SEMINARIO NACIONAL GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LAS ENTIDADES DEL ESTADO

Transcripción

1 SEMINARIO NACIONAL GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LAS ENTIDADES DEL ESTADO PRESENTACIÓN La Gestión Documental es un proceso que evoluciona a partir de la creación y puesta en práctica de diversas metodologías y de lo que hoy se reconoce, de manera global, como mejores prácticas. Este seminario busca no sólo contextualizar a los participantes en la normatividad del sistema de Organización de Archivos en Colombia, sino brindar el desarrollo metodológico, instrumental y operativo funcional para la intervención de archivos, con el objetivo de configurarlos sobre la base del proceso de diagnóstico, clasificación, valoración, ordenación, descripción, reprografía, automatización y servicios, para aplicarlos en proyectos y situaciones específicas de los archivos de las diferentes Entidades. OBJETIVO GENERAL Estudiar la Administración del Sistema de Gestión Documental en las entidades del Estado, bajo los parámetros de la normatividad archivística vigente y los requisitos de los Sistemas MECI-Calidad, con el fin de orientar a las Entidades en el cumplimiento técnico de las normas al gestionar su documentación. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Como objetivos específicos se tienen: 1. Determinar las herramientas metodológicas para el análisis, diseño, desarrollo y administración de un Sistema de Gestión Documental a partir del desarrollo de un Sistema de Gestión de Calidad que permita a los participantes adoptar estrategias y acciones encaminadas a fortalecer los programas archivísticos de las diferentes entidades públicas y privadas.

2 2. Organizar los documentos del archivo para facilitar el acceso a la información por parte de los usuarios con la agilidad y oportunidad requeridas. 3. Establecer controles para los diferentes procesos de manejo de información. CONTENIDO ACADÉMICO MÓDULO 1 Marco Normativo sobre la archivística en Colombia - Antecedente constitucional. - Normas de la Administración Pública relacionadas con la gestión documental. - Ley General de Archivos (594 / 2000) y normas reglamentarias. - Responsabilidades de los servidores públicos en relación con la documentación según el Código Único Disciplinario. MÓDULO 2 Requisitos de las Normas MECI-Calidad en relación con la Gestión Documental: - ISO 9001: Gestión de Calidad NTC GP1000: MECI 1000:2005. MÓDULO 3 Conceptualización sobre la Gestión Documental - Fundamentos conceptuales de la gestión documental: Documento, Ciclo Vital del documento, Archivo, Programa de Gestión Documental, entre otros.

3 MÓDULO 4 Administración de la Gestión Documental. Procesos Básicos - Recepción. - Producción. - Distribución. - Trámite. - Organización (Clasificación, ordenación, valoración, descripción, reprografía, automatización) - Conservación. - Disposición Final. MÓDULO 5 Tabla de Retención Documental y Tabla de Valoración Documental - Concepto. - Fases de elaboración. - Instancias de aprobación. - Aplicación en la Organización de Archivos. MÓDULO 6 Automatización de los Sistemas de Gestión Documental - Gobierno en línea. - Concepto de metadatos. - Norma ISO 15489: Fundamentos. - Firma digital. - Concepto de Archivo Electrónico. METODOLOGÍA Las sesiones se organizan bajo la modalidad de Seminario Taller, con la activa participación de los asistentes y con la utilización de ejemplos y situaciones reales y concretas de sus propias organizaciones.

4 Para cada uno de los temas se desarrollarán talleres y sesiones de aplicación de los conocimientos adquiridos, con el objeto de aprovechar al máximo los materiales que se ponen a disposición de los asistentes. Los asistentes podrán enviar, antes de iniciar el seminario, sus preguntas específicas al correo institucional de Gestión, Desarrollo y Sociedad (info@gedes.co), con el objeto de que los docentes conozcan previamente las inquietudes más importantes de los participantes y así puedan responder con mayor claridad a sus preguntas específicas. SEMINARIO DIRIGIDO A Todas las personas, sin discriminación de profesión o nivel académico, que por su orientación laboral o profesional o por su interés personal, se sientan motivados para adquirir conocimientos y desarrollar habilidades que les permita ejecutar con eficiencia las tareas archivísticas. VALORES AGREGADOS A cada uno de los participantes se le entregará: 1. Una memoria USB con los documentos utilizados durante el Seminario, así como la compilación de las normas aplicables, documentos técnicos de soporte, ejercicios y formatos correspondientes. 2. Diploma y Certificado de Asistencia a quienes participen en más del 80% del Seminario. 3. Acceso durante tres meses a la página web de Gestión, Desarrollo y Sociedad para tomar los cursos libres de la Escuela de Gestión, Desarrollo y Sociedad, participar en las actividades permanentes de actualización normativa y temática de los distintos cursos de la organización y optar por los cursos virtuales y semipresenciales periódicos sobre distintos temas de Administración.

