Reunión Informativa. Auditoría en RR HH

Transcripción

1 Reunión Informativa Auditoría en RR HH Informe de Actividades y Resultados Versión 1.0 (Noviembre 2012) Contenido y Docencia: Subsecretaría de Gestión de Recursos Humanos Gerencia Operativa Auditoria y Contralor de Recursos Humanos Organización: Dirección General de Desarrollos para la Gestión de la Comunicación GO UCCOP (Gerencia Operativa Unidad de Coordinación y Comunicación de Oficinas de Personal) 1

2 1) Introducción El presente informe tiene como objetivo describir y presentar las acciones realizadas y los resultados alcanzados en la implementación de la reunión informativa denominada Auditoria en RR HH. La importancia de emprender jornadas informativas destinadas a responsables y Jefes de Oficinas de Personal, así como también Delegaciones Administrativas Contables y Responsables de Establecimientos Educativos, se funda en la necesidad de colaborar y asistir a los mismos en cuanto al control de actividades realizado por el área de Auditoría y Contralor de RR HH. El contenido desarrollado en estos encuentros tuvo como base, la exposición de todo el proceso de Auditoría en las áreas de recursos humanos. Si bien los ejes estructurales del tema de la reunión informativa corresponden a la Gerencia Operativa de Auditoría y Contralor de Recursos Humanos, durante los encuentros se contó con la presencia de la Dirección General de Capital Humano con su DG Cecilia Klappenbach y la Gerenta Operativa de Sistemas de Control de esa DG, María Eugenia Colombo Roque, aportando sus conocimientos y evacuaron consultas y dudas respecto a la metodología de la implementación de la Resolución N 495 Procedimiento General de Registro de Asistencia del Personal. 2

3 2) Implementación de la actividad de Capacitación En la implementación de la reunión informativa Auditoría en Recursos Humanos se destaca la labor del Gerente Operativo de Auditoría y Contralor de Recursos Humanos, Hernán Alonso y el Sub Gerente Operativo Técnico, Carlos Bogarín, quienes contribuyeron con sus conocimientos y experiencia sobre el tema, además de su capacidad para la transmisión de conceptos en sus roles de docentes. La GO UCCOP, responsable de la logística de las reuniones presenciales, realizó la convocatoria, la difusión, la inscripción y registro de participantes y gestionó el uso de las instalaciones y equipamiento, tanto del Salón Manuel Belgrano del Banco Ciudad, como de la Sala C del Centro Cultural General San Martín. Los contenidos de la primera reunión (mayo 2012) fueron fundamentalmente trabajados desde un punto de vista más teórico y desde las diferentes concepciones y desarrollo de las auditorias como sistemas de control para la mejora continua. A partir de allí, surge de los asistentes y de las diferentes encuestas, la necesidad de una exposición más cercana a cuales son las características e implementación de las auditorias en recursos humano del GCBA en particular. Es así que se reoriento la metodología del desarrollo de los encuentros al enviar las confirmaciones de asistencia a las nuevas reuniones informativa en el tema: a propuesta de la UCCOP se recabaron preguntas para que sean evacuadas en los encuentros y para que la actividad resulte más efectiva y dinámica, resulten una serie de preguntas y respuestas frecuentes (FAQ) a ser documentadas y distribuidas entre todas las áreas de personal y publicadas en el portal de la UCCOP (Intranet) y Mibuenosairesweb (internet). Es por ello que en estas segunda y tercer reunión, la presentación de Auditoria fue mas especifica y se dejo a que se fueran dando lugar a mayor espacio de tiempo para preguntas y respuestas dándole un mayor interés a la temática desde los asistentes. 3

4 La asistencia efectiva total a esta convocatoria ha sido de 469 participantes siendo su distribución bastante homogénea en términos de las distintas jurisdicciones del Gobierno de la Ciudad, destacándose la presencia del Ministerio de Educación con 90 empleados que se desempeñan en tareas vinculadas a los recursos humanos, tal como se puede observar en el Gráfico Nº 1. Gráfico N 1 Reunión Informativa Auditoría en Recursos Humanos Distribución de Asistentes por Jurisdicción Fuente: GO UCCOP Datos propios 4

