NATIONAL SOFT HOTELES MANUAL DE USUARIO

Transcripción

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2 SISTEMA DE CONTROL HOTELERO NATIONAL SOFT HOTELES Versión 3.0 MANUAL DE USUARIO National Soft de México

3 COPYRIGHT D.R. NATIONAL SOFT DE MÉXICO S. DE R.L. DE C.V. MÉXICO 2015 CONTRATO DE LICENCIA GENERAL PRODUCTO: NS HOTELES 3.X / NATIONAL SOFT HOTELES 3.X IMPORTANTE: ESTE DOCUMENTO CONTIENE LAS CONDICIONES DEL CONTRATO DE LICENCIA Y UNA GARANTÍA PARA EL SOFTWARE CONTENIDO EN EL PAQUETE ADJUNTO O PARA EL SOFTWARE ADQUIRIDO POR MEDIOS ELECTRÓNICOS. CONTRATO DE LICENCIA DE USUARIO FINAL QUE SE CELEBRA POR PARTE DE LA EMPRESA NATIONAL SOFT DE MÉXICO, S. DE R. L. DE C. V. A QUIENES EN LO CONSECUTIVO SE LES DENOMINARÁ EL LICENCIANTE; Y DE OTRA PARTE LA PERSONA FÍSICA O MORAL QUE COMO USUARIO FINAL ADQUIERE EL SOFTWARE O PROGRAMA INFORMÁTICO DE MANERA DIRECTA O A TRAVÉS DE ALGÚN DISTRIBUIDOR AUTORIZADO Y A QUIÉN EN ADELANTE SE LE TRATARÁ COMO EL LICENCIATARIO, CON SUJECIÓN A LAS SIGUIENTES CONDICIONES DE LA LICENCIA, SIN PERJUICIO A LAS DISPOSICIONES QUE SOBRE EL USO Y EXPLOTACIÓN LÍCITA DE LICENCIAS SE ESTABLECE EN LA LEGISLACIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL EN MATERIA DE DERECHOS DE AUTOR. 1. ACEPTACIÓN. EL LICENCIATARIO ACEPTA ESTE CONTRATO DE LICENCIA YA SEA CON LA APERTURA DEL PAQUETE QUE CONTIENE EL PROGRAMA INFORMÁTICO, O CUALQUIER ACTO QUE IMPLIQUE LA INTENCIÓN DE USAR EL MISMO, O AL MOMENTO DE PRESIONAR EL BOTÓN DE ACEPTAR EN LA VENTANA CORRESPONDIENTE DE ACUERDO DE LICENCIAMIENTO DENTRO DEL PROCESO DE INSTALACIÓN DEL PROGRAMA, POR SÍ O A TRAVÉS DE TERCERO, SIGNIFICA LA ACEPTACIÓN INEQUÍVOCA Y SOMETIMIENTO EXPRESO E INCONDICIONADO DE EL LICENCIATARIO PARA LA OBSERVANCIA DE LAS CONDICIONES QUE RIGEN LA PRESENTE LICENCIA. 2. DELIMITACIÓN. ESTE CONTRATO DE LICENCIA SE REFIERE EXCLUSIVAMENTE A LA EXPLOTACIÓN Y USO DE LAS CARACTERÍSTICAS, RECURSOS, REQUISITOS Y APLICACIONES A QUE SE LIMITA EL PROGRAMA INFORMÁTICO ADQUIRIDO, POR LO QUE NO GENERA DERECHOS DE LICENCIA RESPECTO A LOS SERVICIOS OFERTADOS POR EL LICENCIANTE QUE SEAN O PUEDAN SER CONTRATADOS POR EL LICENCIATARIO. 3. CONCESIÓN DE LICENCIA: LA PROPIEDAD DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO NO SE TRANSFIERE A EL LICENCIATARIO, NI ÉSTE ADQUIERE DERECHO DISTINTO DEL QUE TRATA ESTA LICENCIA DE USO. EL LICENCIANTE CONCEDE A EL LICENCIATARIO, POR LA ADQUISICIÓN DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO, UNA LICENCIA NO EXCLUSIVA Y NO TRANSFERIBLE PARA USAR EL PROGRAMA INFORMÁTICO AUTORIZADO, EN EL O LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS AUTORIZADOS SEGÚN LAS CONDICIONES Y POLÍTICAS COMERCIALES VIGENTES EN EL MOMENTO DE ADQUIRIR EL PROGRAMA INFORMÁTICO. ASÍ MISMO SE PERMITIRÁ AL LICENCIATARIO REGISTRAR LA LICENCIA BAJO UN SOLO NOMBRE COMERCIAL, UNA SOLA RAZÓN SOCIAL Y UNA SOLA DIRECCIÓN FISCAL EN UNA SOLA BASE DE DATOS, DATOS QUE UNA VEZ EFECTUADO EL REGISTRO CORRESPONDIENTE NO PODRÁN SER CAMBIADOS, SI SE REQUIRIERA ALGÚN CAMBIO DE DATOS EL LICENCIANTE SE RESERVA EL DERECHO DE COBRAR POR DICHO CAMBIO DE LICENCIAMIENTO Y EL LICENCIATARIO DEBERÁ EROGAR LOS PAGOS RESPECTIVOS SEGÚN LAS POLÍTICAS COMERCIALES VIGENTES AL MOMENTO, ASÍ COMO LA LICENCIA SE CONCEDE PARA INSTALARSE Y UTILIZARSE EN UN SOLO ESTABLECIMIENTO EN UNA SOLA UBICACIÓN FÍSICA (SUCURSAL) SIN PODER SER TRANSFERIDOS, TRASPASADOS O MODIFICADOS. LOS DEMÁS MÓDULOS COMPLEMENTARIOS DE FUNCIONES, CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS DE FUNCIONAMIENTO, TAREAS, O ACTIVIDADES RELACIONADAS A PRODUCTOS O SERVICIOS COMPLEMENTARIOS INCLUYENDO SOFTWARE POR SERVICIOS POR INTERNET (WEB) QUE NO ESTÁN INCLUIDAS DENTRO DEL IMPORTE DE COMPRA DEL PRODUCTO PRINCIPAL, EL LICENCIATARIO PODRÁ OPTAR EN ADQUIRIR LOS PRODUCTOS O SERVICIOS COMPLEMENTARIOS YA SEA EN UN SOLO PAGO O POR PAGO RECURRENTE POR PERIODO (RENTA) DE ACUERDO A LAS POLÍTICAS Y CONDICIONES COMERCIALES VIGENTES POR PARTE DEL LICENCIANTE. LOS ACUERDOS Y POLÍTICAS DE LICENCIAMIENTO DE DICHOS MODULOS COMPLEMENTARIOS PODRÁN TENER SUS PROPIAS POLÍTICAS QUE LO RIGEN, A FALTA DEL ACUERDO DE USO DE LICENCIA SE ESTABLECERÁ LOS ACUERDOS DE LICENCIAMIENTO DEL PRODUCTO PRINCIPAL. i

4 4. VIGENCIA: SE REGIRÁ DE ACUERDO A LAS ESPECIFICACIONES DE COMPRA YA SEA EN a) MODALIDAD DE RENTA PERIÓDICA MENSUAL CON VIGENCIA DE OPERACIÓN DURANTE EL MES ADQUIRIDO O b) LA MODALIDAD DE USO PERMANENTE CON CADUCIDAD A LOS 12 MESES DE LA ACTIVACIÓN DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO. UNA VEZ VENCIDO CUALQUIERA DE LAS MODALIDADES EL LICENCIATARIO PODRÁ OPTAR POR RECONTRATAR UNA NUEVA LICENCIA DE ACUERDO A LAS MODALIDADES COMERCIALES VIGENTES AL MOMENTO. EXISTE LA POSIBILIDAD QUE AL RECONTRATAR UNA NUEVA LICENCIA ALGUNAS DE LAS FUNCIONALIDADES, MÓDULOS O ACCESORIOS SE DESCONTINUEN O DEBAN SER REEMPLAZADOS (EN EL CASO DE DISPOSITIVOS DE HARDWARE) O CONTRATADOS, EN TODOS LOS CASOS CON UN COSTO ADICIONAL. ALGUNOS MÓDULOS COMPLEMENTARIOS TENDRÁN CADUCIDAD A LOS 12 MESES Y ESTARÁ INDICADO EN EL ACUERDO DE LICENCIAMIENTO CORRESPONDIENTE, EN LA SECCIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO O EN ALGÚN APARTADO DE ACUERDO DE LICENCIA EN EL PRODUCTO RESPECTIVO O EN SU CASO LA ESPECIFICACIÓN DENTRO DE LA FACTURA DE COMPRA DEL LICENCIANTE. UNA VEZ CADUCADA LA VIGENCIA EL LICENCIANTE YA NO TENDRÁ RESPONSABILIDAD ALGUNA DE GARANTÍA O SOPORTE TÉCNICO SOBRE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS RESPECTIVOS A MENOS QUE SE RENUEVE EL ACUERDO DE LICENCIAMIENTO Y SE ACATE A LAS CONDICIONES DEL MISMO VIGENTE. EL LICENCIANTE TENDRÁ TODO EL DERECHO DE DESCONTINUAR EN CUALQUIER MOMENTO ALGÚN PRODUCTO O UN COMPLEMENTO DEL MISMO SIN REQUERIR AVISO DE POR MEDIO AL LICENCIATARIO SIN QUE MEDIE INDEMNIZACIÓN DE POR MEDIO DE NINGÚN TIPO. 5. COPIA AUTORIZADA: EL LICENCIATARIO PODRÁ COPIAR EL INSTALADOR Y DOCUMENTACIÓN DEL PROGRAMA INFORMÁTICO OBJETO DE LA PRESENTE LICENCIA, EN PARTE O EN SU TOTALIDAD Y ÚNICAMENTE PARA FINES DE SEGURIDAD Y ARCHIVO FÍSICO. EN NINGÚN MOMENTO SE AUTORIZA LA DISTRIBUCIÓN Y/O PUBLICACIÓN DEL INSTALADOR EN INTERNET O POR CUALQUIER OTRO MEDIO FÍSICO O ELECTRÓNICO CONOCIDO O POR CONOCER, EL USO EXTENDIDO DEL SISTEMA EN MÁS COMPUTADORAS O NEGOCIOS QUE NO ESTÉN CONTEMPLADOS DENTRO DEL ACUERDO DE LICENCIAMIENTO DE ESTE DOCUMENTO, DOCUMENTACIÓN U OTROS COMPONENTES DEL PROGRAMA INFORMÁTICO SIN LA AUTORIZACIÓN EXPRESA DEL FABRICANTE. 6. PROHIBICIONES Y USO NO AUTORIZADO: QUEDA PROHIBIDO PARA EL LICENCIATARIO.- a) LA UTILIZACIÓN DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO CON LA FINALIDAD DE DESCIFRAR SU CÓDIGO FUENTE; b) USAR EL PROGRAMA INFORMÁTICO CON FINES NO PERMITIDOS EN ESTA LICENCIA; c) TRADUCIR, EFECTUAR INGENIERÍA INVERSA, DESCOMPILAR O DESMONTAR EL PROGRAMA INFORMÁTICO; d) ALQUILAR, ARRENDAR, CEDER O TRANSFERIR EL PROGRAMA INFORMÁTICO; e) MODIFICAR EL PROGRAMA INFORMÁTICO; f) FUSIONAR TODAS O ALGUNAS DE LAS PARTES CON OTRO PROGRAMA SIN PREVIA AUTORIZACIÓN POR ESCRITO POR PARTE DE EL LICENCIANTE, YA SEA CON EL LICENCIATARIO O CON EL PROVEEDOR DEL PROGRAMA TERCERO; g) TRANSFERIR O CEDER A UN TERCERO EL PROGRAMA INFORMÁTICO O CUALQUIER COPIA DEL MISMO O SU LICENCIA DE USO; H) PROPORCIONAR EL O LOS INSTALADORES EN SITIOS WEB PARA SU DESCARGA; i) EN GENERAL SE LE RESTRINGE TODA CONDUCTA QUE CAUSE LESIÓN A LOS INTERESES MORALES Y PATRIMONIALES DE EL LICENCIANTE EN SU CARÁCTER DE TITULAR DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO. ADICIONALMENTE, VIGILARÁ QUE LAS PERSONAS POR ÉL EMPLEADAS, SEAN FACTORES O DEPENDIENTES, BAJO SU DIRECCIÓN O SUPERVISIÓN, O EN GENERAL, CUALESQUIERA OTRA QUE TENGAN ACCESO AL PROGRAMA INFORMÁTICO NO COMETAN ALGUNA DE LAS CONDUCTAS ANTES MENCIONADAS, Y CUMPLAN CON LAS CONDICIONES Y TÉRMINOS DE LA PRESENTE LICENCIA. 7. OPERATIVIDAD DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO Y EXCEPCIONES. EL LICENCIANTE CERTIFICA EL DEBIDO FUNCIONAMIENTO DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO TAL COMO ESTA, SIEMPRE Y CUANDO EL LICENCIANTARIO SE ADHIERA A LOS TÉRMINOS TÉCNICOS Y ESPECIFICACIONES QUE PARA DICHO EFECTO SE DESCRIBEN EN LA LITERATURA INCLUIDA EN EL PAQUETE. POR LO QUE EL LICENCIANTE NO ASUME RESPONSABILIDAD DE NINGUNA ÍNDOLE PARA CON EL LICENCIATARIO, EN EL SUPUESTO DE INEJECUCIÓN PARCIAL O TOTAL DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO. EN LOS CASOS EN QUE EL LICENCIATARIO NO SE AJUSTE ESTRICTAMENTE A LOS REQUISITOS TÉCNICOS O ESPECIFICACIONES QUE PARA SU FUNCIONAMIENTO SE DESCRIBEN EN LA LITERATURA INCLUIDA EN EL PAQUETE, O IMPLEMENTE ADECUACIONES NO AUTORIZADAS, O SI NO CUENTA CON SISTEMAS ORIGINALES INSTALADOS, PROPIETARIOS DEL LICENCIANTE O DE TERCEROS. EL LICENCIANTE NO GARANTIZA QUE EL PROGRAMA CUMPLIRÁ LOS REQUISITOS ESPECÍFICOS DEL CLIENTE O QUE FUNCIONE EN LA COMBINACIÓN ESCOGIDA POR ÉL, ASÍ COMO NO GARANTIZA QUE ESTE LIBRE DE ERRORES INTERNOS NO IDENTIFICADOS POR LAS PRUEBAS DE DEPURACIÓN Y COMPILACIÓN. ii

5 8. IDONEIDAD. EL LICENCIATARIO ES EL ÚNICO RESPONSABLE DE LA SELECCIÓN EN CUANTO A LA IDONEIDAD DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO PARA OBTENER LOS RESULTADOS POR ÉL PROYECTADOS. SI EL LICENCIATARIO REQUIERE QUE EL PROGRAMA INFORMÁTICO REALICE OPERACIONES ESPECÍFICAS A SUS NECESIDADES, EL LICENCIANTE PODRÁ OFRECER AL LICENCIATARIO LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ADECUACIÓN DE MEJORAS AL MISMO CON COSTO A CARGO DE EL LICENCIATARIO REALIZADOS POR PARTE DE EL LICENCIANTE Y ESAS MEJORAS O PRODUCTO MODIFICADO SEGUIRÁN SIENDO REGIDAS POR ESTE CONTRATO DE LICENCIA Y A SU VEZ LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS O ADECUACIONES SERÁ REGIDA POR UN NUEVO CONTRATO ESPECÍFICO PARA EL CASO. 9. SOPORTE Y ASESORIAS. LOS SERVICIOS DE SOPORTE TÉCNICO Y ASESORÍAS PODRÁN TENER COSTO A EL LICENCIATARIO YA SEA POR EVENTO O POR CONTRATO, DE ACUERDO A LAS POLÍTICAS COMERCIALES VIGENTES DE EL LICENCIANTE. 10. RECHAZO DEL PRODUCTO. GARANTÍA DE RECAMBIO O REPOSICIÓN DE DINERO Y CONDICIONES PARA HACERLA VÁLIDA. EL LICENCIATARIO ACEPTA CONOCER Y ENTENDER LAS CARACTERÍSTICAS, RECURSOS, REQUISITOS, APLICACIONES Y EN GENERAL EL USO Y DESTINO DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO, POR LO QUE EL MERO ERROR DE APRECIACIÓN EN SU ADQUISIÓN O LA NO CONSECUCIÓN DE EXPECTATIVAS PROYECTADAS O ESPERADAS DE EL LICENCIATARIO, NO ES SUPUESTO PARA HACER EFECTIVA GARANTÍA ALGUNA. SIN EMBARGO, EL LICENCIANTE OTORGA UN PLAZO DE TREINTA DÍAS NATURALES COMPUTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE COMPRA QUE CONSTE EN LA FACTURA, PARA QUE EL LICENCIATARIO COMPRUEBE QUE EL PROGRAMA INFORMÁTICO CUMPLE CON LOS PARÁMETROS TÉCNICOS Y ESPECIFICACIONES ESTABLECIDAS EN EL PAQUETE, Y/O QUE EL PROGRAMA INFORMÁTICO FUNCIONA PARA LO CUÁL FUE DISEÑADO DE ACUERDO A SU OFERTA PUBLICITARIA. DE SER EL CASO, PARA HACER EFECTIVA LA GARANTÍA, SERÁ CONDICIÓN NECESARIA QUE LA COMPRA SE HUBIERE REALIZADO DIRECTAMENTE A NATIONAL SOFT DE MÉXICO, S. DE R.L. DE C.V. O CON DISTRIBUIDOR AUTORIZADO, A QUIÉN SE LE MANIFESTARÁ EL ARGUMENTO TÉCNICO VÁLIDO DEL RECHAZO, Y DEVOLVERÁ EL PROGRAMA INFORMÁTICO COMPLETO (LO QUE APLICARÁ: MANUALES, DISCO DE INSTALACIÓN, EMPAQUE ORIGINAL O LO QUE APLIQUE) EN CASO DE QUE SE HAYA ADQUIRIDO EL PAQUETE FÍSICO, SIN QUE SE EVIDENCIE DAÑO PARCIAL O TOTAL, ALTERACIÓN O CUALQUIER OTRA AFECTACIÓN, EN CASO DE ADQUISICIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS NO APLICARÁ ESTA POLÍTICA DE ENTREGA DE MATERIALES ORIGINALES. LA GARANTÍA SÓLO OBLIGA AL CAMBIO POR UN NUEVO PAQUETE DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO O BIEN AL REEMBOLSO DE LOS DERECHOS DE LICENCIA POR EL IMPORTE ESPECIFICADO EN LA FACTURA DE COMPRA, Y ESTE IMPORTE NO EXCEDERÁ EN NINGÚN CASO EL PRECIO UNITARIO DEL PRODUCTO SEGÚN LA LISTA OFICIAL VIGENTE DEL LICENCIANTE Y NO CONTEMPLARÁ LOS COSTOS EROGADOS DE SERVICIOS CONTRATADOS Y EJECUTADOS ASÍ COMO NINGÚN PRODUCTO O SERVICIO DE TERCEROS O FABRICANTES AJENOS A EL LICENCIANTE. EN CASO DE HABER OBTENIDO COPIAS DE SEGURIDAD AUTORIZADAS ASOCIADA A EL PROGRAMA INFORMÁTICO QUE SE DEVUELVE, DEBERÁ PROCEDERSE A SU INMEDIATA DESTRUCCIÓN A SATISFACCIÓN DE EL LICENCIANTE, EN TODOS LOS CASOS PARA PODER REALIZARSE EL REEMBOLSO EL LICENCIATARIO DEBE GARANTIZAR LA DESINSTALACIÓN Y DESACTIVACIÓN DE LA LICENCIA DEL PROGRAMA INFORMÁTICO Y EN SU CASO SI FUERA REQUERIDO OFRECER EL ACCESO FÍSICO O POR MEDIOS ELECTRÓNICOS DE PERSONAL TÉCNICO O DEL DISTRIBUIDOR AUTORIZADO QUE DESIGNE EL LICENCIANTE PARA DESACTIVAR O VALIDAR LA DESACTIVACIÓN EFECTIVA DEL PRODUCTO. EN CASO DE QUE APLIQUE ALGUN TIPO DE GARANTÍA POR DEFECTO DE FABRICACIÓN PREVIO ANÁLISIS TÉCNICO SE PODRÁ OPTAR POR EL REEMBOLSO DEL COSTO DEL PRODUCTO VÍA FACTURA ORIGINAL DEL LICENCIANTE DE LA VENTA DE DICHO PROGRAMA PRINCIPAL EXCLUSIVAMENTE DE ACUERDO AL NÚMERO DE CONTROL RESPECTIVO Y SE DESCONTARÁ LA PARTE PROPORCIONAL DEL TIEMPO USADO POR EL MISMO SEGÚN EL ACUERDO DE LICENCIA DESDE LA FECHA DE REGISTRO, EN NINGÚN MOMENTO SE REEMBOLSARÁ ALGÚN SOBREPRECIO DE LA VENTA DEL COSTO ORIGINAL O REALIZADO POR ALGÚN TERCERO, SI LA ADQUISICIÓN FUE POR UN TERCERO (DISTRIBUIDOR AUTORIZADO) AL LICENCIANTE DEBERÁ REALIZAR LA PETICIÓN DE APLICACIÓN DE GARANTÍA O REEMBOLSO SEGÚN APLIQUE DE MANERA DIRECTA A LA EMPRESA COMERCIALIZADORA CON QUE EL LICENCIATARIO LO ADQUIRIÓ Y DICHA EMPRESA AJENA AL LICENCIANTE DEBERÁ EN TODO CASO REALIZAR EL TRÁMITE DE PETICIÓN FORMALIZADO Y AVALADO TÉCNICAMENTE CON EL LICENCIANTE PARA GARANTIZAR LA CERTIDUMBRE DEL TEMA RECLAMADO ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE Y EN LOS MONTOS DE COMPRA ESPECIFICADOS EXCLUSIVAMENTE ENTRE LAS PARTES EN LA FACTURA CORRESPONDIENTE DONDE ESTE ESPECIFICADO EL O LOS NÚMEROS DE CONTROL CORRESPONDIENTES AL O LOS PROGRAMAS INFORMÁTICOS, ES DECIR EL SOFTWARE PROPIETARIO DE EL LICENCIANTE. EN NINGÚN CASO SE TENDRÁ RESPONSABILIDAD DE REEMBOLSO DE HARDWARE, GASTOS REALIZADOS POR INSTALACIONES FÍSICAS COMO INFRAESTRUCTURA DE VOZ Y DATOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS POR TERCEROS. iii

6 11. HARDWARE COMPLEMENTARIO: SI EL PROGRAMA INFORMÁTICO VIENE ACOMPAÑADO DE UN DISPOSITIVO DE HARDWARE, LA GARANTÍA DEL MISMO ESTARÁ REGIDA POR SU PROPIA PÓLIZA DE GARANTÍA INCLUIDA EN EL PAQUETE O ESPECIFICADO EN LA FACTURA ORIGINAL DEL LICENCIANTE. 12. ACTUALIZACIONES DEL SOFTWARE AUTORIZADO: EL LICENCIANTE PODRÁ OFRECER A EL LICENCIATARIO ACTUALIZACIONES PERIÓDICAS DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO AUTORIZADO, Y ÉSTE CUBRIRÁ EL PAGO DE UN PRECIO ADICIONAL QUE POR DICHAS ACTUALIZACIONES ESTABLECERÁ EL LICENCIANTE. EL LICENCIATARIO PODRÁ, POR SUPUESTO, RECHAZAR DICHAS ACTUALIZACIONES, SIN QUE SEA RESPOSABILIDAD DE EL LICENCIANTE LAS CONSECUENCIAS QUE DERIVEN DE LA FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO. LAS CONDICIONES Y TÉRMINOS DE LA LICENCIA APLICAN EN LO CONDUCENTE A LAS ACTUALIZACIONES QUE SE ADQUIERAN POR EL LICENCIATARIO. 13. LÍMITES DE RESPONSABILIDAD PARA EL LICENCIANTE: EN NINGÚN CASO EL LICENCIANTE SERÁ RESPONSABLE POR DAÑOS DIRECTOS, INDIRECTOS, INCIDENTALES, CONSECUENTALES, AMBIENTALES O ESPECIALES PRODUCIDOS, INCLUYENDO, DE MODO ENUNCIATIVO MÁS NO LIMITATIVO, LA PÉRDIDA DE GANANCIAS O INGRESOS, PÉRDIDA DE PRIVACIDAD, PÉRDIDA DEL USO DE CUALQUIER COMPUTADORA O SOFTWARE, INCLUYENDO EL PROGRAMA INFORMÁTICO, LA INTERRUPCIÓN COMERCIAL O DE COMUNICACIÓN POR REDES O INTERNET, POR MAL FUNCIONAMIENTO O INCOMPATIBILIDAD DE UN DISPOSITIVO DE HARDWARE, COMUNICACIONES O SOFTWARE DE TERCEROS O EN GENERAL DE TODA LA INFRAESTRUCTURA DE TECNOLOGÍA Y ENERGÍA O AFECTACIONES A LAS COMUNICACIONES POR MOTIVO DE CAMPOS MAGNÉTICOS, PÉRDIDA DE INFORMACIÓN DE PLUSVALÍA, USO, DATOS U OTROS DAÑOS INTANGIBLES O PECUNIARIOS, DERIVADOS POR EL USO O LA INCAPACIDAD DE USO DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO O POR EL ACCESO NO AUTORIZADO O LA ALTERACIÓN DE SU INFORMACIÓN O DATOS, LA INFECCIÓN EN SU EQUIPO POR VIRUS U OTRO SOFTWARE MALICIOSO; LA CONDUCTA NEGLIGENTE O DE MALA FÉ DE UN TERCERO AL USAR EL PROGRAMA; O CUALQUIER OTRO ASUNTO RELACIONADO CON EL USO DESVIADO DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO. ES RESPONSABILIDAD DEL LICENCIATARIO ESTAR AL CORRIENTE DE EL CONOCIMIENTO DE LAS LEYES DE PROTECCIÓN DEL MANEJO DE DATOS, O CUALQUIER OTRA LEY APLICABLE AL COMERCIO EXCLUYENDO DE CUALQUIER RESPONSABILIDAD O EXTENSIÓN DE RESPONSABILIDAD LEGAL, CIVIL, FISCAL O PENAL AL LICENCIANTE POR LA FALTA DE ATENCIÓN A LAS LEYES APLICABLES EN EL TERRITORIO DONDE SE USE EL PRODUCTO. 14. DERECHOS RESERVADOS: EL PROGRAMA INFORMÁTICO Y CUALQUIER COPIA AUTORIZADA O NO AUTORIZADA SON DE PROPIEDAD INTELECTUAL Y PATRIMONIAL DE NATIONAL SOFT DE MÉXICO, S. DE R.L. DE C.V. LA ESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN Y CÓDIGO DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO SON SECRETOS INDUSTRIALES Y COMERCIALES E INFORMACIÓN CONFIDENCIAL VALIOSA DE NATIONAL SOFT DE MEXICO, S. DE R. L. DE C.V. POR LO QUE SIN PERJUICIO A LAS PROHIBICIONES DE QUE TRATA ESTA LICENCIA, ESTÁ PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN O COPIA NO AUTORIZADA, LA CREACION Y/O GENERACIÓN LICENCIAS Y/O CLAVES DE ACTIVACIÓN, LA MODIFICACIÓN O DISTRIBUCIÓN DEL SOFTWARE O SU MANUAL O DOCUMENTOS SIN LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR, PUESTO QUE CUALQUIERA DE TALES CONDUCTAS CONSTITUYE UN DELITO CONTRA LA PROPIEDAD INTELECTUAL, PREVISTO Y SANCIONADO EN EL ARTÍCULO CORRESPONDIENTE EL CÓDIGO PENAL FEDERAL, ASÍ COMO EL MANEJO SIN LA AUTORIZACION DE LAS MARCAS QUE SON PROPIEDAD DE NATIONAL SOFT DE MEXICO S. DE R.L. DE C.V. 15. NOMBRES DE PRODUCTOS Y MARCAS DE TERCEROS: LOS NOMBRES DE PRODUCTOS Y/O APLICACIONES, SE UTILIZAN CON FINES DESCRIPTIVOS. DICHOS NOMBRES SON MARCAS REGISTRADAS DE TERCERAS EMPRESAS, DE LAS QUE LA EMPRESA NATIONAL SOFT S. DE R.L. DE C.V. ESTÁ TOTALMENTE SEPARADO E INDEPENDIENTE. LA COMPAÑÍA TAMBIÉN UTILIZA DIFERENTE SOFTWARE DE TERCEROS COMO PARTE DE SUS SERVICIOS. DICHOS NOMBRES SON MARCAS COMERCIALES REGISTRADAS DE SUS RESPECTIVOS PROPIETARIOS, QUE HAN CONCEDIDO EL DERECHO PARA EL USO DEL SOFTWARE, YA SEA PÚBLICA O DIRECTAMENTE A LA EMPRESA. DICHO SOFTWARES DE TERCEROS CUENTAN CON SUS PROPIOS ACUERDOS DE LICENCIA LOS CUALES DEBERÁN SER ACEPTADOS ANTES DE INSTALAR. iv

7 16. VALIDACIÓN DE REGISTRO DE LICENCIA: ANTE ALGUNA DUDA RAZONABLE DE UNA INSTALACIÓN Y/O USO INDEBIDO DE ESTE ACUERDO DE LICENCIA, EL LICENCIATARIO DEBERÁ DEMOSTRAR LA LEGÍTIMA ADQUISICIÓN DE LA LICENCIA CORRESPONDIENTE AL PRODUCTO INSTALADO, POR LO QUE DARÁ LAS FACILIDADES PARA QUE SE PUEDA REALIZAR UNA INSPECCIÓN FÍSICA O POR MEDIOS ELECTRÓNICOS POR PARTE DEL LICENCIANTE O LA(S) PERSONA(S) AUTORIZADAS POR ÉSTE PARA SU REVISIÓN Y VALIDACIÓN A LA BASE DE DATOS DENTRO DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO INSTALADOS EN LAS OFICINAS DEL LICENCIATARIO, TAMBIÉN PUEDE EL LICENCIATARIO VERIFICAR QUE SU LICENCIA INSTALADA Y FUNCIONAL CUMPLA CON LOS LINEAMIENTOS DEL ACUERDO DE LICENCIA Y/O QUE ESTE VALIDADO Y REGISTRADO DENTRO DE NUESTROS SISTEMAS DE REGISTROS AUTORIZADOS, ESTO DE MANERA VOLUNTARIA Y DIRECTA PARA TENER LA AFIRMACIÓN QUE ESTE CUMPLIENDO CON LOS ACUERDOS DEL PRESENTE DOCUMENTO CONTRATO DE LICENCIA, EL ACCESO PARA SU VERIFICACIÓN DIRECTA SE ENCUENTRA DISPONIBLE EN LA SECCIÓN DESIGNADA PARA LOS REGISTROS DE LICENCIA EN LA PÁGINA WEB DE NATIONAL SOFT SI POR ALGUNA RAZÓN NO APARECE SU LICENCIA REGISTRADA EN NUESTROS SISTEMAS DE CONTROL DE REGISTROS DEBERÁ CONTACTAR AL CORREO CORRESPONDIENTE PARA REGULARIZAR SU SITUACIÓN Y EVITAR SANCIONES CONTEMPLADAS EN LA LEY DE PROTECCIÓN DE DERECHOS DE MARCA, DE DERECHOS DE AUTOR O LOS QUE SEAN PERTINENTES QUE LA LEY LE OTORGA AL LICENCIATARIO. v

8 INDICE GENERAL 1. BIENVENIDO A NATIONAL SOFT HOTELES INTRODUCCIÓN AL SISTEMA VERIFICACIÓN Y ACCESO PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA BOTONES DE CONTROL PARA CATÁLOGOS Y CONFIGURACIÓN CONFIGURACIÓN CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DATOS DE LA EMPRESA MONEDA E IMPUESTOS FACTURACIÓN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA (MÉXICO) RENTA DE HABITACIÓN SEGURIDAD FORMATOS GENERAL COMPRAS Y ALMACENES NOTA DE COSUMO NOMENCLATURA BOLIVIA IDIOMAS APARIENCIA CONFIGURACIÓN MAPEO CONFIGURACIÓN DE ESTACIONES CUENTAS CONTABLES CATEGORÍAS DE CUENTAS CONTABLES CUENTAS CONTABLES CONFIGURACIÓN DE HABITACIONES TEMPORADAS DIAS TEMPORADAS SERVICIOS Y TARIFAS TIPO DE HABITACIONES CARACTERÍSTICAS HABITACIÓN HABITACIONES FORMATOS, FOLIOS Y SERIES FORMATO DE TICKETS FORMATOS DE FACTURA FORMATOS VARIOS FOLIOS Y SERIES CONMUTADOR CONFIGURACIÓN DEL CONMUTADOR LADAS CONTABILIDAD... 44

