Web de Gastos Menores

Transcripción

1 Web de Gastos Menores Novedades e instructivo de carga Mayo 2016 Razón social Gerencia de Administración de Procesos Económicos y Control Patrimonial Dirección de Contabilidad & Administración

2 01. Índice 01. Acceso y consultas Cómo ingresar 02. Alta de gastos Cómo buscar un empleado Cómo generar un gasto Cómo verificar el estado de una rendición 04. Reclamo de físicos Qué debo hacer 05. Consultas Consultas de pago Manuales, política, novedades, etc 03. Novedades Devoluciones para corrección Rechazos de rendiciones 2

3 01 Acceso y Consultas

4 Cómo ingresar? Todos tenemos acceso a la Web de Gastos Menores (WGM), solo que difieren las URL según el dominio de nuestro Usuario NT Dominios TASA Dominios Tmoviles* *Los dominios T-móviles pueden requerir Logueo 4

5 Problemas en la WEB? Debemos generar un Ticket Remedy al Soporte para que lo revise. Grupo >> Soporte a Gestiones Administrativas Subgrupo >> Web de Gastos Menores Clasf. Inicial >> Problemas Es importante que describas el problema con detalle. 5

6 02 Alta de RGM

7 Cómo se genera una Rendición de Gasto Menor (RGM)? Qué cosas debo tener en cuenta a la hora de genera una RGM? Quién aprueba mi RGM? Debemos hacer click en Alta de GM Por WGM solo se pueden rendir los gastos incluidos en la política Quien esté configurado como responsable de CECO

8 1 Debemos buscar al empleado* *Si el empleado buscado no figura en la WGM, debemos solicitar el alta mediante Ticket Remedy a: Soporte a Gestiones Administrativas >> Web de Gastos Menores >> ABM de Datos Maestros 8

9 Buscar empleado Los filtros disponibles son los siguientes: Tipo de documento: se puede escoger entre los disponibles de una lista. Número de documento: el número de documento debe coincidir con el del empleado a buscar. Nombre: en este campo se puede especificar el nombre y apellido del empleado. Permite búsquedas parciales, o sea que si se ingresa por ejemplo Perez, buscará todos los empleados que se llamen así. Convenio: permite búsquedas parciales. Jefatura: permite búsquedas parciales. 3 Seleccionamos el empleado al que cargar el gasto 2 9

10 4 Debemos agregar los datos del gasto 10

11 Depende del tipo de comprobante Depende de la rendición (El único concepto sin comprobante es el KM) Si el comprobante es FACTURA no se tilda el campo y se deben completar los campos formales de la misma. Si el comprobante es TICKET (o el comprobante está extraviado) se tilda el campo y se deben adjuntar comprobantes o notas de extravío. Si no existe comprobante por rendir KM (<40) se tilda el campo y se destilda el sin comprobante. 11

12 Ahora tenemos la opción de Aprobador Alternativo dentro de la generación del ítem del gasto, en donde podrás elegir al Responsable de CECO* *Si el responsable buscado no figura como aprobador, debemos solicitar el alta mediante Ticket Remedy a: Soporte a Gestiones Administrativas >> Web de Gastos Menores >> ABM de Datos Maestros Ahora podemos elegir conceptos que determinan la cuenta contable a la cual se imputa un gasto. 12

13 El campo Número de Comprobante espera que el valor ingresado este compuesto por 4 números, seguido de una letra, seguido de 8 números. El campo Fecha de Comprobante espera que el formato de la fecha sea dd/mm/aaaa (ej: 19/11/2007). Como otra opción, se puede presionar el botón + que aparece a la derecha del campo para que se despliegue un calendario donde se puede seleccionar la fecha. El campo C.U.I.T. espera que se ingrese un numero de 11 dígitos, sin espacios y sin caracteres separadores. El sistema chequea que el número de cuit sea válido. Los campos de importe no gravado e importe gravado, utilizan el punto como separador decimal y permiten hasta dos posiciones decimales. El importe IVA es calculado en base a la alícuota IVA seleccionada. Para ver el valor del importe se puede pulsar el botón + que está la derecha del campo. De igual manera se puede pulsar el botón + a la derecha del campo importe total para ver el mismo. + Una vez ingresados todos los datos, para agregar el gasto a la rendición, se debe presionar el botón Aceptar. Luego el sistema validará que se hayan ingresado todos los datos requeridos y que estos tengan un formato válido. De haber algún problema se alertará al usuario indicándole cuales campos faltan completar o si tienen un formato erróneo al final de la ventana. 13