5 4. Veinte por ciento (20%) de descuento para participar en un seminario futuro dentro del año próximo, a elección del participante. 5. Almuerzo, refrigerios y desplazamientos según programa específico. INVERSIÓN Particulares: $ Servidores Públicos: $ Estudiantes de la Escuela GEDES: $ El valor de la inscripción incluye IVA, material de apoyo didáctico, almuerzo, refrigerios y desplazamientos según programación específica. Los asistentes que se hospeden en el hotel sede del evento u otros hoteles gestionados a través de Gestión, Desarrollo y Sociedad podrán obtener descuentos especiales en el pago de su alojamiento, según acuerdos específicos con el hotel. FORMA DE PAGO El pago puede ser realizado utilizando alguna de las siguientes opciones: 1. Si es por medio de su Entidad o Empresa, enviando con antelación la Orden de Servicio u Orden de Pago a nombre de Gestión, Desarrollo y Sociedad SAS, NIT Mediante consignación nacional a nombre de Gestión, Desarrollo y Sociedad SAS, en la cuenta de Ahorros Davivienda (Favor enviar copia de la consignación vía correo electrónico) 3. Mediante pago en efectivo antes de iniciar en evento.

6 BENEFICIOS ESPECIALES Descuentos del 30% en el valor de la inscripción para grupos de tres (3) o más personas de una misma organización. CAPACITACIÓN Y ASESORÍA IN COMPANY Gestión, Desarrollo y Sociedad SAS ofrece este seminario directamente a las empresas interesadas en ejecutar sus programas de capacitación en su sede. En estos casos, las condiciones específicas se ajustan según las necesidades de la institución interesada.

7 SEMINARIO NACIONAL GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LAS ENTIDADES DEL ESTADO Bogotá: Noviembre 22, 23 y 24 de Cité Hotel, Carrera 15 No Cali: Diciembre 06, 07 y 08 de Hotel Vizcaya Real, Calle 20N No. 5AN-30, Versalles AGENDA ACADÉMICA JUEVES 22 DE NOVIEMBRE 1:00 2:00 p.m. Recibimiento e Instalación. 2:00 3:30 p.m. Actividad Académica Módulo Uno. 3:30 4:00 p.m. Refrigerio. 4:00 5:30 p.m. Actividad Académica Módulo Dos. 5:30 6:30 p.m. Cóctel de Bienvenida. 7:00 9:00 p.m. Cena para asistentes con plan todo incluido. 1 VIERNES 23 DE NOVIEMBRE 7:00 8:00 a.m. Desayuno para asistentes con plan todo incluido. 8:00 10:00 a.m. Actividad Académica Módulo Tres. 10:00 10:30 a.m. Refrigerio 10:30 12:30 m. Actividad Académica Módulo Cuatro. 12:30 1:30 pm. Almuerzo. 1:30 4:30 p.m. Actividad Académica Módulo Cinco. 4:30 7:00 p.m. Actividades libres. 7:00 9:00 p.m. Cena para asistentes con plan todo incluido. 1 El Plan Todo Incluido corresponde al que tienen los asistentes que se encuentran hospedados en el hotel sede del evento u otro hotel pagado a través de la GEDES SAS.

8 SÁBADO 24 DE NOVIEMBRE 7:00 8:00 a.m. Desayuno para asistentes con plan todo incluido. 8:00 10:30 a.m. Actividad Académica Módulo Seis. 10:30 11:00 a.m. Refrigerio. 11:00 1:00 p.m. Actividad Académica Módulo Seis (Continuación) 1:00 1:30 p.m. Entrega de Certificaciones y Cierre. 1:30 3:00 p.m. Almuerzo para asistentes con plan todo incluido. Esta programación se repite los días 06, 07 y 08 de diciembre en la ciudad de Cali.