9 3.8. CORREO ELECTRÓNICO PARÁMETROS DE ENVÍO DE EDITAR CONTENIDO DE COMPROBANTE DE RESERVACIÓN CONFIGURACIÓN DE RESERVACIONES ONLINE CONFIGURACIÓN DE CERRADURA ELECTRÓNICA PARÁMETROS DE REGISTRO Y SERVICIOS WEB CATÁLOGOS NACIONALIDADES CLIENTES CATEGORÍAS DE AGENCIAS / SOCIEDADES AGENCIAS / SOCIEDADES HUÉSPEDES TIPOS DE IDENTIFICACIÓN FORMAS DE ARRIBO ARTÍCULOS DE ENTREGA PAÍSES ESTADOS CIUDADES DENOMINACIONES TIPOS DE DESCUENTO TARJETAS DE CRÉDITO TARJETAS VINGCARD RECAMARISTAS TIPO DE PROVEEDORES PROVEEDORES ALMACENES GRUPOS DE ARTÍCULOS Y/O SERVICIOS ARTÍCULOS Y/O SERVICIOS CONCEPTOS DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN MOVIMIENTOS RESERVACIONES DAR DE ALTA UNA RESERVACIÓN EDITAR RESERVACIONES SERVICIOS ADICIONALES EN LA RESERVACIÓN CORREO DE CONFIRMACIÓN DE LA RESERVACIÓN ABONOS A LA RESERVACIÓN RESERVACIÓN DE GRUPO CON SOCIEDAD... 86

10 BUSCAR RESERVACIÓN CANCELACIÓN DE LA RESERVACIÓN IMPRIMIR COMPROBANTE DE RESERVACIÓN IMPRIMIR TARJETA DE REGISTRO BITÁCORA DE RESERVACIONES CHECK IN CHECK IN POR RESERVACIÓN CHECK IN DIRECTO CODIFICAR TARJETAS MAPEO AMA DE LLAVES FRIGOBAR BLOQUEO DE HABITACIÓN CANCELACIONES CIERRE DE RESERVACIONES SALDO POR PROVEEDOR ABONO A COMPRA BITÁCORA DE TARJETAS DE CRÉDITO CANCELAR CARGO CAJA ABRIR TURNO CERRAR TURNO RECEPCIÓN CARGAR A LA CUENTA ABONAR A LA CUENTA EDITAR SERVICIOS ELIMINAR SERVICIO ESTADO DE CUENTA TRASPASAR SERVICIOS EXTENDER ESTANCIA EDITAR OBSERVACIONES ARTÍCULOS DE ENTREGA CAMBIO DE HABITACIÓN APERTURA DE FOLIO EXTRA DESCUENTOS DESCUENTO A SERVICIOS DESCUENTO GENERAL IMPUESTOS DE LA CUENTA MENSAJES AGREGAR, EDITAR Y ELIMINAR HUÉSPED CHECK OUT ACCESOS RÁPIDOS Check In

11 Reservaciones Bloqueos Limpieza En casa Habitaciones Mapeo de habitaciones BITÁCORA ALERTAS FACTURACIÓN MODIFICAR FOLIOS DE FACTURAS FACTURACIÓN LIBRE FACTURAR 1 FOLIO EN VARIAS FACTURAS BLOQUEAR FOLIOS DE FACTURA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MÉXICO REPORTE MENSUAL (FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MÉXICO) REPROCESO DE FACTURAS ELECTRÓNICAS ENVIAR FACTURAS ACTUALIZACIÓN DE FACTURAS CFDI V RETIROS Y DEPÓSITOS CUENTAS POR COBRAR CARGO AUDITORÍA ALMACENES ÓRDENES DE COMPRA NUEVA ORDEN DE COMPRA BUSCAR UNA ORDEN DE COMPRA EDITAR ORDEN DE COMPRA CANCELAR UNA ORDEN DE COMPRA COMPRAS NUEVA COMPRA BUSCAR UNA COMPRA EDITAR UNA COMPRA CANCELAR UNA COMPRA MOVIMIENTOS DE ALMACÉN NUEVO MOVIMIENTO BUSCAR UN MOVIMIENTO DE ALMACÉN EDITAR MOVIMIENTO DE ALMACÉN CANCELAR MOVIMIENTO DE ALMACÉN TRASPASOS DE ALMACÉN NUEVO TRASPASO BUSCAR UN TRASPASO EDITAR TRASPASO CANCELAR TRASPASO INVENTARIO FÍSICO RECOSTEO

12 8. VIGILANCIA CATÁLOGO DE CÁMARAS MAPA DE CÁMARAS REPORTES Y CONSULTAS CONSULTA DE RESERVACIONES CONSULTA DE FACTURAS CONSULTA DE ARTÍCULOS ENTREGADOS CONSULTA DE TARJETAS CODIFICADAS CONSULTA DEL MONITOR DE TIMBRES CFDI CONSULTA DE AGENCIAS Y SOCIEDADES CONSULTA DE CLIENTES CONSULTA DE MOVIMIENTOS CONSULTA DE LISTA DE HABITACIONES CONSULTA DE ABONOS A RESERVACIONES CONSULTA DE COMISIONES CONSULTA DE HUÉSPEDES CONSULTA DE TARJETAS DE REGISTRO CONSULTA DE HISTORIAL DE HUÉSPEDES CONSULTA DE NOTAS DE CONSUMO CONSULTA DE ESTADOS DE CUENTA CONSULTA DE LLAMADAS DE CONMUTADOR CONSULTA DE LIMPIEZA POR CONMUTADOR AUDITORIA A MODIFICACIONES DE FOLIOS HISTÓRICOS AUDITORIA A MODIFICACIONES DE FOLIOS DE FACTURA CONSULTA DE ÓRDENES DE COMPRA CONSULTA DE COMPRA CONSULTA DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN CONSULTA DE TRASPASOS ENTRE ALMACENES CONSULTA DE INVENTARIO FÍSICO LISTA DE HABITACIONES HABITACIONES OCUPADAS HABITACIONS POR TIPO HABITACIONES BLOQUEADAS OCUPACIÓN GENERAL DETALLE OCUPACIÓN RECAPITULACIÓN DE CUARTOS RESUMEN DE OCUPACIÓN Y RENTAS

13 AMA DE LLAVES LISTA DE RESERVACIONES TODAS LAS RESERVACIONES RESERVACIONES CON CHECK IN REALIZADO CANCELADAS PRÓXIMAS ENTRADAS RESERVACIONES ACTIVAS RESERVACIONES CANCELADAS POR NO SHOW RESERVACIONES EMITIDAS LISTA DE CLIENTES CLIENTES FÍSICOS CLIENTES MORALES LISTA DE HUÉSPEDES TODOS LOS HUÉSPEDES CLIENTES FECHA DE NACIMIENTO HUÉSPEDES EN CASA NACIONALIDAD TURISMO MOVIMIENTOS HUÉSPEDES LLAMADAS ENTRADAS SALIDAS DETALLE DE MOVIMIENTOS FACTURAS MONITOR DE LLAMADAS CANCELACIONES TODAS LAS CANCELACIONES CHECK IN HABITACIONES MOVIMIENTOS PRÓXIMAS OCUPACIONES FORECAST HABITACIONES DISPONIBLES REPORTE DE MAPEO FORMAS DE ARRIBO GRÁFICA DE ESTADO DEL HOTEL BALANCES POR CUENTA TOTALES AUDITORÍA MOVIMIENTOS DE CAJA DIARIOS SALDOS DE HABITACIÓN DIARIO REPORTES DE CUENTAS POR COBRAR

14 ESTADO DE CUENTA USO INTERNO DOCUMENTOS PENDIENTES DE COBRO DESCUENTO A FOLIOS DESCUENTO A SERVICIOS REPORTE DE DEPÓSITOS Y RETIROS DE EFECTIVOS A CAJA CORTE DE CAJA CORTE DE CAJA POR PERIODO REPORTE DE INGRESOS CONTRA EGRESOS NOTAS DE CONSUMO REPORTE DE SALDOS POR PROVEEDOR REPORTE DE PAGOS A PROVEEDORES REPORTE DE COMPRAS Y ÓRDENES DE COMPRA REPORTE DE COMPRAS POR PRODUCTO REPORTE DE EXISTENCIAS REPORTE DE STOCK MÁXIMO Y STOCK MÍNIMO REPORTE DE MOVIMIENTOS REPORTE DE COSTO DE ALMACENES REPORTE DE SALDO DE ARTÍCULOS REPORTE DE FORMATO DE FACTURA DE INVENTARIO FÍSICO PÓLIZA CONTABLE DE VENTAS (INGRESOS) PÓLIZA CONTABLE DE COMPRAS (EGRESOS) SEGURIDAD USUARIOS PERFILES DE USUARIOS HERRAMIENTAS RESPALDAR BASE DE DATOS RECUPERAR RESPALDO INICIALIZAR BASE DE DATOS UBICACIÓN DE DATOS COMANDOS SISTEMA

15 1. BIENVENIDO A NATIONAL SOFT HOTELES Gracias por adquirir National Soft Hoteles, el sistema de control para hoteles que lleva un registro en una base de datos de la información concerniente de los huéspedes y movimientos que se generan en el establecimiento, obteniendo información valiosa sobre la ocupación actual, detalle de los movimientos históricos, entradas y salidas de dinero, entre otros datos. Con National Soft Hoteles podrá administrar las reservaciones de hospedaje así como llevar un control de los cargos que realice en cada reservación. Permite un control de las tarifas para cada tipo de habitación y puede administrar las compras y ventas del hotel. Podrá generar facturas desde el sistema, imprimir comprobantes de cargos y abonos, generar el estado de cuenta por folio de las ocupaciones, enviar el comprobante de la reservación por correo electrónico y obtener diversos reportes de los movimientos realizados en el sistema. Todo esto en un entorno seguro, con restricciones configurables para los diferentes usuarios y niveles de protección para las operaciones y los datos. LAS MARCAS MENCIONADAS Y LOS LOGOTIPOS MOSTRADOS EN ESTE DOCUMENTO SON PROPIEDAD DE SUS RESPECTIVAS COMPAÑÍAS. 8

16 2. INTRODUCCIÓN AL SISTEMA 2.1. VERIFICACIÓN Y ACCESO Esta pantalla permite el acceso al sistema si ha registrado al menos un usuario en la base de datos. Si es la primera vez que inicia el sistema no observará está pantalla. Ingrese su nombre de usuario, su contraseña y presione Aceptar para acceder al sistema. Si cuenta con un lector de huella y lo ha configurado desde el sistema, coloque su dedo en el lector para acceder al sistema. Nota: Al introducir su nombre de usuario o contraseña de forma incorrecta más de tres veces, el sistema se cerrará automáticamente. Es importante que cree al menos un usuario la primera vez que inicie el sistema como medida de seguridad para evitar que cualquier persona pueda ingresar y obtener sus datos o alterar la configuración PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA La pantalla principal de National Soft Hoteles le permite acceder a las principales funcionalidades desde la barra de botones de acceso rápido, a las pantallas de Check In, Reservaciones, Recepción, la apertura de turno, el cierre de turno y cerrar el sistema. El logo de la empresa (en caso de haber seleccionado una imagen en la pantalla de configuración) se visualiza en la esquina superior derecha de la pantalla. En la barra de estado que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, se muestran datos como la versión del sistema, el usuario activo, la fecha y la hora. 9

17 Si configuró la cuenta contable para el manejo de dólares desde la pantalla de configuración, observará la información del tipo de cambio. En esta sección existen dos botones para modificar el tipo de cambio del dólar. El primer botón permite editar manualmente el tipo de cambio, y el segundo permite consultar el tipo de cambio para pesos mexicanos desde la página del banco de México (únicamente para consulta de tipo de cambio del dólar con respecto a pesos mexicanos). La pantalla de Timbres CFDI se visualiza en caso de haber configurado la facturación electrónica para México en la pantalla de configuración y tras haber activado el monitor de timbres CFDI. 10

18 Esta sección muestra el número total de timbres que se han adquirido y el total de timbres disponibles para facturar. Desde esta sección puede visitar la página de compra en línea para adquirir más códigos de servicio para timbres CFDI. Un reloj (si está habilitado en la pantalla de configuración) se muestra en la esquina inferior izquierda. Puede intercambiar entre reloj en formato digital o analógico presionando el icono del reloj en la parte izquierda. La gráfica de ocupación actual y esperada (en la noche) del hotel se muestra del lado derecho. Si desea obtener información adicional sobre el uso del sistema National Soft Hoteles presione el botón Aprenda National Soft Hoteles en la parte lateral izquierda de la pantalla principal BOTONES DE CONTROL PARA CATÁLOGOS Y CONFIGURACIÓN En la tabla siguiente puede observar el conjunto de botones comunes en el sistema que se utilizan en los diferentes catálogos y las pantallas de configuración. Nuevo registro. Este botón se usa para ingresar los datos de un nuevo registro para un catálogo. Al oprimir este botón se habilitan (algunos o todos) los campos para permitir la captura de datos. Guardar registro. Este botón se usa para guardar el registro capturado, o para guardar un registro que ya fue capturado y acaba de ser editado. Deshacer registro. Este botón se usa para cancelar la captura de un nuevo registro o para cancelar la edición de un registro existente. Editar registro. Este botón se usa para modificar un registro que ya se ha sido ingresado en el sistema. Buscar registro. Este botón se usa para buscar un registro en la base de datos. Se puede realizar la búsqueda por clave o por nombre (descripción). Eliminar registro. Este botón se usa para eliminar de la base de datos el registro que haya sido seleccionado. Ayuda. Este botón se usa para acceder a los temas de ayuda del sistema. Cerrar pantalla. Este botón sirve para cerrar la pantalla en la cual se está trabajando. Aceptar. Este botón sirve para confirmar una acción. Cancelar. Este botón sirve para cancelar una acción. 11

19 3. CONFIGURACIÓN Seleccione el menú Configuración y después la opción Configuración del sistema CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA La pantalla de configuración es la pantalla principal para personalizar el sistema. Para ingresar en esta pantalla debe seleccionar Configuración del sistema desde el menú Configuración. En breve se describen cada una de las opciones que brinda la pantalla de configuración. Nota: para más información sobre la sección Facturación electrónica México consulte el apartado correspondiente al módulo de Facturación Electrónica. Si desea conocer más sobre la configuración de Reservaciones online consulte el apartado correspondiente al módulo de Reservaciones Online. 12

20 DATOS DE LA EMPRESA En esta sección puede consultar la información de su hotel. Es importante que introduzca correctamente los datos al momento de registrar el sistema para que se muestre la información adecuada en el mismo. Para guardar el logotipo de su hotel presione el botón Seleccionar logotipo y escoja una imagen con el logo de la empresa en formato JPG, BMP o PNG. Nota: en caso que desee cambiar los datos de la empresa puede presionar el botón Cambiar datos de la empresa para enviar una solicitud de cambio. Tenga en cuenta que si los datos son diferentes a los usados en el registro será necesario efectuar un pago para actualizar los datos sin perder la licencia. Cuando sus datos sean modificados en línea presione Actualizar para actualizar los datos de empresa y la licencia MONEDA E IMPUESTOS En esta sección especifique el nombre y el valor de cada uno de los impuestos que utilizará en el sistema. Debe especificar al menos un impuesto. Un impuesto debe corresponder al IVA. Deje la casilla en blanco si no requiere configurar más impuestos. El valor de cada impuesto es un valor porcentual entre 0.01 y

21 Indique de igual manera los datos de moneda que utilizará en el sistema. El símbolo, el código de moneda correspondiente al estándar ISO 4217, el nombre de la moneda y la cantidad de decimales a utilizar (la cantidad de decimales a utilizar para facturar puede ser diferente). Seguidamente indique si podrá ser posible eliminar los impuestos de algunas cuentas. Al activar la casilla Permitir cuentas sin impuestos se habilita la opción en el sistema para que el total no considere los impuestos según el servicio o servicios seleccionados. Si activa la opción Recomendar cuenta sin impuestos a clientes de facturación extranjeros el sistema verificará y seleccionará automáticamente le manejo de cuentas sin impuestos cuando el cliente seleccionado sea de nacionalidad extranjera. En las listas desplegables de efectivo y dólar seleccione las cuentas contables para manejar los métodos de pago correspondientes. Si desea puede agregar una nueva cuenta contable desde el catálogo de cuentas contables. Por defecto están seleccionadas las cuentas EFECTIVO y DOLARES. Al activar el uso de dólares para servicios de habitación podrá especificar el uso de dólares en las tarifas de renta de las habitaciones. Si está activo el uso de dólares para servicios de habitación deberá seleccionar la opción para manejo de dólares en la configuración de las tarifas de los servicios. Nota: al seleccionar la cuenta contable para dólares habilitará el uso de moneda extranjera dólar en la facturación y la configuración del tipo de cambio en la pantalla principal del sistema. Cuando utiliza dólares en los servicios de habitación el sistema se encarga de hacer la conversión a la moneda nacional según el tipo de cambio. 14

22 Más abajo seleccione un servicio existente para el manejo de propinas, asegúrese de indicar un servicio si desea tomar en cuenta la propina como un cargo especial y un exento de la factura. Al final indique si desea aplicar redondeo en los importes para manejar los precios como enteros FACTURACIÓN Esta sección permite indicar los aspectos generales para la facturación en el sistema. Agrupar servicios permite que los servicios cargados a una o varias cuentas se agrupen en un solo concepto al momento de facturar. Indique si desea agrupar los servicios. Puede agrupar servicios con unidades diferentes o con importes iguales. La primera opción permite agrupar servicios de igual tipo aunque tengan diferente unidad de medida y la segunda opción permite agrupar servicios del mismo tipo que tengan el mismo precio (útil si en la factura se requiere precio unitario). Si habilita la opción Siempre agrupar rentas se agruparan todos los cargos de renta de habitación sin importar la unidad o el precio. La leyenda a imprimir en la factura es la descripción que aparecerá en el comprobante impreso de la factura para los servicios de renta de habitación. Si selecciona la de la cuenta contable, será igual para todos los tipos de habitación, pero si selecciona del servicio se aplicará la descripción del servicio ligado al tipo de habitación. En Varios indique el número de decimales que serán tomados en cuenta para las facturas independientemente de la configuración de la moneda. En caso de seleccionar un número diferente de dos decimales es posible que requiera modificar el formato de facturación para ajustar los importes según el número de decimales elegido. 15

23 Si no desea imprimir la remisión al momento de efectuar el Check Out seleccione la opción 3 de la lista desplegable, en caso contrario indique si desea que el sistema pregunte si desea imprimir la remisión o desea que se mande a imprimir directamente. Seleccione también la serie que utilizarán las remisiones. Puede definir una serie diferente en Folios y series del menú Configuración. Para incluir la propina como un concepto de facturación tanto en el formato impreso como en el xml de las facturas electrónicas seleccione Incluir propina como concepto, en caso contrario, la propina se mostrará únicamente como un dato informativo (siempre que tome en cuenta la propina en la pantalla de facturación al seleccionar Facturar propina ). La opción Sumar propina al importe total a pagar agrega el importe de las propinas al subtotal facturado. La opción Habilitar notas en facturación permite agregar notas en las facturas. La opción Permitir editar Check In y Check Out en la factura permite cambiar las fechas de entrada y salida en una remisión a facturar. Si activa la opción Permitir editar el folio de facturación podrá modificar el número de folio de las facturas, utilice esta opción si es necesario cambiar el folio de alguna factura para que coincida con un registro anterior o por algún motivo administrativo. Si también desea poder editar la fecha de facturación de las facturas impresas habilite la opción Permitir editar fecha de facturación. Indique cuál será la unidad de medida y el método de pago que serán utilizados en las facturas libres. Puede especificar que estas opciones sean aplicadas a todas las facturas libres sin la posibilidad de editarlos seleccionando Siempre utilizar en la lista desplegable o asignarlos como valores por defecto con la posibilidad de cambiarlos en la factura libre seleccionado Recomendar. Si selecciona la última opción podrá modificar el método de pago y el número de cuenta cuando esté editando la factura. Esta última función puede ser útil cuando un cliente requiera que una factura muestre NO IDENTIFICADO como método de pago, aunque el pago sea con tarjeta o efectivo. 16

24 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA (MÉXICO) Esta sección permite configurar la facturación electrónica para México. Las opciones de facturación CFD y CBB se conservan por compatibilidad. El tipo de esquema aceptado por el SAT es CFDI. Para iniciar con la configuración seleccione Habilitar y tipo de facturación CFDI. Si es la primera vez que configura la facturación electrónica CFDI se iniciará el asistente de facturación. El asistente de facturación le permitirá registrarse al servicio de facturación electrónica mediante el Asistente de Registro CFDI, configurar los formatos de impresión de facturas, habilitar las estaciones para facturar e indicar los parámetros de configuración necesarios para la facturación. Después de configurar la facturación electrónica puede modificar los parámetros si así lo desea. Los archivos CSD proporcionados por el SAT se registran en la base de datos para certificar los datos fiscales al momento de emitir o cancelar una factura. Si requiere reubicar los archivos o actualizarlos puede seleccionarlos de nuevo. 17

25 En el campo Registro fiscal se muestra el régimen que haya seleccionado en el asistente. Si su registro no aparece en la lista, seleccione la opción Otro y escriba la descripción en el campo de abajo. Los campos de usuario y contraseña del PAC se conservan por compatibilidad. No es necesario capturar información alguna en estos campos. Si requiere ejecutar de nuevo el Asistente de Registro de CFDI para registrar los datos fiscales o agregar códigos de servicio presione el botón Asistente de registro. Para que el sistema le notifique cuando se estén por acabar los timbres disponibles active la opción Avisar cuando timbres disponibles sea inferior a, puede indicar un límite inferior o especificar una cantidad de días para el cálculo del valor mínimo según la frecuencia de uso de timbres CFDIs. Con esta última opción se determinará el límite inferior según la cantidad de timbres utilizados en promedio por la cantidad de días indicada. Más abajo puede activar el monitor de timbres CFDI para mostrar el monitor en la pantalla principal RENTA DE HABITACIÓN Indique la cuenta contable para los servicios de renta de hospedaje. Por defecto el sistema incluye la cuenta contable Renta habitación. Por compatibilidad se incluye la configuración de la cuenta contable para la renta de habitaciones de convenios. 18

26 Nota: es muy importante seleccionar la cuenta contable de servicios de renta, de lo contrario no podrá efectuar Check Ins. En esta sección puede especificar el tipo de cargo que se efectuará al momento del Check In. Pudiendo ser por día, el total de los días o sin servicios. La opción Por día carga únicamente el día actual; Total de días permite efectuar el cargo de servicios de renta para el total de días de hospedaje; Sin servicios no realiza ningún cargo de renta al hacer el Check In. En forma de cargo seleccione Manual si espera que el recepcionista realice el cargo desde la pantalla de Recepción o desde Cargo Auditoría o Automático si desea que el sistema realice el cargo del servicio de renta todos los días. En caso de seleccionar la forma automática debe indicar la estación que efectuará el cargo automático y la hora en que se efectuará dicho cargo. Para que el cargo automático se realice debe haber un turno abierto en la estación y el horario indicado. Si selecciona Incluir día actual se realizará el cargo del servicio de renta de habitaciones del día en que se efectúe el cargo de auditoría. Y si selecciona Respetar precio inicial se considerará la tarifa de la renta del día en que se efectuó el Check In en lugar de la tarifa de la temporada de la fecha actual. Nota: para poder realizar el cargo de rentas de forma manual o automática es necesario que exista un turno abierto. De lo contrario no se efectuara el cargo. En Folios Externos seleccione el tipo de habitación que será utilizado para las habitaciones de tipo extra. Las habitaciones de este tipo no generan cargos de renta y no afectarán al total de la ocupación. Seleccione la opción Permitir realizar Check In directo con sociedades para poder realizar un Check In directo para una agencia o sociedad sin tener que crear una reservación previa. En caso contrario deberá existir una reservación para las sociedades para poder realizar un Check In. 19

27 En caso que requiera efectuar un cargo automático al momento de superarse el número de personas (adultos o niños) de una ocupación active la opción Activar huésped extra. El sistema determina los huéspedes extras en la habitación con el número de personas que haya configurado a la habitación. Si requiere impedir que se realice un Check Out en el sistema cuando el saldo del cliente sea negativo (cuando el importe pagado por el cliente es superior al total de la cuenta) habilite la opción No permitir Check Out. Especifique el periodo en el cual, al momento de efectuar un Check In, el sistema cobrará la renta correspondiente a la noche anterior. Seleccione el modo de operación del sistema para el cobro de servicios de renta. El tipo Hotel permitirá cargos de renta por día, el tipo Motel permitirá el cargo de renta por hora y el tipo Hotel-Motel permitirá ambos tipos de cargo. Si selecciona el tipo Motel u Hotel-Motel deberá indicar la cantidad de minutos de tolerancia para el cargo de la siguiente hora, este límite indica el tiempo de holgura que podrá pasar antes de efectuar el siguiente cargo de renta. Seleccione Cargar renta de noche siguiente para reiniciar el cargo por hora en caso de superar la hora límite especificada de la noche. Finalmente indique el intervalo de tiempo para que el sistema verifique si se necesita realizar el cargo por hora. 20

28 SEGURIDAD En esta sección seleccione de la lista de eventos, aquellas operaciones que requieran uso de contraseña para poder efectuarse. Nota: si una opción no está seleccionada, el sistema no solicitará contraseña para concretar la operación. Si además de la contraseña por teclado desea utilizar un lector para confirmación por huella digital active la casilla de Utilizar lector de huella y seleccione uno de los lectores soportados por el sistema. 21

29 FORMATOS Verifique en esta sección que tenga seleccionado los formatos apropiados para la impresión de los reportes correspondientes. Presione el botón Configura para seleccionar la ruta del archivo del formato y editarlo en la ventana de edición de reportes. Se recomienda seleccionar carpetas compartidas de la red para mantener los formatos de reportes en un sólo lugar. Puede activar o desactivar la impresión de la tarjeta de registro desde esta sección. La tarjeta de registro se imprime al momento de hacer Check In, desde la pantalla de reservaciones o en la pantalla Recepción. Indique si el reporte emitido al efectuar el corte de caja incluirá cargos y abonos o sólo abonos. Indique también si el corte de caja se imprimirá en formato mini printer o en tamaño carta. Si selecciona Solicitar declaración de cajero al cerrar el turno podrá indicar manera de desglose, el total recibido por tipo de moneda. Indique si el efectivo inicial de la caja se incluirá en el corte y si desea mostrar en el corte las cancelaciones, ediciones de reservaciones y movimientos realizados en el turno active la casilla Imprimir Bitácora de cancelaciones y edición de movimientos. 22

30 GENERAL En esta sección podrá configurar diversas opciones complementarias para el uso del sistema. Active el cambio automático del estatus de limpieza de las habitaciones para que, al cumplirse la hora indicada, se cambie el estatus de limpieza de todas las habitaciones ocupadas a sucias. Indique la nacionalidad local. Este parámetro es necesario para clasificar a los huéspedes nacionales y extranjeros en algunos reportes. Si cuenta con un conmutador compatible y desea hacer uso del módulo de Tarificador de llamadas deberá seleccionar la opción Activa conmutador. Al presionar el botón Configura podrá establecer los parámetros de conexión del conmutador. También debe indicar la cuenta contable para el cargo del servicio de telefonía y el tiempo de tolerancia para iniciar el cargo automático de la llamada. El país seleccionado será la opción por defecto al crear un nuevo cliente en el catálogo de clientes. Si tiene un enlace con Soft Restaurant deberá seleccionar la estación de la cual se consultará el turno para efectuar el cargo. Se recomienda que sea una estación operativa del área de recepción ya que es necesario que tenga un turno abierto. Habilite No afectar reportes de ocupación para que al generar los reportes de ocupación no se reajusten las fechas de los cargos que incluyeron la noche anterior. Habilite Permitir envío de correo de confirmación para mostrar un botón que permite enviar el correo de confirmación de una reservación en la pantalla de reservaciones y para solicitar el envío del correo de confirmación al guardar una reservación. Active No imprimir tickets de abonos para evitar que se imprima el comprobante al momento de efectuar un abono a una reservación o cuenta. Active Forzar uso de tipo de descuento para aplicar descuentos solamente si se encuentran en el catálogo de tipos de descuento, en caso contrario podrá aplicar descuentos específicos de forma abierta. Seleccione Activar búsqueda rápida en recepción para mostrar la pantalla En casa con la lista de habitaciones ocupadas, al intentar abrir la pantalla Recepción. 23

31 Para el corte diario indique el periodo de 24 horas que tomara en cuenta el sistema. Si desea utilizar una cámara web para la captura de fotografías de sus clientes y huéspedes Seleccione Cámara le permitirá definir la cámara a emplear. Desactivar Animaciones le permitirá activar o desactivar algunas animaciones que utiliza el sistema. Esta opción se conserva por compatibilidad. Las siguientes opciones se encuentran en la segunda página de la sección General. Seleccione una opción de la lista desplegable para indicar el estatus de limpieza que tendrán las habitaciones después de realizar un cambio de habitación ( Limpio o Sucio ) o seleccione Preguntar si desea que el sistema muestre una ventana para solicitar el estatus de limpieza de la habitación al realizar el cambio. Si activa Mostrar habitaciones de folios externos en recepción se visualizarán las habitaciones de tipo externo en la pantalla Recepción. Seleccione la opción No permitir para evitar efectuar un Check In de una habitación proveniente de una reservación si el estatus de limpieza es sucio o Preguntar si desea que el sistema solicite confirmación para permitir el Check In de habitaciones sucias desde reservaciones. Activar Facturación Electrónica en vista previa permite que antes de efectuar una factura se solicite si desea timbrar directamente o generar una previsualización sin la cadena y sellos fiscales. Seleccione la cuenta contable para agrupar los servicios de consumo de restaurant al momento de facturar. 24

32 Active Visualizar histórico de ocupación al consultar un huésped para mostrar una lista con detalles de ocupación de un huésped cuando se seleccione dicho huésped. Active Modificar datos de Reservaciones al editar las cuentas en la pantalla de Recepción para actualizar la información de la reserva original al cambiar los datos desde la pantalla de Check In y la pantalla de Recepción. Active Visualizar alertas al consultar una reservación o cuenta para habilitar las aletas cada vez que se consulta una reservación o cuenta con alertas. Active Agrupar reservaciones al consultar Grupos de Reservaciones para mostrar únicamente la primera reservación de cada grupo de reservaciones en la tabla de reservaciones y mejorar el rendimiento. Al activar los montos de crédito de las cuentas podrá asignar límite de crédito en los folios. De esta manera se habilita la opción para asignar un límite de crédito por cliente y el sistema evita realizar cargos a la cuenta que superen el límite de crédito. Active Permitir sobrecargar límite de crédito para poder cambiar el límite de crédito si el monto total es mayor al límite de crédito de la cuenta. Esta operación puede controlarse por contraseña en la sección Seguridad COMPRAS Y ALMACENES Esta sección permite cambiar los parámetros de configuración para administrar el uso de almacenes, los gastos y las compras (módulo de Back Office). Indique los nombres y valores de los impuestos que se requieren para hacer las compras. Seleccione la opción No permitir capturar compras con costos mayores a los registrados para habilitar un filtro que contemple el costo de las compras. Esto activa la opción para avisar si existe una variación de los precios al ingresar las compras por un porcentaje configurable de variación. La opción Solicitar importe de compra permite solicitar un importe de compra al ingresar una nueva compra y validar el importe al guardar la compra, evitando errores de captura. 25

33 Especifique los conceptos correspondientes a los movimientos de entrada y salida de almacén para los movimientos en inventario físico, frigobar, por transferencia entre almacenes y por transferencias a almacén de habitación. Indique el almacén principal que se usará para el control de inventario de frigobar. Si es necesario registre almacenes desde el catálogo de almacenes. Puede indicar de qué almacén se realizarán los movimientos de salida al momento de efectuar cargos en la pantalla de recepción, ya sea del almacén principal o del almacén correspondiente a la habitación a la cual se efectúa el cargo NOTA DE COSUMO Si Generar ticket de nota de consumo está activo se imprimirá el ticket después de pagar la cuenta. La opción Solicitar confirmación de generación de nota de consumo permite que el sistema solicite su confirmación antes de generar una nota de consumo para evitar crear notas de consumo sin autorización. La opción Confirmar folio de nota de consumo antes de generarla le permite indicar el folio en la nota de consumo antes de generarla. Y la opción Solicitar generar nota de consumo o factura al pagar la cuenta permite elegir entre imprimir la nota de consumo o generar una factura al pagar la cuenta. Sólo puede elegir una de las siguientes opciones: Solicitar confirmación de generación de nota de consumo o Solicitar generar nota de consumo o factura al pagar cuenta. Indique, además, el número de notas que se imprimirán al pagar la cuenta. 26

