Ciclo de Capacitación en RRHH/ SADE. Hogar de Ancianos Dr. Alejandro Raimondi - Necochea. Talleres. Módulos SADE

Transcripción

1 Ciclo de Capacitación en RRHH/ SADE Hogar de Ancianos Dr. Alejandro Raimondi - Necochea Talleres Módulos SADE Informe Global de Actividades y Resultados (Versión 1.0 Marzo de 2014) Contenido y Docencia: Secretaría Legal y Técnica DG de Gestión Documental GO de Capacitación y Formación Continua Organización y Logística: GO UCCO 1

2 1) Introducción El presente informe tiene como objetivo describir y presentar las acciones desarrolladas y los resultados alcanzados en la implementación de los talleres denominados genéricamente Módulos SADE, integrados por los módulos Introducción al SADE y Escritorio Único, Comunicaciones Oficiales (CCOO), Generación de Documentos Oficiales (GEDO) I y II y Expediente Electrónico (EE) I y II, correspondientes al Área Temática I.3 Tecnologías aplicadas a la Gestión del Programa de Entrenamiento para Responsables de Oficinas de Personal (PEROP), que se realizaron en el Hogar de Ancianos Alejandro Raimondi, en el marco del Ciclo de Capacitaciones en RRHH 2014, en la ciudad de Necochea, Provincia de Buenos Aires. Estos talleres se realizan conjuntamente entre la GO UCCOP, la DG de Gestión Documental, y la GO de Capacitación y Formación Continua, dependientes de la Secretaría Legal y Técnica de Jefatura de Gobierno, y el Instituto Superior de la Carrera (ISC), con la finalidad de capacitar a todos los empleados administrativos y de recursos humanos del GCBA en el uso de las nuevas herramientas informáticas que se vienen adoptando en el uso cotidiano dentro del Gobierno de la Ciudad. La incorporación de estas nuevas tecnologías responde a la necesidad de modernizar a la Administración Pública. Este proceso de modernización debe abordarse desde un punto de vista integral, aplicando tecnología, criterios y metodologías que permitan brindar servicios internos más eficientes y seguros. En este sentido, por ejemplo, el Expediente Electrónico permitió migrar los trámites de la Ciudad a formatos digitales para agilizar la tramitación, ejecución y sistematización de responsabilidades y tiempos, y efectuar las consultas necesarias on-line en tiempo real. Es necesario aclarar que el contenido de estos tres talleres está actualizado, con validez operativa desde julio de 2012 hasta la fecha, ya que se considera necesario asentar estas capacitaciones teniendo en cuenta que se seguirán agregando más módulos al Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), lo que obligará a extender la grilla académica 2

3 2) Implementación de la actividad de Capacitación Agradecemos la colaboración de la Secretaría Legal y Técnica (SECLYT). En la implementación de los talleres se destaca el apoyo de Rita Domínguez (Directora General de Gestión Documental) y de Gastón García, Gerente Operativo de Capacitación y Formación Continua, y la labor de los docentes Cristian Ramos; Mónica Mougam y Mariana Barbero, todos ellos de la SECLyT, quienes contribuyeron con sus conocimientos y su amplia capacidad para la transmisión de conceptos. La GO UCCOP ha sido responsable de la organización general de este Ciclo y, en particular, de la convocatoria, difusión, inscripción y registro de participantes y gestionó el uso de las instalaciones y equipamiento de los salones del Hogar Raimondi del Ministerio de Desarrollo Social, como espacio de encuentro; y diseñó el material didáctico y la presentación que constituyó parte del soporte de las capacitaciones. A su vez, articuló con el Instituto Superior de la Carrera (ISC), órgano capacitador de GCBA, quien otorga el aval y brinda el acompañamiento académico necesario para la realización de este Ciclo en los diferentes módulos que lo conformaron. Estos talleres constan de 1 clase presencial y se realizaron entre el 11 y el 13 de marzo de 2014, uno por la mañana y otro por la tarde. Participaron, en total, 150 personas que se desempeñan en distintos sectores de la administración del Hogar Raimondi, dependiente de la Dirección General de Promoción y Servicios de la Subsecretaría de Tercera Edad del Ministerio de Desarrollo Social del GCBA, y que son potenciales usuarios de estas herramientas. En el Gráfico N 1 se observa la cantidad de asistentes por taller. 3

