Taller Legajo Personal y de Repartición

Transcripción

1 Taller Legajo Personal y de Repartición Informe de Actividades y Resultados (2do. Semestre 2012) Versión 2.0 (Noviembre 2012) Contenido y Docencia: Dirección General de Administración y Liquidación de Haberes GO de Asuntos Administrativos y Operativos Organización: Dirección General de Desarrollos para la Gestión de la Comunicación GO UCCOP (Gerencia Operativa Unidad de Coordinación y Comunicación de Oficinas de Personal) 1

2 1) Introducción El presente informe tiene como objetivo describir y presentar las acciones realizadas y los resultados alcanzados en la implementación del taller denominado Legajo Personal y de Repartición. Los legajos son documentos oficiales de carácter confidencial, en los que se archivan los documentos personales y administrativos del trabajador a partir de su ingreso a la Administración Pública local y hasta su egreso. En el GCBA, existen dos legajos diferentes de cada empleado: el personal y el de repartición. Cada uno es conceptualmente distinto y presenta diferencias en su organización y en la documentación respaldatoria que lo integra. La importancia de emprender jornadas informativas destinadas a responsables, Jefes y empleados de oficinas de personal en esta temática, así como también Delegaciones Administrativas Contables y Responsables de Establecimientos Educativos para los no docentes, se funda en la necesidad de unificar criterios y conceptos sobre la integración de estos legajos que, posteriormente, se puedan compatibilizar con herramientas electrónicas de gestión de recursos humanos del Sistema Integrado de Administración y Liquidaciones (SIAL). Actualmente, aun no existe una norma actualizada que establezca los parámetros para construir los legajos del personal por lo que los criterios fueron variando en cada área con los cambios de estructura que generaron nuevas unidades de organización y agencias. Esto implica la creación, fusión y desaparición de oficinas y áreas de personal y la incorporación de nuevos jefes y empleados que implementaron criterios propios en el armado de nuevos formularios y legajos. Además, durante los últimos siete años, no se realizaron talleres o jornadas sobre esta temática. Desde hace 4 años, el tema aparece recurrentemente en distintas encuestas de detección de nuevas capacitaciones como una de las cinco más solicitadas generando múltiples consultas desde las distintas áreas de los ministerios hacia la GO UCCOP. El objetivo final de estas capacitaciones es llegar a interlocutores válidos y directos dentro de las estructuras que gestionan los recursos humanos de los distintos ministerios del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. 2

3 2) Implementación de la actividad de Capacitación En la implementación de los talleres de Legajo Personal y de Repartición se destaca la labor de las Sras. Monica García y Livia Morales, quienes contribuyeron con sus conocimientos y experiencia sobre las OP, además de su capacidad para la transmisión de conceptos en sus roles de docentes, dándole continuidad a la actividad formativa sobre el tema que se realizo en 2011 a cargo de la Sra. Emilce Martín en la que participaron 410 personas de las distintas jurisdicciones del GCBA 1. La GO UCCOP, responsable de la logística de las reuniones presenciales, realizó la convocatoria, la difusión, la inscripción y registro de participantes y gestionó el uso de las instalaciones y equipamiento de la Sala C del Centro Cultural General San Martín como espacio de encuentro. 1 InformeGO UCCOP Legajos

4 A su vez, esta GO diseñó el material didáctico y la presentación que constituyó el soporte de los talleres. Los contenidos explican en qué consisten los legajos personal y de repartición, señalando la función de cada uno y las áreas que los tramitan, sus diferencias, la documentación obligatoria que deben contener para su apertura y los distintos circuitos administrativos que siguen. Conjuntamente, se diseño un formulario único para que utilicen todas las oficinas y áreas de personal en los legajos de repartición. Se destaca que en la construcción de los contenidos del taller se llevo a cabo con acuerdo de la Sindicatura General de la Ciudad de Buenos Aires, que aporto su visión para la definición de un criterio avalado y consensuado en la conformación de los legajos de los empleados del GCBA. Con el objetivo de adaptar los talleres a los trámites y documentación especifica que debe contener cada legajo personal y de repartición, se decidió la realización de cursos diferenciados para el escalafón general, el escalafón docente y el sector salud, ya que cada uno cuenta con características distintas. Con ese criterio se organizaron los talleres a lo largo del 2011 con una fuerte participación de 410 asistentes y se dio continuidad a estos talleres en el transcurso del año

5 Gráfico N 1 Taller Legajo Personal y de Repartición Distribución de Asistentes por Jurisdicción Se destaca que se hicieron de acuerdo a la demanda de estos contenidos en 2012, dos encuentros a los que asistieron de 72 personas, de las cuales, 19 corresponden al Ministerio de Salud. Las 53 personas restantes corresponden en una menor medida (entre 1 y 8) al Ministerio de Ambiente y Espacio Público, Desarrollo Social, Educación, Modernización, Cultura, Jefatura de Gobierno, Desarrollo Económico, Desarrollo Urbano, Hacienda, Procuración General de la Ciudad, Jefatura de Gabinete de Ministros y, por último, el Ministerio de justicia y Seguridad. Fuente: Datos propios GO UCCOP 5