34 NOMENCLATURA En esta sección podrá indicar el nombre de los campos para la facturación impresa debido a que la nomenclatura por división política difiere según el país BOLIVIA En esta sección podrá especificar dos datos importantes para la facturación en Bolivia. Estas claves son asignadas por el gobierno de Bolivia. Nota: National Soft Hoteles utiliza el código de control versión 7.0 implementado por la administración tributaria de Bolivia IDIOMAS Active la opción Habilitar otro idioma para el sistema para cambiar las etiquetas del sistema según el idioma seleccionado. Para que los cambios surjan efecto es necesario reiniciar el sistema. Nota: es posible que algunos campos y etiquetas no sean traducidos debido a las modificaciones frecuentes y mejoras añadidas al sistema. 27

35 APARIENCIA Puede personalizar el sistema cambiando los colores de los diferentes elementos que lo conforman. El sistema viene precargado con temas predeterminados que utilizan diferentes combinaciones de colores, que puede seleccionar de la lista desplegable en Temas Predeterminados. Nota: algunos elementos del sistema utilizan imágenes de fondo, por lo que no todos los elementos tendrán los colores seleccionados. Puede seleccionar los colores de manera individual para cada elemento del sistema presionando el botón con la flecha. A un lado puede observar una vista previa de los elementos personalizados CONFIGURACIÓN MAPEO La configuración del mapeo permite personalizar los colores que se utilizan en el mapa de ocupación. Seleccione el color que desee visualizar en el mapa de ocupaciones para el estatus correspondiente de las habitaciones. Para utilizar los colores predeterminados presione el botón Restablecer. 28

36 Active Colorear reservaciones garantizadas para mostrar las reservaciones que son garantizadas con un color diferente. Active Colorear fecha de salida en el mapeo para que la fecha del Check Out sea coloreada en el mapeo CONFIGURACIÓN DE ESTACIONES Es necesario que configure cada estación que ha habilitado en el sistema antes de poder trabajar en ella. Para ingresar a la pantalla de configuración de la estación seleccione la opción Configuración de estación en el menú Configuración. 29

37 Sólo puede elegir un tipo de impresión de la factura, en modo gráfico o texto. Para el modo texto seleccione el número de formato a emplear en la lista desplegable. Para el modo gráfico seleccione el nombre del formato a utilizar en las listas desplegables. Puede consultar y editar los formatos desde el menú de configuración. En la sección Impresoras seleccione las impresoras que se emplearan para imprimir las facturas y los tickets. Dependiendo de la impresora debe indicar el tipo de controlador a utilizar, pudiendo ser Puerto de impresión en el caso de impresoras de matriz o Controlador de impresora en el caos de impresoras láser o de inyección de tinta. Para la impresión de los tickets debe seleccionar una impresora miniprinter pudiendo activar la opción de auto cutter si la impresora cuenta con ello CUENTAS CONTABLES CATEGORÍAS DE CUENTAS CONTABLES La opción de Categorías cuentas contables le permite registrar grupos para las cuentas contables. 30

38 El sistema incluye 3 categorías por defecto: Abono a cuenta, Cargo habitación y Hospedaje que agrupan las cuentas contables para formas de pago, las que sirven para generar cargos a las habitaciones (lavandería, consumo de restaurant, telefonía, etc.) y para las rentas de hospedaje, respectivamente. Para editar una categoría de cuentas contables seleccione con doble clic y presione el botón Editar. Para agregar más categorías presione el botón Nuevo, ingrese la clave única y la descripción del grupo y presione el botón Guardar CUENTAS CONTABLES La opción Cuentas Contables le permite dar de alta, modificar o eliminar cuentas contables que utilizará en el sistema. 31

39 Las cuentas contables pueden ser de tipo Cargo o de tipo Abono. Si requiere agregar una nueva cuenta contable presione el botón Nuevo, seleccione y presione el botón Editar para modificar las opciones de una cuenta contable existente o seleccione y presione Eliminar para remover una cuenta contable de la base de datos. Para guardar los cambios presione el botón Guardar. En las cuentas contables de tipo Cargo debe establecer los impuestos que manejará la cuenta. El sistema utiliza los impuestos ingresados en la configuración del sistema por defecto pero puede modificar los valores porcentuales presionando el botón Editar %. Para las cuentas contables de tipo Abono es necesario indicar si es forma de pago o no. Tipo. Especifica la forma de pago de la cuenta. Tipo de cambio. Establece el tipo de cambio de la forma de pago que por defecto es Solicitar referencia al pagar. Indica si el sistema solicitará una referencia al momento de utilizar la forma de pago. Forma de pago genera cambio. Indica si al usar la forma de pago se devolverá el cambio o se ajustará el importe al total a pagar. Genera CXC. Se utiliza cuando la forma de pago se va a utilizar para generar una cuenta por cobrar, de manera que pueda ser consultada posteriormente en la pantalla de cuentas por cobrar y los reportes correspondientes. Genera reembolso. Se utiliza cuando la forma de pago se va a utilizar para generar in reembolso de dinero, de manera que al ingresar un importe el sistema reste se importe del total de la cuenta. 32

40 3.4. CONFIGURACIÓN DE HABITACIONES TEMPORADAS Para poder asignar tarifas a los servicios es necesario indicar las diferentes temporadas que manejará el sistema. Las tarifas pueden ser diferentes por temporada. Cómo mínimo se requiere dar de alta una temporada. Si no desea manejar temporadas en el hotel puede utilizar la temporada UNICA que viene por defecto en el sistema DIAS TEMPORADAS La pantalla de días por temporada permite definir las fechas en las que se aplica cada temporada. Para asignar los días que corresponden a una temporada específica primero debe seleccionar la clave de la temporada de la lista desplegable. 33

41 Puede asignar fechas por día o por rango. Para asignar fechas por día, deberá seleccionar los días que corresponderán a la temporada seleccionada. Si desea asignar un rango de fechas seleccione Asignar rango e indique la fecha de inicio y la fecha final para la temporada, presione OK para asignar el intervalo. Para finalizar presione el botón Guardar SERVICIOS Y TARIFAS En la pantalla de servicios y tarifas podrá editar las tarifas de cada uno de los servicios para cada temporada. Es necesario que indique la tarifa de los servicios por cobro para todas las temporadas que haya registrado en el sistema. Todos los servicios deben tener asociada una cuenta contable de tipo cargo donde puede indicar los impuestos que se cargarán al servicio. Puede definir los precios con impuestos o sin impuestos, el sistema efectuará el cálculo necesario. O puede seleccionar la opción de Precio abierto para que pueda capturar un importe específico al momento de efectuar el cargo del servicio. Si lo desea puede ocultar un servicio de la lista de servicios en las pantallas de Reservaciones y Check In activando la opción No visible en el sistema. Con esto el sistema no tomará en cuenta el servicio al editar o ingresar un cargo. Para habilitar los precios en dólares es necesario que tenga habilitado el manejo de dólares para servicios de habitación en la sección Moneda de la pantalla de configuración del sistema. Los precios en dólares aplican para los servicios de renta de hospedaje que tengan seleccionado la cuenta contable correspondiente a renta habitación. Para ingresar los valores en dólares active la opción Maneja Dólares, el sistema aplica el tipo de cambio de la cuenta contable de renta de hospedaje para el importe en dólares, también puede capturar el importe en dólares y el sistema calculará el importe en moneda nacional. Para servicios de renta de hospedaje puede agregar una lista de precios alternativos por temporada. Si el servicio tiene signada la cuenta contable de renta habitación al momento de editarlo se habilitará el botón precios Alternativos que despliega una pantalla para ingresar precios alternativos. Los precios 34

42 alternativos permiten mostrar una lista de opciones de tarifas para la renta al momento de seleccionar el servicio en la pantalla de Check In TIPO DE HABITACIONES Para poder ingresar habitaciones al sistema es necesario definir antes los tipos de habitación. Los tipos de habitación agrupan habitaciones con características similares y permite definir los servicios con las tarifas correspondientes a las habitaciones. Para agregar un tipo de habitación presione el botón Nuevo en la pantalla de tipo de habitación. Capture una clave única para el tipo de habitación y una descripción del mismo. La ocupación base de adultos y niños indica el número de personas que pueden hospedarse en la habitación sin generar un cargo extra. Si indica una ocupación máxima superior a la ocupación base, al momento de indicar un número de personas superior a la ocupación base, el sistema permitirá asignar un cargo por PAX extra. Asigne los servicios correspondientes para la tarifa base y los PAX extra, si requiere dar de alta un nuevo servicio puede presionar el botón de asignación de la parte derecha del campo. Para editar un tipo de habitación, seleccione el tipo mediante doble clic y presione el botón Editar. Al finalizar presione el botón Guardar. Para eliminar un tipo de habitación, selección el tipo correspondiente y presione el botón Eliminar. Nota: no podrá eliminar un tipo de habitación si lo asignado a habitaciones existentes CARACTERÍSTICAS HABITACIÓN Las características de las habitaciones son datos informativos con distintivos que puede tener una habitación. Para dar de alta características de habitaciones ingrese a la pantalla de características habitación. Las características de las habitaciones se asignan por habitación en el catálogo de habitaciones. 35

43 HABITACIONES En esta pantalla puede administrar todas las habitaciones disponibles para renta en el hotel y las habitaciones para folios alternos. Para registrar una habitación presione el botón Nuevo, ingrese los datos de la habitación y presione Guardar. Para editar los datos de una habitación, seleccione la habitación a editar y presione el botón Editar, al finalizar presione Guardar. Para eliminar una habitación, seleccione una habitación y presione el botón Eliminar. 36

44 No. Habitación. Identificador con el número de cuarto. Tipo habitación. Indica el tipo de habitación al que pertenece la habitación. Determina las tarifas que serán aplicadas a la habitación. Status (Limpieza). Establece si la habitación está limpia, sucia o en mantenimiento. Área habitación. Indica si la habitación pertenece al área para fumar o al área para no fumar. Detalles de Habitación. Establece las características de la habitación. Haga clic en Agregar detalles para seleccionar características para la habitación. Al final presione Aceptar. Extensión. Es el número de extensión telefónica para usar con el enlace con el conmutador para efectuar un cargo a la habitación en caso de realizar una llamada desde la habitación. Tiempo óptimo de limpieza. Tiempo estimado para la limpieza de la habitación que se utiliza con el módulo Tarificador. Cuando el conmutador es compatible permite indicar el inicio y el final de la limpieza marcando desde la extensión en la habitación. Almacén. Para el módulo de Back Office indica el almacén ligado a la habitación que puede administrarse como un frigobar para realizar cargos de consumo. Número de cerradura. Número de cerradura para codificar tarjetas en el módulo de Enlace con Cerraduras Electrónicas FORMATOS, FOLIOS Y SERIES FORMATO DE TICKETS La pantalla de configuración de formato de tickets permite especificar cómo se imprimirán los tickets que maneja el sistema. National Soft Hoteles utiliza únicamente el ticket de nota de consumo. 37

45 Para editar un formato de ticket tiene que seleccionar Nota de consumo en la lista Ticket. Puede seleccionar cualquiera de los campos disponibles que desee que se impriman en la nota de consumo. Los campos se imprimirán según la línea y la columna indicada para cada campo. Los tickets se dividen en tres partes: encabezado, cuerpo y pie. Para conservar los cambios presione el botón Guardar. Para visualizar el resultado final del ticket puede presionar el botón Vista previa. Es necesario que proporcione un número de folio de nota de consumo para previsualizar el formato de ticket. Para regresar a los valores predeterminados de los formatos de ticket presione el botón Restaurar valores predeterminados. Si requiere cambiar las etiquetas para el idioma en que se imprimirá el ticket presione el botón Idioma de ticket para abrir la pantalla de configuración de etiquetas de tickets. En esta pantalla seleccione el idioma y posteriormente edite los valores de los campos de los tickets. Al terminar presione el botón Aceptar. El botón Comandos de impresión muestra un catálogo con las opciones de formato para la impresión de los tickets. Puede especificar un formato diferente para cada campo del ticket y modificar los comandos de impresión de este catálogo. 38

46 FORMATOS DE FACTURA El formato de impresión de las facturas se configura por cada estación en la pantalla de configuración de estaciones. El formato de impresión puede ser texto o gráfico. En la pantalla de configuración del formato de factura en modo texto puede agregar nuevos formatos, editar los formatos existentes o eliminar algún formato. Para editar un formato existente seleccione el número de formato de la lista desplegable y presione el botón Editar. Puede agregar campos presionando el botón Agregar en cada sección del ticket. Para cambiar el campo, presione el botón con los puntos suspensivos a un costado del campo y seleccione uno de los campos disponibles. Los valores de fila y columna indican la posición en la que se imprimirá el campo. Para eliminar un campo existente, seleccione el campo y presione el botón Eliminar. Una vista previa de la posición de los campos puede observarse en el panel de la derecha. Al presionar el botón Copiar de otro formato podrá seleccionar un formato existente para copiar la configuración del formato. Para finalizar de editar el formato presione el botón Guardar o Deshacer para eliminar los cambios realizados. Presione el botón Vista previa para previsualizar la posición de los campos del formato en el panel de la derecha. Presione Imprimir muestra para mandar a imprimir un ejemplo del formato de factura. Para configurar el formato de facturación en modo gráfico seleccione la opción Formato en modo gráfico. 39

47 En la pantalla de formato de factura impresión gráfica presione el botón Nuevo para crear un nuevo formato de facturación, pudiendo copiar uno de los existentes o crearlo desde cero. Para ver una lista con los campos disponibles para las facturas presione el botón Ver campos disponibles para Factura Electrónica. Presione Vista previa para obtener una representación del formato para un folio existente. Presione Imprimir muestra para mandar a imprimir un ejemplo del comprobante para un folio existente. Presione Eliminar para borrar el formato seleccionado. Para editar un formato de facturación seleccione el formato de la lista desplegable y presione el botón Editar. Puede cambiar la posición de los elementos que se muestran en el editor de reportes, insertar elementos visuales, etiquetas o campos, editar o eliminar elementos existentes. Para seleccionar un logotipo dé doble clic en el recuadro de la parte superior izquierda y seleccione una imagen de archivo en Origen de la imagen. 40

48 Para agregar una nueva etiqueta fija presione el botón de la opción Etiqueta (con el icono con la letra A ) y seleccione el lugar del formato para incluir la nueva etiqueta. Seleccione la opción etiqueta para editar el valor de una etiqueta existente. Para agregar un nuevo campo seleccione el botón de la opción Campo (icono ab ) y en Expresión escriba un código de campo disponible. Para finalizar presione Aceptar. Para cambiar el número de decimales que mostrará un campo determinado seleccione un campo y dé doble clic sobre él. En Formato ajuste el número de dígitos después del punto decimal escribiendo tantos # como requiera. Realice esta modificación para cada campo con valores monetarios FORMATOS VARIOS En la pantalla de configuración de formatos varios puede personalizar diversos formatos de tickets que imprimirá el sistema. Los formatos disponibles se muestran en la lista desplegable Número de formato. 41

49 Presione Agregar para añadir un nuevo campo en el formato. Presione Eliminar para remover algún campo seleccionado del formato. Puede modificar las leyendas en los diferentes campos pero tenga cuidado con los valores capturados al momento de la edición o puede obtener errores al intentar generar el ticket. La fila y la columna indican la posición del campo en el ticket. Para conservar los cambios presione el botón Guardar. Para previsualizar el formato de ticket presione Vista previa o Imprimir muestra para obtener una copia impresa. Si desea restablecer los valores por defecto presione el botón Restaura predeterminado FOLIOS Y SERIES Desde la pantalla de folios y series de notas de consumo o remisiones puede administrar las series y folios que se usaran para las notas de consumo (configurable por estación) y para las remisiones (establecido en la pantalla de configuración del sistema). Para crear un nuevo folio presione el botón Nuevo, ingrese el número de folio y presione el botón Guardar. Para las series de folios de las facturas existen más opciones. El campo Folios electrónicos indica si la serie se utilizará para facturación electrónica (México), si el folio es electrónico debe escoger el esquema para el folio (CFD; CBB o CFDI). 42

50 Los valores de consecutivo inicio y consecutivo fin indican el intervalo de los folios de las facturas. En Últimos folios registrados ingrese el valor referente al último folio para comenzar con el valor siguiente (si no se ha utilizado ningún folio conserve el valor 0) CONMUTADOR CONFIGURACIÓN DEL CONMUTADOR El tarificador de llamadas permite efectuar cargos por llamada que se efectúen desde las habitaciones hacia el conmutador de llamadas. Desde la pantalla de configuración del conmutador puede configurar los parámetros de conexión con el conmutador. Para que pueda administrar las llamadas al conmutador es necesario que tenga habilitado el conmutador en la pantalla de configuración del sistema. 43

51 En esta pantalla debe seleccionar uno de los conmutadores compatibles con el sistema. Si tiene un conmutador de operación similar a alguno de la lista, puede seleccionar el similar y ajustar la configuración de lectura de datos. Debe indicar los parámetros para comunicación con el conmutador (puerto, bits por segundo, bits de datos, paridad, bits de parada, control de flujo, RTS), al seleccionar uno de los conmutadores de la lista se seleccionan las opciones por defecto para ese conmutador, sin embargo debe verificar que sean los datos correctos para la correcta comunicación con el conmutador. También puede probar la comunicación con los parámetros desde una aplicación de comunicación telefónica. Los parámetros de longitud de datos son necesarios para que el sistema pueda obtener cada valor de la trama de datos que será leída del conmutador. El valor de la izquierda indica el comienzo de la posición del campo y el valor de la derecha indica la posición del último carácter para el campo. Esta configuración es diferente para cada conmutador y puede ser verificada desde la terminal de comunicaciones donde puede ser leída la trama de datos LADAS El catálogo de ladas permite agregar claves de marcación para diferentes servicios. Si no ha activado el conmutador desde el sistema no podrá configurar las claves LADA. Para agregar una nueva clave presione el botón Nuevo. Al activar la casilla Cobrar por llamada habilitará la forma de cobro por llamada CONTABILIDAD La opción Asignación de cuentas contables a conceptos permite especificar las cuentas contables que se visualizarán en la póliza de ingresos y egresos. El sistema National Soft Hoteles permite exportar movimientos de ventas y compras cuando el módulo de Back Office está activo. Los datos que se pueden especificar en esta pantalla son: Retiros de efectivo de caja. Cuenta contable Debe para aplicar los retiros de caja. Depósitos de efectivo de caja. Cuenta contable Haber para aplicar los retiros de caja. Cuenta para aplicar retiros y depósitos. Usualmente es la cuenta de efectivo. Impuestos de ventas. Cuentas contables Haber para el manejo de impuestos de la venta. Clientes. Cuenta contable para los saldos pendientes y los saldos a favor de los clientes. 44

52 3.8. CORREO ELECTRÓNICO PARÁMETROS DE ENVÍO DE La pantalla de configuración del servidor de correo electrónico le permite configurar el servidor para envíos de correos electrónicos. Puede utilizar un servicio de correo electrónico de terceros o configurar el propio si cuenta con un servidor de correos. 45

53 Seleccione en Configuración predeterminada una de las opciones para llenar automáticamente la información de algunos proveedores de correo electrónico. En Servidor de correo indique el dominio desde el que se enviarán los correos electrónicos. En Correo electrónico escriba la cuenta de correo. Ingrese de igual manera, la contraseña de la cuenta de correo y el puerto específico para la salida de correos. En Asunto de correo puede escribir el texto que verá en el encabezado de los mensajes de correo electrónico. Para guardar los cambios, presione el botón Guardar. Para probar si la configuración es correcta presione el botón Probar para enviar un mensaje de correo electrónico de prueba EDITAR CONTENIDO DE COMPROBANTE DE RESERVACIÓN En la pantalla del editor de correo electrónico puede editar el contenido del mensaje que se enviará como confirmación de las reservaciones. Lo primero que debe indicar es el tipo de letra y el color de fondo del mensaje. Ingrese los datos que desee mostrar en el mensaje. Puede mostrar la fecha en formato corto (05/09/1995) o en formato largo (05 Sep 1995); puede indicar un número de dígitos específicos para el número de 46

54 reservación (se rellenará con ceros a la izquierda para completar el total de dígitos); puede mostrar un espacio para la firma del huésped. En cualquier momento puede visualizar el diseño del cuerpo del mensaje presionando el botón Probar. Y para finalizar presione el botón Guardar CONFIGURACIÓN DE RESERVACIONES ONLINE La pantalla del asistente de Reservaciones Online permite sincronizar los datos del sistema con el módulo de Reservaciones Online. La configuración de Reservaciones Online comienza desde la página de Reservaciones Online, donde le será proporcionado un código de acceso web o CODE. Para continuar con el proceso de configuración deberá capturar su CODE y presionar el botón Validar CODE. Si el CODE es válido podrá subir la información al sitio web de Reservaciones Online. Para más información sobre la configuración de Reservaciones Online consulte el manual de referencia del módulo de Reservaciones Online CONFIGURACIÓN DE CERRADURA ELECTRÓNICA La pantalla de configuración Enlace Cerradura Electrónica permite activar y configurar la conexión con codificadores de tarjetas para cerraduras electrónicas. National Soft Hoteles es compatible con los siguientes modelos de codificadores de tarjetas: KABA ILCO FDU 780 VingCard RS

55 Para habilitar el codificador de KABA ILCO seleccione Kaba como dispositivo y seleccione las opciones de configuración de conexión serial con el dispositivo: puerto, bits por segundo, bits de datos, paridad y bits de parada. Si selecciona Kaba debe indicar las estaciones que podrán codificar tarjetas. Para ello en la pestaña Estaciones active la casilla de selección en el campo Habilitado. Las estaciones que codificarán tarjetas requieren tener conectado el codificador de tarjetas. Para habilitar el enlace con VingCard seleccione VingCard Vision como dispositivo. Deberá ingresar la licencia de integración (PMS Integration) proporcionada por VingCard. Posteriormente selección el tipo de tarjeta y el grupo de usuario predeterminados. El tipo de tarjeta (Keycard Type) y el grupo de usuarios (User Group) deben estar escritos tal como aparece en el sistema Vision de VingCard, respetando 48

56 mayúsculas y minúsculas. Si no ha definido la lista de tipos de tarjeta de grupos de usuario puede presionar el botón con la cruz verde para abrir el catálogo correspondiente. Si selecciona VingCard Vision deberá habilitar las estaciones que mandarán a codificar tarjetas. En la pestaña Estaciones indique las estaciones que podrán codificar activando la opción Habilitado en la lista de estaciones. Para que el sistema puede codificar tarjetas desde las estaciones habilitadas es necesario indicar la dirección de la estación. Capture en el campo Address la dirección de la estación correspondiente a la configuración en el Workstation del sistema Vision de VingCard. Especifique en la columna Codificador la estación o estaciones que tengan conectado físicamente el codificador. Nota: para desactivar el enlace con cerraduras electrónicas debe seleccionar la opción Ninguno en el campo Dispositivo. 49

57 Para ambos dispositivos se deben especificar las siguientes opciones en la pestaña General. Puede especificar en Mandar a codificar tarjeta al realizar Check In si cada vez que se efectúe un Check In se mandará a codificar una tarjeta o si el sistema debe preguntar si se desea mandar a codificar. El horario de expiración para las tarjetas indica una hora en que las tarjetas dejarán de funcionar (esta información se registra en las tarjetas). Para grabar una tarjeta por cada adulto asignado en la habitación active la última opción de la pantalla. Para más información sobre la configuración del Enlace Cerradura Electrónica consulte el manual de referencia de Enlace con Cerraduras Electrónicas PARÁMETROS DE REGISTRO Y SERVICIOS WEB En esta pantalla puede editar las direcciones necesarias para efectuar las operaciones que requieren comunicación web. Esta configuración es meramente administrativa y de uso técnico. 50

58 Nota: no modifique estas direcciones a menos que un especialista de National Soft se lo indique. 4. CATÁLOGOS 4.1. NACIONALIDADES Seleccione el menú Catálogos y después la opción Nacionalidades. En la pantalla que se muestra podrá crear un listado de las nacionalidades que requiera. El sistema ya incluye un listado de nacionalidades por defecto, sin embargo, puede editar esta lista si así lo requiere. Los campos editables en esta pantalla son: Clave. Se utiliza para asignar una sencilla combinación de letras o números para identificar las nacionalidades más fácilmente. Si no requiere de una clave personalizada podrá conservar el valor numérico consecutivo que genera de forma automática el sistema. Descripción. Nombre de la nacionalidad CLIENTES Seleccione el menú Catálogos y después la opción Clientes. En esta pantalla puede ingresar los registros de clientes de facturación que requiera, estos pueden ser clasificados como clientes físicos o clientes morales. Campos para el cliente Persona Moral : 51

59 Clave. Una combinación de letras y números para identificar a los clientes. Puede agregar una clave personalizada o conservar el número consecutivo que genera el sistema. Nombre comercial. Nombre de la empresa. Razón social. Número de razón social. Registro fiscal. Número de registro fiscal. Calle/cruzamientos. Dirección. Código postal. Número de código postal. Colonia. Colonia donde se encuentra la empresa. Delegación/Municipio. Delegación o municipio donde se encuentra la empresa. Estado. Estado donde se encuentra la empresa. País. País donde se encuentra la empresa. Teléfono. Teléfono de la empresa. Fax. Fax de la empresa. . o correo de la empresa. Giro. Actividad a la que se dedica la empresa. Foto. Fotografía o logotipo de la empresa. Monto de crédito. Si se habilitada, se asigna un valor monetario para el límite de crédito de ese cliente en el hotel de la empresa. Campos para el cliente Persona Física: Clave. Combinación de letras y números de un identificador único para el cliente. Si no requiere usar una clave personalizada puede optar por la clave automática generada por el sistema. Apellido paterno. Apellido paterno del cliente. Apellido materno. Apellido materno del cliente. 1er. Nombre. Nombre del cliente. 2ndo. Nombre(s). Nombre o nombres de pila del cliente. 52

60 Razón social. Razón social del cliente. Registro fiscal. Registro fiscal del cliente. CURP. CURP (Clave Única de Registro de Población) del cliente. Calle/cruzamientos. Dirección. Código postal. Número de código postal Colonia. Colonia donde se encuentra el cliente. Delegación/Municipio. Delegación o municipio del cliente. Estado. Estado donde se encuentra el cliente. País. País donde se encuentra el cliente. Teléfono. Teléfono del cliente. Fax. Fax del cliente. . o correo del cliente. Giro. Actividad del cliente. Foto. Fotografía para identificación del cliente. Monto de crédito. Si se habilitada, se asigna un valor monetario para el límite de crédito del cliente en el hotel de la empresa. Esta pantalla permite registrar nuevos clientes o editar datos de los clientes existentes. Si quiere dar de alta algún cliente primero debe seleccionar el tipo de cliente (moral o físico) presionando el botón correspondiente, posteriormente presione el botón Nuevo. Ingrese los datos que se requieren y para finalizar presione el botón Guardar. Si se desea modificar algún dato de cliente, presione el botón Editar, los campos quedarán habilitados para poder realizar algún cambio. Modifique los datos y presione el botón Guardar para finalizar CATEGORÍAS DE AGENCIAS / SOCIEDADES El catálogo de categorías de sociedades ayuda a clasificar agencias, sociedades o incluso eventos. Puede dar de alta categorías, como: Entidades corporativas Agencias de viaje Convenios Mayoristas Clubes Reservaciones en línea 53

61 Si requiere registrar datos nuevos, presione el botón Nuevo, ingrese los datos y presione el botón Guardar para almacenar el registro en la base de datos AGENCIAS / SOCIEDADES El catálogo de sociedades es una lista completa de las sociedades o agencias que manejará en el sistema. Este catálogo es muy importante ya que es donde se registran las tarifas para cada una de las sociedades que dará de alta. Cuando se reserva o se ingresa en el hotel un huésped perteneciente a una sociedad, las tarifas que el sistema muestra son las que corresponden al registro en esta pantalla en lugar de la tarifa base que se asigna en el catálogo de servicios. Estas sociedades se utilizarán en las pantallas Reservaciones y Check In. Existen dos pestañas para ingresar los datos de las sociedades: Datos. Ingrese los datos obligatorios marcados con asterisco (*). Indique si el registro es de tipo agencia, la comisión y si desea que este visible (que se pueda utilizar o no). Tarifas. Seleccione los servicios en la lista de la izquierda y asigne los precios por cada temporada en la tabla de abajo. Es importante llenar todas las tarifas de todas las temporadas. Presione el botón Nuevo para ingresar una nueva sociedad. Capture una clave única en el campo Clave y el nombre de la sociedad en el campo Descripción. En el campo Categoría debe elegir una categoría de sociedad, seleccionando una existente del catálogo o puede agregar una nueva presionando el botón de la derecha. Así mismo, en el campo Clientes debe escoger un cliente existente o agregar un nuevo cliente presionando el botón de la derecha. 54

62 Al terminar de llenar los datos de la sociedad, escoja la pestaña Tarifas para ingresar los precios por temporada de cada servicio de renta. Seleccione un servicio en la lista lateral izquierda y asigne los precios para cada temporada en la tabla inferior. Es necesario seleccionar la cuenta contable para poder ingresar los precios. Si cuenta con varias temporadas configuradas puede asignar una cuenta contable para todas ellas seleccionándola de la lista desplegable que se encuentra arriba de la tabla de precios. 55

63 Presione el botón Descuento de tarifa base para ingresar los precios de todos los servicios aplicando un descuento a la tarifa base (la tarifa asignada en la pantalla de servicios). Presione el botón Precios alternativos para agregar tarifas opcionales al servicio seleccionado que podrá seleccionar al momento de ingresar una sociedad. Una vez que haya ingresado todos los datos presione el botón Guardar para finalizar. La nueva sociedad aparecerá en la lista izquierda HUÉSPEDES Seleccione el menú Catálogos y después la opción Huéspedes. El catálogo de huéspedes se utiliza para capturar la información de las personas que se hospedan en el hotel. En este catálogo se indican los datos generales del huésped, así como la nacionalidad a la que pertenece, se captura el nombre y el número del documento que presenta para garantizar su identidad. Clave. Es una combinación de letras y/o números que se utiliza para identificar al huésped. Puede asignar una clave personalizada o puede utilizar la clave consecutiva generada por el sistema. Apellido paterno. Apellido paterno del huésped. Apellido materno. Apellido materno del huésped. Nombres. Nombre o nombres del huésped. Dirección: Dirección del huésped. Fecha de nacimiento. Fecha de nacimiento del huésped. Sexo. Género del huésped. País. País de procedencia del huésped. Para ingresar un nuevo país que no se encuentre en la lista puede presionar el botón con la cruz verde de la derecha. Estado. Estado de procedencia del huésped. Para ingresar un estado no registrado puede presionar el botón de la derecha. Ciudad. Ciudad de procedencia del huésped. Si requiere ingresar una ciudad que no se encuentre en la lista puede presionar el botón de la derecha. Ocupación. Ocupación del huésped. Nacionalidad: Nacionalidad del huésped. Teléfono: Teléfono del huésped. Fax. Fax del huésped. . o correo electrónico del huésped. Clave de cliente. Clave y nombre de la empresa a la que pertenece. 56

64 Documento identidad. Nombre del documento que presenta para avalar su identidad. Si no ha ingresado el tipo de documento que requiere puede presionar el botón con la cruz verde para ingresar el tipo de identificación. Número documento identidad. Número principal del documento que presenta. Fotografía. Fotografía que identifica al huésped. El catálogo de huéspedes está dividido en dos pestañas, la de datos generales y la de datos de contacto. En la pestaña Datos generales también tiene la opción para agregar observaciones o alertas, lo que puede ser útil para registrar datos específicos y notificaciones para el recepcionista en relación al huésped. 57

65 4.6. TIPOS DE IDENTIFICACIÓN Seleccione el menú Catálogos y después la opción Tipos de identificación. Este catálogo permite definir los tipos de documentos para identificar a los huéspedes. Dependiendo de la nacionalidad puede ser necesario especificar un tipo de documento de identificación. 58

