carga, asignando mano de obra, maquinaria, equipo y puesto de atraque. Oficial Sección Planificación 9. Elabora la Orden de Servicio electrónico, para ejecutar la operación de carga y enviarla a las unidades involucradas, dentro del sistema informático. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 33

25 Representante Exportador de 10. Presenta al Guardalmacén la factura y el oficio de contra depósito, o sello de Comitencia, de la cancelación de Muellaje, Recepción, Transferencia, Almacenaje y orden de embarque autorizada por la SAT. Cheque EMPORNAC 11. Solicita al Despachador de la bodega, los vehículos y/o maquinaria, para ser trasladados al buque. Oficial de Bodegas 12. Verifica que los datos de los vehículos y/o maquinaria coincidan con el Paking List y/o Manifiesto de Carga y se procede a la entrega. Operador de Cabezal 13. Procede a la Transferencia de los vehículos y/o maquinaria, al costado del buque, utilizando la maquinaria necesaria. Cheque Intermitente 14. Verifica que los datos de los vehículos y/o maquinaria, coincidan con el Paking List o Manifiesto de Carga y confirma su embarque. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 34

26 Operador de Cabezal 15. Procede a descargar los vehículos y/o maquinaria, de la unidad de transporte, abordo del buque. Primer Oficial del Buque 16. Ordena la colocación los vehículos y/o maquinaria, en el lugar asignado. Operador de Grúa Buque Procede a enganchar los vehículos y/o maquinaria para su embarque. Procede a izar la carga para depositarla en la bodega asignada. Desenganchan los vehículos y/o maquinaria, en la bodega correspondiente, dentro del buque. Caporal de Bodega y Cuadrilla de Estiba 20. Proceden a asegurar (trincar) los vehículos y/o maquinaria. Cheque Intermitente 21. Al finalizar la operación del buque, se genera el reporte de operación por Turno. Oficial Bodega Plan 22. Elabora el reporte de turno. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 35

27 23. Actualiza la Tarjeta Kardex y el libro de registro de Ingresos y egresos de mercadería. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 36

28 DADO EN EL PUERTO SANTO TOMÁS DE CASTILLA, A LOS TREINTA Y UN DIAS DEL MES DE AGOSTO DE DOS MIL DIEZ. MARITZA M. DE SALGUERO MARCO VINICIO ACEVEDO L. SECCIÓN EXPORTACIÓN JEFE SECCIÓN PLANIFICAC. OPERACIONES PORTUARIAS CONRADO ALBERTO SÓLIS JEFE DEPTO. COORDINACIÓN SERVICIOS PORTUARIOS JAIME PÉREZ AGUIRRE DIRECTOR OPERACIONES DAISY NOVELKA PEÑA C. TÉCNICO EN O. y M. MARA E. MONROY DE RIVAS JEFE DEPTO. ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Depto. de O. y M. 31 de Agosto de MEMFdeR/dnpc. Manual de Normas y Procedimientos Admitivos. Embarque de la Carga/Depto. O. y M. Página 37