6 3) Encuesta de Calidad y Satisfacción Resultados De acuerdo a los procedimientos internos de trabajo y la búsqueda constante de mejorar la tarea de formación y transmisión de conocimientos, la GO UCCOP, administró luego de finalizado cada curso, una encuesta anónima cuyo objetivo es conocer la satisfacción de los asistentes y así poder documentar y evaluar la calidad de los talleres y realizar los ajustes que resulten necesarios para optimizar el servicio interno que realiza la GO UCCOP como parte de sus responsabilidades primarias. Esta encuesta, utilizada en los talleres y encuentros de formación continua que realiza GO UCCOP, indaga la opinión de los participantes sobre las características del curso como el desempeño de los docentes, la dinámica y metodología, los materiales didácticos, el tiempo de duración del encuentro; pero también consulta sobre la utilidad actual y futura de los conocimientos adquiridos por los empleados de las áreas de personal en relación a las actividades que desarrollan en el GCBA. 6

7 Se respondió el 100% de las encuestas entregadas. Los resultados de las diferentes variables evaluadas por los asistentes se exponen a continuación en el Gráfico N 2. Gráfico N 2 Taller Legajo Personal y de Repartición Resultados de las encuestas de calidad Fuente: Datos propios GO UCCOP 7

8 Destacando algunos resultados de las encuestas realizadas podemos observar en el gráfico que el balance general del curso ha sido Excelente o Muy bueno para el 76% de los encuestados. En relación a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades actuales en el GCBA el resultado fue positivo para el 96 % y en cuanto a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades proyectadas en el GCBA también fue positivo para el 94 %. El desempeño del docente fue considerado Excelente y Muy Bueno para el 81% de los encuestados y en relación a la dinámica y metodología del trabajo fue considerada excelente, muy buena o buena para el 96% y el material bibliográfico o didáctico también agrupó un 96% de las respuestas obtenidas en estas categorías. El tiempo asignado a la duración del curso tuvo una opinión positiva del 93 % y en relación a la puntualidad en el inicio del curso hubo un 90 % de los encuestados que consideraron que ha sido excelente, muy buena o buena. Por último respecto de las aulas e instalaciones han sido excelente y muy bueno para el 64 % de los asistentes encuestados y buenos para un 32 % de los mismos. 8

9 4) Conclusiones A partir de la implementación del taller Legajo Personal y de Repartición, podemos confirmar el alto interés que estas reuniones informativas generaron entre los responsables y agentes de las áreas de personal. En relación a la calidad de los cursos impartidos, casi la totalidad de los asistentes encuestados consideraron positivamente el balance general del curso. Se puede concluir que la realización de los talleres ha resultado de gran interés y utilidad para las tareas de los asistentes a las jornadas realizadas, con un fuerte impacto positivo al unificar los criterios y conceptos para la conformación documental del legajo personal y de repartición, así como del formulario a utilizar en distintas jurisdicciones del GCBA. Este taller, ayuda a evacuar las dudas de los agentes en las oficinas de personal y sobre todo que estén correctamente informados puesto que cada uno de los legajos es conceptualmente distinto y presenta diferencias en su organización y en la documentación que lo integra. Se propone continuar este taller para extender la cobertura de formación a un mayor porcentaje de oficinas y áreas de personal e incrementar el alcance del conocimiento y la homogeneización de los criterios sobre los legajos. Por último, se considera importante mejorar los materiales utilizados en las jornadas, continuar con su publicación en el Portal UCCOP de la Intranet del GCBA e incorporar sus contenidos en el espacio de esta Gerencia Operativa en Mibuenosairesweb en lo que resta del año

10 FICHA INSTITUCIONAL Subsecretaria de Gestión de Recursos Humanos Subsecretario Pablo Legorburu Dirección General de Administración y Liquidación de Haberes Director General Ricardo Spartano Gerencia Operativa de Asuntos Administrativos y Operativos Monica García /Livia Morales Desarrollo de Aplicativos para encuestas Christian Maidana Dirección General de Desarrollo para la Gestión de la Comunicación Directora General Mónica Moccia Gerencia Operativa Unidad de Coordinación y Comunicación de Oficinas de Personal (GO UCCOP) Gerente Operativo Sergio Meza Coordinación de Capacitación/ Enlace Organizacional e institucional Carla Balzan Logística, Soporte Operativo y Documentación: Beatriz Sanchez Mariana Leone Lorena Iñiguez Grisel Quiroga Gustavo Milzstein Amor Oscar Cao Daniel Dirección: Maipú 116, piso 13. Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Teléfonos: /3711 Correo Electrónico: rrhh_uccop@buenosaires.gob.ar Portal Intranet 10