66 Presione el botón Nuevo para habilitar los campos e ingresar un nuevo tipo de identificación. Seleccione un registro y presione Editar para cambiar los valores de los tipos de identificación. Cuando termine de capturar los datos presione Guardar para registrar el nuevo registro o para guardar los cambios modificados. Si desea eliminar un registro existente, seleccione el registro y presione el botón Eliminar FORMAS DE ARRIBO Seleccione el menú Catálogos y después la opción Formas de arribo. En el catálogo de formas de arribo se pueden ingresar los diversos modos de viaje más recurrentes por los huéspedes o turistas. Esta información puede emplearse para hacer convenios o publicitarse en las distintas líneas de viaje. Es importante llenar este catálogo para futuros reportes y para consultar las opciones en las pantallas de reservaciones y Check In ARTÍCULOS DE ENTREGA Seleccione el menú Catálogos y después la opción Artículos de entrega. El catálogo de artículos de entrega se utiliza para registrar los artículos que se le entregan al huésped a la hora de registrar su habitación (controles remotos, juego de llaves, vales, etc.). Clave. Una combinación de letras y números para identificar cada artículo de entrega. Si lo desea puede utilizar la clave generada de forma automática por el sistema. Descripción. Nombre del artículo. Cargo automático. Indica si el artículo se entregará directamente al momento de hacer Check In, sin tener que agregarlo de forma manual. 59

67 Si quiere ingresar artículos de entrega que no estén en la lista, presione el botón Nuevo, capture la clave y la descripción y seleccione si tendrá cargo automático o no. Para finalizar presione el botón Guardar PAÍSES Seleccione el menú Catálogos y después la opción Países. El catálogo de países es una lista completa de todos los países que existen. Así como otros catálogos, el catálogo de países está precargado con datos iniciales. Si desea puede agregar o eliminar datos existentes. Como la mayoría de los catálogos, cada registro tiene una clave y una descripción (nombre del país). Si requiere registrar datos nuevos, presione el botón Nuevo, capture la clave y descripción del país y presione el botón Guardar. Para eliminar un registro guardado, seleccione el registro de la lista izquierda presionando dos veces el botón principal del ratón (doble clic) y presione el botón Eliminar ESTADOS Seleccione el menú Catálogos y después la opción Estados. 60

68 El catálogo de estados es una lista completa de todos los estados de un país que existen. Este catálogo viene precargado con una lista inicial de algunos estados de México y Estados Unidos. Puede agregar más Estados de un país en cualquier momento. Así como el catálogo anterior, lleva un identificador o clave y una descripción (nombre del Estado). Para ingresar un nuevo Estado presione el botón Nuevo, capture los datos y presione Guardar para registrar la información. En caso que el país del Estado no se encuentre en la lista puede presionar el botón con la cruz verde y registrar el país CIUDADES Seleccione el menú Catálogos y después la opción Ciudades. El catálogo de ciudades es una lista de las ciudades del mundo. Por defecto se incluye una lista con algunas ciudades de México. Los registros de este catálogo incluyen una clave y una descripción y se vinculan con los Estados y países. Actualice este catálogo para identificar la procedencia de los huéspedes. 61

69 4.12. DENOMINACIONES Seleccione el menú Catálogos y después la opción Denominaciones. Este catálogo es utilizado para dar de alta los tipos de monedas existentes. Es útil para indicar la existencia de billetes y monedas en caja al momento de realizar un corte de caja. Este catálogo viene precargado por defecto con valores monetarios utilizados en México. Clave. Una combinación de letras y números para identificar la denominación. Tipo de denominación. Permite indicar si se registra una moneda o billete. Nombre. Descripción (con letras) de la denominación. Denominación. Valor del billete o moneda. Denominación extranjera. Indica si es una moneda extranjera o nacional. Forma de pago. En el caso de monedas extranjeras permite seleccionar una cuenta contable para obtener el tipo de cambio. Presione el botón Nuevo para habilitar los campos e ingresar un tipo de moneda que no esté en la lista. Presione Editar para cambiar los valores de los tipos de moneda existentes. Cuando termine de capturar los datos presione Guardar para crear un nuevo registro o para guardar los cambios modificados. Si desea eliminar un registro existente, seleccione el registro y presione el botón Eliminar TIPOS DE DESCUENTO Seleccione el menú Catálogos y después la opción Tipos de descuento. 62

70 Este catálogo nos permite definir los tipos de descuento a otorgar en el hotel, de esta manera podemos clasificarlos y definir el porcentaje de descuento por grupo. Puede agregar tipos de descuento para aplicar un descuento especial a un grupo de personas desde la pantalla de recepción seleccionando de la lista de descuentos. Presione el botón Nuevo para habilitar los campos e ingresar un nuevo tipo de descuento. Presione Editar para cambiar los valores de los tipos de descuento existentes. Cuando termine de capturar los datos presione Guardar para crear un nuevo registro o para guardar los cambios modificados. Si desea eliminar un registro existente, seleccione el registro y presione el botón Eliminar TARJETAS DE CRÉDITO Seleccione el menú Catálogos y después la opción Tarjetas de Crédito. En este catálogo debe dar de alta los tipos de tarjeta de crédito que se necesiten utilizar para registrar los datos de los clientes. Esto es exclusivo para los datos que se pueden registrar en Reservaciones. 63

71 Para registrar una tarjeta de crédito presione el botón Nuevo, capture el nombre de la tarjeta y verifique que esté seleccionada la opción Activo. Seleccione NO en la opción Activo para que la tarjeta no se visualice en el sistema. Al finalizar presione el botón Guardar para conservar los cambios TARJETAS VINGCARD Seleccione el menú Catálogos y seguidamente la opción Tarjetas VingCard. En este catálogo se dan de alta los tipos de tarjeta y los grupos de usuario que se requieren exclusivamente para la interfaz con cerraduras electrónicas. Si usted cuenta con un codificador de tarjetas de VingCard y el sistema Vision by VingCard necesitará capturar al menos un tipo de tarjeta y un grupo de usuarios del sistema Vision by VingCard. Asegúrese que el valor capturado en el tipo de tarjeta y los grupos de usuario sean tal cual los tiene configurado en el sistema Vision, respetando mayúsculas y minúsculas RECAMARISTAS Seleccione el menú Catálogos y después la opción Recamaristas. Clave. Identificador único para la recamarista. Apellido. Apellido paterno de la recamarista. Apellido materno: Apellido materno de la recamarista. 64

72 Nombre(s): Nombre o nombres de la recamarista. Número de conmutador: Número con el cual se identificará a la recamarista cuando marque en una habitación indicando que ha comenzado a limpiarla. Si requiere ingresar nuevos registros, presione el botón Nuevo, capture la clave (o utilice la clave consecutiva que genera el sistema) el nombre y el número opcional de identificación de la recamarista (camarista) para el conmutador. Al final presione Guardar para registrar los datos TIPO DE PROVEEDORES Seleccione el menú Catálogos y después la opción Tipo de proveedores en el submenú Back Office. En este catálogo se dan de alta los tipos de proveedores del hotel. Por ejemplo, proveedores de limpieza, de abarrotes o de insumos. Este catálogo permite clasificar los diferentes proveedores. 65

73 Para agregar una nueva clasificación presione el botón Nuevo, capture la clave y la descripción del grupo y al final presione el botón Guardar. Puede eliminar un tipo de proveedores seleccionando el registro y presionando el botón Eliminar PROVEEDORES Seleccione el menú Catálogos y después la opción Proveedores en el submenú Back Office. Este catálogo enlista los diferentes proveedores del hotel. Desde la pantalla Proveedores podrá ingresar, editar o eliminar registros de proveedores del sistema. Para registrar un nuevo proveedor, presione el botón Nuevo y capture los datos del nuevo proveedor. En tipo de proveedor deberá seleccionar un grupo de la lista desplegable o agregar un nuevo tipo de proveedores presionando el botón de la derecha. Asigne una cuenta contable según la forma de pago por defecto para el proveedor. Para finalizar presione el botón Guardar. 66

74 4.19. ALMACENES Seleccione el menú Catálogos y después la opción Almacenes en el submenú Back Office. Este catálogo muestra los almacenes que maneja el hotel. Se puede utilizar si tenemos puntos de depósitos o bodegas en el hotel, o si el hotel cuenta con frigobares en algunas o todas las habitaciones. En el sistema puede indicarse un almacén general de manera opcional, y almacenes por habitación igualmente de manera opcional. Si requiere registrar nuevos almacenes presione el botón Nuevo, ingrese los datos y finalice presionando el botón Guardar GRUPOS DE ARTÍCULOS Y/O SERVICIOS Seleccione el menú Catálogos y después la opción Grupo de artículos y/o servicios en el submenú Back Office. 67

75 Este catálogo muestra el tipo de productos y servicios que tiene u ofrece el hotel. Permite organizar los diferentes productos y servicios que se ofrecen. Para agregar un nuevo grupo presione el botón Nuevo, capture los datos (clave, descripción y cuenta contable). Si no ha definido la cuenta contable para el grupo de artículos o servicios presione el botón a la derecha de la lista de cuentas contables para ingresar una nueva cuenta contable. Si desea modificar los datos de un registro existente, seleccione el grupo de la lista de la izquierda y presione el botón Editar. Para finalizar presione el botón Guardar ARTÍCULOS Y/O SERVICIOS Seleccione el menú Catálogos y después la opción Artículos y/o servicios en el submenú Back Office. Este catálogo muestra los productos y servicios que ofrece el hotel. Grupo. Grupo al que pertenece el artículo o servicio. Debe seleccionar un grupo de artículo y/o servicio existente de la lista. En caso que el grupo no haya sido registrado puede presionar el botón de la derecha. Clave. Combinación de letras y/o números para identificar al artículo o servicio. Puede capturar una clave personalizada o conservar la clave consecutiva generada por el sistema de manera automática. Descripción. Nombre del artículo o servicio. Tipo de artículo. Indica si es artículo o servicio. Proveedor. Proveedor del artículo o servicio. Debe seleccionar un proveedor existente de la lista o ingresar un nuevo proveedor tras presionar el botón de la derecha. Último costo compra. El último valor capturado para el costo del producto al momento de comprar. 68

76 Promedio. Valor promedio del costo del producto, según el último valor de compra y los valores anteriores de compra. Impuestos. Impuesto como porcentaje sobre el precio del producto. Precio c/impuestos. Precio para el cliente del producto con impuestos incluidos. Unidad de compra. Unidades en que se compra el producto por paquete o individual. Unidad de consumo. Unidades de venta del producto. Conversión de unidades. Relación de las unidades de consumo por unidades de compra. Stock mínimo. Límite inferior de unidades que deben existir en almacén. El valor general se muestra en este campo, para especificar el stock mínimo por almacén, capture los valores en la pantalla Stock máximo y mínimo por almacén presionando el botón Stock por almacén. Stock máximo. Número máximo de unidades que se permiten en almacén. Para indicar el stock máximo por almacén presione el botón Stock por almacén. Stock ideal. Número de unidades que se requieren en almacén para determinar el momento para resurtir. Para especificar el valor por cada almacén o en almacenes específicos presione el botón Stock por almacén. Puede filtrar artículos y/o servicios por grupo de artículo seleccionando de la lista en la parte superior izquierda de la ventana. Para agregar un nuevo artículo, presione el botón Nuevo, capture los datos del artículo y presione el botón Guardar. Para editar un artículo o servicio existente selecciónelo de la lista de la izquierda, presione el botón Editar y al finalizar presione el botón Guardar CONCEPTOS DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN Seleccione el menú Catálogos y después la opción Conceptos de movtos. de almacén en el submenú Back Office. 69

77 Este catálogo se utiliza para registrar los movimientos de almacén que se utilizan en el sistema, tanto para movimientos de entradas como de salidas de los productos en existencia. Puede por ejemplo indicar entradas por ajuste o traspaso de almacenes, o salidas por merma o por error de captura. El sistema puede preconfigurado con una lista de movimientos de entradas y salidas por defecto. Si requiere eliminar algún movimiento, selecciónelo de la lista de la izquierda y presione el botón Eliminar. Para editar algún movimiento existente selecciónelo de la lista y presione el botón Editar, edite los campos y al final presione el botón Guardar. Para agregar un nuevo movimiento presione el botón Nuevo, capture los datos y presione el botón Guardar. 5. MOVIMIENTOS 5.1. RESERVACIONES Seleccione el menú Movimientos y después la opción Reservaciones. También puede presionar el botón de acceso rápido que se encuentra en la pantalla principal del sistema con la leyenda Reservación. Se mostrará la siguiente pantalla donde puede observar la lista de reservaciones y las propiedades de cada reservación del sistema. 70

78 Nacional Soft Hoteles permite registrar reservaciones individuales y grupos de reservaciones. Las reservaciones individuales son reservaciones de una sola habitación. Los grupos de reservaciones (identificados con una clave de grupo) son conjuntos de reservaciones de una misma cuenta para un cliente específico DAR DE ALTA UNA RESERVACIÓN Para dar de alta una nueva reservación presione el botón Nuevo en la barra superior. Al completar esta acción se mostrará la pantalla de Reservación Rápida desde la cual se capturarán los detalles principales de una nueva reservación. 71

79 Esta pantalla solicita únicamente los datos esenciales para registrar la reservación, entre los cuales tenemos: Fecha de estancia. Fechas de entrada y salida de los huéspedes (Check In y Check Out). Días de hospedaje. Total de días de hospedaje que corresponderá con las fechas de entrada y salida. Fecha de expiración de la reservación. Fecha de cancelación automática de la reservación en caso de que no se registre la entrada programada. Tipo de reservación. Indica si la reservación proviene de una agencia o sociedad o es una reservación directa. No. de habitaciones. Cantidad total de habitaciones a reservar. Tipo de moneda. Permite especificar si el cobro será con moneda nacional o con dólares. Tipo de cambio. Para moneda extranjera indica el tipo de cambio con respecto a la moneda nacional. Tipo de habitación. Indica el tipo de habitación de las reservaciones o el grupo de reservaciones. Puede especificar el número de habitación de alguna o todas las reservaciones presionando el botón Asignar. Servicio a cobrar. Permite especificar el servicio del sistema con la tarifa que se aplicará a la reservación. Número de adultos y niños. Cantidad de huéspedes para cada una de las reservaciones. Datos del huésped (nombre, teléfono y correo electrónico de contacto). Datos de contacto del huésped principal de la reservación. Para asignar los números de habitación a reservar presione el botón Asignar y seleccione los números de habitación de la lista de habitaciones disponibles según el tipo de habitación seleccionado. Puede asignar desde cero hasta el número de habitaciones seleccionado, como máximo. Para terminar de asignar números de habitación presione Aceptar. 72

80 Una vez capturados los datos necesarios se puede registrar la reservación presionando el botón Guardar. De esta manera, en base a la cantidad de habitaciones, el sistema genera una reservación individual o una reservación de grupo. Al momento de registrar un grupo de reservaciones de manera directa en la pantalla de Reservación Rápida algunos datos como el tipo de habitación, el servicio, el número de adultos y niños y el nombre de huésped serán iguales para cada reservación. En caso que necesite editar los detalles de las reservaciones o ingresar más información antes de guardar los datos presione el botón Individual o el botón Grupo, esto habilitará la pantalla principal de reservaciones y permitirá modificar los datos de la reservación. En la imagen de abajo puede observarse que, para una reservación individual, se ha ingresado la forma de arribo, se capturaron algunas observaciones y se ha marcado la reservación como garantizada. Una vez que se captura toda la información requerida es necesario presionar el botón Guardar para que la reservación quede debidamente registrada. 73

81 EDITAR RESERVACIONES Para editar una reservación es necesario seleccionarla y presionar el botón Editar. Al estar en modo de edición de una reservación podemos definir y cambiar las propiedades de la reservación, de los huéspedes, los cargos a la reservación, las habitaciones y sus tarifas, las fechas, etc. En la reservación puede corregir el nombre del huésped en caso que algún dato se haya capturado de manera errónea, o también puede seleccionar otro huésped en caso que haya seleccionado uno por error. Para realizar esto cuenta con las opciones Editar datos del huésped y Buscar huésped para cambiar el huésped. Para editar o completar la información del huésped presione Editar datos del huésped. Agregue la información necesaria para el huésped seleccionado y al finalizar presione el botón Aceptar. 74

82 Al editar una reservación también puede asignar o cambiar el cliente ligado a la reservación, desde la pantalla de reservaciones o al editar los datos del huésped. Y también puede ingresar el nombre del contacto de referencia para la reservación. En la sección central podrá editar los datos principales de la reservación de manera similar a como se asignaron en la pantalla de Reservación Rápida. También podrá indicar los datos de arribo Datos adicionales. Permite registrar datos informativos para la tarjeta de registro. Uso casa. Al activar esta opción se ignora el importe total de la reservación. Utilice está opción para asignar habitaciones para el personal o propietarios a los que no requiera cobrar hospedaje. El botón Datos adicionales muestra la siguiente ventana para ingresar información. Está información puede ser útil para tener un registro de los movimientos de los huéspedes y son campos adicionales que pueden agregarse a la tarjeta de registro. 75

83 La opción Cuenta sin impuestos permite eliminar los impuestos de todos los servicios de la reservación. Utilice esta opción para casos especiales donde no deben contemplarse los impuestos en los servicios como por ejemplo para clientes extranjeros. Utilice la opción Reservación Garantizada para indicar al sistema que la reservación no debe expirar aun cuando haya pasado la fecha de ingreso. Esta última opción es útil para reservaciones con movimientos asignados que tienen prioridad sobre otras reservaciones. Para editar los datos de las habitaciones presione el botón Editar a la derecha de la lista de habitaciones. Se mostrará la pantalla de edición de datos de la habitación. En esta pantalla puede cambiar el tipo de habitación, asignar una habitación disponible, asignar el servicio correspondiente, la cantidad de personas (adultos y niños) a hospedarse o algún precio alternativo. Para conservar los cambios presione el botón Aceptar. 76

84 Si requiere especificar el nombre de los acompañantes por habitación de cada habitación es necesario seleccionar los registros a modificar y presionar el botón Lista de huéspedes. Los nombres de los huéspedes por habitación se visualizarán en la tarjeta de registro. Nota: puede indicar los huéspedes de cada habitación según el número de adultos de la reservación, los niños no se toman en cuenta para la lista de huéspedes. Para asignar un huésped diferente en la lista de huéspedes debe presionar el botón Buscar huésped. Esta opción asignará o reemplazará un huésped de la lista con los datos de un huésped registrado o le permitirá capturar los datos de un huésped que no haya sido registrado. Para cambiar los datos de un huésped seleccionado debe presionar el botón Editar datos del huésped. Esta opción permitirá editar algunos datos del huésped de la lista sin reemplazarlo con otro huésped. Para quitar un huésped de la lista presione el botón Eliminar huésped. Debe seleccionar al menos un huésped por habitación, puede seleccionar el mismo huésped para varias habitaciones pero no para la misma habitación. 77

85 Una vez editado los datos requeridos de la reservación debe presionar el botón Guardar para registrar los cambios SERVICIOS ADICIONALES EN LA RESERVACIÓN Puede cargar servicios adicionales a la renta de hospedaje en las reservaciones. Para ello debe presionar el botón Servicios de la reservación en un reservación seleccionada. En la pantalla de servicios de la reservación se mostrará la lista de servicios con cargo a la habitación. En esta pantalla presione el botón Agregar para asignar un nuevo servicio a la reservación. Para agregar un servicio seleccione el servicio de la lista, seleccione las opciones necesarias y presione el botón Aceptar. 78

86 Cantidad. Indica el número de unidades que se asignarán en el cargo. Precio servicio. Es el precio por unidad para el servicio seleccionado. Este valor será editable si el servicio seleccionado tiene un precio abierto, en caso contrario será el valor correspondiente al precio asignado al servicio. Precio total. Es la suma por cantidad según el precio del servicio. Agrupar en 1 servicio. Asignará un concepto del servicio sin importar la cantidad ingresada. Dividir en varios servicios. Asignará un concepto según la cantidad seleccionada. Observaciones. Información adicional para el servicio asignado. Para eliminar un servicio de la lista que no haya sido guardado presione el botón Borrar. Si desea cancelar un servicio guardado, seleccione el servicio y presione el botón Cancelar. Si requiere editar un servicio de la lista debe seleccionar el servicio y presionar el botón Editar. 79

87 Cuando edita un servicio puede modificar los datos capturados, incluso el tipo de servicio como tal. El precio del servicio sólo puede editarse si el servicio tiene precio abierto. Para finalizar presione el botón Guardar. En la pantalla de reservación se puede observar el importe total por los servicios adicionales agregados a la reservación. 80

88 CORREO DE CONFIRMACIÓN DE LA RESERVACIÓN Al momento de guardar la reservación el sistema pregunta si desea enviar el correo de confirmación de la reservación al huésped principal. El correo de confirmación es un correo electrónico que se envía al como comprobante para el huésped. Para enviar el correo de confirmación es necesario tener configurado los parámetros para envío de correo electrónico, como se indica en el apartado PARÁMETROS DE ENVÍO DE en CONFIGURACIÓN, CORREO ELECTRÓNICO. Si al intentar enviar un correo de confirmación aún no ha configurado los parámetros para el envío, el sistema solicitará que establezca esta información. Al confirmar se abrirá la pantalla de configuración de parámetros de envío de correo. Puede probar el envío de correo desde esta pantalla. Al finalizar presione el botón Guardar. Para continuar con el envío de correo de confirmación verifique la cuenta de correo del destinatario y presione el botón Aceptar. 81

89 También puede enviar el correo de la confirmación presionando el botón Enviar en la pantalla de reservaciones. A un costado aparecerá el número de correos que se han enviado para la reservación seleccionada. Confirme el envío del correo de confirmación y capture la cuenta de correo a la que se mandará el mensaje en caso de que el valor recomendado por el sistema no sea el adecuado ABONOS A LA RESERVACIÓN Al momento de guardar una reservación el sistema pregunta si desea realizar un abono a la cuenta de la reservación. Tras confirmar el abono a la reservación el sistema mostrará la pantalla de pago o la pantalla de abonos de reservación. En caso de una reservación individual únicamente tiene que capturar el monto del abono de acuerdo a la forma de pago. Puede cubrir el total de la reservación o una parte del mismo. 82

90 Para una reservación de grupo se muestra la pantalla de abonos con opciones detalladas para el abono a la reservación. En una reservación de grupo se puede hacer un abono general a la cuenta o un abono por habitación específica. Debido a que el sistema registra los abonos ligados a un número de reservación en concreto, cuando hace un abono a un grupo el total del abono se divide por habitaciones. En la pantalla de abonos de una reservación de grupo puede seleccionar Abono a habitación o Abono a grupo dependiendo del número de habitaciones que tenga asignada la reservación. 83

91 Para la opción Abono a habitación debe seleccionar en primer lugar la habitación a la que se efectuará el abono. Si tiene asignado el número de la habitación podrá seleccionar por número y tipo de habitación en la lista desplegable, en caso contrario puede seleccionar el número de la reservación. Para realizar un abono presione el botón Abonar que abrirá la pantalla de pago para seleccionar el monto y la forma de pago del abono. Al final presione el botón Cerrar. Al momento de efectuar un abono a una reservación el sistema le preguntará si desea poner la reservación como Reservación Garantizada. Se recomienda que las reservaciones con abono estén garantizadas. 84

92 Puede seleccionar la opción Abono a grupo si la reservación tiene dos o más habitaciones. Para esta opción presione el botón Abono a cuenta e ingrese la cantidad a abonar, así como la forma de pago del abono. Para continuar con el abono presione el botón Continuar o Cancelar si no desea efectuar el abono. Para el abono a la cuenta el sistema muestra el detalle de desglose del abono por cada habitación. Puede ajustar el importe por habitación en esta pantalla. Para finalizar presione el botón Continuar. El sistema efectuará el abono a la reservación en varios conceptos según el número de habitaciones. Para cancelar un abono, para ambas opciones, seleccione el movimiento de abono y presione el botón Cancelar en la pantalla de abonos. Para cancelar un abono es posible que requiera la contraseña de un usuario con el permiso correspondiente. Confirme la operación, ingrese el motivo de cancelación y presione el botón Aceptar. Para reimprimir el comprobante del abono, seleccione el movimiento y presione el botón Reimprimir en la pantalla de abonos. Puede consultar los abonos de una reservación seleccionada presionando el botón Abonos en la pantalla de reservaciones. Esta acción mostrará la pantalla de abonos para agregar abonos, cancelar abonos o reimprimir el comprobante. 85

93 RESERVACIÓN DE GRUPO CON SOCIEDAD Para registrar una reservación de una sociedad cree una nueva reservación y elija la opción Sociedad para el tipo de reservación. En la lista de sociedades seleccione una sociedad existente o presione el botón Nueva sociedad para agregar una sociedad no registrada. Para cambiar la sociedad seleccionada presione el botón Sociedad con el icono de la lupa en la parte derecha del campo Tipo de reservación. Indique el número de habitaciones y el tipo de habitación para la reservación de grupo y si lo requiere asigne las habitaciones correspondientes con el botón Asignar. Capture los datos faltantes y al final presione el botón Guardar. En la pantalla de reservaciones puede observar los detalles de la reservación de grupo seleccionada. A un costado en la parte superior derecha de la pantalla se muestra el identificador del grupo. El total de habitaciones y de personas de la reservación indica la cantidad total de adultos y niños para todas las 86

94 reservaciones del grupo. Puede observar la lista de reservaciones del grupo con cada habitación, huésped principal, servicio y tarifa por reservación. En la lista de reservaciones inferior se observan los detalles generales de la reservación. En una reservación de grupo se habilita el botón Agregar Habitación que permite asignar nuevas habitaciones siempre que existan habitaciones disponibles. En caso que requiera agregar una nueva reservación al grupo debe presionar el botón Agregar Habitación estando en modo de edición. 87

95 Seleccione el número de habitaciones requeridas, el tipo de habitación y en caso de ser necesario especifique el número de la habitación que será asignada, el servicio y la cantidad de personas a ingresar. Una vez especificada la información presione el botón Aceptar. Para asignar una habitación directamente puede presionar el botón Asignar en la lista de habitaciones asignadas. Para editar los detalles de alguna habitación presione el botón Editar habitación. Presione Eliminar habitación para remover la habitación de la lista. Para asignar huéspedes y acompañantes seleccione las habitaciones marcando la casilla de selección de la primera columna y presione el botón Lista de huéspedes BUSCAR RESERVACIÓN Las reservaciones próximas se observan en la lista de reservaciones inferior de la pantalla de reservaciones. Para seleccionar una reservación activa dé doble clic sobre una reservación en la lista. 88

96 Si desea localizar una reservación en específico puede presionar el botón Buscar para abrir la pantalla de búsqueda de reservaciones. En esta pantalla puede encontrar una reservación a través de uno de cuatro filtros. No Reserva. Permite hacer la búsqueda de la reservación directamente por el número de reservación. Huésped. Filtra las reservaciones a por el nombre y/o apellidos del huésped. Reservó. Filtra las reservaciones que coincidan con el nombre de la persona de contacto de la reservación. Cliente. Hace un filtrado de las reservaciones que coincidan con el cliente de facturación. Una vez localizada la reservación debe hacer doble clic sobre la reservación o seleccionar la reservación y presionar la tecla Intro. Los datos de la reservación se muestran en la pantalla de reservaciones CANCELACIÓN DE LA RESERVACIÓN Para cancelar una reservación debe seleccionar la reservación de la lista de reservaciones o la pantalla de búsqueda y presionar el botón Cancelar. 89

97 Para cancelar una reservación perteneciente a un grupo de reservaciones, en el modo de edición, presione el botón Eliminar habitación de la lista de habitaciones asignadas. Para cancelar la reservación, confirme la cancelación de la reservación guardada IMPRIMIR COMPROBANTE DE RESERVACIÓN Para imprimir el comprobante de la reservación seleccione una reservación activa y presione el botón Imprimir en la barra superior de la pantalla de reservaciones. El comprobante de la reservación es un reporte gráfico con los detalles y el importe total de la reservación. El comprobante cuenta con los siguientes datos. Nombre de huésped. Datos personales del huésped. Tipo de habitación. Número de habitación. Tarifa. Número de personas (adultos y niños). Costos extras. Importe. Cargos de la reservación. Abonos. Saldo. 90

98 IMPRIMIR TARJETA DE REGISTRO La opción para imprimir la tarjeta de registro estará habilitada al seleccionar una reservación si el formato de la tarjeta de registro está seleccionado en la pantalla de configuración. Véase FORMATOS en CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA. Para imprimir la tarjeta de registro presione el botón Tarjetón. La tarjeta de registro muestra los detalles de la reservación como fecha de estancia, número de reservación, tipo de habitación y los nombres de los huéspedes asignados. 91

99 BITÁCORA DE RESERVACIONES La bitácora de reservaciones es un reporte histórico con los registros de operaciones realizadas a una reservación. Se indica la fecha en que se realizó un evento, el usuario responsable y la descripción. 92

100 Para acceder a la bitácora de reservaciones puede presionar el botón Bitácora teniendo una reservación seleccionada. Para imprimir la bitácora presione el botón Imprimir CHECK IN Seleccione el menú Movimientos y después la opción Check In, también puede hacer clic en el botón de acceso rápido que se encuentra en la pantalla principal del sistema. La pantalla de Check In le permite registrar la entrada de los huéspedes. Dese la pantalla de Check In puede ingresar Check Ins de reservaciones pendientes o puede ingresar Check Ins directos, sin reservación previa o Walk Ins. 93

101 CHECK IN POR RESERVACIÓN Para hacer un Check In en base a una reservación existente debe presionar el botón Reservas de la pantalla de Check In. En la pantalla de búsqueda que se despliega puede seleccionar la reservación individual o de grupo que va a ingresar, puede hacer la búsqueda por el número de reservación o por el nombre del huésped o seleccionar directamente la reservación de la lista sin seleccionar un filtro. Para cargar los datos de la reservación seleccione una reservación y presione el botón Aceptar. 94

102 También puede cargar los datos de una reservación próxima seleccionando con doble clic la reservación de la lista de reservaciones en la parte inferior de la ventana de Check In. Para concretar el Check In, capture los datos faltantes como el número de habitaciones a ocupar, el nombre de los huéspedes, el cliente asignado o los artículos de entrega y presione el botón Check In. Puede obtener más información sobre las opciones de Check In en el apartado CHECK IN DIRECTO. En caso que la reservación tenga abonos, estos son sumados y reflejados en el total de la cuenta. Para una reservación de grupo, puede hacer Check In a todas las reservaciones o a las reservaciones seleccionadas. Para ocupar todas las habitaciones del grupo presione el botón Check In Grupo. Para hacer Check In únicamente de algunas habitaciones, seleccione las habitaciones marcándolas con el check de la primera columna en la lista de habitaciones asignadas y presione el botón Múltiple Check In. Para las reservaciones individuales sólo está activo el botón Check In. Si tiene habilitada la tarjeta de registro, al momento de guardar el Check In el sistema permitirá imprimir la tarjeta para las habitaciones seleccionadas. 95

103 CHECK IN DIRECTO Para hacer un Check In sin reservación previa alguna presione el botón Directa en las opciones de la pantalla de Check In. De esta manera podrá ingresar los datos de ocupación para un Walk In. Lo primero que solicita el sistema son los datos del huésped, para lo cual nos despliega una pantalla de búsqueda filtrada de los huéspedes. En caso que el huésped haya sido registrado con anterioridad puede capturar el nombre o el apellido del huésped para que el sistema filtre los huéspedes que coincidan con el criterio de búsqueda. Si no ha registrado los datos del huésped presione el botón Nuevo huésped para capturar la información del huésped. Para continuar seleccione un huésped de la lista y presione el botón Aceptar. 96

104 Para que pueda registrarse el Check In es necesario que capture los campos obligatorios, los cuales están marcados con un asterisco (*) y las habitaciones a ocupar. Para editar los datos del huésped principal de la reservación presione el botón Editar datos del huésped. En caso que desee asociar al huésped con un cliente de facturación puede seleccionar el botón Asignar cliente. Si tiene habilitada la opción de manejo de crédito en CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA puede habilitar el límite de crédito para la cuenta y capturar el monto de crédito del cliente; si el cliente seleccionado tiene definido un valor para el límite de crédito el sistema mostrará este valor por defecto. Para asignar los datos fiscales del cliente o seleccionar los existentes, en la pantalla de búsqueda de clientes seleccione una de las opciones de búsqueda para filtrar de la lista los clientes físicos o clientes morales (sociedad o empresa). Si no cuenta con los datos de registro del cliente presione el botón Nuevo cliente para capturar la información del cliente. En la pantalla de verificación complete los datos del cliente, verifique que los datos ingresados sean correctos y presione Aceptar. 97