4 Entre el 11 y el 13 de marzo se realizó un encuentro por cada taller dirigido a todos los empleados del Hogar Raimondi, con un total de 150 asistentes, tal como se observa en el Gráfico Nº 1. Gráfico N 1 Talleres Módulos SADE Distribución de Asistentes por taller Asistentes por taller Introducción al SADE CCOO GEDO Nivel I GEDO Nivel II EE I EE II Introducción al SADE CCOO GEDO Nivel I GEDO Nivel II EE I EE II Fuente: Datos propios GO UCCOP 4

5 3) Encuesta de Calidad y Satisfacción Resultados De acuerdo a los procedimientos internos de trabajo y la búsqueda constante de mejorar la tarea de formación y transmisión de conocimientos, la GO UCCOP, administró luego de finalizado cada taller, una encuesta anónima cuyo objetivo es conocer la satisfacción de los asistentes y así poder documentar y evaluar la calidad de los talleres y efectuar los ajustes que resulten necesarios para optimizar el servicio interno que realiza esta gerencia, como parte de sus responsabilidades primarias. Esta encuesta indaga la opinión de los participantes sobre las características del curso: el desempeño de los docentes, la dinámica y metodología, los materiales didácticos, el tiempo de duración del encuentro, entre otros. Además, consulta sobre la utilidad actual y futura de los conocimientos adquiridos por los empleados de las áreas de personal, en relación a las actividades que desarrollan en el GCBA. 5

6 I) Introducción al SADE y Escritorio Único Este taller introductorio consiste en una clase teórica en la que se explica qué es la plataforma SADE, cuáles son los elementos que la componen, sus usos y aplicaciones. En esta ocasión participaron 29 personas y se respondió al 100% de las encuestas entregadas. Los resultados de las diferentes variables evaluadas por los asistentes se exponen a continuación en el Gráfico N 2. Gráfico N 2 Taller Introducción al SADE y Escritorio Único Resultados de las encuestas de calidad Fuente: Datos propios GO UCCOP 6

7 Destacando algunos resultados de las encuestas realizadas podemos observar en el gráfico que el balance general del curso ha sido Excelente o Muy bueno para el 92% de los encuestados. En relación a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades actuales en el GCBA el resultado fue positivo para el 94% y en cuanto a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades proyectadas en el GCBA también fue positivo para el 92%. El desempeño del/los docente/s fue considerado Excelente y Muy Bueno por el 100% de los encuestados, mientras que la dinámica y metodología de trabajo obtuvo el 96% en estas categorías. En cuanto al tiempo asignado a la duración del curso, la opinión positiva representa el 92% de satisfacción, y la consulta sobre la puntualidad en el inicio del curso arrojó un 100% de respuestas excelente, muy buena o buena. Por último, la valoración de las aulas e instalaciones ha sido considerada como excelente y muy bueno por el 85% de los encuestados y bueno por otro 15%. 7

8 II) Módulo CCOO Como enunciamos al principio del informe, del módulo Comunicaciones Oficiales (CCOO) se realizó un encuentro con un total de 26 participantes, donde se profundizó acerca de sus usos y utilidades. Cabe destacar que esta aplicación permite el intercambio electrónico de las notas y memos que se realizan dentro del ámbito del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. A través de esta aplicación -que se incorpora al SADE con el objetivo de agilizar los tiempos de gestión administrativa- se ejecuta la creación, numeración, firma, comunicación y archivo de las comunicaciones internas de un modo más seguro, controlado, automático; con un soporte y registro digital, que elimina la necesidad de su registro y conservación en soporte papel. Se respondió al 100% de las encuestas entregadas. Los resultados de las diferentes variables evaluadas por los asistentes se exponen a continuación en el Gráfico N 3. Gráfico N 3 Taller CCOO Resultados de las encuestas de calidad Fuente: Datos propios GO UCCOP 8

9 El gráfico nos permite observar que el balance general del curso ha sido Excelente o Muy bueno para el 96% de los encuestados. En relación a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades actuales en el GCBA el resultado fue positivo para el 88% y en cuanto a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades proyectadas en el GCBA también fue positivo para el 84%. El desempeño del/los docente/s fue considerado Excelente y Muy Bueno por el 96% de los encuestados, mientras que la dinámica y metodología de trabajo obtuvo el 92% en estas categorías. En cuanto al tiempo asignado a la duración del curso, la opinión positiva representa el 88% de satisfacción y, en relación a la puntualidad en el inicio del curso, hubo un 88% de los encuestados que consideraron que ha sido excelente, muy buena o buena. Por último, la valoración de las aulas e instalaciones ha sido considerada como excelente y muy bueno por el 73 % de los encuestados y bueno por otro 23%. 9