5 3) Encuesta de Calidad y Satisfacción Resultados En la búsqueda constante de mejorar la tarea de formación y transmisión de conocimientos, la GO UCCOP, administró luego de finalizado cada encuentro, una encuesta anónima cuyo objetivo es conocer la satisfacción de los asistentes y así poder documentar y evaluar la calidad de los talleres y realizar los ajustes que resulten necesarios para optimizar el servicio interno que realiza la GO UCCOP como parte de sus responsabilidades primarias. Esta encuesta, utilizada en los talleres y encuentros de formación continua que realiza GO UCCOP, indaga la opinión de los participantes sobre las características del curso como el desempeño de los docentes, la dinámica y metodología, los materiales didácticos, el tiempo de duración del encuentro; pero también consulta sobre la utilidad actual y futura de los conocimientos adquiridos por los empleados de las áreas de personal en relación a las actividades que desarrollan en el GCBA. 5

6 Se respondieron doscientos ochenta (280) encuestas sobre un total de cuatrocientos sesenta y nueve (469) asistentes a los talleres, es decir, un 60%. Los resultados se exponen a continuación en el Gráfico N 2. Gráfico N 2 Reunión Informativa Procedimiento General Resolución N 495/MMGC/2012 Resultados de las encuestas de calidad 6

7 Destacando algunos resultados de las encuestas realizadas podemos observar en el gráfico que el balance general del curso ha sido Excelente o Muy bueno para el 68% de los encuestados. En relación a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades actuales en el GCBA el resultado fue positivo para el 89 % y en cuanto a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades proyectadas en el GCBA también fue positivo para el 89 %. El desempeño del docente fue considerado Excelente y Muy Bueno para el 69% de los encuestados y en relación a la dinámica y metodología del trabajo fue considerada excelente, muy buena o buena para el 91% y el material bibliográfico o didáctico agrupó un 76% de las respuestas obtenidas en estas categorías. El tiempo asignado a la duración del curso tuvo una opinión positiva del 89 % y en relación a la puntualidad en el inicio del curso hubo un 81 % de los encuestados que consideraron que ha sido excelente, muy buena o buena. Por último respecto de las aulas e instalaciones han sido excelente y muy bueno para el 73 % de los asistentes encuestados y bueno para un 19 % de los mismos. 7

8 4) Conclusiones A partir de la implementación de la reunión informativa Auditoría en Recursos Humanos, se puede reafirmar el alto interés que estos encuentros generaron entre los responsables y empleados de las áreas de personal, ya que en tan sólo 3 jornadas, asistieron 469 personas. La realización de los talleres ha resultado de gran interés y utilidad para las tareas de los asistentes a las jornadas realizadas, con un fuerte impacto positivo al conocer el procedimiento que se realiza en las auditorias y especialmente por que fue un inicio de acercamiento y la aperura inicial de vinculo directo entre la GO de Auditoria y las áreas de personal por fuera del ámbito especifico de las auditorias. Se propone continuar este taller para extender la cobertura de formación a un mayor porcentaje de oficinas y áreas de personal y realizar encuentros particulares con cada Ministerio durante el año próximo, para poder continuar los procesos de aprendizaje e implementación con las particularidades que ameriten en cada caso, cuestión que la GO UCCOP se encargara de organizar y articular en Dada la amplia articulación que tiene con la Resolución N 495 Registro de Asistencia del Personal y con aquellos que utilizan el módulo de licencias en SIAL, se coordinarán otras reuniones informativas y/o talleres, y se documentaran y actualizaran periódicamente Preguntas Frecuentes (FAQ) que se comenzaron a realizar durante este año. Las mismas serán incorporadas al Portal UCCOP de la Intranet del GCBA y dentro del espacio de esta Gerencia Operativa en Mibuenosairesweb (Internet) 8

9 FICHA INSTITUCIONAL Subsecretaría de Gestión de Recursos Humanos Pablo Legorburu Gerencia Operativa Auditoria y Contralor de Recursos Humanos Hernán Alonso Subgerencia Operativa Técnica Carlos Bogarín Dirección General de Desarrollo para la Gestión de la Comunicación Directora General Mónica Moccia Gerencia Operativa Unidad de Coordinación y Comunicación de Oficinas de Personal (GO UCCOP) Gerente Operativo Sergio Meza Coordinación de Capacitación/ Enlace Organizacional e institucional Carla Balzan Logística, Soporte Operativo y Documentación: Beatriz Sánchez Mariana Leone Lorena Iñiguez Grisel Quiroga Gustavo Milsztein Oscar Amor Daniel Cao Dirección: Maipú 116, piso 13. Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Teléfonos: /3711 Correo Electrónico: rrhh_uccop@buenosaires.gob.ar Portal Intranet: Desarrollo de Aplicativo para Encuestas Christian Maidana 9