105 Algunos datos que puede proporcionar en un Check In son los siguientes: Fecha de entrada. Indica la fecha de ingreso del huésped, es la fecha en que se realiza el Check In. Fecha de salida. Indica la fecha en la que se espera la salida del huésped. Días de hospedaje. Establece la cantidad de noches que planea hospedarse el huésped. Habitaciones. Indica la cantidad de habitaciones que se ocuparán. No. de adultos. Número total de adultos a hospedarse. No. de niños. Número total de niños a hospedarse. Uso casa. Indica que no se cargará el total del importe por tratarse de una ocupación por el personal. Tipo de entrada. Indica si la ocupación es personal o corresponde a una sociedad. Para seleccionar el tipo de entrada por sociedad debe habilitar la opción en la pantalla de configuración del sistema. Tipo de moneda. Indica si el cobro será en moneda nacional o en dólares. Datos adicionales y de arribo. Datos extra de carácter informativo sobre el origen y destino del huésped. Para asignar habitaciones debe presionar el botón Agregar Habitación. En la pantalla Agregar nueva habitación debe seleccionar la cantidad de habitaciones, el tipo de habitación, el servicio, el número de huéspedes y asignar el número de habitaciones. En caso que haya configurado precios alternativos para el servicio, puede presionar el botón Precio alternativo, el cual despliega una lista para seleccionar uno de los precios disponibles. 98

106 Si desea agregar varias habitaciones de tipos diferentes deberá agregar las habitaciones por tipo de habitación. Una vez seleccionadas las habitaciones, aparecerán en la lista de habitaciones asignadas, en ella podrá observar los detalles de cada habitación. Para editar los precios y otras opciones de la habitación puede presionar el botón Editar datos de la habitación. Para eliminar una habitación de la lista presione el botón Eliminar habitación. Para asignar los huéspedes y acompañantes por habitación seleccione las habitaciones correspondientes y presione el botón Lista de huéspedes. Puede indicar el nombre de cada huésped por cada habitación para que aparezca en la tarjeta de registro. Para agregar observaciones presione el botón Observaciones. El sistema mostrará un área para que pueda escribir las notas u observaciones que requiera. Las observaciones pueden consultarse más adelante en la pantalla de recepción. Puede agregar alertas a modo de recordatorio o avisos especiales que se mostrarán al consultar la reservación o cuenta o el huésped de la reservación. Las alertas permanecen activas para el huésped hasta el momento de realizar el Check Out y pueden consultarse incluso en los folios históricos después del Check Out. Para agregar alertas presione el botón Agregar alerta en la pantalla de reservaciones. Nota: para que las alertas se muestren al consultar una reservación, una cuenta o huésped debe tener habilitado la opción de visualizar alertas en GENERAL en CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA. 99

107 Otra opción de la pantalla de Check In es la asignación de Artículos de entrega que permite registrar dispositivos, accesorios o herramientas entregadas al huésped de una habitación. Para registrar artículos entregados debe seleccionar un artículo registrado en el y presionar el botón para asignar en la parte derecha. En la lista del lado derecho puede indicar a qué habitación se entregará el artículo. Para quitar artículos entregados, seleccione un artículo y presione el botón que apunta al lado izquierdo. Al finalizar presione el botón Aceptar. Los artículos entregados pueden ser consultados en la pantalla de recepción y al momento de hacer Check Out se validará que hayan sido devueltos. 100

108 Para registrar el Check In presione el botón Check In. Al momento de guardar el Check In el sistema mostrará la tarjeta de registro para imprimirla en caso que la tenga habilitada y preguntará si desea abonar a la cuenta. Si desea efectuar un abono confirme y proceda de igual forma que en la pantalla de reservaciones CODIFICAR TARJETAS Seleccione el menú Movimientos y después la opción Codificar Tarjetas. Esta pantalla le permitirá codificar tarjetas de cerraduras electrónicas en caso de tener habilitado el módulo de Enlace con Cerraduras Electrónicas. En esta pantalla lucirá diferente según el dispositivo codificador que tenga configurado. Para el enlace con Kaba deberá indicar el número de habitación, el nombre del huésped, la fecha de expiración de la tarjeta, la hora de expiración, el folio de Check In y el número de tarjetas a codificar. Al finalizar presione el botón Grabar Tarjeta y el sistema se enlazará con el codificador para grabar la tarjeta con los datos capturados. Para el enlace con VingCard se solicitará el número de habitación, el folio de Check In, el nombre y apellidos del huésped, la fecha de expiración, la hora de expiración y el número de tarjetas a codificar. 101

109 Capture los datos de la tarjeta y presione Grabar Tarjeta para mandar a codificar la tarjeta MAPEO Seleccione el menú Movimientos y después la opción Mapeo. La pantalla de mapeo muestra el mapa de ocupaciones en un periodo seleccionado. Seleccione la fecha inicial del periodo y el tipo de habitación que desee mostrar. Seleccione TODOS para consultar todos los tipos de habitación. Para mostrar también las habitaciones de Folio Externo seleccione la opción Incluir Folios Externos. El sistema mostrará una gráfica con las habitaciones reservadas que han sido asignadas, las habitaciones que se encuentran ocupadas, las habitaciones bloqueadas y el estatus de limpieza de cada habitación. 102

110 El estatus de cada habitación se mostrará según la configuración de las leyendas de colores. Para visualizar la configuración de colores presione el botón de ayuda de la pantalla de mapeo. 103

111 Para las ocupaciones y reservaciones con habitaciones asignadas puede observar el nombre del huésped principal. Para consultar los detalles de ocupación de las habitaciones dé clic sobre el rectángulo coloreado según las fechas y la habitación correspondiente. Si la habitación tiene mensajes sin leer se mostrará una marca verde junto al número de habitación, haga doble clic sobre la marca para consultar los mensajes de la habitación AMA DE LLAVES Seleccione el menú Movimientos y después la opción Ama de llaves. Esta pantalla muestra una gráfica con el estatus de las habitaciones del sistema. Mediante una simbología de colores, que puede consultarse en la parte inferior de la pantalla, indica cada uno de los siguientes estatus: Ocupado limpio (puede tener salida) Ocupado sucio (puede tener salida) Vacío limpio Vacío sucio Bloqueada 104

112 Las teclas de función de la pantalla de ama de llaves permiten modificar el estatus de las habitaciones o desplegar información de las mismas. F6: cambia el estatus de limpieza de la habitación. I: despliega información sobre la ocupación actual de la habitación. 105

113 5.6. FRIGOBAR Seleccione el menú Movimientos y después la opción Frigobar. Esta pantalla muestra una lista de las habitaciones indicando las habitaciones vacías y ocupadas que cuentan con almacén. Al seleccionar una habitación ocupada con frigobar se muestran las opciones de Cargar servicio de frigobar e Inventario almacén. 106

114 Seleccione Cargar servicio a frigobar para efectuar un cargo de artículos o servicios disponibles en el almacén de la habitación. En la pantalla de movimientos del frigobar presione el botón Cargar para seleccionar el servicio correspondiente al producto que desea cargar a la habitación y presione Aceptar. Para que pueda cargar servicios de almacén es necesario que haya registrado los servicios correspondientes a los artículos de frigobar. Los artículos y servicios de frigobar se registran desde el catálogo Artículos y/o servicios en la sección Back Office del menú Catálogos. Para vincular un servicio para frigobar en el catálogo de servicios y tarifas debe indicar que se trata de un servicio para frigobar y seleccionar el artículo o servicio que corresponda. Esta configuración es importante para que se descuenten las unidades de los almacenes. Si intenta cargar un servicio de frigobar que no ha sido ingresado en el almacén de la habitación o si intenta cargar un número de unidades superior a las disponibles el sistema mostrará un mensaje indicando que no hay productos suficientes. En este caso deberá ingresar servicios al almacén o capturar una cantidad inferior de unidades. 107

115 Seleccione Inventario almacén para surtir o eliminar productos del inventario. Si desea agregar productos al inventario seleccione Entrada y presione Realizar entrada al almacén. Si desea eliminar productos del inventario seleccione Salida y presione Realizar salida del almacén. Para efectuar entradas al frigobar en la pantalla de entrada de artículos, primero deberá indicar la cantidad de artículos a surtir. Seguidamente deberá seleccionar el grupo de artículos y seleccionar abajo el artículo a ingresar. Repita esta operación por cada artículo a ingresar. Si necesita quitar algún artículo, seleccione el artículo en la lista del panel izquierdo y presione el botón Eliminar producto. Al finalizar presione el botón Aceptar. Para efectuar salidas del frigobar, primero indique la cantidad de unidades a descargar. Indique el concepto del movimiento de salida de la lista desplegable, seleccione el producto indicado y presione el botón Aceptar. Para concluir presione el botón Confirmar descarga. 108

116 109

117 Si selecciona una habitación vacía con frigobar en la pantalla Frigobar podrá realizar movimientos de entrada y salida de almacén pero no podrá efectuar cargos de servicio de frigobar a la habitación BLOQUEO DE HABITACIÓN Seleccione el menú Movimientos y después la opción Bloqueo habitación. Esta pantalla de utiliza para bloquear habitaciones en determinado periodo y para desbloquear habitaciones bloqueadas. Una habitación bloqueada no podrá reservarse ni ocuparse por un periodo de tiempo. Puede bloquear habitaciones que necesiten mantenimiento, por reparación, por limpieza o por cualquier motivo que impida su ocupación. Para bloquear una habitación, presione el botón Nuevo, seleccione o escriba el número de habitación. Para visualizar el mapa de habitaciones bloqueadas y seleccionar una habitación específica presione el botón de búsqueda de habitación en No. Habitación. 110

118 Ingrese la fecha inicial y la fecha final del bloqueo, especifique un estatus de bloqueo y escriba la razón por la cual se bloquea la habitación. Para finalizar presione el botón Bloquear. Si requiere editar un bloqueo, seleccione la habitación en el periodo deseada desde la lista de bloqueos en la parte izquierda y presione el botón Editar bloqueo. Al finalizar presione el botón Aceptar. Para desbloquear una habitación en un periodo dado, seleccione el bloqueo de la lista de la parte izquierda y presione el botón Desbloquear. 111

119 Confirme el desbloqueo cuando el sistema pregunte si desea desbloquear la habitación CANCELACIONES Seleccione el menú Movimientos y después la opción Cancelaciones. Esta pantalla permite cancelar ocupaciones actuales por folio de cuenta o número de habitación. Para cancelar una habitación ingrese el número de habitación, el motivo de la cancelación y presione el botón Cancelar. Si desea cancelar todas las habitaciones de un folio ingrese el número de folio de la cuenta, el motivo de cancelación y presione el botón Cancelar. Al capturar un folio de cuenta se mostrarán todas las habitaciones del folio CIERRE DE RESERVACIONES Seleccione el menú Movimientos y después la opción Cierre de Reservaciones. 112

120 Desde esta pantalla tiene un control de los cierres para reservación. Un cierre de reservaciones bloquea algunas o todas las habitaciones impidiendo que puedan reservarse en las fechas indicadas. Para realizar un cierre de reservaciones presione el botón Nuevo, indique la razón del cierre, seleccione el periodo de fechas para el cierre e indique el número de habitaciones a bloquear. Si selecciona Bloquear todas las habitaciones se bloquearán todas las habitaciones de todos los tipos. En caso contrario podrá seleccionar el número de habitaciones a bloquear por tipo de habitación. Por tipo de habitación si seleccionada TODOS se bloquearan todas las habitaciones, si selecciona NINGUNO no se bloquearán habitaciones del tipo y si selecciona PERSONALIZAR podrá indicar la cantidad de habitaciones del tipo a bloquear. Para finalizar presione el botón Guardar. Si necesita editar un cierre, seleccione el cierre de la lista y presione Editar. Para cancelar un cierre, seleccione el cierre y presione Cancelar. 113

121 Si para las fechas y habitaciones seleccionadas existen habitaciones reservadas el sistema mostrará un mensaje solicitando su confirmación para continuar con el cierre. Tenga cuidado de efectuar un cierre si existen habitaciones del tipo reservadas o de lo contrario no podrá ingresar las reservaciones SALDO POR PROVEEDOR Seleccione el menú Movimientos y la opción Saldos por proveedor en el submenú Cuentas por pagar. En esta pantalla podrá realizar los pagos pendientes por compras a proveedores si tiene habilitado el módulo de Back Office. Para consultar los saldos pendientes por proveedor capture la clave de un proveedor. Si no conoce la clave del proveedor puede ingresar un asterisco (*) en el campo de búsqueda para mostrar una lista con todos los proveedores. En la lista inferior puede observar los pagos pendientes al proveedor provenientes de compras efectuadas. 114

122 Para efectuar un abono al saldo pendiente del proveedor presione el botón Pagar. Se mostrará la pantalla de abonos a compra de proveedor. En esta pantalla ingrese la cantidad a abonar, la referencia opcional y presione el botón Guardar. 115

123 5.11. ABONO A COMPRA Seleccione el menú Movimientos y la opción Abono a compra en el submenú Cuentas por pagar. Con esta opción podrá registrar a un abono a una compra específica pendiente por pagar. En el campo Folio compra ingrese el número de folio de la compra. Capture la cantidad a abonar a la compra y presione el botón Guardar para finalizar BITÁCORA DE TARJETAS DE CRÉDITO Seleccione el menú Movimientos y la opción Bitácora en el submenú Tarjeta de crédito bancaria. 116

124 En esta pantalla podrá consultar los movimientos de la tarjeta de crédito en un periodo seleccionado. Ingrese los rangos en fecha para consultar los movimientos. Después presione el botón Consultar CANCELAR CARGO Seleccione el menú Movimientos y la opción Cancelar cargo en el submenú Tarjeta de crédito bancaria. 117

125 Para cancelar un cargo con tarjeta deslice la tarjeta y posteriormente ingrese el número de autorización. Puede usar el teclado virtual en pantallas táctiles para ingresar el número de autorización presionando el botón Teclado. 6. CAJA 6.1. ABRIR TURNO Seleccione el menú Caja y después la opción Abrir Turno o haga clic en el botón Abrir Turno que se encuentra en la barra de acceso rápido de la pantalla principal del sistema. Para que pueda trabajar con el sistema es necesario que exista un turno abierto, ya que todos los movimientos que se realicen serán ligados al turno activo. Para abrir el turno es necesario ingresar el nombre de usuario y la contraseña de la persona a la que pertenecerá el turno, así como la cantidad en efectivo inicial en caja. 118

126 Si no ha registrado usuarios en la base de datos el sistema le solicitará la creación de algún usuario. Presione SI para ingresar al catálogo de usuarios y crear un nuevo usuario. En caso que haya configurado el sistema para abrir su turno en la estación actual, será necesario abrir el turno desde esta pantalla. Por el contrario, si la estación está ligada al turno de otra estación en la red, será necesario que la otra estación tenga el turno abierto previamente. En caso de abrir un turno con ceros el sistema indicará que la cuenta se abre en ceros y permitirá reingresar una cantidad diferente. Para continuar debe presionar el botón Aceptar CERRAR TURNO Seleccione el menú Caja y después la opción Cerrar turno o haga clic en el botón Cerrar Turno que se encuentra en la barra de acceso rápido de la pantalla principal del sistema. Para generar el corte de caja es necesario cerrar el turno al final de las operaciones. La pantalla de cierre de turno permite generar un pre-corte de caja que permite obtener una vista previa el corte sin cerrar el turno. Para habilitar el pre-corte seleccione la opción Previsualizar. Para generar el corte de caja seleccione la opción Resumido o Detallado según el formato para el corte X y presione el botón Aceptar. 119

127 Nota: el corte de caja se generará según el formato seleccionado en FORMATOS en CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA. Si está configurada la opción para imprimir la declaración del cajero se mostrará la pantalla de declaración de corte de caja para capturar el importe por formas de pago (efectivo, tarjeta, vales, cheques o cuentas por cobrar) sobre el total del cierre de caja. En la forma de efectivo se muestra el desglose por denominación de monedas y billetes. Para continuar es necesario presionar el botón Aceptar. 120

128 El reporte de corte de caja muestra los cargos y abonos (o solamente los abonos), según la configuración del formato de caja, para los diferentes movimientos realizados en el turno de la fecha indicada. Al final del desglose se muestra el total al cierre. 121

129 Adicionalmente, si está habilitada la opción en la pantalla de configuración del sistema, se mostrará la bitácora de edición y cancelación de movimientos RECEPCIÓN Seleccione el menú Caja y después la opción Recepción o haga clic sobre el botón Recepción que se encuentra en la pantalla principal de sistema. La pantalla de recepción permite administrar las cuentas por ocupación del sistema. Desde aquí puede asignar, editar y cancelar movimientos de las habitaciones, consultar la información de ocupación y cargos, imprimir comprobantes y realizar el Check Out de una habitación o el total de habitaciones de las cuentas. Además proporciona accesos a las funciones más importantes del sistema desde la barra de accesos rápidos. Para consultar la información de una habitación ocupada ingrese el número de habitación en el campo No. Habitación y presione la tecla Intro. Para consultar la información de un folio con todas las habitaciones pertenecientes a la cuenta ingrese el número de folio y presione la tecla Intro. 122

130 Entre la información que se muestra para la habitación o cuenta se tiene: Nombre del huésped. Nombre de la persona principal de la habitación o la cuenta. Para cambiar el huésped principal presione el botón con los puntos suspensivos junto al campo huésped. Cliente. Cliente de facturación que tiene asociado el huésped, en caso de utilizar una forma de pago de cuenta por cobrar es obligatorio contar con el cliente de facturación. Para cambiar el cliente asociado a la cuenta presione el botón con los puntos suspensivos junto al campo cliente. Sociedad. Para las cuentas de reservaciones que vienen de una sociedad, este campo muestra la sociedad correspondiente. Tipo habitación. Al consultar una habitación indica el tipo de la habitación. No. reservación. En caso de que el Check In provenga de una reservación este campo muestra el número de la reservación. Si el Check In fue directo este valor es igual a cero. Reservó. Muestra el nombre de contacto de la reservación para entradas de reservación. Folio huésped. Número de folio generado al hacer el Check In. Clave huésped. Indica el identificador del huésped principal del folio. Check In. Fecha de ingreso de los huéspedes, corresponde a la fecha en que se realizó el Check In. Hora entrada. Hora de ingreso. La hora en que se generó el folio de la ocupación. Check Out. Fecha de salida de los huéspedes, corresponde con la fecha tentativa en que debe realizarse el Check Out. Fecha. Fecha actual del sistema. Adultos. Si se consulta un número de habitación indica el total de adultos hospedados en la habitación. Si se consulta un folio indica el total de adultos en todas las habitaciones de la cuenta. 123

131 Si consulta una habitación puede editar la cantidad de adultos y niños presionando el botón con los puntos suspensivos junto al campo Adultos. Niños. Si se consulta un número de habitación indica la cantidad de niños en la habitación. Si se consulta un folio indica el total de niños de todas las habitaciones de la cuenta CARGAR A LA CUENTA Al consultar un folio o una habitación ocupada esta opción permite registrar un cargo de un servicio a la habitación o a la cuenta. Al presionar el botón Cargar a la cuenta el sistema muestra la pantalla de cargos a la cuenta. Si tiene seleccionado una habitación el cargo se ligará a esa habitación, en caso contrario el cargo se efectuará a la cuenta sin una habitación ligada. Para efectuar un cargo seleccione un servicio disponible en la lista de servicios o presione el botón de búsqueda de servicios para filtrar servicios pos su descripción. Indique la cantidad de servicios y la referencia en caso de ser necesaria. Al final presione el botón Aceptar. Si el servicio cuenta con precio abierto el sistema le solicitará el monto después de presionar Aceptar. Si el concepto del cargo corresponde a la cuenta contable configurada como Propina, el cargo será sumado al subtotal de la cuenta y tratada de modo especial, ya que no se aplicarán los descuentos. 124

132 ABONAR A LA CUENTA Al consultar un folio o una habitación ocupada esta opción permite un abono a la habitación o a la cuenta. Al presionar el botón Abonar a la cuenta el sistema muestra la pantalla de pagos para efectuar abonos. En la columna referente a la cantidad ingrese el monto a abonar correspondiente a la forma de pago. Si desea abonar por completo el importe de la cuenta presione las teclas Ctrl + T. Si la forma de pago fue configurada para solicitar referencia de pago deberá capturar la referencia después de presionar el botón Pagar. 125

133 EDITAR SERVICIOS El sistema proporciona dos maneras para editar los movimientos de la cuenta. La primera de ellas es con clic derecho sobre el concepto en la lista de cargos y abonos de la pantalla de recepción. La segunda manera es seleccionar el concepto y presionar el botón Editar servicio de la lista de opciones. Tras hacerlo se solicitará permiso con huella o contraseña para confirmar la operación. 126

134 Si el movimiento es de tipo Cargo se podrá cambiar la referencia, la cantidad y el importe del movimiento. Para finalizar debe presionar el botón Aceptar. Si el movimiento es de tipo Abono podrá modificar la cuenta contable, la cantidad y la referencia ELIMINAR SERVICIO El sistema proporciona dos maneras para eliminar un movimiento. Ya sea con clic derecho sobre el concepto en la lista de cargos y abonos de la cuenta. 127

135 O presionando el botón Eliminar servicio con el concepto seleccionado. Para cancelar el cargo o el abono se solicitará permiso con autorización por huella o contraseña y el sistema solicitará confirmación para la eliminación del movimiento. Para continuar debe confirmar la eliminación ESTADO DE CUENTA El sistema permite imprimir el estado de cuenta en formato miniprinter y en formato carta con impresora láser o de inyección de tinta. 128

136 Para imprimir el estado de cuenta de la ocupación presione el botón Imprimir estado de cuenta. Si tiene seleccionado una habitación se imprimirá el estado de cuenta con los movimientos correspondientes a la habitación, si tiene seleccionado un folio se imprimirá con todos los movimientos pertenecientes a la cuenta. Seleccione el formato carta o miniprinter presionando el botón correspondiente. También puede exportar el estado de cuenta en formato de Excel con la opción Exportar a Excel en la lista de opciones de la pantalla de recepción. 129

137 Nota: para imprimir en formato carta debe tener configurado el formato del estado de cuenta en FORMATOS en CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA TRASPASAR SERVICIOS La opción Traspasar servicios permite asignar cargos y abonos a una habitación diferente de la misma cuenta o a otra habitación en una cuenta diferente. Seleccione los movimientos que requiera traspasar, los servicios en rojo serán traspasados. Puede definir un valor del importe a traspasar o el total del importe, de igual forma puede indicar las unidades del servicio que se van a traspasar. 130

138 Una vez que haya seleccionado los servicios que requiera traspasar deberá seleccionar la habitación o el folio extra donde se asignarán los movimientos. Puede capturar el número de la habitación o presionar el botón Selecciona habitación destino para abrir el mapa de habitaciones disponibles para el traspaso. Y para finalizar el traspaso presione el botón Aceptar. Al finalizar el traspaso puede observar en la habitación de origen del traspaso un registro histórico del movimiento traspasado en color verde. En las observaciones de este movimiento histórico podrá observar el destino del traspaso. De igual forma en la habitación o folio extra destino del traspaso puede observar la referencia que indica que el movimiento proviene de un traspaso. 131

139 EXTENDER ESTANCIA La opción Extender estancia permite aumentar o reducir la fecha de estancia del huésped. Esta opción es útil para cambiar la fecha de ocupación en caso de que el huésped decida quedarse por más tiempo siempre que exista la disponibilidad. Para cambiar la fecha de salida presione el botón Extender estancia. El sistema solicitará la autorización por huella digital o contraseña. En la pantalla de extensión de la estancia verifique los datos de ocupación y capture la nueva fecha de salida. Presione el botón Aceptar para guardar la nueva fecha de Check Out. El sistema hará una validación para determinar si en la fecha capturada existe disponibilidad para la habitación, en caso de que no exista disponibilidad de ocupación no se permitirá el cambio de fecha. 132

140 EDITAR OBSERVACIONES Para modificar las observaciones del folio seleccionado presione el botón Editar observaciones. Se mostrará el campo de observaciones de la cuenta. Para guardar los cambios presione el botón Aceptar ARTÍCULOS DE ENTREGA Para consultar los artículos entregados de la habitación o el folio seleccionado presione el botón Artículos de entrega. El sistema mostrará la pantalla de artículos entregados donde podrá observar la lista de artículos entregados por habitación, con la clave, el usuario que entregó, la fecha y el estatus del artículo. Puede modificar el estatus del artículo a Devuelto, No devuelto o No devuelto con cargo. En caso de seleccionar el estatus No devuelto con cargo podrá seleccionar un servicio para cargar a la habitación de la cuenta. De esta forma se cargará un movimiento a la cuenta por reposición del artículo en caso de extravío o daño. 133

141 CAMBIO DE HABITACIÓN Si tiene seleccionada una habitación en la pantalla de recepción podrá cambiar la habitación desde esta opción. En caso de que el huésped lo solicite o si necesita desocupar una habitación ocupada puede cambiar la habitación presionando el botón Cambio de Habitación. El sistema solicitará acceso por huella digital o contraseña. Al confirmar, se mostrará una pantalla donde podrá ingresar la habitación destino para el cambio. Si lo desea puede consultar el estatus de habitaciones ocupadas desde el botón Mapa de habitaciones. 134

142 Si la habitación seleccionada no está disponible el sistema mostrará un mensaje de aviso y deberá cancelar o indicar otra habitación. En caso contrario el sistema efectuará el cambio y asignará el estatus de limpieza de la habitación origen según la configuración APERTURA DE FOLIO EXTRA Para abrir un folio extra debe presionar el botón Abrir folio extra en la lista de opciones. El sistema solicitará su confirmación para abrir un nuevo folio. Los folios extras se identifican con una letra después de la A. Puede abrir hasta 6 folios extra por habitación. Los folios extra son subfolios de la cuenta. Puede cargar cualquier servicio a un folio extra. Puede consultar el saldo individual de cada folio extra o el saldo global con el número de folio, ya los folios extras pertenecen a la misma cuenta. 135

143 DESCUENTOS El sistema maneja descuentos por servicio y descuentos generales a la cuenta. Para seleccionar un tipo de descuento, presione el botón Descuentos de la lista de opciones de la pantalla de recepción y seleccione el tipo de descuento que requiera DESCUENTO A SERVICIOS Puede aplicar un descuento a un servicio específico. En la pantalla de descuentos a servicio puede definir el valor de descuento aplicado a los servicios que seleccione. Para aplicar descuentos a servicios seleccione los servicios e indique el porcentaje de descuento. Cuando ingresa el porcentaje de descuento a aplicar se actualiza el importe del servicio para reflejar el descuento. También puede ingresar comentarios respecto a los descuentos por servicio. 136

144 Puede aplicar un descuento a varios servicios seleccionado los servicios que desee con el botón Descuento servicios seleccionados. En la pantalla que se muestra ingrese el valor porcentual del descuento y presione el botón Aceptar. Puede consultar la información del descuento de un servicio, en la pantalla de recepción, en la lista de cargos y abonos. En el concepto aparece el porcentaje de descuento aplicado, el cargo con el descuento y el precio original sin descuento DESCUENTO GENERAL Puede aplicar un descuento general a la cuenta como porcentaje o una cantidad específica. Para aplicar un descuento general seleccione el criterio (porcentaje o importe) y capture el valor porcentual o la cantidad total del descuento según el criterio. También puede registrar un comentario opcional por el descuento aplicado. Para finalizar presione el botón Aceptar. 137

145 El descuento general puede observarse en la sección de totales de la pantalla de recepción IMPUESTOS DE LA CUENTA 138

146 La opción Impuestos de la cuenta permite eliminar o asignar impuestos a la cuenta. Al aplicar el movimiento, todas las habitaciones y folios extras de la cuenta serán afectados. Para eliminar o reasignar los impuestos a la cuenta debe autorizar el movimiento con huella digital o contraseña y confirmar la operación MENSAJES Los mensajes son datos informativos que puede consultar en la pantalla de recepción. Son útiles para registrar eventos, observaciones, noticias y otros datos importantes. Cuando tiene mensajes pendientes por leer observará el botón de mensajes con un color diferenciado del resto de los botones. Para agregar, editar y eliminar mensajes de las habitaciones presione el botón Mensajes en la lista de opciones de la pantalla de recepción. Presione el botón Nuevo para agregar un nuevo mensaje, Editar para cambiar los datos del mensaje o Eliminar para cancelar un mensaje. 139

147 AGREGAR, EDITAR Y ELIMINAR HUÉSPED En la parte superior de la pantalla de recepción existen tres botones para administrar los datos de los huéspedes. Nuevo huésped, Elimina huésped y Edita huésped. Para agregar un nuevo huésped a una habitación seleccionada, presione el botón Nuevo huésped. Esta opción mostrará la pantalla de búsqueda de huéspedes. Puede capturar los datos de un nuevo huésped desde la pantalla de búsqueda de huéspedes. 140

148 Cuando ingresa un nuevo huésped el total de adultos de la habitación se actualiza. El nuevo huésped ingresado se mostrará en la parte superior de la pantalla de recepción. Para dar de baja un huésped de la habitación seleccionada debe presionar el botón Elimina huésped. El sistema mostrará una lista con los huéspedes del folio o la habitación. En la lista de huéspedes a eliminar seleccione los huéspedes que desea dar de baja y presione el botón Eliminar. Para editar los datos de un huésped de la habitación seleccionada presione el botón Edita huésped. Si existe más de un huésped asignado se mostrará la lista de huéspedes para seleccionar. 141

149 Al presionar el botón Editar se muestra la pantalla de edición de datos del huésped. Modifique los datos que requiera y al final presione el botón Aceptar CHECK OUT Para registrar una salida de una habitación seleccionada presione el botón Check Out. Para que pueda registrar una salida es necesario que la cuenta esté saldada. Si existe un saldo pendiente, el sistema mostrará la pantalla de pagos para ingresar el importe faltante. Los abonos que se realizan a la cuenta se descuenta del saldo pendiente al Check Out. 142

150 Si la habitación tiene folios extras con saldo pendiente, el sistema mostrará una pantalla indicando los saldos pendientes de todos los folios extras. Nota: Si ha configurado el sistema para solicitar generación de nota o factura en NOTA DE COSUMO en CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA se mostrará una pantalla de opción para que indique si desea generar una nota de consumo o una factura después de cerrar la cuenta. 143

151 Al efectuar el Check Out el sistema solicita generar una o varias facturas para el folio. Al seleccionar una opción de facturación se abrirá la pantalla de facturación para continuar con el proceso. Si no desea generar la factura presione Cancelar. Al efectuar el Check Out las habitaciones quedan libres y el estatus de limpieza cambia a sucia. Si la habitación cuenta con saldo a favor del huésped se desplegará un mensaje indicando el importe de saldo a favor del huésped, solicitando confirmación para continuar. Sin embargo, si la opción para impedir efectuar el Check Out si existe saldo a favor del huésped está activada en RENTA DE HABITACIÓN en CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA se mostrará un mensaje indicando que no es posible realizar el Check Out ACCESOS RÁPIDOS La pantalla de recepción tiene botones de acceso rápido a las funcionalidades más importantes del sistema. Al presionar un botón de la barra de opciones se mostrará la pantalla a la que hacen referencia. 144

152 CHECK IN Véase CHECK IN en MOVIMIENTOS RESERVACIONES Véase RESERVACIONES en MOVIMIENTOS BLOQUEOS Véase BLOQUEO DE HABITACIÓN En MOVIMIENTOS LIMPIEZA Véase LIMPIEZA DE HABITACIONES en MOVIMIENTOS. 145

153 EN CASA La pantalla En casa permite visualizar las habitaciones actualmente ocupadas. Para consultar la información de ocupación de alguna habitación posicione el puntero del ratón sobre el número de la habitación. Seleccione una habitación para cargar los datos de ocupación en la pantalla de recepción HABITACIONES Esta pantalla muestra una lista de todas las habitaciones del hotel clasificándolas según su disponibilidad, en libres y ocupadas, o por estatus de limpieza. Puede consultar los datos de la ocupación seleccionando una habitación y presionando la tecla I del teclado. 146

154 MAPEO DE HABITACIONES 147

155 Esta pantalla muestra una gráfica en un periodo de tiempo de 31 días del estatus de ocupación de las habitaciones clasificadas por tipo de habitación. El mapa de habitaciones muestra las habitaciones ocupadas, reservadas, bloqueadas y con ocupación histórica. Si se presiona el rectángulo correspondiente a una ocupación o reservación, se despliega los datos de ocupación. Las reservaciones que no tienen habitación asignada no se muestran en esta gráfica ni los bloqueos por cierre de reservaciones BITÁCORA La opción Bitácora despliega una lista de eventos para un folio de cuenta o una habitación de la cuenta seleccionada. Para cada evento histórico se muestra la fecha y el usuario responsable ALERTAS Está opción permite registrar mensajes de notificación que se muestran cuando se selecciona la habitación o el nombre del huésped. Es útil si desea guardar recordatorios o avisos recurrentes en determinada habitación o para un huésped específico. Al guardar una alerta puede seleccionar si desea mostrarla al consultar la habitación o el huésped. Las alertas se visualizarán únicamente si tiene habilitada la opción en GENERAL en CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA. 148