10 III) Módulo GEDO (Niveles I y II) El módulo Generador de Documentos Electrónicos Oficiales (GEDO), que también integra el Sistema de Administración de Documentos Electrónicos SADE, permite la generación electrónica, registro y archivo de documentos tales como informes, providencias y disposiciones que se realizan dentro del ámbito del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. Del Módulo GEDO se realizó un encuentro por cada nivel con la intención de capacitar acerca del uso de esta herramienta. Participaron en total 43 personas, 23 en GEDO I y 20 en GEDO II. Gráfico N 4 Taller GEDO niveles I y II Resultados de las encuestas de calidad Fuente: Datos propios GO UCCOP 10

11 A través del gráfico podemos observar que los resultados de las encuestas realizadas demuestran que el balance general del taller ha sido Excelente o Muy bueno para el 98% de los encuestados. En relación a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades actuales en el GCBA el resultado fue positivo para el 93%, al igual que la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades proyectadas. Tanto el desempeño del/los docente/s como la dinámica y metodología de trabajo fueron considerados Excelente y Muy Bueno por el 96% de los encuestados. En cuanto al tiempo asignado a la duración del curso, la opinión positiva representa el 89% de satisfacción, y la consulta sobre la puntualidad en el inicio del curso arrojó un 100% de respuestas excelente, muy buena o buena. Por último, la valoración de las aulas e instalaciones ha sido considerada como excelente y muy bueno por el 88% de los encuestados y bueno por otro 12%. 11

12 Modulo EE Por Expediente Electrónico se entiende al conjunto ordenado de documentos electrónicos que se encuentran en el Repositorio Único de Documentos Oficiales, para la resolución de un trámite. Este módulo permite vincular documentos electrónicos, de modo de conformar un expediente, teniendo en cuenta que todos los documentos que formen parte de un expediente electrónico tienen que haber sido previamente generados en forma electrónica a través de CCOO, GEDO, el propio EE, o bien, si existieran en papel u otro formato, ser digitalizados a través de GEDO. De este módulo (EE), se llevaron a cabo dos encuentros, uno de EE I y otro de EE II con un total de 45 participantes, en los que se especificó acerca de sus usos y utilidades. Gráfico N 5 Taller EE Nivel I y II Resultados de las encuestas de calidad Fuente: Datos propios GO UCCOP 12

13 Destacando algunos resultados de las encuestas realizadas podemos observar en el gráfico que el balance general del curso ha sido Excelente o Muy bueno para el 93% de los encuestados. En relación a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades actuales en el GCBA el resultado fue positivo para el 89% y en cuanto a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades proyectadas en el GCBA también fue positivo para el 91%. El desempeño del/los docente/s fue considerado Excelente y Muy Bueno por el 93% de los encuestados, mientras que la dinámica y metodología de trabajo obtuvo el 89% en estas categorías. En cuanto al tiempo asignado a la duración del curso, la opinión positiva representa el 91% de satisfacción, y la consulta sobre la puntualidad en el inicio del curso arrojó un 100% de respuestas excelente, muy buena o buena. Por último, la valoración de las aulas e instalaciones ha sido considerada como excelente y muy bueno por el 73% de los encuestados y bueno por otro 27%. 13

14 4) Conclusiones A partir del nivel de concurrencia se puede confirmar el alto interés que generan estas capacitaciones, tanto para los responsables y agentes de las áreas de personal administrativo, así como para los empleados en general., tal como se grafica en el cuadro siguiente 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% EXC Muy Bueno Bueno Regular Insuficiente Sin Respuesta Fuente: Datos propios GO UCCOP En relación a la calidad de los talleres impartidos, casi la totalidad de los asistentes encuestados consideraron positivamente el balance general del Ciclo. 14