14 Se puede repetir la carga para agregar más líneas de gastos a una misma rendición Una vez que todos los datos hayan sido ingresados se debe pulsar el botón Aceptar para que se genere la rendición y sea almacenada. El sistema devolverá el número de la misma. 14

15 Ahora podemos adjuntar los comprobantes y/o realizar el seguimiento del mismo! Ante la ausencia de comprobantes la rendición NO será procesada 15

16 El seguimiento lo realizamos desde la sección de Consulta de GM Para eso se dispone de varios filtros para facilitar la búsqueda. Se puede especificar el número de rendición, el empleado al cual corresponde la misma, un rango de fecha de comprobante, o el estado de los gastos. 1 Debemos hacer click en búsqueda para poder visualizar la/s RGM, y consultar el estado en que encuentra y quien debe avanzarlo: 2 16

17 03 Novedades

18 Implementamos nuevos estados para las rendiciones Automatizamos reclamos y seguimientos que se estaban realizando de forma manual Mejoramos la carga de las rendiciones Y seguimos trabajando para mejorar aun más Veamos como te influyen en tu tarea

19 Nuevos estados de Rendiciones Tanto aprobadores como CUPA ahora podemos solicitar correcciones a las rendiciones sin la necesidad de generar un rechazo y una nueva carga del gasto. Presionamos el botón 2 1 Seleccionamos el ítem El usuario deberá realizar la modificación indicada y presionar el botón 4 Ingresamos el motivo por el cual se devuelve la rendición. Esta notificación llegará por mail al usuario. 19 3

20 Nuevos estados de Rendiciones Tanto aprobadores como CUPA ahora podemos rechazar las rendiciones que no cumplan la política de Gastos Menores. Presionamos el botón 2 1 Seleccionamos el ítem En el caso de Rechazos, los gastos no pueden ser modificados, ni reenviados. Ingresamos el motivo por el cual se rechaza la rendición. Esta notificación llegará por mail al usuario. 20 3

21 04 Reclamo de físicos

22 Desde CUPA tenemos la opción de reclamos de físico ya que es obligatorio el envío de comprobantes originales (o cartas de extravío firmadas) de las rendiciones contabilizadas Qué hacemos si nos llega este mail? Debemos enviar los comprobantes originales del Gasto indicado en el mail a Av. Ing. Huergo 723 Piso 7 al Equipo de Viático 22

23 05 Consultas

24 Para consultar pagos y consultas generales tenemos habilitado ticket Remedy y nuestro Grupo de Yammer Ticket Remedy Es la herramienta por la que podrás realizar consultas de pago, en la ruta: Grupo Yammer ngroup?type=in_group&feedid= &view=all Grupo >> Soporte a Gestiones Administrativas Subgrupo >> Cuentas a pagar (empleados) Clasf. Inicial >> Rendición/Gasto Menor/FDV Es importante que indiques el numero de rendición y tus datos personales (DNI/Legajo). Si tenes que consultar por varias rendiciones podes hacer un solo ticket, indicando en el mensaje cada rendición por la que consultas. Aquí podrás encontrar los instructivos, políticas, y consultas dudas que podemos despejar entre todos. 24

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26 Concepto Cuenta Contable (GERENTE) Patente (GERENTE) Service Avisos y Telegramas Correspondencia Escribanía Fuerza de Venta Gastos con Vehículo propio Gastos de fotocopias Gastos de imprenta Gastos de representación Gastos de Staff Gastos Serv y Comisiones Bancarias Mantenimiento Edificios Manutención Materiales de Oficina Mensajería Movilidad Otros Gastos Otros Tributos Publicaciones Refrigerio Transporte Público