156 149

157 6.4. FACTURACIÓN Seleccione el menú Caja y después la opción Facturación. Para emitir una nueva factura presione el botón nueva factura. Se mostrará la pantalla de búsqueda de huéspedes donde podrá seleccionar un huésped existente, filtrar por RFC, nombre o apellidos o dar de alta un nuevo registro de cliente. Verifique los datos de cliente y presione el botón Aceptar. Después de seleccionar el cliente se mostrará la pantalla de folios a facturar donde debe seleccionar el folio de remisión o remisiones a facturar. Puede buscar folios del huésped, por folio de cuenta o por fecha de Check In. Seleccione Folio día actual para mostrar únicamente las remisiones generadas el día de hoy o Folio de archivo histórico para mostrar los folios con fechas anteriores. Al seleccionar un folio de la lista se muestran los detalles en el panel de la derecha. Marque el folio o los folios a facturar en la casilla Facturar y al final presione el botón Aceptar. 150

158 Una vez seleccionado el cliente y el folio de remisión se mostrará la información de ocupación y los movimientos a facturar en la pantalla principal. 151

159 El sistema asignará el siguiente folio de facturación disponible. Si el sistema está configurado para permitir editar el folio de facturación podrá cambiar el folio de la factura, siempre y cuando no haya el folio no haya sido utilizado. De igual manera podrá cambiar la fecha de la factura en caso de tener habilitado la opción en configuración de facturación. Si la forma de pago en dólares está configurada puede cambiar el tipo de moneda de la factura. Si selecciona la opción Facturar propina, el valor total del importe de propina se reflejará en la factura. Nota: al seleccionar facturar la propina, si la opción de Incluir propina como concepto está activada en FACTURACIÓN en CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA la propina se facturará como un concepto más; si la opción está desactivada, la propina no se facturará y por lo tanto no aparecerá en el total facturado, sin embargo se incluirá el monto de la propina como un dato informativo en el xml de la factura electrónica y en el formato impreso. Para generar la factura presione el botón Aceptar. Si tiene habilitada la opción de factura en vista previa el sistema solicitará que indique si se generará la factura fiscal o una vista previa de la factura. Finalmente el sistema solicitará su confirmación para generar la factura. Si la estación no tiene configurado de manera correcta el formato de impresión se solicitará que seleccione el formato adecuado. Una vez completado el proceso, se manda a imprimir la factura y se genera el registro de la misma. 152

160 Puede consultar las facturas registradas desde la pantalla de búsqueda de folios de facturas tras presionar el botón Buscar folio. Ingrese el número de folio y, en caso de manejar más de una, la serie de la factura y presione Buscar. Los detalles de la factura se muestran en la pantalla de facturación. Si la factura es electrónica y no se ha generado el comprobante fiscal electrónico puede presionar el botón Generar. Si requiere reimprimir el comprobante puede presionar Imprimir. Para generar el formato de facturación presione Pdf, y para obtener el xml de la factura electrónica presione Xml. Si requiere enviar la factura electrónica por correo electrónico al cliente presione Enviar e indique la cuenta de correo electrónico de destinatario del cliente. Agregue información textual al contenido del correo electrónico y presione el botón Enviar. Para la facturación electrónica se incluye el pdf y el xml del comprobante en una carpeta comprimida. 153

161 Si requiere cancelar una factura por captura incorrecta de los datos o cualquier otra razón seleccione una factura existente y presione el botón Cancelar factura. Al intentar cancelar una factura el sistema solicita confirmación antes de cancelarla. Después de cancelar la factura, las remisiones correspondientes a la factura se reactivan para poder facturarlos con otro folio. Al consultar una factura cancelada se muestra la leyenda Factura cancelada en la parte superior derecha de la pantalla MODIFICAR FOLIOS DE FACTURAS Si el usuario activo tiene habilitado el permiso para modificar folios históricos de las facturas en PERFILES DE USUARIOS tendrá habilitada la opción para modificar folios de las facturas. Al presionar el botón Modificar folios de facturas se mostrará una pantalla desde la cual podrá ingresar el número de folio original de una factura y el nuevo número de folio. Para aplicar el cambio presione el botón Modificar y escriba un motivo para el cambio de folio. 154

162 FACTURACIÓN LIBRE Desde la pantalla de facturación también puede generar una factura sin seleccionar un folio de remisión existente. La factura libre le permite emitir una factura con un valor de importe específico. Para crear una factura libre presione el botón Nueva factura y seleccione un cliente de facturación. En la pantalla de selección de folios a facturar presione Cancelar. Al hacerlo podrá editar los detalles de facturación como el concepto a facturar, el método de pago, la unidad y el número de cuenta. En la parte inferior ingrese el total de la factura y los impuestos que desee aplicar. El sistema calculará automáticamente el valor de subtotal antes de impuestos. Si selecciona cantidad asignada en el subtotal puede ingresar el subtotal y el sistema aplicará los impuestos para calcular el total. 155

163 FACTURAR 1 FOLIO EN VARIAS FACTURAS Seleccione el menú Caja y después la opción Facturar 1 folio en varias facturas. Esta opción permite generar dos o más facturas a partir de un folio de remisión. Para localizar un folio de remisión presione el botón Buscar folio cuenta. Seleccione el folio que requiera facturar y presione Aceptar. En la pantalla de folio en varias facturas indique el número de facturas a realizar y el porcentaje o el importe sin impuestos por cada factura. Nota: sólo puede generar facturas de un folio de remisión en esta pantalla a la vez. 156

164 Seleccione el cliente receptor para cada factura presionando el botón adjunto en la columna Cliente. Puede también indicar la fecha, si la factura será en moneda nacional o dólares y si se facturará la propina. Al final presione el botón Generar facturas. El sistema cargará los datos de cada factura en la pantalla de facturación. Nota: si no asigna clientes de facturación, al momento de intentar generar las facturas se le solicitará que seleccione los clientes por cada factura que no tenga asignada cliente de facturación. Si lo desea también puede generar parcialmente una factura de un folio. Puede generar una sola factura por un porcentaje del total de la cuenta y facturar el resto más adelante. 157

165 BLOQUEAR FOLIOS DE FACTURA Seleccione el menú Caja y después la opción Bloquear folios de factura. Nota: sólo podrá hacer uso de esta función si la facturación electrónica está desactivada. Para bloquear un folio de facturación presione el botón Nuevo e indique la serie y el folio a bloquear. Escriba un motivo de bloqueo (opcional) y presione el botón Bloquear El sistema solicitará confirmación por huella digital o contraseña. 158

166 6.5. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MÉXICO REPORTE MENSUAL (FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MÉXICO) Seleccione el menú Caja y elija Reporte mensual (Fact. Elec. Mex.) en el submenú Facturación Electrónica México. En esta pantalla puede consultar la lista de las facturas registradas en un mes específico. Selección el mes y el año y presione Actualizar lista para mostrar las facturas correspondientes al mes. En esta lista puede observar la fecha, el total, el cliente de facturación y otros detalles de la factura. Si la factura ha sido cancelada se mostrará el folio en rojo y la fecha de cancelación. Para obtener un archivo de texto plano de la lista presione Reporte mensual en la parte superior derecha. 159

167 REPROCESO DE FACTURAS ELECTRÓNICAS Seleccione el menú Caja y elija Reproceso de facturas electrónicas en el submenú Facturación Electrónica México. Esta pantalla permite enviar a timbrar las facturas electrónicas que no tengan un sello válido. Seleccione el intervalo de tiempo y presione Actualizar para consultar las facturas que no han sido procesadas y presione el botón Reprocesar facturas para intentar timbrar las facturas. Nota: asegúrese de configurar correctamente la facturación electrónica para reprocesar las facturas ENVIAR FACTURAS Seleccione el menú Caja y elija Enviar facturas en el submenú Facturación Electrónica México. Utilice esta pantalla para enviar por correo electrónico las facturas pendientes por enviar. 160

168 Seleccione las facturas a enviar según la razón social y escriba el correo electrónico del destinatario. Después presione el botón Enviar facturas. En la pantalla siguiente ingrese el asunto y el contenido de los mensajes y presione el botón Continuar envío ACTUALIZACIÓN DE FACTURAS CFDI V3.2 Seleccione el menú Caja y elija Actualización de facturas CFDI v3.2 en el submenú Facturación Electrónica México. 161

169 Desde la pantalla de actualización de facturas CFDI puede reprocesar facturas electrónicas que han sido timbradas con una versión de CFDI inferior a la 3.2. Esta pantalla de conserva por compatibilidad. Para consultar las facturas a procesar seleccione el intervalo de fechas y el estado de documentos (activos y/o cancelados) y presione Actualizar. Seleccione el cliente el estatus por envío o reproceso para filtrar la lista de facturas. Para actualizar el archivo xml de facturación seleccione las facturas y presione el botón Reprocesar seleccionadas. Para enviar por correo electrónica las facturas seleccionadas presione el botón Enviar seleccionados y Continuar envío para confirmar la selección RETIROS Y DEPÓSITOS Seleccione el menú Caja y después la opción Retiro/Deposito. 162

170 Utilice está opción para registrar los retiros y los depósitos de caja. Para efectuar un retiro o depósito ingrese el concepto y el importe del movimiento y presione Aceptar CUENTAS POR COBRAR Seleccione el menú Caja y después la opción Cuentas por cobrar. Desde esta pantalla puede consultar los cargos y abonos de las cuentas por cobrar (CXC). Seleccione un intervalo de tiempo para enlistar los movimientos de CXC. Puede filtrar por cliente, tipo de movimiento, tipo de registro y ordenar de manera ascendente o descendente. 163

171 Presione e botón Seleccionar cliente para mostrar las cuentas por cobrar correspondientes al cliente que seleccione o Todos los clientes para incluir a todos los clientes. Puede registrar nuevos movimientos desde la pantalla de cuentas por cobrar. La opción más frecuente es registrar un abono a la cuenta; la mayoría de los cargos son generados por el sistema cuando se paga una cuenta indicando la forma de pago CXC. Para generar un cargo o abono presione el botón Nuevo movto.. Seleccione el cliente correspondiente. En la pantalla de movimientos de cuentas por cobrar indique el tipo de movimiento (cargo o abono), capture la cantidad del cargo a abono y escriba una nota o número de factura correspondiente al abono. Nota: si indica un número de factura se registrará como nota, por lo tanto, el valor capturado en el campo Nota será ignorado. Si efectúa un abono deberá indicar la forma de pago. Ingrese la cantidad por forma de pago y presione Pagar. 164

172 Puede consultar la forma de pago aplicada a un movimiento de tipo abono seleccionando el movimiento de la lista y presionando el botón Consultar forma de pago. 165

173 Para cancelar un movimiento presione el botón Cancelar folio. Se solicitará confirmación por huella digital o contraseña. Ingrese en número de folio del movimiento a cancelar y presione Aceptar. Para imprimir la información de un movimiento seleccionado en formato miniprinter presione el botón Reimprimir folio. Si requiere obtener un reporte de los movimientos consultados presione el botón Imprimir movtos.. Para generar un reporte de los saldos por cliente presione el botón Imprimir saldos CARGO AUDITORÍA Seleccione el menú Caja y después la opción Cargo auditoria. 166

174 Esta pantalla permite aplicar el cargo por rente de hospedaje a todas las habitaciones ocupadas a las que no se haya efectuado el cargo. Podrá observar en la lista, las habitaciones y la fecha del cargo junto con el importe. Puede agregar observaciones o notas por cada habitación antes de efectuar el cargo. Para consultar de nuevo la lista presione Actualizar. Para efectuar el cargo presione Cargar cuentas y espere que el proceso finalice. 7. ALMACENES 7.1. ÓRDENES DE COMPRA Seleccione en el menú Almacenes la opción Órdenes de compra. 167

175 Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y entrega. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar artículos y presentar una factura. La pantalla de órdenes de compra permite registrar órdenes de compra en el sistema, a partir de las cuales se podrán crear compras a proveedores más adelante. Las órdenes de compra pueden tener los siguientes estados: Pendiente. Orden de compra creada y activa. Cancelada. Cuando se cancela la orden de compra. Recepción parcial. Si algunos artículos de la compra ya fueron recibidos. Aplicada. Si se ha creado una compra a partir de la orden NUEVA ORDEN DE COMPRA Presione el botón Nueva orden para habilitar los controles de formulario y registrar una nueva orden de compra. Ingrese en el nombre de la persona que recibirá el pedido en el campo Entregar a. En proveedor ingrese la clave de proveedor que surtirá el pedido. Si no conoce la clave del proveedor puede presionar el botón con los puntos suspensivos junto al campo de la clave para buscar un proveedor registrado. 168

176 Escriba el nombre del proveedor o asterisco (*) para enlistar a todos los proveedores. La fecha de captura muestra la fecha actual por defecto, será la fecha registrada en la que se elaboró la orden de compra. En el campo Fecha de recepción ingrese la fecha en que se espera que llegue el pedido. Agregue artículos a la lista artículos. En la lista de artículos del pedido en la columna Clave escriba la clave de cada artículo a ordenar. Si no conoce la clave puede presionar el botón con los puntos suspensivos para realizar la búsqueda por descripción. 169

177 Ingrese la cantidad, el almacén donde se recibirá la compra, el costo por unidad de compra y el descuento. Para capturar de manera eficaz los artículos puede utilizar la tecla de tabulación del teclado. Si desea quitar un artículo de la lista, seleccione el artículo de la lita y presione el botón Eliminar en la parte superior de la pantalla. Conforme se vayan agregando los artículos se irá recalculando el total de la compra. Para finalizar presione el botón Guardar, se registrará la orden y se mandará a imprimir BUSCAR UNA ORDEN DE COMPRA Utilice esta opción para buscar una orden de compra registrada. Presione el botón Buscar para que se muestre la pantalla de búsqueda. Ingrese el folio de la compra y presione Buscar para cargar los datos de la orden de compra EDITAR ORDEN DE COMPRA Una vez localizada una orden de compra con la opción de búsqueda, presione el botón Editar para habilitar los campos del formulario. 170

178 Modifique los datos que requiera de la orden de compra y presione el botón Guardar CANCELAR UNA ORDEN DE COMPRA Después de localizar una orden de compra mediante la opción de búsqueda presione el botón Cancelar orden para cancelar la orden de compra. Se solicitará la confirmación de la cancelación y el estatus de la orden cambiará a Cancelada mostrando la leyenda Folio cancelado en rojo COMPRAS Seleccione en el menú Almacenes la opción Compras. 171

179 Desde esta pantalla puede registrar peticiones de compra a proveedores. Al registrar compras puede registrar los pagos a proveedores y la existencia de unidades de artículos en los almacenes. Las compras pueden tener uno de los siguientes estados: Aplicada. Cuando la compra se ha registrado en el sistema. Cancelada. Si se ha cancelado de forma manual NUEVA COMPRA Para registrar una nueva compra presione el botón Nueva compra. 172

180 En el campo Referencia ingrese datos adicionales de la compra. En el campo Tipo de compra seleccione si será una compra directa o una compra por orden de compra. Si selecciona Desde orden al momento de seleccionar el proveedor se mostrará la lista de órdenes de compra pendientes con ese proveedor. Capture la clave del proveedor de la compra. Si desconoce la clave del proveedor puede presionar el botón con los puntos suspensivos para realizar una búsqueda por el nombre del proveedor o mostrar la lista de todos los proveedores al escribir un asterisco (*). 173

181 Ingrese las fechas y el folio de la factura del proveedor. La fecha de aplicación muestra la fecha actual por defecto. La fecha de factura es la fecha en que se realiza la factura del proveedor. La fecha de vencimiento es la fecha en la que vencerá el pago. Agregue artículos a la lista artículos. En la lista de artículos del pedido en la columna Clave escriba la clave de cada artículo a ordenar. Si no conoce la clave puede presionar el botón con los puntos suspensivos para realizar la búsqueda por descripción. Ingrese la cantidad, el almacén donde se recibirá la compra, el costo por unidad de compra y el descuento. Para capturar de manera eficaz los artículos puede utilizar la tecla de tabulación del teclado. Si desea quitar un artículo de la lista, selecciónelo y presione el botón Eliminar de la parte superior de la pantalla. Para finalizar presione el botón Guardar. Se registrará la compra en el sistema y se mandará a imprimir. Al momento de guardar se verificará la fecha de vencimiento del pago a proveedor. Si se ha cumplido la fecha de vencimiento se le solicitará realizar el pago al proveedor. En caso de confirmar se mostrará la pantalla de abono a compra de proveedor. Para más información consulte el apartado ABONO A COMPRA en MOVIMIENTOS. 174

182 BUSCAR UNA COMPRA Esta opción permite buscar una orden de compra registrada. Presione el botón Buscar para que se muestre la pantalla de búsqueda. Ingrese el folio de la compra y presione Buscar para cargar los datos de la orden de compra EDITAR UNA COMPRA Localice una compra mediante la opción de búsqueda y después presione el botón Editar. Se desbloquearán los campos del formulario para que pueda modificar los datos de la compra. Para finalizar presione el botón Guardar y confirme la operación CANCELAR UNA COMPRA Si desea cancelar deberá localizar primero la compra mediante la opción de búsqueda. Al cancelar una compra se eliminarán los abonos a la compra que hayan sido registrados. Para continuar cancelando la compra confirme la operación. 175

183 7.3. MOVIMIENTOS DE ALMACÉN Seleccione en el menú Almacenes la opción Movimientos de almacén. Esta pantalla permite registrar los movimientos de almacén correspondientes en base a los conceptos de almacén dados de alta, los cuales pueden representar una entrada o una salida. Al efectuar un movimiento de entrada o salida se afecta la existencia de los artículos en almacén. 176

184 Los movimientos de almacén pueden tener uno de los siguientes estados: Aplicado. Movimiento registrado y activo en el sistema. Cancelado. Movimiento cancelado NUEVO MOVIMIENTO Para registrar un nuevo movimiento de almacén presione el botón Nuevo en la pantalla de movimientos de almacén. El campo de fecha que indica la fecha en que se realiza el movimiento muestra la fecha actual. En el campo Almacén seleccione el almacén al que se le aplicará el movimiento. Puede ser directo del almacén general o un almacén ligado a una habitación. En el campo Tipo de unidad a mostrar indique para el movimiento si se tomará en cuenta la unidad de compra o la unidad de consumo. Según el tipo de unidad que seleccione el campo de cantidad afectará el número de unidades que saldrán o entrarán al almacén. En Concepto seleccione el tipo de movimiento que se aplicará. El tipo de movimiento puede ser entrada o salida, y el concepto indica el motivo del movimiento. 177

185 Agregue los artículos que desee mover. Para agregar un artículo escriba la clave o presione el botón con los puntos suspensivos en el campo Clave para buscar un artículo existente. Ingrese la cantidad y el costo unitario y continúe ingresando artículos. Si desea eliminar un artículo de la lista, seleccione el artículo y presione el botón Eliminar en la parte superior de la pantalla. Para finalizar presione el botón Guardar BUSCAR UN MOVIMIENTO DE ALMACÉN Presione el botón Buscar para seleccionar un movimiento de almacén registrado. En la pantalla de búsqueda seleccione el almacén del movimiento e ingrese el folio del movimiento. Presione el botón Buscar para cargar los datos del movimiento EDITAR MOVIMIENTO DE ALMACÉN Para editar un movimiento seleccionado presione el botón Editar. Se habilitarán los campos del formulario para que pueda modificar la fecha, el concepto del movimiento o la lista de artículos. Cuando termine de editar el movimiento presione el botón Guardar. 178

186 CANCELAR MOVIMIENTO DE ALMACÉN Localice un movimiento de almacén con la opción de búsqueda y presione el botón Cancelar movimiento. Se solicitará confirmación para la cancelación y el estatus del movimiento se cambiará a Cancelado mostrando la etiqueta correspondiente de color rojo TRASPASOS DE ALMACÉN Seleccione en el menú Almacenes la opción Traspasos entre almacenes. Esta pantalla permite realizar traspaso de artículos entre almacenes diferentes. Durante un traspaso entre almacenes se realiza un movimiento de salida en el almacén origen y un movimiento de entrada en el almacén destino. 179

187 Los movimientos de traspaso pueden tener alguno de los siguientes estados: Aplicado. Cuando se genera un traspaso de almacén. Cancelado. Si se cancela el traspaso de almacén NUEVO TRASPASO Para realizar un nuevo traspaso de artículos entre almacenes presione el botón Nuevo. El campo de fecha que indica la fecha en que se realiza el traspaso muestra la fecha actual. En el campo Almacén origen seleccione el almacén en el que se aplicará la salida de artículos y en el campo Almacén destino seleccione el almacén donde se traspasaran los artículos. En Nota agregue observaciones del traspaso. En el campo Tipo de unidad a mostrar indique para el movimiento si se tomará en cuenta la unidad de compra o la unidad de consumo. Si selecciona Unidad de compra la cantidad que indique en el traspaso por artículo corresponderá a la cantidad especificada al momento de comprar (generalmente es unidad de paquete o grupo de artículos), en caso contrario la cantidad que indique corresponderá a las unidades de consumo. Agregue los artículos que desee traspasar. Para agregar un artículo escriba la clave o presione el botón con los puntos suspensivos en el campo Clave de artículo para buscar un artículo existente. Ingrese la cantidad y el costo unitario y continúe ingresando artículos. Si desea eliminar un artículo de la lista, seleccione el artículo y presione el botón Eliminar en la parte superior de la pantalla. Para finalizar presione el botón Guardar, se mandará a imprimir un informe del traspaso realizado BUSCAR UN TRASPASO Utilice esta opción para localizar un traspaso entre almacenes. Para buscar por folio presione el botón Buscar e ingrese el folio del traspaso. 180

188 EDITAR TRASPASO Después de seleccionar un traspaso registrado con la opción de búsqueda presione el botón Editar para editar el traspaso. Se habilitarán los campos del formulario para que pueda modificar la fecha, el almacén de origen o el almacén de destino, las notas y/o la lista de artículos. Cuando termine de editar el traspaso presione el botón Guardar CANCELAR TRASPASO Localice un traspaso registrado mediante la opción de búsqueda y presione el botón Cancelar traspaso para cambiar el estatus del traspaso a Cancelado. Se solicitará confirmación de la cancelación del traspaso y el traspaso cambiara a estatus Cancelado mostrando la etiqueta Folio cancelado. 181

189 7.5. INVENTARIO FÍSICO Seleccione en el menú Almacenes la opción Inventario físico. En esta pantalla puede realizar inventarios físicos para actualizar las existencias que están registradas en el sistema con los datos reales de existencias físicas. Para modificar la existencia de artículo en almacén se realizan movimiento de inventario con la finalidad de tener un registro actualizado de cada almacén. 182

190 Los inventarios físicos pueden tener uno de los siguientes estados: Aplicado. Cuando se genera el inventario físico. Cancelado. Si el inventario físico se cancela de manera manual. Para registrar un nuevo inventario presione el botón Nuevo. En la pantalla de captura de nuevo inventario físico indique la fecha, el almacén y los grupos de los insumos que se incluirán en el ajuste de inventario. Después presione Aceptar. Modifique el valor físico de almacén por cada artículo de los grupos seleccionados. Si requiere modificar también el costo unitario active la opción Modificar columna costo. Al terminar presione el botón Guardar. Se solicitará confirmación para registrar el inventario físico. Una vez registrado ya no podrá modificar los datos del inventario. 183

191 Si desea consultar un inventario registrado puede presionar el botón Buscar e ingresar el folio del inventario. Para cancelar un inventario registrado utilice la opción de búsqueda para seleccionar el folio y presione el botón Cancelar movimiento. El sistema solicitará confirmación para cancelar el inventario. Al final el estatus del inventario cambiar a Cancelado y se mostrará una etiqueta en color rojo indicando que ha sido cancelado. 184

192 7.6. RECOSTEO Seleccione en el menú Almacenes la opción Recosteo. Esta opción permite cambiar el costo de los movimientos de almacén aplicando el método de promedios. Debe seleccionar las fechas en la que se aplicará el recosteo de los movimientos, el insumo o Todos para aplicar a todos los artículos y los almacenes. Para continuar presione el botón Ejecutar y espere a que termine el proceso. Al final se mostrará un aviso indicando que la operación ha terminado. 185

193 8. VIGILANCIA 8.1. CATÁLOGO DE CÁMARAS Seleccione el menú Vigilancia y después la opción Catálogo de cámaras. El catálogo de cámaras sirve para registrar las cámaras de vigilancia instaladas en su organización. Para registrar una nueva cámara presione el botón Nuevo y capture los datos de la cámara. Clave. Es un identificador único para la cámara que genera el sistema. Esta clave identifica a la cámara en el sistema por lo que debe ser un valor único. Descripción. Es el nombre de la cámara de vigilancia. Caja. Utilice esta opción si la cámara se encuentra apuntando a una caja. IP. Es la dirección IP de la cámara de vigilancia, este dato permite que el sistema se conecte con la cámara para obtener las imágenes de la cámara. Estación. Es la estación en la que está conectada la cámara de vigilancia. Debe de elegir una estación disponible de la lista desplegable. Usuario. Nombre de usuario de la cámara de vigilancia. Contraseña. Contraseña de la cámara de vigilancia. 186

194 Si desea editar una cámara seleccione la cámara de la lista izquierda con doble clic sobre el registro y presione el botón Editar. Al final presione el botón Guardar para registrar los cambios. Si desea eliminar un registro de cámara seleccione la cámara y presione el botón Eliminar. Confirme la eliminación del registro para continuar MAPA DE CÁMARAS Seleccione el menú Vigilancia y después la opción Mapa de cámaras. Desde esta pantalla puede monitorear las cámaras de vigilancia que están conectadas correctamente y han sido registradas en el sistema. Para visualizar una cámara en específico debe seleccionar la cámara de la lista mediante doble clic. Al hacer esto se mostrará el vídeo de la cámara. 187

195 9. REPORTES Y CONSULTAS 9.1. CONSULTA DE RESERVACIONES Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Reservaciones. En esta pantalla puede consultar todas las reservaciones generadas en el sistema. En los campos de la parte superior de la pantalla seleccione los filtros que serán aplicados a la consulta. Seleccione el periodo de fechas de las reservaciones, el tipo de consulta (si es a reservaciones activas, reservaciones canceladas, reservaciones con Check In realizado o por número de reservación específica). Si desea consultar reservaciones de un huésped o cliente específico seleccione el huésped o cliente en los campos correspondientes o si lo requiere por contacto de la reservación en el campo Reservó. Seleccione una opción para ordenar los registros (en orden alfabético, por número de reservación o fecha de Check In). Nota: en caso de consultar por número de reservación ingrese el número de la reservación en el campo No. Reserva. Para efectuar la consulta presione el botón Consulta. 188

196 Para consultar los detalles de cada reservación puede dar doble clic al registro de la reservación para abrir la pantalla de reservaciones. Para generar el reporte con la lista de reservaciones seleccione Resumido o Detallado y presione el botón Imprimir. El reporte resumido muestra los datos que aparecen en la lista de reservaciones de la pantalla de consulta de reservaciones, mientras que el reporte detallado muestra de manera adicional los abonos a la reservación, y la lista de habitaciones con número y tipo de habitación. 189

197 9.2. CONSULTA DE FACTURAS Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Facturas. En esta pantalla puede consultar todas las facturas realizadas en el sistema. Debe seleccionar el periodo de fechas de las facturas. Puede filtrar facturas activas o canceladas en la opción Estatus o consultar todas las facturas. Para consultar facturas que realizó un usuario del sistema en específico seleccione el usuario en la lista desplegable del campo Usuario y si desea consultar facturas de un solo cliente seleccione el cliente en el campo Cliente. Si la opción Folio huésped está habilitada puede especificar el folio de una cuenta para consultar la factura de ese folio. Para efectuar la consulta presione el botón Consulta. 190

198 Si desea consultar los detalles de una factura puede dar doble clic sobre el registro de la factura y se mostrará la pantalla de facturación con los datos de la factura. Para generar un reporte imprimible de la consulta puede presionar el botón imprimir. Nota: Si seleccione Código de control Bolivia en el campo Reporte el reporte generado mostrará la lista de facturas incluyendo el código de facturación de Bolivia CONSULTA DE ARTÍCULOS ENTREGADOS Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Artículos entregados. En esta pantalla puede consultar el detalle de artículos que fueron entregados a los huéspedes de habitaciones ocupadas. Debe seleccionar el periodo de fechas para la consulta. Puede filtrar por estatus de los artículos de entrega, si fueron devueltos, si no han sido devueltos o si se realizó un cargo a la habitación por el artículo. También puede filtrar por el usuario que efectuó los movimientos. 191

199 Para mostrar la lista de artículos entregados presione el botón Consulta. Si desea obtener una copia impresa del reporte presione el botón Imprimir CONSULTA DE TARJETAS CODIFICADAS Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Tarjeta codificadas. 192

200 Desde esta pantalla puede consultar las tarjetas de cerraduras electrónicas que han sido codificadas en el sistema. Debe seleccionar el periodo de tiempo para consultar las tarjetas por fecha de codificación. Adicionalmente puede filtrar por usuario del sistema que codificó la tarjeta, por habitación de la tarjeta, y por tipo (si se codificó en la pantalla de Check In o con la opción de codificación libre). Puede ordenar los registros por clave, habitación, folio, usuario o tipo. Para generar la consulta presione el botón Consulta. Si desea generar un reporte que pueda mandar a imprimir presione el botón Imprimir CONSULTA DEL MONITOR DE TIMBRES CFDI Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción monitor de timbres CFDI. Esta opción mostrará el monitor de timbres CFDI en la pantalla principal del sistema. 193

201 El monitor de timbres CFDI muestra la cantidad de folios que han sido adquiridos para factura electrónica y los timbres disponibles para facturar. Presione el botón Actualizar para consultar nuevamente la cantidad de timbres disponibles. Nota: si no tiene habilitada la facturación electrónica se indicará que no puede usar el monitor de timbres CFDI. Al presionar el botón Comprar se abrirá la pantalla de activación de códigos de servicio que abrirá la página de compra de códigos de servicio en su navegador de internet. Cuando efectúe una compra de códigos de servicio para facturación electrónica presione Activar códigos para consultar los nuevos códigos de servicio. 194

202 9.6. CONSULTA DE AGENCIAS Y SOCIEDADES Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Agencia / Sociedades. En esta pantalla puede consultar los registros por sociedades en el sistema. Para obtener un detalle por sociedades seleccione el tipo de consulta: reservaciones, segmentación o en casa. La consulta de sociedades por reservaciones muestra un detalle de las reservaciones según la agencia o sociedad. Si desea ver los detalles de la reservación haga doble clic sobre el registro en la lista. 195

203 La consulta por segmentación muestra los detalles de ocupación agrupando los registros por cada sociedad, reservación directa sin sociedad o Walk In (entrada sin reservación previa). Si lo desea puede habilitar la opción Colorear filas para visualizar los grupos y totales en colores diferenciados. La consulta de sociedades por habitaciones En casa muestra las habitaciones ocupadas indicando la agencia o sociedad o la etiqueta Sin sociedad si viene de una entrada directa. Si desea ver los detalles de la ocupación haga doble clic sobre el registro de la lista. 196

204 Según el tipo seleccionado puede aplicar diferentes filtros a la consulta. Seleccione el periodo de fechas, filtre por huésped, por tipo de sociedad en Categoría, por sociedad, por estatus de ocupación o por persona que reservó. Las reservaciones directas son las que no tienen asignada una sociedad. Los registros de ocupación que vienen de reservaciones directas o por Walk In son clasificados como Sin sociedad. Si desea exportar la consulta a formato de Excel puede presionar el botón Exportar a Excel. Para eliminar los registros de la consulta presione el botón Limpiar tablas. Si requiere tener un reporte para impresión de las consultas de sociedades presione el botón Imprimir. Para el reporte de segmentación puede elegir una de tres opciones: resumido, detallado y producción. El reporte de segmentación resumido muestra el porcentaje de ocupación, junto con el número de habitaciones y el porcentaje de importe junto con la tarifa promedio y el importe total por cada sociedad. 197

205 El reporte de segmentación por producción muestra cada una de las reservaciones y los detalles de ocupación por cada sociedad. El reporte de segmentación detallado muestra para cada sociedad los detalles de ocupación de cada una de las reservaciones así como los detalles de tarifas, moneda y saldo pendiente y el total de las cantidades por sociedad CONSULTA DE CLIENTES Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Clientes. 198

206 Desde esta pantalla puede consultar todos los clientes que han sido registrados en el sistema. Puede filtrar por clientes físicos y clientes morales. Para obtener una copia impresa de la consulta presione Imprimir. Si requiere exportar el reporte en formato de Excel presione el botón Excel. 199