15 La realización de los talleres ha resultado de gran utilidad para las tareas de los asistentes de las diferentes jornadas realizadas, con un fuerte impacto positivo al unificar los criterios y conceptos para la conformación documental en función de la normativa vigente, teniendo en cuenta el proceso de modernización administrativa adoptado por todo el Gobierno de la Ciudad. A modo de cierre del Ciclo se realizó el taller Integración Módulos SADE dirigido, exclusivamente, a los jefes de Contable, Patrimonio, Personal y Despacho, y al potencial administrador local de esta herramienta, con el objetivo de capacitarlos en el entorno SADE para poder llevar a cabo una correcta migración de todos los trámites que se realizan en papel dentro del Hogar hacia el formato electrónico. La importancia de realizar este Ciclo de Capacitación en Recursos Humanos se funda en la necesidad de ofrecer la misma posibilidad de acceso a una formación, que tienda a la mejora continua de la organización, a todo el universo que compone las áreas administrativas -orientado especialmente a los temas de recursos humanos del GCBA- acercando las capacitaciones a los propios lugares de trabajo. En este sentido, la GO UCCOP cuenta con 15 netbook para poder ofrecer cursos prácticos, a modo de aula itinerante donde los alumnos utilizan directamente cada uno de estos aplicativos favoreciendo una dinámica y metodología de trabajo que permite llevar las capacitaciones a los lugares donde más se necesitan. Además del material en papel y CDs. Este ciclo fue diseñado para establecer criterios homogéneos que permitan facilitar y agilizar la gestión administrativa, y brindar herramientas motivacionales y de sensibilización tanto para el trabajo individual como en equipo, hacia dentro y fuera de la institución. Desde esta GO se pretende extender el Ciclo de Capacitaciones en RRHH para el Hogar Raimondi de Necochea en lo que resta de 2014, con la finalidad de sumar cursos y talleres que comprenden el PEROP 15

16 Por último, se considera importante actualizar y evaluar los materiales utilizados en las jornadas para su mejora permanente y continuar con su publicación tanto en el Portal UCCOP de la Intranet del GCBA como en el espacio de esta Gerencia Operativa en Mibuenosairesweb ( Además, próximamente se podrá acceder al Audiovisual del Ciclo de Capacitaciones en RRHH 2014 en el sitio de Informes de Gestión de la UCCOP donde se expresan y documentan todas las actividades y resultados: y en el espacio de Necochea en 16

17 FICHA INSTITUCIONAL Instituto Superior de la Carrera / Coordinadora General Ejecutiva Karina Chierzi Formación Continua (ISC) Florencia Spagnolli Jaramillo Subsecretaría Tercera Edad - Ministerio de Desarrollo Social Claudio Ariel Romero Dirección General de Promoción y Servicios - Ministerio de Desarrollo Social Fernando Cid / Graciela Torres/ Patricia Rusthaler Gerencia Operativa de RRHH - Ministerio de Desarrollo Social Graciela Miranda/ Martín Panta Hogar de Ancianos Dr. Alejandro Raimondi - Ministerio de Desarrollo Social Raúl Perata Fernando Banchero/Carmen Peralta Dirección General Gestión Documental (Secretaría Legal y Técnica) Rita Domínguez Gerencia Operativa de Capacitación y Formación Continua (Secretaría Legal y Técnica) Gastón García/Cristian Ramos/Mónica Mougam/Mariana Barbero Subsecretaría de Gestión de RRHH Ministerio de Modernización Pablo Legorburu Dirección General Técnica, Administrativa y Legal Ministerio de Modernización Oscar Caeiro / Cristina Eborall Regina Barón / Tomas Galmarini Dirección General de Relaciones Laborales - Ministerio de Modernización Carlos Lelio Gerencia Operativa Unidad de Coordinación y Comunicación de Oficinas de Personal Sergio Meza Coordinación de Capacitación/ Enlace Organizacional e institucional (GO UCCOP) Carla Balzan Logística, Soporte Operativo y Documentación (GO UCCOP): Beatriz Sánchez Mariana Leone Lorena Iñiguez Grisel Quiroga Gustavo Milsztein Oscar Amor Daniel Cao Dolores Eichelbaum Patricia Prieto Dirección: Maipú 116, piso 13. Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Teléfonos: int. 1252/54 Correo Electrónico: rrhh_uccop@buenosaires.gob.ar Portal UCCOP - Intranet UCCOP en mibuenosairesweb Desarrollo de Aplicativos para encuestas UCCOP Dirección General Capital Humano/ Gerencia Operativa Tecnología de Recursos Humanos Javier Corniola Realización Documental Diego Dorado DG Promoción Cultural / Min Cultura (Implementación y Asistencia Técnica) Plasma Audiovisuales Patricia Prieto Fotografías 17