207 9.8. CONSULTA DE MOVIMIENTOS Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Movimientos. Esta pantalla le permite consultar los movimientos de entradas, salidas, cargos, abonos y llamadas desde el conmutador. Para consultar el tipo de movimiento que requiera seleccione Huésped, Entradas, Salidas, Detalles o Llamadas en el campo Estatus. Para las consultas que lo requieran seleccione el periodo de fechas en el que se efectuó el movimiento. Las consultas de movimientos de huésped requieren que indique la clave del huésped. Si no conoce la clave del huésped puede presionar el botón Buscar huésped para seleccionar un huésped registrado. Puede filtrar también por usuario del sistema que efectuó el movimiento. Se mostrarán los detalles de movimientos de cargos y abonos correspondientes al huésped en el periodo seleccionado. En los movimientos de entrada puede filtrar por usuario del sistema que efectuó el movimiento. En esta consulta se muestran los detalles de ocupación por renta de hospedaje. En movimientos de salidas puede filtrar por salidas esperadas o salidas efectuadas. En las consultas de salidas esperadas se muestra el importe total, el saldo y el abono. 200

208 La consulta de detalles de movimientos permite filtrar por tipo de movimiento (débito, crédito o ambos) y para cada tipo permite consultar los movimientos de una sola cuenta contable. Si desea obtener una copia impresa de la consulta presione el botón Imprimir CONSULTA DE LISTA DE HABITACIONES Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Lista de habitaciones. 201

209 En esta pantalla puede consultar los estatus y detalles de las habitaciones según un periodo de tiempo o en la fecha actual. Seleccione Ocupadas para consultar las habitaciones que están actualmente ocupadas. Seleccione Bloqueadas para consultar los periodos y razones de bloqueo de las habitaciones. Seleccione Detalles de ocupación para consultar los datos de ocupación como tarifa, huésped, fecha de ingreso, fecha de salida y número de personas hospedadas, de cada una de las habitaciones. Si activa la opción Incluir habitaciones ocupadas que realizan Check Out el día de hoy se mostrarán los datos de ocupación para las habitaciones ocupadas cuya fecha de salida corresponde a la fecha actual. Seleccione Resumen de ocupación y rentas para consultar el resumen de ocupación en general, por día, mes y año, según la fecha seleccionada. 202

210 Al obtener el reporte impreso de esta consulta se muestra en detalle el resumen de número de habitaciones, hospedaje y porcentaje sobre el total de la ocupación total en el día, el acumulado por mes y el acumulado por año. Seleccione Tipo en el campo Estatus para consultar el estatus de ocupación, las fechas de ingreso y egreso, y la persona hospedada para todas las habitaciones del tipo seleccionado. 203

211 Seleccione Ocupación para consultar el número total de entradas, salidas, habitaciones ocupadas y habitaciones libres por cada día del periodo seleccionado. Seleccione Recapitulación cuartos para consultar la tarifa y ocupación aplicada a las habitaciones ocupadas en la fecha seleccionada por cada habitación. Seleccione Ama de llaves para consultar el estatus de limpieza de todas las habitaciones. Para estatus de limpieza en recepción y de ama de llaves aplica las siguientes opciones: VL. Vacía y limpia. VS. Vacía y sucia. OL. Ocupada y limpia. OS. Ocupada y sucia. FS. Fuera de servicio. 204

212 Si desea obtener algún reporte en formato de impresión presione el botón Imprimir CONSULTA DE ABONOS A RESERVACIONES Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Abonos a reservaciones. Desde esta pantalla puede consultar los detalles de abonos efectuados a reservaciones en el periodo de tiempo que indique. Puede realizar la selección por fecha de abono o por fecha de Check In. También puede filtrar por estatus dela bono (activos, cancelados o aplicados) o consultar todos los estatus. 205

213 Si requiere generar el reporte en formato impreso presione el botón Imprimir. Si requiere exportar la consulta en formato de Excel presione el botón Excel CONSULTA DE COMISIONES Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Comisiones. 206

214 En esta pantalla puede consultar el total de comisiones por sociedad según el importe total de las reservaciones. Seleccione el intervalo de fechas para consulta de las reservaciones y filtre por sociedad o seleccione todas las sociedades. Se muestra el importe total para la agencia o sociedad, el porcentaje de comisión y el cálculo del total de comisión. Para obtener un reporte en formato de impresión presione el botón Imprimir CONSULTA DE HUÉSPEDES Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Huéspedes. Esta pantalla permite consultar los huéspedes y clasificarlos según ciertos criterios. 207

215 En el campo Estatus puede elegir una opción de consulta. Seleccione Todos para mostrar una lista con los datos de todos los clientes registrados. Seleccione Fecha de nacimiento para consultar los huéspedes según su fecha de nacimiento. Si ningún huésped tiene asignado la fecha de nacimiento al intentar consultar se mostrará un mensaje indicando que no se encontraron datos para la consulta. Seleccione Procedencia para consultar los huéspedes según el país y estado de procedencia. Seleccione Clientes para consultar huéspedes vinculados a un cliente o consultar los clientes al que hace referencia cada huésped. Puede filtrar por un cliente o seleccionar para todos los clientes. Seleccione En casa para consultar los huéspedes principales de las habitaciones que se encuentran ocupadas, así como el total de personas hospedadas, la tarifa y las fechas de ocupación. Seleccione Turismo para consultar el total de ocupaciones (actuales y esperadas) de huéspedes nacionales y extranjeros por cada día del periodo seleccionado. 208

216 Si desea obtener un reporte en formato de impresión de cada uno de estas consultas presione el botón Imprimir CONSULTA DE TARJETAS DE REGISTRO Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Tarjeta de registro. Desde esta pantalla puede consultar las tarjetas de registro que ha generado el sistema. Seleccione el tipo de búsqueda por serie y folio de la tarjeta de registro (serie por defecto vacía), por folio de hospedaje, por número de reservaciones o por periodo de fechas con respecto a la fecha de entrada o la fecha de estancia. 209

217 Si requiere generar un reporte para impresión de la consulta presione el botón Imprimir. Haga doble clic sobre un registro de la tabla si requiere consultar más detalles para cargar los datos del folio en la pantalla de recepción CONSULTA DE HISTORIAL DE HUÉSPEDES Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Historial de huéspedes. 210

218 Desde esta pantalla puede consultar la ocupación histórica de los huéspedes según el periodo seleccionado. Puede consultar el histórico de todos los huéspedes o de un huésped en específico. Active la opción Incluir folios externos para consultar también la ocupación de folios externos. Seleccione Todos los movimientos para consultar todos los movimientos de ocupación realizados en el sistema. Esta consulta puede tardar dependiendo del número de registros. Para generar un reporte en formato impreso presione el botón imprimir. Para exportar a formato de Excel presione el botón Exportar a Excel CONSULTA DE NOTAS DE CONSUMO Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Notas de consumo. 211

219 En esta pantalla puede consultar los detalles de notas de consumo y puede reimprimir notas de consumo. Seleccione el tipo de búsqueda para filtrar la consulta de notas de consumo y presione el botón Buscar. Si conoce el folio de la nota de consumo seleccione Folio nota consumo y presione el botón Buscar. Puede buscar también por folio de huésped o número de habitación seleccionando la opción correspondiente. Si lo desea puede seleccionar la fecha de emisión para consultar las notas de una fecha específica. O si lo desea puede filtrar por huésped o consultar notas de todos los huéspedes. Para visualizar los detalles de una nota de consumo haga doble clic sobre el registro correspondiente. Puede observar los datos de la nota de consumo en la tabla de la derecha. Para reimprimir la nota seleccionada presione el botón Reimprimir. 212

220 9.16. CONSULTA DE ESTADOS DE CUENTA Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Estados de cuenta. Desde esta pantalla puede consultar los estados de cuenta de folios actuales y folios históricos. 213

221 Para consultar el estado de cuenta seleccione un tipo de búsqueda, ya sea por número de reservación, por folio de cuenta, nombre de huésped o fecha de entrada, y presione el botón Buscar. Seleccione el tipo de reporte (detallado, agrupado o resumido) y presione el botón Estado de cuenta para generar el reporte en formato impreso. El reporte detallado del estado de cuenta muestra cada uno de los movimientos correspondientes al folio y/o número de habitación seleccionado, con descripción en tipo de servicio, cargos y abonos, y el total desglosado de la cuenta. El reporte agrupado del estado de cuenta muestra los movimientos de la cuenta por tipo de servicio, acumulando el total de cargos y servicios. El reporte resumido del estado de cuenta muestra el total de cargos y créditos para el servicio de hospedaje, otros servicios y los abonos. 214

222 9.17. CONSULTA DE LLAMADAS DE CONMUTADOR Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Llamadas del conmutador. Esta pantalla permite consultar las llamadas realizadas desde el conmutador. Puede realizar un filtro por periodo (fecha de inicio y fecha de fin), por extensión y ordenar por fecha y hora o por extensión. 215

223 Para realizar la consulta una vez seleccionado las opciones de filtro y ordenamiento presione el botón Consulta. Si desea imprimir una copia de la consulta presione el botón Imprimir CONSULTA DE LIMPIEZA POR CONMUTADOR Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Limpieza por conmutador. 216

224 En esta pantalla puede consultar los registros de limpieza de las recamaristas (mucamas) realizados por llamadas desde el conmutador. Los registros de limpieza desde llamadas al conmutador se guardan en el momento que las recamaristas realizan una llamada a una extensión asignada a las habitaciones. Debe seleccionar la fecha inicial y fecha final de los registros para realizar las consultas. Puede aplicar filtros de tipo de finalización (por estimación, desde conmutador o desde recepción), por recamarista y/o por habitación. Después de seleccionar las opciones de consulta presione el botón Consulta. Para generar un reporte en formato de impresión presione el botón Imprimir. 217

225 9.19. AUDITORIA A MODIFICACIONES DE FOLIOS HISTÓRICOS Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Auditoría a folios históricos. En esta pantalla puede consultar movimientos (cargos y abonos) efectuados en folios históricos. Los folios históricos son folios de cuentas que han sido cerrados por salida del huésped y que ya han sido pagadas. 218

226 Para consultar movimientos de folios históricos seleccione un periodo de fechas y presione el botón Consulta. También puede filtrar movimientos según el tipo: cargo, abono, edición o cancelación. Si requiere imprimir la consulta puede presionar el botón imprimir para generar el reporte en formato de impresión AUDITORIA A MODIFICACIONES DE FOLIOS DE FACTURA Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Auditoría a folios de factura. En esta pantalla puede consultar los folios de facturación que han sido modificados. Para consultar los folios modificados seleccione un rango de fechas y presione el botón Consulta. 219

227 Si desea imprimir los resultados de la consulta presione el botón Imprimir CONSULTA DE ÓRDENES DE COMPRA Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Órdenes de compra. En esta pantalla puede consultar los detalles de las órdenes de compras realizadas en un periodo dado. 220

228 Puede filtrar la consulta seleccionando un proveedor específico o por estatus de las órdenes (enviada, pendiente, cancelada, recibida parcialmente o aplicada). Para mandar a imprimir una copia de la consulta presione el botón Imprimir. Si desea revisar los detalles de alguna orden de compra haga doble clic sobre un registro de la tabla y el sistema mostrará la pantalla de órdenes de compra CONSULTA DE COMPRA Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Compra. 221

229 Esta pantalla permite realizar consultas de compras realizadas a proveedores. Para consultar las compras en un periodo dado indique las fechas inicial y final del periodo y presione el botón Consulta. Puede filtrar las compras por proveedor o estatus de la compra (aplicada o cancelada). Si desea consultar los detalles de una compra, haga doble sobre la compra y el sistema abrirá la pantalla de compras. Para imprimir un reporte de la consulta de compras por periodo presione el botón Imprimir. Si desea consultar los abonos efectuados a una compra, seleccione la compra en la tabla y presione el botón Ver abonos a compra. 222

230 9.23. CONSULTA DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Movimientos de almacén. En esta pantalla puede consultar los movimientos efectuados en los almacenes en el periodo de tiempo seleccionado. Puede filtrar la consulta por estatus de los movimientos (aplicados o cancelados), por almacén o por concepto de movimiento, o consultar todos los movimientos. 223

231 Si desea consultar el detalle de algún movimiento haga doble clic sobre el movimiento. Si requiere generar una versión de impresión de la consulta presione el botón Imprimir CONSULTA DE TRASPASOS ENTRE ALMACENES Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Traspasos entre almacenes. 224

232 Utilice esta opción para consultar los traspasos entre almacenes en el periodo indicado. Seleccione la fecha inicial y la fecha final para el periodo a consultar. Puede filtrar la consulta por estatus de los traspasos (normal o cancelados) o según el almacén de origen y/o el almacén de destino. Si desea observar los detalles de algún traspaso haga doble clic sobre el traspaso en la tabla de la consulta. Para generar un reporte en formato de impresión presione el botón Imprimir CONSULTA DE INVENTARIO FÍSICO Seleccione en el submenú Consultas del menú Reportes la opción Inventario físico. Desde esta pantalla puede consultar los inventarios físicos efectuados en un periodo de tiempo específico. 225

233 Puede especificar la vista de la consulta para un almacén o para dos almacenes. Para realizar una consulta deberá especificar las fechas inicial y final del periodo a consultar. Para la vista de un almacén puede seleccionar un almacén o seleccionar Todos para consultar todos los almacenes en el periodo. Para la vista de dos almacenes puede filtrar por el segundo almacén. Si requiere ver los detalles de un inventario de la lista haga doble clic sobre el registro. Para generar un reporte en formato para impresión presione el botón Imprimir. 226

234 9.26. LISTA DE HABITACIONES Seleccione el menú Reportes y después la opción Lista de habitaciones. Esta pantalla permite generar diversos reportes relacionados con las habitaciones del sistema. Para cada reporte encontrará tres opciones de destino. Al seleccionar el destino Impresora se mandará a imprimir directamente el reporte. Cuando selecciona Pantalla como destino puede visualizar una vista previa del reporte antes de mandarlo a imprimir. Finalmente, si selecciona el destino Excel se generará una versión del reporte para Microsoft Excel o sistemas compatibles. Presione Aceptar para generar el reporte o Cerrar para ocultar la pantalla. 227

235 HABITACIONES OCUPADAS Este reporte muestra la lista de las habitaciones que se encuentran ocupadas indicando el número y el tipo de habitación, así como el área al que pertenecen HABITACIONS POR TIPO 228

236 Este reporte muestra la información de ocupación como el estatus de ocupación, la fecha de entrada, la fecha de salida (par habitaciones ocupadas), el nombre del huésped y cliente de facturación, para todas las habitaciones del tipo seleccionado HABITACIONES BLOQUEADAS Este reporte muestra una lista de habitaciones bloqueadas con la fecha inicial y final y la razón del bloqueo. 229

237 OCUPACIÓN GENERAL Este reporte muestra los detalles de ocupación como el número de entradas, salidas, el número de habitaciones ocupadas, el número de habitaciones libres y el porcentaje de ocupación por cada día DETALLE OCUPACIÓN 230

238 Este reporte muestra el detalle de ocupación de todas las habitaciones con excepción de las habitaciones de folio extra. Para cada habitación se muestra el tipo de habitación, el folio de la cuenta de habitaciones ocupadas, la tarifa con impuestos, el nombre del huésped de las habitaciones ocupadas (o la leyenda Bloqueada para las habitaciones bloqueas) y las fechas de ocupación, el número de personas hospedadas (adultos y niños) y cliente de facturación de las habitaciones ocupadas. Si desea incluir las habitaciones como ocupadas que salen en la fecha actual deberá ingresar la fecha de hoy y seleccionar Incluir habitaciones ocupadas que realizan Check Out el día de hoy. Al final del reporte se muestra un resumen con la suma de las tarifas, el total de habitaciones ocupadas, vacías, fuera de servicio, el número de personas hospedadas (PAX) y el porcentaje de ocupación RECAPITULACIÓN DE CUARTOS 231

239 Este reporte es similar al reporte detallado de ocupación. Muestra para cada habitación el tipo de habitación, el tipo de ocupación según el número de personas, la tarifa sin impuestos, el nombre del huésped y cliente de facturación de las habitaciones ocupadas (o la leyenda Bloqueada para las habitaciones bloqueadas). En el campo Ocup se visualiza el tipo de ocupación según el número de personas hospedadas: SGL. Una persona. DBL. Dos personas. TPL. Tres personas. CUA. Cuatro personas. QUI. Cinco personas. SEX. Seis personas. 7+. Siete o más personas. Al final del reporte se muestra un resumen con la suma de las tarifas, el total de habitaciones ocupadas, vacías, fuera de servicio, el número de personas hospedadas (PAX) y el porcentaje de ocupación. 232

240 RESUMEN DE OCUPACIÓN Y RENTAS Este reporte permite visualizar el comportamiento de ocupación por total de habitaciones en el día, en el mes y en el año. La información de este reporte se divide en tres bloques para cada periodo de tiempo: El primer bloque muestra la cantidad de habitaciones según el estatus de las mismas. Habitaciones sin renta. Total de habitaciones a las que no se les aplicó renta de hospedaje. Cortesía. Habitaciones ocupadas a las que no se les aplicó tarifa de renta. Habitaciones con renta. Total de habitaciones a las que se aplicó renta. Habitaciones ocupadas. Total de habitaciones ocupadas en la fecha. Habitaciones vacías. Total de habitaciones sin ocupación y activas. Habitaciones fuera de servicio. Total de habitaciones en mantenimiento o bloqueadas. Totales. Total de habitaciones. En el segundo bloque se muestra el desglose de ocupación por número de ocupantes. Ocupación sencilla. Número de habitaciones con un huésped. Ocupación doble. Número de habitaciones con dos huéspedes. Otros. Total de habitaciones que no tienen uno o dos huéspedes. Total. Suma de las habitaciones por ocupación. En el tercer bloque se muestra el porcentaje de ocupación y el promedio de PAX (número de personas hospedadas) por ocupación. Al final del reporte se muestra el total en resumen de los ingresos por renta, la tarifa promedio por habitación, la tarifa promedio por PAX y el total de niños hospedados. 233

241 AMA DE LLAVES Este reporte muestra el estatus de limpieza de cada una de las habitaciones. Este reporte también muestra el nombre del huésped, las fechas de ocupación y el número total de personas hospedadas de las habitaciones ocupadas. 234

242 El status de ocupación se muestra en la columna St/Fr y el estatus de limpieza en la columna St/Am. Para estas columnas se tiene los siguientes valores: V. Vacía. O. Ocupada. VL. Vacía y limpia. VS. Vacía y sucia. OL. Ocupada y limpia. OS. Ocupada y sucia. FS. Fuera de servicio. Al final se muestra el total de habitaciones vacías/ocupadas, limpias/sucias y fuera de servicio LISTA DE RESERVACIONES Seleccione el menú Reportes y después la opción Lista de reservaciones. 235

243 Desde esta pantalla puede generar diversos reportes relaciones con las reservaciones del sistema. Para mandar a imprimir directamente cada reporte seleccione la opción Impresora y presione el botón Aceptar. Si desea generar una vista previa en pantalla del reporte antes de imprimirlo seleccione Pantalla y presione Aceptar. Si desea exportar el reporte en formato de Excel seleccione Excel y presione Aceptar TODAS LAS RESERVACIONES Este reporte muestra todas las reservaciones con fechas de ocupación en el periodo de tiempo seleccionado. Por cada registro de la tabla puede observar los siguientes campos: No. de reserva. Es el número de la reservación. Fecha de reserva. Fecha en la que se registró la reservación. Nombre. Nombre del huésped principal. Estatus. Indica el estatus de la reservación. Por reservación se puede tener uno de tres estados: reservado (la reservación está pendiente y activa), cancelado y con Check In realizado. Check In. Fecha en que debe ingresar el huésped. Check Out. Fecha de salida del huésped. Usuario. Usuario que realizó la reservación. 236

244 Puede filtrar las reservaciones en garantizadas y no garantizadas o seleccionar Todos para consultar tanto reservaciones garantizadas como no garantizadas RESERVACIONES CON CHECK IN REALIZADO Ese reporte muestra las reservaciones a partir de las cuales se registró un Check In en el sistema. En este reporte puede observar la fecha de la reservación, el huésped, el nombre de la persona que reservó, el teléfono de contacto, las fechas de Check In y Check Out, el usuario que registró la reservación y si es reservación garantizada o no. Puede filtrar antes de emitir el reporte, si consultará las reservaciones garantizadas, las reservaciones no garantizadas o todas las reservaciones en el periodo que indique. 237

245 CANCELADAS Este reporte muestra las reservaciones que fueron canceladas y que cuyas fechas de ocupación se encuentran en el intervalo seleccionado. Puede filtrar por reservaciones garantizadas o no garantizadas o consultar tanto reservaciones garantizadas como no garantizadas. 238

246 PRÓXIMAS ENTRADAS Este reporte muestra una lista con detalles de las reservaciones cuya fecha de Check In corresponde con el día actual. Este reporte muestra la tarifa de ocupación y los abonos efectuados durante la reservación. Puede consultar únicamente las reservaciones garantizadas, únicamente las reservaciones no garantizadas o todas las reservaciones que ingresarán en el día actual. 239

247 RESERVACIONES ACTIVAS Este reporte muestra las reservaciones que están activas en el periodo de fechas indicado. El reporte muestra de forma detallada la cantidad y número de habitaciones por cada tipo de habitación de la reservación, las fechas de ocupación, los datos de contacto y el total de abonos efectuados. Puede filtrar por reservaciones garantizadas. Al final del reporte se muestra el total de reservaciones activas para el periodo seleccionado. 240

248 RESERVACIONES CANCELADAS POR NO SHOW Este reporte muestra las reservaciones que ya no se encuentran activas en el sistema debido a que se cumplió la fecha de expiración sin que se registrará la entrada del huésped. Seleccione el periodo de fechas que correspondan a las fechas de ocupación de las reservaciones para consultar las reservaciones con estatus de No Show. 241

249 RESERVACIONES EMITIDAS Este reporte muestra todas las reservaciones registradas entre las fechas seleccionadas. Puede filtrar por estatus de la reservación (reservada activa, cancelada, con Check In efectuado o No Show ), por usuario que efectuó la reservación o reservaciones garantizadas. El reporte muestra los siguientes datos: Reservación. Número de la reservación. Fecha de reserva. Fecha en que se registró la reservación. Nombre del huésped. Huésped principal de la reservación. Check In/Check Out. Fechas de entrada y salida. Nombre quien reserva. Contacto de la reservación. 242

250 Teléfono. Teléfono de contacto. Usuario. Usuario del sistema que registró la reservación. Estatus. Uno de cuatro de valores que indica el estado de la reservación: 1 es reservada y activa, 2 es cancelada, 3 si ya se registró el Check In y 4 si se canceló por No Show. Este reporte indica la cantidad y el tipo de habitación para cada habitación de las reservaciones. Al final del reporte se indica el total de las reservaciones LISTA DE CLIENTES Seleccione el menú Reportes y después la opción Lista de clientes. En esta pantalla puede generar reportes de clientes según el tipo. Para mandar a imprimir directamente uno de los reportes seleccione el destino Impresora y presione el botón Aceptar. Si desea generar una vista previa de algún reporte antes de imprimirlo seleccione Pantalla y presione Aceptar. Si desea exportar un reporte a Excel seleccione Excel y presione Aceptar. 243

251 CLIENTES FÍSICOS Esta opción genera una lista de todos los clientes registrados como persona física CLIENTES MORALES Esta opción permite generar una lista de todos los clientes registrados como persona moral. 244

252 9.29. LISTA DE HUÉSPEDES Seleccione el menú Reportes y después la opción Lista de huéspedes. Esta pantalla permite generar diversos reportes relacionados con los huéspedes. Para obtener una vista impresa de los reportes seleccione el destino Impresora y presione el botón Aceptar. Para obtener una vista previa de los reportes seleccione el destino Pantalla y presione Aceptar. Si desea exportar los reportes a formato de Excel para abrirlos y modificarlos en Excel seleccione el destino Excel y presione Aceptar TODOS LOS HUÉSPEDES 245

253 Este reporte muestra la lista de todos los huéspedes registrados en el sistema. Los datos que visualizará en este reporte son: apellidos, nombres, nacionalidad, teléfono, correo electrónico, fecha de nacimiento y el nombre del cliente por cada huésped CLIENTES Este reporte muestra una lista de huéspedes que están relacionados con algún cliente. Puede seleccionar un cliente en específico o consultar para todos los clientes. 246

254 FECHA DE NACIMIENTO Este reporte muestra una lista de huéspedes cuya fecha de nacimiento corresponde con el periodo de fechas especificado. 247

255 HUÉSPEDES EN CASA Este reporte muestra los huéspedes que están hospedados en el hotel y los datos de ocupación. Puede activar Mostrar tarifas traspasadas para visualizar la tarifa por renta de hospedaje en la habitación origen si se realizó un traspaso de movimiento. Este reporte muestra los siguientes datos: Habitación. Número de la habitación ocupada. Folio. Folio de ocupación. Nombre del huésped. Nombre del huésped principal de la reservación. Ad. Total de adultos hospedados. Ni. Total de niños hospedados. Tarifa. Tarifa de hospedaje. Check In. Fecha de entrada. Check Out. Fecha de salida. Observación. Notas y observaciones del folio. Saldo. Saldo pendiente de hospedaje. 248

256 Adicionalmente este reporte muestra los siguientes campos cuando se configura como hotel/motel. Duración. Total de horas ocupadas de la habitación. Tipo. Indica si el cargo es por hora (M) o por día (H) NACIONALIDAD Este reporte muestra los huéspedes cuya procedencia corresponde con los criterios seleccionados. Puede filtrar por país, estado y ciudad. 249

257 TURISMO Este reporte muestra los cuartos ocupados por huéspedes nacionales y extranjeros, las llegadas de turistas de huéspedes nacionales y extranjeros y los turistas nacionales y extranjeros hospedados. Para que el sistema identifique la nacionalidad de los huéspedes debe tener configurado correctamente la nacionalidad local en GENERAL en CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA. 250

258 Nota: el rango de las fechas de consulta de este reporte deben ser del mismo mes MOVIMIENTOS Seleccione el menú Reportes y después la opción Movimientos. Desde esta pantalla puede consultar los diferentes movimientos registrados en el sistema. Si selecciona el destino Impresora los reportes se mandarán imprimir. Por otro lado, si selecciona el destino Pantalla los reportes se generan en vista previa para visualizarlos antes de imprimir. Si selecciona el destino Excel se generará una hoja de cálculo con los datos de los reportes HUÉSPEDES 251

259 Este reporte muestra una lista de los movimientos de cargos y abonos realizados en el sistema con registros relacionados con el huésped seleccionado. Para generar el reporte seleccione un huésped ingresando su clave o efectuando una búsqueda presionando el botón Buscar huésped, indique las fechas del periodo a consultar y seleccione el usuario que haya efectuado los movimientos o todos los usuarios. Al final del reporte se muestra el total de cargos y abonos correspondientes al huésped LLAMADAS 252

260 Este reporte muestra las llamadas efectuadas entre el rango de fechas indicado. Entre la información que proporciona tenemos la fecha, hora de la llamada, extensión desde la que se realizó, línea, número marcado y duración de la llamada ENTRADAS 253

261 Este reporte muestra los registros de entradas (Check In) realizadas entre el rango de fechas indicado. Puede filtrar por usuario que efectuó las entradas o seleccionar todos los usuarios. En este reporte puede observar los número de reservación y folios, la habitación ocupada, el nombre del huésped y cliente si aplica, el total de personas hospedadas, las fechas de ocupación, la tarifa, el usuario que realizó las entradas, la hora de entrada y si fue entrada de hotel o motel SALIDAS 254

262 Este reporte permite consultas las salidas esperadas y las salidas efectuadas en el sistema según la fecha de ocupación. Para consultar las próximas salidas que se esperan seleccione el rango de fechas en que se espera salidas. En el reporte de salidas esperadas puede observar el importe total, el anticipo y el saldo pendiente del huésped. Para consultar las salidas efectuadas seleccione el rango de fechas en que se realizaron las salidas. En esta opción puede filtrar por usuario del sistema que efectuó las salidas. 255

263 DETALLE DE MOVIMIENTOS Este reporte muestra de manera detallada los movimientos realizados entre el rango de fechas especificado. Los movimientos en este reporte se clasifican en Débitos (cargos como renta de hospedaje, consumo de restaurant o cargo por servicios) y Créditos (según forma de pago). Puede filtrar los movimientos de débito, crédito o seleccionar ambos. También puede filtrar por usuario que registró los movimientos. Entre la información que proporciona el reporte se encuentra: Fecha. Fecha en que se registró el movimiento. Hora. Hora en que se efectuó el movimiento. # Ref. Referencia del movimiento. Movto. Número de movimiento (número de identificación o clave en el sistema). Habitación. Habitación e que se efectuó el movimiento. Folio. Folio de cuenta de la ocupación. Usuario. Usuario del sistema que realizó el movimiento. Importe. Importe con impuestos. Impuesto. Total de impuestos. Huésped. Huésped relacionado con el movimiento. Cliente. Cliente de facturación. El reporte muestra el desglose por servicio y al final de cada uno muestra el total del cargo o abono. 256

264 FACTURAS 257

265 Este reporte nos muestra la relación detallada de todas las facturas efectuadas dentro del rango de fechas seleccionado. Puede seleccionar las facturas emitidas por todos los usuarios o por un usuario específico MONITOR DE LLAMADAS Seleccione el menú Reportes y después la opción Monitor de llamadas. En esta pantalla puede visualizar la lista de llamadas que se han registrado en el sistema mediante la comunicación con el conmutador, en caso de tener configurado el módulo de Tarificador. Los datos que se muestran por llamada son: 258

266 Fecha Hora Extensión Línea Número Duración Cod CANCELACIONES Seleccione el menú Reportes y después la opción Cancelaciones. Esta pantalla permite generar reportes de cancelaciones que se han realizado en el sistema. Puede consultar cancelaciones de Check In, de habitaciones y/o de movimientos. 259

267 Por cada reporte puede mandar a imprimir directamente seleccionando la opción Impresora como destino. Si quiere ver una visualización previa del reporte antes de imprimirlo seleccione la opción Pantalla. O seleccione la opción Excel para exportar el reporte a Excel TODAS LAS CANCELACIONES Este reporte muestra todas las cancelaciones de ocupación, por habitación o folio y las cancelaciones de movimientos registradas en el sistema. Las cancelaciones se muestran agrupadas por tipo y al final de muestra el total de cancelaciones. 260

268 CHECK IN Este reporte muestra los folios de ocupaciones cancelados. Puede consultar las cancelaciones de Check In por un rango de fechas específico, por folio de a cuenta o puede consultar todas las cancelaciones de Check In. El reporte de cancelaciones de Check In muestra el detalle de las habitaciones de los folios y el total de habitaciones y folios cancelados. 261

269 HABITACIONES Muestra una lista de las habitaciones canceladas. Puede consultar cancelaciones de habitaciones en un periodo de tiempo específico seleccionando las fechas de inicio y fin, puede seleccionar la habitación específica o puede consultar cancelaciones de todas las habitaciones MOVIMIENTOS 262

270 Este reporte muestra una lista de las cancelaciones de movimientos que fueron efectuadas en el sistema Puede consultar las cancelaciones de movimientos por periodo de tiempo en que fueron realizadas seleccionando el criterio Rango de fechas e indicando la fecha de inicio y la fecha final. Puede filtrar por clave del movimiento seleccionando el criterio Clave de movimiento y la clave de movimiento en la lista despegable. También puede filtrar por número de habitación para consultar las cancelaciones de movimientos en una cancelación específica. Seleccionando el criterio Número de habitación y la habitación en la lista desplegable. 263

271 9.33. PRÓXIMAS OCUPACIONES Seleccione el menú Reportes y después la opción Próximas ocupaciones. Este reporte muestra la ocupación futura que se genera según las reservaciones registradas en el sistema. La información proporcionada corresponde al número de habitaciones ocupadas, a las ocupaciones esperadas, la ocupación total al final del día, el número de habitaciones bloqueadas, el número de habitaciones libres y el porcentaje de ocupación según el periodo seleccionado. 264

272 Para imprimir el reporte de ocupación seleccione Impresora como destino y presione el botón Aceptar. Si desea visualizar el reporte antes de mandar a imprimir seleccione Pantalla como destino. Y si desea exportar el reporte en formato de Excel seleccione Excel como destino. También puede seleccionar la opción Gráfica para mostrar la ocupación futura en forma de gráficas. Puede escoger entre gráfica de barras o de pastel y detalles de visualización de las gráficas. Si requiere imprimir la gráfica presione el botón Imprimir o Aceptar para ocultar la gráfica. 265

273 9.34. FORECAST Seleccione el menú Reportes y después la opción Forecast. Este reporte de análisis permite obtener un pronóstico de ocupación y un historial de ocupación para comparar los ingresos en un periodo de tiempo dado. 266

274 Si requiere obtener una vista previa del reporte antes de imprimir seleccione como destino Pantalla. Si requiere mandar a imprimir el reporte seleccione el destino Impresora. Si desea exportar la información como archivo de Excel seleccione el destino Excel. La información obtenida en este reporte incluye: Fecha. Fecha de los estatus de ocupación. Habitaciones vendidas. Total de habitaciones vendidas en la fecha. Habitaciones por vender. Total de habitaciones disponibles que no fueron vendidas en la fecha. Salidas. Total de habitaciones que se desocuparán. Llegadas. Total de habitaciones que serán ocupadas. En casa. Total de habitaciones actualmente ocupadas. Bloqueadas. Total de habitaciones bloqueadas por mantenimiento o limpieza. Porcentaje de ocupación. Es un valor relacional de las habitaciones ocupadas sobre el total de habitaciones disponibles. Adultos/Niños. Total de adultos y niños hospedados en la fecha. Promedio. Tarifa promedio por renta de hospedaje en la fecha. Ingresos. Total de ingresos por renta de hospedaje en la fecha. Uso casa. Cantidad de habitaciones ocupadas que no generan ingresos. 267

275 9.35. HABITACIONES DISPONIBLES Seleccione el menú Reportes y después la opción Habitaciones disponibles. Este reporte muestra de manera resumida el total de disponibilidad de cada tipo de habitación en un periodo dado. Permite consultar la cantidad de habitaciones disponibles por día en ese rango de fechas. 268

276 Si selecciona la opción Mostrar habitaciones vendidas se mostrará adicionalmente el número de habitaciones vendidas, el número de habitaciones bloqueadas y el porcentaje de disponibilidad. Nota: si hay más de 12 tipos diferentes de habitación y activa Mostrar habitaciones vendidas no se generará adecuadamente el reporte REPORTE DE MAPEO Seleccione el menú Reportes y después la opción Mapeo. 269

277 Este reporte muestra el estatus de ocupación de las habitaciones en un mes específico. Seleccione el mes y el año para consultar los estatus de las habitaciones. Este reporte presenta dos versiones: texto y gráfico. 270

278 El reporte de mapeo en modo de texto muestra los estatus de ocupación mediante los siguientes acrónimos: HB. Habitaciones bloqueadas en fechas históricas. Indica los bloqueos de habitaciones realizadas en fechas anteriores a la fecha actual. HO. Habitaciones ocupadas en fechas históricas. Indica las ocupaciones que se registraron en fechas anteriores a la fecha actual. O. Habitaciones ocupadas. R. Habitaciones reservadas. B. Habitaciones bloqueadas. BR. Fin de bloqueo y entrada. Indica que una habitación cumplió su fecha de bloqueo y fue ocupada en la misma fecha. OR. Salida y entrada. Indica que la habitación fue desocupada y reservada en la misma fecha. El reporte de mapeo en modo gráfico muestra los estatus de habitación mediante una simbología de colores. Para mandar a imprimir directamente el reporte seleccione destino de salida Impresora. Para mostrar una vista previa del reporte antes de imprimir seleccione Pantalla como destino de salida. Si requiere exportar el reporte en modo de texto en formato de Excel seleccione Excel como destino de salida, el reporte en formato gráfico no puede ser exportado a Excel. 271

279 9.37. FORMAS DE ARRIBO Seleccione el menú Reportes y después la opción Formas de arribo. Este reporte muestra las formas de viaje de los huéspedes que utilizaron para llegar a su destino o al hotel. Con respecto a los detalles de procedencia que se registran al momento de hacer Check In o al generar una reservación. Existen dos tipos de reporte de formas de arribo. El reporte de formas de arribo por entradas muestra la forma de viaje de los huéspedes que fueron registrados cuando ingreso el Check In. 272

280 Para generar el reporte seleccione la fecha inicial y la fecha final del periodo a consultar y seleccione la forma de salida del reporte: Impresora manda a imprimir directamente el reporte, Pantalla genera una previsualización del reporte antes de imprimirlo, Excel genera un archivo compatible con Microsoft Excel. Puede filtrar el tipo de arribo o seleccionar todas las formas. El reporte de formas de arribo por reservaciones muestra las formas de viaje de los huéspedes que utilizarán para ingresar al hotel, registros que son realizados al momento de guardar o editar las reservaciones. Para generar el reporte seleccione la fecha inicial y la fecha final del periodo, seleccione una forma de arribo en específico o seleccione todas las formas. Si desea incluir reservaciones que fueron canceladas seleccione la opción Incluir reservaciones canceladas. 273

281 9.38. GRÁFICA DE ESTADO DEL HOTEL Seleccione el menú Reportes y después la opción Gráficas de estado del hotel. Estas gráficas muestran el estado actual de la ocupación del hotel. En ocupación actual se puede observar el total de habitaciones ocupadas, reservadas, bloqueadas (en reparación o mantenimiento) y disponibles. En la tabla de detalle se muestra de igual manera el total de habitaciones con estatus de limpieza limpia/sucia y el total de reservaciones. 274

282 En Ocupación esperada muestra el total de habitaciones ocupadas y las habitaciones reservadas. También se muestra el detalle de las habitaciones probablemente ocupadas (ocupadas y reservadas), el número de habitaciones disponibles en la noche y el número de habitaciones por salir. Si presione el botón Imprimir se genera un reporte en formato para impresión del estatus actual de la gráfica. 275

283 9.39. BALANCES POR CUENTA Seleccione el menú Reportes y después la opción Lista de habitaciones. Este reporte muestra el saldo actual de cada habitación (inclusive las habitaciones de tipo folio extra) ocupada. Para generar el reporte seleccione la fecha del balance y seleccione el destino de salida. Si selecciona Impresora como destino, se mandará a imprimir el reporte directamente. Si selecciona Pantalla como destino, se mostrará una vista previa del reporte. Si selecciona Excel se exportará el reporte en un archivo compatible con Excel. 276

284 9.40. TOTALES AUDITORÍA Seleccione el menú Reportes y después la opción totales auditoría. Esta pantalla permite generar los totales de auditoría al día y totales de auditoría acumulados. La información de estos reportes está dividido en dos categorías: débitos (cargos de renta de hospedaje, consumo de restaurant y otros servicios) y créditos (según forma de pago). 277

285 Los importes se muestran por cada cuenta contable y de manera desglosada con impuestos y totales. 278

286 En el reporte de totales acumulados se muestra los totales en la fecha seleccionada, los totales en el mes y los totales en el año. 279

287 9.41. MOVIMIENTOS DE CAJA DIARIOS Seleccione el menú Reportes y después la opción Movtos de caja diario. Este reporte muestra los movimientos que se han efectuado por cada habitación en el día indicado. Seleccione el periodo de tiempo para la consulta y el destino de la salida del reporte. Para mandar a imprimir directamente seleccione el destino impresora y presione el botón Aceptar, para pre-visualizar el reporte antes de imprimir seleccione el destino Pantalla. Al final se muestra el total de cargos y abonos por renta, por servicios y por forma de pago, así como el total de impuestos. 280

288 9.42. SALDOS DE HABITACIÓN DIARIO Seleccione el menú Reportes y después la opción Saldos de habitación diario. 281

289 Este reporte muestras los saldos actuales por habitación o folio de cuenta en la fecha especificada. Presenta el detalle del saldo del día anterior, el total de cargos del día, los abonos del día y el saldo pendiente. Para generar el reporte seleccione el periodo de tiempo y seleccione el destino. Seleccione Impresora y presione Aceptar para mandar a imprimir el reporte o selecciona Pantalla y presione Aceptar para generar una vista previa del reporte sin mandarlo a imprimir directamente. 282

290 9.43. REPORTES DE CUENTAS POR COBRAR Seleccione el menú Reportes y después la opción Reportes de CXC. En esta pantalla puede generar reportes de cuentas por cobrar. Existen dos tipos de reporte: los estados de cuenta de uso interno y el reporte de documentos pendientes de cobro. Para cada reporte puede seleccionar como destino Impresora o Pantalla. Al seleccionar impresora se mandará a imprimir el reporte y al seleccionar Pantalla se generará una vista previa del reporte sin mandarlo a imprimir directamente. Presione Aceptar para generar los reportes. 283

291 ESTADO DE CUENTA USO INTERNO El reporte de estado de cuenta uso interno muestra los movimientos del estado de cuenta según un período de tiempo. Puede observar el cliente, la fecha de registro, el huésped, el folio de la cuenta por cobrar, la referencia que ampara la cuenta, los créditos, los débitos y el saldo. Puede seleccionar un cliente específico, un grupo de clientes por clave consecutiva o todos los clientes y un rango de fechas según fecha inicial y final o hasta una fecha específica. 284

292 El control de las cuentas por cobrar se mantiene mediante una referencia a la cuenta con respecto a un documento que le otorga validez. Generalmente se utiliza el folio de la factura para llevar un registro de los cargos y abonos. Para que los datos puedan reflejarse correctamente en los reportes de cuentas por cobrar, es necesario capturar la referencia del documento en los movimientos realizados a la cuenta del cliente DOCUMENTOS PENDIENTES DE COBRO Este reporte muestra los movimientos vinculados a las referencias (documentos) con saldo pendiente de un período seleccionado. Puede consultar el cliente, la fecha de emisión del movimiento, el huésped, el folio de la cuenta por cobrar, la referencia de la cuenta, los créditos, los débitos, el saldo, el importe sin impuesto, el total de impuestos. Para generar el reporte de documentos pendientes de cobro puede filtrar por cliente o grupo de clientes con clave consecutiva y puede seleccionar un periodo específico o desde el inicio de operaciones a una fecha específica. Si marca la opción No mostrar documentos con saldo en cero se excluirá los registros que tengan saldo igual a cero. 285

293 9.44. DESCUENTO A FOLIOS Seleccione en el submenú Descuentos del menú Reportes la opción Descuento a folios. Este reporte permite consultar los folios en los que se haya aplicado un descuento general. 286

294 Debe seleccionar el rango de fechas (fecha inicial y fecha final) de la consulta. Seleccione un campo ara ordenar los registros y el destino de salida del reporte. Para mandar a imprimir directamente el reporte seleccione destino Impresora, para generar una vista previa seleccione Pantalla y para exportar el reporte en un archivo de Excel seleccione Excel DESCUENTO A SERVICIOS Seleccione en el submenú Descuentos del menú Reportes la opción Descuento a servicios. Este reporte muestra los movimientos de tipo cargo en los que se ha aplicado un descuento individual. 287

295 Seleccione el rango de fechas de los movimientos y una opción de ordenamiento para generar el reporte. Elija una opción de destino para el reporte: Impresora para enviar el reporte a impresión, Pantalla para generar una vista previa del reporte o Excel para generar un archivo en formato de Excel REPORTE DE DEPÓSITOS Y RETIROS DE EFECTIVOS A CAJA Seleccione en el submenú Caja del menú Reportes la opción Retiros y depósitos de caja. Este reporte permite consultar los movimientos de retiro y depósitos de caja efectuados en un turno o turnos según un rango de fechas. 288

296 Si desea consultar los movimientos de caja de un turno, seleccione la fecha del turno. Y si desea consultar por periodo de tiempo, seleccione la fecha y hora inicial y la fecha y hora final del periodo. Nota: es necesario que el turno esté cerrado si desea consultar el turno actual CORTE DE CAJA Seleccione en el submenú Caja del menú Reportes la opción Cortes de caja. Este reporte permite generar los cortes de caja X de los turnos generados en el sistema. Al seleccionar una fecha puede consultar los turnos existentes para dicha fecha. 289

297 Puede generar un reporte resumido o un reporte detallado del corte de caja. 290

298 El reporte resumido muestra el detalle de abonos y cargos por cada cuenta contable, el total de retiros y de depósitos de caja. Al final del reporte se muestra los totales por forma de pago, y la suma de los abonos, impuestos, depósitos, retiros y valor inicial de caja. El reporte detallado muestra el detalle de cargos y abonos por cada movimiento registrado indicando la fecha y el monto por cada uno de los movimientos y al final muestra el resumen de cargos y abonos por cuenta contable y el total de abonos, impuestos, depósitos, retiros y valor inicial de caja. Nota: los reportes resumidos y detallados se presentan en formato miniprinter, por lo que podrá consultarlos si tiene configurado el tipo de formato para miniprinter para el corte de caja en FORMATOS en CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA. Si tiene configurado el formato para inyección de tinta o láser para el corte de caja se generará un reporte detallado con los cargos y abonos por cada movimiento agrupados por cuenta contable: abonos a cuentas, abonos a reservaciones, cargos, retiros y depósitos de caja. Al final se mostrará el total por cada forma de pago y el desglose de total de caja con el efectivo en caja, los abonos, los impuestos, los depósitos y los retiros de caja. Si tiene habilitada la opción, se mostrará también la bitácora de ediciones y cancelaciones de movimientos. La bitácora de ediciones y cancelaciones de movimientos en el corte de caja X se habilita en la sección FORMATOS en CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA. 291

299 9.48. CORTE DE CAJA POR PERIODO Seleccione en el submenú Caja del menú Reportes la opción Cortes de caja por periodo. Este reporte muestra los cortes de caja que se generaron en un periodo dado. Para cada registro se puede observar las fechas de apertura y cierre del turno, el usuario y el total en caja por diferentes cuentas (efectivo, dólar, cuentas por cobrar, otros). Seleccione el rango de fechas para el periodo de la consulta y seleccione un destino para generar el reporte. Impresora mandará a imprimir directamente el reporte mientras que Pantalla creará una vista previa del reporte antes de imprimirlo. 292

300 9.49. REPORTE DE INGRESOS CONTRA EGRESOS Seleccione el menú Reportes y después la opción Estado de resultados. Este reporte muestra el total de ingresos y egresos por cuenta contable en el turno o turnos correspondientes al rango de fechas y horas seleccionadas. 293

301 Si activa la opción No mostrar movimientos en 0 sólo visualizará las cuentas con montos superiores a cero. Para mandar a imprimir directamente el reporte seleccione el destino Impresora y para generar una vista previa del reporte antes de imprimir seleccione Pantalla como destino NOTAS DE CONSUMO Seleccione el menú Reportes y después la opción Notas de consumo. 294

302 Este reporte muestra los datos principales de las notas de consumo generadas en un turno o periodo seleccionado. Si desea consultar por turno seleccione la fecha correspondiente al turno. Si desea consultar por periodo seleccione la fecha y hora inicial y la fecha y hora final del periodo. Puede filtrar por serie de nota de consumo o seleccionar todas las series. El reporte muestra el folio de las notas, la fecha correspondiente a la generación de las notas, si incluye descuento, el importe total, el abono por forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia), la propina y otros pagos REPORTE DE SALDOS POR PROVEEDOR Seleccione en el submenú Cuentas por pagar del menú Reportes la opción Saldos por proveedor. Este reporte muestra los saldos pendientes y saldos vencidos por compras a proveedores. 295

303 Puede seleccionar un proveedor específico de la lista de proveedores o consultar los saldos de todos los proveedores. Para generar el reporte en vista previa seleccione Pantalla como destino; Impresora para mandar a imprimir; Excel para generar un archivo del reporte compatible con Excel REPORTE DE PAGOS A PROVEEDORES Seleccione en el submenú Cuentas por pagar del menú Reportes la opción Pagos a proveedores. Este reporte muestra los pagos realizados a proveedores por compras de artículos. 296

304 Seleccione la fecha y hora inicial y la fecha y hora final para generar el reporte. Puede seleccionar un proveedor en concreto o consultar los pagos a todos los proveedores. Si desea generar una vista previa del reporte seleccione Pantalla como destino pero si quiere mandar a imprimir directamente el reporte seleccione Impresora como destino. Por otro lado, si desea exportar el reporte en formato de Excel seleccione el destino Excel. Presione el botón Ejecutar para generar el reporte REPORTE DE COMPRAS Y ÓRDENES DE COMPRA Seleccione en el submenú Compras del menú Reportes la opción Compras y órdenes de compra. Desde esta pantalla se pueden consultar los reportes de compras y órdenes de compra a proveedores. 297

305 Seleccione en el campo Archivo el tipo de consulta que desea realizar: de compras u órdenes de compras. Seleccione también el rango de fechas para las fechas de registro de las compras u órdenes. Seleccione un proveedor para filtrar la consulta o Todos para consultar las compras u órdenes de compras de todos los proveedores. Para el reporte de compras puede activar Agrupar por proveedor para mostrar las compras de cada proveedor de forma agrupada. Finalmente seleccione el tipo de reporte, resumido o detallado. El reporte de órdenes de compra muestra los detalles de las órdenes de compra según los datos seleccionados. Los reportes detallados muestran el desglose de las compras y órdenes de compra con los detalles de todos los artículos de compra por proveedor. Mientras que los reportes resumidos muestran los totales por registro de compra u órdenes de compra por proveedor. 298

306 9.54. REPORTE DE COMPRAS POR PRODUCTO Seleccione en el submenú Compras del menú Reportes la opción Compras por artículos. Este reporte muestra los valores de compra por producto para uno o varios grupos de productos. Para generar el reporte seleccione los grupos de productos a incluir marcando la casilla del campo Incluir de la lista izquierda. Seleccione también la fecha inicial y la fecha final del periodo de la consulta. Si lo desea puede filtrar por proveedor o consultar las compras de todos los proveedores para los grupos seleccionados. 299

307 Para mandar a imprimir el reporte seleccione el destino Impresora. Para generar una vista previa del reporte seleccione el destino Pantalla. Para exportar el reporte en formato de Excel selección el destino Excel. El reporte muestra a descripción, cantidad, importes por compra y totales de cada producto comprado REPORTE DE EXISTENCIAS Seleccione en el submenú Almacén del menú Reportes la opción Existencias. En la consulta de esta pantalla se pueden observar las existencias por producto en cada uno de los almacenes. Seleccione los grupos que requiera consultar marcando la casilla Incluir. Seleccione el rango de fechas de los registros de inventario para la consulta. Seleccione si desea mostrar los costos de los productos y si es afirmativo indique el tipo de costo (costo promedio o último costo). Active la opción Agrupar por 300

308 impuesto para agrupar según los impuesto y active Incluir existencias en cero para incluir en el reporte los productos cuyo valor de existencia sea cero. Para enviar a imprimir el reporte seleccione Impresora como destino y presione el botón Ejecutar. Si requiere generar una vista previa del reporte antes de imprimir seleccione el destino Pantalla y presione Ejecutar. Y si requiere exportar el reporte en un archivo compatible con Excel seleccione el destino Excel y presione el botón Ejecutar REPORTE DE STOCK MÁXIMO Y STOCK MÍNIMO Seleccione en el submenú Almacén del menú Reportes la opción Stock máximo y mínimo. Este reporte muestra el valor de stock mínimo y stock máximo de cada uno de los artículos en almacén para los valores seleccionados. De igual manera muestra el total de existencias por almacén, el punto de re-orden o unidades que hacen falta surtir y el excedente o unidades extra en inventario. 301

309 Puede seleccionar los grupos de productos que requiera incluir en el reporte. Seleccione la fecha de las existencias para consultar los detalles en inventario. Seleccione el almacén para el cual desea consultar los datos. Para la consulta puede filtrar los productos cuyo valor en stock esté por debajo del mínimo o cuyo valor este por encima del máximo. Para enviar a imprimir el reporte seleccione Impresora como destino y presione el botón Ejecutar. Si requiere generar una vista previa del reporte antes de imprimir seleccione el destino Pantalla y presione Ejecutar. Y si requiere exportar el reporte en un archivo compatible con Excel seleccione el destino Excel y presione el botón Ejecutar. 302

310 9.57. REPORTE DE MOVIMIENTOS Seleccione en el submenú Almacén del menú Reportes la opción Movimientos. Este reporte muestra todos los movimientos de los productos en existencia (salidas, traspasos, ingresos, etc.). Seleccione los grupos de productos que se tomarán en cuenta para la consulta. Debe seleccionar el rango de fechas con hora de registro de movimientos. Seleccione un almacén en específico o seleccione Todos 303

311 para consultar los movimientos de inventario de todos los almacenes. Seleccione el tipo de costo a mostrar: costo promedio o último costo. Seleccione el concepto de movimiento que se consultará o seleccione Todos para consultar todos los tipos de movimiento. Seleccione un artículo en específico para consultar o de los grupos seleccionados. Para enviar a imprimir el reporte seleccione Impresora como destino y presione el botón Ejecutar. Si requiere generar una vista previa del reporte antes de imprimir seleccione el destino Pantalla y presione Ejecutar. Y si requiere exportar el reporte en un archivo compatible con Excel seleccione el destino Excel y presione el botón Ejecutar. Existen tres tipos de reportes de movimientos de inventario: resumen con totales, detallado con totales y detallado sin totales. Seleccione el tipo a consultar según sus requerimientos REPORTE DE COSTO DE ALMACENES Seleccione en el submenú Almacén del menú Reportes la opción Costo de almacenes. 304

312 Este reporte muestra los costos de los productos en los almacenes. Seleccione el mes y el año para la consulta. Seleccione el tipo de costo que desea mostrar: costo promedio o último costo. Active la opción Mostrar compras por almacén para mostrar el total de compras por almacén. Para enviar a imprimir el reporte seleccione Impresora como destino y presione el botón Ejecutar. Si requiere generar una vista previa del reporte antes de imprimir seleccione el destino Pantalla y presione Ejecutar. Y si requiere exportar el reporte en un archivo compatible con Excel seleccione el destino Excel y presione el botón Ejecutar. El reporte generado muestra el inventario inicial y final del periodo anterior y el inventario inicial y final del periodo actual. 305

313 9.59. REPORTE DE SALDO DE ARTÍCULOS Seleccione en el submenú Almacén del menú Reportes la opción Saldo de artículos. Este reporte muestra los saldos y abonos por grupos de producto en un periodo dado. Seleccione la fecha y hora inicial y la fecha y hora final para la consulta. Puede seleccionar el tipo de costo a mostrar (costo promedio o último costo). Para enviar a imprimir el reporte seleccione Impresora como destino y presione el botón Ejecutar. Si requiere generar una vista previa del reporte antes de imprimir seleccione el destino Pantalla y presione Ejecutar. Y si requiere exportar el reporte en un archivo compatible con Excel seleccione el destino Excel y presione el botón Ejecutar. 306

314 9.60. REPORTE DE FORMATO DE FACTURA DE INVENTARIO FÍSICO Seleccione en el submenú Almacén del menú Reportes la opción Formato de captura de inv. físico. Este reporte con formato muestra la lista de productos con campos de captura para las existencias de inventario. Pude ser útil para un control de existencias de inventario por almacén. Puede seleccionar los grupos de productos que desea incluir en el formato. Para enviar a imprimir el reporte seleccione Impresora como destino y presione el botón Ejecutar. Si requiere generar una vista previa del reporte antes de imprimir seleccione el destino Pantalla y presione Ejecutar. 307

315 9.61. PÓLIZA CONTABLE DE VENTAS (INGRESOS) Seleccione en el submenú Contabilidad del menú Reportes la opción Póliza contable ventas. Esta pantalla permite generar las pólizas de ingresos. En la parte superior de la pantalla encontrará tres opciones operativas. El botón Generar póliza realizará una consulta para mostrar los detalles de la póliza en la tabla inferior. 308

316 El botón Imprimir póliza permite generar una vista previa del reporte de póliza contable para imprimir. El botón Exportar póliza mostrará la pantalla de opciones de exportación de póliza. Puede exportar la póliza generada en cualquiera de los siguientes formatos: Excel. Hoja de cálculo de Microsoft Excel. COI (ASCII). Exportar la póliza para COI en codificación ASCII. COI (Excel). Exportar la póliza para COI con compatibilidad con Excel. CONTPAQ i. Exportar la póliza para CONTPAQi PÓLIZA CONTABLE DE COMPRAS (EGRESOS) Seleccione en el submenú Contabilidad del menú Reportes la opción Póliza contable compras. 309

317 Esta pantalla permite generar la póliza de egresos. Puede consultar por turno indicando la fecha del turno o por periodo indicando la fecha y hora inicial y la fecha y hora final. Existen dos tipos de reporte de póliza de egresos: resumido y detallado. El reporte detallado incluye el folio de factura. Para generar la póliza presione el botón Generar póliza. Si desea imprimir o exportar el reporte en formato de Excel presione el botón Exportar a Excel / Imprimir el cual desplegará la pantalla de selección de destino de impresión. Para enviar a imprimir el reporte seleccione Impresora como destino y presione el botón Ejecutar. Si requiere generar una vista previa del reporte antes de imprimir seleccione el destino Pantalla y presione Ejecutar. Y si requiere exportar el reporte en un archivo compatible con Excel seleccione el destino Excel y presione el botón Ejecutar. 310

318 El reporte de póliza tipo detallado puede ser exportado a COI/CONTPAQ i para ello presione uno de los botones de exportación. El sistema generará un archivo que puede ser importado en cada uno de los sistemas correspondientes. 10. SEGURIDAD USUARIOS Seleccione el menú Seguridad y después la opción Usuarios. Desde el catálogo de usuarios podrá registrar todos los usuarios que harán uso del sistema. Los campos editables en esta pantalla son: Clave. Identificador único asignado por usuario. Puede escribir un identificador propio conformado por letras y números o utilizar la clave generada de forma automática por el sistema. Nombre. Nombre descriptivo del usuario. Usuario. Nombre distintivo con que se relacionará el usuario en el sistema y con el cual podrá ingresar al mismo. 311

319 Contraseña. Clave única del usuario para autorizar operaciones e ingresar en el sistema. Puede usar una combinación de caracteres en mayúsculas, minúsculas y números. Utilice una contraseña que sea fácil de recordar. Mínimo 5 caracteres. Confirmar contraseña. Para validar la contraseña que intenta asignar deberá escribirla de nuevo. Perfil. Asigne un perfil al usuario. El perfil del usuario determinará los permisos que tendrá el usuario. El perfil de administrador, por ejemplo, tiene todos los permisos activos. Huella digital. Puede asignar la huella digital del usuario para identificarse en el sistema en caso que cuente con un dispositivo de reconocimiento por huella compatible. Fotografía. Puede asignarle una fotografía al usuario para identificarlo mejor. La foto aparecerá en la pantalla principal del sistema cuando tenga sesión activa. Para asignar la fotografía presione el botón Asignar y seleccione una imagen desde archivo o capture una fotografía desde una cámara. Para registrar un nuevo usuario presione el botón Nuevo y capture los datos del nuevo usuario. Al final presione el botón Guardar. Si requiere editar los datos de algún usuario, seleccione el usuario y presione el botón Editar. Para conservar los cambios presione el botón Guardar. Nota: el primer usuario en registrarse tendrá asignado el perfil de administrador del sistema. Para eliminar un usuario, seleccione uno de la lista y presione el botón Eliminar. Nota: no podrá eliminar un usuario si existen registros asignados a su nombre PERFILES DE USUARIOS Seleccione en el menú Seguridad la opción Perfiles de usuarios. 312

320 La base de datos inicial del sistema incorpora tres perfiles iniciales: Administrador, Recepción y Auditor. El perfil de administrador tiene todos los privilegios. El perfil de administrador no puede ser modificado ni eliminado del sistema. Para agregar un nuevo perfil presione el botón Nuevo y edite los permisos correspondientes. Si desea editar un perfil existente seleccione el perfil de la lista izquierda y presione Editar. Para habilitar las opciones del sistema seleccione una categoría y active la casilla de selección que corresponda. Las opciones que se muestran por perfil corresponden a la lista de opciones en los diferentes menús del sistema, con excepción de la ficha Seguridad donde además podrá controlar las operaciones que requieran contraseña. En la ficha Seguridad seleccione los eventos habilitados que podrá realizar el usuario si ingresa su huella digital o su contraseña. Los eventos que no sean seleccionados estarán deshabilitados para los usuarios con este perfil. Nota: los eventos que se muestran en la lista de seguridad que requieren contraseña son habilitados desde la sección SEGURIDAD en CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA. 313

321 Adicionalmente a las opciones de menú en Configuración, se puede otorgar el permiso para efectuar el precorte de caja en la pestaña de configuración. 314

322 11. HERRAMIENTAS RESPALDAR BASE DE DATOS Seleccione Respaldar base de datos en el menú Herramientas. Para garantizar la integridad de los datos se recomienda realizar respaldos frecuentemente. Para realizar una copia de la base de datos seleccione el archivo destino y presione el botón Respaldar. El nombre del archivo se crea con la fecha actual por defecto. El archivo de respaldo se crea en formato comprimido. Active la opción Generar respaldo para recuperar en otra computadora para poder exportar una copia de la base de datos que puede ser recuperada en una computadora diferente. Se recomienda utilizar esta opción únicamente cuando requiera migrar el servidor o si necesita compartir la base de datos con un ejecutivo de soporte técnico de National Soft. Nota: si requiere generar un respaldo desde una estación que no es el servidor de National Soft Hoteles debe seleccionar la opción Generar respaldo para recuperar en otra computadora. 315

323 Al final, el sistema mostrará un mensaje indicando que el respaldo fue creado exitosamente RECUPERAR RESPALDO Seleccione Recuperar respaldo en el menú Herramientas. Si cuenta con un archivo de respaldo en formato comprimido puede recuperar los datos desde esta pantalla. Seleccione el archivo fuente presionando el botón Examinar. Para recuperar el respaldo presione el botón Recuperar. Nota: al recuperar un respaldo se perderá toda la información actual del sistema. Si está actualizando a una versión reciente de National Soft Hoteles deberá migrar la base de datos de una versión anterior (2.0, 2.5, 2.6). Para ello presione el botón Migrar. 316

324 El sistema intentará localizar la base de datos de la versión anterior instalada. Si encuentra una versión anterior podrá presionar el botón Aceptar para recuperar un respaldo de la base de datos de la versión anterior y crear un archivo de recuperación para la versión actual. Espere a que el proceso termine y al finalizar presione el botón Aceptar para continuar. Una vez creado el archivo de respaldo de migración podrá observar la ruta del archivo en la pantalla de recuperación de información. Para recuperar el archivo presione el botón Recuperar. Para que pueda continuar trabajando con el sistema será necesario reiniciarlo INICIALIZAR BASE DE DATOS Seleccione Inicializar base de datos en el menú Herramientas. 317

325 Acceda a esta opción en caso que quiera eliminar por completo la información de alguna sección de datos del sistema. Se recomienda realizar un respaldo del sistema antes de continuar con este proceso. La pantalla de reinicio de datos se divide en cuatro secciones: operaciones, catálogos, datos de configuración y otros. Seleccione una pestaña para seleccionar los registros que desee eliminar de forma permanente. En Operaciones puede eliminar los registros de Check In, Check Out, facturas, cuentas por cobrar, turnos, cargos, abonos, cancelaciones y reservaciones. Puede seleccionar el apartado Reservaciones para eliminar únicamente las reservaciones del sistema. En la sección Catálogos puede seleccionar los catálogos disponibles para eliminar los registros de cada uno. En la opción Almacenes además de eliminar los registros de almacenes, se eliminan los artículos y servicios de almacén y sus categorías. 318

326 En la sección Datos de configuración puede eliminar la información correspondiente con las temporadas y los días por temporada, todos los registros y movimientos relacionados con las habitaciones, y los folios y series de notas de consumo y facturas. En la sección Otros puede eliminar: BackOffice. Los movimientos de almacenes (entradas, salidas, traspasos, inventarios físicos) y los registros de compras y órdenes de compra. Registro de llamadas. Todos los registros de llamadas registradas en el sistema. Usuarios. La lista de usuarios del sistema. Tarjetas codificadas. Los registros de tarjetas de cerradura electrónica codificadas en el sistema. 319

327 11.4. UBICACIÓN DE DATOS Seleccione Ubicación de datos en el menú Herramientas. Esta opción abre el configurador de base de datos, desde el cual puede configurar la conexión de estaciones y reinstalar la base de datos. Al abrir este asistente será necesario cerrar el sistema. Para más información consulte INSTALACIÓN DEL SERVIDOR e INSTALACIÓN DE LAS ESTACIONES COMANDOS SISTEMA Seleccione Comandos sistema en el menú Herramientas. 320

328 Esta pantalla permite ejecutar comandos del sistema y consultas a la base de datos. Nota: estas opciones están disponibles para usuarios avanzados. No ejecute un comando si no está seguro de los efectos que puede ocasionar en la operación del sistema. Para ejecutar un comando el sistema seleccione la opción Comandos del sistema, ingrese el comando y presione Ejecutar comando. Puede realizar consultas sencillas de la base de datos seleccionando la opción Consulta SQL. Escriba la consulta y presione Ejecutar comando. También puede realizar modificaciones en la base de datos seleccionando la opción Ejecución SQL. La ventana de comandos guarda un historial de los comandos efectuados de manera temporal. Si requiere ejecutar nuevamente un comando seleccione de la lista del historial y haga doble clic sobre él para cargarlo en el campo Comando. 321